BAB 3 TINJAUAN KHUSUS
3.4 Kegiatan Apotek
Apotek buka setiap hari dari jam 06.00 – 22.00. Kegiatan di apotek dikelompokkan menjadi dua, yaitu kegiatan di bidang teknis kefarmasian dan kegiatan non teknis kefarmasian.
3.4.1 Kegiatan teknis kefarmasian
3.4.1.1 Pengadaan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan
Pengadaan sediaan farmasi dan perbekalan lainnya dibagi menjadi dua macam, yaitu mengadakan komoditas baru yang belum dijual di apotek serta mengadakan kembali komoditas yang sudah ada (existing) yang berada kondisi stok minimum.
Pengadaan komoditas baru di apotek biasanya didasarkan pada obat atau barang yang hendak dibeli oleh pelanggan namun belum disediakan oleh apotek.
atau penyakit yang sedang banyak diderita oleh pasien dan produk-produk
branded yang sedang digemari oleh masyarakat, promosi iklan yang sedang booming. Dilakukan pembelian terbatas terhadap komoditas baru tersebut karena
belum dapat diperkirakan pola konsumsinya di masyarakat.
Pengadaan kembali komoditas existing dilakukan jika barang telah berada dalam kondisi stok minimum. Hal tersebut dapat diketahui dari status jumlah stok yang tercatat dalam kartu stok. Pembaharuan data kartu stok (stok opname) dilakukan setiap sore hari, sehingga pengadaan kembali barang dengan persediaan yang minimum dapat dilakukan pada pagi keesokkan harinya. Jumlah barang yang dipesan disesuaikan dengan pola konsumsi obat tersebut, yakni tergolong sebagai obat fast moving atau slow moving, serta kondisi keuangan.
A. Pemesanan Barang
Obat dipesan kepada distributor (PBF) menggunakan surat pemesanan yang diisi oleh Asisten Apoteker dan ditandatangani oleh APA. Tiap pagi hari, asisten apoteker memberitahukan PBF melalui telepon bahwa apotek akan melakukan pemesanan barang. Salesman PBF akan tiba pada sore hari dan asisten apoteker menyerahkan surat pemesanan. Barang biasanya akan tiba sore hari di hari yang sama. Surat pemesanan barang dapat dilihat di Lampiran 11. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan kerjasama dengan PBF adalah : 1. Ketepatan dan kecepatan dalam pelayanan
2. Bertanggung jawab terhadap barang pesanan apabila terjadi kerusakan 3. Memberikan jaminan terhadap barang pesanan
4. Ada kepastian memperoleh barang yang dipesan 5. Diskon yang diberikan
6. Lama waktu kredit
Pemesanan barang kepada PBF dilakukan secara bergantian kepada PBF yang menjadi langganan apotek. Rotasi PBF merupakan salah satu bentuk harmonisasi antara apotek dengan PBF agar senantiasa berinteraksi untuk menjaga hubungan agar tetap baik dan menguntungkan apotek dalam melakukan pembelian.
B. Penerimaan Barang
Barang yang diserahkan oleh salesman kepada apotek terlebih dulu diperiksa jumlah dan jenis barangnya sesuai dengan faktur, surat pesanan serta waktu kadaluarsa dari masing-masing barang. Barang yang ditemukan tidak dalam kondisi baik seperti bocor, kemasan rusak, atau mendekati waktu kadaluarsa dapat ditolak oleh pihak apotek dan dikembalikan kepada PBF untuk ditukar. Penukaran barang di data pada faktur pembelian untuk ditindaklanjuti oleh pihak PBF. Jika kondisi barang semuanya baik, pihak apotek menandatangani faktur pembelian serta menberi cap apotek sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Faktur asli diambil oleh PBF dan faktur kopi diserahkan kepada pihak apotek untuk dilakukan tukar faktur. Pada faktur tersebut tertera waktu jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan oleh apotek kepada PBF. Pembayaran biasanya dilakukan secara kredit sesuai dengan waktu jatuh tempo yang disepakati, namun pada beberapa kondisi, pembayaran juga dapat secara
Cash On Delivery (COD) yakni dilakukan ketika salesman PBF akan
menyerahkan barang yang dipesan.
Barang baru segera dilakukan pencatatan pada kartu stok dan diisi pada kolom penambahan jumlah barang dengan mencantumkan asal PBF. Pada faktur dilakukan pengecekan harga per barang terkini apakah terjadi kenaikan harga atau tidak.
C. Penyimpanan Barang
Barang yang telah diterima kemudian disimpan menggunakan sistem FIFO dan FEFO sesuai dengan jenisnya, yakni obat ethical, obat OTC, kosmetik, atau alat kesehatan. Di Apotek Arafah, etalase depan apotek digunakan untuk penempatan obat-obat bebas dan perbekalan kesehatan lainnya seperti verban, masker, pembersih telinga dan lain-lain. Obat-obat tersebut penyusunannya dilakukan sedemikian rupa serta penampilan gradasi warna yang menarik sehingga akan menarik perhatian pembeli atau pasien yang datang ke apotek dan obat dengan mudah diambil. Produk dengan iklan yang sangat menarik dan berkesan diletakkan pada bagian tengah etalase OTC agar mudah terlihat oleh
dengan fungsi sebagai gudang kecil untuk menyimpan obat-obat bebas yang baru datang dan belum ditaruh di etalase depan. Gudang kecil tersebut terdapat di dalam kursi serbaguna yang digunakan sebagai ruang tunggu apotek.
Seluruh barang yang diterima kemudian dicatat di dalam kartu stok. Pencatatan meliputi tanggal, jumlah barang masuk beserta sumbernya, jumlah barang keluar, saldo dan keterangan. Pencatatan dilakukan setiap ada barang yang datang dan barang terjual maupun expired. Untuk obat-obat ethical, kartu stok ditempatkan di samping dus obat tersebut. Sedangkan untuk obat-obat OTC, kartu stok ditempatkan di sebelah kanan masing-masing etalase. Hal tersebut memudahkan pencatatan serta pengecekan kesesuaian catatan dengan jumlah fisik obat. Kartu stok Apotek Arafah dapat dilihat di Lampiran 12.
3.4.1.2 Pelayanan Obat Resep
Pelayanan atau penjualan dengan resep diberikan kepada pasien yang membeli obat dengan resep dokter secara tunai, proses pelayanan resepnya sebagai berikut :
a. Resep dari pasien diterima oleh Asisten Apoteker atau Apoteker dan dilakukan skrining resep, kemudian dilakukan pengecekan ketersediaan obat di apotek dan diberi harga.
b. Pasien diberi tahu tentang harga obat, setelah harga obat disetujui, maka dilakukan pembayaran obat pada kasir dan diminta menunggu selama obat disiapkan. Bila pasien merasa keberatan dengan harga obat, maka apoteker dapat menawarkan obat generik.
c. Asisten Apoteker kemudian mengambil obat-obat sesuai dengan yang diresepkan. Obat yang telah selesai disiapkan kemudian dimasukkan ke dalam pembungkus, diberi etiket dan diperiksa oleh Apoteker baik bentuk sediaan, nama pasien, etiket, dan kesesuaian jumlah obat dengan resep. Contoh etiket Apotek Arafah dapat dilihat di lampiran 13.
d. Penyerahan obat diberikan kepada pasien dengan pemberian informasi kemudian dicatat alamat dan nomor telepon pasien, jumlah dan harga resep ke dalam buku resep.
3.4.1.3 Swamedikasi
Pelayanan swamedikasi yang diberikan oleh Apotek Arafah hanya dilakukan untuk kondisi-kondisi penyakit ringan tertentu seperti demam dan nyeri, gangguan saluran nafas dan tenggorokan (batuk dan pilek), gangguan saluran cerna (diare dan konstipasi), serta gangguan pada kulit. Obat yang diberikan adalah obat bebas, obat bebas terbatas dan obat wajib apotek. Apabila keadaan konsumen perlu untuk dirujuk ke dokter, maka APA atau APING akan merujuknya ke dokter terdekat. Dalam melakukan swamedikasi di Apotek Arafah, peran apoteker sangat terlihat dalam memilih obat yang sesuai, aman dan ekonomis serta ketepatan dosis obat yang diberikan.
3.4.1.4 Pelayanan Informasi Obat
Di Apotek Arafah setiap penyerahan obat disertai dengan pemberian informasi obat (PIO) kepada pasien yang diberikan oleh apoteker atau asisten apoteker. PIO dilakukan baik pada pasien yang membeli obat maupun yang tidak membeli obat. Pertanyaan mengenai informasi obat yang biasa ditanyakan meliputi indikasi, cara pemakaian, efek samping obat, interaksi dengan obat lain dan makanan, serta hal yang harus dihindari selama menggunakan obat.
3.4.1.5 Pelayanan Pengukuran Tekanan Darah dan Pemeriksaan Glukosa Darah, Asam Urat, dan Kolesterol
Apotek Arafah memberikan pelayanan pengukuran tekanan darah, pemeriksaan kadar glukosa, asam urat, dan kolesterol bagi pasien yang menginginkannya tersedia dengan biaya yang terjangkau. Pemeriksaan dilakukan menggunakan alat digital khusus dan dilakukan oleh apoteker atau asisten apoteker. Setiap pasien yang melakukan pemeriksaan, dicatat pada buku pelayanan pemeriksaan dan diberikan kartu hasil pemeriksaan. Setelah itu, pasien dapat berkonsultasi dengan apoteker tentang hasil pemeriksaannya. Pelayanan pemeriksaan ini dilakukan dengan latar belakang kebutuhan masyarakat di sekitar apotek. APA melihat bahwa kebutuhan tersebut merupakan suatu peluang mengembangkan pelayanan apotek untuk masyarakat sekitar.
3.4.2 Kegiatan Teknis Non Kefarmasian a. Administrasi Personalia
Apotek melakukan administrasi personalia yang berkaitan dengan semua hal mengenai urusan pegawai yang meliputi absensi, gaji, hak cuti, dan fasilitas lain yang berhubungan dengan pegawai.
b. Administrasi Umum
Apotek melakukan administrasi umum yang meliputi laporan penggunaan narkotika, laporan penggunaan psikotropika dan segala hal yang berhubungan dengan urusan administrasi.
c. Administrasi Penjualan
Apotek melakukan kegiatan administrasi penjualan dengan melakukan pencatatan terhadap semua penjualan resep ke dalam buku Pencatatan Penjualan Resep dan penjualan bebas secara tunai ke dalam buku Penjualan. Pelanggan dapat meminta kuitansi jika diperlukan. Contoh kuitansi Apotek Arafah dapat dilihat di lampiran 14.
d. Administrasi Pembelian
Apotek melakukan kegiatan administrasi pembelian dengan melakukan pencatatan terhadap semua pembelian sediaan farmasi dan perbekalan lainnya di buku pembelian dan pengumpulan faktur-faktur berdasarkan debitur. Data tersebut dirapikandan di buat dalam sebuah buku pembayaran yang terdiri dari periode pembayaran, nomor faktur, nama PBF, tanggal barang datang, tanggaljatuh tempo, tanggal pembayaran dan tanggal pelunasan. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan pengawasan terhadap pembayaran sehingga pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan waktunya.
e. Administrasi Penyimpanan
Apotek melakukan administrasi penyimpanan dengan melakukan pencatatan pemasukan dan pengeluaran obat menggunakan kartu stok yang tersedia untuk setiap obat sehingga dapat diketahui sisa persediaan. Kartu stok memuat informasi nama barang, harga jual, tanggal masuk barang, jumlah barang masuk, tanggal kadaluarsa, nomor batch, tanggal keluar barang, jumlah barang keluar, dan sisa stok barang pada lemari.
3.4.2.1 Sistem Administrasi
Apotek Arafah memiliki sistem administrasi yang dikelola dengan baik. Sistem administrasi tersebut meliputi perencanaan, pengadaan, pengelolaan dan pelaporan barang yang masuk dan keluar, pengelolaan ini dilakukan oleh asisten apoteker yang dibantu oleh karyawan non teknis.
Kelengkapan administrasi di Apotek Arafah meliputi: a. Buku defekta
Buku defekta digunakan untuk mencatat daftar nama obat atau sediaan yang habis atau yang harus segera dipesan untuk dapat memenuhi kebutuhan di apotek. Dengan adanya buku defekta, karyawan ataupun apoteker dapat mengetahui dengan pasti perbekalan farmasi yang harus dipesan dan menghindari pemesanan ganda di apotek sehingga pemesanan dapat dikontrol dengan baik. b. Surat pesanan (SP)
Surat pesanan diberikan kepada PBF untuk melakukan pemesanan perbekalan farmasi. Surat pesanan terdiri dari 2 lembar yang harus ditandatangani oleh Apoteker pendamping atau karyawan non teknis apabila akan melakukan pemesanan barang, dimana lembar pertama untuk diberikan kepada PBF dan lembar terakhir untuk keperluan pengarsipan di apotek. Dalam surat pesanan terdapat tanggal pemesanan, nama PBF yang ditunjuk, nomor dan nama barang, jenis kemasan yang dipesan, jumlah pesanan, tanda tangan pemesanan dan stempel apotek.
/BAB 4