BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2 Kategori
4.2.1 Kelengkapan bahan Pustaka
Pengolahan bahan pustaka sangat penting dilakukan untuk memudahkan temu kembali informasi dan memperlancar kegiatan pelayanan. Memastikan kelengkapan bahan pustaka adalah langkah awal sebelum bahan pustaka siap disusun di rak. Melengkapi atribut koleksi perpustakaan di Dispusar Kota Medan dilakukan oleh seksi pengolahan bahan pustaka. Setelah melewati tahap-tahap pengolahan maka bahan pustaka dianggap sudah layak untuk ditempatkan di rak dan dilayankan kepada pengguna perpustakaan. Bagian pengolahan adalah bagian yang bertanggungjawab dalam membuat label pada punggung buku. Untuk memperoleh bahan pustaka yang dicari pemustaka maka dibutuhkan nomor panggil yang berfungsi mempermudah kegiatan temu kembali. Hal ini persis dengan pernyataan dari informan (I2 dan I3) berikut:
I2: Sebelum bahan pustaka dilayankan kepada pengunjung dibutuhkan kelengkapan seperti lembar peminjaman dan pengembalian, stempel kepemilikan dan barcode. Contohnya kegiatan sirkulasi yaitu peminjaman menggunakan scan barcode.
Maka semua kegiatan ini dilakukan oleh seksi pengolahan bahan pustaka. Setelah selesai diolah lalu akan disusun ke rak. Dalam penyusunan bahan pustaka yang berperan penting adalah label nomor klasifikasi.
I3: Untuk memudahkan penyusunan dan temu kembali yang terpenting adalah adanya label pada setiap punggung buku.
kelengkapan bahan pustaka yang dilakukan bagian pengolahan juga bertujuan untuk kerapian, keteraturan dan pencegahan kerusakan bahan pustaka.
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa yang berperan penting dalam temu kembali di rak adalah label klasifikasi yang ditempelkan pada punggung buku saat pengolahan bahan pustaka berlangsung. Selain itu tujuan pengolahan bahan pustaka, yaitu: membuat daftar bahan pustaka baik tercetak maupun terekam, pelaksanaan kelengkapan bahan pustaka, pengumpulan bahan pustaka, mencatat bahan pustaka dalam buku induk, menyiapkan dan membuat katalogisasi dengan peraturan katalogisasi dan klasfikasi berdasarkan DDC, pembuatan label dan penyusunan kartu katalog sesuai dengan bahan pustaka perpustakaan, pelaksanan penyusunan, pemilihan serta menyiangi bahan pustaka (weeding), pengumpulan semua karya cetak dan karya rekam untuk bahan deposit.
Selain itu peneliti juga memperoleh alur kerja dari Seksi Pengolahan Bahan Pustaka di Dispusar Kota Medan. Adapun proses pelaksanaan pengelolaan bahan pustaka meliputi deskripsi bibliografi, penentuan tajuk subjek, klasifikasi, validasi, pemasukan data ke pangkalan data, pengatalogan, pelabelan, membuat barcode, entry data, dan penyampulan buku. Adapun uraian dari kegiatan-kegiatan tersebut adalah :
1. Pengklasifikasian
Pada Dispusar Kota Medan klasifikasi dilakukan menggunakan Dewey Decimal Classification edisi 23 yang dilaksanakan secara online.
Sebelum melakukan klasifikasi, terlebih dahulu membaca buku yang akan di klasifikasi untuk menentukan subjek buku tersebut atau memperhatikan bagian judul, daftar isi, kata pengantar, bibliografi dan apabila butuh kandungan bukunya secara garis besar. Setelah mengetahui subjek dari buku kemudian mencari subjek tersebut di DDC edisi 23 sehingga muncul nomor klasifikasi dari subjek tersebut.
2. Pengatalogan
Pengatalogan adalah kegiatan membuat katalog yang merupakan kegiatan merekam data bibliografi, seperti pengarang, judul, tempat terbit, nama penerbit, jumlah halaman, dan lain-lain. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pemustaka dalam mencari buku yang dibutuhkan.
Pada Dispusar Kota Medan pengatalogan dilakukan dengan cara:
1. Koleksi buku diklasifikasi terlebih dahulu, dengan menemukan subjek dan nomor klasifikasinya, kemudian pada baris pertama tuliskan nomor klasifikasi buku tersebut;
2. Pada baris kedua tuliskan nama pengarang (nama pengarang tidak dibalik dan gelar tidak digunakan)dengan mengambil 3 huruf dari nama awal pengarang;
3. Pada baris ketiga tuliskan huruf pertama judul buku (penulisan harus huruf kecil dan posisinya sejajar dibawah huruf kedua nama pengarang);
4. Pada baris keempat dibuat jumlah eksemplarnya (jika ada), menggunakan angka latin (1,2,3,...dst.) dan posisinyanya di sudut kanan.
3. Pelabelan
Setelah melakukan pengklasifikasian dan pengatalogan buku maka dilakukan pelabelan. Buku yang sudah diklasifikasi dan dikatalog, harus dibuatkan label buku yang isinya tentang
informasi dari buku tersebut, seperti : nomor klasifikasi, judul, pengarang dan lain-lain. Setelah informasi tersebut diketik dikomputer dan diprint, maka label buku akan ditempelkan di punggung buku dengan jarak dari ujung buku 3 cm.
4. Membuat Barcode
Setelah kegiatan pelabelan buku selesai, selanjutnya adalah membuat barcode. Tujuannya agar buku dapat di entry datanya ke dalam database perpustakaan.
5. Entry Data
Setelah itu akan dilakukan entry data bahan pustaka. Adapun selama proses entry data di Dispusar Kota Medan data yang diperlukan adalah: Judul buku, ISBN buku, Bahasa buku, Nomor Klasifikasi, Pengarang utama dan tambahan, Edisi keberapa , Tempat Terbit, Tahun Terbit, Penerbit, Jenis buku, subyek buku, catatan umum dan Bibliografi.
6. Penyampulan Buku
Setelah melewati proses entry data, buku kemudian disampul agar buku tersebut dalam keadaan bersih, rapi, dan awet. Sampul yang digunakan adalah plastik transparan. Hal ini dilakukan bertujuan agar informasi buku yang terdapat di cover depan buku masih dapat dibaca oleh pengguna apabila mencari buku tersebut di rak.
Setelah melalui proses pengolahan dan bahan pustaka sudah lengkap dengan segala atributnya untuk siap dilayankan kepada pemustaka, maka akan dilaksanakan serah terima dari seksi Pengembangan dan Pengolahan Bahan Pustaka kepada seksi Layanan, Otomasi dan Kerja Sama untuk dilakukan penataan buku (shelving).
Pada seksi layanan, otomasi dan kerja sama ada sejumlah petugas shelving yang sudah dibagi berdasarkan nomor klasifikasi di rak yaitu 000-900. Artinya, setiap rak sudah ditetapkan satu atau dua orang petugas yang akan menyusun bahan pustaka di rak tersebut setiap hari. Sebelum dibagikan kepada petugas bahan pustaka akan di pilah-pilah dan dikelompokkan
berdasarkan nomornya kemudian diberikan ke masing-masing petugas untuk disusun pada rak buku.
Untuk bahan pustaka yang tidak lengkap atau belum memenuhi kriteria bahan pustaka yang siap dilayankan kepada pemustaka maka akan dikembalikan lagi ke seksi Pengembangan dan Pengolahan Bahan Pustaka untuk diolah kembali sesuai persyaratan sistem kerja, karena bahan pustaka yang tidak lengkap juga tidak akan layak untuk dilayankan. Hal ini sesuai dengan apa yang disampaikan informan (I2 dan I3) berikut ini:
I2: Jika ditemukan bahan pustaka yang tidak lengkap maka tidak akan disusun di rak dan dikembalikan ke bagian pengolahan.
Namun, jika ada pengunjung yang memerlukan bahan pustaka yang rusak tersebut maka akan segera diselesaikan untuk dilayankan kembali. Jika bahan pustaka yang tidak lengkap tetap dilayankan maka akan menghambat kegiatan pelayanan perpustakaan, maka harus dituntaskan dari bagian pengolahan sebelum siap digunakan oleh pengunjung perpustakaan.
I2: Ketiadaan nomor klasifikasi akan mempersulit penyusunan di rak. Apalagi pada kegiatan peminjaman yang memerlukan identitas bahan pustaka. ketidaklengkapan ini tentu mempengaruhi kegiatan pelayanan, contohnya tidak memiliki barcode berarti belum terdaftar secara tertulis, belum distempel yang dapat memicu pencurian bahan pustaka oleh pengunjung, dsb. Maka untuk bahan pustaka yang tidak lengkap tidak akan disusun namun akan diserahkan ke bagian pengolahan untuk diolah.
Dari uraian pemaparan tersebut dapat dipahami bahwa prosedur atau alur pengolahan koleksi pada Dispusar Kota Medan sudah dilaksanakan dengan bagus dan sistematis. Alur pengolahan bahan pustaka dilakukan sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP) dan standar lainnya lingkup seksi pengembangan dan pengolahan bahan pustaka untuk terselenggaranya aktivitas dan tugas secara optimal dan berdasarkan peraturan perundang-undangan.