BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
C. Kebijakan Perkreditan/Piutang PT. (Persero) Djakarta Lloyd
Kebijakan pemberian kredit/piutang oleh perusahaan dikategorikan ke dalam persyaratan sebagai berikut:
1. Pemberian Kredit dan Penagihan Piutang
a. Bagian pemasaran Bisnis Unit harus memisahkan pelanggan yang akan diberikan fasilitas pembayaran secara kredit. Bila pelanggan tersebut adalah pelanggan baru maka diharuskan membayar secara tunai, kecuali atas persetujuan Pimpinan Bisnis Unit dapat diberikan fasilitas pembayaran secara kredit kepada pelanggan lama dengan pertimbangan ketertagihan piutang ke pelanggan lama untuk terdahulu melalui Datar Umum Piutang (DUP), Laporan Pemasaran dan Penyelesaian Piutang (LPPP) yang diperoleh dari bagian keuangan.
b. Pos bagian pemasaran kemudian mengirimkan analisa status pemberian kredit yang dilampiri kas lancar atau setidaknya pembayaran terdahulu kepada kepala Bagian Pemasaran Bisnis Unit.
c. Kepala Bagian Pemasaran Bisnis Unit akan mengotorisasi persetujuan pemberian kredit yang berstatus lancar dan meneruskan ke Pimpinan Bisnis Unit untuk disetujui. Untuk pelanggan yang status kreditnya tidak lancer persetujuannya adalah wewenang Pimpinan Bisnis Unit.
d. Pimpinan Bisnis Unit berwenang untuk menyetujui permintaan kredit yang diajukan pelanggan lama baik pelanggan yang kreditnya lancar atau sebaliknya.
e. Bagian Pemasaran Bisnis Unit akan melengkapi aplikasi permohonan kredit oleh pelanggan setelah permohonan tersebut disetujui oleh Pimpinan Bisnis Unit dan untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian Keuangan. Pelanggan dapat mengetahui dan menerima penejelasan permohonan kreditnya setelah adanya konfirmasi dari pihak manajemen PT. (Persero) Djakarta Lloyd. f. Bagian Keuangan harus melakukan penagihan atas piutang-piutang yang
telah jatuh tempo. Apabila pelanggan belum juga melunasi hutangnya yang telah jatuh tempo maka Bagian Keuangan harus menjelaskan kepada pelanggan tersebut tentang batasan waktu kredit yang telah diberikan dan meminta konfirmasi kapan pembayaran akan dilakukan.
g. Bagian Keungan telah setuju kapan hari dan tanggal jatuh tempo harus menjelaskan konsekwensi atau resiko ke pelanggan yang belum melunasi tagihannya yaitu transaksi berikutnya harus Cash on Delivery atau pelayanan ditangguhkan sampai piutangnya dilunasi kecuali atas persetujuan Pimpinan Bisnis Unit.
i. Seperti biasa yaitu Bagian Keuangan harus mengirimkan Surat Peringatan (SP) ke 1 (satu) dan seterusnya sampai dengan Surat Peringatan (SP) ke 3 (tiga) atau dengan interval Surat Peringatan (SP) setiap minggu apabila setelah 15 hari dari tanggal jatuh tempo pelanggan belum merespon atau melunasi piutangnya.
2. Penilaian Pengelolaan Piutang
a. Bisnis Unit paling lambat setiap tanggal 10 (sepuluh) tiap bulannya akan mengirimkan Daftar Umur Piutang (DUP), Laporan Permasalahan dan Penyelesaian Piutang (LPPP), Laporan Evaluasi Piutang (LEP), Daftar Pelunasan Daftar Debit Nota (DN) atau beberapa contoh Debit Nota kepada Bagian Keuangan.
b. Bagian Keuangan akan melakukan penilaian pengelolaan piutang Bisnis Unit dan setiap bulan Bagian Keuangan akan mengirimkan laporan penilaian piutang tersebut ke Bagian Controller dan ke Bisnis Unit yang bersangkutan.
c. Bagian Controller akan meneliti kembali laporan penilaian pengelolaan piutang dan akan mengaitkan penilaian peformance promosi jabatan dan kenaikan kepangkatan Pimpinan Bisnis Unit dan Kepala Keuangan dengan kemampuan penagihan piutangnya.
3. Penghapusan Piutang
a. Bisnis Unit mengajukan usulan penghapusan piutang yang memenuhi salah satu dari kriteria piutang yang layak untuk dihapuskan secara tertulis kepada Bagian Keuangan. Kriteria piutang yang layak untuk dihapuskan adalah sebagai berikut:
1) Debitur telah tiga kali dikirim Surat Peringatan tapi tidak ada jawaban. 2) Alamat debitur tidak ditemukan lagi, setelah dilakukan penagihan
3) Jumlah piutang yang belum tertagih tidak sebanding dengan biaya penagihan.
4) Tidak ada pelunasan selama lebih dari dua tahun.
5) Ada pernyataan resmi dari pengadilan bahwa perusahaan debitur dinyatakan bangkrut atau pailit.
Usulan penyusutan piutang tersebut harus dilampiri dengan salinan Debit Nota (DN), salinan Surat Penagihan (SP) ke 1 s/d 3 atau Final Notice.
b. Bagian Keuangan akan melakukan pemeriksaan untuk memastikan bahwa usulan penghapusan piutang tersebut dapat disetujui. Pemeriksaaan yang dilakukan oleh Bagian Keuangan dapat berupa pemeriksaan kelengkapan data, pengaktifan saldo piutang dengan Divisi Corporate Controller (DCC) untuk menyakinkan bahwa angka yang diajukan besar dan meneliti kembali piutang dengan melakukan test data dari Departemen lain yang terkait, seperti misalnya Biro Audit Internal (BAI) guna mendapatkan informasi yang lebih akurat.
c. Bagian Keuangan akan membuat laporan usulan penghapusan piutang kepada CMD FA untuk meminta persetujuan
d. Bagian Keuangan akan mengirimkan laporan usulan penghapusan piutang yang telah disetujui oleh CMD FA ke Bisnis Unit yang bersangkutan atau bagian akuntansi untuk proses penghapusan bukuan piutang dan memberikan salinannya ke DCC dan BAI untuk proses analisa.
4. Tujuan Kebijaksanaan Piutang
a. Memastikan bahwa kredit/piutang usaha yang diberikan ke pelanggan dapat tertagih.
b. Memastikan bahwa penagihan dan penerimaan piutang sebagai imbalan jasa yang diberikan dilakukan tepat waktu sehingga dapat meningkatkan perputaran modal kerja.
c. Memastikan bahwa pengelolaan piutang usaha perusahaan menjadi optimal dan dapat memperkecil resiko piutang tak tertagih.
5. Ketentuan Umum Kreditisasi
a. Pemberian kredit kepada pelanggan harus sepengetahuan dan disetujui oleh Pimpinan Bisnis Unit.
b. Pimpinan Bisnis Unit/Manager Pemasaran Bisnis Unit harus mempertimbangkan kolektibilitas piutang usaha dan kredibilitas pelanggan pada saat menyetujui penjualan secara kredit.
c. Bila kredibilitas/performansi pelanggan tidak diketahui, kredit hanya dapat diberikan bila pelanggan telah memberikan jaminan berupa Bank Garansi sebesar 100% dari tagihan semula.
d. Kredit dapat diberikan hanya bila perjanjian kredit telah ditandatangani oleh pihak yang berwenang di organisasi.
e. Bagian pemasaran harus memberikan daftar tarif yang telah disetujui oleh Pimpinan Bisnis Unit atas jasa yang diberikan kepada pelanggan bagian keuangan sebagai dasar Cross Chek bagi Bagian Keuangan pada saat membuat tagihan.
d. Bila terjadi perubahan daftar tarif dan telah disetujui oleh Pimpinan Bisnis Unit Bagian Pemasaran harus segera menginformasikan kepada Bagian Keuangan.
e. Bagian Keuangan harus mengingatkan ke pelanggan untuk melunasi hutangnya sebelum jatuh tempo.
f. Bisnis Unit setiap bulan harus melaporkan posisi piutang usaha kepada DCT.
g. Setiap penghapusan piutang usaha harus dengan persetujuan CMD FA melalui DCT.