DAN GAS BUMI “LEMIGAS”
SKRIPSI
Diajukan pada Fakultas Adab dan Humaniora untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Disusun oleh :
Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
i
Nama : Gema Pertiwi Syafrianti Putri
Program Studi : Ilmu Perpustakaan
Judul : Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Pusat Penelitian
dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS”
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan
sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi untuk
menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen. Penelitian ini membahas
tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit kearsipan PPPTMGB“LEMIGAS”
bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan dari tahap
pemindahan sampai tahap penyusutan arsip. Penelitian ini menggunakan pendekatan
kualitatif, menggunakan teknik wawancara dan observasi. Hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menemukan kendala
dalam pengelolaan arsip inaktifnya, yaitu kurangnya perhatian pimpinan, kurangnya
sumber daya manusia, serta kurangnya pelatihan atau sosialisasi tentang pengelolaan
arsip. Penelitian ini dimaksudkan untuk peningkatan efektivitas dan efisiensi
pengelolaan arsip khususnya di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
ii
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah
memberikan kekuatan iman dan islam, taufiq, dan hidayahNya, sehingga penulis
dapat menyelesaikan skripsi ini. Syukur dengan mengucap Alhamdulillah, dan
dengan usaha maksimal dan tekad serta dorongan yang kuat dari orangtua tercinta
dan saudara-saudaraku, akhirnya penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan
baik, walaupun tentunya hambatan dan rintangan senantiasa menghampiri silih
berganti. Namun atas izin Allah SWT semua kesulitan dan hambatan dapat
diatasi.
Disadari sepenuhnya dengan kerendahan hati, bahwa penulisan skripsi ini
tidak terlepas dari berbagai unsur yang turut andil dengan rela berpartisipasi
dalam membantu proses penulisan skripsi ini dari awal hingga selesai. Maka
penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada
pihak-pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan skripsi ini, yaitu :
1. Bapak Dr. H. Abd. Wahid Hasyim, M.Ag selaku Dekan Fakultas Adab
dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Ibu Lilik Istiqoriyah, M.Hum sebagai pembimbing skripsi yang telah sabar
membimbing dan memberikan banyak masukan dan saran dalam
penulisan skripsi ini.
5. Seluruh Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya Dosen Jurusan
ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmunya kepada
iii
6. Ibu Juariah, S.Ap selaku Pembimbing penulis di PPPTMGB “LEMIGAS”
yang telah memberikan informasi untuk penulisan skripsi ini.
7. Kedua Orangtuaku, Ayah dan Mama tercinta terima kasih untuk setiap
untaian doa, kasih sayang, perhatian, semangat, dan motivasi yang begitu
besar sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.
8. Adik-adikku tersayang (Tiara, Tika) terima kasih atas segala doa,
dukungan, canda tawa yang selalu hadir menemani penulis disela
peyelesaian skripsi ini.
9. Teman-teman seperjuanganku, Nur Afidah, Irmawati Azis, Dian Afrianti,
dan Intan Mayasari yang sering berbagi cerita dan saling memberikan
semangatnya satu sama lain.
10. Sahabat terbaik, partnerku selama 4 tahun ini Khariryan Arga yang
senantiasa ada untuk memberikan dukungan, melantunkan doa,
meluangkan waktu serta menawarkan segala macam bantuan terkait
penyelesaian skripsi ini.
11. Teman-teman JIP Angkatan 2010, khususnya IPI C Agista, Ludfia,
Rochmah, Winda, Nurun, Rinda, Vidi, Syifa, Aufa, Riko, Zulfikar, Lutfan,
Luki, Firly, Kibar, Azom, Oni, Tipung, Ajo, Aboy. Thanks ya sudah
memberikan supportnya!
12. Teman-teman Gramedia GandariaCity, Ka Novellino, Ka Foury, Ka Amel,
Ka Indah, Alfian, Rianti, yang selalu memberikan semangat dan tidak
bosan untuk mengingatkan untuk penyelesaian skripsi ini kepada penulis.
13. Seluruh staf Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” atas segala bantuan
kepada penulis untuk melakukan wawancara yang berhubungan skripsi
ini.
14. Seluruh pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu telah
memberikan doa, dukungan dan menyemangati penulis dalam penulisan
iv
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini belum mencapai ukuran
sempurna. Untuk kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca sangat
penulis harapkan. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi perkembangan
Ilmu Perpustakaan khususnya dibagian kearsipan. Atas bantuan yang telah
diberikan, penulis mengucapkan terima kasih.
Jakarta, Agustus 2014
v LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR PERNYATAAN
ABSTRAK……….…... i
KATA PENGANTAR………... ii
DAFTAR ISI……….….. v
DAFTAR TABEL………... ix
DAFTAR GAMBAR……….... x
DAFTAR LAMPIRAN………... xi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………..… 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah…………...………...….. 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian…………....……….……….. 6
D. Metode Penelitian…………....……….………….. 8
E. Definisi Istilah... 12
F. Sistematika Penulisan………...………...……...… 13
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Pengertian Arsip……….………... 15
vi
2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif... 21
2.1 Pemindahan... 22
2.2 Penataan dan Penyimpanan... 24
2.3 Pelayanan... 25
2.4 Pemeliharaan... 27
2.5 Pemusnahan... 30
D. Sistem Penyimpanan Arsip... 36
1. Sentralisasi... 37
2. Desentralisasi... 40
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi... 42
E. Pusat Arsip……….……... 43
F. Organisasi Kearsipan………..………... 45
G. Penelitian Terdahulu... 47
BAB III GAMBARAN UMUM A. Profil Organisasi…………..……….………..… 49
B. Organisasi Kearsipan...……….………. 50
C. Profil Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”... 52
D. Visi dan Misi………..……….……… 53
[image:10.612.102.538.88.583.2]vii
G. Sumber Daya manusia PPPTMGB “LEMIGAS”…………..…. 58
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN A. Prosedur Penelitian... 59
B. Profil Informan... 60
C. Teknik Pengolahan Data... 61
D. Hasil Penelitian dan Penjelasan... 62
1. Pengelolaan Arsip Inaktif di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”... 62
1.1 Pemindahan... 63
1.2 Penataan dan Penyimpanan ... 63
1.3 Penyusutan dan Pemusnahan... 65
2. Sarana dan Prasarana... 66
2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan... 66
2.2 Akses dan Temu Kembali... 68
3. Kendala... 69
E. Analisis Hasil Penelitian... 76
viii
DAFTAR PUSTAKA………....………....………..……….... 90
LAMPIRAN
ix
x
Gambar 2.1 Life Cycle of Records... 18
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”... 54
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha... 54
Gambar 4.1 Sistem penomoran pada boks... 66
Gambar 4.2 Daftar arsip simpan... 68
Gambar 4.3 Lemari arsip listrik... 68
Gambar 4.4 Kode klasifikasi arsip berdasarkan masalah... 74
xi
1. Lampiran 1 Surat pengajuan dosen pembimbing skripsi
2. Lampiran 2 Surat tugas menjadi dosen pembimbing skripsi
3. Lampiran 3 Surat izin penelitian skripsi
4. Lampiran 4 Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
5. Lampiran 5 Contoh Daftar Arsip yang dipindahkan
6. Lampiran 6 Jadwal Retensi Arsip
7. Lampiran 7 Kode Klasifikasi Arsip Minyak dan Gas Bumi
1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi bagi setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Sumber informasi tersebut nantinya akan dibutuhkan untuk menunjang berbagai kegiatan organisasi seperti perencanaan, pengawasan, berkomunikasi serta reputasi organisasi. Organisasi membutuhkan akses informasi yang penting, seperti mendukung pengambilan keputusan, untuk tujuan operasional, sebagai bukti kebijakan dan aktivitas organisasi, serta untuk mengontrol volume informasi dan kemudahan operasional.1
Adalah mustahil suatu kantor dapat memberikan data dan informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.2 Maka kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting, informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.
1
Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Record Management : a guide to corporate record keeping (Australia: Longman Australia, 1998) h.8
Mengingat arti pentingnya, Pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan nasional. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh Negara. Penyelamatan informasi yang ada pada arsip salah satunya dengan melaksanakan dan menyelenggarakan tata kearsipan yang konsisten dan sistematis mulai dari penciptaan arsip sampai dengan tiba waktu pemusnahannya.
Undang-undang tersebut membedakan arsip menurut fungsinya yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara dan disimpan selama jangka waktu tertentu.3 Arsip dinamis berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis ini disebut record.4
3
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 4
Oleh karena itu, arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (manajemen) yang tepat dalam menciptakan efektivitas, efesiensi, dan produktivitas organisasi. Untuk itulah dibutuhkan suatu manajemen arsip yang baik. Salah satu arsip yang pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah arsip dinamis inaktif. Dikatakan penting karena arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang jarang digunakan, jarang digunakan disini berarti dalam keperluan aktivitas bisnis sehari-hari namun keberadaannya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan di masa mendatang atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang.5
Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS” selanjutnya disebut PPPTMGB “LEMIGAS” adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis yang berada di bawah Badan Penelitian Pengembangan Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai lembaga Pemerintah yang menyelenggarakan penelitian, pengembangan dan pelayanan jasa teknologi minyak dan gas bumi nasional serta untuk kepentingan industri. Tugasnya selain melaksanakan penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi, juga mengumpulkan, mengolah, menginterprestasikan, menyimpan dan memperoleh kembali data dan
5 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar memahami dan mengelola
informasi, menyusun peristilahan teknis di bidang Minyak dan Gas Bumi serta memberikan pelayanan jasa teknologi dan konsultasi.6
Sehubungan dengan tugas tersebut maka PPPTMGB “LEMIGAS” memegang peranan penting dalam rangka menjalankan proses pembangunan khususnya di bidang penelitian. Hal tersebut menyebabkan terciptanya arsip dalam jumlah besar seperti arsip rencana penelitian dan pengembangan, pelaksanaan penelitian dan pengembangan, penyajian informasi, layanan jasa litbang, pembinaan kelitbangan, serta pemantauan dan evaluasi. Sehingga mengakibatkan adanya penumpukan arsip di berbagai tempat, baik di unit kerja atau unit pengolah maupun di unit kearsipan. Melihat kondisi yang terjadi sekarang di PPPTMGB “LEMIGAS” banyak arsip inaktif yang masih tersimpan di masing-masing unit kerja atau unit pengolah, selain dari pada itu unit kerja atau unit pengolah memindahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan masih dalam keadaan kacau, tidak adanya daftar pertelaan arsip yang dipindahkan, serta kurangnya perhatian pimpinan terhadap pentingnya arsip. Akibatnya fungsi arsip sebagai informasi, pusat ingatan, bahan bukti dan lain-lain belum dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin dalam rangka menunjang kebijaksanaan manajemen dalam melaksanakan tugas dan fungsi PPPTMGB “LEMIGAS”.
Berdasarkan alasan di atas penulis tertarik melakukan penelitian untuk tugas akhir, maka peneliti mengambil judul ”PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI MINYAK DAN GAS BUMI “LEMIGAS””
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah
PPPTMGB “LEMIGAS” memiliki masalah dan kendala dalam pengolahan arsip inaktifnya, kondisi tersebut ditandai dengan penumpukkan arsip yang diterima pada proses pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan yang belum sesuai dengan prosedur pedoman tata persuratan arsip yang digunakan di unit kearsipan. Karena itu dalam penelitian ini, masalah yang akan diteliti adalah : Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”?
diperlukan, sehingga lebih terarah dan terfokus pada pembahasan yang semestinya.
2. Perumusan Masalah
Untuk mengetahui secara detail tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”, peneliti perlu mengetahui upaya-upaya apa saja yang telah dilakukan dan yang belum dilakukan oleh lembaga tersebut dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Sehingga rumusan masalah penelitian ini adalah :
a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”?
b. Sarana dan prasarana apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif?
c. Kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
a. Untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis inaktif yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS”, meliputi penyusutan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif.
b. Mengetahui sarana dan prasarana penyimpanan arsip dinamis inaktif di lembaga tersebut.
c. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif tersebut.
Manfaat yang diharapkan melalui penelitian ini adalah : 1. Bagi instansi
Sebagai bahan masukan kepada Unit Kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” untuk meningkatkan kualitas layanannya dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif.
2. Bagi keilmuan
Manfaat penelitian ini untuk keilmuan tentunya agar dapat menjadi salah satu acuan dalam mengembangkan ilmu khususnya di bidang pengelolaan arsip inaktif.
3. Bagi penulis
D. Metode Penelitian
Dalam metode penelitian ini penulis akan mengemukakan hal-hal yang meliputi: jenis dan pendekatan penelitian, sumber data, teknik pengumpulan data, teknis analisis data.
1. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif analisis yang bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai pengelolaan arsip inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”. Penelitian deskriptif ini bertujuan untuk menggambarkan secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan yang diselidiki.7 Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif menghasilkan dan mengolah data yang sifatnya deskriptif seperti transkripsi wawancara, observasi, dan pengamatan lapangan, gambar, foto, rekaman video dan lain sebagainya.8 Pendekatan ini peneliti pilih karena lebih mudah apabila digunakan untuk mengungkap kenyataan yang sifatnya ganda, menyajikan secara langsung antara peneliti dan informan.9
7
Mohammad Natsir, Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003), h. 54.
8
Fuad Hasan, Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Prilaku Manusia (Jakarta: Lembaga Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001), h. 22
9
2. Sumber Data
Sumber yang digunakan penulis untuk mendapatkan data atau informasi dalam penelitian ini adalah :
a. Riset Kepustakaan (Library Research)
Riset kepustakaan peneliti lakukan dengan mempelajari buku-buku, literatur-literatur, artikel-artikel, serta dokumen-dokumen yang terdapat di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, bermaksud untuk mendapatkan gambaran tentang topik ini. b. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian lapangan ini bertujuan untuk mendapatkan data-data secara langsung dari objek penelitian. Untuk mendapatkan data-data tersebut, penulis mengadakan observasi (pengamatan) di lapangan serta wawancara dengan Kepala Sub Urusan Persuratan dan Arsip serta staf fungsional arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
c. Sampel
Sampel dalam penelitian kualitatif bukan dinamakan responden, tetapi sebagai nara sumber, atau partisipan, informan, teman, dan guru dalam penelitian.10 Informan dalam penelitian ini yaitu Kepala Sub Urusan Persuratan dan Arsip, Staf Fungsional Umum, dan Staf Fungsional Arsiparis di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
3. Teknik Pengumpulan Data
Dalam pelaksanaan penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa teknik untuk mempermudah pengumpulan data yang diperlukan. Teknik-teknik ini digunakan secara akumulatif dan saling melengkapi. Adapun beberapa teknik-teknik pengumpulan data tersebut adalah :
a. Observasi, teknik ini dilakukan untuk melihat, mengamati langsung aktivitas pengelolaan arsip pada aspek manajerial, mengumpulkan fakta-fakta, pernyataan-pernyataan yang merupakan hasil dari kenyataan untuk dibahas dalam hasil penilitian. Objek dari observasi ini adalah Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
tidak jelas, agar dapat diperoleh jawaban yang lebih khusus dan lebih tepat.11
c. Dokumentasi, dilakukan untuk mencari data yang berupa catatan, brosur, arsip, notulasi rapat, agenda sebagainya.12 4. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakaan adalah melalui pendekatan deskriptif analisis,13 yaitu pendekatan dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya dengan cara menyusun data, menjelaskan data, dan menganalisa data. Setelah data diperoleh melalui wawancara dengan para informan, maka selanjutnya percakapan yang direkam dalam wawancara tersebut dicatat atau dibuatkan transkripnya, untuk kemudian dianalisa.
Analisa ini merupakan proses penyederhanaan data ke dalam bentuk bahasa yang mudah dibaca dan diinterprestasikan tanpa mengurangi nilai ataupun isinya. Secara spesifik proses analisa data yang dilakukan oleh peneliti dalam hal ini adalah berdasarkan tahapan berikut ini :
a. Pengumpulan data penelitian melalui proses studi literatur, observasi, dan wawancara.
11
Lexy J. Moleong. Metode Penilitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h. 190.
12
Suharsimi Arikunto. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik, cet. 8. (Jakarta: Rineka Cipta, 1992). h. 200.
b. Sebelum dianalisis secara matang, data hasil wawancara dibuatkan transkrip (salinan dalam bentuk tulisan)
c. Analisis data secara matang
d. Penyederhanaan data hasil analisis kedalam bentuk yang mudah dibaca dan di interprestasikan
e. Pembuatan laporan penelitian
E. Definisi Istilah
1. Arsip adalah simpanan surat-surat penting atau kumpulan warkat yang disimpan seara teratur.
2. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi.
3. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
4. Sistem Penyimpanan Arsip adalah pedoman atau ketentuan mengenai pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang disepakati oleh pihak-pihak pengambil keputusan didalam organisasi untuk diterapkan pada sistem kearsipan suatu organisasi 5. Sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit
kerja khusus yang lazim disebut unit kearsipan
7. Jadwal Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
F. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah pembahasaan skripsi ini secara sistematis maka penulis membagi menjadi kedalam lima(5) bab, sebagai berikut:
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis mengemukakan tentang: Latar Belakang, pembatasan masalah dan perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penilitian, serta sistematika penulisan.
BAB II. TINJAUAN LITERATUR
Bab ini membahas tentang pengertian sistem kearsipan, siklus hidup arsip, manajemen arsip, sistem penyimpanan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
BAB III. GAMBARAN TENTANG UNIT KEARSIPAN PADA PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
TEKNOLOGI MINYAK DAN GAS BUMI
Bab ini akan membahas tentang : sejarah singkat PPPTMGB “LEMIGAS”, profil organisasi kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS", visi dan misi, sumber daya manusia, tugas dan fungsi kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS”.
BAB IV. PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
Bab ini merupakan hasil penelitian yang berisi tentang pemindahan, penataan, penyimpanan arsip dinamis di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, sarana dan prasarana penyimpanan arsip, serta penyusutan arsip dinamis pada pusat arsip.
BAB V. PENUTUP
15
TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Arsip
Menurut Widjaja arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan
penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan
mudah dan cepat diketahui.12 Sedangkan menurut Barthos arsip (record) yang
dalam bahasa indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada
pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingat orang itu pula.13
Adapun pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran,
arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Di
Indonesia pengertian arsip diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat (2) yaitu: Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
12
A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. (Jakarta: Grafindo, 1993)h.8
13
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari pengertian mengenai arsip tersebut dapat dilihat bahwa suatu arsip
mempunyai sisi pembahasan yang kompleks, yaitu arsip yang dilihat dari
keberadaannya, sebagai suatu dokumen yang mempunyai nilai tertentu bagi
instansi penciptanya karena mengandung data dan informasi, dan arsip yang
ditinjau dalam pengelolaannya, mulai dari penciptaan sampai dengan
pemusnahan arsip yang harus ditangani dengan baik jika ingin menghasilkan
suatu efektifitas dan efesiensi di dalam temu balik arsip itu sendiri. Untuk
mendapatkan pengelolaan yang baik dibutuhkan sebuah prosedur pengamanan
arsip. Prosedur tersebut meliputi tahapan dalam siklus hidup arsip.
B. Siklus Hidup Arsip
Siklus hidup arsip dinamis terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap
penciptaan atau penerimaan dari luar organisasi (creation), tahap distribusi
(distribution), tahap penggunaan (use), tahap pemeliharaan (maintenance), dan
disposisi akhir (disposition).14 Berikut adalah gambar siklus hidup arsip.
14
Betty R. Ricks [et all], Information and Image Management : a record system approach
Gambar 2.1 : Life Cycle of Records15
Gambar diatas menjelaskan siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan
penciptaan arsip berupa penulisan surat, memo, petunjuk (instruksi), formulir,
laporan, dan sebagainya. Arsip tersebut kemudian didistribusikan kepada
seseorang atau organisasi tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan
tertentu seperti pelaksanaan operasional, dasar tindakan tertentu, pelaksanaan
fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi,
sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan
15
Judith Read-Smith [et all], Records Management (USA:South Western, 2002)
Maintenance Store/File Retrive Protect Use Decision Reference Inquires Legal Requirements Dispotition Transfer Retain OR Destroy Distribution Who gots the record?
Internal users External users Creation
(or receipt of record from outside he
tanggapan, sebagai referensi dan lain sebagainya. Kemudian arsip tersebut
dipelihara dan disimpan secara sistematis (simpan aktif). Setelah menurun
penggunaannya, arsip akan dipindahkan dan disimpan (simpan inaktif). Setelah
melewati masa simpan inaktif, arsip akan dimusnahkan atau disimpan
permanen.16
Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut, arsip yang tercipta setiap tahap
dapat dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu :17
1. Rekod Aktif
Yaitu rekod yang diciptakan dan digunakan secara terus menerus
untuk bisnis terkini dan dipelihara di tempat pembuatannya atau di
tempat penerimaannya. Rekod jenis ini disimpan dan diolah di unit
kerja masing-masing.
2. Rekod Semi-aktif
Yaitu rekod yang sudah jarang dibutuhkan untuk bisnis terkini.
Rekod jenis ini biasanya dirujuk beberapa bulan sekali atau setahun
sekali. Rekod ini dipindahkan dari unit kerja masing-masing ke
central file.
16
T.R Schellenberg, Modern Archives. (Universitas Washington, 1995)h.36
17
Derek Charman, The Corporate Archivist and Records Management. (London:Butterworth,
3. Rekod Inaktif
Yaitu rekod semi-aktif yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun tetapi harus tetap disimpan dan dipelihara untuk
memenuhi kebutuhan administratif, keuangan, hukum, sejarah, atau
pemerintahan. Rekod semi-aktif yang tidak lagi dibutuhkan
dipindahkan dari central file ke records center, inilah rekod inaktif.
Selanjutnya rekod ini disimpan hingga masa retensinya tiba dan
selanjutnya dinilai apakah dipindahkan ke Arsip Nasional atau
dimusnahkan.
C. Manajemen Arsip
Definisi Manajemen arsip menurut Read-Smith et all yaitu
“Pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau
penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan,
dan temu kembali, hingga disposisi akhir.”18 Manajemen arsip merupakan
salah satu fungsi dalam setiap kegiatan organisasi. Pada dasarnya manajemen
kearsipan melaksanakan fungsi-fungsi seluruh siklus hidup arsip, yang
mencangkup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan arsip,
penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif,
18
pemusnahan, penyimpanan secara permanen.19 Tujuan akhir manajemen
kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta
mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan
profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.20
Menurut Sauki manajemen kearsipan sangat diperlukan, yaitu :21
1. Sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory)
2. Sebagai penyedia data/informasi bagi pengambilan keputusan
(decision making)
3. Sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support)
4. Penyusutan berkas kerja
1. Manajemen Arsip Inaktif
Manajemen arsip inaktif menurut ANRI adalah “Pengelolaan arsip
inaktif di pusat arsip menggunakan sistem pengelolaan yang paling tepat
sehingga mampu mencapai tujuan dan memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan
arsip.”22 Pusat arsip adalah tempat dimana pengelolaan atau penataan arsip
inaktif diperlukan untuk kepentingan temu balik arsip sehingga pengelolaan
fisik dan informasinya dapat dilakukan secara optimal.
19
Patricia E. Wallace [et all], Records Management Intregated Information Systems (New
Jersey: Prantice Hall, 1992)h. 2
20
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2007) h. 78
21
Sauki Hadiwardoyo, Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar (Fakultas Sastra
Universitas Gadjah Mada, 1999)h.6
22
Manajemen arsip inaktif dalam Modul Manajemen Arsip Dinamis yang
disusun oleh ANRI dapat diartikan sebagai pengelolaan arsip inaktif yang
melibatkan berbagai unsur diantaranya sumber daya manusia, peralatan dan
sistem yang ada untuk mencapai tujuan.23
2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip inaktif
adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sudah menurun. Arsip yang sudah jarang digunakan tersebut,
keberadaannya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau
memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang. Arsip
tersebut harus mengalami proses penyusutan, seperti yang dimaksud dalam
Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012, harus dipindahkan dari unit
kerja ke unit kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan
tetap.
Arsip inaktif perlu dikelola secara profesional sehingga akan berdaya guna
bagi organisasi. Adapun prosedur pengelolaan arsip inaktif menurut ANRI
meliputi :24
23
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta, 2001) h.98
24
2.1 Pemindahan
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 56
menyebutkan kegiatan penyusutan arsip meliputi :(a) pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; (b) pemusnahan arsip yang
telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan (c) penyerahan arsip
statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Waktu pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan harus
ditentukan oleh garis haluan (policy) instansi yang bersangkutan, jadi
bukan ditentukan oleh masing-masing unit pengolah. Ada arsip yang harus
dipindahkan secara berkala, misalnya pada akhir tahun anggaran, dan ada
pula yang dipindahkan secara terus menerus, artinya pemindahan dilakukan
begitu arsip telah menjadi inaktif.
Pemindahan arsip-arsip inaktif dari unit kerja (central file) ke pusat
arsip. Langkah-langkah dalam pemindahan meliputi :
a. Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah
Ini terkait dengan masalah penilaian arsip, yang telah dituangkan dalam
berkelanjutan. Menurut Sulistyo-Basuki lazimnya hal ini dilakukan
pada akhir tahun anggaran yang jatuh pada tanggal 31 Maret.25
b. Menentukan arsip yang akan dipindah
Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan JRA yang ada, tugas yang
dilakukan oleh arsiparis cukup menyeleksi arsip-arsip yang akan
dipindahkan berdasarkan JRA tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan
dibuat daftar arsip yang akan dipindahkan, yang harus disampaikan ke
pimpinan yang berwenang untuk memperoleh persetujuan.
c. Menyiapkan arsip yang akan dipindah
Menurut Read-Smith et all persiapan arsip yang akan dipindahkan
termasuk melengkapi formulir yang dibutuhkan serta penataan ke
dalam boks.26 Setelah pimpinan menyetujui, maka arsiparis membuat
formulir atau daftar mengenai keterangan tentang : nama series arsip,
deskripsinya, tahun, retensi, dan nomor boks. Arsip yang telah didaftar
tersebut kemudian ditata didalam boks dengan ketentuan tetap
mempertahankan penataan aslinya.
d. Penyiapan ruang simpan
Pusat arsip harus senantiasa menyediakan ruang dan sarana
penyimpanan arsip, agar tidak terjadi suatu arsip yang telah dipindah ke
pusat arsip namun tidak tersedia ruangan penyimpanannya.
25
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003)h.304
26
e. Penerimaan arsip
Arsip yang baru dipindahkan dari central file ke record center, terlebih
dahulu harus diperiksa kelengkapan, kondisi, kesesuaiannya dengan
daftar, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman di waktu-waktu
mendatang, serta membuat berita acara arsip pindah yang dilampiri
daftarnya.
2.2 Penataan dan penyimpanan
yaitu prosedur penataan dan penyimpanan melalui tahapan-tahapan :
a. Pemeriksaan
Kegiatan ini adalah kontrol awal yang dilakukan dalam penyimpanan
arsip. Pemeriksaan ini meliputi apakah arsip tersebut sudah benar-benar
inaktif, kemudian diperiksa seriesnya. Series rekod adalah kumpulan
arsip yang berkaitan yang biasanya digunakan dan disimpan sebagai
satu kesatuan dan dapat dinilai sebagai satu kesatuan untuk
memutuskan periode retensi arsipnya.27
b. Pendeskripsian berdasarkan series arsip
Pendeskripsian harus memperhatikan hubungan antara arsip yang
berasal dari unit kerja satu dengan yang lainnya, sehingga kegiatan
deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang
dimiliki organisasi.
27
c. Sortir dilakukan untuk pengelompokan antara arsip dan non arsip,
sekelompok arsip dan lain-lain. Non-arsip disini antara lain buku-buku,
majalah, koran-koran, amplop-amplop,
blanko-blanko/formulir-formulir kosong, dan sebagainya.28
d. Pentaan arsip dalam boks
Setiap boks hendaknyahanya berisi satu series arsip saja atau dengan
series yang berdekatan dengan jadwal retensi yang sama. Setelah arsip
dimasukkan kedalam boks, boks tersebut diberi nomor sesuai dengan
nomor urut atau lokasi penyimpanannya.
e. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yaitu istilah untuk penamaan
finding aids (alat bantu penemuan arsip) berupa daftar dengan
kolom-kolom, kode, series dan deskripsi arsip, tahun, jalan masuk, nomor
boks, retensi dan keterangan.29
2.3 Pelayanan
Pelayanan dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian informasi
yang terkandung dalam arsip. Prosedur pelayanan meliputi :
a. Permintaan
28
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.91
29
Permintaan penggunaan arsip sebaiknya disiapkan formulir permintaan
dan dapat berfungsi sebagai alat pemesan rekod. Informasi yang harus
diberikan pengguna kepada arsiparis adalah sebagai berikut :30
1. Nomor boks (yang ditentukan oleh pusat arsip dinamis inaktif dan
dicatat pada formulir transfer arsip dinamis)
2. Judul folder atau deskripsinya
3. Nama, bagian, lokasi, dan nomor telepon peminta arsip dinamis
4. Perkiraan waktu peminjaman dan waktu pengembalian dapat dicatat
pada formulir.
b. Pencarian
Pencarian arsip dilakukan melalui Daftar Pertelaan Arsip. Series yang
ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang menunjukkan lokasi
penyimpanan arsip.
c. Pengambilan arsip
Sebelum arsip diambil, terlebih dahulu menuliskan kata OUT atau
KELUAR pada out indicator (tanda keluarnya arsip) yang didalamnya
berisi minimal tanggal pengambilan, siapa yang meminjam, arsip apa
saja yang dipinjam, dan waktu pengembaliannya.
d. Pencatatan
Mencatat arsip yang akan dipinjam baik berupa buku atau formulir atau
sarana lainnya. Pencatatan tersebut bisa manual ataupun ke dalam
30
sistem komputer. Menurut Sulistyo-Basuki, dalam sistem manual,
berkas arsip dinamis inaktif yang dipinjam untuk menggunakan
formulir rangkap empat. Lembar pertama disimpan si pemakai, lembar
kedua dimasukkan kedalam berkas yang dipinjam untuk mengenali
peminjamannya, lembar ketiga disimpan pada boks kartu keluar dan
lembar keempat disimpan pada boks yang disusun menurut tanggal
harus kembali. 31
e. Pengendalian
Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip fisik maupun
informasinya, sehingga dapat dimonitor sejauh mana arsip beredar.
f. Penyimpanan kembali
Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka penandaan pada
sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali untuk
disimpan ditempat semula.
2.4 Pemeliharaan
Kegiatan pemeliharaan arsip adalah kegiatan perawatan dan
pengamanan arsip guna menjamin kelestarian informasi yang terkandung
di dalam arsip. Tujuannya agar arsip senantiasa terpelihara dengan baik,
utuh, dan aman, terhindar dari segala kemungkinan dan resiko yang
31
merugikan, antara lain kerusakan dan kehilangan.32 Pengaruh yang dapat
merusak arsip dan cara penanggulangannya :
a. Pengaruh yang dapat merusak arsip
1) Pengaruh biologis
Didaerah tropis kerusakan arsip disebabkan oleh faktor biologis,
seperti :
a) Jamur
Jamur akan membusukkan selulosa kertas sehingga kertas/arsip
menjadi kuning, coklat, atau bintik-bintik hitam. Jamur
biasanya tumbuh di ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan
lembab.
b) Serangga
Serangga biasanya membangun sarang dibelakang tumpukan
arsip, rak, laci, dan sebagainya, terutama pada tempat yang
kurang penerangan.
2) Pengaruh kimiawi
Zat-zat yang terkandung di udara dalam ruangan penyimpanan
arsip, seperti gas asidek, dan tinta, melalui proses reaksi kimia
dengan bahan kertas/arsip akan menyebabkan kerusakan.
3) Pengaruh fisik arsip
32
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Pedoman Tata Persuratan Dinas dan
Pada umumnya kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari jenis
dan mutu bahan yang dipakai. Kondisi tersebut umumnya sangat
terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban udara yang
tidak stabil dalam ruangan penyimpanan arsip sehingga
menyebabkan daya tahan arsip menurun.
4) Pengaruh debu
Di daerah tropis, debu tidak dapat dihindari walaupun berbagai
saringan telah dipasang. Keadaan ini menyebabkan arsip menjadi
kotor.
5) Pengaruh air
Apabila terkena air akibat banjir atau akibat lain, arsip akan
menjadi kotor, mudah sobek, berkerut-kerut, serta tinta tulisannya
luntur.
b. Penanggulangan
Penanggulangan faktor pengaruh yang dapat merusak arsip diusahakan
beberapa cara yaitu:
1) Cara perawatan dari kerusakan oleh biologis dilakukan oleh
fumigasi, baik terhadap gedung/ruangan maupun terhadap arsip itu
sendiri, dengan menggunakan zat kimia, antara lain, DDT atau gas
hydrocyanic. Untuk menghindari jamur, zat kimia yang digunakan
penerangan, ventilasi udara perlu diatur, serta kelembaban udara
harus terjaga dengan baik.
2) Ruangan arsip sebaiknya menggunakan sistem pendingin dengan
suhu 22-25 derajat celcius dengan kelembaban 45-55 %.
3) Cara membersihkan arsip dari kotoran debu yang baik dan benar
adalah membuka bungkus atau bundel di dalam ruangan yang
bersih yang dilengkapi alat pemercik udara dan saluran udara untuk
menyerap debu-debu dipermukaan kertas.
4) Untuk mengatasi kotoran atau kerusakan karena pengaruh air,
diperlukan seorang ahli
2.5 Pemusnahan
Kegiatan pemusnahan terdapat pada tahap penyusutan arsip, kegiatan
ini untuk mengurangi volume arsip sehingga arsip yang sudah habis masa
retensinya dapat dipisahkan agar dapat mengurangi penggunaan tempat.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Tahapan yang perlu dilaksanakan adalah :
Langkah-langkah umum pelaksanaan penyeleksian menurut
Sedarmayant i,33 adalah:
1. M enyiangi, yait u mem ilih at au mengambil yang t idak berguna,
agar arsip berkurang.
2. M enyiapkan peralat an unt uk menampung arsip yang akan
disusut kan.
3. M embuat cat at an at au daft ar t ent ang arsip yang akan disusut kan.
b. Pelaksanaan pemusnahan
Menurut Barthos pelaksanaan pemusnahan arsip adalah tindakan atau
kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir
fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut
harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis,
dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi
maupun bentuknya.34
Tata cara pelaksanaan pemusnahan arsip yaitu :
1. Instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
2. Daftar tersebut harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional
3. Membuat berita acara pemusnahan arsip
4. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip
33
Sedarmayanti, Tata kearsipan dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:Mandar
Maju, 2003)h.107
34
Adapun cara-cara penyusutan arsip telah diatur pada Surat Edaran
Kepala Arsip Nasional RI Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip
Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah
Tentang Penyusutan Arsip. Cara-cara penyusutan arsip tersebut adalah sebagai
berikut:
1. Pendaftaran arsip inakif, melalui kegiatan sebagai berikut:
a. Pendaftaran berupa pengumpulan data melalui survei terhadap
arsip-arsip inaktif yang ada dalam tanggung jawab bagian
b. Survei dilaksanakan oleh petugas
c. Membuat Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan ikhtisar dari seluruh
data yang terkumpul sebagai hasil survei. Daftar tersebut merupakan
daftar kelompok/berkas arsip.
d. Daftar Ikhtisar selanjutnya digunakan untuk menyusun rencana
penanganan dan penataan kembali arsip inaktif.
2. Penataan kembali arsip inaktif, meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Arsip Kacau
Arsip ini adalah arsip yang penataannya dalam keadaan kacau dan tidak
dapat disusun kembali seperti pada waktu aktifnya. Penanganannya
(1) Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asas
asal-usul, sehingga arsip-arsip itu merupakan suatu kesatuan/kelompok
yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya, yaitu unit
yang menciptakannya.
(2) Memilah arsip dari non arsip (seperti amplop, map, blanko-blanko
formulir dan sebagainya) dan duplikasi yang berlebihan.
(3) Bahan-bahan non arsip dapat dimusnahkan, sedangkan arsipnya :
(a) dikelompokkan menurut unit kerja
(b) berkas arsip dibungkus dan dicatat pada kartu
(c) kartu catatan disusun dan diberi nomor urut
(d) berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam boks arsip yang
diberi label/etiket yang memuat keterangan tentang
berkas-berkas yang termuat pada kartu catatan dari berkas-berkas yang
bersangkutan.
(e) dibuat Daftar Pertelaan Arsip Sementara
(4) Daftar Pertelaan Arsip Sementara baru dapat digunakan sebagai
pengendalian fisik dan belum dapat berfungsi untuk pengendalian
informasi arsip.
(5) Atas dasar daftar pertelaan tersebut, instansi :
(a) belum dapat melaksanakan pemusnahan arsip menurut
ketentuan yang berlaku
(c) dapat sementara menyimpan arsipnya dalam keadaan yang lebih
teratur
(6) Atas dasar Daftar Pertelaan Arsip dan Daftar Waktu Penyimpanan
Arsip itu, instansi :
(a) dapat menentukan jangka waktu penyimpanan arsipnya sesuai
dengan kebutuhan masing-masing.
(b) Dapat memusnahkan arsipnya sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
(c) Dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Daerah sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
b. Arsip Teratur
Arsip inkatif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan suatu sistem
tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut :
(1) Diperiksa kembali penataannya berdasarkan sistem yang digunakan
(2) Ditertibkan pengaturan fisiknya agar penemuan kembalinya dapat
lancar
(3) Arsip yang tidak diperlukan lagi oleh instansi, dipilah dan disiapkan
daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesuai dengan ketetuan
(4) Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh instansi,
ditentukan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar Waktu
Penyimpanan Arsip.
(5) Bila waktu penyimpanan berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip
baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahan pada unit
kearsipan
3. Pemusnahanan arsip inaktif
a. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung
dimusnahkan dengan sepengetahuan Pimpinan Instansi.
b. Arsip-arsip yang tidak diperlukan dapat dimusnahkan dengan ketentuan
sebagai berikut :
1) Untuk arsip yang menyangkut keuangan, terlebih dahulu perlu
mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan
2) Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu
mendengar pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian
Negara
3) Untuk arsip yang menyangkut material dan pemilikan perlu
memperhatian ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk itu.
c. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal
baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari
dilakukan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan
dimusnahkan dan Berita Acara pemusnahan Arsip.
Manfaat penyusutan yang konsisten dan sesuai prosedur dapat
menghemat ruang penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu,
dan biaya operasional.
D. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah pedoman atau ketentuan mengenai
pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang disepakati oleh
pihak-pihak pengambil keputusan didalam organisasi untuk diterapkan pada sistem
kearsipan suatu organisasi. Sistem penyimpanan yang ditetapkan akan
bergantung kepada besar kecilnya organisasi, banyak sedikitnya naskah yang
harus diurus, sumber daya manusia, keuangan, dan peralatan yang dimiliki.35
Penyimpanan dan penataan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip
dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis menyimpan serta merawat arsip
untuk digunakan secara aman dan ekonomis.36 Penyimpanan dan penataan
mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan penemuan kembali
dengan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
35
Yohannes Suraja. Manajemen Kearsipan (Malang: Dioma, 2006)
36
Verawati, Analisis Pengelolaan Arsip Media Audiovisual Bidang Produksi Acara Pada
Tujuan penyimpanan arsip menurut Widjaja yaitu :37
1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai
pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau
proses pekerjaan.
2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem tertentu
sehingga apabila diperlukan dengan cepat ditemukan kembali.
3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang.
Sistem penyimpanan arsip tersebut terdiri dari sentralisasi, desentralisasi
dan gabungan (sentralisasi dan desentralisasi). Masing-masing jenis sistem
penyimpanan tersebut mempunyai kelemahan dan kelebihan tersendiri, seperti
berikut :38
1. Sentralisasi
Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit
kerja khusus yang lazim disebut unit kearsipan. Dengan sentralisasi arsip
37
A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan.(Jakarta: Grafindo,1993)h.104
38
maka semua surat-surat kantor yang selesai diproses akan disimpan di
unit kearsipan.Sentralisasi arsip yang murni dewasa ini agak sukar
diterapkan, sebab banyak jenis arsip yang sukar dipisahkan dari suatu
unit kerja yang menangani pengolahannya, misalnya kwitansi, laporan,
dan lain-lain.39 Sistem penyimpanan arsip secara sentral ini hanya
efisisen dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil. sistem
sentralisasi dapat diterapkan pada arsip tertentu. Adapun tingkatan dalam
sistem sentralisasi yang dimaksud ialah :40
1. Semua atau sebagian besar arsip dikelola oleh staf dari Unit
Kearsipan tersebut dan diawasi oleh staf dari pusat.
2. Semua arsip untuk kepentingan umum disimpan terpusat, sedangkan
yang murni untuk kepentingan departemen disimpan oleh departemen
yang bersangkutan.
3. Semua arsip (tanpa kecuali) disimpan dalam suatu tempat.
Sistem penyimpanan sentralisasi mempunyai keuntungan dan kerugian.
Adapun keuntungan dari sistem penyimpanan sentralisasi adalah sebagai
berikut :41
1. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat
39
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 50
40
Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran Modern(Jakarta: Fakultas Ilmu
Pengetahuan Budaya (FIB) UI, 2007) h. 49
41
2. Petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan
3. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan
4. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
5. Struktur organisasi menjadi luwes
6. Penyebaran beban dikantor lebih baik sehingga dapat menghemat
biaya pelaksanaan pekerjaan
7. Memberikan kemungkinan bagi pelaksanaan pengkajian biaya dan
analaisis kantor
8. Memungkinkan membuat program pelatihan untuk mengebangkan
pekerjaan
9. Spesialisasi pekerjaan dapat dikembangkan (petugas arsip ahli)
10. Kemungkinan untuk lebih memperketat pengawasan arsip
11. Tugas manajemen kantor naik kedudukannya karena tanggung jawab
yang lebih besar untuk semua pekerjaan kantor.
Sedangkan kerugian dari sistem penyimpanan secara sentralisasi adalah :42
1. Sentralisasi arsip hanya efisisen dan efektif untuk organisasi yang
kecil
42
2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam
3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama
untuk memperoleh arsip yang diperlukan
4. Biaya pengawasan ditambahkan kepada biaya kantor keseluruhan
5. Pengelolaan formulir, arsip, dan bahan kantor oleh orang yang
mungkin tidak tahu penggunannya.
6. Departemen akan tertekan karena paksaan peraturan yang sama bagi
seluruh organisasi
7. Tugas dalam organisasi mungkin dilaksanakan bukan dalam urutan
kepentingan tetapi berdasarkan urutan penerimaan.
8. Kerahasiaan arsip dan informasi tidak terjamin jika ditempatkan pada
tempat yang terpusat.
2. Desentralisasi
Sistem penyimpanan desentralisasi setiap unit kerja mengolah
arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan (filling system) yang
digunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor
yang bersangkutan. Kalau ada ketentuannya, setiap unit kerja harus
tunduk kepada ketentuan tersebut. Kalau belum ada ketentuannya, unit
kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan kemauan
terpisahkan letaknya, sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi
sangat sesuai digunakan. Semua kegiatan kearsipan, mulai dari
pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan
pemusnahan dilaksanakan oleh unit masing-masing dan di tempat unit
kerja masing-masing.43
Sistem penyimpanan desentralisasi ini juga mempunyai keuntungan dan
kerugian. Keuntungan sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi
adalah :44
1. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja
masing-masing
2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, Karena berada pada unit kerja
sendiri
3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah
dikenal baik.
4. Tugas dilaksanakan oleh pejabat yang paling sesuai dengan prasyarat.
5. Efesiensi waktu lebih tinggi.
6. Pekerjaan diselesaikan berdasarkan urutan kepentingan satuan kantor
7. Kerahasiaan pekerjaan kantor terjaga.
8. Efektivitas perencanaan dan pengawasan dapat ditingkatkan.
43
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 56
44
Semua kerugian dari sistem penyimpanan secara desentralisasi adalah :
1. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat
menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan
2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap
unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan
perlengkapan sukar dijalankan.
3. Penataran dan latihan kerasipan perlu diadakan karena
petugas-patugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar
belakang pendidikan kearsipan.
4. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan unit kerja, dan ini
merupakan pemborosan.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Kelemahan dari kedua sistem penyimpanan arsip, baik sentralisasi
maupun desentralisasi, dapat diatasi dengan mengombinasikan kedua
sistem tersebut. Sistem penyimpanan ini dapat disebut sebagai kombinasi
sentralisasi dan desentralisasi arsip.Penanganan arsip secara kombinasi
yaitu sebagai berikut : arsip yang masih aktif digunakan (active file)
dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah
Dengan demikian penyimpanan arsip aktif dilakukan dengan sistem
desentralisasi sedangkan arsip inaktif disimpan dengan sistem
sentralisasi.
Pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan
sebaik-baiknya sesuai dengan jadwal retensi yang telah disusun. Unit kearsipan
juga melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi
dengan panduan jadwal retensi. Sebelum dimusnahkan, arsip tersebut
dipilih dan diteliti, apakah memang sudah perlu dimusnahkan atau masih
mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim
ke Arsip Nasional sebagai arsip statis.
E. Pusat Arsip
Menurut Barthos pada dasarnya setiap lembaga Negara atau Badan
Pemerintahan mempunyai satu bagian arsip yang tugasnya mengelola arsip
dinamis.Ruang lingkup bagian arsip disamping mengarahkan dan
mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip inaktif
yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) dalam lingkungan
Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.45 Pusat arsip
menurut Read-Smith et all yaitu arsip inaktif atau inactive record adalah
45
arsip yang tidak harus tersedia tetapi yang harus disimpan untuk tujuan
hukum, fiskal, atau sejarah.46
Pusat arsip adalah tempat penimpanan arsip inaktif sebagai fasilitas
yang didesain untuk arsip inaktif.47
Berkaitan dengan hal ini, ANRI mengatakan bahwa dalam mengelola
arsip inaktif hal penting harus diperhatikan adalah :48
a. Mengurangi volume arsip dinamis yang disimpan di unit-unit kerja
b. Melakukan kontrol terhadap pemindahan arsip aktif yang sudah
memasuki masa aktif
c. Menghemat tempat dan biaya penyimpanan arsip aktif
d. Mewujudkan sistem yang efisien untuk penemuan kembali arsip
inaktif apabila diperlukan untuk pengambilan keputusan
e. Menentukan program pemikrofilman arsip inaktif (apabila
diperlukan)
f. Memelihara keamanan secara menyeluruh bagi arsip dinamis yang
ada dalam suatu organisasi.
46
Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002)h. 147
47
Ricks, Swafford dan Gow.Informations and image management, a records system approach
(USA:South-Western, 1992)h.147
48
F. Organisasi Kearsipan
1. Lembaga Kearsipan
Adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.49 Di Indonesia,
lembaga yang bertugas menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah perjuangan
bangsa serta menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh
kearsipan nasional adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
ANRI merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang
berkedudukan di Ibukota RI dan berada langsung serta bertanggung jawab
kepada Presiden.
2. Unit Pengolah
Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung
jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan
arsip di lingkungannya (arsip aktif).50 Arsip aktif juga perlu diorganisir
dengan baik, biasanya berada pada masing-masing unit kerja dan tempat
penyimpanannya disebut central file. Unit-unit kerja inilah yang disebut
unit kerja pengolah.
3. Unit Kearsipan
49
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
50
Pembedaan fungsi arsip mengakibatkan pula perbedaan terhadap
penyelenggaraan pengorganisasiannya. Dalam Undang-Undang tentang
Kearsipan secara tegas dinyatakan bahwa pengelolaan arsip inaktif
dilaksanakan oleh unit kearsipan sebagaimana tertuang pada Peraturan
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 tentang
Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara yaitu unit
kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang
memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam
suatu Sistem Kearsipan Nasional (SKN) yang didukung oleh sumber daya
manusia, prasarana, sarana, dan sumber daya lainnya. Pada pasal 6 ayat (2)
dalam peraturan tersebut, unit kearsipan mempunyai fungsi dan tugas ;
a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya
b. Koordinasi pembinaan daftar, pemberkasan dan pelaporan serta
penyerahan arsip terjaga
c. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi dalam
kerangka Sistem Kearsipan Nasional (SKN) dan Sistem Informasi
Kearsipan Nasional (SIKN)
d. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya
e. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada ANRI
f. Pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
Tugas Unit Kearsipan menurut Budi Martono yaitu :51
1. Melakukan pembinaan kearsipan dinamis pada seluruh jajaran
organisasi
2. Menyimpan, memelihara, dan menyajikan arsip inaktif yang berasal
dari unit kerja
3. Melakukan penyusutan dengan memusnahkan arsip yang tidak bernilai
guna
4. Menyerahkan arsip statis ke ANRI
5. Mengelola pusat arsip
Atas dasar pertimbangan ekonomis dan efisiensi maka arsip-arsip inaktif
harus dikelola dengan baik sesuai dengan peraturan dan tata kearsipan yang
ada sehingga pada saat dibutuhkan tidak akan sulit untuk ditemukan
kembali.
G. Penelitian Terdahulu
1. Pengelolaan Arsip Inaktif di Biro Keuangan Badan Pusat Statistik
(BPS), Zulfa Fiqriani, Skripsi, Universitas Indonesia, 2012
a. Membahas tentang pengelolaan arsip inaktif di Biro Keuangan
Badan Pusat Statistik (BPS).
51
Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan arsip dalam manajemen kearsipan.
b. Tujuannya mengetahui pengelolaan arsip inaktif di Bagian Arsip
Biro Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS) mulai dari tahap
pemindahan ke bagian arsip sampai tahap penyusutan.
c. Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan metode
studi kasus.
d. Objek penelitian ini adalah Biro Keuangan Badan Pusat Statistik
(BPS)
2. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus IAIN Mataram, Rika
Kurniawaty, Tesis, Universitas Indonesia, 2010
a. Membahas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit-unit
kerja di IAIN Mataram
b. Bertujuan mengidentifikasi dan menganalisis pengelolaan arsip
dinamis inaktif di unit-unit kerja IAIN Mataram.
c. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, teknik penelitian
menggunakan wawancara dan observasi, sedangkan analisis data
menggunakan metode deskriptif.
49 BAB III
GAMBARAN UMUM
A. Profil Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”
Berdasarkan Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor
0030 tanggal 20 Juli tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Departemen Energi Sumber Daya Mineral pada bagian kelima pasal 643
PPPTMGB “LEMIGAS” mempunyai tugas menyelenggarakan penelitian dan
pengembangan teknologi kegiatan hulu dan hilir minyak dan gas bumi. Dalam
melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 643, PPPTMGB
“LEMIGAS” menyelenggarakan fungsi:
a. Perumusan pedoman dan prosedur kerja
b. Perumusan rencana dan program penelitian dan pengembangan teknologi
berbasis kinerja.
c. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi kegiatan hulu
dan hilir minyak dang ass bumi, serta pengelolaan sarana dan prasarana
penelitian dan pengembangan teknologi.
d. Pengelolaan kerja sama kemitraan penerapan hasil penelitian dan
pelayanan jassa teknologi surat kerja sama penggunaan sarana dan
e. Pengelolaan sistem informasi dan layanan informasi serta sosialisasi dan
dokumentasi hasil penelitian dan pengembangan teknologi.
f. Penanganan masalah hukum atas kekayaan intelektual, serta
pengembangan sistem mutu kelembagaan penelitian dan pengembangan
teknologi.
g. Pembinaan kelompok jabatan fungsional pusat.
h. Pengelolaan ketatausahaan, rumah tangga, administrasi keuangan, dan
kepegawaian pusat.
i. Evaluasi penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi di
bidang minyak dan gas bumi.
B. Organisasi Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”
Organisasi kearsipan sebagaimana tercantum dalam Peraturan Menteri
Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 tanggal 20 Oktober 2006 tentang
Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Departemen Energi dan
Sumber Daya Mineral menyebutkan bahwa :
Organisasi kearsipan menunjukkan jenjang pengolahan, pengelolaan dan
penyelenggaraan kearsipan sehubungan dengan fungsi dan nilai guna arsip
1. Unit Kearsipan III yaitu unit pengolah, sebagai unit pencipta arsip pada
semua tingkat sub unit. Penyelenggaraan kegiatan kearsipan dan unit
pengolah meliputi :
a. Menciptakan, menyeleksi, mengelompokkan, menata, dan menyimpan
arsip aktif.
b. Menilai dan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan II.
c. Membuat daftar arsip yang akan diserahkan ke unit kearsipan II.
2. Unit kearsipan II yaitu unit kearsipan pada tingkat unit penyelenggaraan
kegiatan kearsipan di unit kearsipan II meliputi :
a. Menyeleksi, mengelompokkan, menata atau menyimpan arsip inaktif.
b. Membudayakan atau menggunakan arsip aktif sebagai penunjang
pelaksanaan tugas sehari-ha
