Keprotokolan …

BAB II TINJAUAN PUSATAKA

C. Keprotokolan …

 DEFINISI KEPROTOKOLAN

Pengertian atau definisi dari keprotokolan sering kali disalah artikan, yaitu dianggap sama sebagai “MC” (master of cer emony). Untuk memahami dan mengetahui pengertian yang sebenarnya dari protokol dapat dilihat dari penjelasan berikut.

Istilah protokol berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata PROTOKOLUM, dimana PROTOS yang berarti pertama; dan KOLUM atau KOLLA berarti perekat atau lem. Kita perhatikan batasan pengertian mengenai protokol sebagaimana

dirumuskan di dalam Webster’s New Ideal Dictionary, yang berbunyi, “Protocol

is a pr emilinar y memor andum of diplomatic negotiation”. (Webster’s New Ideal

Dictionar y, second edition, Mer iem Webster Inc, Springfield, Massachusettss,

11

18 USA 1989, hal 416). Yaitu protokol adalah suatu dokumen pendahulu dari

perundingan diplomatik.¹²

Istilah protokol pada awalnya digunakan pertama kali pada pada waktu itu,

bagi lembar pertama suatu gulungan papyr us atau kertas tebal yang diletakkan.

Negara Yunani yang pertama menggunakan istilah tersebut.

Selanjutnya pengertian protokol dipergunakan untuk seluruh gulungan tersebut yang merupakan tempat dicatatnya semua dokumen penting Negara yang menyangkut nasional maupun internasional.

Tahap berikutnya istilah protokol dipakai bagi isi persetujuan – persetujuan itu

sendiri dalam arti luas, tidak terbatas perundingan Negara. Tahap berikutnya

dipakai pula untuk dokumen – dokumen penting yang merupakan data tambahan

dari sebuah persetujuan atau perjanjian utama, selanjutnya mengalami perkembangan sesuai dengan perkembangan jaman. Sekarang ini protokol diartikan sebagai :

a. Suatu pedoman yang berisi Tata Cara Internasional.

b. Pemberian pelayanan kepada pimpinan, tamu, massa public, peserta rapat

dan lain – lain yang terkait di dalam kegiatan resmi.

c. Tolak ukur bagi suatu Pemerintah Daerah beserta unit – unit kerjanya.¹³

 KEDUDUKAN PROTOKOL

Seperti di Negara lain, maka di Negara Kesatuan Republik Indonesia keprotokolan pada dasarnya mempunyai kedudukan dua segi, yaitu :

12

Drs. R. Trijono Januharso, Pedoman Keprotokolan dan Master Of Ceremony, Elfhar dan Dahara Prize, Semarang, hal 3

13

19

1. Keprotokolan yang berkisar hubungan dengan luar negeri, disebut juga

keprotokolan diplomatik.

2. Keprotokolan yang menyangkut dalam negeri, disebut juga Keprotokolan

Resmi.

Instansi tertinggi yang merupakan pengelola utama kegiatan keprotokolan di

Indonesia adalah Direktorat Jendral Protokol dan Konsuler – Departemen Luar

Negeri, jabatan Direktur Jendral Protokol dan Konsuler tersebut berkedudukan sebagai “Protokol Negara”.

Seluruh tugas dan fungsi keprotokolan Dalam Negeri dan Luar Negeri berpusat pada instansi tersebut. Dalam pelaksanaannya ia berkedudukan sebagai instansi resmi yang selalu mengadakan koordinasi dengan instansi lain dalam menjalankan fungsi dan tugasnya.

Jika kita lihat dari fungsi dan tugasnya maka, tampak bahwa petugas protokol akan sangat berpengaruh atas berhasil atau tidaknya penyelenggaraan suatu acara, untuk itu seorang yang ditugasi dalam keprotokolan akan selalu meletakkan perhatian dan kemampuannya secara maksimal dengan tetap menjunjung tinggi

nilai – nilai kebudayaan, norma adat istiadat yang relevan, sehingga fungsi dan

tugas keprotokolan dapat dilaksanakan dengan sempurna dan suatu acara tersebut dapat dikatakan berjalan dengan sukses dan sempurna.

 PEDOMAN PROTOKOL

Pada umumnya petugas protokol hanya dianggap sebagai orang yang berpakaian lengkap dan menyibukkan diri untuk mengatur acara yang sedang berlangsung. Anggapan tersebut memang benar tetapi belum menggambarkan arti

20 sebenarnya tentang protokol. Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, protokol mempunyai pedoman sebagai berikut :

1. Memiliki sikap ramah tamah (Cour tesy)

2. Perlu ketelitian dalam segala hal (Cor r ect)

3. Tanamkan rasa percaya diri (Self confident)

Setiap protokol harus juga memahami akan :

1. Tata Cara

2. Tata Krama

3. Aturan umum, rumus, dalil dan prinsip umum.

 FUNGSI PROTOKOL

Tugas dan fungsi protokol tidak hanya bertanggung jawab atas keberhasilan suatu acara, namun perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa seorang protokol juga dituntut untuk menyadari keberadaannya sebagai penyelenggara dan pendukung keberhasilan untuk mencapai sasaran yang dikehendaki seperti tujuan semula. Protokol pada pokoknya mencakup enam fungsi, yaitu :

1. Fungsi Perencanaan

Kegiatan ini mencakup memilih dan mengaitkan fakta guna menciptakan dan menformulasikan serangkaian kegiatan ysng diusulkan bersama untuk mencapai tujuan semula.

Manfaat dari fungsi perencanaan ini adalah seluruh kegiatan dapat diarahkan pada tujuan tertentu, menurut tata urutan yang tepat sehingga akan dicapai keberhasilan.

21 Fungsi ini juga dapat menghindari terjadinya kerugian antara lain; pemborosan waktu, tenaga dan biaya. Sehingga kita hanya akan menyelenggarakan kegiatan yang penting dan yang diperlukan saja.

2. Fungsi Pengorganisasian

Kegiatan yang termasuk fungsi ini adalah pembagian tugas menurut sub

bagian masing – masing. Kegiatan ini dianggap penting untuk melimpahkan

wewenang dan tanggung jawab kepada orang yang tepat, sehingga dapat terlaksana dengan baik. Manfaat dari fungsi ini adalah:

a. Setiap petugas protokol mengetahui tugas apa yang harus dilakukan.

b. Hubungan kerja antara petugas dapat ditentukan secara jelas.

c. Kegiatan apa, petugas terkoordinasikan, terarah dan menghasilkan

kesatuan tindak.

d. Para petugas beserta peralatan yang tersedia dapat didayagunakan dan

mencapai hasil-guna yang optimal.

3. Fungsi Pergerakan

Kegiatan ini dimaksudkan untuk dapat mencapai tujuan yang tepat sesuai dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian sebagaimana telah dilakukan oleh pimpinan.

Manfaat dari kegiatan ini sangat penting, karena berprinsip meletakkan

perhatian hanya pada orang – orang yang tekait disekeliling. Sebab orang dapat

memiliki kepribadian, dapat berpikir, percaya diri, berpengawasan atas pekerjaannya sendiri.

22 Kegiatan pengawasan adalah penentuan sesuatu hal yang telah dilaksanakan,

menilai dan bila perlu mengambil langkah – langkah perbaikan agar pelaksanaan

suatu tugas/pekerjaan dapat berjalan sesuai rencana semula, setelah fungsi perencanaan, pengorganisasian dan pergerakan berjalan dengan baik, maka fungsi ini akan dirasa kurang berperan, namun dalam pelaksanaannya akan ditemukan

kekurangan dalam menjalankan fungsi – fungsi sebelumnya, sehingga diperlukan

beberapa perbaikan.

5. Fungsi Pengkoordinasian

Kegiatan dalam fungsi ini merupakan upaya petugas dalam penyerasian

kualitas, kuantitas, waktu, personil maupun pengarahannya sehingga

menghasilkan tindakan yang serasi dan tepat pada sasaran dan sesuai dengan tujuan.

Manfaat dari fungsi ini adalah dapat menghindari pemborosan dalam bentuk apapun. Wewenang dan tanggung jawab yang diberikan juga dapat terlaksana

dengan baik tanpa adanya tumpang tindih (Over Lapping).

6. Fungsi Pengambilan Keputusan

Kegiatan pokok dalam fungsi ini adalah, memilih satu tindakan diantara

beberapa kemungkinan untuk bertindak (alter native) dalam berbagai keadaan

dalam melaksanakan kegiatan tertentu.

 UNDANG – UNDANG PROTOKOL

Undang –undang protokol adalah undang – undang keprotokolan yaitu undang

– undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang protokol dan penjabarannya dengan

23 Mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan. Peraturan

Perundang – undangan tersebut peraturan perundang – undangan domain

keprotokolan.

 RUANG LINGKUP UNDANG-UNDANG PROTOKOL

1. Penghormatan dan perlakuan terhadap Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah

dan Tokoh Masyarakat tertentu dalam suatu acara, meliputi :

a. Hak dalam tata tempat disebut Preseance/Order Of Preseance yaitu tata

urutan sesuai dengan jabatannya.

b. Hak dalam upacara disebut Rotation atau susunan. Seseorang yang

berkedudukan utama, kedatangannya dan sambutan paling akhir dalam

suatu acara yang bersifat cer emonial, berlaku sebaliknya (pengarahan

paling utama).

c. Hak dalam perlakuan disebut Treatment yaitu pemberian perlindungan,

keamanan, ketertiban dan fasilitas sebagaimana mestinya, agar dapat melaksanakan tugas jabatannya secara lebih berhasilguna, berdaya guna, namun tidak boleh menimbulkan sikap mewah.

2. Penghormatan dan perlakuan terhadap Lambang–lambang Kehormatan

Kedaulatan Negara Republik Indonesia.

3. Pengaturan pemberian penghormatan terhadap seseorang sesuai dengan

kedudukannya dengan menggunakan Bendera dan lagu kebangsaan.

4. Pengaturan penyambutan terhadap kunjungan yang bersifat kunjungan

24

5. Pengaturan protokol bagi kepala perwakilan Asing di Indonesia

diperlakukan berdasarkan asas resiprositas (timbal balik) sesuai dengan kebiasaan Internasional.

6. Pemberian penghormatan terhadap istri/suami dari Pejabat Negara, Pejabat

Pemerintah, dan tokoh Masyarakat tertentu serta terhadap mantan Pejabat Negara dan Pejabat Pemerintah.

7. Perlakuan

a. Pemberian perlindungan, ketertiban, keamanan dalam menjalankan

tugas jabatan

b. Pemberian dukungan sarana yang diperlukan secara wajar dan tidak

berkelebihan agar dapat melaksanakan tugasnya secara lebih berhasil guna dan berdayaguna.

8. Pengaturan

a. Pengaturan Upacara bendera dan upacara bukan upacara bendera

dalam acara kenegaraan atau resmi dilaksanakan sesuai ketentuan keprotokolan yang meliputi tata krama, tata upacara, tata penghormatan, tata lambang kehormatan NKRI, dan tata pakaian uapacara.

 Pengaturan Kunjungan.

1) Kunjungan tamu Negara dengan prinsip menyatakan rasa hormat untuk

memberikan kesan yang mendalam bagi tamu Negara atas kebesaran Bangsa dan Negara Indonesia.

25

2) Kepala perwakilan Negara asing di Negara asing R.I. Diperlakukan

berdasarkan asas resiprositas sesuai dengan kebiasaan internasional.

3) Kunjungan pejabat RI ke daerah dilaksanakan dengan asas efektif dan

efisien.

KELOMPOK PEJABAT NEGARA (Pasal 11 (1) UU No. 43 Th 1999)

PRESIDEN DAN WAKIL PRESIDEN, KETUA, WAKIL KETUA, DAN ANGGOTA LEMBAGA NEGARA; KETUA, WAKIL KETUA, KETUA MUDA, DAN HAKIM AGUNG PADA MAHKAMAH AGUNG SERTA KETUA, WAKIL KETUA, DAN HAKIM PADA SEMUA BADAN PERADILAN; MENTERI DAN JABATAN SETINGKAT MENTERI; DUTA BESAR LUAR BIASA DAN BERKUASA PENUH; GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR; BUPATI DAN WAKIL BUPATI, WALIKOTA DAN PEJABAT NEGARA LAINNYA YANG DITENTUKAN UNDANG-UNDANG.

PEJABAT PEMERINTAH (Pasal (5) UU No.8 Th 1987)

“PEJABAT YANG MENDUDUKI JABATAN TERTENTU DALAM ORGANISASI PEMERINTAH”

JENIS JABATAN; Pasal 1 (5-7) No. 43 Th 1999

a. Jabatan Negeri (Jabatan dalam bidang eksekutif, termasuk kesretariatan

lembaga Negara dan kepaniteraan.

b. Jabatan Karier (Jabstruk dan Jafung)

26 Dilihat dari ruang lingkup protokol diatas, maka termasuk didalamnya adalah tugas Humas Pemerintah, yaitu memberikan penyambutan kepada tamu-tamu daerah dan memberikan pelayanan kepada pejabat pemerintah, dalam hal ini adalah Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam membantu mempublikasikan kegiatan-kegiatan pemerintah untuk membangun daerah dan untuk memenuhi aspirasi masyarakat.

25