SEJARAH DAN ANALSIS
C. Kegiatan Perusahaan
Perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) khususnya PT.Pos Indonesia berfokus pada penjualan, baik itu penjualan jasa dan juga penjualan barang. Penjualan jasa berupa, pengantaran surat kealamat yang tertera, setelah surat diterima di kantor, pembayaran pensiun baik itu pembayaran yang dilakukan di kantor atau juga pembayaran yang diantarkan kerumah pensiunan.
Kantor pos juga melayani pembayaran angsuran cicilan sepeda motor, dan alat-alat elektronik lainnya, serta tagihan PLN, TELPON, dan lain sebagainya. Penjualan tunai perusahaa PT.pos Indonesia (persero) Medan berupa Benda Pos dan Materai (BPM), yaitu Perangko, Materai, Kartu Pos, Ger 5, Warkat Pos, dan Ger 8 yang penjualannya terletak di loket penjualan BPM.
D. Sistem Pengawasan Penjualan pada PT.Pos Indonesia (persero) Medan
Kegiatan penjualan secara kredit akan menyebabkan timbulnya perkiraan piutang bagi perusahaan, dengan demikian pengawasan intern yang perlu dilakukan internal auditor terhadap penjualan kredit adalah pengawasan intern terhadap piutang, yang dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Penilaian independen dan persetujuan atas kredit.
Saat suatu pesanan diterima, persetujuan kredit harus diperoleh. Persetujuan ini diberikan oleh bagian tertentu yang bertugas dengan wewenang yang diberikan atas kebijakan perusahaan, dan berdasarkan informasi yang sepantasnya mengenai pelanggan dan keadaan hutang-hutangnya. Hal ini juga menyangkut data berdasarkan pengalaman perusahaan dengan pelanggan tersebut, dan juga mengenai posisi piutang perusahaan. Persetujuan ini dibuat oleh bagian yang berwewenang, berdasarkan jumlah kredit.
2. Jumlah barang yang dapat diperoleh.
Ada kemungkinan bahwa barang yang dipesan tidak dapat diperoleh / dikirimkan semuanya pada saat ini. barang yang dapat diperoleh / dikirim lebih dulu, harus dirincikan dalam surat muat. Barang lain yang belum bisa diperoleh / dikrimkan harus ditutupi dengan prosedur backorder untuk dipenuhi pada pengiriman berikutnya. 3. Otorisasi atas harga dan persyaratan.
Harga dan syarat-syarat atas piutang mesti distandarisasi untuk seluruh pelanggan. Hal ini mungkin akan berbeda bagi kelompok langganan tertentu sesuai jumlah barang yang dijual. Penentuan khusus mesti mendapat persetujuan oleh bagian individu yang berwewenang.
4. Tembusan-tembusan yang mendukung
Tembusan faktur atas penjualan ini perlu disiapkan dalam jumlah yang cukup. Tembusan dari faktur ini akan diotorisasi ke bagian pengiriman, pelanggan, bagian penjualan, dan bagian piutang untuk diposting.
E. Sistem Pengawasan Penagihan Pada PT.Pos Indonesia (persero) Medan
Pengawasan intern yang perlu dilakukan internal auditor terhadap penagihan piutang adalah pengawasan intern penagihan, yang dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Penilaian Independen
Saat suatu Piutang telah jatuh tempo, penagihan harus dilakukan. Penagihan dilakukan oleh bagian tertentu yang bertugas dengan wewenang yang diberian atas kebijakan perusahaan, dan berdasarkan informasi yang sepantasnya mengenai pelanggan. Persetujuan ini dibuat oleh bagian yang berwewenang, berdasarkan jumlah hutang yang akan ditagih.
2. Kemungkinan yang terjadi
Ada kemungkinan Piutang tidak tertagih,Misalnya pelanggan menolak untuk melunasi hutang karna alas an-alasan tertentu, pelanggan pindah tempat tinggal secara mendadak, dan lain sebagainya. Hal ini juga membutuhkan pengawasan-pengawasan yang lebih, guna mengurangi terjadinya hal-hal demikian.
3. Otorisasi atas Penagihan
Syarat-syarat atas penagihan mesti distandarisasi untuk para penagih yang telah ditugaskan oleh pihak yang berwewenang.
4. Tembusan- tembusan yang mendukung
Tembusan Faktur untuk Tagihan ini perlu disiapkan dalam jumlah yang cukup. Tembusan dari faktur ini akan diotorisasi ke bagian pengiriman, pelanggan, penagihan, dan diposting.
F. Prosedur Audit Internal 1. Persiapan
Perusahaan perlu merencanakan kegiatan auditnya agar dapat berjalan lancar dan memenuhi sasaran dari kegiatan audit tersebut. Beberapa hal yang perlu disiapkan :
a. Tujuan dan ruang lingkup audit. b. Personil pelaksana audit.
c. Tugas dan tanggung jawab yang jelas. d. Jadual kegiatan audit.
e. Dokumentasi kegiatan audit (prosedur, form, dll) 2. Pelaksanaan
a. Pengumpulan informasi.
b. Peninjauan dokumen (manual, SOP, dll). c. Mempersiapkan alat tulis dan cheklist. d. Pembuatan jadual audit.
e. Breifing tim auditor.
f. Mempersiapkan APD ( Alat Pelindung Diri ) jika diperlukan. 3. Perencanaan
a. Pertemuan pembuka :
• Perkenalan dari tim audit
• Menjelaskan tujuan dan ruang lingkup audit • Penjelasan jadual audit
• Menjelaskan proses audit
• Menyediakan daftar hadir pertemuan pembuka b. Kegiatan audit :
• Menggunakan daftar periksa ( cheklist )
• Melihat bukti obyektif dengan metode : ( Verifikasi, Observasi, Wawancara dan Mencatat secara mendetail bukti obyektif ). • Mekanisme wawancara :
• Bersikap kooperatif
• Sopan, terbuka dan jangan berprasangka buruk • Ciptakan suasana yang nyaman bagi auditee • Berikan waktu yang cukup bagi auditee • Perhatikan bahasa tubuh
• Gunakan bahasa yang jelas • Gunakan 5 W, 1 H dan Show me c. Pertemuan auditor :
• Melakukan evaluasi terhadap temuan hasil audit
• Mencatat temuan hasil audit ke dalam daftar periksa audit • Mempersiapkan laporan temuan ketidaksesuaian untuk
pertemuan penutup d. Pertemuan penutup :
• Ucapan terima kasih
• Tim audit menjelaskan seluruh hasil temuan audit kepada auditee
• Auditee melakukan verifikasi terhadap temuan tim audit dan persetujuan atas hasil temuan
e. Pembuatan Laporan
• Laporan audit yang dibuat merupakan dokum,entasi dari
keseluruhan audit dan hasil audit sehingga dapat menjadi bahan rapat Tinjauan Ulang Manajemen
• Isi dari laporan audit Internal
• Detail kegiatan audit (lokasi, tanggal, Auditee, dll) • Kesimpulan umum
• Ruang lingkup audit
• Temuan audit dan rekomendasi perbaikan f. Tindak Lanjut
• Melakukan pemantauan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yg ditemukan
• Sebagai bahan masukan kepada pihak Manajemen • Sebagai pertimbangan untuk frekwensi audit Internal
berikutnya G. Laporan Internal Auditor
Laporan hasil audit yang dikeluarkan internal auditor merupakan hasil akhir dari tahapan audit. Laporan ini haruslah objektif, independen, konstruktif dan berdasarkan atas kondisi atau fakta-fakta yang sebenarnya. Laporan ini harus mampu membantu pemberi tugas audit untuk mengetahui seberapa jauh tingkat efektivitas dan efisiensi para personil dalam melakukan tugas dan fungsinya.
Laporan hasil pemeriksaan satuan pemeriksa intern disusun dalam bentuk laporan hasil pemeriksaan keuangan dan laporan hasil pemeriksaan operasional yang berpedoman pada pokok-pokok berikut :
1. Laporan hasil pemeriksaan keuangan
Laporan hasil pemeriksaan keuangan oleh pemeriksaan intern memuat unsur-unsur sebagai berikut :
a. Laporan hasil pemeriksaan keuangan
Dalam bab ini disesuaikan laporan kegiatan yang diperiksa pemeriksa intern, misalnya laporan keuangan (neraca dan perhitungan laba rugi), laporan penjualan , dan sebagainya.
b. Hasil pemeriksaan
Bab ini memuat hal umum dan uraian hasil pemeriksaan
• Umum: Ruang Lingkup dan masa pemeriksa
• Uraian hasil pemeriksaan mengenai : Sistem pengawasan akuntansi
Kelengkapan dan kewajiban laporan pertanggungjawaban
Ketaatan terhadap ketentuan-ketentuan yang berlaku (termasuk
Informasi khusus yang berkaitan dengan gejala korupsi serta hambatan-hambatan yang berkeitan dengan perusahaan.
Komentar dalam hal perusahaan mengalami kondisi keuangan yang
memburuk
Komentar atas penyimpangan atau ketidaktaatan terhadap ketentuan yang berlaku
Rekomendasi terhadap temuan-temuan yang perlu mendapat perhatian. c. Kesimpulan dan saran
Dalam bab ini berisikan ringkasan masalah yang perlu mendapat perhatian dari manajemen
d. Lampiran-lampiran
Daftar yang merupakan perincian lanjut dari laporan kegiatan yang diperiksa pemeriksa intern, sepanjang diperlukan.
2. Laporan hasil pemeriksa operasional
Laporan hasil pemeriksaan operasional memuat unsur-unsur sebagai berikut : a. Pendahuluan
• Ruang lingkup pemeriksaan
• Penjelasan singkat tentang kegiatan yang diperiksa b. Prosedur melakukan pemeriksaan
Disini dinyatakan bagaimana rangkaian langkah satuan pemeriksa intern melakukan pemeriksaan atas saran pemeriksa
c. Ringkasan hasil pemeriksaan dan rekomendasi ringkasan memuat :
• Temuan yang disajikan secara singkat dan jelas dari temuan uraikan di bab hasil pemeriksaan
• Rekomendasi yang ditujukan kepada pejabat yang berwewenang melaksanakan rekomendasi. Dalam hal rekomendasi harus dilaksanakan hendaknya digunakan kalimat yang mengingatkan akibat yang timbul bila tindal lanjutnya tertunda
d. Lampiran
Daftar-daftar yang perlu dilampirkan:
• Data penyelesaian suatu masalah
• Tanggung jawab pemeriksaan intern hanya sampai pada pemberian usul atau saran kepada pemimpin
• Penyeleksian selanjutnya merupakan tanggung jawab pimpinan