1
TECHNICAL REPORT
Menyusun Pelaporan Kinerja Staff Sub-Bidang Monitoring, Evaluasi dan Kendali Mutu
NOMOR DOKUMEN : TR01/MP /TW3/10/2021
NAMA PERSONIL : Ahmad Riyadi, S.Si., M.Si.
SUB-BIDANG : Monitoring, Evaluasi dan Kendali Mutu
TRIWULAN : III
DISUSUN OLEH : DIPERIKSA OLEH :
NAMA : Ahmad Riyadi, S.Si., M.Si. NAMA : Dipl.Ing. M. Taufiek, M.Kom
NIP : 196808071998031004 NIP : 196508051986021001
TANGGAL : 11 Oktober 2021 PERAN : Kepala Bidang Manajemen
Proyek
TANDA TANGAN : TANDA TANGAN :
2
DAFTAR ISI
TUGAS : Menyusun Pelaporan Kinerja Staff Sub-Bidang Monitoring, Evaluasi dan Kendali Mutu.....1
DAFTAR ISI...2
1. PENDAHULUAN...3
2. TUJUAN DAN SASARAN...4
3. METODOLOGI...4
4. HASIL KEGIATAN...4
5. PENUTUP...6
LAMPIRAN...7
3
Menyusun Pelaporan Kinerja Staff Sub-Bidang Monitoring, Evaluasi dan Kendali Mutu
1. PENDAHULUAN
Subbidang Monitoring, Evaluasi dan Kendali Mutu merupakan satu bagian dari struktur organisasi Pusyantek-BPPT yang secara koordinatif berada di bawah Bidang Manajemen Proyek. Sebagaimana tertuang dalam Perka BPPT Nomor 009 tahun 2015 Pasal 198 ayat (3) disebutkan bahwa Subbidang Monitoring, Evaluasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan monitoring, serta evaluasi pelaksanaan penerapan jasa teknologi.
Pengintegrasian tugas ‘Kendali Mutu’ baru dilakukan pada tahun 2021. Dalam peleksanaan tugas tersebut, Koordinator Subbidang Monitoring, Evaluasi dan Kendali Mutu bertanggung jawab langsung kepada Koordinator Bidang Manajemen Proyek.
Subbidang Monitoring, Evaluasi dan Kendali Mutu memainkan peran penting dalam pengawasan dan pengelolaan proyek. Pencapaian pengelolaan proyek secara efektif diartikan sebagai pengelolaan sumber daya yang ada sesuai dengan pencapaian target dan tujuan.
Sumber daya proyek yang ada meliputi biaya, waktu, SDM, dan lain-lain. Sedangkan pencapaian pengelolaan proyek secara efisien didefinisikan sebagai pemakaian sumber daya dan penentuan aktivitas secara tepat guna termasuk penggunaan input dilihat dari sisi jumlah, jenis, dan lainnya.
Melihat pentingnya pengelolaan proyek yang terencana dengan baik, maka pihak yang terkait dalam suatu proyek perlu menyusun rencana pengelolaan proyek secara matang sejak dari awal proyek berjalan. Hal ini disebabkan karena tanpa adanya perencanaan pengelolaan proyek, mustahil suatu proyek akan dapat diselesaikan sesuai dengan apa yang diinginkan baik dilihat dari segi biaya, waktu maupun mutu.
Perencanaan pengelolaan proyek secara administratif disusun untuk menentukan metode yang sesuai dan segala hal yang berkaitan dengan administrasi sebagai acuan dalam penerapan pelaksanaan proyek. Fungsi perencanaan administrasi dalam pengelolaan proyek dilaksanakan agar pelaksanaan dan hasil proyek sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam kontrak yang meliputi deadline waktu, mutu hasil pekerjaan, serapan anggaran, serta pelaporan.
Hal yang sangat penting dalam pengelolaan proyek adalah kegiatan monitoring dan evaluasi (monev), kendali mutu proyek dan kendali ruang lingkup proyek. Pentingnya monitoring dan evaluasi adalah untuk menilai keberhasilan atau kegagalan kegiatan, menunjukkan di mana dan bagaimana perlu dilakukan perubahan-perubahan, menentukan bagaimana kekuatan atau potensi dapat ditingkatkan, memberikan informasi untuk membuat perencanaan dan pengambilan keputusan dan membantu untuk dapat melihat konteks dengan lebih luas serta implikasinya terhadap kinerja kegiatan. Pentingnya kendali mutu adalah untuk menjamin
4
bahwa deliverables proyek yang dihasilkan sesuai dengan mutu yang diharapkan oleh mitra/pengguna/pemberi kerja. Sedangkan pentingnya kendali ruang lingkup adalah untuk memastikan bahwa semua rincian pekerjaan yang telah dituangkan secara hitam di atas putih pada saat legalisasi proyek, deliverables-nya dapat diterima oleh mitra pada akhir masa proyek.
Secara sekuensial pekerjaan di Subbid Monev dan Kendali mutu terbagi menjadi 4 tahapan, yaitu: perencanaan, koordinasi, pelaksanaan dan pelaporan. Adapun secara tugas dan fungsi, Subbid Monev dan Kendali Mutu bertanggung jawab pada 4 pelaksanaan kegiatan yaitu:
melaksanakan teknis kegiatan monitoring dan evaluasi, melaksanakan teknis kendali mutu, melaksanakan teknis kendali ruang lingkup dan administrasi teknis pelaporan.
2. TUJUAN DAN SASARAN TUJUAN:
Untuk memantau kegiatan staf dan merekapitulasi pekerjaan staf dalam rentang waktu mingguan, bulanan dan triwulan pada lingkup Subbid Monitoring, Evaluasi dan Kendali Mutu.
SASARAN:
• Terlaksanannya kegiatan monitoring, evaluasi, kendali mutu, kendali ruang lingkup dan adminitrasi pelaporan di lingkup Subbid Monev dan Kendali Mutu.
• Tersedianya basis data kegiatan harian, mingguan, bulanan dan triwulan dari seluruh staf dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
3. METODOLOGI
1. Melakukan penyusunan rencana kerja bersama dengan masing-masing pelaksana teknis.
2. Menyiapkan perangkat administrasi untuk isian kegiatan harian staf di aplikasi google sheets.
3. Melakukan koordinasi dalam lingkup Subbid Monev dan Kendali Mutu untuk memastikan bahwa semua pelaksana teknis bekerja sesuai tugas dan fungsinya.
4. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan setiap staf sesuai tugas dan fungsinya.
5. Merekapitulasi pelaporan pekerjaan setiap staf.
4. HASIL KEGIATAN
Pada tataran pelaksana kegiatan di Subbid Monev dan Kendali Mutu Pusyantek BPPT, telah tersusun pelaksana teknis kegiatan yang secara organisasi merupakan hasil dari penetapan oleh Pusyantek. Dalam hal ini Subkoordinator Monev dan Kendali Mutu berperan untuk mengelola sumber daya manusia yang ada dalam pelaksanaan kegiatan monev dan kendali mutu dan memberikan tanggungjawab pada masing-masing tugas dan fungsinya. Berikut adalah pelaksana kegiatan teknis yang ada di Subbid Monev dan Kendali Mutu:
5
A. Pelaksana teknis monev : Deviyani Prawitasari B. Pelaksana teknis kendali mutu : Nora Sulastri
C. Pelaksana teknis kendali ruang lingkup : Warisandi Muhtaram D. Pelaksana administrasi laporan teknis : Yuli Fitrianti
A. Pelaksana Teknis Monitoring dan Evaluasi
Tugas dan fungsi yang menjadi tanggung jawan Pelaksana Teknis Monev adalah:
- Melakukan penyusunan rencana kerja bersama dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu.
- Menyiapkan master skedul monev pada awal tahun kegiatan dan memperbaharui data pada setiap akhir pekan sesuai dengan penambahan jumlah kontrak yang ada;
- Menyiapkan perangkat untuk melakukan monitoring dan evaluasi pada saat setiap awal proyek baru dieksekusi;
- Melakukan koordinasi pelaksanaan monitoring dan evaluasi pada saat kick off meeting internal.
- Melakukan pemantauan progres kegiatan proyek setiap pekan dan melakukan koordinasi dengan PIC kegiatan terkait progres setiap proyek tersebut;
- Melakukan evaluasi progres setiap proyek pada setiap menjelang akhir termin dan akhir durasi proyek dan melakukan koordinasi dengan PIC kegiatan dalam melakukan evaluasi tersebut.
- Berkoordinasi dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
- Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan triwulanan pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
B. Pelaksana Teknis Kendali Mutu
Tugas dan fungsi yang menjadi tanggung jawan Pelaksana Teknis Kendali Mutu adalah:
- Melakukan penyusunan rencana kerja bersama dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu.
- Menyiapkan master skedul pelaporan pada setiap awal tahun kegiatan dan memperbaharui data pada setiap akhir pelaksanaan kick off meeting;
- Melakukan koordinasi dengan PIC kegiatan pada setiap menjelang termin pelaporan;
- Melakukan koordinasi review laporan bersama dengan PIC kegiatan dan reviewer yang ditugaskan;
- Melakukan evaluasi atas hasil review laporan dan membuat laporan status review laporan.
- Melakukan rekapitulasi pengelolaan laporan setiap bulan (summary laporan termin) dan mengkoordinasikannya dengan semua PIC kegiatan.
6
- Berkoordinasi dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
- Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan triwulanan pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
C. Pelaksana Teknis Kendali Ruang Lingkup
Tugas dan fungsi yang menjadi tanggung jawan Pelaksana Teknis Kendali Ruang Lingkup adalah:
- Melakukan penyusunan rencana kerja bersama dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu.
- Menyiapkan master skedul kendali ruang lingkup pada setiap awal tahun kegiatan dan memperbaharui data pada setiap awal proyek, pada setiap termin pelaporan dan pada akhir masa durasi kontrak;
- Melakukan koordinasi dengan Subbid Perencanaan Proyek dan Manajemen Risiko dan kandidat PIC kegiatan pada setiap inisiasi proyek baru;
- Melakukan koordinasi ruang lingkup proyek pada saat kick off meeting internal dan eksternal;
- Melakukan evaluasi pencapaian ruang lingkup pada setiap termin pekerjaan dan akhir kontrak.
- Berkoordinasi dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
- Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan triwulanan pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
D. Pelaksana Teknis Administrasi Laporan
Tugas dan fungsi yang menjadi tanggung jawan Pelaksana Teknis Administrasi Laporan adalah:
- Melakukan penyusunan rencana kerja bersama dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu.
- Menyiapkan master skedul pengelolaan administrasi laporan pada setiap awal tahun kegiatan dan berkoordinasi dengan PIC kegiatan dan pelaksana teknis kendali mutu laporan;
- Melakukan koordinasi dengan pelaksana teknis kendali mutu laporan dan PIC kegiatan pada saat pelaksanaan pengelolaan administrasi laporan;
- Berkoordinasi dengan Koordinator Subbid Monev dan Kendali Mutu pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
- Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan triwulanan pada seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan.
7
Secara berkala, setiap pekan pelaporan kinerja staf Subbid Monev dan Kendali Mutu yang telah direkapitulasi disampaikan kepada Koordinator Manajemen Proyek dan dibuatkan arsip online pada Google Drive. Struktur folder yang dibuat berdasarkan hari pelaporan yaitu setiap hari Jumat dan file pelaporan kinerja staf dibuat dalam satu folder bersama dengan file-file laporan laporan lainnya pada minggu yang sama, seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
5. PENUTUP
Demikian laporan tentang pelaporan kinerja staf Subbid Monev dan Kendali Mutu sesuai dengan tugas dan fungsinya. Hasil dari semua pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut adalah kertas kerja sebagai dokumen pelaksanaan pekerjaan. Pada masa-masa mendatang diharapkan semua dokumen pelaksanaan pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan oleh pelaksana teknis administrasi laporan.
Lampiran (dalam file tersendiri):
1. Master Skedul Monev dan Pelaporan
2. Kompilasi Laporan Mingguan Subbid Monev dan Kendali Mutu 3. Kompilasi Kertas Kerja Evaluasi Proyek (Lembar Kerja Monev) 4. Kompilasi Kertas Kerja Kurva S dan Burndown Chart
5. Kompilasi Kertas Kerja Status Review Laporan Teknis 6. Kompilasi Kertas Kerja Summary Laporan Termin 7. Kompilasi Kertas Kerja Lembar Kendali Ruang Lingkup 8. Kompilasi Lembar Trackable Minutes of Meeting 9. Kompilasi Laporan Kinerja Mingguan
