HASIL dan PEMBAHASAN
4.2 Pelaksanaan Safari Ramadhan Sebagai Salah Satu Bentuk Media Relations Departemen Corporate Communications Pt.
4.2.2 Kegiatan Media Gathering
Setelah mengkomunikasikan kegiatan media gathering, selanjutnya melaksanakan kegiatan media gathering itu sendiri. Kegiatan media gathering Sriwijaya Air 2015 mempunyai nama kegiatan “Sriwijaya Air Buka Puasa Bersama Wartawan” dilaksanakan pada tanggal 7 Juli 2015 di Taman Santap Rumah Kayu mulai pukul 16.30 hingga pukul 20.30 WIB.
7
Gambar 6 Staff Dept. Corporate Communications Mempersiapkan Tempat Media Gathering
Staff Dept. Corcomm sudah tiba di Taman Santap Rumah Kayu jam 4 sore. Lalu langsung mengecek kondisi venue. Namun pada kenyataannya, restoran belum menyiapkan apapun untuk kegiatan media gathering ini. Seat plan yang diminta tidak ada. Sehingga Staff Dept. Corcomm pun harus mengulang pemberitahuan bentuk dari seat plan yang diinginkan. Hal tersebut tentunya cukup memakan waktu hingga 20 menit. Lalu setelah pengaturan tempat duduk, Staff Dept. Corcomm mengatur meja penerimaan tamu dan tempat untuk menaruh gimmick.
7
Gambar 7 Rundown Kegiatan Media Gathering Sriwijaya Air (2015)
Staff Dept. Corcomm melaksanakan acara sesuai dengan rundown yang telah dibuat sebelumnya. Berikut ini adalah rundown kegiatan media gathering:
RUNDOWN
ACARA : BUKA BERSAMA WARTAWAN
HARI/TANGGAL : SELASA / 7 JULI 2015
WAKTU : 16.30 - SELESAI
TEMPAT : TAMAN SANTAP RUMAH KAYU ANCOL
NO Waktu Kegiatan PIC
1 16.30 - 17.50 REGISTRASI
2 17.50 -18.25 BUKA PUASA & SHOLAT
3 18.15 - 18.20 OPENING BC
4 18.20 - 18.50 PRESENTASI BOD / BC BOD / BC
Setelah pengaturan venue, sekitar jam setengah 5 sore, para wartawan mulai hadir satu persatu. Para wartawan melakukan registrasi terlebih dahulu sebelum memasuki venue. Saat registrasi, wartawan diberikan press kit berupa press release serta diminta untuk memasukan kartu nama kedalam fishball sebagai tanda mengikuti doorprize, undian delapan tiket gratis penerbangan dari Sriwijaya Air.
Staff Dept. Corcomm dan manajemen perusahaan yang sudah hadir berbaur, saling mengobrol dengan santai. Terlihat keakraban yang terjalin antara pihak manajemen Sriwijaya Air dan para wartawan.
Gambar 5 Keakraban Wartawan dan Manajemen Sriwijaya Air pada Buka Puasa Bersama
Mendekati waktu berbuka puasa bersama, para wartawan yang hadir belum terlalu banyak, hanya sekitar belasan orang. Sehingga, diputuskan untuk melakukan buka puasa bersama terlebih dahulu. Namun ternyata, ada sedikit permasalahan yang terjadi, yaitu makanan yang disajikan oleh restoran tidak sesuai dengan permintaan. Makanan yang disajikan hanya capcay, ayam, mie goreng, sapi lada hitam dan nasi. Padahal sebelumnya, Staff Dept. Corcomm telah memesan untuk dihadirkan pula makanan laut yang menjadi menu terbaik di restoran tersebut, seperti kepiting Jumbo Jantan dan Gurame Asam Manis. Manajemen yang melihat deretan makanan yang disajikan secara prasmanan ini pun, memberi teguran kepada Senior Manager Dept. Corcomm. Lalu Senior Manager Dept. Corcomm menegur kepada pihak restoran. Ia meminta kepada manager restoran untuk menyajikan menu terbaik yang ada di restoran tersebut dengan segera. Akhirnya manager restoran berusaha segera menyajikan makanan yang diminta.
Saat menyantap makanan buka puasa, beberapa wartawan pun berdatangan, hadir pada kegiatan media gathering Sriwijaya Air. Mereka yang datang tersebut, langsung diajak untuk ikut serta menyantap makanan buka puasa serta diberi kesempatan untuk melakukan ibadah solat maghrib.
Setelah melakukan santap makanan buka puasa bersama, sekitar jam 7 malam, para wartawan dan manajemen perusahaaan melakukan acara selanjutnya, yaitu Presentasi BOD/BC dari pihak manajemen perusahaan (BBOD/BC). Presentasi BOD/BC ini melibatkan manajemen perusahaan seperti Franky Gan (Advisor CEO Commercial), Yuwan Eunike (Senior Manager Sales
& Marketing), Toto Nursatyo (Director of Commercial), Retri Maya (Senior Manager Service Planning and District Manager), dan Agus Soedjono (Senior Manager Corporate Communication).
8
Gambar 6 Presentasi BOD/ BC Sriwijaya Air (2015)
Pada presentasi BOD/ BC ini disampaikan informasi yaitu OTP (On Time Performance) Sriwijaya Air meningkat 85% dan Nam Air meningkat, 94%. Ada pula pemberian informasi kembali tentang pembelian 20 pesawat boeing 737 Max 8 dan 2 pesawat boeing 737-900 ER.
Setelah melakukan presentasi, selanjutnya dilanjutkan acara tanya jawab dan ramah tamah. Acara ini berbentuk seperti diskusi. Para wartawan diberi
8
kesempatan untuk bertanya tentang Sriwijaya Air dan pendapat Sriwijaya Air tentang dunia aviasi. Ada wartawan yang menanyakan tentang pendapat BOD tentang kebijakan pemerintah atas tarif bawah pesawat, ekusitas negative maskapai, penerbangan umrah, dan lain-lain.
Para wartawan terlihat banyak yang memperhatikan dan ingin menggali informasi tentang Sriwijaya Air. Mereka langsung menulis tentang berita Sriwijaya Air di gadget masing-masing. Mereka fokus menyimak pernyataan- pernyataan dari pihak manajemen Sriwijaya Air. Dipertengahan tanya-jawab dan ramah tamah ini, CEO Sriwijaya Air hadir di restoran. CEO Sriwijaya selalu hadir di setiap kegiatan media gathering ini. CEO menunjukkan keseriusannya juga untuk menjalin hubungan baik dengan para wartawan.
Acara ini berlangsung sekitar setengah jam lebih. Setelah dilakukan diskusi antara manajemen dan wartawan. Acara pun berlanjut ke acara lucky draw. Para wartawan yang hadir diundi keberuntungannya untuk mendapatkan tiket gratis penerbangan dari Sriwijaya Air. Para wartawan terlihat antusias untuk mencoba peruntungannya dalam mendapatkan tiket gratis penerbangan dari Sriwijaya Air. Ada 8 tiket yang dibagikan, yaitu: 2 (dua) voucher doorprize rute CGK-DPS-CGK, 2 (dua) voucher doorprize rute CGK-JOG-CGK, 2 (dua) voucher doorprize rute CGK-TJQ-CGK, 2 (dua) voucher doorprize rute Open Destination.
Setelah melakukan undian tiket gratis, acara pun diakhiri dengan foto bersama antara manajemen dengan para wartawan. Lalu satu per satu, wartawan pulang dengan diberikan 1 paket gimmick Sriwijaya Air.
Acara ini dapat dikatakan cukup sukses dan berjalan cukup lancar. Banyak wartawan yang hadir di undangan kegiatan media gathering ini.
Dari kegiatan media gathering ini, beberapa wartawan media massa memberikan komentarnya.
Clara (Koran Kompas): “Acaranya ok. Asik Sayangnya cuma sekali dalam setahun.”
Ellen (Sinar Harapan): “Momennya pas, tempatnya unik. Kegiatan ini bisa membuat wartawan lebih mengakrabkan diri ke BOD, begitu juga sebaliknya. Namun berharap tidak hanya manajer humas yang aktif, BOD juga lebih aktif lagi.”
Esa (Investor Daily): “Acaranya baik, cukup komunikatif, BOD menjawab semua pertanyaannya. Namun, harapannya, kehadiran BOD dapat lebih komplit.”
4.2.3 Pembahasan
Kegiatan media gathering yang dilakukan oleh Dept. Corcomm secara keseluruhan berjalan dengan cukup sukses. Hal ini dibuktikan dengan setengah media yang diundang, hadir pada kegiatan media gathering Sriwijaya Air. Ada pula respon positif yang diungkapkan oleh beberapa wartawan yang hadir.
Meskipun demikian, tetap masih ada kekurangan dari pelaksanaan kegiatan media gathering ini, yaitu kendala teknis seperti konsumsi yang disajikan tidak sesuai dengan pesanan oleh pihak restoran, menunjukkan persiapan yang masih belum matang. Padahal hal tersebut merupakan hal penting. Dept. Corcomm seharusnya lebih perhatian lagi terhadap hal-hal detail kegiatan sehingga dapat menunjukkan bahwa Sriwijaya Air adalah perusahaan yang professional, yang akan melakukan segala kegiatannya dengan sangat baik.
Selain itu pula, dengan tidak direncanakannya hal khusus dalam penyelenggaraan kegiatan media gathering Sriwijaya Air seperti tidak adanya hiburan, menjadi mengurangi keakraban antara media dengan wartawan. Padahal
wartawan akan senang sekali jika adanya hiburan dalam kegiatan media gathering. Hiburan yang diadakan bisa berbentuk permainan ataupun musik. Dengan adanya hiburan tersebut, akan benar-benar menunjukkan suasana yang informal serta menunjukkan perhatian Sriwijaya Air bahwa wartawan tidak hanya menjadi stakeholder Sriwijaya Air, tetapi juga partner dalam arti sebenarnya.
Pelaksanaan kegiatan media gathering ini juga masih mengalami kekurangan dalam hal ketepatan waktu, padahal sudah dibuat rundown acara yang baik. Tetapi pada kenyataannya, kegiatan yang terlaksana tidak mengikuti rundown acara sehingga acara berkahir lebih lambat 1 jam dibandingkan rundown acara.
Ada pula kekurangan dalam pelaksanaan kegiatan media gathering ini adalah ketidaklengkapan BOD yang hadir. Meskipun seluruh BOD telah diundang, namun yang kembali hadir pada kegiatan media gathering ini hanya beberapa BOD saja. Hal ini masih menjadi keluhan bagi para wartawan. Walaupun demikan, dengan adanya kehadiran CEO di kegiatan media gathering, cukup menunjukkan keseriusannya untuk menjalin hubungan baik dengan para wartawan.
Kegiatan media gathering ini dapat dilakukan dengan lebih baik oleh Dept. Corcomm PT. Sriwijaya Air melalui salah satunya melihat pada konsep media relations dan media gathering yang dikemukakan oleh Frank Jefkins.
