bahwa deliverables proyek yang dihasilkan sesuai dengan mutu yang diharapkan oleh mitra/pengguna/pemberi kerja. Sedangkan pentingnya kendali ruang lingkup adalah untuk memastikan bahwa semua rincian pekerjaan yang telah dituangkan secara hitam di atas putih pada saat legalisasi proyek, deliverables-nya dapat diterima oleh mitra pada akhir masa proyek.
Secara sekuensial pekerjaan di Subbid Monev dan Kendali mutu terbagi menjadi 4 tahapan, yaitu: perencanaan, koordinasi, pelaksanaan dan pelaporan. Adapun secara tugas dan fungsi, Subbid Monev dan Kendali Mutu bertanggung jawab pada 4 pelaksanaan kegiatan yaitu:
melaksanakan teknis kegiatan monitoring dan evaluasi, melaksanakan teknis kendali mutu, melaksanakan teknis kendali ruang lingkup dan administrasi teknis pelaporan.
2. TUJUAN DAN SASARAN TUJUAN:
Untuk memantau kegiatan staf dan merekapitulasi pekerjaan staf dalam rentang waktu mingguan, bulanan dan triwulan pada lingkup Subbid Monitoring, Evaluasi dan Kendali Mutu.
SASARAN:
• Terlaksanannya kegiatan monitoring, evaluasi, kendali mutu, kendali ruang lingkup dan adminitrasi pelaporan di lingkup Subbid Monev dan Kendali Mutu.
• Tersedianya basis data kegiatan harian, mingguan, bulanan dan triwulan dari seluruh staf dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
3. METODOLOGI
1. Melakukan penyusunan rencana kerja bersama dengan masing-masing pelaksana teknis.
2. Menyiapkan perangkat administrasi untuk isian kegiatan harian staf di aplikasi google sheets.
3. Melakukan koordinasi dalam lingkup Subbid Monev dan Kendali Mutu untuk memastikan bahwa semua pelaksana teknis bekerja sesuai tugas dan fungsinya.
4. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan setiap staf sesuai tugas dan fungsinya.
5. Merekapitulasi pelaporan pekerjaan setiap staf.
4. HASIL KEGIATAN
Pada tataran pelaksana kegiatan di Subbid Monev dan Kendali Mutu Pusyantek BPPT, telah tersusun pelaksana teknis kegiatan yang secara organisasi merupakan hasil dari penetapan oleh Pusyantek. Dalam hal ini Subkoordinator Monev dan Kendali Mutu berperan untuk mengelola sumber daya manusia yang ada dalam pelaksanaan kegiatan monev dan kendali mutu dan memberikan tanggungjawab pada masing-masing tugas dan fungsinya. Berikut adalah pelaksana kegiatan teknis yang ada di Subbid Monev dan Kendali Mutu:
5
A. Pelaksana teknis monev : Deviyani Prawitasari B. Pelaksana teknis kendali mutu : Nora Sulastri
C. Pelaksana teknis kendali ruang lingkup : Warisandi Muhtaram D. Pelaksana administrasi laporan teknis : Yuli Fitrianti
A. Pelaksana Teknis Monitoring dan Evaluasi
Tugas dan fungsi yang menjadi tanggung jawan Pelaksana Teknis Monev adalah:
- Melakukan penyusunan rencana kerja bersama dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu.
- Menyiapkan master skedul monev pada awal tahun kegiatan dan memperbaharui data pada setiap akhir pekan sesuai dengan penambahan jumlah kontrak yang ada;
- Menyiapkan perangkat untuk melakukan monitoring dan evaluasi pada saat setiap awal proyek baru dieksekusi;
- Melakukan koordinasi pelaksanaan monitoring dan evaluasi pada saat kick off meeting internal.
- Melakukan pemantauan progres kegiatan proyek setiap pekan dan melakukan koordinasi dengan PIC kegiatan terkait progres setiap proyek tersebut;
- Melakukan evaluasi progres setiap proyek pada setiap menjelang akhir termin dan akhir durasi proyek dan melakukan koordinasi dengan PIC kegiatan dalam melakukan evaluasi tersebut.
- Berkoordinasi dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
- Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan triwulanan pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
B. Pelaksana Teknis Kendali Mutu
Tugas dan fungsi yang menjadi tanggung jawan Pelaksana Teknis Kendali Mutu adalah:
- Melakukan penyusunan rencana kerja bersama dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu.
- Menyiapkan master skedul pelaporan pada setiap awal tahun kegiatan dan memperbaharui data pada setiap akhir pelaksanaan kick off meeting;
- Melakukan koordinasi dengan PIC kegiatan pada setiap menjelang termin pelaporan;
- Melakukan koordinasi review laporan bersama dengan PIC kegiatan dan reviewer yang ditugaskan;
- Melakukan evaluasi atas hasil review laporan dan membuat laporan status review laporan.
- Melakukan rekapitulasi pengelolaan laporan setiap bulan (summary laporan termin) dan mengkoordinasikannya dengan semua PIC kegiatan.
6
- Berkoordinasi dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
- Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan triwulanan pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
C. Pelaksana Teknis Kendali Ruang Lingkup
Tugas dan fungsi yang menjadi tanggung jawan Pelaksana Teknis Kendali Ruang Lingkup adalah:
- Melakukan penyusunan rencana kerja bersama dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu.
- Menyiapkan master skedul kendali ruang lingkup pada setiap awal tahun kegiatan dan memperbaharui data pada setiap awal proyek, pada setiap termin pelaporan dan pada akhir masa durasi kontrak;
- Melakukan koordinasi dengan Subbid Perencanaan Proyek dan Manajemen Risiko dan kandidat PIC kegiatan pada setiap inisiasi proyek baru;
- Melakukan koordinasi ruang lingkup proyek pada saat kick off meeting internal dan eksternal;
- Melakukan evaluasi pencapaian ruang lingkup pada setiap termin pekerjaan dan akhir kontrak.
- Berkoordinasi dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
- Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan triwulanan pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
D. Pelaksana Teknis Administrasi Laporan
Tugas dan fungsi yang menjadi tanggung jawan Pelaksana Teknis Administrasi Laporan adalah:
- Melakukan penyusunan rencana kerja bersama dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu.
- Menyiapkan master skedul pengelolaan administrasi laporan pada setiap awal tahun kegiatan dan berkoordinasi dengan PIC kegiatan dan pelaksana teknis kendali mutu laporan;
- Melakukan koordinasi dengan pelaksana teknis kendali mutu laporan dan PIC kegiatan pada saat pelaksanaan pengelolaan administrasi laporan;
- Berkoordinasi dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
- Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan triwulanan pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
7
Secara berkala, setiap pekan pelaporan kinerja staf Subbid Monev dan Kendali Mutu yang telah direkapitulasi disampaikan kepada Koordinator Manajemen Proyek dan dibuatkan arsip online pada Google Drive. Struktur folder yang dibuat berdasarkan hari pelaporan yaitu setiap hari Jumat dan file pelaporan kinerja staf dibuat dalam satu folder bersama dengan file-file laporan laporan lainnya pada minggu yang sama, seperti terlihat pada gambar di bawah ini.