PELAKSANAAN KERJA MAGANG

(1)

22

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

III.1 Kedudukan dan Koordinasi

Penulis melakukan praktek kerja magang di PT. Amara Tujuh Perjuangan . Metropolitan Tower, 18^th Floor (Unit E-F), Jl. R.A Kartini Kav. 14, Jalarta Selatan, 12430, Indonesia Masa kerja efektif ± selama 3 bulan, dimulai sejak tanggal 12 Juni 2019 sampai dengan 11 September 2019. Ketika melakukan kerja magang di Seven Events saya ditempatkan di divisi Sponsorship and Hall Operational dan bertanggung jawab langsung kepada Ibu Nurul Aulia.

III.2 Tugas yang Dilakukan

Selama melakukan penugasan di PT Amara Tujuh Perjuangan saya kurang lebih bekerja selama 60 hari kerja, dibimbing dan bertanggung jawab kepada ibu Nurul Aulia dan Ibu Angleyca Ajeng. Selama kerja disini flow kerja dapat di gambarkan sebagai berikut

Tabel III.1 Tugas yang dilakukan.

No Waktu

pengerjaan Jenis pekerjaan keterangan

1 Minggu 1

 Perkenalan dan pemberian informasi seputar event yang dijalankan

 Pembimbingan dan penjelasan lebih dalam tentang format data menyangkut operasional Hall dan flow kerja di Seven Event

 Pembimbingan dan penjelasan tentang kinerja devisi sponsor untuk event GIIAS 2019

 Perkenalan kepada setiap anggota yang ada didalam kantor dan lokasi-lokasi dari setiap divisi

(2)

23 No Waktu

2 Minggu 2

 Membuat rekap data base operasional hall 3A &

Convention Hall GIIAS 2019

 input data-data operasional hall yang sudah ada kedalam rekap data.

 Membuat rekap form operasional dari tiap Brand

3 Minggu 3

 Follow up data operasional kepada exibitor pameran

 Input data-data susulan ke rekap data base operasional

 Double check data base dengan form operasional

 Rekap Foto-foto Id card

 Check id card yang sudah jadi

 Penghitungan tiket masuk untuk setiap brand

 Packing tiket, id card, VIP invitation untuk dikirim ke Pemegang brand dan sponsor yang juga menjadi exibitor

 Briefing FOB ( field Officer Boys ) GIIAS 2019

4 Minggu 4

 Finalisasi rekap data operasional untuk di share.

 Recheck final Rekap.

 Briefing kick off GIIAS 2019

 Input data tambahan untuk id card dan tiket

 Pengiriman invitation, id card dan tiket susulan

 Membuat Marking untuk penanda di hall

 Memulai persiapan Packing data untuk di Hall

(3)

24 No Waktu

5 Minggu 5

 Persiapan peralatan dan ATK untuk di Office Hall,

 Packing data-data dan leptop untuk di bawa ke hall

 Menerima penambahan kebutuhan waktu untuk set up,

 Pemberian beberapa tiket dan id card untuk exibitor di ICE BSD

 Cek exibitor dan follow up untuk set up timing.

6 Minggu 6

 Menerima penambahan kebutuhan waktu untuk set up,

 Koordinasi untuk keluar masuk barang kebutuhan setup di bagian Pre-function.

 Cek kesesuaian booth dengan regulasi yang ada.

 Penyesuaian layout dan posisi booth.

 Stand by untuk pergantian listrik set up ke listrik Showdays.

 Set Up banner sponsor untuk Opening ceremony

 Cek banner banner sponsor sudah terpasang atau belum

 Menghitung dan Cek Goodie Bag untuk kebutuhan Opening Ceremony.

 Rekap Pembagian Parkir exibitor dan membaginya.

 Menerima Barang Sponsor berupa Minuman

 Cek dan Revisi data rekap minuman sponsor yang berada di penyimpanan.

 Set up banner sponsor di Ruang Press Room

(4)

25 No Waktu

7 Minggu 7

 Pendataan dan Revisi Layout yang sesuai dengan lapangan

 Mendistribusikan Produk Sponsor ke setiap acara yang ada di GIIAS 2019

 Revisi Persediaan minuman sponsor di gudang.

 Memfoto Sponsor –sponsor untuk bukti setelah acara GIIAS 2019

 Koordinasi lanjutan keluar masuk mobil on event.

 Koordinasi Acara untuk Student Day GIIAS 2019

 PIC Student day GIIAS 2019

 PIC registrasi Exibitor Night GIIAS 2019

 Koordinasi Loading Out barang-barang 2019

 Packing barang office Hall untuk kembali ke Office Kantor

 Membuat rekap kejadian-kejadian selama event dari awal set up hingga selesai acara.

8 Minggu 8

 Cek Final Loading Out Event GIIAS 2019

 Mengembalikan peralatan office Hall ke divisi GA untuk di Inventory

 Koordinasi dan bimbingan untuk kebutuhan Bukti Sponsor

 Memindahkan data-data berupa foto ke Server Kantor.

 Memisahkan foto-foto sponsor ke folder-folder untuk mempermudah pendataan.

(5)

26 No Waktu

9 Minggu 9

 Mengumpulkan dan membagi data-data foto ke setiap brand sponsor

 Mengetik label tujuan pengiriman untuk bukti sponsor

10 Minggu 10

 Mengumpulkan dan membagi data-data foto ke setiap brand sponsor

 Mengumpulkan bukti sponsor cetak seperti koran dan majalah.

 Membuat rekap susulan untuk check list id card

11 Minggu 11

 Memasukan data-data bukti sponsor foto kedalam flashdisk.

 Menyusun urutan bukti sponsor cetak mulai dari koran sampai tiket dan flyers

 Revisi Layout event GIIAS 2019 yang berhubungan dengan sponsor.

12 Minggu 12

 Packing Bukti sponsor cetak dan foto ke setiap amplop

 Cetak label alamat sponsor untuk di kirimkan

 Pengiriman bukti sponsor

13 Minggu 13

 Membantu divisi promotion untuk persiapan GIIAS Makasar 2019

 Membantu packing persiapan Media Appreciation 2019, ( medali, souvenir)

14 Minggu 14

 Membantu rekap data kehadiran media Appreciation 2019

(6)

27 Pekerjaan yang diberikan kepada penulis selama praktik kerja magang terdiri dari pekerjaan utama, yaitu mengurus rekap data operational hall dan pengumpulan data dan bukti sponsor. Namun terlepas dari pekerjaan utama penulis, ada beberapa pekerjaan tambahan seperti yang tertulis di dalam tabel yang diberikan kepada penulis seperti membantu beberapa divisi menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam penghitungan tiket, tas, souvenir dan lain-lain.

III.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang III.3.1. Proses Pelaksanaan

Pada hari pertama magang, penulis di arahkan kepada siapa akan bertanggung jawab dan di sedikan meja untuk bekerja. Setelah itu langsung dikenalkan kepada seluruh karyawan di PT. Amara Tujuh Perjuangan ( Seven Event ). Kegiatan pertama saya diberi buku panduan Operasional GIIAS 2019, di dalamnya terkandung segala informasi dan kebijakan yang ada ketika event akan berjalan. Keesokan harinya supervisor saya, Nurul Aulia dan Angelyica Ajeng datang untuk briefing pekerjaan yang akan kita lakukan sebelum, saat dan setelah pameran GIIAS 2019, dan saya langsung diberi tahu tentang layout Utama dari GIIAS 2019 Jakarta dan jobdesk saya di perbantukan di divisi Sponsorship dan Operational Hall, dimana main job dari penulis adalah mengurus pendataan operasional setiap Brand di Hall 3A dan Convention Hall dan Sponsorship.

(7)

28 Gambar III.1 Layout GIIAS 2019 ( Update 27 Mei 2019 )

Sumber: Data Internal PT. Amara Tujuh Perjuangan 2019

(8)

29 Pekerjaan yang saya lakukan adalah membuat rekap data dari keperluan operasional setiap brand yang akan menjadi exibitor didalam GIIAS 2019, secara sistem dari Seven Event memberi buku operasional yang isinya tentang kebijakan-kebijakan pameran dan lembar Form Operasional. Pihak Exibitor mengisi kebutuhan operasional Antara lain kebutuhan Listrik, Internet, parkir, id Card dan lain-lain. Saya sebagai orang yang bertanggung jawab merapikan dan merekap data-data yang akan masuk ke kita.

Kami melakukan pendataan menggunakan sofware Microsoft Excel, sebelum input data saya menyiapkan segala keterangan kebutuhan dan Brand- Brand yang saya handle khususnya Hall 3A dan Convention Hall. Keterangan pada bagian kolom adalah mengenai urutan dari Form Operasional yang kita berikan ke exhibitor, pada bagian baris adalah keterangan dari setiap brand yang berada didalam.

Gambar III.2 List salah satu Rekap Listrik Exibitor

Sumber:Data Internal PT. Amara Tujuh Perjuangan 2019

(9)

30 Saya menyiapkan format terlebih dahul sebelum input data-data masuk seperti gambar di atas, saat itu juga saya membuat email baru yang berfungsi untuk penerimaan form operasional dari brand-brand, jadi kita arahkan, setelah men-download form Operasional dari Website kita, mereka mengisi secara manual nama perusahaan PIC dari brand tersebut, nomer yang bisa di hubungi dan keterangan kebutuh operasional sesuai dari judul form yang ada. Setelah mereka mengisi biasanya akan di scan dan akan kirim via E-mail kekita bahwa mereka melakukan pemesanan. Jadi email baru digunakan untuk menampung semua macam form dan komunikasi berkaitan dengan GIIAS 2019.

Form operasional ini sifatnya adalah Pemesanan. Jadi kita seperti menawarkan menu dan exibitor mengisi sesuai dengan kebutuhan mereka.

Form Operasional ini adalah form yang kita siapkan untuk para exibitor jika ada keperluan tambahan diluar yang sudah kami sediakan, contoh seperti penambahan jumlah keperluan listrik, jumlah keperluan Internet dari booth tersebut, penambahan jumlah ID Card, penambahan jumlah parkir. Berikut adalah contoh dari form operasional yang ada

(10)

31 Gambar III.3 Form Operasional B1 GIIAS 2019

(11)

32 Gambar III.4 Form Operasional C1 GIIAS 2019

(12)

33 Setelah mereka mengirimkan data form-form tadi saya juga secara fisik harus menyimpan dan merapikanya juga, karena beberapa dari form operasional menyangkut hal-hal keuangan, jadi setelah menerima email ber isi tentang form-form, saya harus cetak atau print form tersebut dan di masukan kedalam Binder , lalu di urutkan setiap brand dan setiap kode form agar rapi. Setelah di cetak dan input, form tersebut di tanda tangan oleh supervisor saya, dan setelah itu saya harus perbanyak form itu sebanyak 3 lembar untuk di submit di divisi Finance untuk finance melakukan penagihan terhadap pesanan yang sudah di tulis.

Platform rekap data sudah siap dan Binder sudah disiapkan, maka saya memulai untuk meng-input data keperluan dari brand-brand yang sudah ada, untuk brand-brand lain yang belum mengirimkan form operasional, saya ditugaskan untuk membantu follow up kepada PIC setiap brand. Nomer PIC saya meminta dari supervisor saya, biasanya PIC untuk hal-hal semacam ini akan sama setiap tahunnya. Saya telfon beberapa brand besar, seperti Audi, Vw, lalu dalam pameran seperti GIIAS yang terlibat tidak hanya brand brand mobil saja, tetapi ada namanya Kontraktor, mereka adalah perusahaan yang membantu setiap brand untuk membangun Booth-booth mereka.

Tugas saya selain follow up tentang form Operasional, saya juga menerima desain Booth yang akan mereka bangun, mereka harus mengirimkan desain booth beserta ukuran ke pihak Seven Event, untuk mendapatkan ijin dari kami bahwa booth tersebut bisa di bangun atau tidak. Kita pihak penyelenggara harus memastikan booth yang dibangun tetap pada regulasi yang sudah di tentukan, salah satunya adalah tinggi booth maximal 7 meter, dan posisi Signage keterangan brand sudah diposisi yang kita tentukan sebelumnya, membuat backdrop tidak boleh menutupi Exbitor lain, atau dengan kata lain booth yang di bangun harus terbuka dari 3 sisi ( depan, kanan dan kiri).

Booth seperti ini biasanya dibuat oleh kontraktor pihak Mercedez-Benz , setelah kita konfirmasi sesuai regulasi kita akan kembalikan design dengan paraf dari supervisor saya yang menandakan bahwa booth ini sudah layak dan sesuai untuk dibangun. Tidak menutup kemungkinan terjadinya booth yang tidak sesuai ukuran. Jika terjadi hal semacam itu, saat kita check tidak sesuai kita kembalikan ke pihak kontraktor

(13)

34 brand tersebut dan meminta untuk merevisi design agar sesuai dengan kebijakan, jika kesalahan terjadi pada tinggi booth kita meminta untuk membetulkan pengukuran tinggi dari booth tersebut. lalu kirim kembali kepada pihak Seven Event untuk mendapatkan konfirmasi dan kelayakan. Proses ini akan terus terulang jika dari pihak kontraktor mendesign booth yang tidak sesuai dengan regulasi yang ada di Seven Event

Gambar III.5 Regulasi on GIIAS 2019

(14)

35 Gambar III.6 Design Booth Mercedez-Benz GIIAS 2019

(15)

36 Tugas saya mengumpulkan desain seperti ini untuk nanti di bawa ke ICE-BSD, yang nanti fungsinya sebagai pedoman kita bahwa booth yang di bangun sesuai dengan persetujuan yang dilakukan.

Setelah melakukan pendataan untuk rekap, dalam rekap tersebut terdapat Form ID Card dan Form Ticket, jadi setiap Exibitor bisa memesan jumlah ID Card lebih, saat Jumlah ID Card yang kita beri itu tidak mencukupi jumlah yang di inginkan. Maka dari itu saya harus mendata secara mendetail berapa jumlah yang harus di beri secara gratis, dan berapa jumlah yang di pesan. Wajib dibedakan karena jumlah ID Card yang di pesan akan dibuatkan invoice untuk di bayar kepada perusahaan tersebut. jadi jumlah harus benar berapa yang mereka harus di bayarkan. Pekerjaan yang sama saya lakukan terhadap data mengenai penambahan pembelian oleh setiap brand, saya harus memisahkan berapa jumlah yang mereka dapat secara gratis, dan berapa jumlah yang mereka pesan secara detail kerena sekalilagi akan menyangkut masalah keuangan jadi harus jelas.

Sembari menyiapkan data, saya membuat bukti serah terima laporan kepada finance, ini merupakan bukti yang kita pegang untuk memastikan bahwa form-form sudah benar-benar kita serahkan dan pihak finance juga sudah menerimanya tujuannya untuk menurunkan tingkat kesalahan yang terjadi saat proses pengerjaan. Bukti serah terima juga menjadi laporan saya kepada supervisor saya bahwa file-file yang harus di kasi ke divisi finance benar-benar sudah diterima oleh pihak finance.

Pekerjaan selanjutnya adalah proses pengecekan data oleh supervisor saya, untuk memastikan tidak terjadi kesalahan pada proses pengumpulan data-data exibitor.

Proses pengecekan di bantu oleh sistem online Database, jadi didalam kantor kami menggunakaan satu database yang bisa di akses oleh semua orang kantor dengan memasukan password untuk menjamin keamanannya, jadi setelah saya membuat membuat rekap setelah itu tinggal simpan di database online dengan folder yang sudah dirapikan dan disusun untuk mempermudah pencarian. Pada saat pengecekan rekap supervisor saya mengambil data dari database tadi, tidak perlu secara manual mengirimkan menggunakan email. Database online ini digunakan untuk mengurangi

(16)

37 jumlah data yang sama berada di banyak tempat, dan supaya setiap orang dikantor punya pedoman yang sama. Kembali lagi supaya kinerja dari setiap orang bisa efektif dan efisien.

Minggu berikutnya beberapa hal masih sama saya lakukan seperti follow Up form-form operasional yang belum terkumpul. Kegiatan yang saya lakukan adalah membuat rekap data foto ID Card para Eksibitor mengenai jumlah idcard yang didapat secara gratis, jumlah id card yang di pesan dan berapa jumlah foto yang sudah dikirim ke pihak Seven Event untuk di cetak

. Gambar III.7 Rekap ID Card GIIAS 2019

(17)

38 Gambar di atas merupakan data rekap yang saya pegang dan digunakan menjadi pendoman dalam jumlah yang akan mereka dapatkan. Sembari melengkapi jumlah foto ,Pihak eksibitor juga mengirimkan foto-foto kepada kami beserta nama dari setiap foto untuk bisa di cetak lebih dahulu, dalam proses pencetakan kita menggunakan sistem online database, jadi para pencetak id card akan mengambil foto dan nama dari folder yang ada di online database, maka dari itu saya juga harus membuat folder yang rapi dan mudah diakses agar tidak terjadi kesalahan, saya membagi folder berdasarkan brand mereka dan menulis tanggal kapan foto itu masuk kedalam server agar jika terjadi penambahan foto bisa terdeteksi dan mempermudah proses pendataan. Lalu ketika jumlah foto yang kita terima kurang dari jumlah yang mereka dapat, kita dari pihak perusahaan akan memberi voucher yang bisa mereka gunakan untuk mencetak id card secara langsung ketikawaktu set up dan hari pameran berlangsung. Pihak eksibitor akan mengirimkan foto-foto beserta.

Hal yang sama saya lakukan kepada tiket masuk untuk acara GIIAS 2019, untuk tiket masuk kedalam acara kita banyak jenisnya-jenisnya;

 Undangan VIP = Undangan Masuk untuk menghadiri acara Opening Ceremony

 VIP Press = tiket masuk untuk hari pertama saja dan dimulai dari jam 17.00 WIB

 ASSIC ( Auto Show Special Id Card ) =akses masuk dengan antrian penukaran gelang berbeda dari tiket normal (Weekday / Weekend)

 Normal tiket = tiket pengunjung umum yang ingin masuk. (Weekday / Weekend) Banyak jenis tiket yang tersedia untuk masuk event maka rekap data juga harus terpisah-pisah agar jumlah sesuai dengan yang dipesan oleh eksibitor. Data jumlah tiket yang diberikan dan tiket yang dibeli juga harus dipisahkan agar tidak tercampur dan keterangan menjadi jelas.

(18)

39 . Gambar III.8 Rekap Tiket GIIAS 2019

Berikut adalah rekap data tiket yang nanti digunakan sebagai pedoman untuk jumlah yang harus diberikan kepada pihak eksibitor. Data-data tersebut saya input dari form operasional yang masuk ke saya dan beberapa perjanjian antara Seven Event dan pihak brand bahwa Seven Event akan memberika sekian jumlah tiket

ASSIC.

Setelah semua data terkumpul, saya mengambil ID Card yang sudah dicetak dan tiket ASSIC / VIP Press. Proses pengambilan menggunakan serah terima untuk menjamin bahwa tiket dan id card sudah terambil dari divisi cetak dan tiket sudah diambil divisi promotion. Id card dan tiket yang sudah saya ambil dengan berpedoman data yang sudah saya buat. saya pisah-pisahkan kedalam kardus masing-masing yang dibagi berdasarkan brand. Tidak hanya tiket dan id card saja tetapi ada undangan opening ceremony dan voucher id card juga ikut didalamya.

Setelah satu brand semua keperluan terkumpul, kita satukan dalam kardus dan kita kontak pihak brand tersebut untuk bisa di ambil di kantor, ini tujuannya agar id card

(19)

40 dan tiket bisa disebarluaskan terlebih dahulu sebelum pameran berlangsung. Sistem yang sama saya lakukan kepada setiap brand yang saya pegang.

Minggu berikutnya adalah satu minggu sebelum set up acara GIIAS 2019, hal yang dilakukan adalah Meeting Kickoff seluruh divisi tentang segala persiapan dan kesiapan untuk event nanti, didalam ruangan saya diundang untuk ikut kedalam meeting tersebut, didalam ruangan setiap divisi mulai bergantian untuk mempresentasikan hasil kinerja yang sudah dilakukan, sedang di lakukan dan informasi kendala-kendala yang di alami, salah satunya bagian promosi, dalam presentasi kita menginfokan tentang perkembangan jumlah sponsor yang terlibat dan keterangan surat-surat kerjasama sudah selesai atau masih ada yang perlu di kaji ulang. Lalu tidak lupa dengan beberapa koordinasi tentang kebutuhan sponsor seperti kebutuhan ruangan untuk menaruh barang-barang dari sponsor, lalu info tentang keperluan sponsor untuk loading in dan loading out .

Briefing KickOff berjalan selama dua hari, di hari kedua meeting menyangkut Operasional Hall, dalam meeting kita pertama di perkenalkan kembali, siapa-siapa saja yang bertanggung jawab di setiap Hall, dan info mengenai lokasi office yang ditempati. Setelah itu kita report kepada BOD mengenai perkembangan ke ikut sertaan dan Operasional Hall dari brand-brand secara berganitan. Di akhir minggu kita mengadakan briefing bersama FOB ( field Office Boy ) dikantor kurang lebih selama 3 jam. FOB adalah orang-orang yang kami rekrut untuk membantu kita mengecek di lapangan saat event berlangsung untuk membantu nanti para eksibitor masuk, membantu kita dalam pengecekan operasional yang dipasang. Saya Mendapat 5 FOB, 3 FOB operasional jadi mereka yang membantu dalam pengurusan operasional booth keluar masuk barang ( mobil, Flooring, rigging ). 2 FOB Sponsorship, membantu saya dalam mengurus segala sesuatu berkaitan dengan sponsor.

Persiapan final lalu kami lakukan, bersama supervisor saya kita melakukan pengecekan kebutuhan operasional final yang nanti akan di serahkan ke kontraktor untuk pemasangan listrik air maupun internet. Setelah data kebutuhan sesuai dan

(20)

41 benar selanjutnya saya membuat yang di sebut “marking“ ini merupakan penanda dilapangan kepemilikan lokasi dan kebutuhan dalam booth-booth tersebut. jadi oleh bidang divisi operasional sudah memberikan garis garis sesuai ukuran booth dilapangan ( ICE BSD ). Tugas kita memberikan Marking tersebut yang berisi nama booth dan keterangan kebutuh listrik air maupun internet.

. Gambar III.9 Marking Label GIIAS 2019

Kegiatan berikutnya adalah menyangkut tentang Finance, awal kegiatan kami input segala kebutuhan exibitor kedalam rekap data, kebutuhan itu terinput sebagai order dan mereka para eksibitor harus membayar kepada kita, maka kita harus menghitung jumlah uang tersebut, berapa mereka harus membayar listrik kepada kita, berapa mereka harus membayar tambahan parkir kepada kita, data keuangan ini gunanya untuk cek apakah uang yang di tagihkan oleh pihak finance sudah benar jumlahnya atau belum. Proses membuat data ini saya dibantu dengan sistem yang ada di excel sendiri, jadi ketika saya input jumlah kebutuhan operasional saya langsung terhubung dengan sheet finance, yang memunculkan perhitungan jumlah uang, untuk bisa terkoneksi seperti itu sheet finance harus disiapkan sesuai dengan sheet rekap operational, lalu menggunakan fungsi yang ada diexcel sheet finance akan merujuk perhitungan dengan sheet operasonal yang sudah ditentukan sebelumnya.

MERCEDEZ- BENZ 41,5 x 22 = 923 m2

32A / 3Ph / 2

60A / 3Ph / 1

(21)

42 Persiapan final dilanjutkan dengan mengemas barang-barang kebutuhan operasional untuk kebutuhan office on vaneu di ICE BSD, kebutuhan seperti ATK, printer, Form penambahan di lapangan, Marking Label, alat Perekat, data-data cetak, design booth yang sudah di konfirmasi. Semua di kemas dan diberangkatkan ke ICE BSD menggunakan kendaraan operasional dari Kantor. Pengemasan selanjutnya dilakukan berisi tentang tiket dan id card, opening invitation, untuk eksibitor yang belum sempat di ambil di kantor. Pengecekan banner-banner sponsor juga dilakukan, untuk dipasang nanti di langit-langit vanue, jumlah dan keterangan desain sudah benar atau belum dan standing banner dari sponsor tidak lupa di bawa ke vanue untuk dipasang saat opening ceremony nanti.

Kegiatan di kantor sebagian sudah selesai untuk operasional, selanjutnya kita bekerja di Office Vanue, selama di ICE jam kerja kita mulai dari 09.00 hingga 21.00, kita disana standby selama 12 jam untuk nanti ketika ada eksibitor butuh sesuatu, atau menambah pesanan listrik, kita siap dan bisa diproses. Selama di vanue kegiatan pertama yang kami lakukan adalah memberikan marking milik sponsor dari prefunction hall 1 sampai 10, untuk nanti dipasang listrik dan ketika sponsor masuk tidak terjadi salah posisi. Pemasangan ini dilakukan sudah dibantu dengan peta yang sudah di print dan keterangan posisi dan kebutuhan yang jelas, jadi dilapangan kita berpedoman pada peta tersebut.

(22)

43 . Gambar III.10 Set Up Schedule GIIAS 2019

(23)

44 Dari keterangan di atas, dapat dilihat kegiatan set up dimulai tanggal 13 juli 2019 – 17 july 2019, dalam periode waktu tersebut saya standby di office Hall, untuk melayani jika ada kekurangan dan adanya tambahan kebutuhan-kebutuhan, terutama saat tanggal 13 juli, lalu pada tanggal 14 juli saya mulai memastikan untuk bagian sponsorship, karena sponsorship mayoritas berada di prefunction, di hari itu saya mulai berkeliling dan memastikan bahwa posisi tidak melebihi batas, lokasi booth bersih dan barang-barang tidak berserakan dan nama booth sudah sesuai dengan perjanjian.

Persiapan gudang juga dilakukan untuk menampung produk sponsor yang di berikan kepada kita, dibantu dengan FOB kami melakukan koordinasi jadwal masuk barang berupa minuman ke gudang. Setelah masuk dan serah terima dilakukan, saya membuat rekap jumlah minuman. Jumlah minuman ini digunakan nantinya untuk disebar di acara-acara kecil yang ada di GIIAS 2019, seperti Opening ceremony, press room, untuk event education day.

Pada tanggal 16 july, untuk di hall 3A dan Convention Hall Mobil-mobil dari brand ternama mulai loading in seperti Lexus, Mercedez-Bens, Audi dan VW. Masuk secara begantion dari loading dock 3A, mobil masuk dilakukan malam hari sekitar pukul 7 malam hingga 9 malam. Dan disusun sesuai posisi yang sudah didesain oleh setiap booth, kita sebagai orginizer hanya mengarahkan jalur masuk dan keluar secara bergantian.

Pada tanggal 17 july adalah hari terakhir setup, kira-kira pukul 12 siang kita melakukan perpindahan dari listrik set up ke listrik showdays, jadi keterangan kebutuhan listrik di realisasikan. Perpindahan ini dilakukan selama kurang lebih 3 jam, karena menyangkut listrik tegangan tinggi, perpindahan dilakukan secara berurutan dari mulai hall 1- hall 10 lalu dilanjutkan dengan prefunction. Kegiatan berjalan lancar, sambungan listrik dari sumber ke booth tidak bermasalah dan listrik berjalan lancar, sound, LED, lighting berjalan baik. Setelah listrik terpasang, dan segala kebutuhan eksibitor terpenuhi, kita melakukan final check agar semua bisa berjalan lancar, mulai dari karpet, lalu tidak ada barang-barang yang berserakan, jalur-jalur listrik sudah aman dan di tutup. Cek juga AC Hall berjalan dengan lancar, dan kesiapan dari setiap eksibitor, mulai dari barang display, meja kursi harus sudah siap di gunakan, sampah

(24)

45 sudah tidak ada, kayu-kayu sudah di buang. Di akhir hari saya tidak lupa untuk mengirimkan minuman dari sponsor untuk undangan Opening Ceremony.

18 July 2018, Hari pameran dibuka dengan opening ceremony, skegiatan yang saya lakukan sebelum opening berlangusung adalah saya memasang banner sponsor untuk di pasang di sepanjang jalur masuk Opening Ceremony, setelah itu saya membantu bagian registrasi untuk mengemas snack dan minuman kedalam goodie bag GIIAS 2019, dan membantu membagian kepada para pengunjung yang hadir. Opening ceremony di buka oleh Wakil Presiden Pak Jusuf Kala. Tidak lupa saya mengambil gambar banner-banner sponsor yang sudah terpasang yang berguna setelah event sebagai bukti bahwa banner yang di serahkan kita, benar-benar sudah terpasang dengan baik, jumlahnya sesuai dan sesuai dengan perjanjian.

19 July 2019 pameran hari kedua berjalan, kegiatan dilakukan tidak terlalu padat, salah satunya melayani para eksibitor yang melakukan penambahan seperti id card, dan tiket masuk. Hingga tanggal 26 july 2019 kegiatan yang saya lakukan adalah cek stock dari jumlah minuman sponsor, melakukan adjustment terhadap jumlah barang yang tidak sesuai dari data dan rekap, pemindahan banner sponsor juga saya lakukan bersama FOB ke ruang press room.

Pameran berjalan selama 11 hari, selama periode pameran berlangsung untuk divisi sponsor kita melakukan pengecekan kembali lokasi dan posisi sponsor diseluruh venue.

Mulai dari booth-booth kecil yang berjualan makanan, hingga booth sponsor Utama.

Juga tidak lupa saya memdukumentasi banner-banner yang di pasang di dalam vanue juga diluar vanue, termasuk sponsor yang di taruh di shuttle bus GIIAS 2019, saya mendokumentasi satu persatu dan saya atur foto tersebut dalam folder saya. Tidak lupa barang-barang dari sponsor lain seperti dari bodyshop, blibli.com, kita terima dan kita sebarkan untuk kebutuhan dari divisi acara untuk menjadi hadiah juara, seperti body shop untuk hadiah dari miss Autoshow GIIAS 2019

Beberapa perubahan layout terjadi selama pameran berlangsung, perubahan ini dilakukan demi faktor keamanan akses emergency, ke sesuaian dengan kondisi lapangan, meningkatkan kenyamanan pengunjung GIIAS 2019, maka dari itu saya ditugaskan untuk memperbaiki dan merevisi layout yang sudah kita buat, menjadi layout yang benar-benar terjadi dilapangan. Proses pengerjaan perbaikan layout ini saya

(25)

46 awali dengan membawa pedoman maps yang saya pegang lalu saya cek satu-satu setiap booth, terutama di bagian Prefunction hall. Mulai dari posisi tiket booth hingga supporting booth , saya cek dan sesuaikan dengan yang ada di maps, jika terjadi perbedaan posisi saya gambar secara manual posisi yang benar, booth apa saja yang ada disebalah kanan pintu masuk, urutan booth dan ukuran booth di gambar baru lagi. Dan dilakukan satu persatu muladi dari hall 1 – hall 10, juga booth booth yang ada di food truck / booth-booth outdor. Setelah layout yang benar di gambar, maka data tersebut akan kita simpan dan akan di perbaiki setelah event berjalan. Kegiatan pengumpulan foto-foto juga saya lanjutkan dalam acara miss autoshow, acara student day, ada beberapa sponsor yang terlibat seperti Astra Financial dan Bodyshop, tugas saya sebagai divisi sponsor harus mendokumentasi hal tersebut untuk bukti bahwa perjanjian sponsorsip sudah benar-benar diterapkan dan dijalankan sebaik-baiknya.

Tanggal 25 july 2019, acara student day GIIAS 2019 , saya di tunjuk sebagai PIC untuk membantu acara student day, hari sebelumnya saya mengikuti briefing mengenai roundown acara dan flow teknis dari kegiatan student day, ke esokan hari saya menyambut siswa-siswa dan membawa mereka berkeliling dalam event GIIAS 2019, setelah itu mengantar mereka menghadiri event talkshow tentang semangat berjuang mengejar masa depan. Setelah acara talkshow selesai saya mengajak berkeliling lagi dan menikmati sisa event GIIAS 2019, pukul 15.00 waktunya pulang, para siswa dikumpulkan kembali ke titik kumpul untuk naik bis dan kembali ke sekolah mereka.

Acara selanjutnya adalah Exibitor Night yang diadakan pada tanggal 27 july 2019, ini acara apresiasi kepada para exibitor yang mengikuti acara GIIAS 2019, dengan memberikan penghargaan, seperti booth terbaik, booth terunik, di setiap kelas mobil yang ada. Saya diacara tersebut ditugaskan untuk menjadi penjaga tamu dan registrasi exibitor, saya sudah siap di depan pintu masuk setengah jam sebelum acara dimulai.

Saat tamu berdatangan saya mulai cek dari id card mereka, yang diperbolehkan masuk adalah orang-orang yang menggunakan id card berlabel exibitor. Setelah acara dimulai pendatang mulai sedikit dan saya menutup registrasi untuk di serahkan kedivisi acara untuk di rekap jumlah kehadiran pengunjung dalam acara tersebut.

Hari terakhir pameran, kita melakukan brifieng bersama FOB untuk masalah loading out, flow keluar kendaraan dan perpisahan on event, karena mayoritas

(26)

47 kendaraan display yang akan di Loading Out, adalah Premium car ( Lexus, Mercedes- Benz, Audi, Vw) pengeluaran dilakukan urut dari yang paling dekat dengan pintu keluar loading dock setelah area test Drive sudah clear. Sekitar pukul 18.00 saya bersama supervisor saya membagikan plakat kepada pimpinan setiap Brand di setiap booth- booth mereka, yang berisi tentang ucapan terimakasih kita sebagai pihak Exibitor Orgenizer, sudah mau bergabung dan bekerja sama dengan kita, dan semoga dikemudian hari bisa bekerja sama kembali. Kegiatan selanjutnya adalah melakukan pengemasan barang-barang yang ada di office hall, untuk dikembalikan ke kantor. Tidak lupa barang-barang sponsor yang tersisa di bagi-bagikan kepada tim Seven Event dan FOB yang terlibat dalam event ini.

Minggu setelah event kita lakukan dengan menerima apresiasi dari para pimpinan atas kinerja yang telah dilakukan sehingga event Gaikindo International Indonesia Auto Show 2019 berjalan lancar dan sukses. Apresiasi diberikan dalam bentuk makan bersama. Hari esok dilanjutkan dengan bekerja kembali ke kantor, saya melakukan pengecekan terhadap barang yang dikemas apakah sudah sampai dan memastikan barang tidak ada yang pecah, karena ada satu tempat yang berisi barang sponsor berbahan cairan dan dari kaca, jadi saya harus pastikan tidak ada yang pecah. Meja kantor mulai dirapikan dan ditata kembali untuk besok melanjutkan aktifitas bekerja.

Pekerjaan selanjutnya saya melakukan pengumpulan bukti-bukti foto dan cetak untuk di rapikan dan dikirim ke pihak sponsor sebagai bukti kita (Seven Event ) sudah melakukan sesuai dengan perjanjian. Teknis pengerjaan untuk bukti sponsor ini dilakukan secara satu persatu, saya membuat label keterangan bukti apa saja yang ada, setelah itu mulai mengumpulan koran-koran yang berisi tentang promosi GIIAS 2019 yang ada logo-logo sponsor didalamnya, hal yang sama saya lakukan terhadap majalah.

Setelah koran dan majalah, saya mungumpulkan baju-baju juga yang terdapat logo-logo sponsor, dan tidak lupa memberi merchendise dari GIIAS kepada pihak sponsor.

Bukti sponsor ini kita siapkan kepada 12 sponsor GIIAS kami, tidak lupa kita melampirkan tiket-tiket masuk, flyers, id card, special tiket, yang intinya segala sesuatu yang didalamnya terdapat logo-logo dari 12 sponsor kami. Setelah semua siap, bukti- bukti itu kita jadikan satu dalam map dan akan dikirim ke kantor mereka. Setelah bukti- bukti sponsor selesai dikirim, saya mengerjakan revisi layout dari GIIAS 2019

(27)

48 menggunakan software Microsoft office Visio, lewat revisi gambar yang saya lakukan di ICE BSD, lalu saya ubah didalam software tersebut, penggunaan visio tidak terlalu susah, hanya drag and adjust tidak perlu keahlian khusus untuk bisa mengoprasikan visio, keterangan tulisan juga mudah, cari saja text box, lalu drag kedalam layout lalu ketik tulisan tersebut, mulai dari urutan booth dan posisi booth tersebut, setelah semua selesai lalu saya taruh data yang sudah benar dalam online database agar bisa di akses oleh semua orang.

III.3.2 Kendala yang ditemukan

Kendala-kendala yang di alami selama berproses magang di Seven Event ini, 1. Sistem kerja dan Komunikasi yang kurang lancar antar anggota,

Dalam mengerjakan tugas di kantor, kami anggota baru kurang mudah berbaur dengan suasana kantor, setiap anggota fokus dengan pekerjaan dan menyebabkan setiap dari anggot merasa canggung dan jalur komunikasi agak sedikit canggung. Situasi ini mendorong tidak terciptanya satu tim dalam divisi. Kekurangan informasi yang disampaikan, salahnya keterangan penugasan yang di berikan, salah paham informasi yang disampaikan, perbedaan keterangan informasi memungkinkan sering terjadi karena masalah komunikasi tadi.

jadi, cukup sering terjadi supervisor beranggapan bahwa kita sudah mengetahui sistem kerja yang berlaku, sudah terbiasa dengen kinerja dikantor dan jika dilakukan pengecekan ulang banyak ketidak sesuaian seperti, adanya perbedaan urutan-urutan, lalu format penulisan, dan ketentuan warna. Informasi disampaikan secara lisan, jadi orang-orang mudah lupa apa yang di infokan, seperti kebutuhan surat, ada miss karena lupa menyampaikan jumlah yang benar. Hal-hal semacam itu yang menjadi kendala yang menyebabkan kinerja jadi berulang-ulang kali, tidak efektif dan memakan banyak waktu untuk melakukan revisi yang dibutuhkan.

2. Rekap dan input data secara manual,

Kendala yang di alami selama berproses, ketika input data secara manual, data yang saya dapat cukup besar, keterangan-keterangan yang tidak dipahami seperti dalam

(28)

49 form tertulis keterangan bahwa tiket yang dia pesan itu gratis, karena ada perjanjian menyatakan bahwa pihak Seven event akan memberi secara gratis, tetapi saya tidak mendapatkan informasi itu, jadi beberapa ada ketidakjelasan dari form-form dan laporan kerjasama yang ada. Lalu ada kebijakan-kebijakan yang terlewat, seperti ketentuan jumlah tiket yang kita beri, ternyata ada ketentuan lagi untuk setiap jenis tiket yang di beri.

Dalam menerima form operasional, dikirim lewat email, tetapi kejadian pengiriman hanya dilakukan ke supervisor saya, yang akhirnya tidak terdata oleh saya, yang menyebabkan terjadinya ada nya kekurangan data terhadap seuatu brand.

Permasalahan berikutnya adalah sebagai karyawan baru belum terbiasa dari flow kerja yang ada di kantor jadi pengerjaan menjadi lambat dan tidak tertata, melihat bahwa tingkat orang memiliki tingkat ketelitian yang berbeda-beda.

3. Event Problem

Membahas tentang Event, Semua kemungkinan masalah bisa terjadi, seperti suatu eksibitor tiba-tiba meminta id card tambahan diluar waktu yang di tentukan, ada juga posisi booth dari sponsor yang ternyata mengganggu jalur akses dan estetika pameran. Kendala berikutnya langit-langit dari ICE BSD bocor dan air dari Air Conditioner menetes persis di atas booth pameran. Beberapa booth brand-brand besar datang dengan membawa genset untuk penggunaan listrik maka terjadi kekurangan space bagian outdoor untuk menaruh genset listrik dari booth-booth,

Kendala seperti ini menuntut perusahaan untuk bisa memberikan solusi dan tanggapan kepada para peserta, permasalahan muncul ketika kita sebagai event organizer lambat dalam menanggapi dan salah dalam memberikan solusi kepada para peserta. Kejadian ini biasanya terjadi ketika karyawan baru atau magang mendapat kejadian-kejadian itu, karena mereka belum tau harus memberi solusi seperti apa dan kepada siapa harus melaporkan untuk nanti memberikan solusi kepada peserta. Jika ini terjadi peserta akan merasa kurang puas dengan event yang di gelar, mendapat pengalaman buruk terhadap kondisi buruk yang tidak dapat diselesaikan.

(29)

50 III.3.3 Solusi atas Kendala yang Ditemukan

Berakar dari permasalahan yang saya sampaikan diatas berikut adalah solusi- solusi yang saya bisa berikan kepada PT. Amara Tujuh Perjuangan.

1. Membuat SOP (standard Operating Procedure), SOP ini adalah suatu rangkaian dokumen instruksi yang biasanya digunakan sebagai petunjuk dalam melakukan suatu kegiatan. Tujuan dari (standard Operating Procedure) SOP ini untuk menjaga konsistensi dari setiap kinerja petugas, pegawai, tim atau unit-unit perusahaan. (Standard Operating Procedure) SOP juga memperjelas alur-alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari setiap tenaga kerja yang ada tentang Maka dati itu untuk menanggapi permasalahan, saya menyarankan beberapa SOP yang tujuan dasarnya untuk memperjelas alur dan tanggung jawab yang harus dilakukan dalam PT. Amara Tujuh Perjuangan:

a. Scheduling and habit writing on order and task.

Disini saya menyarankan bentuk SOP dalam proses pekerjaan yang dilakukan dalam divisi manapun, supaya tidak salah dalam komunikasi yang dilakukan adalah mencatat segala bentuk tugas dan ketentuan yang diberikan secara mendetial dalam mendata atau menulis sesuatu, jadi dikemudian hari dalam bekerja kita memiliki pedoman-pedoman agar seusai dengan arahan yang sudah diberikan seperti urutan penulisan, pembagian perhitungan dan lain-lain. Selain itu menjalankan tugas seperti pengiriman barang, dilakukan konfirmasi kepada pihak penerima, agar barang yang dikirim tidak kembali salah.

Contoh SOP yang dapat diterapkan :

i. Menerima dan mencatat seluruh tugas dan pekerjaan ii. Mencatat deadline dan bentuk pelaporan.

iii. Memberi tugas dan pekerjaan kepada divisi karyawan dalam bentuk tertulis (softcopy / Hardcopy).

iv. Membuat jadwal penyelesaian tugas secara harian

v. Mengerjakan tugas-tugas sesuai jadwal yang sudah di rancang vi. Catat keterangan kinerja jika terget harian belum terpenuhi.

(30)

51 Working SOP

.

Penjabaran SOP ini diterapkan dalam rangka membangun kebiasaan untuk menulis segala bentuk tugas yang dilakukan, memang membutuhkan waktu untuk menulis, tetapi akan mengurangi kemungkinan orang salah dalam tugas yang diberikan.

b. Membuat SOP dan format penulisan data dalam proses input data order operasional eksibitor

Tingkat kesalahan data yang sering terjadi dalam proses input data, karena jumlah data yang cukup besar untuk dikerjakan satu orang, belum terbiasa dengan program kerja yang berjalan dalam perusahaan dan mengetahui bahwa tingkat ketelitian setiap orang berbeda satu dengan lainya. Maka dari itu saya menyarankan untuk alangkah lebih baik jika dibuat SOP khusus untuk format rekap data operasional dan proses input data dari klien. Selain pembuatan SOP ada baiknya juga untuk melakukan pelatihan terkait dengan prosedur input data di PT.

Amara Tujuh Perjuangan mulai dari langkah – langkah input sekaligus praktik langsung dilapangan. Sehingga jika ada hal – hal yang kurang Catat kekurangan kinerja jika target harian belum terpenuhi

Mengerjakan tugas-tugas sesuai jadwal yang sudah di bentuk Membuat jadwal penyelesaian tugas secara harian.

Memberi tugas dan pekerjaan kepada divisi karyawan dalam bentuk tertulis ( softcopy / Hardcopy ).

Mencatat deadline dan bentuk pelaporan . Menerima dan mencatat seluruh tugas dan pekerjaan.

(31)

52 jelas dan ingin ditanyakan bisa langsung dipelajari saat melakukan praktik input hingga data cetak itu sampai di divisi finance. Adanya SOP rekap data dan proses input data yang jelas, membuat agar kita sebagai karyawan punya pedoman dalam penulisan, dan membantu mempermudah dalam proses pengecekan terhadap data yang masuk.

Contoh SOP yang dapat diterapkan:

i. Supervisor menerima formulir dan Desain Booth, secara online ii. Cek keterangan harga dan desain sudah benar / perlu revisi iii. Supervisor print keterangan formulir operasional

iv. Supervisor tanda tangan formulir

v. Masukan form operasional kedalam arsip,

1. Arsip dibedakan berdasarkan dari Brand dan di urutkan sesuai dengan kode layout event.

2. Desain booth juga di taruh di paling depan dari form- form tiap brand

vi. Catat keterangan angka Form didalam rekap operasional hall vii. Fotokopi form 3 kali dan serahkan 3 fotokopi ke divisi finance.

SOP Arsip data Operasional Hall.

c. M e n e t a p k a

fotokopi form 3 kali dan serahkan 3 fotokopi ke divisi Finance c Catat Keterangan Angka Form kedalam Rekap Excel Operasional Hall.

Masukan form operasional kedalam Arsip Supervisor tanda tangan formulir.

Supervisor print keterangan formulir operasional Cek keterangan harga dan desain sudah benar / perlu revisi Supervisor menerima formulir dan Desain Booth, secara online

(32)

53 . kebijakan dan proses dalam menanggapi komplain.

Kejadian-kejadian didalam event sangatlah tidak terkontrol, bagi karyawan yang sudah cukup lama bekerja dalam event pasti sudah terbiasa dalam menanggapi hal-hal seperti ini dan bagaimana harus bertindak tetapi tidak bagi karyawan baru ataupun karyawan magang, kesulitan dalam mencari penanggung jawab dan bagaimana harus merespon masih perlu banyak pengalaman. Meskipin antisipasi sudah kita lakukan tetapi tetap ada beberapa kejadian yang akan muncul entah dari sponsor atau dari brand-brang besar, untuk meminimalisir kejadian- kejadian itu harus membuat SOP bagaimana memproses hal seperti itu, jadi dalam mengambil keputusan bisa dilakukan dengan berpedoman dengan SOP jika memang diluar batas waktu kita sudah infokan dari awal kebijakan kita seperti ini, lalu seandainya pun terjadi hal-hal baru, kebijaka yang bisa diterapkan adalah kesesuaian dengan regulasi event, pihak eksibitor yang menyesuaikan kepada situasi penyelenggara dan tidak boleh merugikan dari situasi yang ada. Contoh seperti genset tadi, pihak dari eksibitor yang harus menyesuaikan lokasi, jika memang ada tempat yang memungkinkan jenset diletakan disitu tidak masalah tetapi jikalai dirasa tidak memungkinkan pihak dari eksibitor harus mengalah untuk merelakan genset yang dibawa tidak terpasang,.

Contoh SOP yang dapat diterapkan :

i. Tulis bentuk komplain yang dilakukan oleh eksibitor

ii. Catat tanggal dan oleh siapa komplain atau permintaan itu masuk iii. Mencari penanggung jawab.

1. Membuat list penanggung jawab untuk keperluan keperluan yang mungkin terjadi.

iv. Memberikan solusi kepada eksibitor

v. Tanda tangan bahwa solusi sudah terselesaikan

(33)

54 SOP Menanggapi Permintaan.

Tanda tangan bahwa solusi sudah terselesaikan Memberikan solusi kepada eksibitor

cek dalam list penanggung jawab untuk jalan keluar.

Mencari penanggung jawab.

Catat tanggal dan oleh siapa

Tulis bentuk komplain yang dilakukan oleh eksibitor

(34)

55 III.3.3.1 FLOWCHART PROSES ORDERING KEBUTUHAN OPERATIONAL

(Existing)

PT. AMARA TUJUH PERJUANGAN

Peserta Download

Form Operational

Form Operational yang sudah di isi

Print form &

input on excel

Put in Arsip.(binder)

Right data

False data

Final data check Spv check

Send data to operation team

Send to finance (FC 3x)

Installation on Event

(35)

56 III.3.3.2 FLOWCHART PROSES ORDERING KEBUTUHAN OPERATIONAL

(Solution)