Dalam melakukan aktifitas, terlebih aktifitas didalam suatu perusahaan seringkali menemukan hambatan dan kendala-kendala yang jika tidak ditangani
akan menghambat keberhasilan strategi itu sendiri. Saat memperkenalkan Kompas Gramedia ke pada publiknya lebih luas lagi, public relations juga pernah mengalaminya seperti yang dikatakan oleh Bapak Rio selaku Manager External
Public Relations:
“Bukan kendala ya. Tapi memang begini ya, Kompas Gramedia ini kan memang dikenal sebagai perusahaan media yang orang tahu. Dan sekarang ternyata kami mengembangkan sayap sudah diversifikasi produk sebenarnya, sudah ada tisu, sudah ada hotel, sudah ada macem-macem lah. Nah, itu sebenernya dibilang kendala bukan tapi sebagai tantangan buat kami untuk mengkomunikasikan itu semua. Jadi yang menjadi tantangan adalah bagaimana orang bisa mengerti bahwa Kompas Gramedia itu bukan sekedar media, itu yang sedang kami coba.”
4.3 Pembahasan
Kompas Gramedia adalah salah satu perusahaan multimedia di Indonesia. Masih banyak publik yang hanya mengetahui jika Kompas Gramedia adalah perusahaan multimedia, sebagian besar publik hanya tahu jika Kompas Gramedia hanyalah sebuah perusahaan media. Untuk memperkenalkan Kompas Gramedia lebih luas lagi, maka harus ada strategi-strategi komunikasi yang dilakukan agar public bisa mengenal Kompas Gramedia lebih luas lagi.
Public Relations merupakan suatu divisi yang memiliki fungsi dalam
mengembangakan Kompas Gramedia khususnya dalam segi brand dan juga menjaga awareness dengan relasi dan kolega-kolega serta dengan konsumen. Dalam mencapai tujuannya Kompas Gramedia memiliki strategi-strategi yang dirancang sesuai dengan visi, misi dan value perusahaan. Hal ini bertujuan agar terciptanya hubungan yang harmonis antara perusahaan dan publik eksternalnya.
Dengan adanya divisi ini, akan membantu publik mendapatkan informasi tentang perusahaan dan berhubungan dengan perusahaan.
Strategi yang dilakukan oleh Kompas Gramedia juga melalui beberapa tahap, yaitu seperti menganalisa khalayak. Dalam menyusun strategi, tujuan juga sangat diperlukan karna jika tidak memiliki tujuan maka strategi tersebut akan sia-sia. Kegunaannya memiliki tujuan adalah agar kita dapat memilih strategi seperti apa yang tepat untuk tujuan tersebut sehingga strategi yang dibuat bisa tepat sasaran. Setelah itu dalam tahapan strategi kita juga harus melakukan perencanaan kegiatan karna pada dasarnya jika ingin membuat suatu kegiatan maka kita harus merencenakannya terlebih dahulu agar kegiatan yang nanti akan dijalankan berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.
Sebuah kegiatan tidak bisa begitu saja diadakan harus melakukan perencanaan terlebih dahulu. Setelah itu dalam menjalankan strateginya harus ada media yang digunakan karna media sangat berguna untuk menjalankan strategi komunikasi, selain itu media juga diperuntukan untuk membuat tercapainya tujuan komunikasi. Strategi harus disertai dengan monitoring agar masalah-masalah atau kendala yang timbul saat dilapangan bisa langsung diatasi dan tidak mengganggu berlangsungnya strategi tersebut.
Monitoring juga berguna untuk mengukur apakah strategi yang dijalankan sudah mencapai tujuan dan tepat sasaran. Lalu dalam melaksanakan strategi, kita juga harus melakukan evaluasi yang bertujuan untuk menilai sejauh mana keberhasilan strategi dalam mencapai tujuannya. Jika evaluasi tidak dilakukan maka kedepannya kita tidak akan tahu berhasil atau tidaknya strategi yang
digunakan dan jika ternyata tidak berhasil maka kedepannya strategi yang digunakan tidak akan menghasilkan apa-apa melainkan hanya menghasilkan masalah-masalah baru. Oleh karna itu harus dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas program-program atau strategi-strategi yang dilakukan dimulai dari awal sampai kepada efek yang ditimbulkan.
Dalam hal ini tahapan yang dilakukan Kompas Gramedia sudah mampu mencapai tujuan dari strategi yang dibuat. Walaupun mereka hanya menggunakan enam tahapan dari sepuluh tahapan yang ada. Enam tahapan tersebut adalah analisa khalayak, membuat tujuan, strategi komunikasi, penggunaan media, dan evaluasi. Sampai saat ini mereka belum melakukan analisa masalah, analisa situasi, uji coba terhadap media yang diguanakan dan juga monitoring terhadap kegiatan atau program yang mereka kerjakan. Padahal analisa masalah bisa membantu mereka untuk mengetahui masalah apa saja yang timbul di kegiatan sebelumnya. Selain itu monitoring juga seharusnya dilakukan oleh public
relations, karna dari monitoring tersebut kita dapat dengan cepat mengetahui
apakah ada masalah atau kendala dalam strategi yang dilakukan sehingga tidak akan menjadi penghambat pada strategi tersebut.
External communication yang dimiliki Kompas Gramedia terbagi atas 4
bagian yaitu Corporate Relations, Community Relation, Media Relations dan PIC Forum Komunikasi Daerah. Corporate relations yang bertugas menjadi jembatan komunikasi utama antara perusahaan dengan pihak eksternal Kompas Gramedia. Segala bentuk yang berhubungan dengan perusahaan lain diurus oleh Corporate
dalam mencapai tujuan utama korporat dengan membina, menjalin dan menciptakan hubungan yang baik antara korporat dengan lingkungan di sekitarnya (stakeholder) dalam rangka meningkatkan dan membangun citra positif perusahaan. Media Relations yaitu bertugas menjalin relasi dengan berbagai media, baik internal Kompas Gramedia maupun media eksternal. PIC Forum Komunikasi Daerah yaitu bertugas menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan utama korporat dengan membina, menjalin dan menciptakan hubungan yang baik antara korporat dengan stakeholder (masyarakat, pemerintahan dan karyawan KG) di daerah dalam rangka meningkatkan dan membangun citra positif perusahaan melalui Forum Komunikasi Daerah.
Selain itu public relations Kompas Gramedia juga bertugas menjadi protokoler, yaitu bertugas mendampingi CEO jika ada acara di luar perusahaan. Seperti saat pemberian gelar kehormatan untuk Founder Kompas Gramedia yaitu Bapak Jakob Oetama berupa Gelar Doktor Kehormatan yang diberikan oleh Universitas Sebelas Maret yang seharusnya dihadiri langsung oleh Bapak Jakob Oetama, namun karna kesehatannya yang menurun akhirnya CEO Kompas Gramedia yang datang untuk menggantikannya berpidato diacara tersebut.
Ada Community Relation yang dilakukan Kompas Gramedia berupa program-program CSR seperti pemberian bantuan biaya pendidikan kepada siswa-siswi yang kurang mampu. Program CSR ini bertujuan turut membantu mencerdaskan masyarakat, selain meberikan biaya pendidikan Kompas Gramedia juga memberikan product knowledge seperti buku-buku terbitan group printing milik Kompas Gramedia kepada penerima bantuan beasiswa tersebut. Program
CSR ini juga bertujuan untuk menjalin silahturahmi dengan masyarakat dan juga dengan para pejabat tempat diadakannya CSR, karna tanpa bantuan mereka perusahaan tidak bisa melakukan program CSR tersebut. Selain CSR pemberian dana bantuan, CSR lain yang dilakukan adalah seperti Kompas Gramedia (KG) Mendongeng, CSR ini bertujuan mencoba membangun karakter anak bangsa melalui tuturan cerita. Selain itu salah satu aplikasi program Corporate Social
Responsibility (CSR) KG ini mengusung spirit sosial edukatif untuk membangun
karakter anak-anak agar menjadi lebih cerdas, kreatif dan senantiasa berpegang pada nilai-nilai sosial.
Selain berupa kegiatan, CSR yang dilakukan Kompas Gramedia juga ada yang berupa tempat serbaguna yang bisa digunakan oleh masyarakat sekitar gedung Kompas Gramedia yaitu berupa Rumah Kreasi Kompas. Rumah Kreasi ini selain digunakan untuk acara-acara yang diadakan oleh Kompas Gramedia, juga bisa digunakan oleh komunitas yang ada disekitar gedung Kompas Gramedia seperti organisasi PKK. Biasanya jika mereka ingin menggunakan Rumah Kreasi Kompas untuk pertemuan organisasi mereka, mereka akan datang terlebih dahulu ke Corporate Communications untuk menyampaikan maksudnya yang kemudian akan diproses dan dipersiapkan segala keperluannya oleh public relations Kompas Gramedia.
Kompas Gramedia juga memiliki media sosial yang digunakan untuk memberi informasi pada publik yaitu facebook dan twitter. Twitter dan facebook yang dimiliki Kompas Gramedia dikelola oleh public relations, media ini berfungsi untuk menjalin hubungan dan silahturahmi dengan publik eksternalnya.
Selain itu, digunakan sebagai sarana untuk berkomunikasi, iklan, menginformasikan kegiatan-kegiatan perusahaan dan juga mengadakan kuis yang selalu diadakan saat ada even-even besar, seperti saat ulang tahun CEO. Dengan adanya pengelolaan twitter dan facebook membuat public relations bisa merespon dengan cepat apabila ada feedback yang diberikan oleh masyarakat, baik berupa pertanyaan, kritikan maupun masukan.
Website Kompas Gramedia juga dikelola oleh public relations, pengelolaan website ini sangat diperlukan untuk memberi informasi yang lebih lengkap tentang Kompas Gramedia dan tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Kompas Gramedia. Sehingga jika publik membutuhkan informasi tentang Kompas Gramedia mereka bisa mencarinya di website. Selain informasi yang berkaitan tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan, di website ini publik juga bisa mencari lowongan-lowongan kerja di Kompas Gramedia yang tersedia pada kolom career. Dengan adanya kemudahan mengakses website ini dapat meningkatkan brand awareness terhadap perusahaan itu sendiri.
Komunikasi internal yang dilakukan oleh public relations Kompas Gramedia adalah seperti mengadakan turnamen olahraga Oetama Cup yang khusus diadakan untuk karyawan-karyawan di Kompas Gramedia. Turnamen ini diadakan untuk menjalin silahturahmi antara perusahaan dengan karyawan, selain itu turnamen ini juga bertujuan memupuk kerja sama antara karyawan sebagai sebuah tim. Selain itu turnamen ini juga sebagai media hiburan untuk para karyawan yang sudah penat dengan pekerjaannya, mereka dapat memilih ingin turnamen yang mereka sukai dan juga menjadi wakil dari unitnya masing-masing.
Selain itu, komunikasi internal yang dilakukan juga melalui majalah internal Info Kita. Isi yang terdapat dalam Info Kita yaitu kegiatan-kegiatan dan informasi tentang apa yang dilakukan oleh Kompas Gramedia dan unit-unit Kompas Gramedia diseluruh Indonesia. Sehingga karyawan yang berada di daerah pun dapat mengetahui informasi-informasi dan kegiatan yang dilakukan di kantor Kompas Gramedia pusat di Jakarta. Media Internal ini lebih mudah diakses dan bisa diakses diamana saja, itu karna bentuknya sebagai media cetak. Media ini juga bisa diakses oleh publik eksternal karna bentuknya cetak, sehingga bisa dibawa kemana-mana dan bisa diakses tanpa harus menjadi karyawan Kompas Gramedia walaupun masih terbatas di lingkungan kantor atau dapat diakses jika kita mempunyai keluarga atau teman yang bekerja di Kompas Gramedia.
Selain acara yang dibuat untuk karyawan di Jakarta, Kompas Gramedia setiap tahunnya juga membuat acara-acara untuk pimpinan setiap unit yang berada di daerah. Acara-acara tersebut termasuk dalam Forum Komunikasi Daerah (FKD), tujuan dari FKD adalah membangun dan membina komunikasi yang baik dengan karyawan didaerah sehingga menimbulkan efek bagi citra perusahaan serta image branding KG. Contohnya seperti acara Kompas Gramedia Bali Festival 2014 yang diadakan oleh public relations divisi FKD. Divisi ini membuat acara seperti ini dengan tujuan agar bisa menjaga hubungan dengan karyawan yang berada di Bali dan juga dengan para konsumen yang berada disana.
Seluruh bentuk aktifitas yang dilakukan oleh public relations adalah dalam upaya memperkenalkan Kompas Gramedia lebih luas kepada publik dan menambah tingkat awareness konsumen. Meski begitu masih banyak publik yang
belum mengenal Kompas Gramedia lebih luas lagi dan hanya menganggap jika Kompas Gramedia hanyalah sebuah perusahaan media. Awalnya Kompas Gramedia tidak terlalu memperdulikan persepsi publik tentang anggapan jika Kompas Gramedia hanyalah sebuah perusahaan media, karna Kompas Gramedia sendiri tidak pernah membayangkan jika akan menjadi perusahaan multimedia atau multinasional seperti sekarang. Sekarang perlahan-lahan Kompas Gramedia khususnya public relations melakukan strategi-strategi untuk memperkenalkan kepada publik seperti apa sebenarnya Kompas Gramedia dengan melakukan promosi pada media-media yang dimiliki, membuat even dan memasang iklan di tv komersial dijalan-jalan.
Kompas Gramedia juga melakukan strategi untuk memperkenalkan perusahaan dengan membuat kegiatan yang berjudul Inspirasi KG. Sesuai dengan judulnya kegiatan ini bertujuan untuk menginspirasi orang, tapi pada kegiatan ini yang menjadi sasaran khalayaknya adalah murid SD karna diumur yang masih belia masih banyak cita-cita yang ingin dicapai maka dari itu karyawan-karyawan Kompas Gramedia yang ikut berpartisipasi dalam kegiatan ini menceritakan tentang profesi mereka kepada para murid SD sehingga membuat mereka tertarik dengan profesi tersebut dan membuat profesi tersebut menjadi salah satu dari cita-cita mereka.
Selain itu Kompas Gramedia juga melakukan strategi untuk memperkenalkan perusahaan kepada para peserta yang melakukan kunjungan di Kompas Gramedia. Pengenalan melalui media kunjungan ini cukup efektif karna membuat para peserta lebih cepat mengenal Kompas Gramedia. Selain melakukan
promosi pada saat kunjungan berlangsung, Kompas Gramedia juga tidak lupa tetap memberikan pengalaman dan ilmu kepada para peserta kunjungan.
Para peserta kunjungan cukup terbantu dengan adanya program kunjungan ini, karna mereka bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Itu semua karna public relations berusaha sebisa mungkin untuk membantu peserta kunjungan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Selain itu peserta kunjungan juga bisa menentukan topik yang mereka mau, seperti topik ekonomi atau fotografi. Itu semua tidak mempersulit public relations melainkan mempermudah public relations mempersiapkan kunjungan tersebut, dari tempat yang akan dikunjungi hingga narasumber yang akan menjadi pembicara nantinya. Itu bertujuan agar nantinya para pengunjung bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tidak hanya sekedar melakukan kunjungan ke Kompas Gramedia.
Seperti yang diungkapkan oleh Ulayya salah satu peserta kunjungan, dia bersama dengan organisasinya melakukan kunjungan ke Kompas Gramedia karna menurut mereka Kompas Gramedia sebagai salah satu perusahaan yang besar sehingga membuat mereka ingin tahu bagaimana cara kerja, tempat kerja para karyawan dan praktek kerja langsung dilapangan. Ulayya dan teman-temannya berasal dari organisasi majalah kampus di Universitas Gajah Mada. Oleh karna itu mereka ingin mendapatkan ilmu tentang bagaimana caranya memproduksi sebuah majalah yang baik, mengelola blog yang baik serta bagaimana caranya agar majalah mereka bisa berkembang. Dengan adanya topik yang diminta oleh Ulayya dan teman-temannya, public relations bisa memilih tempat kunjungan yang tepat
dan sesuai dengan topik yang mereka berikan yaitu berkunjung ke Jakarta Pos yang adalah salah satu unit usaha milik Kompas Gramedia. Mereka bisa melihat bagaimana sebuah perusahaan surat kabar bekerja sehingga mereka bisa belajar bagaimana membuat majalah yang baik dan benar.
Selain berkunjung ke Jakarta Pos, public relations juga mencarikan narasumber yang bisa menjawab dan memberikan mereka ilmu tentang cara mengembangkan blog yang mereka miliki dan narasumber tersebut berasal dari Kompas.com. Ini bertujuan agar setelah kunjungan berakhir para peserta bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Seperti yang dikatakan oleh maulidya, dia mengaku senang dengan adanya program kunjungan ini karna dia bisa belajar secara langsung bagaimana didunia kerja yang sebenarnya. Dan dia pun mengatakan jika ia senang dengan program kunjungan ini karna dia bisa mendapatkan pengetahuan baru tentang dunia media.
Selain senang dengan kunjungan yang mereka lakukan di Kompas Gramedia, Ulayya dan Maulidya juga menambahkan alangkah baiknya jika Kompas Gramedia juga turut menambahkan office tour saat kegiatan kunjungan berlangsung karna mereka juga ingin melihat secara langsung bagaimana para karyawan bekerja, alat-alat apa saja yang digunakan, dan juga seperti apa ruangan bekerja para karyawan. Dari pernyataan tersebut public relations mengkonfirmasi bahwa sebenarnya office tour juga diadakan namun saat Ulayya, Maulidya dan teman-temannya datang, unit-unit sedang sibuk sehingga tidak bisa mengadakan
office tour di hari tersebut. Public relations Kompas Gramedia pun menambahkan
ruangannya yang sangat terbatas sehingga jika ada kunjungan yang pesertanya lebih dari 30 orang biasanya office tour akan dibagi menjadi dua sesi.
Sehingga dari program kunjungan ini, public relations Kompas Gramedia dapat mencapai tujuannya yaitu mempromosikan Kompas Gramedia, memberi pengalaman dan memberi ilmu baru kepada para pengunjung. Mereka banyak menggunakan media untuk memperkenalkan Kompas Gramedia lebih luas lagi kepada publik, seperti dengan menggunakan video, presentasi, foto yang biasanya digunakan untuk didalam ruangan. Selain itu Kompas Gramedia juga melakukan strategi-strategi untuk mengenalkan perusahaan kepada publik dengan cara melalui media-media yang dimiliki dan juga tv komersial berbentuk LED tv yang biasa ada dijalan-jalan.