Corporate
Governance
62
Ketua Komite Audit Kustantinah
Anggota Komite Audit
Olga Asihjati Adjiputro Wijaya Julian Aldrin Pasha
Chairman of the Audit Committee Kustantinah
Member of the Audit Committee Olga Asihjati Adjiputro Wijaya Julian Aldrin Pasha
Tugas dan Tanggung Jawab Komite Audit:
Tugas Komite Audit adalah (1) memberikan pendapat kepada Dewan Komisaris terhadap laporan atau hal-hal lain yang disampaikan Direksi Perseroan kepada Dewan Komisaris, (2) mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Dewan Komisaris dan (3) memberitahukan Dewan Komisaris tentang peraturan yang dikeluarkan pihak yang berwenang sehubungan dengan usaha Perseroan.
Komite Audit sewaktu-waktu bertemu dengan Dewan Komisaris bilamana dianggap perlu oleh Dewan Komisaris.
Komite Audit ditunjuk oleh Dewan Komisaris dan secara rutin melaporkan kepada Dewan Komisaris tentang hal-hal yang berkaitan dengan tugas Komite Audit.
The Task and Responsibility of the Audit Committee:
The Audit Committee’s tasks are (1) to provide its opinion to the Board of Commissioners pertaining to the reports or other matters submitted by the Company’s Board of Directors to the Board of Commissioners, (2) to identify matters which need the Board of Commissioners’
attention and (3) to inform the Board of Commissioners regarding regulations promulgated by the appropriate authorities related to the Company’s business.
The Audit Committee from time to time meets with the Board of Commissioners as and when requested by the Board of Commissioners.
The Audit Committee is appointed by the Board of Commissioners and regularly reports to the Board of Commissioners on matters related to the responsibilities of the Audit Committee.
Komite Audit
Per tanggal 31 Desember 2014 para anggota Komite Audit adalah :
Audit Committee
As at 31 December 2014 the members of the Audit Committee are:
63 Members of the Board of Directors are appointed and discharged by the GMS. Pursuant to the Company’s Articles of Association, the primary responsibility of the Board of Directors is to administer the Company’s business by managing its assets and resources for the good of and in the best interest of the Company.
The Board of Directors performs its duties under the supervision of the Board of Commissioners, being accountable to the Shareholders through the GMS held at least once a year, whereby it submits a report on the Company’s operations and financial management for the financial year recently ended. Board of Directors meetings are conducted at any time deemed necessary.
Remuneration for the Board of Directors is established regularly by the Board of Commissioners.
In 2014, the Board of Directors had implemented all decisions resolved in the 2014 AGMS.
The report of the Board of Directors accounts for execution of its duties and management of the company during 2014 to the shareholders has been presented in section of the Board of Directors’ Report of this Annual Report.
Anggota Direksi diangkat dan diberhentikan oleh RUPS.
Sesuai Anggaran Dasar Perseroan, tugas utama Direksi adalah melakukan pengurusan kegiatan usaha dengan mengelola aktiva dan sumber daya yang dimiliki untuk kepentingan dan tujuan Perseroan.
Dalam melaksanakan tugasnya, di bawah pengawasan Dewan Komisaris, Direksi bertanggung jawab kepada Pemegang Saham melalui RUPS yang diselenggarakan minimal sekali setahun dengan memberikan laporan perihal jalannya Perseroan dan tata kelola keuangan untuk tahun buku yang baru berlalu. Rapat Direksi dilakukan setiap waktu bilamana dipandang perlu.
Besarnya gaji Direksi ditentukan dari waktu ke waktu oleh Dewan Komisaris.
Sepanjang tahun 2014 Direksi telah merealisasikan seluruh keputusan RUPST tahun 2014.
Laporan Direksi atas pertanggungjawaban tugas pengurusan dan pengelolaan Perseroan selama tahun 2014 kepada pemegang saham telah tercantum pada bagian Laporan Direksi dari Laporan Tahunan ini.
Direksi
Per tanggal 31 Desember 2014, susunan Direksi Perseroan adalah: Aviaska Diah Respati H.
Suryadi Nagawiguna
As at 31 December 2014, the composition of Company Board of Directors is as follows:
President Director Aviaska Diah Respati H.
Suryadi Nagawiguna
Hartaty Susanto Dondi Sapto Margono Liza Prasodjo
Johanes Ivan Pradjanata
64
Corporate Secretary
The Corporate Secretary acts as Liaison Officer, ensuring effective communication is maintained between the Company and the regulatory bodies and shareholders.
The Corporate Secretary is responsible for ensuring that the Board of Directors, are well informed about capital market regulations as well as corporate compliance with prevailing Capital Market rules and regulations.
The Corporate Secretary also provides investors and the public shareholders with information and reports pertaining to the Company’s activities and performance as a publicly listed company in accordance with the prevailing regulations.
These activities include organizing public exposés, annual general meetings or extraordinary meeting of shareholders and posting of public announcements on its financial information through various printed or electronic media in accordance with the prevailing regulations.
Tempo Scan’s Corporate Secretary is Monica since 2012. Born in 1967. Indonesian citizen. Last Education Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan berperan sebagai penghubung (Liaison Officer) dalam hal menciptakan jalur komunikasi yang efektif antara regulator dan pemegang saham dengan Perseroan.
Sekretaris Perusahaan bertugas memastikan bahwa-Direksi mengetahui perkembangan peraturan-peraturan Pasar Modal dan juga memastikan kepatuhan Perseroan pada peraturan dan ketentuan yang berlaku di Pasar Modal. Selain itu Sekretaris Perusahaan berperan memberikan informasi dan laporan kepada para pemodal atau masyarakat umum sehubungan dengan kegiatan-kegiatan dan kinerja Perseroan sebagai perusahaan publik sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Kegiatan-kegiatan Perseroan yang dimaksud antara lain adalah penyelenggaraan paparan publik dan rapat umum tahunan atau rapat umum luar biasa bagi para pemegang saham serta pengumuman informasi keuangan secara tertulis kepada masyarakat dalam media cetak atau elektronik sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Sekretaris Perusahaan Perseroan dijabat oleh Monica sejak tahun 2012. Lahir tahun 1967. Warga Negara Indonesia.
Struktur Organisasi 2014 Organization Structure 2014
Vice President Director 1 Director - CPC Mfg Group Monica Halim
65 Pendidikan terakhir Fakultas Ekonomi Universitas Kristen
Satya Wacana, Salatiga. Mulai bergabung dengan Perseroan tahun 1993. Sebelum bergabung dengan Perseroan, bekerja di PT Astra Binabakti Intisari.
Audit Internal
Audit Internal perseroan berfungsi memberikan masukan yang independen dan obyektif mengenai kondisi sistem kontrol internal perseroan atas sumber daya yang dimiliki-dan untuk memastikan bahwa penggunaannya sudah dilakukan secara optimal dan mengikuti sistem dan prosedur yang telah ditetapkan sehingga memberikan nilai tambah yang dapat meningkatkan kinerja operasional perseroan.
Pelaksanaan Audit Internal diatur dalam periode bulanan dan dijadwalkan dalam rencana kerja tahunan atau bisa dilakukan sewaktu-waktu jika diperlukan. Program kerja Audit Internal meliputi pengujian dan evaluasi atas penerapan kebijakan perusahaan maupun kepatuhan terhadap ketentuan peraturan dan perundang-undangan yang terkait dalam kegiatan operasional dan relevansi sistem prosedur serta konfirmasi
in Economics Faculty of Christian University of Satya Wacana, Salatiga. Joined the Company in 1993. Prior to joining the Company, she was with PT Astra Binabakti Human Capital Planning &
Development
The Internal Audit of-the company provides independent and objective advice on the state of the company’s internal control system with regards to its resources, to ascertain that they are utilized optimally in compliance with the established systems and procedures hence giving added value to improve the company’s performance.
Internal Audits are conducted on a monthly basis as scheduled in the annual work program, or incidentally on an on-call basis. The Internal Audit unit’s work program includes testing and evaluation of the implementation to the company’s policy and compliance to laws and regulations pertaining to the company’s activities, as well as relevance of procedure systems and
66
atas data dan dokumentasi pada semua divisi, baik di pabrik, cabang, gerai-gerai yang dimiliki Perseroan maupun kepada pelanggan secara langsung.
Hasil evaluasi lapangan berupa temuan-temuan dan rekomendasi disertai analisa yang bersifat independen, akurat dan positif dalam rangka peningkatan sistem pengendalian internal dan efisiensi serta efektivitas penggunaan sumber daya perusahaan, disampaikan dalam rapat kerja bersama dengan Direktur Keuangan dan Kepala Divisi terkait untuk mendapat tanggapan atas hasil evaluasi kerjanya.
Selanjutnya Audit Internal mengawasi penerapan atas rekomendasi yang telah disetujui dan ditetapkan oleh manajemen Perseroan untuk memastikan peningkatan kinerja divisi terkait sehingga mendukung terciptanya pengelolaan Perseroan yang lebih efektif, efisien dan berdaya guna secara internal maupun eksternal.
Untuk meningkatkan kinerja, kemampuan dan wawasannya, para anggota Audit Internal mengikuti berbagai macam pelatihan dan seminar termasuk perkembangan peraturan pemerintah yang dibutuhkan seiring kemajuan dan perkembangan perseroan.
Audit internal yang beranggotakan 3 Manager, 8 Penyelia dan 15 Staf, berkoordinasi dengan Direktur Keuangan dalam melakukan tugas-tugasnya dan bertanggung jawab kepada Presiden Direktur.
Manager audit internal untuk divisi Pharma dijabat oleh Swasta Kusnadi sejak tahun 2003. Lahir tahun 1961. Pendidikan terakhir Fakultas Ekonomi Universitas Tarumanagara, Jakarta. Mulai bergabung dengan Perseroan tahun 1993. Sebelum bergabung dengan Perseroan, berkarir di PT Asia Pacific Corp (Aspac Grup), di Argo Manunggal Grup dan KAP Trisno Widarto, Jakarta.
Manager audit internal untuk divisi CPC dijabat oleh Stephen Timotius Gunawan sejak tahun 2012. Lahir tahun 1980. Warga Negara Indonesia. Pendidikan terakhir Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Mulai bergabung
confirmation of data and documentation at Company’s divisions, i.e. plants, branch sales counters and directly from customers.
The field audits yield findings and recommendations containing independent, accurate and positive analyses aimed to improve the internal control system, all of which are reported in the joint work meetings with the Director of Finance and related Division Heads, who will subsequently provide response to the evaluation on their respective performances.
The Internal Audit unit will then monitor the implementation of said recommendations agreed and established by the Management to ensure improved performance within the respective division and hence facilitate a Company management system that is internally and externally more effective, efficient and functional.
To enhance its level of competency and outlook, the Internal Audit Unit members participate in a variety of training programs and seminars, including keeping abreast of current government regulations and in pace with the Company’s growth and expansion.
The Internal Audit Unit comprises 3 Managers, 8 Supervisors and 15 Staffs, working in conjunction with the Director of Finance and reporting to the President Director.
Swasta Kusnadi was appointed as internal audit manager for Pharma division since 2003. Born in 1961. Indonesian citizen. Educational background from Faculty of Economic Tarumanegara University, Jakarta. Joined the Company in 1993. Prior to joining the Company, he was with PT Asia Pacific Corp. (Aspac Group), Argo Manunggal Group and KAP Trisno Widarto, Jakarta.
Stephen Timotius Gunawan was appointed as internal audit manager for CPC division since 2012. Born in 1980. Indonesian citizen. Educational background from the Faculty of Economic Bina Nusantara
67 dengan Perseroan tahun 2012. Sebelum bergabung dengan
Perseroan, bekerja di PT SMART Tbk, PT Garudafood Putra Putri Jaya (Tudung Group) dan PT Topindo Atlas Asia (Top One Oil USA).
Manager audit internal untuk divisi Distribusi dijabat oleh Antonius Herrianto sejak tahun 2004. Lahir tahun 1977. Warga Negara Indonesia. Pendidikan terakhir Fakultas Ekonomi Universitas Katolik Atma Jaya, Jakarta. Mulai bergabung dengan Tempo Grup tahun 2004. Sebelum bergabung dengan Perseroan, bekerja di Global Putra International Group dan Kantor Akuntan Publik BDO Tanubrata & Rekan.
University, Jakarta. Joined the Company in 2012. Prior to joining the Company, he was with PT SMART Tbk, PT Garudafood Putra Putri Jaya (Tudung Group) and PT Topindo Atlas Asia (Top One Oil USA).
Antonius Herrianto was appointed as internal audit manager for Distribution division since 2004. Born in 1977. Indonesian citizen. Educational background from the Faculty of Economic Atma Jaya Catholic University, Jakarta. Joined the Company in 2004. Prior to joining the Company, he was with Global Putra International Group and BDO Tanubrata & Partners public accounting firm.
68
Sistem Pengendalian Internal
Sistem pengendalian internal diawali dengan adanya uraian jabatan dari setiap karyawan sesuai jabatan berupa penjabaran ruang lingkup pekerjaan, tugas dan tanggung jawab setiap karyawan. Dalam mengendalikan kegiatan operasionalnya perseroan memiliki Standar Operasional Prosedur sebagai dasar pegangan seluruh kegiatan operasional agar berjalan sesuai ketentuan dan kebijakan perusahaan, dimana salah satu peran penting dari Audit Internal dalam pengendalian operasional perseroan adalah memastikan bahwa penerapan standar prosedur operasional telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Selain itu perseroan melaksanakan disiplin anggaran/budget pada tingkat unit usaha, tingkat divisi dan terintegrasi sampai ke tingkat induk usaha perseroan. Di samping itu,-perseroan juga mengelola biaya-biaya operasional secara terpadu antara lain melalui penerapan sistem manajemen informasi terpadu dengan menggunakan piranti lunak SAP untuk ketiga divisi usaha inti Perseroan.
Kinerja unit usaha dianalisa secara berkala mengacu pada anggaran/budget dari unit usaha terkait, untuk mengevaluasi dan memastikan realisasi usaha telah sesuai dengan tujuan perseroan yang tertuang dan dijabarkan pada anggaran/ budget masing-masing unit usaha. Kinerja unit usaha tersebut juga merupakan faktor utama untuk menilai kinerja karyawan pada unit usaha terkait, dengan demikian hasil kinerja masing-masing unit usaha yang mengacu pada anggaran/budget yang telah ditetapkan tersebut juga mencerminkan kinerja dari para karyawannya.
Internal Control System
The basis for the Company’s internal control system is the individual job description respective position of each employee. These comprise details on each employee’s scope of work, duties and responsibilities. Tempo Scan maintains control of its operations using Standard Operating Procedures as guidelines for conducting all business activities to ensure that these are performed in compliance to prevailing Company policies and regulations. A key role of Tempo Scan’s Internal Audit unit is to credibly ascertain that the implementation of the standard operating procedures have been performed-in line with the established company’s policy.
Additionally, Tempo Scan applies integrated budgetary control at the business unit, divisional and core business levels. The Company also manages operating costs in an integrated manner, among others by putting in place an integrated information management system using SAP software for the three Company’s core business divisions.
The performance of a particular business unit is analyzed on a regular basis adhering to its specific budgetary guidelines, to evaluate and ensure that the business is conducted in line with Tempo Scan’s goals set forth in the respective unit’s budget. The performance of individual business units is the main key to conducting performance appraisals on its employees, hence the performance output of each business unit adhering to its specific budgetary guidelines also reflects-its employees’
performance.
69 Sebagai bagian dari komitmen Tempo Scan untuk
membantu masyarakat yang kurang mampu dan untuk mengkoordinasikan berbagai program tanggung jawab sosial perusahaan Tempo Scan (“CSR”) di bawah satu organisasi terkoordinasi, Tempo Scan membentuk CSR Center pada tahun 2011.
Salah satu kegiatan CSR adalah Program Sosial Indonesia Tersenyum (“PSIT”), yang dicanangkan pada tanggal 17 Juni 2007 dengan misi untuk memberikan bantuan medis berupa tindakan operatif/invasif kepada anak-anak dari keluarga pra sejahtera di Indonesia yang menderita kelainan bawaan dari lahir, seperti misalnya kelainan jantung bawaan, bibir sumbing atau tidak ada langitan, kelainan saluran pencernaan, hydrocephalus congenital, hernia congenital, katarak congenital, jari-jari dempet dan lainnya. Sejak pencanangannya sampai dengan akhir Desember 2014, bekerjasama dengan rumah sakit pemerintah dan swasta di Indonesia, PSIT telah melakukan 2.002 tindakan operasi untuk 1.714 anak-anak dan bayi.
Kegiatan tanggung jawab sosial lain yang diselenggarakan oleh Tempo Scan adalah bodrex Reaksi Cepat (“bRC”) yang dibentuk sejak tahun 2006 dengan misi memberikan bantuan layanan kesehatan komunal di wilayah yang mayoritas penduduknya pra sejahtera dimana mereka menjadi korban bencana alam atau bagi mereka yang tidak memiliki akses layanan kesehatan yang optimal. Program ini didirikan oleh Tempo Scan sebagai wujud rasa terima
As part of Tempo Scan devotions to help the underprivileged members of the society and to coordinate Tempo Scan’s various corporate social responsibility programs (“CSR”) under one coordinated organization, Tempo Scan formed its CSR Center in 2011.
One of CSR undertakings is Program Sosial Indonesia Tersenyum(”PSIT”), announced on June 17, 2007 with a mission to provide medical assistance in the form of invasive surgical procedure for children and infants from underprivileged families in Indonesia who suffer from congenital abnormalities such as congenital heart disease, cleft lip or no mouth palate, gastrointestinal disorders, congenital hydrocephalus, congenital hernia, congenital cataracts, syndactili and others. Since its inception and up to the end of December 2014, along with cooperation with government and private hospitals in Indonesia, PSIT has conducted 2,002 surgeries for 1,714 children and infants.
Another CSR undertaking conducted by Tempo Scan is bodrex Reaksi Cepat (”bRC”) which was formed in 2006 with a mission to provide community healthcare assistance for underprivileged society suffering from natural disasters or for those who do not have optimal access to healthcare. This program was established by Tempo Scan as a manifestation of gratitute from bodrex, an award winning headache medication product