BAB 4 TINJAUAN KHUSUS
4.3 Kegiatan Operasional
Kegiatan operasional meliputi kegiatan kefarmasian (pengadaan barang, penyimpanan, penjualan dan peracikan) dan kegiatan non teknis kefarmasian (kegiatan administrasi resep dan non resep). Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, Apotek Kimia Farma 2 buka selama 24 jam setiap hari dari hari Senin-Minggu.
4.3.1. Pengadaan barang
Pengadaan barang baik berupa obat dan perbekalan farmasi 1ainnya dilakukan oleh seorang asisten apoteker yang bertanggung jawab kepada apoteker, Sistem pengadaan barang di Apotek Kimia Farma 2, yaitu dengan membuat BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek). Sistem BPBA yaitu petugas pengadaan apotek pelayanan membuat daftar permintaan barang dalam bentuk BPBA melalui program Kimia Farma lnformation system (KIS) berdasarkan buku defekta dan mengirimnya ke pengadaan BM Jaya II. Barang yang dipesan akan diantarkan ke apotek pelayanan.
Pembelian obat dan perbekalan farmasi lainnya tidak hanya berasal dari PBF Kimia Farma, tetapi juga dari PBF atau distributor lainnya. Prosedur pembelian barang tersebut adalah
a) Bagian pengadaan di apotek pelayanan membuat daftar kebutuhan barang dalam bentuk BPBA dan mengirimnya ke bagian pembelian BM. Jika barang (obat atau perbekalan farmasi) yang diminta tersedia di BM, maka BM akan segera langsung mengirim barang tersebut ke apotek pelayanan dengan dokumen dropping.
b) Apabila barang yang diminta oleh apotek pelayanan tidak tersedia, BM akan memesankan barang tersebut menggunakan Surat Pesanan (SP) ke PBF dan langsung dikirimkan ke BM kembali untuk selanjutnya didistribusikan ke apotek pelayanan yang bersangkutan.
c) Untuk pembelian barang psikotropika-narkotik, PBF akan menyerahkan barang secara langsung ke apotek pelayanan yang bersangkutan dengan menggunakan faktur.
4.3.2. Penyimpanan Barang
Penyimpanan barang, obat atau perbekalan farmasi dilakukan oleh asisten apoteker. Setiap pemasukan dan penggunaan obat atau barang harus di input ke dalam komputer dan dicatat pada kartu stok yang meliputi tanggal penambahan atau pengurangan, nomor dokumennya, jumlah barang yang diisi atau diambil, sisa barang dan paraf petugas yang melakukan penambahan atau pengurangan barang. Setiap asisten apoteker bertanggung jawab terhadap stok barang yang ada di rak lemari rnasing-masing. Penyimpanan obat ethical disusun berdasarkan bentuk sediaan kemudian dibagi kembali berdasarkan efek farmakologi serta disusun secara alfabetis. Penyimpanan obat atau barang diruang peracikan disusun sebagai berikut:
a. Lemari penyimpanan obat generik sediaan tablet dan kapsul.
b. Lemari penyimpanan obat paten dan merek dagang sediaan tablet dan kapsul.
c. Lemari penyimpanan bahan baku.
d. Lemari penyimpanan sediaan cair sirup atau suspensi untuk obat generik, obat paten dan merek dagang.
Penyimpanan obat atau barang untuk Over The Counter (OTC dikelompokkan berdasarkan kategorinya. Produk yang dijual bebas diletakkan pada gondola dan lemari kaca yang disusun sedemikian rupa agar memudahkan pelanggan untuk memilih produk yang diinginkan. Produk yang dijual antara lain obat bebas terbatas, obat bebas, vitamin, kosmetika, produk perawatan tubuh, jamu serta beberapa makanan dan minuman. produk tersebut disajikan dalam bentuk swalayan farmasi. Untuk memudahkan pengawasan dan kontrol terhadap persediaan barang, maka setiap tiga bulan dilakukan stock opname yaitu dengan mencocokkan jumlah barang dengan yang ada dicatatan kartu stok.
4.3.3. Penjualan
Penjualan yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma 2 meliputi penjualan obat dengan resep dokter tunai, penjualan obat dengan resep dokter kredit, penjualan obat bebas dan obat bebas terbatas secara swamedikasi serta penjualan produk OTC lainnya.
38 Penjualan obat dengan resep dokter tunai dilakukan terhadap pasien yang datang langsung ke apotek untuk menebus obat dengan menggunakan resep dokter dengan prosedur sebagai berikut:
a. Asisten apoteker pada bagian penerimaan resep mengucapkan salam dan menerima resep yang diberikan oleh pasien kemudian memeriksa kelengkapan dan keabsahan resep tersebut.
b. Asisten apoteker akan memeriksa ada atau tidaknya obat dalam persediaan. c. Kemudian dilakukan penetapan harga obat, jika pasien setuju maka dilakukan
pembayaran oleh pasien di kasir. Resep diberi nomor urut resep, selanjutnya nomor resep tersebut diserahkan ke pasien untuk mengambil obat pada bagian penyerahan obat. Bila obat hanya diambil sebagian maka petugas akan memberikan salinan resep dan penulisan kwitansi bila perlu.
d. Asisten apoteker dibantu oleh juru resep akan meracik dan/atau menyiapkan obat sesuai dengan resep kemudian obat diberi etiket dan dikemas.
e. Sebelum obat diberikan, dilakukan pemeriksaan kembali oleh apoteker meliputi nomor resep, nama pasien, nama obat, bentuk sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai. Selain itu, dilakukan pula pemeriksaan salinan resep sesuai dengan resep aslinya serta pemeriksaan kwitansi.
f. Obat diserahkan oleh apoteker kepada pasien sesuai dengan nama dan nomor resep. Pasien diberi informasi yang jelas mengenai aturan pakai obat, cara penyimpanan, efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasinya, serta informasi lain yang diperlukan.
g. Lembaran resep asli dikumpulkan menurut nomor urut dan tanggal resep kemudian resep disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun.
b. Penjualan obat dengan resep kredit yaitu resep yang pembayarannya dilakukan secara kredit melalui penagihan kepada perusahaan secara berkala berdasarkan perjanjian kerja sama yang telah disepakati oleh suatu suatu perusahaan atau instansi dengan apotek. Penagihan dilakukan oleh BM sesuai dengan data yang diberikan oleh apotek pelayanan. Prosedur pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan resep tunai, hanya saja pada pelayanan resep kredit terdapat beberapa perbedaan yaitu:
2. Pada saat penyerahan obat, petugas akan meminta tanda tangan pasien dan nomor teleponnya pada bukti penerimaan obat.
3. Resep disusun dan disimpan terpisah dari resep tunai kemudian dikumpulkan dan dijumlahkan nilai rupiahnya berdasarkan tiap instansi atau perusahaan yang bersangkutan, kemudian dibuatkan lembaran atau syarat penagihan sesuai dengan format yang diminta. Penagihan dilakukan saat jatuh tempo sesuai kesepakatan bersama.
Penjualan bebas adalah penjualan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti obat OTC baik obat bebas maupun bebas terbatas.
Prosedur penjualan bebas yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Pegawai apotek yang bertanggung jawab terhadap penjualan OTC menerima permintaan barang dan pembeli.
b. Setelah harga disetujui, pembeli membayar ke kasir.
c. Kasir menerima pembayaran dan mencetak struk pembayaran. d. Barang beserta struk pembayaran diserahkan kepada pembeli
e. Bukti pembayaran untuk penjualan bebas tersebut dikumpulkan dan diurutkan berdasarkan nomor dan dicatat di laporan hasil penjualan harian.