BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
D. Hasil Penelitian dan Penjelasan
3. Kendala
3. Kendala Pengelolaan Arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”
Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menemukan hambatan dalam hal pengelolaan arsip inaktifnya, pada saat observasi peneliti melihat kendala-kendala yang ada seperti kurangnya sumber daya manusia yang khusus menangani pengelolaan arsip inaktif, serta terlihat jelas sekali bahwa arsip masih dianggap hal yang tidak penting oleh sebagian besar orang.
Berikut kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” :
1. Kurangnya SDM yang mengelola arsip di PPPTMGB “LEMIGAS”
Ariparis yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS” hanya ada 5 orang, dari 5 orang arsiparis hanya 2 arsiparis tingkat terampil, sisanya adalah tingkat ahli, sementara yang dibutuhkan untuk menangani arsip yang cukup banyak yang dihasilkan oleh PPPTMGB “LEMIGAS” adalah arsiparis tingkat terampil, hal ini menjadi salah satu kendala dalam pengelolaan arsip terkait kurangnya tenaga dari arsiparis.
Di unit kearsipan 3 orang arsiparis yang menangani arsip inaktif juga terkadang diminta oleh unit kerja untuk menangani arsip aktif di unit kerja. Arsiparis yang minim tentunya sangat menghambat kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif maupun inaktif. Hal ini dapat dilihat dari wawancara oleh informan, yaitu :
“sebenarnya tugas kami menangani arsip inaktif, Cuma karena tenaganya kurang jadi saya juga menangani arsip aktif, karena diminta sama bagian keuangan, jadi ya fleksibel aja... memang kerjaannya begitu, ya kita kerjain aja...”(Bapak Warlam)
Dari hasil observasi peneliti juga melihat bahwa kurangnya wawasan serta keterampilan menyebabkan kurangya kinerja para staf
administrasi untuk membantu pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan. Dilihat dari pernyataan salah satu informan :
“…Disini kita kekurangan staf, karena nggak sesuai sama arsip yang ada… disamping kekurangan pegawai, dari segi kualitas juga sangat kurang. Mereka yang ada disini bukan yang memang latar belakang pendidikannya kearsipan. Jadi kurangnya pengetahuan terhadap pengelolaan arsip sangat mempengaruhi kinerja dan produktivitas dalam hal mengelola arsipnya…” (Ibu Juariah)
2. Kurangnya perhatian dari pimpinan terhadap pengembangan sistem
kearsipan
Dalam menetapkan kebijakan pimpinan mengutus pegawai-pegawai tertentu, pegawai-pegawai yang mengikuti diklat biasanya hanya PNS (Pegawai Negeri Sipil), sementara untuk tenaga honorer tidak diperbolehkan mengikuti diklat. Hal ini menjadi salah satu faktor yang mengakibatkan kurangnya keterampilan dan pengetahuan para staf pelaksana dalam proses pengelolaan arsip.
“Kalau menurut saya, banyak tenaga pelaksana yang belum mengikuti diklat/seminar karena pegawai honorer, yang biasa mengikuti seminar itu PNS, sementara PNS sendiri pengetahuannya masih minim tentang kearsipan. Alasannya kalau tenaga honorer diikut sertakan dalam diklat, nanti mereka yang pintar...” (Bapak Wiji)
Selain diklat, kurangnya perhatian pimpinan mengenai anggaran dan perkembangan teknologi juga dirasakan oleh para staf pelaksana, yang
tentunya dapat menghambat produktivitas dalam pengelolaan arsip. Dari hasil observasi peneliti juga melihat kurangnya pengawasan serta evaluasi secara berkala yang dilakukan oleh pimpinan.
“Kalo disini kendala banyak, kadang yang ngerti juga gak mau kerja, nuntut honor, selain itu juga kurangnya perhatian pimpinan seperti masalah anggaran, teknologi juga masih kurang. Bayangkan saja lemigas sebesar ini hanya memiliki 5 arsiparis, tentunya sangat kewalahan...” (BapakWarlam)
Hal tersebut bisa menghambat proses penanganan arsip inaktif secara keseluruhan karena pada intinya arsip inaktif adalah arsip yang penggunaannya telah menurun dan tetap disimpan sampai tiba masanya disusutkan. Jika kurangnya tenaga pelaksana untuk melakukan pemindahan arsip sampai proses pemusnahan serta tidak dilakukan secara berkala maka akan mengakibatkan penumpukkan arsip seiring dengan volume arsip yang terus bertambah.
Pada saat wawancara, informan menyatakan kurangnya sosialisasi dari pimpinan dalam pengelolaan arsip. Hal itu juga menjadi dampak kurangnya pengetahuan para staf pelaksana.
“kayaknya gak ada sih ya, kita langsung praktek atau pengarahan langsung dilapangan. Jadi spontan aja pengarahannya..”(Bapak Wiji)
Kurangnya perhatian pimpinan berdampak pada pengelolaan arsip, sehingga menimbulkan masalah-masalah yang diakibatkan dari
minimnya pengetahuan dan wawasan staf pelaksana. Hal ini dapat dilihat pada saat pemindahan arsip inaktif tidak disertakan Berita Acara pemindahan arsip, sementara hal itu termasuk salah satu dokumen yang harus ada dalam proses pemindahan arsip. Selain itu, daftar arsip yang dibuat oleh unit kerja terkadang tidak sesuai dengan fisik arsip yang diterima oleh unit kearsipan.
“Daftar arsip memang dibuat, tapi kadang mereka bikinnya suka asal-asalan. Dan berita acara pemindahannya juga gak pernah dibuat...jadi kalau ada pemindahan arsip, kita kerja bakti lagi disini.” (Ibu Juariah)
Kurangnya pengetahuan membuat masalah saat penataan arsip, pada label tidak dicantumkan nomor klasifikasi, serta kekeliruan pada pengisian kolom masalah. Kode klasifikasi adalah suatu identitas penuangan dari satu urusan/permasalahan unit organisasi, hal ini bertujuan untuk mempermudah identifikasi surat dalam rangka
keseragaman dan tertib administrasi.53 Unit kearsiapan PPPTMGB
“LEMIGAS” menggunakan klasifikasi arsip berdasarkan masalah yang terkandung dalam kegiatan dan unsur-unsur fungsi dari Kementerian Energi dam Sumber Daya Mineral, terdiri dari:
53
Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral, Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan (Jakarta, 2006) h.12
Kode 0 Manajemen
Kode 1 Minyak dan Gas Bumi
Kode 2 Listrik dan Pemanfaatan Energi Kode 3 Mineral, Batubara dan Panas Bumi Kode 4 Geologi
Kode 5 Penelitian dan Pengembangan Kode 6 Pendidikan dan Pelatihan Kode 7 Kepegawaian
Kode 8 Keuangan Kode 9 Perlengkapan
Dari pokok-pokok masalah diatas, diperkecil lagi menjadi sub masalah serta uraian masalah. Berikut contoh kode klasifikasi berdasarkan masalah :
Gambar diatas adalah salah satu contoh kode klasifikasi arsip dari Peraturan Menteri Energi Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral. Peraturan tersebut dapat dijadikan acuan oleh pihak unit kearsipan dalam sistem penataan arsipnya, selain itu perlu adanya sosialisasi secara berkala atau mengikutsertakan staf pelaksana dalam diklat tentang kearsipan.
3. Usulan pemusnahan arsip membutuhkan waktu yang lama
Pada saat observasi, peneliti melihat tumpukan arsip yang di usulkan musnah kepada pimpinan terkait, namun menurut keterangan salah satu informan, persetujuan usul musnah ke pimpinan membutuhkan waktu yang cukup lama, sekitar 2-3 bulan.
Gambar 4.5 : Arsip yang diusulkan musnah
Gambar tersebut merupakan arsip-arsip yang telah di usulkan musnah, namun belum mendapat persetujuan oleh pimpinan. Setelah
mendapat persetujuan, arsip-arsip ini akandibubur oleh pihak percetakan yang telah bekerjasama dengan unit kearsipan. Kegiatan pemusnahan diatur oleh Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 pasal 66 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara, yaitu :
1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip
musnah dan tidak dapat dikenali;
2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit
hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan
3. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip
yang dimusnahkan.