C. Operasional unit distribusi
4.1.2 Kebutuhan sumber daya
Jenis dan sistem dari sarana dan prasarana SPAM berbeda-beda, ditentukan oleh jenis sumber air baku, kualitas air baku, besaran kapasitas, dan teknologi yang digunakan. Perbedaan tersebut menyebabkan perbedaan dari:
• Acuan teknik sistem operasi dan pemeliharaan. • Kualifikasi dan jumlah SDM yang dibutuhkan. • Kebutuhan bahan dan sumber daya lainnya. • Pembiayaan.
Untuk operasi yang baik dalam arti efektif dan efisien, maka (i) acuan teknik operasi harus sesuai dengan jenis/spesifikasi sarana dan prasarana, (ii) SDM harus memadai baik dalam kualifikasi maupun jumlah, (iii) tersedianya pembiayaan untuk pengadaan bahan dan sumber daya lain. Keempat faktor tersebut harus dapat diselaraskan agar perusahaan mandiri dan mampu mengembangkan diri untuk memberikan pelayanan pada masyarakat.
Operasional perusahaan pengelola SPAM/PDAM perlu disesuaikan untuk mencapai tuntutan kebutuhan pelayanan masyarakat (kualitas, kuantitas, kontinuitas) secara berkesinambungan. Manajemen harus mampu secara konsisten mengelola pembiayaan dan pendapatan yang berkaitan dengan tuntutan pelayanan tersebut. Keseimbangan harus dipertahankan secara hati-hati untuk menjamin solvabilitas keuangan perusahaan secara berkesinambungan, yaitu antara sisi pendapatan dan sisi pembiayaan.
1. Faktor yang mempengaruhi sisi pendapatan: • Tarif.
• Tagihan.
• Penarikan pembayaran.
2. Faktor yang mempengaruhi sisi pembiayaan/pengeluaran: • Biaya operasional (termasuk pemeliharaan).
• Penyusutan (depresiasi). • Pembayaran hutang.
Pada beberapa PDAM, dijumpai bahwa biaya operasional lebih besar dari pada pendapatan, yang bisa diinterpretasikan adanya inefisiensi dalam biaya operasi. Untuk mengetahui masalah yang menyebabkan keadaan inefisiensi tersebut, perlu dilakukan kajian dan evaluasi terhadap biaya operasi tersebut. Perbaikan sistem operasi dengan sasaran tercapainya tingkat efisiensi yang optimal akan menekan pembiayaan seminimal mungkin tanpa mengurangi pelayanan dan kehandalan sarana dan prasarana air SPAM. Untuk itu perlu dipahami :
• Kondisi sarana dan prasarana SPAM.
• Cara pengoperasian yang efisien dan efektif terutama sekali dalam penggunaan bahan kimia dan enerji.
• Kebutuhan pelanggan saat ini dan yang akan datang.
• Sumber daya manusia yang mampu memenuhi kebutuhan dengan optimal.
Analisa biaya operasional merupakan instrumen penting bagi manajemen, guna menentukan kebutuhan pendapatan, penganggaran, dan pengembangan tarif. Selain itu analisa biaya operasional dapat digunakan sebagai perangkat untuk mengidentifikasi peningkatan efisiensi, bidang-bidang mana saja yang masih bisa ditingkatkan efisiensinya. Peningkatan efisiensi dapat menghemat biaya operasional, sehingga memungkinkan dilakukan penetapan tarif serendah mungkin. Atau penghematan biaya dapat dimanfaatkan untuk investasi baru, peningkatan pemeliharaan, atau pengeluaran bermanfaat lainnya.
Biaya operasional terdiri dari beberapa jenis biaya, seperti tertera pada tabel 4.1. Terlihat bahwa besaran biaya operasi tergantung pada lokasi, sumber air baku, jenis teknologi/pengolahan yang digunakan, biaya bahan, dan banyak faktor lainnya. Dalam sistem skala kecil, biaya-biaya tenaga kerja dan administrasi umumnya cenderung dominan. Namun dengan semakin besarnya skala pelayanan, maka semakin besar pula porsi biaya enerji dan bahan kimia dalam komponen biaya operasional SPAM.
Sebagian dari biaya operasi sangat dipengaruhi oleh volume produksi, dan sebagian lain tidak dipengaruhi. Sehingga biaya operasi dapat diklasifikasikan menjadi:
• Biaya tetap, merupakan biaya-biaya yang sama sekali tidak dipengaruhi oleh perubahan volume produksi, yaitu biaya tenaga kerja dan administrasi.
• Biaya tidak tetap (variabel) merupakan biaya-biaya yang secara langsung dan secara keseluruhan tergantung pada volume air yang diproduksi, yaitu biaya enerji (khususnya untuk pemompaan), biaya air baku, dan biaya bahan kimia.
Tabel 4.1 Komponen biaya operasi dan pemeliharaan SPAM
Komponen biaya Deskripsi/rincian Faktor yang mempengaruhi Tenaga kerja Upah dan manfaat-manfaat sosial bagi staf Jumlah staf, skala gaji, biaya
manfaat Bahan-bahan /
persediaan
Pipa, suku cadang, pelumas, dan bahan-bahan lainnya yang digunakan dalam kegiatan O&M
Jenis program pemeliharaan yang dilaksanakan
Bahan kimia Khlor, tawas, dan bahan kimia lain dalam pengolahan air
Kualitas sumber air, jumlah yang dimanfaatkan, volume air yang diolah, biaya satuan bahan kimia Enerji Enerji untuk pemompaan, peralatan operasi,
dan fasilitas penerangan
Efisiensi pompa, kapasitas pemompaan, tekanan pompa Transportasi Perjalanan dan transportasi staf dalam
pelaksanaan tugas
Jumlah perjalanan yang dilakukan
Jasa-jasa Kontrak jasa-jasa untuk teknisi, perbaikan, pengecekan meteran, atau pelayanan khusus lainnya yang berkaitan dengan O&M
Jasa-jasa yang diterima
Pembelian air Biaya pembelian air dari pemasok lainnya Volume air yang dibeli dan tingkat harga
Administrasi / manajemen
Tenaga kerja, biaya jasa-jasa, biaya lain untuk akuntansi, meteran/tagihan, pengawasan, manajemen, badan/ dewan pengawas
Jumlah sambungan, jumlah karyawan
Bagian mendasar dari analisa biaya operasional adalah menghitung biaya per satuan, biasanya total biaya operasional per m³ air yang diproduksi (bukan kubikasi air yang disalurkan atau yang dikonsumsi), mengingat biaya-biaya tersebut lebih dipengaruhi oleh volume produksi dan bukan volume konsumsi.
Dengan diketahui bahwa sebagian biaya operasional SPAM bersifat tetap dan sebagian lagi bersifat variabel, maka pelayanan SPAM yang beroperasi pada volume tinggi akan menghasilkan biaya satuan (biaya per unit produksi) yang lebih rendah. Pada volume tinggi, memang biaya variabel meningkat secara proposional sesuai dengan volume air yang diproduksi, namun biaya tenaga kerja dan biaya tetap lainnya tidak akan meningkat. Untuk menilai kinerja pembiayaan, maka biaya satuan operasi dalam suatu lokasi dan periode tertentu dapat dibandingkan dengan biaya satuan di lokasi lain pada waktu yang sama, atau pada lokasi yang sama tersebut namun pada waktu (periode) yang berbeda (sebelumnya). Misalnya, biaya operasional per unit antar periode dapat dibandingkan (setelah mengkoreksi secara tepat pengaruh inflasi), untuk mengetahui apakah biaya-biaya mengalami peningkatan, penurunan, atau tetap (stabil).
Studi tentang perkembangan kinerja biaya operasi dapat mengungkapkan bidang-bidang yang memerlukan pemeriksaan lebih terinci, sehingga biaya-biaya dapat tetap terkendali.
Demikian juga perbandingan kinerja pelayanan antar operator SPAM (dengan skala pelayanan dan teknologi pengolahan yang sama) dapat memberikan informasi yang berharga untuk mengidentifikasi apakah biaya tersebut masih dalam batas kewajaran/ketentuan yang berlaku.
Dapat dikatakan bila suatu pelayanan SPAM menggunakan fasilitasnya secara efisien, maka biaya satuan akan menjadi lebih rendah, antara lain:
1. Biaya tenaga kerja.
Untuk dapat melakukan evaluasi dengan baik diperlukan adanya parameter untuk mengukur efisiensi. Misal, biaya karyawan PDAM dinilai efisien bila rasio karyawan per seribu pelanggan < 6.
2. Biaya enerji.
Pemakaian enerji terbesar biasanya digunakan untuk operasi perpompaan, baik di unit air baku, unit produksi, maupun unit distribusi. Apabila enerji yang dipakai pada operasi pompa lebih besar dari yang seharusnya, sebagaimana tertera pada brosur dan data teknis (spesifikasi teknis) dari pompa tersebut, maka perlu diduga bahwa efisiensi pompa menurun atau pompa tidak bekerja pada daerah karakteristik yang optimum.
Untuk mendapatkan pemakaian pompa yang optimum, pompa harus dioperasikan pada daerah karakteristiknya yang optimum. Pengaturan pengoperasian pompa pada efisiensi yang optimal dapat dilakukan dengan berpedoman pada kurva karakteristik pompa sesuai yang diterbitkan oleh pabrik pembuatnya.
Faktor lain yang dapat menurunkan efisiensi pompa:
• Adanya hambatan atau tahanan pada jaringan perpipaan (belokan, penyempitan, assessoris dan peralatan lain). Instalasi perpipaan harus baik dan benar.
• Kualitas fluida yang dipompa (suhu, kekentalan, dll). 3. Bahan kimia.
Dosis pemakaian bahan kimia untuk pengolahan air harus didasarkan pada hasil percobaan laboratorium yang paling optimal. Percobaan laboaratorium harus dilakukan dua kali sehari dan setiap ada perubahan kualitas air baku. Hasil percobaan harus didokumentasikan dengan baik.