i PELAKSANAAN URUSAN KEHUMASAN DAN PROTOKOL
DI DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA SURAKARTA
Oleh
Nama : BIMBO ARIESTRIANTO NIM : D1607008
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya bidang Komunikasi Terapan
PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
ii PERSETUJUAN
Tugas Akhir Berjudul:
PELAKSANAAN URUSAN KEHUMASAN DAN PROTOKOL DI DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA SURAKARTA Karya:
Nama : BIMBO ARIESTRIANTO NIM : D 1607008
Konsentrasi: Public Relations
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 25 Juni 2010 Menyetujui Dosen Pembimbing,
iii PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diujikan dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Hari :……….
Tanggal :……….
Panitia Ujian Tugas Akhir :
1. Surisno Satriyo Utomo, M. Si NIP. 19500926 198503 1 001
2. Dra. Hj. Sofiah, M.Si
NIP. 19530726 198703 2 001
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Dekan,
iv MOTTO
To be yourself in a world that’s constantly trying to make you something else
is the greatest accomplishement
Things change before you even realize what you had
Vini Vidi Vici: I came, I saw and I’m conquer
We can have more than we’ve got because we can become more than we are
The key to happiness is having a dreams. The key to success is making your
v KATA PENGANTAR
Puji Syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkat dan karuniaNya, akhirnya Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya. Tugas Akhir dengan judul ”Pelaksanaan Urusan Kehumasan dan Protokol di Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta” ini dibuat
sebagai salah satu syarat menyelesaikan program Diploma III di Fakultas Ilmu
Sosial Dan Politik.
Penyelesaian Tugas Akhir ini kiranya tidak akan berhasil jika tidak
mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini,
Penulis ingin menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya dan ucapan
terima kasih setulus-tulusnya kepada :
1. Kedua orang tua Penulis, Bapak Pudji dan Ibu Santi, serta kakak-kakak
terkasih, Oki, Didit, dan Jonas, atas doa dan dukungannya yang tidak pernah
berhenti, serta kepercayaan yang mereka berikan selama ini, juga masukan
dan saran, dan yang terutama limpahan cinta dan kasih saying yang begitu
besar kepada Penulis ;
2. Ibu Dra. Hj. Sofiah, M.Si, selaku Pembimbing Tugas Akhir yang juga
meluangkan waktunya untuk memeriksa Tugas Akhir ini dan memberikan
nasehat-nasehat yang sangat berguna dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini ;
3. Bapak Surisno Satriyoutomo, M.Si, selaku penguji yang telah meluangkan
vi
4. Ibu Tanti Hermawati, S. Sos, M.Si, selaku Pembimbing Akademik yang telah
banyak memberikan saran, nasehat, dan perhatiannya kepada Penulis sejak
Penulis masuk menjadi mahasiswa di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik ini ;
5. Seluruh staf pengajar Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas
Maret yang telah member bekal ilmu dan pengetahuan yang semoga dapat
member manfaat bagi penulis untuk berkarya di kemudian hari ;
6. Bapak Bambang Sari Wahono, SH; Bapak Joko, SH, Bapak Soeradi, SH;
Bapak Danang, SE; dan Mas Yudhi, dari Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah kota Surakarta atas bantuan dan bimbingannya selama Penulis
magang. Terima kasih telah meluangkan waktu untuk menjawab
pertanyaan-pertanyaan dari Penulis, dan telah menyediakan bahan-bahan yang diperlukan
dalam penulisan Tugas Akhir ini;
7. Para staf Administrasi Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas
Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret atas segala bantuannya;
8. Sahabat-sahabat penulis : Prasetyo untuk “tebengannya semester satu dan
dua”; Diaz, Sigit, Yogo, Satrio, Widhi, Galih dan Bambu untuk doa dan
dukungan serta kesediaannya mendengarkan keluh kesah Penulis selama ini;
Ninda untuk persahabatannya;
9. Teman-teman Diploma III angkatan 2007 atas pertemanannya yang selama ini
telah terjalin;
10.Chandra, Caca, Choi, Marsya, Panji, Palak, Bedu, Om Lestaryo dan Tante
vii
11.Para pihak yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu namun telah ikut
membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Atas segala kekurangan dalam penulisan ini, Penulis mohon maaf dan mohon
diberikan saran serta kritik agar di lain waktu Penulis dapat memperbaikinya.
Akhir kata Penulis mengharapkan agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi
perkembangan ilmu dan pengetahuan, khususnya di bidang keprotokolan.
Surakarta, Juni 2010
ix
Undang-undang Protokol ……….. 22
Ruang lingkup undang-undang protokol ……… 23
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA A. Sejarah dan Dasar Hukum berdirinya….……….. 27
B. Dasar hukum dan kedudukan DPRD kota Surakarta……….. 27
C. Visi dan Misi DPRD kota Surakarta ……….… 28
D. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD kota Surakarta ….. 29
E. Struktur Organisasi dan Tata kerja Sekreteriat DPRD kota Surakarta… 31 BAB IV PELAKSANAN MAGANG A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan ……….……….. 39
B. Bidang Pelaksanaan ………..….……… 39
C. Kegiatan Kuliah Kerja Media ……….……….. 40
D. Kegiatan lain ……….. 43
BAB V PENUTUP E. Kesimpulan……….…….. . 51
F. Saran……….…….... . 52
Daftar Pustaka ………...….. x
1
BAB I
PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG
Semakin majunya perkembangan jaman di era globalisasi saat ini, humas
sangat diperlukan baik dalam perusahaan maupun lembaga–lembaga
pemerintahan yang berfungsi sebagai pembentuk citra sebuah perusahaan ataupun
instansi pemerintahan terkait. Terciptanya citra yang baik akan sangat mendukung
keberadaan instansi atau perusahaan tersebut dimata masyarakat.
Dalam langkah nyatanya, Program Diploma III Komunikasi Terapan
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret Surakarta
memberikan Kuliah Kerja Media (KKM) yang memberikan kesempatan kepada
mahasiswanya untuk mempraktekkan teori, konsep, dan ilmu yang telah dipelajari
di bangku kuliah, sehingga mahasiswa dapat melihat dan merasakan dunia kerja
secara langsung.
Sebagai mahasiswa jurusan Public Relations, Penulis memilih
melaksanakan tugas KKM pada instansi pemerintahan di kantor sekretariat Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta, karena Penulis ingin melihat dan
mengetahui secara langsung kegiatan dari humas pemerintahan.
Humas adalah fungsi managemen yang berkelanjutan dan terarah lewat
organisasi umum maupun secara pribadi, serta berusaha memenangkan,
2 inginkan. Dengan menilai pendapat umum dari sekitar mereka sendiri untuk
kemudian dihubungkan sejauh mungkin dengan karsa dan tingkah lakunya, guna
mencapai kerjasama yang lebih produktif, dan lebih efisien untuk memenuhi
kepentingan mereka bersama, dengan suatu informasi yang direncanakan dan
disebarluaskan.
Humas dalam sebuah lembaga pemerintahan sangat dibutuhkan karena
merupakan penghubung antara pemerintah dengan masyarakat, sehingga
masyarakat juga dapat ikut berperan dalam pengawasan kinerja pemerintah, dan
pemerintah dapat mengetahui apa yang menjadi keinginan masyarakat. Dengan
adanya pertisipasi dari kedua belah pihak tersebut, maka roda pemerintahan akan
dapat berjalan dengan baik dan lancar sehingga terjadi simbiosis mutualisme
antara pemerintah dan masyarakat. Dengan terciptanya hubungan yang baik antara
pemerintah dengan masyarakat, maka masing–masing pihak dapat mengetahui
hak dan kewajibannya masing–masing, dan mengetahui dengan baik kegiatan–
kegiatan pemerintah serta perkembangan daerah Kota Surakarta.
Melihat lingkup tugas para anggota dewan yang cukup luas ini, maka
sangat tidak mungkin bagi mereka untuk menangani kegiatan Humas secara
langsung. Oleh sebab itu apa yang sedang dilakukan atau apa yang akan dilakukan
oleh para anggota dewan tersebut yang berhubungan dengan pihak dalam maupun
luar, harus dilakukan oleh bagian Humas. Karena inti dari tugas Humas adalah
3 Humas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta
dibagi menjadi dua sub bagian yaitu, Sub Bagian Humas dan Dokumentasi dan
Sub Bagian Keprotokolan. Masing–masing bagian ini mempunyai tugas dan
fungsi yangt berbeda, namun saling melengkapi. Penulis memilih salah satu dari
kedua sub bagian tersebut, yaitu Sub Bagian Keprotolan yang dianggap oleh
Penulis mempunyai banyak kegiatan dan tugas yang harus dilakukan, baik tugas
yang berada di dalam ruangan maupun tugas lapangan. Sehingga penulis dapat
mengetahui bagaimana kerja dari para karyawan Humas baik saat di kantor,
maupun saat melakukan tugas lapangan.
Sub Bagian Keprotokolan ini mempunyai tugas yang berhubungan dengan
pelaksanaan acara resmi, semi resmi, maupun acara yang tidak resmi yang
diselenggarakan oleh Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta
dan selalu bertanggung jawab kepada semua acara yang nantinya akan melibatkan
para Anggota Dewan. Semua kegiatan tersebut merupakan bahan publikasi untuk
masyarakat sebagai aktifitas pemerintah setempat. Dari sedikit uraian di atas,
maka penulis tertarik untuk menulis tentang “Pelaksanaan Urusan Kehumasan
dan Protokol di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta”
B.
Tujuan
Tujuan Umum
Sebagai syarat kelulusan dan merupakan suatu ketetapan yang berlaku di
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
4 mendapatkan gelar sebagai Ahli Madya serta untuk mendapatkan sebuah
pengalaman kerja.
Tujuan Khusus
A. Bagi Instansi
1. Memberikan kesempatan kepada para Mahasiswa untuk dapat
menerapkan ilmu yang telah didapat di bangku kuliah.
2. Memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk mengetahui
tentang cara kerja Humas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kota Surakarta.
3. Mendapatkan masukan-masukan positif dari masyarakat yang
dapat meningkatkan kinerja Humas Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Kota Surakarta.
B. Bagi Mahasiswa
1. Mendapatkan tempat untuk mempraktekkan ilmu yang sudah
didapat selama masa kuliah.
2. Mendapatkan pengetahuan tentang kinerja Humas Sekretariat,
dalam hal ini Sub Bagian Keprotokolan Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kota Surakarta.
3. Mendapatkan pengalaman kerja.
4. Kemampuan untuk membandingkan antara teori yang didapat
selama masa kuliah dengan praktek yang berlaku dalam dunia
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A.
HUBUNGAN MASYARAKAT ( HUMAS )
DEFINISI HUMAS
Bidang humas atau public r elations merupakan suatu bidang yang cakupannya
sangat luas yang menyangkut berbagai pihak. Public relations tidak sama dengan
sekedar r elations, meskipun personal relations mempunyai peranan yang sangat
besar dalam kampanye public r elations.
Public relations bukan hanya sekedar menjual senyum, dengan tujuan
memperoleh kemenangan sendiri, atau dengan mendekati pers dengan tujuan
untuk memperoleh suatu pemberitaan. Lebih dari itu, public relations
mengandalkan strategi, yakni agar perusahaan disukai dan dipercaya oleh pihak –
pihak yang berhubungan.
Untuk itu, definisi tentang public r elations atau humas sangatlah penting
walaupun sampai saat ini masing – masing pihak mempunyai pendapat lain
tentang public r elations, antara lain dapat dilihat dari segi kepribadian dan
elemennya, ada yang mendefinisikan dengan dilihat dari segi komunikasi dan
7 lagi dilihat dari segi entertainment dan protokoler, sebagian lagi dilihat dari segi
krisis.1
Berikut ini merupakan definisi yang sangat umum diberikan oleh John E.
Mar ston : “Public relations is planned, persuasive communication designed to
influence significant public”. Public r elations bukanlah ilmu tradisional yang
digunakan untuk menghadapi tujuan – tujuan sesaat. Public r elations perlu
direncanakan dalam suatu pendekatan manajemen kepada target – target publik
tertentu. Public relations melakukan komunikasi dengan cara membujuk
(per suasive). Oleh karena itu sering disebut sepihak bahwa profesi public
r elations adalah profesi pembujuk (per suader s).2
Definisi yang lain dikemukakan oleh Cyr il W. Plattes berikut ini yang
menyebut public r elations sebagai tanggung jawab dan fungsi manajemen yang
bertugas :
1. Menganalisa inter est public dan menetapkan sikap public.
2. Menentukan dan menterjemahkankebijaksanaan perusahaan atau organisasi
3. Merumuskan program aksi untuk menciptakan penerimaan dan goodwill
masyarakat terhadap perusahaan atau organisasi tadi.3
Definisi Plattes ini adalah definisi terbaik, karena sekaligus memberikan
gambaran akan fungsi public r ealtions atau hubungan masyarakat.
Menurut pernyataan Asosiasi PR seluruh dunia di Mexico, Agustus 1978,
yang dikenal dengan “The statement of Mexico” Public relations adalah :
1
Renald Kasali, Manajemen Public Relatios ( konsep dan aplikasi di Indonesia ), Pustaka Utama Grafiti, Jakarta, 2003, hal 6
2
Ibid / hal 6
3Dja’far Assegaff,
8 Seni dan ilmu pengetahuan social untuk menganalisa kecenderungan,
memprediksi konsekuensinya menasehati para pemimpin organisasi dan
melaksanakan programyang terencana mengenai kegiatan – kegiatan melayani,
baik kepentingan organisasi maupun kepentingan public atau umum.4
(Public relations pr actice is ar t and social science of analyzing fr ends, pr edicting
their consequences, counseling or ganization leader s and implementing planned
pr ogr am of action which will serve the organization’s and the public intrest)
Definisi profesi humas menurut Howar d Stephenson dalam buku Handbook of
Public r elations (1971), yaitu sebagai berikut ; “The practice of skilled art or
ser vice based on tr aining, a body of knowledge, and alber ence to agr ee on
standart of ethics”. (Humas atau public relations yang dapat dinilai sebagai suatu
profesi, dalam praktiknya merupakan seni, ketrampilan atau memberikan
pelayanan tertentu, berdasarkan kualifikasi pendidikan dan pelatihan, serta
memiliki pengetahuan memadai yang harus sesuai dengan standart etika atau
profesi).5
Banyak definisi Public relations yang telah diungkapkan saling berbeda, tetapi
pada prinsipnya dan pengertiannya adalah sama. Paling tidak sebagai acuannya
dan salah satunya definisi public relations, berasal dari The British Institute of
Public Relations yang berbunyi :
1. “Public Relations activity is management of communications between an
organization and its publics”.
4
Rosady Ruslan, Manajemen Hubungan Masyarakat dan Komunikasi (konsep dan aplikasi), edisi revisi, cetakan 4, PT Raja Grifindo Persada, Jakarta, 2002, hal 18.
5
9
2. “Public Relations practice is deliberate, planned and sustain effort to
establish and maintain mutual under standing between an or ganization and
its publics”.6
PERANAN HUMAS
Menurut Doizer and Br oom (1995) bahwa peranan Humas dibagi menjadi empat
kategori dalam organisasi, yaitu sebagai berikut :
1. Exper t pr escr iber
Sebagai praktisi ahli public r elations yang berpengalaman dan memiliki
kemampuan tinggi dapat membantu mencari solusi dalam penyelesaian
masalah hubungan dengan publiknya (public r elationship). Hubungan
praktisi PR dengan manajemen organisasi seperti hubungan dokter dengan
pasiennya, sehingga pihak manajemen bertindak pasif untuk menerima
atau mempercayai apa yang telah disarankan atau usulan dari ahli PR
(exper t pr escr iber) yang memiliki pengalaman dan ketrampilan tinggi
dalam memecahkan serta mengatasi persoalan public r elations yang
tengah dihadapi oleh organisasi bersangkutan.
2. Communication fasilitator
Dalam hal ini, praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator
untukmembantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengarkan apa
yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi yang
bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan keinginan, kebijakan
dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan
6
10 komunikasi timbale balik tersebut yang dilaksanakan oleh PR yang
bersangkutan dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai
dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.
3. Pr oblem solving pr ocess fasilitator
Peranan praktisi PR dalam hal proses pemecahan persoalan public
r elations ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu
pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser ) hingga tindakan
eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah
dihadapi secara rasional dan professional. Biasanya dalam menghadapi
sesuatu krisis yang terjadi, maka dibentuk suatu tim posko yang
dikoordinir praktisi ahli PR dengan melibatkan berbagai departemen dan
keahlian dalam suatu tim khusus untuk membantu organisasi, perusahaan
dan produk yang tengah menghadapi atau mengatasi persoalan krisis
tertentu.
4. Communication technician
Berbeda dengan tiga peranan praktisi PR profesional sebelumnya yang
jarang terkait erat dengan fungsi dan manajemen organisasi. Sedangkan
dalam peranan communication technician ini sebagai jour nalist in resident
yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan
method of communication in or ganization dan system komunikasi dalam
organisasi dari masing – masing bagian atau tingkatan (level), yaitu secara
teknis komunikasi, media komunikasi dipergunakan dari tingkat pimpinan
11
media komunikasi antara satu level, komunikasi antar karyawan satu
departemen dengan lainya (employee r elations and communication media
model).
Peranan PR / Humas tersebut diharapkan menjadi “mata” dan “telinga” serta
“tangan kanan” bagi top manajemen dari organisasi atau lembaga yang ruang
lingkup tugasnya antara lain :
a. Membina Hubungan ke dalam (public inter nal)
Public internal adalah public yang menjadi bagian dari unit, badan,
perusahaan atau organisasi itu sendiri, dan mampu mengidentifikasi atau
mengenali hal – hal yang menimbulkan gambaran negatife dalam
masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi.
b. Membina Hubungan ke luar (public exter nal)
Public exter nal adalah public umum (masyarakat). Mengusahakan
tumbuhnya sikap dan gambaran positif publik terhadap lembaga yang
diwakilinya.
Jadi peranan Humas bersifat dua arah seperti yang dijelaskan diatas, yaitu
berorientasi ke dalam (inwar d looking) dan luar (outwar d looking). Beberapa
kegiatan dan sasaran PR sebagai pendukung fungsi manajemen perusahaan,
organisasi atau lembaga, yaitu :
Building cor por ate identity and image
o Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif
o Mendukung kegiatan komunikasi timbale balik dua arah dengan
12
Facing Cr isis
o Menangani complain dan menghadapi krisis yang terjadi dengan
membentuk manajeman krisis dan PR r ecover y of image,
memperbaiki; lost of image and damage.7
Dari definisi hubungan masyarakat menurut Cyr il W. Plattes, maka dapat
kita ketahui bahwa humas juga mempunyai fungsi ganda, yakni tidak saja
ditujukan kepada masyarakat umum diluar tetapi juga masyarakat atau publik
dalam perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dapat dikatakan humas memiliki
fungsi baik ke luar maupun ke dalam. Usaha public r elations ke dalam ini sering
disebut “employee relations” atau “internal communication”. Untuk usaha ke
luar sering disebut dengan “external communication”.
FUNGSI HUMAS
Menurut Dr s. Novel Ali fungsi public r elations atau humas pada umumnya
adalah:
a) Menjalin hubungan yang harmonis antara lembaga dengan masyarakat
baik internal maupun eksternal.
b) Menciptakan saling pengertian (mutual under standing) antara lembaga
dengan masyarakat, demi terwujudnya “public understanding”
(pengertian umum). Public confidence (kepercayaan umum), public
suppor t (bantuan umum) dan public cooper ation (kerjasama umum).
c) Membentuk pendapat umum yang favour able (menguntungkan bagi
lembaga atau organisasi)8
7
13
Fungsi humas yang lain dikemukakan oleh Ber tr and R. Canfield dalam
bukunya “public relations, Principle and Problem”. Menyebutkan adanya tiga
fungsi Humas yaitu :
a) Mengabdi pada kepentingan umum
Kegiatan benar – benar dicurahkan kepada kepentingan umum ke dalam
dan ke luar.
b) Memelihara komunikasi yang baik
Seorang Public Relations Officer adalah perantara antara pimpinan
dengan publik, Public Relations Officer harus dapat membina
komunikasi yang terarah dan efektif.
c) Menitik beratkan pada moral dan tingkah laku yang baik
Seorang Public Relations Officer harus mampu menjadi teladan dan
mempunyai wibawa.9
Eksistensi Humas pada setiap instansi atau lembaga merupakan suatu
keharusan fungsional dalam rangka memperkenalkan kegiatan dan aktifitas
kepada masyarakat. Jika dirasakan suatu keterbatasan wewenang Humas,
mungkin hal ini disebabkan kedudukan bagian atau unit Humas dalam suatu
organisasi.
Memperhatikan betapa peranan Humas pada suatu lembaga, instansi,
seyogyanya kehadiran Humas bukan merupakan unit struktural yang kaku karena
diikat oleh prosedur dan birokrasi yang ada, tetapi pada tempatnya berada
8
Drs. Novel Ali, Materi Pokok Hubungan Masyarakat, Karunia Jakarta Universitas Terbuka, Jakarta, 1985, hal 2, 24
9
14
langsung di bawah pimpinan atau sekurang – kurangnya ada hubungan langsung
pada pimpinan tersebut. Sebaliknya Public Relations Officer pun harus
mempunyai kemampuan untuk menguasai segala permasalahan yang dihadapkan
kepadanya.
B.
HUMAS PEMERINTAHAN
Keberadaan departemen kehumasandalam suatu lembaga atau instansi
pemerintah merupakan suatu keharusan, baik secara fungsional maupun
operasional yang mampu bertindak sebagai public infor mations, public affair dan
public communication dalam upaya menyebarluaskan atau mempublikasikan
tentang kegiatan dan program kerja pembangunan pada instansi yang
bersangkutan, baik ditujukan kepada publik internal maupun publik eksternal
(masyarakat); pada umumnya, maka peranan Humas pemerintahan dapat
merupakan bagian dari suatu alat atau saluran instansi pemerintah (the public
r elations are functional as a tools or channels of gover nment publication activity),
yaitu untuk memperlancar proses interaksi positif dan penyebarluasan informasi
mengenai publikasi pembangunan nasional atau daerah dan provinsi melalui
kerjasama dengan pihak media massa/pers, baik menggunakan saluran media
elektronik maupun media cetak lainnya, hingga menggunakan alat komunikasi
tradisional lainnya, seperti pementasan wayang atau wayang kulit maupun
pementasan musik.
Humas pemerintah merupakan merupakan satu kegiatan untuk menanamkan
dan memperoleh pengertian, niat baik, kepercayaan dan penghargaan dari, dan,
15
FUNGSI HUMAS PEMERINTAHAN
Perbedaan utama antara fungsi dan tugas Humas yang terdapat di instansi
pemerintah dengan lembaga non pemerintah (perusahaan komersial swasta), yaitu
tidak ada sesuatu yang diperjual belikan, baik berbentuk produk barang maupun
jasa pelayanan yang ditawarkan kepada pihak yang membutuhkan secara
komersial. Pemerintah lebih menekankan pada public ser vice atau public utilities
demi kepentingan palayanan kepentingan umum (masyarakat).
Menurut John D. Millet, dalam bukunya, management in public ser vice the
quest for effective perfor mance, yang artinya peran Humas/PR dinas instansi atau
lembaga kepemerintahan terdapat beberapa hal dalam melaksanakan tugas atau
kewajiban utamanya, yaitu sebagai berikut :
1. Mengamati dan mempelajari hasrat, keinginan – keinginan dan aspirasi
yang terdapat dalam masyarakat (lear ning about public desires and
aspir ation)
2. Kegiatan untuk memberikan nasihat atau sumbangan saran dalam
menanggapi untuk apa sebaiknya dapat dilakukan instansi/lembaga
pemerintah seperti yang dikehendaki oleh publiknya (adver tising the
public about what is should desir e)
3. Kemampuan untuk mengusahakan terciptanya hubungan memuaskan yang
diperoleh dari antara hubungan public dengan para pejabat pemerintah
16
4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan
oleh suatu lembaga/instansi pemerintah yang bersangkutan (infor ming and
about what agency is doing)10
Menurut Dimock and Koening, pada umumnya tugas dan kewajiban dari pihak
Humas lembaga pemerintahan yaitu :
1. Berupaya memberikan penerangan dan informasi kepada masyarakat
tentang pelayanan masyarakat (public ser vice), kebijakan serta tujuan yang
akan dicapai oleh pihak pemerintah dalam melaksanakan program kerja
pembangunan tersebut.
2. Mampu menanamkan keyakinan dan kepercayaan, serta mengajak
masyarakat dalam partisipasinya untuk melaksanakan program
pembangunan di berbagai bidang, seperti social, ekonomi, hokum dan
politik serta menjaga stabilitas keamanan dan ketertiban nasional.
3. Keterbukaan dan kejujuran dalam memberikan pelayanan serta pengabdian
dari aparatur pemerintah bersangkutan perlu dijaga atau dipertahankan
dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya masing – masing secara
konsisten serta professional.
Selain fungsi – fungsi diatas fungsi pokok Humas yang mendasar adalah
sebagai berikut :
1. Mengamankan kebijakan dan program kerja pemerintah yang diwakilinya
10
17
2. Memberikan pelayanan, menyebarluaskan pesan – pesan dan informasi
mengenai kebijakan, hingga mempu mensosialisasikan program –program
pembangunan baik secara nasional maupun daerah kepada masyarakat.
3. Menjadi komunikator dan sekaligus mediator yang proaktif dalam upaya
menjebatani kepentingan instansi pemerintah disatu pihak, dan
menampung aspirasi atau opini public (masyarakat), serta memperhatikan
keinginan – keinginan masyarakat dilain pihak.
4. Berperan serta secara aktif dalam menciptakan iklim yang kondusif dan
dinamis, demi mengamankan stabilitas dan program pembangunan baik
dalam jangka pendek maupun jangka panjang.11
C.
KEPROTOKOLAN
DEFINISI KEPROTOKOLAN
Pengertian atau definisi dari keprotokolan sering kali disalah artikan, yaitu dianggap sama sebagai “MC” (master of cer emony). Untuk memahami dan
mengetahui pengertian yang sebenarnya dari protokol dapat dilihat dari penjelasan
berikut.
Istilah protokol berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata PROTOKOLUM,
dimana PROTOS yang berarti pertama; dan KOLUM atau KOLLA berarti perekat
atau lem. Kita perhatikan batasan pengertian mengenai protokol sebagaimana
dirumuskan di dalam Webster’s New Ideal Dictionary, yang berbunyi, “Protocol
is a pr emilinar y memor andum of diplomatic negotiation”. (Webster’s New Ideal
Dictionar y, second edition, Mer iem Webster Inc, Springfield, Massachusettss,
11
18 USA 1989, hal 416). Yaitu protokol adalah suatu dokumen pendahulu dari
perundingan diplomatik.12
Istilah protokol pada awalnya digunakan pertama kali pada pada waktu itu,
bagi lembar pertama suatu gulungan papyr us atau kertas tebal yang diletakkan.
Negara Yunani yang pertama menggunakan istilah tersebut.
Selanjutnya pengertian protokol dipergunakan untuk seluruh gulungan
tersebut yang merupakan tempat dicatatnya semua dokumen penting Negara yang
menyangkut nasional maupun internasional.
Tahap berikutnya istilah protokol dipakai bagi isi persetujuan – persetujuan itu
sendiri dalam arti luas, tidak terbatas perundingan Negara. Tahap berikutnya
dipakai pula untuk dokumen – dokumen penting yang merupakan data tambahan
dari sebuah persetujuan atau perjanjian utama, selanjutnya mengalami
perkembangan sesuai dengan perkembangan jaman. Sekarang ini protokol
diartikan sebagai :
a. Suatu pedoman yang berisi Tata Cara Internasional.
b. Pemberian pelayanan kepada pimpinan, tamu, massa public, peserta rapat
dan lain – lain yang terkait di dalam kegiatan resmi.
c. Tolak ukur bagi suatu Pemerintah Daerah beserta unit – unit kerjanya.13
KEDUDUKAN PROTOKOL
Seperti di Negara lain, maka di Negara Kesatuan Republik Indonesia
keprotokolan pada dasarnya mempunyai kedudukan dua segi, yaitu :
12
Drs. R. Trijono Januharso, Pedoman Keprotokolan dan Master Of Ceremony, Elfhar dan Dahara Prize, Semarang, hal 3
13
19
1. Keprotokolan yang berkisar hubungan dengan luar negeri, disebut juga
keprotokolan diplomatik.
2. Keprotokolan yang menyangkut dalam negeri, disebut juga Keprotokolan
Resmi.
Instansi tertinggi yang merupakan pengelola utama kegiatan keprotokolan di
Indonesia adalah Direktorat Jendral Protokol dan Konsuler – Departemen Luar
Negeri, jabatan Direktur Jendral Protokol dan Konsuler tersebut berkedudukan sebagai “Protokol Negara”.
Seluruh tugas dan fungsi keprotokolan Dalam Negeri dan Luar Negeri
berpusat pada instansi tersebut. Dalam pelaksanaannya ia berkedudukan sebagai
instansi resmi yang selalu mengadakan koordinasi dengan instansi lain dalam
menjalankan fungsi dan tugasnya.
Jika kita lihat dari fungsi dan tugasnya maka, tampak bahwa petugas protokol
akan sangat berpengaruh atas berhasil atau tidaknya penyelenggaraan suatu acara,
untuk itu seorang yang ditugasi dalam keprotokolan akan selalu meletakkan
perhatian dan kemampuannya secara maksimal dengan tetap menjunjung tinggi
nilai – nilai kebudayaan, norma adat istiadat yang relevan, sehingga fungsi dan
tugas keprotokolan dapat dilaksanakan dengan sempurna dan suatu acara tersebut
dapat dikatakan berjalan dengan sukses dan sempurna.
PEDOMAN PROTOKOL
Pada umumnya petugas protokol hanya dianggap sebagai orang yang
berpakaian lengkap dan menyibukkan diri untuk mengatur acara yang sedang
20 sebenarnya tentang protokol. Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, protokol
mempunyai pedoman sebagai berikut :
1. Memiliki sikap ramah tamah (Cour tesy)
2. Perlu ketelitian dalam segala hal (Cor r ect)
3. Tanamkan rasa percaya diri (Self confident)
Setiap protokol harus juga memahami akan :
1. Tata Cara
2. Tata Krama
3. Aturan umum, rumus, dalil dan prinsip umum.
FUNGSI PROTOKOL
Tugas dan fungsi protokol tidak hanya bertanggung jawab atas keberhasilan
suatu acara, namun perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa seorang protokol juga
dituntut untuk menyadari keberadaannya sebagai penyelenggara dan pendukung
keberhasilan untuk mencapai sasaran yang dikehendaki seperti tujuan semula.
Protokol pada pokoknya mencakup enam fungsi, yaitu :
1. Fungsi Perencanaan
Kegiatan ini mencakup memilih dan mengaitkan fakta guna menciptakan dan
menformulasikan serangkaian kegiatan ysng diusulkan bersama untuk mencapai
tujuan semula.
Manfaat dari fungsi perencanaan ini adalah seluruh kegiatan dapat diarahkan
pada tujuan tertentu, menurut tata urutan yang tepat sehingga akan dicapai
21 Fungsi ini juga dapat menghindari terjadinya kerugian antara lain; pemborosan
waktu, tenaga dan biaya. Sehingga kita hanya akan menyelenggarakan kegiatan
yang penting dan yang diperlukan saja.
2. Fungsi Pengorganisasian
Kegiatan yang termasuk fungsi ini adalah pembagian tugas menurut sub
bagian masing – masing. Kegiatan ini dianggap penting untuk melimpahkan
wewenang dan tanggung jawab kepada orang yang tepat, sehingga dapat
terlaksana dengan baik. Manfaat dari fungsi ini adalah:
a. Setiap petugas protokol mengetahui tugas apa yang harus dilakukan.
b. Hubungan kerja antara petugas dapat ditentukan secara jelas.
c. Kegiatan apa, petugas terkoordinasikan, terarah dan menghasilkan
kesatuan tindak.
d. Para petugas beserta peralatan yang tersedia dapat didayagunakan dan
mencapai hasil-guna yang optimal.
3. Fungsi Pergerakan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk dapat mencapai tujuan yang tepat sesuai
dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian sebagaimana telah dilakukan oleh
pimpinan.
Manfaat dari kegiatan ini sangat penting, karena berprinsip meletakkan
perhatian hanya pada orang – orang yang tekait disekeliling. Sebab orang dapat
memiliki kepribadian, dapat berpikir, percaya diri, berpengawasan atas
pekerjaannya sendiri.
22 Kegiatan pengawasan adalah penentuan sesuatu hal yang telah dilaksanakan,
menilai dan bila perlu mengambil langkah – langkah perbaikan agar pelaksanaan
suatu tugas/pekerjaan dapat berjalan sesuai rencana semula, setelah fungsi
perencanaan, pengorganisasian dan pergerakan berjalan dengan baik, maka fungsi
ini akan dirasa kurang berperan, namun dalam pelaksanaannya akan ditemukan
kekurangan dalam menjalankan fungsi – fungsi sebelumnya, sehingga diperlukan
beberapa perbaikan.
5. Fungsi Pengkoordinasian
Kegiatan dalam fungsi ini merupakan upaya petugas dalam penyerasian
kualitas, kuantitas, waktu, personil maupun pengarahannya sehingga
menghasilkan tindakan yang serasi dan tepat pada sasaran dan sesuai dengan
tujuan.
Manfaat dari fungsi ini adalah dapat menghindari pemborosan dalam bentuk
apapun. Wewenang dan tanggung jawab yang diberikan juga dapat terlaksana
dengan baik tanpa adanya tumpang tindih (Over Lapping).
6. Fungsi Pengambilan Keputusan
Kegiatan pokok dalam fungsi ini adalah, memilih satu tindakan diantara
beberapa kemungkinan untuk bertindak (alter native) dalam berbagai keadaan
dalam melaksanakan kegiatan tertentu.
UNDANG – UNDANG PROTOKOL
Undang –undang protokol adalah undang – undang keprotokolan yaitu undang
– undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang protokol dan penjabarannya dengan
23 Mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan. Peraturan
Perundang – undangan tersebut peraturan perundang – undangan domain
keprotokolan.
RUANG LINGKUP UNDANG-UNDANG PROTOKOL
1. Penghormatan dan perlakuan terhadap Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah
dan Tokoh Masyarakat tertentu dalam suatu acara, meliputi :
a. Hak dalam tata tempat disebut Preseance/Order Of Preseance yaitu tata
urutan sesuai dengan jabatannya.
b. Hak dalam upacara disebut Rotation atau susunan. Seseorang yang
berkedudukan utama, kedatangannya dan sambutan paling akhir dalam
suatu acara yang bersifat cer emonial, berlaku sebaliknya (pengarahan
paling utama).
c. Hak dalam perlakuan disebut Treatment yaitu pemberian perlindungan,
keamanan, ketertiban dan fasilitas sebagaimana mestinya, agar dapat
melaksanakan tugas jabatannya secara lebih berhasilguna, berdaya
guna, namun tidak boleh menimbulkan sikap mewah.
2. Penghormatan dan perlakuan terhadap Lambang–lambang Kehormatan
Kedaulatan Negara Republik Indonesia.
3. Pengaturan pemberian penghormatan terhadap seseorang sesuai dengan
kedudukannya dengan menggunakan Bendera dan lagu kebangsaan.
4. Pengaturan penyambutan terhadap kunjungan yang bersifat kunjungan
24
5. Pengaturan protokol bagi kepala perwakilan Asing di Indonesia
diperlakukan berdasarkan asas resiprositas (timbal balik) sesuai dengan
kebiasaan Internasional.
6. Pemberian penghormatan terhadap istri/suami dari Pejabat Negara, Pejabat
Pemerintah, dan tokoh Masyarakat tertentu serta terhadap mantan Pejabat
Negara dan Pejabat Pemerintah.
7. Perlakuan
a. Pemberian perlindungan, ketertiban, keamanan dalam menjalankan
tugas jabatan
b. Pemberian dukungan sarana yang diperlukan secara wajar dan tidak
berkelebihan agar dapat melaksanakan tugasnya secara lebih berhasil
guna dan berdayaguna.
8. Pengaturan
a. Pengaturan Upacara bendera dan upacara bukan upacara bendera
dalam acara kenegaraan atau resmi dilaksanakan sesuai ketentuan
keprotokolan yang meliputi tata krama, tata upacara, tata
penghormatan, tata lambang kehormatan NKRI, dan tata pakaian
uapacara.
Pengaturan Kunjungan.
1) Kunjungan tamu Negara dengan prinsip menyatakan rasa hormat untuk
memberikan kesan yang mendalam bagi tamu Negara atas kebesaran
25
2) Kepala perwakilan Negara asing di Negara asing R.I. Diperlakukan
berdasarkan asas resiprositas sesuai dengan kebiasaan internasional.
3) Kunjungan pejabat RI ke daerah dilaksanakan dengan asas efektif dan
efisien.
KELOMPOK PEJABAT NEGARA (Pasal 11 (1) UU No. 43 Th 1999)
PRESIDEN DAN WAKIL PRESIDEN, KETUA, WAKIL KETUA, DAN
ANGGOTA LEMBAGA NEGARA; KETUA, WAKIL KETUA, KETUA
MUDA, DAN HAKIM AGUNG PADA MAHKAMAH AGUNG SERTA
KETUA, WAKIL KETUA, DAN HAKIM PADA SEMUA BADAN
PERADILAN; MENTERI DAN JABATAN SETINGKAT MENTERI;
DUTA BESAR LUAR BIASA DAN BERKUASA PENUH; GUBERNUR
DAN WAKIL GUBERNUR; BUPATI DAN WAKIL BUPATI, WALIKOTA
DAN PEJABAT NEGARA LAINNYA YANG DITENTUKAN
UNDANG-UNDANG.
PEJABAT PEMERINTAH (Pasal (5) UU No.8 Th 1987)
“PEJABAT YANG MENDUDUKI JABATAN TERTENTU DALAM
ORGANISASI PEMERINTAH”
JENIS JABATAN; Pasal 1 (5-7) No. 43 Th 1999
a. Jabatan Negeri (Jabatan dalam bidang eksekutif, termasuk kesretariatan
lembaga Negara dan kepaniteraan.
b. Jabatan Karier (Jabstruk dan Jafung)
26 Dilihat dari ruang lingkup protokol diatas, maka termasuk didalamnya adalah
tugas Humas Pemerintah, yaitu memberikan penyambutan kepada tamu-tamu
daerah dan memberikan pelayanan kepada pejabat pemerintah, dalam hal ini
adalah Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam membantu
mempublikasikan kegiatan-kegiatan pemerintah untuk membangun daerah dan
25
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT
DAERAH KOTA SURAKARTA
A. Sejarah dan Dasar Hukum Berdirinya
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ( DPRD) Kota Surakarta berlokasi
di Jalan Adisucipto No. 143 A Surakarta. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah (DPRD) Kota Surakarta merupakan pembangunan kedua setelah balaikota
Surakarta mengalami kebakaran Pada Era Reformasi Pada Tahun 1998.
DPRD Kota Surakarta berdiri semenjak berdirinya pemerintah Kota Surakarta
yakni disebutkan dalam Undang- undang Nomor 16 Tahun 1950 Tentang
Pembentukan Daerah - daerah Kota besar dalam Lingkungan Provinsi Jawa Timur,
Jawa Tengah, Jawa Barat dan Daerah Istimewa Kota Yogyakarta, maka di bentuklah
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ( DPRD ) Kota Surakarta. DPRD Kota Surakarta
merupakan unsur penyelenggaraan pemerintah daerah.
B. Dasar Hukum dan Kedudukan DPRD kota Surakarta
Kinerja sebuah lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai dengan mendasarkan
kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan lembaga le gislatif adalah
sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan
26 pembangunan daerah oleh badan eksekutif daerah (pemerintah kota). Tujuan yang
dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan menuju
terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam dimensi luas. Pemilu tahun 2004
menghasilkan anggota Legislatif secara demokratis dan dapat merubah sistem
pemerintahan yang sentralistik menjadi desentralistik melalui pembuatan beberapa
Undang-Undang, dua diantaranya Undang-Undang nomor 22 Tahun 2003 Tentang
Susunan Dan Kedudukan MPR, DPR, DPD Dan DPRD dan Undang-Undang Nomor
32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah, yang menjadi dasar hukum
keberadaan, Kedudukan dan Tugas DPRD Kota Surakarta.
Dasar hukum kedudukan DPRD Kota Surakarta diatur dalam Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Pasal 40 yang secara tegas tertulis “DPRD merupakan
Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah dan Berkedudukan sebagai Unsur
penyelenggara Pemerintah Daerah.” Dan Undang-Undang Nomor 22 tahun 2003
pasal 76 secara eksplisit tertulis, ”DPRD Kabupaten Kota merupakan Lembaga
Perwakilan Rakyat Daerah yang berkedudukan sebagai Lembaga Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota.
C. Visi dan Misi
Visi dan misi DPRD Kota Surakarta tertuang dalam Rencana Kerja DPRD pada
tiap Masa Bhakti 5 tahun sekali adalah sebagai berikut:
1. Visi DPRD Kota Surakarta adalah :
a. Aspiratif, adalah keberpihakan kepada masyarakat, mengutamakan dan
27
b. Responsif, adalah cepat dan tanggap dalam menjawab permasalahan-
permasalahan yang terjadi di masyarakat.
c. Profesional, adalah dalam melaksanakan tugas dan fungsi sesuai dengan
keahlian dan kewenangan yang dimiliki.
d. Bertanggung Jawab, adalah berani dan konsekuen melaksanakan fungsi yang
diemban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
e. Berwawasan Budaya, adalah mendasar pada cipta, rasa, etika, dan estetika
2. MISI DPRD Kota Surakarta adalah :
a. Memperjuangkan Keadilan dan Kesejahteraan masyarakat Kota Surakarta
dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.
b. Meningkatkan kepekaan dan kepedulian dalam menyelesaikan
permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat kota Surakarta
c. Meningkatkan profesionalisme DPRD Kota Surakarta sesuai tugas dan fungsi.
d. Membangun Komunikasi dan Kemitraan DPRD dengan pemerintah Kota
Surakarta, Masyarakat, akademis, pers dan lembaga lainnya.
` Meningkatkan daya pikir, nilai rasa, perilaku yang bermartabat dan hasil karya
yang berguna untuk Kesejahteraan masyarakat Kota Surakarta.
D. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD kota Surakarta
Perubahan yang sangat mendasar dengan telah berlakunya Undang-Undang
Nomor 20 Tahun 1999 adalah terjadinya perubahan kedudukan Badan Legislatif
sebagai mitra kerja yang sejajar dengan Badan Eksekutif. Dengan demikian telah
28 perubahahan tersebut proses kegiatan kesekretariatan Dewan mengharuskan adanya
mekanisme yang sangat intens agar senantiasa tercipta kesatuan gerak dan langkah
dalam mata rantai kerja yang harmonis. Dengan demikian kegiatan pelayanan yang
menjadi tugas pokok dari Sekretariat Dewan dapat dilaksanakan dengan optimal.
Sekretariat DPRD Kota Surakarta mempunyai kedudukan, tugas pokok dan fungsi
yang diatur dalam Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 pasal 5. Dalam peraturan
tersebut dijelaskan bahwa, Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap
DPRD yang dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD yang berkedudukan secara
teknis operasional berada dibawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD
dan secara administratif bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris
Daerah. Tugas-tugas pokok dari Sekretariat DPRD adalah, antara lain :
1. Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan
2. Menyelenggarakan administrasi keuangan
3. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD
4. Menyediakan serta mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan DPRD sesui
dengan kemampuan keuangan daerah.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana hal tersebut diatas, Sekretariat
DPRD menyelenggarakan fungsi :
1. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD
2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD
3. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD dan
29 Dalam upaya meningkatkan kinerja DPRD sebagai unsur perwakilan rakyat
daerah dalam menjalankan fungsi penganggaran, fungsi perundangan, fungsi
pengawasan dan fungsi keperwakilannya. Sekretariat DPRD dituntut untuk mampu
berperan sebagai Fasilitator dan mediator. Untuk itu Sekretariat DPRD harus mampu
dan harus profesional dalam menjalankan tugas dan fungsinya serta mampu
memberikan dukungan yang optimal kepada DPRD agar dalam menjalankan tugas
dan wewenangnya dapat melaksanakannya secara efektif dan efisien.
E. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD kota Surakarta Sekretariat DPRD terdiri dari 4 sub bagian, dan tiap-tiap Sub bagian dipimpin
oleh seorang Kepala Sub Bagian. Struktur Organisasi DPRD Surakarta berdasarkan
Peraturan Walikota Surakarta Nomor 19-A Tahun 2009 tentang Pedoman Uraian
Jabatan Struktural Pada Sekretariat DPRD adalah sebagai berikut :
a. Sekretaris DPRD
b. Bagian Legislasi, membawahi :
1. Subbagian Rapat dan Risalah
2. Subbagian Penyusunan Peraturan
3. Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
c. Bagian Keuangan, membawahi:
1. Subbagian Anggaran
2. Subbagian Perbendaharaan
3. Subbagian Akuntansi
30
1. Subbagian Humas dan Dokumentasi
2. Subbagian Protokol
e. Bagian Umum, membawahi:
1. Subbagian Tata Usaha
2. Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan
Uraian tugas-tugas jabatan struktural di Sekretariat DPRD Kota Surakarta :
1. Sekretaris DPRD
Mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi
keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta
mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan
kemampuan keuangan daerah. Dengan beberapa uraian sebagai berikut :
a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja Sekretariat DPRD.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk
pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Badan sesuai dengan
bidang tugas.
d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar
efektif dan efisien sesuai peraturanpeerunddaangan yang berlaku.
e. Menerapkan Standar Pelayanan Prima
f. Melaksanakan pengelolaan Kesekretariatan, meliputi : Perencanaan, Evaluasi,
31
g. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP,
LKPJ dan EKPPD Sekretariat DPRD.
h. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Legislasi, keuangan, Humas dan
Protokol dan Umum.
i. Menyusun rencana, penelaah dan pengkoordinasi perumusan kebijakan
Pimpinan DPRD.
j. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian teknis urusan
kesekretariatan DPRD.
2. Bagian Legislasi
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi dibidang Rapat dan Risalah, Penyusunan peraturan, dan evaluasi dan
pelaporan peraturan.
Subbagian Rapat dan Risalah
Mempunyai tugas penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di
bidang Rapat dan Risalah, meliputi: pelaksanaan persipan rapat-rapat dan
penyusunan risalah guna mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.
Subbagian Penyusunan Peraturan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan konsep pelaksanaan dan pelayanan
administrasi di bidang penyusunan perundang-undangan, meliputi :
menyiapkan bahan peraaturan per-undang-undangan, menyusun rancangan
32 daerah inisiatif DPRD dan pengelolaan sistem jaringan dokumentasi dan
informasi hukum.
Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan konsep rencana kerja
dan penyusunan evaluasi dan pelaporan peraturan, meliputi : menyiapkan
bahan-bahan raperda yang akan dilakukan pembahasan dan pelaksanaan
pengkajian terhadap produk hukum dan pelaporan perda-perda yang sudah
ditetapkan.
3. Bagian Keuangan
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi dibidang perencanaan dan anggaran, akuntansi, dan perbendaharaan
untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.
Subbagian Anggaran
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi di bidang perencanaan dan anggaran, meliputi: penyusunan
program kerja, penyusunan anggaran dan penyusunan LAKIP.
Subbagian Perbendaharaan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi di bidang Perbendaharaan Meliputi : pembayaran keuangan
pegawai, Pimpinan dan Anggota DPRD, dan kegiatan operasional sekretarit
33
Subbagian Akuntansi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelaksanaan
administrasi di bidang Akuntansi, meliputi : pengendalian keuangan, dan
Pembukuan Keuangan
4. Bagian Humas dan Protokol
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi di bidang Humas, Dokumentasi dan Protokol, penyerapan aspirasi
masyarakat dan perjalanan dinas
Subbagian Humas dan Dokumentasi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi di bidang Humas dan Dokumentasi, meliputi : pelaksanaan
kegiatan Kehumasan, hubungan antar lembaga, penyerapan aspirasi
masyrakat, dokumentasi dan Perjalanan Dinas.
Subbagian Protokol
Mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi di bidang protokol meliputi: menyiapkan pelayanan kegiatan
keprotokolan dan, penerimaan tamu dan penyiapan sambutan-sambutan
5. Bagian Umum
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian, RumahTangga, dan perlengkapan di
34
Subbagian Tata Usaha
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi di bidang Tata Usaha, meliputi : Organisasi dan Tatalaksana,
ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.
Subbagian RumahTangga dan Perlengkapan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi di bidang Rumah Tangga dan perlengkapan, meliputi :
pelaksanaan dan pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan,
perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga, dan keamanan
lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan dan pengadaan,
39
BAB IV
PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA
A. Tempat pelaksanaan
Kegiatan KKM dilaksanakan di kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah kota Surakarta yang beralamatkan di Jalan Adisucipto No. 143 A
Surakarta. Kegiatan KKM ini dilaksanakan selama dua bulan, yaitu dari tanggal 8
Februari 2010 sampai 8 April 2010.
B. Pelaksanaan
Selama mengikuti kegiatan KKM ini, penulis ditempatkan pada bagian
Humas dan Protokol dari kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
kota Surakarta. Bagian Humas ini mempunyai dua subbagian, yaitu : sub bagian
humas dan dokumentasi dan sub bagian keprotokolan. Disini penulis memilih sub
bagian keprotokolan yang dianggap penulis paling berperan dari bagian Humas
tersebut. Untuk sub bagian yang lain kegiatannya dapat dikatakan mengikuti
kegiatan protokol, seperti dokumentasi. Setiap terdapat suatu kegiatan baik resmi,
semi resmi maupun tidak resmi yang melibatkan Pemerintah Daerah dalam hal ini
Anggota Dewan maupun aparatur Negara yang lainnya, maka tim keprotokolan
akan selalu terlibat dan turut bertanggung jawab atas kelancaran acara. Kegiatan
40
bertanggung jawab untuk mempublikasikan kegiatan – kegiatan tersebut.
Sebelum melakukan publikasi masing – masing sub bagian akan memilah – milah
mana kegiatan yang perlu dipublikasikan dan yang tidak. Sehingga antara kedua
sub bagian tersebut mempunyai keterikatan yang sangat dekat dalam
melaksanakan tugas yang bernaung langsung di bawah bagian Humas.
C. Kegiatan Kuliah Kerja Media Kegiatan Rutin Apel
Penulis diwajibkan untuk mengikuti kegiatan apel pagi yang dilaksanakan
setiap hari dimulai pada pukul 07.30 sampai pada pukul 07.45. kecuali pada hari
senin dan jumat kegiatan apel tidakdiakan, oleh karena pada hari senin kegiatan
apel dilaksanakan di Balai Kota pemerintah Surakarta dan pada hari jumat
kegiatan apel diganti dengan kegiatan olah raga pagi atau senam pagi. Kegiatan
tersebut diikuti oleh seluruh karyawan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah.
Kegiatan Keprotokolan
Selama melakukan kegiatan KKM di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah kota Surakarta, penulis mengikuti beberapa kegiatan keprotokolan, salah
satunya mengikuti rapat audiensi masyarakat Lembaga Bantuan Hukum MEGA
BINTANG dengan Ketua Dewan dan beberapa perwakilan dari Anggota – anggota
komisi di ruang kepanitiaan yang berada di gedung Dewan Perwakilan Rakyat
41 mempersiapan ruangan rapat, penataan snack, minuman, dan makanan besar (jika
rapat tersebut sampai melewati waktu makan siang), mengatur tempat duduk dan mic
yang akan digunakan dalam rapat.
Dalam pengaturan tempat ini tim keprotokolan mengikuti pedoman umum
mengenai tata tempat yang telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun
1990 yang menetapkan apabila menghadap meja, tempat utama adalah yang
menghadap pintu keluar. Dalam hal ini yang menempati tempat tersebut adalah
Anggota Dewan, karena mereka sebagai tuan rumah dalam rapat tersebut. Tempat
terakhir adalah tempat yang paling dekat dengan pintu keluar dalam hal ini adalah
para tamu undangan. Pimpinan DPRD dan Wakil Pimpinan DPRD menempati tempat
duduk yang berada di ujung meja karena mereka sebagai pimpinan rapat dan yang
menetapkan tata tertib di dalam rapat sehingga rapat tersebut dapat berjalan dengan
lancar dan baik. (Lihat Lampiran 1)
Penulis juga mengikuti rapat paripurna di gedung paripurna mengenai laporan
pertanggung jawaban Walikota kota Surakarta tahun anggaran 2009 yang akan
diadakan selama tiga hari. Sehari sebelum pelaksanaan tersebut, tim protokol
mengadakan rapat koordinasi untuk membahas persiapan tata tempat, susunan acara,
pengaturan tamu undangan yang terdiri dari perwakilan beberapa departemen
pemerintah dan pengaturan tempat untuk wartawan. Rapat ini merupakan rapat
42 Surakarta sehingga tim protokol bertanggung jawab penuh akan kelancaran acara
tersebut.
Dalam pengaturan tata tempat ini, tim keprotokolan DPRD kota Surakarta
menggunakan tata tempat yang telah ditetapkan dalam pasal 4 Peraturan Daerah kota
Surakarta Nomor 9 Tahun 2004 tentang kedudukan Protokoler Pimpinan dan
Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang menetapkan Tata Tempat rapat –
rapat DPRD sebagai berikut :
a. Ketua DPRD didampingi oleh Wakil – wakil Ketua DPRD;
b. Walikota dan Wakil Walikota ditempatkan sejajar dan disebelah kanan Ketua
DPRD;
c. Wakil – wakil DPRD duduk disebelah kiri Ketua DPRD;
d. Anggota DPRD menduduki tempat yang telah disediakan di depan dan
menghadap Pimpinan DPRD
e. Sekretaris DPRD, peninjau, dan undangan sesuai dengan kondisi ruang rapat.
Urutan tersebut berdasarkan kedudukan orang – orang yang mempunyai jabatan
yang lebih tinggi. (Lihat Lampiran 2)
Penulis mengikuti beberapa acara public hearing yang diadakan di DPRD kota
Surakarta, public hearing tersebut mengenai Raperda Rencana Pembangunan Jangka
Panjang Daerah (RPJPD). Diadakan public hearing tersebut agar masyarakat dapat
mengetahui apa yang menjadi rancangan pemerintah daerah kota Surakarta ke depan.
43
menpersiapkan ruangan yang akan digunakan, mengatur kursi – kursi, mengecek
microphone yang akan digunakan untuk public hearing tersebut, mempersiapkan
snack, menata buku tamu dan daftar hadir para Anggota Dewan dan tamu – tamu
undangan.
Dalam proses persiapan penataan tempat, kedua kegiatan tersebut memiliki
kesamaan. Perbedaannya terletak pada jumlah tamu undangannya. Pada public
hearing jumlah tamu undangannya lebih sedikit. (Lihat Lampiran 3)
D. Kegiatan Lain Pengklipingan
Mengkliping juga merupakan kegiatan rutin dari bagian Humas yang harus
diselesaikan untuk selanjutnya diperiksa dan dimintakan persetujuan dari Kepala
Humas. Setelah mendapatkan persetujuan, kliping akan difotokopi untuk
dibagikan kepada setiap bagian lain dan juga kepada Dewan Komisi yang
memiliki ketersangkutan dari kliping berita tersebut. Kliping – kliping tersebut
berisi tentang berita – berita yang mengangkat tentang DPRD kota Surakarta,
Anggota Dewan dan tentang kegiatan – kegiatan Komisi DPRD. Semua kliping
yangtelah mendapatkan persetujuan akan diarsipkan oleh bagian Humas, sehingga
sewaktu – waktu Anggota Komisi Dewan membutuhkan data atau terjadi salah
peliputan, maka pihak pemerintah berhak untuk menuntut redaksi yang
bersangkutan. Berita – berita ini diambil dari harian Solo Pos, Suara Merdeka,
44 bersifat internal untuk kalangan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota
Surakarta.
terbuka dalam revitalitas Pura
Mangkubumen
tanggung jawab, Pedagang tolak
kanopi dibongkar
Pemprov soal aset pemerintah
Provinsi Jateng
46
Kegiatan lain yang dilakukan penulis adalah mencari referensi, berdiskusi dan
melakukan wawancara tentang Sekterariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota
Surakarta. Untuk melengkapi data yang dibutuhkan, penulis berusaha mencari
keterangan dari staf – staf humas.
Hambatan Selama Mengikuti KKM
Pada saat melaksanakan KKM di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
47 anggaran baru, sehingga belum begitu banyak kegiatan yang harus dilakukan. Jika
tim keprotokolan tidak mempunyai tugas yang harus dilakukan, maka penulis hanya
akan membantu mengkliping dan membaca Koran. Waktu selama berada dikantor
kurang dapat dimanfaatkan dan penulis akan cepat merasakan lelah dan bosan. Cara Yang Dilakukan Untuk Mengatasi Kesulitan
Untuk mengisi waktu luang yang ada, penulis berusaha untuk memanfaatkannya
dengan cara berdiskusi dengan staf bagian Humas mengenai tugas dan tanggung
jawab Humas Sekretariat Dewan Pewakilan Rakyat Daerah kota Surakarta, mencari
data yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan atau juga mencari berita tentang
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta dengan membaca Koran. Kemajuan Yang Telah Dicapai
Selama melakukan KKM penulis mendapatkan pengalaman tambahan seperti
mengetahui persiapan – persiapan rapat - rapat komisi dan rapat paripurna Dewan
Pewakilan Rakyat Daerah kota Surakarta. Mengetahui cara peliputan atau pencarian
berita yang dilakukan oleh para wartawan dan mengetahui lebih dalam tentang
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta dari sejarah sampai potensi yang
dimiliki. Dari kegiatan KKM yang diikuti oleh penulis, maka sedikit banyak penulis
dapat melihat penerapan teori yang didapatkan selama berada di bangku kuliah
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
1. Sekretariat DPRD kota Surakarta merupakan instansi pemerintah yang
mempunyai tugas untuk membantu dan mendukung DPRD secara
administrative dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya
2. Humas Sekreatariat DPRD kota Surakarta mempunyai kegiatan usaha yang
terencana dalam upaya untuk memperoleh simpati dan dukungan masyarakat
baik internal maupun eksternal
B. SARAN-SARAN
Untuk meningkatkan kinerja bagian kehumasan Sekretariat Dewan Pewakilan
Rakyat Daerah Kota Surakarta, Pemerintah perlu untuk meningkatkan fasilitas
guna mendukung pelaksanaan tugas operasional dan menambah staf humas
dan protokol.
Sekretariat DPRD perlu untuk lebih meningkatkan kualitas Sumber Daya
Manusia (SDM) untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan tugas Humas dan
instansinya.
Kinerja panitia KKM saat ini sudah cukup baik, tetapi masih mengalami
kekurangan dalam pengorganisasiannya, semoga ini menjadi pelajaran untuk
mendiskusikan dahulu semuanya secara matang sebelum bertindak, sehingga
semua pihak bisa lebih memberikan kontribusinya secara maksimal agar tidak
x DAFTAR PUSTAKA
Januharso, Trijono, R, Drs. Pedoman Keprotokolan dan Master Of Ceremony, Effar
dan dahara Prize, Semarang
Kasali, Renald, Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasi di Indonesia, Pustaka Utama Grafiti : Jakarta, 2003
Ruslan, Rosady, SH, MM. Manajemen Hubungan Masyarakat dan Komunikasi Konsepsi dan Aplikasi, PT. Grafindo Persada : Jakarta, 2002.
Ruslan, Rosady. Etika Kehumasan Konsepsi dan Aplikasi. PT. Raja Grafindo. PT. Raja Grafindosada : Jakarta.
Siswanto, Bambang, Drs. Hubungan Masyarakat Teori dan Praktek. PT. Bumi Aksara, 1985.
Susanto, Astrid Phil. Komunikasi Dalam Teori dan Praktek, Hubungan Masyarakat dan Periklanan, jilid III, Binacipta, Bandung, 1989.
Widjaja, A. W, Drs, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Bumi Aksara, Jakarta, 1993.
