Kendala-kendala yang di alami selama berproses magang di Seven Event ini, 1. Sistem kerja dan Komunikasi yang kurang lancar antar anggota,
Dalam mengerjakan tugas di kantor, kami anggota baru kurang mudah berbaur dengan suasana kantor, setiap anggota fokus dengan pekerjaan dan menyebabkan setiap dari anggot merasa canggung dan jalur komunikasi agak sedikit canggung. Situasi ini mendorong tidak terciptanya satu tim dalam divisi. Kekurangan informasi yang disampaikan, salahnya keterangan penugasan yang di berikan, salah paham informasi yang disampaikan, perbedaan keterangan informasi memungkinkan sering terjadi karena masalah komunikasi tadi.
jadi, cukup sering terjadi supervisor beranggapan bahwa kita sudah mengetahui sistem kerja yang berlaku, sudah terbiasa dengen kinerja dikantor dan jika dilakukan pengecekan ulang banyak ketidak sesuaian seperti, adanya perbedaan urutan-urutan, lalu format penulisan, dan ketentuan warna. Informasi disampaikan secara lisan, jadi orang-orang mudah lupa apa yang di infokan, seperti kebutuhan surat, ada miss karena lupa menyampaikan jumlah yang benar. Hal-hal semacam itu yang menjadi kendala yang menyebabkan kinerja jadi berulang-ulang kali, tidak efektif dan memakan banyak waktu untuk melakukan revisi yang dibutuhkan.
2. Rekap dan input data secara manual,
Kendala yang di alami selama berproses, ketika input data secara manual, data yang saya dapat cukup besar, keterangan-keterangan yang tidak dipahami seperti dalam
49 form tertulis keterangan bahwa tiket yang dia pesan itu gratis, karena ada perjanjian menyatakan bahwa pihak Seven event akan memberi secara gratis, tetapi saya tidak mendapatkan informasi itu, jadi beberapa ada ketidakjelasan dari form-form dan laporan kerjasama yang ada. Lalu ada kebijakan-kebijakan yang terlewat, seperti ketentuan jumlah tiket yang kita beri, ternyata ada ketentuan lagi untuk setiap jenis tiket yang di beri.
Dalam menerima form operasional, dikirim lewat email, tetapi kejadian pengiriman hanya dilakukan ke supervisor saya, yang akhirnya tidak terdata oleh saya, yang menyebabkan terjadinya ada nya kekurangan data terhadap seuatu brand.
Permasalahan berikutnya adalah sebagai karyawan baru belum terbiasa dari flow kerja yang ada di kantor jadi pengerjaan menjadi lambat dan tidak tertata, melihat bahwa tingkat orang memiliki tingkat ketelitian yang berbeda-beda.
3. Event Problem
Membahas tentang Event, Semua kemungkinan masalah bisa terjadi, seperti suatu eksibitor tiba-tiba meminta id card tambahan diluar waktu yang di tentukan, ada juga posisi booth dari sponsor yang ternyata mengganggu jalur akses dan estetika pameran. Kendala berikutnya langit-langit dari ICE BSD bocor dan air dari Air Conditioner menetes persis di atas booth pameran. Beberapa booth brand-brand besar datang dengan membawa genset untuk penggunaan listrik maka terjadi kekurangan space bagian outdoor untuk menaruh genset listrik dari booth-booth,
Kendala seperti ini menuntut perusahaan untuk bisa memberikan solusi dan tanggapan kepada para peserta, permasalahan muncul ketika kita sebagai event organizer lambat dalam menanggapi dan salah dalam memberikan solusi kepada para peserta. Kejadian ini biasanya terjadi ketika karyawan baru atau magang mendapat kejadian-kejadian itu, karena mereka belum tau harus memberi solusi seperti apa dan kepada siapa harus melaporkan untuk nanti memberikan solusi kepada peserta. Jika ini terjadi peserta akan merasa kurang puas dengan event yang di gelar, mendapat pengalaman buruk terhadap kondisi buruk yang tidak dapat diselesaikan.
50 III.3.3 Solusi atas Kendala yang Ditemukan
Berakar dari permasalahan yang saya sampaikan diatas berikut adalah solusi-solusi yang saya bisa berikan kepada PT. Amara Tujuh Perjuangan.
1. Membuat SOP (standard Operating Procedure), SOP ini adalah suatu rangkaian dokumen instruksi yang biasanya digunakan sebagai petunjuk dalam melakukan suatu kegiatan. Tujuan dari (standard Operating Procedure) SOP ini untuk menjaga konsistensi dari setiap kinerja petugas, pegawai, tim atau unit-unit perusahaan. (Standard Operating Procedure) SOP juga memperjelas alur-alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari setiap tenaga kerja yang ada tentang Maka dati itu untuk menanggapi permasalahan, saya menyarankan beberapa SOP yang tujuan dasarnya untuk memperjelas alur dan tanggung jawab yang harus dilakukan dalam PT. Amara Tujuh Perjuangan:
a. Scheduling and habit writing on order and task.
Disini saya menyarankan bentuk SOP dalam proses pekerjaan yang dilakukan dalam divisi manapun, supaya tidak salah dalam komunikasi yang dilakukan adalah mencatat segala bentuk tugas dan ketentuan yang diberikan secara mendetial dalam mendata atau menulis sesuatu, jadi dikemudian hari dalam bekerja kita memiliki pedoman-pedoman agar seusai dengan arahan yang sudah diberikan seperti urutan penulisan, pembagian perhitungan dan lain-lain. Selain itu menjalankan tugas seperti pengiriman barang, dilakukan konfirmasi kepada pihak penerima, agar barang yang dikirim tidak kembali salah.
Contoh SOP yang dapat diterapkan :
i. Menerima dan mencatat seluruh tugas dan pekerjaan ii. Mencatat deadline dan bentuk pelaporan.
iii. Memberi tugas dan pekerjaan kepada divisi karyawan dalam bentuk tertulis (softcopy / Hardcopy).
iv. Membuat jadwal penyelesaian tugas secara harian
v. Mengerjakan tugas-tugas sesuai jadwal yang sudah di rancang vi. Catat keterangan kinerja jika terget harian belum terpenuhi.
51 Working SOP
.
Penjabaran SOP ini diterapkan dalam rangka membangun kebiasaan untuk menulis segala bentuk tugas yang dilakukan, memang membutuhkan waktu untuk menulis, tetapi akan mengurangi kemungkinan orang salah dalam tugas yang diberikan.
b. Membuat SOP dan format penulisan data dalam proses input data order operasional eksibitor
Tingkat kesalahan data yang sering terjadi dalam proses input data, karena jumlah data yang cukup besar untuk dikerjakan satu orang, belum terbiasa dengan program kerja yang berjalan dalam perusahaan dan mengetahui bahwa tingkat ketelitian setiap orang berbeda satu dengan lainya. Maka dari itu saya menyarankan untuk alangkah lebih baik jika dibuat SOP khusus untuk format rekap data operasional dan proses input data dari klien. Selain pembuatan SOP ada baiknya juga untuk melakukan pelatihan terkait dengan prosedur input data di PT.
Amara Tujuh Perjuangan mulai dari langkah – langkah input sekaligus praktik langsung dilapangan. Sehingga jika ada hal – hal yang kurang Catat kekurangan kinerja jika target harian belum terpenuhi
Mengerjakan tugas-tugas sesuai jadwal yang sudah di bentuk Membuat jadwal penyelesaian tugas secara harian.
Memberi tugas dan pekerjaan kepada divisi karyawan dalam bentuk tertulis ( softcopy / Hardcopy ).
Mencatat deadline dan bentuk pelaporan . Menerima dan mencatat seluruh tugas dan pekerjaan.
52 jelas dan ingin ditanyakan bisa langsung dipelajari saat melakukan praktik input hingga data cetak itu sampai di divisi finance. Adanya SOP rekap data dan proses input data yang jelas, membuat agar kita sebagai karyawan punya pedoman dalam penulisan, dan membantu mempermudah dalam proses pengecekan terhadap data yang masuk.
Contoh SOP yang dapat diterapkan:
i. Supervisor menerima formulir dan Desain Booth, secara online ii. Cek keterangan harga dan desain sudah benar / perlu revisi iii. Supervisor print keterangan formulir operasional
iv. Supervisor tanda tangan formulir
v. Masukan form operasional kedalam arsip,
1. Arsip dibedakan berdasarkan dari Brand dan di urutkan sesuai dengan kode layout event.
2. Desain booth juga di taruh di paling depan dari form-form tiap brand
vi. Catat keterangan angka Form didalam rekap operasional hall vii. Fotokopi form 3 kali dan serahkan 3 fotokopi ke divisi finance.
SOP Arsip data Operasional Hall.
fotokopi form 3 kali dan serahkan 3 fotokopi ke divisi Finance c Catat Keterangan Angka Form kedalam Rekap Excel Operasional Hall.
Masukan form operasional kedalam Arsip Supervisor tanda tangan formulir.
Supervisor print keterangan formulir operasional Cek keterangan harga dan desain sudah benar / perlu revisi Supervisor menerima formulir dan Desain Booth, secara online
53 . kebijakan dan proses dalam menanggapi komplain.
Kejadian-kejadian didalam event sangatlah tidak terkontrol, bagi karyawan yang sudah cukup lama bekerja dalam event pasti sudah terbiasa dalam menanggapi hal-hal seperti ini dan bagaimana harus bertindak tetapi tidak bagi karyawan baru ataupun karyawan magang, kesulitan dalam mencari penanggung jawab dan bagaimana harus merespon masih perlu banyak pengalaman. Meskipin antisipasi sudah kita lakukan tetapi tetap ada beberapa kejadian yang akan muncul entah dari sponsor atau dari brand-brang besar, untuk meminimalisir kejadian-kejadian itu harus membuat SOP bagaimana memproses hal seperti itu, jadi dalam mengambil keputusan bisa dilakukan dengan berpedoman dengan SOP jika memang diluar batas waktu kita sudah infokan dari awal kebijakan kita seperti ini, lalu seandainya pun terjadi hal-hal baru, kebijaka yang bisa diterapkan adalah kesesuaian dengan regulasi event, pihak eksibitor yang menyesuaikan kepada situasi penyelenggara dan tidak boleh merugikan dari situasi yang ada. Contoh seperti genset tadi, pihak dari eksibitor yang harus menyesuaikan lokasi, jika memang ada tempat yang memungkinkan jenset diletakan disitu tidak masalah tetapi jikalai dirasa tidak memungkinkan pihak dari eksibitor harus mengalah untuk merelakan genset yang dibawa tidak terpasang,.
Contoh SOP yang dapat diterapkan :
i. Tulis bentuk komplain yang dilakukan oleh eksibitor
ii. Catat tanggal dan oleh siapa komplain atau permintaan itu masuk iii. Mencari penanggung jawab.
1. Membuat list penanggung jawab untuk keperluan keperluan yang mungkin terjadi.
iv. Memberikan solusi kepada eksibitor
v. Tanda tangan bahwa solusi sudah terselesaikan
54 SOP Menanggapi Permintaan.
Tanda tangan bahwa solusi sudah terselesaikan Memberikan solusi kepada eksibitor
cek dalam list penanggung jawab untuk jalan keluar.
Mencari penanggung jawab.
Catat tanggal dan oleh siapa
Tulis bentuk komplain yang dilakukan oleh eksibitor
55 III.3.3.1 FLOWCHART PROSES ORDERING KEBUTUHAN OPERATIONAL
(Existing)
PT. AMARA TUJUH PERJUANGAN
Peserta Download
Form Operational
Form Operational yang sudah di isi