35 4.1 Gambaran Umum Obyek Penelitian
Kompas Gramedia yang merupakan salah satu perusahaan multimedia di Indonesia, perkembangan Kompas Gramedia hingga saat ini bukanlah dengan waktu yang singkat terdapat beberapa peristiwa dalam lingkungan Kompas Gramedia hingga saat ini. Kompas Gramedia adalah sebuah perusahaan media multinasional yang mencakup beberapa bidang usaha seperti, media cetak meliputi 80 majalah dan 24 koran, media digital, 3 educational institutions, lebih dari 100 toko buku, 44 hotel, tissue, 8 percetakan, radio komersil, dan 4 bentara budaya., mempunyai pengalaman di bidang media sejak tahun 1963.
Awalnya Petrus Kanisius (PK) Ojong dan Jakob Oetama (JO), bersama J. Adisubrata dan Irawati SH. melahirkan majalah pertama yang diterbitkan pada tanggal 17 Agustus 1963, langkah ini merupakan langkah awal lahirnya dari Kompas Gramedia, mereka menamakannya Majalah Intisari, Majalah ini bertujuan memberikan bacaan untuk membuka pikiran dan pengetahuan bagi masyarakat Indonesia pada saat itu, Majalah Intisari terbit dengan tampilan hitam putih, tanpa sampul dengan tebal 128 halaman, walaupun Majalah Intisari ialah majalah pertama dari Kompas Gramedia, namun Majalah Intisari mendapatkan sambutan yang baik, hal itu terbukti dari jumlah oplah yang mencapai 11.000 eksemplar.
Pada tanggal 28 Juni 1965, Kompas Gramedia menerbitkan Surat Kabar KOMPAS, awal lahirnya Surat Kabar KOMPAS dimaksudkan Kompas Gramedia untuk melawan berita-berita yang tidak obyektif karena terlalu banyak dipengaruhi oleh komunis sehingga mereka menilai bahwa masyarakat tidak mendapatkan berita yang sebenarnya, format pertama Surat Kabar KOMPAS ialah terbit seminggu sekali dan terbit delapan halaman, lalu berkembang lagi menjadi empat kali dalam seminggu, dan dalam waktu dua tahun, KOMPAS menjadi harian berskala nasional dengan oplah mencapai lebih dari 30.000 eksemplar.
Melihat perkembangan yang sangat baik tersebut, Kompas Gramedia melakukan diversifikasi usaha, tidak lagi hanya meproduksi media cetak, Kompas Gramedia mendirikan Toko Buku Gramedia pada tanggal 2 Februari 1970 untuk memperkuat penyebaran produk sebagai salah satu strategi pemasaran dari Kompas Gramedia, Toko Buku Gramedia juga menjual produk-produk buku, majalah, dan tabloid dari luar negeri, hal ini dikarenakan masih sangat sulitnya masyarakat untuk memperoleh informasi dari dalam dan luar negeri, sebagai langkah awal, dibukalah toko pertama dari Toko Buku Gramedia, di Jalan Gajah Mada, Jakarta Pusat. Lalu pada tahun 1971 Kompas Gramedia mendirikan Percetakan Gramedia di Jalan Palmerah Selatan, percetakan Gramedia diresmikan pada 25 November 1972 oleh Gubernur DKI Jakarta pada saat itu, Ali Sadikin. Pada tahun 1972 didirikanlah Radio Sonora, sebagai diverifikasi di bidang media elektronik, hal ini untuk mendukung penyampaian informasi dan juga hiburan dengan media radio, Radio Sonora terus beroperasi hingga saat ini dan tetap eksis
menyiarkan berita-berita serta terus menghibur pemirsanya. Kompas Gramedia memiliki keinginan agar masyarakat Indonesia dibiasakan membaca sejak kecil, berkaitan dengan banyaknya permintaan pembaca yang menyukai rubrik ini, maka pada 14 April 1973 diterbitkanlah majalah Bobo, majalah Bobo adalah bentuk kepekaan Kompas Gramedia dalam memenuhi kebutuhan masyarakat akan hiburan dan informasi dalam media cetak, tentu saja sebelum terbit majalah Bobo sudah mendapatkan lisensi dari penerbit asalnya yaitu di Belanda, majalah Bobo menjadi majalah khusus anak-anak pertama yang ada di Indonesia dan mendapatkan sambutan yang positif dari masyarakat.
Selanjutnya pada tahun 1974 didirikanlah unit bisnis PT. Gramedia Pustaka Utama (GPU) sebagai penerbit buku umum. Unit ini yang menerbitkan buku-buku seperti buku anak- anak, novel, buku resep makanan, buku nonfiksi dan lainnya. Buku pertama yang diterbitkan adalah novel Karmila karya Marga T, novel ini berasal dari lanjutan salah satu rubrik di harian Kompas yang cukup diminati oleh pembaca harian Kompas.
Pada tahun 1978 Kompas telah dilarang oleh Orde Baru pemerintah, tapi pada tahun 1980, Kompas dikembalikan berdiri dan ditangani oleh Oetama. Pada tahun 1981, Kompas Gramedia kembali melahirkan hal baru, yaitu Grahawita Santika. Pada tahun 1987 muncul Sriwijaya Post, yang merupakan cikal bakal surat kabar lokal. Pada tahun 1988, lahir Kerindo Graha Utama, Kontan pada tahun 1996, Kompas.com pada tahun 1998, Warta Kota pada tahun 1999, dan pada tahun 2005 melahirkan Kompas Gramedia Multimedia Nusantara University dan pada tahun 2009 juga lahir Kompas TV.
4.1.1 Visi dan Misi
"Menjadi Perusahaan yang terbesar, terbaik, terpadu dan tersebar di Asia Tenggara melalui usaha berbasis pengetahuan yang menciptakan masyarakat tedidik, tercerahkan, menghargai kebhinekaan dan adil sejahtera."
4.1.2 KG Values
Untuk mewujudkan Visi dan Misi Kompas Gramedia, dibutuhkan manusia KG yang memahami dan menghayati nilai-nilai luhur sebagaimana telah diwariskan oleh para pendiri, yakni:
Ø CARING
Simbol: Dua buah tangan saling terulur, saling membantu
Ø CREDIBLE
Simbol: Satu pasang tangan bersatu dengan sikap menyembah, padmasana.
Ø COMPETENT
Ø COMPETITIVE
Simbol: Sebelah tangan kanan mengepal, siap bertanding.
Ø CUSTOMER DELIGHT
Simbol: Dua buah tangan bersalaman erat, win-win, sama sama senang.
Secara keseluruhan, KG Values terdiri dari dua komponen, yang bisa digambarkan dengan sebuah pohon kehidupan:
• Character:
Watak baik, yang peduli dan dapat dipercaya/diandalkan; adalah bagian pohon sebelah bawah (akar, pondasi yang menentukan berdirinya sebuah pohon).
• Competency:
Profesionalisme, kompetitif dan menyenangkan pelanggan; adalah bagian pohon sebelah atas (batang, daun dan bunga/buah, hasil baik yang tampak dipermukaan, disebabkan oleh keberadaan karakter yang positif).
4.1.3 Brand Kompas Gramedia
Kompas Gramedia Makna Logo :
a. Logogram pada corporate identity Kompas Gramedia mempergunakan simbol lingkaran yang melambangkan bola dunia dengan huruf KG sebagai inisial dari ‘Kompas Gramedia’.
b. Desain initial KG yang menyelimuti lingkaran tersebut merepresentasikan jalur informasi yang mencapai berbagai belahan dunia melalui berbagai media (multimedia).
c. Initial KG sendiri didesain secara khusus untuk memberikan unsur dinamisme dari perusahaan, dan menggambarkan pergerakan arus informasi yang cepat. Makna Huruf :
a. Font pada logo Kompas Gramedia menggunakan ‘PoynterOSdisplay – semibold’ yang juga memiliki karakter yang dinamis, namun tetap ‘strong/solid’, dan mampu menampilkan unsur profesionalisme yang modern. b. Huruf awal pada kata “Kompas” dan “Gramedia” yang sedikit diperbesar juga
didesain untuk membantu mempersiapkan pengenalan identitas korporat ke depannya sebagai “KG”
Makna Warna a. Biru tua
Terpercaya, profesional, dan kuat.
a. Biru muda
Kehidupan, humanisme, yang memperkuat positioning Kompas Gramedia sendiri (‘Enlightening People’).
4.1.4 Public Relations Kompas Gramedia
Public Relations Kompas Gramedia berada didalam divisi Corporate Communications, dimana divisi tersebut tergabung sebagai Functional Unit yang
terdiri dari Corporate Finance, Corporate Human Resource, Corporate
Comptroller, Corporate IT & IS, Corporate Facility Management, Corporate Circulations, Corporate Advertising.
Tugas dari Public Relation Kompas Gramedia yaitu :1
1. Internal Communications
a. Mengelola dan mengembangkan segala hal yang berkaitan dengan komunikasi internal perusahaan: korporat kepada unit, unit kepada korporat, antar unit, perusahaan kepada karyawan, karyawan kepada perusahaan, maupun antar karyawan, melalui kegiatan-kegiatan yang dilakukan baik secara paguyuban/forum maupun individual.
1
b. Mengelola logo KG dan penggunaannya, yaitu memastikan penggunaanya sesuai dengan aturan baku logo KG dan juga memonitoring materi-materi publikasi/promosi berkaitan dengan penggunaan logo KG.
c. Mengelola berbagai kegiatan yang berhubungan dengan komunitas/forum karyawan, yaitu adalah memastikan pemenuhan organisasi kepengurusan komunitas/forum, membuat konsep & mengelola rencana kegiatan tahunan komunitas/forum, melakukan monitoring dan fasilitator realisasi kegiatan komunitas/forum agar sesuai rencana, mengelola aset perusahaan yang digunakan komunitas/forum, dan mendokumentasikan berbagai kegiatan komunitas/forum.
d. Melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait yaitu seperti tanggap darurat (demo, bencana alam, dll) dan juga menginformasikan seputar aktivitas unit-unit KG.
2. External Communications
Corporate Relations
a. Menjalin hubungan baik dengan perusahaan-perusahaan yang menjadi rekanan Kompas Gramedia, baik yang terkait dengan bisnis maupun redaksi.
b. Membina hubungan baik dengan pihak eksternal (Corporate, Komunitas, dll) demi meningkatkan citra positif / good image brand Kompas Gramedia yaitu dengan cara melakukan kerjasama dalam bentuk
kegiatan/event dan promosi/ ‘kampanye’ perusahaan untuk membangun dan mengembangkan citra positif perusahaan.
c. Membantu Business Unit dalam berbagai hal seperti permintaan bantuan, penyelesaian masalah, dansebagainya yang terkait fungsi
public relations.
d. Memberikan kontribusi usulan untuk promotion tools seperti gimmic,
Company profile Kompas Gramedia untuk menunjang kegiatan promosi
perusahaan.
Community Relation
a. Melaksanakan program-program tanggung jawab sosial perusahaan (CSR) yang dirancang untuk kepentingan korporat secara menyeluruh. b. Mengembangkan program-program bersama dengan Direktorat lain
dan menggerakan karyawan untuk terlibat dalam kegiatan CSR. c. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan community develompent yang
menitik beratkan pemberdayaan masyarakat lingkungan perusahaan. d. Melakukan koordinasi kegiatan sosial yang dilakukan perusahaan
bersama masyarakat maupun perusahaan lain.
e. Memberikan rekomendasi atas pemberian bantuan sosial kepada masyarakat.
Media Relations
a. Mengelola hubungan baik dengan media internal dan eksternal, yaitu memastikan media internal dan eksternal ikut terlibat dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh Kompas Gramedia.
b. Mengelola event internal dan eksternal Kompas Gramedia seperti, melakukan press conference dengan media internal dan eksternal untuk mengenalkan kegiatan yang akan diselenggarakan, membuat
Press Release, mendata media-media yang akan terlibat/meliput
kegiatan, mengkonfirmasi media-media yang telah mendaftar untuk memastikan kehadiran mereka saat acara berlangsung dan menerbitkan
press coverage.
c. Sebagai admin untuk Social Media milik Corporate yang bertugas mengumpulkan seluruh account jejaring sosial corporate dalam satu naungan seperti facebook dan twitter.
d. Membantu editing tulisan untuk majalah Info Kita.
e. Sebagai admin pelaksana milis pimpinan redaksi Kompas Gramedia.
PIC Forum Komunikasi Daerah
a. Membangun dan membina komunikasi yang baik dengan karyawan KG di daerah, melalui pengurus FKD setempat.
b. Melakukan koordinasi dan supervisi kepada pengurus FKD terhadap seluruh kegiatan Forum Komunikasi Daerah setempat yang menimbulkan efek bagi citra perusahaan serta image branding KG
yaitu dengan terlibat dalam pembuatan tema event sesuai dengan strategi yang telah dirancang oleh Corporate Communication.
c. Membantu kegiatan CSR & Comdev.
4.1.5 Struktur Organisasi Kompas Gramedia
Struktur Organisasi di Kompas Gramedia dikelompokan menjadi 3 yaitu,
Functional Unit, Group of Business Unit dan Businnes Unit. Pada Group of Business Unit dan Businnes Unit terdapat unit-unit dan brand-brand yang dimiliki
oleh Kompas Gramedia yang mana setiap unit memiliki tanggung jawab masing-masing untuk mengembangkan brand mereka, seperti radio Sonora dan harian KOMPAS. Sedangkan pada bagian Functional Unit, mereka hanya membantu atau memayungi setiap kegiatan yang diadakan oleh Group of Business Unit dan
Businnes Unit .
Tabel 4.1
Struktur organisasi Kompas Gramedia
4.2 Hasil Penelitian
Pada bagian ini peneliti akan mendeskripsikan dan menganalisis penelitian yang sudah dilakukan kepada beberapa sumber, sumber tersebut terdiri dari sumber utama dan sumber pendukung. Hasil penelitian ini merupakan proses pengolahan data dan informasi berdasarkan data primer dan sekunder. Adapun data primer yang peneliti peroleh salah satunya dengan cara wawancara yang sudah dilakukan kepada beberapa informan.
Para informan yang peneliti pilih adalah orang-orang yang memenuhi kriteria untuk menjadi informan pada penelitian ini, sehingga data yang didapatkan sesuai dengan rumusan masalah yang menjadi pembahasan sekaligus fokus dalam penelitian ini yaitu mengenai strategi komunikasi public relations dalam memperkenalkan Kompas Gramedia melalui kunjungan perusahaan.
Para informan tersebut antara lain ada 5 orang, yaitu:
1. Rio Rusminanto selaku Manager Public Relations Eksternal Kompas Gramedia. Alasannya, karena beliau adalah orang yang membuat dan menyetujui bisa atau tidaknya strategi dijalankan oleh bawahannya.
2. Destiana Gayatri selaku Public Relations Officer Kompas Gramedia. Alasannya, karena beliau adalah orang yang menjalankan tugas-tugas
Public Relations yang berhubungan dengan public eksternalnya.
3. Santy Juwita selaku Public Relations Officer Kompas Gramedia. Alasannya, karena beliau adalah orang yang menjalankan tugas-tugas
4. Ulayya Gempur Tirani selaku peserta kunjungan. Alasannya, karena beliau adalah sumber informasi yang membantu peneliti untuk mengetahui
tersampaikan atau tidaknya strategi yang sudah di lakukan oleh Public
Relations di Kompas Gramedia.
5. Maulidya Putri I.S selaku peserta kunjungan. Alasannya, karena beliau adalah sumber informasi yang membantu peneliti untuk mengetahui tersampaikan atau tidaknya strategi yang sudah di lakukan oleh Public
Relations di Kompas Gramedia.
Oleh karena itu sesuai dengan judul penelitian yang peneliti angkat yaitu : strategi komunikasi public relations dalam memperkenalkan Kompas Gramedia melalui kunjungan perusahaan. Hasil penelitian akan membahas strategi-strategi apa saja yang dimiliki oleh pihak public relations Kompas Gramedia untuk memperkenalkan perusahaan.
Adapun untuk menjelaskan hasil dari penelitian ini, maka peneliti akan menguraikannya dibawah ini sebagai berikut:
4.2.1 Fungsi dan tugas Public Relations Kompas Gramedia
Komunikasi dalam organisasi sangat diperlukan agar terjalin hubungan yang baik antara perusahaan dengan para karyawannya, selain itu komunikasi dengan publik ekternal juga harus dijaga agar terjalin hubungan yang baik dengan public eksternal sehingga bisa meningkatkan awareness dimata public itu sendiri. Seperti yang dikatakan Bapak Rio Rusminanto yang merupakan manager public
“Fungsi dari Public Relations yaitu kita menjaga brand, mengkomunikasikan brand, terus kita meningkatkan awareness brand kita dimata public. Menjaga hubungan juga, hubungan ke relasi, ke kolega-kolega bisnis”
Dalam divisi public relations Kompas Gramedia terdapat beberapa tugas yang harus dilakukan public relations khususnya public relations eksternal, contohnya seperti yang diungkapkan oleh ibu Destiana yang tugas dan tanggung jawabnya adalah media relations, social media dan protokoler :
“Ok kalau PR Eksternal itu kita ada 3, ada media relations itu berhubungan baik. Kita memonitoring berita-berita tentang Kompas Gramedia di luar gitu dan menjaga hubungan baik dengan media internal maupun eksternal. Jadi kalau misalnya nanti ada acara kita gampang untuk minta bantuan dan lain-lain, pokoknya media relations menjaga hubungan baik sama teman-teman media. Terus ada social media, kita pegang social media yang corporate punya yaitu facebook sama twitternya. Website juga kita yang pegang dan kita juga protokoler. Protokoler itu jadi misalnya ada acara diluar yang menyangkut mungkin CEO ikut acara-acara besar kita yang mendampingi sebagai protokoler, BOD (Board Of Director) di acara-acara besar”
Facebook dan Twitter Kompas Gramedia
Pemberian gelar untuk CEO Kompas Gramedia
Sumber : Kompas TV
Selain media relations, social media dan protokoler, public relations juga memiliki kegiatan lainnya seperti corporate relations, community relation, media
relations dan PIC forum komunikasi daerah dan juga membantu dalam penulisan
di majalah internal “Info Kita”
Majalah Internal Info Kita
4.2.2 Informasi yang dikomunikasikan kepada publik tentang perusahaan Dalam melakukan komunikasi, public relations menyampainkan pesan dan informasi kepada publiknya agar perusahaan bisa dikenal lebih luas dimata public sehingga publik bisa lebih tahu tentang Kompas Gramedia, walaupun sebenarnya publik tidak harus tahu tentang perusahaan lebih luas lagi. Tapi setidaknya public relations mengkomunikasikannya kepada publiknya tapi tidak dalam porsi yang besar, seperti yang dikatakan oleh bapak Rio :
“Itu sebenernya gak harus, karna dibanyak perusahaan multinasional atau multibisnis gitu barang kali kita gak tahu kalau ada perusahaan-perusahaan lain diluar brand yang besar dan itu sebenernya gak harus publik tahu. Tapi lama-kelamaan kami mencoba memperkenalkan juga tapi tidak jadi porsi yang besar, porsi besarnya hanya masih tetap menjaga awareness kita saja. Misalnya begini, contoh kecil semua orang tahu Astra. Astra orang tahunya Toyota, Daihatsu, BMW dan lain sebagainya. Tapi apa orang tahu dibawah Astra itu ternyata ada UD Traktor, nah kan gak tahu karna itu perusahaan kecil dibawah. Jadi kami belajar dari situ, terus terang divisi Public Relations ini belum terlalu lama. Saya masuk sudah ada lalu baru mulai dipecah Internal Eksternal itu di 2013 jadi kami juga masih belajar dari perusahaan-perusahaan yang sudah establish kita liat polanya seperti apa dan ternyata memang gak harus semuanya tahu sampai yang kecil-kecil paling gak kita harus maintain komunikasinya mereka, kalau mereka butuh bantuan kita tetep bantu mereka untuk berkomunikasi.”
4.2.3 Analisa Khalayak
Dalam melakukan komunikasi diperlukan analisa khalayak agar pesan dan informasi yang disampaikan bisa diterima dengan baik oleh publiknya. Begitu pula yang dilakukan oleh public relations Kompas Gramedia, walaupun mereka masih belajar karna departemen tersebut baru mulai dipecah Internal Eksternal itu di tahun 2013.
“Begini, seperti saya sampaikan sebelumnya bahwa departemennya sendiri baru, baru 2013 jadi kami masih mencoba membaca situasinya, masalahnya seperti apa, harus bagaimana, dan memang tahun ini kami akan ada survey jadi best on survey dan baru kita akan melakukan tindakan-tindakan”
Selain menyampaikan informasi kepada publik secara luas, public
relations juga menyampaikan informasi kepada peserta kunjungan yang
berkunjung ke Kompas Gramedia. seperti yang disampaikan oleh Ibu Santy selaku
external public relations officer :
“Kalau kunjungan lebih banyak mahasiswa terus SMK gitu. Mungkin lebih banyaknya kita menyasar mahasiswa dulu yaa mahasiswa sama SMK maksudnya agar mereka intinya lebih tertarik untuk bekerja disini setidaknya. Untuk corporatenya sih pasti kayak untuk menaikan citra positif aja sih dari Kompas Gramedia. Kalau untuk sasarannya gak ada spesifiknya.”
Ada pula pendapat yang diungkapkan Ibu desti selaku external public
relations officer mengenai sasaran khalayak adalah:
“Siapa yang mau berkunjung ke KG kita buka pintu. Tapi kita juga punya divisi namanya corporate relations, nah itu yang berhubungan dan menjalin hubungan sama corporate-corporate lainnya.”
Program Kunjungan
Jadi, dalam program kunjungan ini tidak ada spesifik khusus untuk khalayaknya. Siapapun yang berkunjung ke Kompas Gramedia akan diterima dengan baik.
4.2.4 Tujuan Komunikasi
Dalam menyampaikan informasi pasti terdapat tujuan-tujuan tertentu seperti yang di lakukan public relations dalam memperkenalkan Kompas Gramedia ke pada publik.
“Yang jelas kami ingin masyarakat tahu bahwa Kompas Gramedia itu punya anak yang lumayan banyak, jadi paling gak pada saat publik tahu kita punya anak banyak itu memudahkan kami juga berkomunikasi, memudahkan unit-unit kami juga berkomunikasi.”(Wawancara Bapak Rio
Rusminanto)
Begitupun pada program kunjungan perusahaan di Kompas Gramedia,
public relations juga memiliki tujuan pada program ini. Selain agar publik lebih
mengenal Kompas Gramedia, dan menjalin tali silahturahmi tapi mereka juga ingin mengenalkan bagaimana dunia kerja yang sebenarnya kepada para peserta kunjungan karna sebagian besar peserta kunjungan adalah siswa SMK dah mahasiswa.
“Sebenernya sih kunjungan itu awalnya dari mereka sendiri untuk lebih tahu bagaimana sih pengalaman di dunia kerja itu dan buat kita kunjungan itu sebagai sarana untuk memperkenalkan juga, maksudnya seperti kita memberitahu produk-produknya Kompas Gramedia terus Company Profile kita seperti apa terus unit-unit usah yang ada di Kompas Gramedia apa, kerjaan kita apa yaah seperti itu si kalau kunjungannya kita memberi tahu sih pastinya gitu.”
Produk-produk dan unit-unit usaha Kompas Gramedia
Sumber : Divisi PR KG 2014
Pendapat yang tidak jauh berbeda disampaikan oleh external public
relations officer lainnya:
“Kita juga berharap kalau misalnya mereka udah tahu, siapa tahu mereka berminat juga bergabung sama kita Kompas Gramedia yah kebanyakan kan mahasiswa. Tapi kan gak mahasiswa aja ada dari kantor, Corporate juga banyak yang dateng. Intinya gini deh istilahnya kita mendekatkan diri sama customer sama corporate lain juga menjalin silahturahmi.”
4.2.5 Strategi Public Relations Dalam Memperkenalkan Kompas Gramedia Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, public relations mempunyai strategi-strategi agar pesan yang dikomunikasikan dapat tersampaikan dengan baik kepada publiknya. Seperti yang dikatakan oleh Bapak Rio, strategi yang dimiliki oleh public relations untuk memperkenalkan Kompas Gramedia lebih luas lagi kepada publik yaitu dengan menggunakan media-media yang dimiliki:
“Ada beberapa cara dan strategi yang kami lakukan, kami main tetep di ATL (Above The Line) dan BTL (Below The Line). Above the line itu kami promo lewat media-media yang kami miliki terutama, lalu below the line kami coba buat even-even, kami main di billboard. Bukan billboard LED tv, sebenernya tv komersial yang ada dijalan-jalan kebetulan punya kami juga jadi ada beberapa ada yang lewat transito jadi kami mulai lewat situ strateginya.”
Selain strategi untuk memperkenalkan Kompas Gramedia secara umum kepada publik, public relations juga membuat strategi-strategi untuk menyampaikan informasi kepada para peserta kunjungan. Strategi-strategi tersebut seperti menggunakan mediavideo dan juga berusaha menyanggupi apa yang diperlukan oleh para peserta kunjungan. Selain strategi untuk memperkenalkan Kompas Gramedia, public relations juga membuat strategi untuk memberikan ilmu kepada para peserta kunjungan :
“Yang pastinya si kita pake beberapa media terus istilahnya mereka datang yah kita harus menyambutnya dengan baik, pokoknya semua apapun yang mereka butuhkan kalo bisa kita penuhi. Medianya kita mulai gerakin dari video, jadi lebih banyak memperlihatkan video interksi segala macem si kayak gitu.”
Ada pula penjelasan yang diungkapkan oleh Ibu Desti tentang strategi yang digunakan :
“Dan kita kalau bisa menyanggupi permintaan mereka, jadi kalau misalnya mereka mau bahas tetang fotografi yah nanti kita hubungi wartawan fotografi yang nanti akan jadi pembicaranya. Selain mereka berkunjung kenalan dengan Kompas Gramedia, mereka juga harus dapet ilmu dari sini gak cuma berkunjung aja terus promosiin KG ke mereka. Kita pasti strateginya member ilmu juga, seperti mottonya yaitu Enlightening People.”
4.2.6 Perencanaan Kegiatan
Dibutuhkan perencanaan kegiatan agar kegiatan yang nanti akan dijalankan berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan. Sebuah kegiatan tidak bisa begitu saja diadakan harus melakukan perencanaan terlebih dahulu seperti yang dikatakan oleh Ibu Desti bahwa sebuah kegiatan harus dipersiapkan sedemikian rupa karna suatu kegiatan tidak bisa dilakukan tanpa ada persiapan dan perencanaan :
“Ia perencanaan, karna gak bisa mendadak mereka tiba-tiba hari ini mau berkunjung hari ini datang gak akan kita terima, memang harus ada perencanaanya karna kami harus mempersiapkan ruangan, pembicara, makanan itu kan bukan hal yang bisa hari itu juga dapat karna ruangan juga terbatas.”
Begitu pula dengan yang disampaikan narasumber lain yaitu Bapak Rio yang tugas dan tanggung jawabnya adalah membuat sebuah perencanaan program dan kegiatan berskala besar yang ditunjukan untuk publik eksternal perusahaan:
“Ya, kami juga coba lewat CSR dan Comdev, kami melakukan beberapa kegiatan CSR yang tentunya diharapkan bisa membantu masyarakat yang membutuhkan dan di tahun ini kami merencanakan kegiatan-kegiatan CSR yang lebih masiv, terstruktur dan sistematis begitu kata orang-orang.”
CSR KG Mendongeng
CSR Kompas Gramedia
Sumber: Dokumentasi PR Kompas Gramedia
4.2.7 Program Dan Kegiatan Yang Dilakukan
Terdapat program dan kegiatan yang dilakukan oleh public relations untuk memperkenalkan Kompas Gramedia kepada public lebih luas lagi, sehingga publik lebih mengenal tentang Kompas Gramedia, seperti yang dikatakan oleh Bapak Rio :
“Kami juga punya program untuk visit ke beberapa perusahaan relasi dan sebagainya. Itu salah satu upaya kami mendekatkan diri pada public dalam artian kepada konsumen, kepada klien nah kita coba datengin kunjungan untuk lebih kenal lebih deket karna orang bilang tak kenal maka tak sayang jadi itu yang coba kita lakukan. Memang kunjungan-kunjungan itu maksudnya untuk kita mempererat tali silahturahmi antara perusahaan. Program kunjungan ini juga belum berlangsung lama, baru berlangsung 1 kali dan tahun ini akan di giatkan lagi. Target kami tahun ini bisa 2-3 kali, 2-3 perusahaan yang kita kunjungi. Ada juga kunjungan yang datang mengunjungi kami dan itu sudah lama. Kami lebih mudah menerima orang berkunjung dibanding kami mengatur kunjungan kami keluar karna melibatkan beberapa pimpinan jadi waktunya juga agak sulit.”
Ada pula penjelasan yang diungkapkan oleh Ibu Desti sebagai external
public relations officer :
“Sebenarnya kalau Kompas Gramedia dari CorCom sendiri banyak. Kita misalnya bikin FKD yang didaerah itu setiap tahun pasti bikin acara-acara besar even besar gitu. Terus kita juga kalau misalnya ada hari-hari besar kita pasang iklan dll. Tapi kita gak sendiri sebenarnya, kita juga punya Corporate Advertising. Corporate Advertising itulah yang membantu promo
KG (Kompas Gramedia) juga, jadi dia bikin acara-acara besar pake nama-nama KG dia ngajak unit-unit tapi dia bawa nama-nama KG juga. Tapi selain itu KG juga misalnya ada Liga Kompas Gramedia itu Liga U14 nya punya Kompas tapi pake nama kita, jadi banyak juga acara-acara yang kita tunggangi misalnya kayak acara “Hai Day” atau apapun acara-acara besar unit apapun biasanya kita tunggangi lewat itu jadi kita pasang logo dll. Jadi kita biasanya sarananya acara-acara unit iya acara-acara sendiri juga iya.”
Liga Kompas Gramedia U14
FKD yang diadakan di Bali
Sumber : Website Kompas Gramedia
4.2.8 Penggunaan Media
Media sangat berguna untuk menjalankan strategi komunikasi, selain itu media juga diperuntukan untuk membuat tercapainya tujuan komunikasi. Karenanya suatu kegiatan atau program harus memiliki media yang menjamin berjalannya strategi komunikasi, seperti media-media yang dimiliki oleh perusahaan itu sendiri:
“Yang jelas semua media kami, kami gunakan. Semua yang kita punya kita gunakan. Mulai dari harian kompas, tribun, kompas.com, radio. Itu kami pergunakan untuk memperkenalkan Kompas Gramedia termasuk tv. Kalau tv, sekarang memang materinya sedang kami buat. Kami lagi coba bikin TVC-nya untuk Kompas Gramedia nah itu yang akan kami coba share ke temen-temen tv, dot.com line.” (Wawancara dengan Bapak Rio)
Berbeda dengan media yang digunakan public relations untuk memperkenalkan Kompas Gramedia kepada para peserta kunjungan, mereka lebih menggunakan media-media presentasi yaitu media-media yang bisa digunakan didalam ruangan karna sebagian besar kunjungan dilakukan didalam ruangan :
“Media video, slide, foto, banyak si. Yah yang memungkinkan aja biasanya buat presentasi dan tergantung mereka butuhnya apa, mereka mau belajar apa? kalau fotografi yah pasti banyakan foto, kalau penerbitan mereka tahu cara prosesnya tapi kebanyakan video sih.”
(Wawancara dengan Ibu Santy Juwita)
4.2.9 Monitoring
Suatu program atau kegiatan sebaiknya harus disertai monitoring agar kita dapat mengetahui apakah strategi yang telah dilaksanakan sudah mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Monitoring juga bertujuan agar segala peyimpangan-penyimpangan atau masalah-masalah yang terjadi di lapangan dapat diketahui sesegera mungkin :
“Tidak. Hhhm.. belum sih mungkin kedepannya mau melakukan survey kecil-kecilan. Tapi si untuk saat ini belum, mungkin lebih ke verbalnya aja seperti gimana kunjungannya? Baik? Bagus? mungkin monitoring kalau misalnya kita bawa temen-temen HR (Human Resource) mungkin mereka bisa memonitoring berapa besar lamaran kerja yang masuk ke KG. Tapi untuk PR-nya si belum.”
Jadi tidak perduli seperti apapun monitoring yang dilakukan terinci atau tidaknya sebuah monitoring, monitoring harus dilakukan agar kita dapat lebih cepat mengetahui masalah-masalah atau kendala-kendala apa yang muncul di lapangan.
4.2.10 Evaluasi Program
Evaluasi sangat dibutuhkan untuk mengukur sejauhmana keberhasilan program dalam mencapai tujuan. Selain itu evaluasi juga sebagai alat ukur sudah tepat sasaran kah program yang dilakukan sehingga kedepannya program yang diadakan akan lebih baik lagi, seperti yang dikatakan oleh Bapak Rio :
“Ada. Jadi begini, pada saat kami melakukan sesuatu kegiatan misalnya selalu ada evaluasi apa yang sudah dilakukan, sudah tepat sasaran kah, supaya kedepan pada kegiatan berikutnya kami berharap bisa lebih baik.”
Begitu pula dengan yang dilakukan oleh Ibu Desti dalam program kunjungan perusahaan, beliau juga melakukan evaluasi dari mulai hal-hal kecil :
“Ia. Kita selalu menganalisa. Sebenernya kunjungan ini juga baru benar-benar dipegang sama PR ini baru 1 tahun. Jadi kami terus melakukan evaluasi dan analisa, dari mulai hal kecil seperti sound, mic, ruangan, makanan, goddiebag-goddiebag yang biasa kita kasih itu selalu dievaluasi jadi maunya tuh makin membaik, tapi kita belajarnya learning by doing aja. Jadi kalau ada kesalahan kita perbaiki ada kesalahan kita perbaiki.”
Seperti apapun program dan kegiatannya, harus disertai dengan evaluasi. Karena tujuan dari evaluasi sendiri agar kita mengetahui apakah tujuan dari program atau kegiatan yang dibuat sudah tercapai, sehingga kedepannya jika membuat sebuah program atau kegiatan bisa berjalan lebih baik lagi dari sebelumnya.
4.2.11 Kendala Dalam Memperkenalkan Kompas Gramedia
Dalam melakukan aktifitas, terlebih aktifitas didalam suatu perusahaan seringkali menemukan hambatan dan kendala-kendala yang jika tidak ditangani
akan menghambat keberhasilan strategi itu sendiri. Saat memperkenalkan Kompas Gramedia ke pada publiknya lebih luas lagi, public relations juga pernah mengalaminya seperti yang dikatakan oleh Bapak Rio selaku Manager External
Public Relations:
“Bukan kendala ya. Tapi memang begini ya, Kompas Gramedia ini kan memang dikenal sebagai perusahaan media yang orang tahu. Dan sekarang ternyata kami mengembangkan sayap sudah diversifikasi produk sebenarnya, sudah ada tisu, sudah ada hotel, sudah ada macem-macem lah. Nah, itu sebenernya dibilang kendala bukan tapi sebagai tantangan buat kami untuk mengkomunikasikan itu semua. Jadi yang menjadi tantangan adalah bagaimana orang bisa mengerti bahwa Kompas Gramedia itu bukan sekedar media, itu yang sedang kami coba.”
4.3 Pembahasan
Kompas Gramedia adalah salah satu perusahaan multimedia di Indonesia. Masih banyak publik yang hanya mengetahui jika Kompas Gramedia adalah perusahaan multimedia, sebagian besar publik hanya tahu jika Kompas Gramedia hanyalah sebuah perusahaan media. Untuk memperkenalkan Kompas Gramedia lebih luas lagi, maka harus ada strategi-strategi komunikasi yang dilakukan agar public bisa mengenal Kompas Gramedia lebih luas lagi.
Public Relations merupakan suatu divisi yang memiliki fungsi dalam
mengembangakan Kompas Gramedia khususnya dalam segi brand dan juga menjaga awareness dengan relasi dan kolega-kolega serta dengan konsumen. Dalam mencapai tujuannya Kompas Gramedia memiliki strategi-strategi yang dirancang sesuai dengan visi, misi dan value perusahaan. Hal ini bertujuan agar terciptanya hubungan yang harmonis antara perusahaan dan publik eksternalnya.
Dengan adanya divisi ini, akan membantu publik mendapatkan informasi tentang perusahaan dan berhubungan dengan perusahaan.
Strategi yang dilakukan oleh Kompas Gramedia juga melalui beberapa tahap, yaitu seperti menganalisa khalayak. Dalam menyusun strategi, tujuan juga sangat diperlukan karna jika tidak memiliki tujuan maka strategi tersebut akan sia-sia. Kegunaannya memiliki tujuan adalah agar kita dapat memilih strategi seperti apa yang tepat untuk tujuan tersebut sehingga strategi yang dibuat bisa tepat sasaran. Setelah itu dalam tahapan strategi kita juga harus melakukan perencanaan kegiatan karna pada dasarnya jika ingin membuat suatu kegiatan maka kita harus merencenakannya terlebih dahulu agar kegiatan yang nanti akan dijalankan berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.
Sebuah kegiatan tidak bisa begitu saja diadakan harus melakukan perencanaan terlebih dahulu. Setelah itu dalam menjalankan strateginya harus ada media yang digunakan karna media sangat berguna untuk menjalankan strategi komunikasi, selain itu media juga diperuntukan untuk membuat tercapainya tujuan komunikasi. Strategi harus disertai dengan monitoring agar masalah-masalah atau kendala yang timbul saat dilapangan bisa langsung diatasi dan tidak mengganggu berlangsungnya strategi tersebut.
Monitoring juga berguna untuk mengukur apakah strategi yang dijalankan sudah mencapai tujuan dan tepat sasaran. Lalu dalam melaksanakan strategi, kita juga harus melakukan evaluasi yang bertujuan untuk menilai sejauh mana keberhasilan strategi dalam mencapai tujuannya. Jika evaluasi tidak dilakukan maka kedepannya kita tidak akan tahu berhasil atau tidaknya strategi yang
digunakan dan jika ternyata tidak berhasil maka kedepannya strategi yang digunakan tidak akan menghasilkan apa-apa melainkan hanya menghasilkan masalah-masalah baru. Oleh karna itu harus dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas program-program atau strategi-strategi yang dilakukan dimulai dari awal sampai kepada efek yang ditimbulkan.
Dalam hal ini tahapan yang dilakukan Kompas Gramedia sudah mampu mencapai tujuan dari strategi yang dibuat. Walaupun mereka hanya menggunakan enam tahapan dari sepuluh tahapan yang ada. Enam tahapan tersebut adalah analisa khalayak, membuat tujuan, strategi komunikasi, penggunaan media, dan evaluasi. Sampai saat ini mereka belum melakukan analisa masalah, analisa situasi, uji coba terhadap media yang diguanakan dan juga monitoring terhadap kegiatan atau program yang mereka kerjakan. Padahal analisa masalah bisa membantu mereka untuk mengetahui masalah apa saja yang timbul di kegiatan sebelumnya. Selain itu monitoring juga seharusnya dilakukan oleh public
relations, karna dari monitoring tersebut kita dapat dengan cepat mengetahui
apakah ada masalah atau kendala dalam strategi yang dilakukan sehingga tidak akan menjadi penghambat pada strategi tersebut.
External communication yang dimiliki Kompas Gramedia terbagi atas 4
bagian yaitu Corporate Relations, Community Relation, Media Relations dan PIC Forum Komunikasi Daerah. Corporate relations yang bertugas menjadi jembatan komunikasi utama antara perusahaan dengan pihak eksternal Kompas Gramedia. Segala bentuk yang berhubungan dengan perusahaan lain diurus oleh Corporate
dalam mencapai tujuan utama korporat dengan membina, menjalin dan menciptakan hubungan yang baik antara korporat dengan lingkungan di sekitarnya (stakeholder) dalam rangka meningkatkan dan membangun citra positif perusahaan. Media Relations yaitu bertugas menjalin relasi dengan berbagai media, baik internal Kompas Gramedia maupun media eksternal. PIC Forum Komunikasi Daerah yaitu bertugas menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan utama korporat dengan membina, menjalin dan menciptakan hubungan yang baik antara korporat dengan stakeholder (masyarakat, pemerintahan dan karyawan KG) di daerah dalam rangka meningkatkan dan membangun citra positif perusahaan melalui Forum Komunikasi Daerah.
Selain itu public relations Kompas Gramedia juga bertugas menjadi protokoler, yaitu bertugas mendampingi CEO jika ada acara di luar perusahaan. Seperti saat pemberian gelar kehormatan untuk Founder Kompas Gramedia yaitu Bapak Jakob Oetama berupa Gelar Doktor Kehormatan yang diberikan oleh Universitas Sebelas Maret yang seharusnya dihadiri langsung oleh Bapak Jakob Oetama, namun karna kesehatannya yang menurun akhirnya CEO Kompas Gramedia yang datang untuk menggantikannya berpidato diacara tersebut.
Ada Community Relation yang dilakukan Kompas Gramedia berupa program-program CSR seperti pemberian bantuan biaya pendidikan kepada siswa-siswi yang kurang mampu. Program CSR ini bertujuan turut membantu mencerdaskan masyarakat, selain meberikan biaya pendidikan Kompas Gramedia juga memberikan product knowledge seperti buku-buku terbitan group printing milik Kompas Gramedia kepada penerima bantuan beasiswa tersebut. Program
CSR ini juga bertujuan untuk menjalin silahturahmi dengan masyarakat dan juga dengan para pejabat tempat diadakannya CSR, karna tanpa bantuan mereka perusahaan tidak bisa melakukan program CSR tersebut. Selain CSR pemberian dana bantuan, CSR lain yang dilakukan adalah seperti Kompas Gramedia (KG) Mendongeng, CSR ini bertujuan mencoba membangun karakter anak bangsa melalui tuturan cerita. Selain itu salah satu aplikasi program Corporate Social
Responsibility (CSR) KG ini mengusung spirit sosial edukatif untuk membangun
karakter anak-anak agar menjadi lebih cerdas, kreatif dan senantiasa berpegang pada nilai-nilai sosial.
Selain berupa kegiatan, CSR yang dilakukan Kompas Gramedia juga ada yang berupa tempat serbaguna yang bisa digunakan oleh masyarakat sekitar gedung Kompas Gramedia yaitu berupa Rumah Kreasi Kompas. Rumah Kreasi ini selain digunakan untuk acara-acara yang diadakan oleh Kompas Gramedia, juga bisa digunakan oleh komunitas yang ada disekitar gedung Kompas Gramedia seperti organisasi PKK. Biasanya jika mereka ingin menggunakan Rumah Kreasi Kompas untuk pertemuan organisasi mereka, mereka akan datang terlebih dahulu ke Corporate Communications untuk menyampaikan maksudnya yang kemudian akan diproses dan dipersiapkan segala keperluannya oleh public relations Kompas Gramedia.
Kompas Gramedia juga memiliki media sosial yang digunakan untuk memberi informasi pada publik yaitu facebook dan twitter. Twitter dan facebook yang dimiliki Kompas Gramedia dikelola oleh public relations, media ini berfungsi untuk menjalin hubungan dan silahturahmi dengan publik eksternalnya.
Selain itu, digunakan sebagai sarana untuk berkomunikasi, iklan, menginformasikan kegiatan-kegiatan perusahaan dan juga mengadakan kuis yang selalu diadakan saat ada even-even besar, seperti saat ulang tahun CEO. Dengan adanya pengelolaan twitter dan facebook membuat public relations bisa merespon dengan cepat apabila ada feedback yang diberikan oleh masyarakat, baik berupa pertanyaan, kritikan maupun masukan.
Website Kompas Gramedia juga dikelola oleh public relations, pengelolaan website ini sangat diperlukan untuk memberi informasi yang lebih lengkap tentang Kompas Gramedia dan tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Kompas Gramedia. Sehingga jika publik membutuhkan informasi tentang Kompas Gramedia mereka bisa mencarinya di website. Selain informasi yang berkaitan tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan, di website ini publik juga bisa mencari lowongan-lowongan kerja di Kompas Gramedia yang tersedia pada kolom career. Dengan adanya kemudahan mengakses website ini dapat meningkatkan brand awareness terhadap perusahaan itu sendiri.
Komunikasi internal yang dilakukan oleh public relations Kompas Gramedia adalah seperti mengadakan turnamen olahraga Oetama Cup yang khusus diadakan untuk karyawan-karyawan di Kompas Gramedia. Turnamen ini diadakan untuk menjalin silahturahmi antara perusahaan dengan karyawan, selain itu turnamen ini juga bertujuan memupuk kerja sama antara karyawan sebagai sebuah tim. Selain itu turnamen ini juga sebagai media hiburan untuk para karyawan yang sudah penat dengan pekerjaannya, mereka dapat memilih ingin turnamen yang mereka sukai dan juga menjadi wakil dari unitnya masing-masing.
Selain itu, komunikasi internal yang dilakukan juga melalui majalah internal Info Kita. Isi yang terdapat dalam Info Kita yaitu kegiatan-kegiatan dan informasi tentang apa yang dilakukan oleh Kompas Gramedia dan unit-unit Kompas Gramedia diseluruh Indonesia. Sehingga karyawan yang berada di daerah pun dapat mengetahui informasi-informasi dan kegiatan yang dilakukan di kantor Kompas Gramedia pusat di Jakarta. Media Internal ini lebih mudah diakses dan bisa diakses diamana saja, itu karna bentuknya sebagai media cetak. Media ini juga bisa diakses oleh publik eksternal karna bentuknya cetak, sehingga bisa dibawa kemana-mana dan bisa diakses tanpa harus menjadi karyawan Kompas Gramedia walaupun masih terbatas di lingkungan kantor atau dapat diakses jika kita mempunyai keluarga atau teman yang bekerja di Kompas Gramedia.
Selain acara yang dibuat untuk karyawan di Jakarta, Kompas Gramedia setiap tahunnya juga membuat acara-acara untuk pimpinan setiap unit yang berada di daerah. Acara-acara tersebut termasuk dalam Forum Komunikasi Daerah (FKD), tujuan dari FKD adalah membangun dan membina komunikasi yang baik dengan karyawan didaerah sehingga menimbulkan efek bagi citra perusahaan serta image branding KG. Contohnya seperti acara Kompas Gramedia Bali Festival 2014 yang diadakan oleh public relations divisi FKD. Divisi ini membuat acara seperti ini dengan tujuan agar bisa menjaga hubungan dengan karyawan yang berada di Bali dan juga dengan para konsumen yang berada disana.
Seluruh bentuk aktifitas yang dilakukan oleh public relations adalah dalam upaya memperkenalkan Kompas Gramedia lebih luas kepada publik dan menambah tingkat awareness konsumen. Meski begitu masih banyak publik yang
belum mengenal Kompas Gramedia lebih luas lagi dan hanya menganggap jika Kompas Gramedia hanyalah sebuah perusahaan media. Awalnya Kompas Gramedia tidak terlalu memperdulikan persepsi publik tentang anggapan jika Kompas Gramedia hanyalah sebuah perusahaan media, karna Kompas Gramedia sendiri tidak pernah membayangkan jika akan menjadi perusahaan multimedia atau multinasional seperti sekarang. Sekarang perlahan-lahan Kompas Gramedia khususnya public relations melakukan strategi-strategi untuk memperkenalkan kepada publik seperti apa sebenarnya Kompas Gramedia dengan melakukan promosi pada media-media yang dimiliki, membuat even dan memasang iklan di tv komersial dijalan-jalan.
Kompas Gramedia juga melakukan strategi untuk memperkenalkan perusahaan dengan membuat kegiatan yang berjudul Inspirasi KG. Sesuai dengan judulnya kegiatan ini bertujuan untuk menginspirasi orang, tapi pada kegiatan ini yang menjadi sasaran khalayaknya adalah murid SD karna diumur yang masih belia masih banyak cita-cita yang ingin dicapai maka dari itu karyawan-karyawan Kompas Gramedia yang ikut berpartisipasi dalam kegiatan ini menceritakan tentang profesi mereka kepada para murid SD sehingga membuat mereka tertarik dengan profesi tersebut dan membuat profesi tersebut menjadi salah satu dari cita-cita mereka.
Selain itu Kompas Gramedia juga melakukan strategi untuk memperkenalkan perusahaan kepada para peserta yang melakukan kunjungan di Kompas Gramedia. Pengenalan melalui media kunjungan ini cukup efektif karna membuat para peserta lebih cepat mengenal Kompas Gramedia. Selain melakukan
promosi pada saat kunjungan berlangsung, Kompas Gramedia juga tidak lupa tetap memberikan pengalaman dan ilmu kepada para peserta kunjungan.
Para peserta kunjungan cukup terbantu dengan adanya program kunjungan ini, karna mereka bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Itu semua karna public relations berusaha sebisa mungkin untuk membantu peserta kunjungan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Selain itu peserta kunjungan juga bisa menentukan topik yang mereka mau, seperti topik ekonomi atau fotografi. Itu semua tidak mempersulit public relations melainkan mempermudah public relations mempersiapkan kunjungan tersebut, dari tempat yang akan dikunjungi hingga narasumber yang akan menjadi pembicara nantinya. Itu bertujuan agar nantinya para pengunjung bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tidak hanya sekedar melakukan kunjungan ke Kompas Gramedia.
Seperti yang diungkapkan oleh Ulayya salah satu peserta kunjungan, dia bersama dengan organisasinya melakukan kunjungan ke Kompas Gramedia karna menurut mereka Kompas Gramedia sebagai salah satu perusahaan yang besar sehingga membuat mereka ingin tahu bagaimana cara kerja, tempat kerja para karyawan dan praktek kerja langsung dilapangan. Ulayya dan teman-temannya berasal dari organisasi majalah kampus di Universitas Gajah Mada. Oleh karna itu mereka ingin mendapatkan ilmu tentang bagaimana caranya memproduksi sebuah majalah yang baik, mengelola blog yang baik serta bagaimana caranya agar majalah mereka bisa berkembang. Dengan adanya topik yang diminta oleh Ulayya dan teman-temannya, public relations bisa memilih tempat kunjungan yang tepat
dan sesuai dengan topik yang mereka berikan yaitu berkunjung ke Jakarta Pos yang adalah salah satu unit usaha milik Kompas Gramedia. Mereka bisa melihat bagaimana sebuah perusahaan surat kabar bekerja sehingga mereka bisa belajar bagaimana membuat majalah yang baik dan benar.
Selain berkunjung ke Jakarta Pos, public relations juga mencarikan narasumber yang bisa menjawab dan memberikan mereka ilmu tentang cara mengembangkan blog yang mereka miliki dan narasumber tersebut berasal dari Kompas.com. Ini bertujuan agar setelah kunjungan berakhir para peserta bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Seperti yang dikatakan oleh maulidya, dia mengaku senang dengan adanya program kunjungan ini karna dia bisa belajar secara langsung bagaimana didunia kerja yang sebenarnya. Dan dia pun mengatakan jika ia senang dengan program kunjungan ini karna dia bisa mendapatkan pengetahuan baru tentang dunia media.
Selain senang dengan kunjungan yang mereka lakukan di Kompas Gramedia, Ulayya dan Maulidya juga menambahkan alangkah baiknya jika Kompas Gramedia juga turut menambahkan office tour saat kegiatan kunjungan berlangsung karna mereka juga ingin melihat secara langsung bagaimana para karyawan bekerja, alat-alat apa saja yang digunakan, dan juga seperti apa ruangan bekerja para karyawan. Dari pernyataan tersebut public relations mengkonfirmasi bahwa sebenarnya office tour juga diadakan namun saat Ulayya, Maulidya dan teman-temannya datang, unit-unit sedang sibuk sehingga tidak bisa mengadakan
office tour di hari tersebut. Public relations Kompas Gramedia pun menambahkan
ruangannya yang sangat terbatas sehingga jika ada kunjungan yang pesertanya lebih dari 30 orang biasanya office tour akan dibagi menjadi dua sesi.
Sehingga dari program kunjungan ini, public relations Kompas Gramedia dapat mencapai tujuannya yaitu mempromosikan Kompas Gramedia, memberi pengalaman dan memberi ilmu baru kepada para pengunjung. Mereka banyak menggunakan media untuk memperkenalkan Kompas Gramedia lebih luas lagi kepada publik, seperti dengan menggunakan video, presentasi, foto yang biasanya digunakan untuk didalam ruangan. Selain itu Kompas Gramedia juga melakukan strategi-strategi untuk mengenalkan perusahaan kepada publik dengan cara melalui media-media yang dimiliki dan juga tv komersial berbentuk LED tv yang biasa ada dijalan-jalan.
