Menutur Bernard (2012:37), suatu EA dicapai melalusi suatu program manajemen (Management Program) dan suatu metode analisis dan desain (Analysis and Design Method) yang berulang pada berbagai tingkatan ruang linkup. Program EA bersama dengan metodenya menyediakan kemampuan dan kegiatan yang berkelanjutan, pandangan dari arah strategis perusahaan yang terkoordinasi, [elayanan bisnis, arus informasi, dan pemanfaatan sumber daya.
EA sebagai manajemen program menyediakan suatu strategis, pendekatan terintegrasi untuk kemampuan dan sumber perencanaan atau pengambilan keputusan. Suatu program EA merupakan bagian dari keseluruhan proses pemerintah yang menentukan keselarasan sumber daya, mengembangkan kebijakan standar, meningkatkan dukungan pengambilan keputusan, dan memandu dalam mengembangkan aktivitas. EA juga dapat membantu untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam kegiatan atau program line of business (LOB) dan kemampuan dalam mendukung pelanayan, sistem, dan jaringan teknologi infomasi. Selain penjelasan diatas, EA sebagai manajemen program juga menyediakan :
• Strategic Alignment. EA mendukung perencanaan strategis dan sumber perencanaan operasional lainnya dengan menyediakan pandangan makro dan mikro tentang bagaimana sumber daya dimanfaatkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Hal ini membantu untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas dalam sumber daya tersebut, yang nantinya akan membantu untuk mempromosikan kemampuan kompetitif perusahaan. Pembangunan proyek-proyek dalam perusahaan harus dapat ditinjau ulang untuk menentukan apakah mereka mendukung satu atau lebih tujuan strategis perusahaan atau tidak. Jika suatu sumber daya dan proyek tidak selaras, maka nilai dalam perusahaan akan terus dipertanyakan.
• Standardized policy. EA mendukung kebijakan standar manajemen yang berkaitan dengan pengembangan dan peningkatan teknologi informasi dan sumber daya lainnya. Dengan menyediakan holistik, pandangan hirarki akan
sumber daya yang sekarang dan untuk ke depannya, EA mendukung penetapan kebijakan untuk mengidentifikasi kebutuhan strategis dan operasional, menentukan keselarasan strategis dari aktifitas dan sumber daya, mengembangkan sumber daya bisnis dan teknologi perusahaan luas, memprioritaskan pendanaan dalam program dan proyek, mengawasi program manajemen dan proyek, mengidentifikasi metrik kinerja untuk program dan proyekm serta mengidentifikasi dan menegakkan standar dan konfigurasi manajemen. Kebijakan EA ini harus terintegrasi dengan kebijakan lainnya diseluruh area pemerintahan sehingga tercipta suatu pengelolaan sumber daya yang efektif secara keseluruhan dan kemampuan dalam mengawasi.
• Decision Support. EA menyediakan dukungan untuk sumber daya TI dalam pengambilan keputusan bagi eksekutif, manajemen, dan level pegawai dalam perusahaan. Pada level eksekutif, EA menyediakan visibilitas untuk inisiatif TI yang besar dan mendukung penentuan dalam keselarasan strategis. Pada level manajemen, EA mendukung desain dan konfigurasi keputusan manajemen, serta penyelarasaan inisiatif TI dengan standar teknikal untuk suara, data, video, dan keamanan. Sedangkan pada level pegawai, EA mendukung keputusan mengenai operasi, pemeliharaan, dan pengembangan sumber daya TI serta pelayanan.
• Resource Oversight. EA mendukung pendekatan standar untuk mengawasi pengembangan kemampuan dan mengoptimalkan dukungan pada sumber daya. Bergantung pada ruang lingkup sumber daya yang terlibat dan jangka waktu yang tersedia untuk pengembangan, berbagai metode system development lifecycle dapat digunakan untuk mengurangi resiko jika biaya, penjadwalan, atau parameter kinerja tidak dapat dipenuhi. EA secara lebih lanjut mendukung standarisasi, pendekatan yang telah terbukti untuk manahemen proyek yang mempromosikan pengawasan yang komprehensif dan efektif pada program yang sedang berjalan, dan proyek pengembangan yang baru. Pada akhirnya, EA mendukung penggunaan proses standar untuk memilih dan mengevakuasi investasi dalam sumber daya TI dari bisnis dan perspektif keuangan.
Selain sebagain program manajemen, EA juga dapat berperan sebagai analyss and design method. Referensi untuk EA mulai muncul pada akhir tahun 1980-an di bagian literatur manajemen dan akademik, dengan fokus awal pada teknis atau sistem arsitektur dan skema untuk mengatur informasi. Konsep EA dan desain mulai muncul pada awal tahun 1990-an dan telah berkembang untuk memasukkan p[andangan dari tujuan strategis, pelayanan bisnis, arus informasi, sistem dan aplikasi, jaringan, dan infrastuktur pendukung. EA sebagai analysis and design method menyediakan beberapa hal sebagai berikut :
EA Approach. Berisi kerangka kerja, metode analisis/desain, dan artefak lengkap
Current View. Pandangan akan strategi ‘as-if’, proses, dan sumber daya.
Future View. Pandangan akan strategi ‘to-be’, proses, dan sumber daya.
EA Management Plan. Perencanaan untuk pindah dari EA yang sekarang ke EA yang akan datang
Selain itu, terdapat suatu rangkaian yang menyerap setiap tingkat pada arsitektur, seperti standar, keamanan, dan kemampuan. Analisis dan desain EA dapat dicapai melalui enak elemen dasar berikut :
1. Kerangka kerja dokumentasi EA, dan
2. Implementasi metodologi yang mendukung kreasi dari 3. Pandangan saat ini, dan
4. Arsitekrut di masa mendatang, demikian juga pengembangan
5. Suatu rencana manajemen EA untuk mengatur transisi perusahaan dari arsitektur yang sedang berjalan pada saat ini menjadi arsitektur di masa yang akan datang. Terdapat juga beberapa area umum terhadap seluruh tingkat dari kerangka kerja yang menentukan
Gambar 2.15 : Elemen Dasar Analisis dan Desain EA (Sumber: Bernard, 2012:40)
• EA Analysis and Design Element #1 : The Framework. Kerangka kerja EA mengidentifikasikan ruang lingkup arsitektur yang akan didokumentasikan, dan menetapkan hubungan antara area arsitektur. Ruang lingkup kerangka kerja ini tercermin melalui rancangan geometrik dan area-area yang diidentifikasikan untuk dokumentasi. Kerangka kerja inilah yang akan menciptakan suatu kumpulan pandangan yang abstrak dari perusahaan dengan cara mengumpulkan dan mengatur informasi arsitektur.
Gambar 2.16 : EA3 Cube Analysis and Design Framework (Sumber : Bernard, 2012:41)
Dikenal sebagai EA³ Cube Framework. Level dari contoh kerangka kerja ini adalah kerangka hirarki sehingga sub-arsitektur yang berbeda (yang menggambarkan
area fungsional yang berbeda) dapat berhubungan satu sama lain secara logis. Hal ini dilakukan dengan memposisikan tujuan inisiatif strategis tingkat tinggi pada posisi puncak, produk/pelayanan bisnis, dan arus data/informasi pada bagian tengah, serta sistem/aplikasi pendukung dan teknologi/infrastuktur pada bagian paling bawah. Dengan cara ini, keselarasan juga dapat dilihat antara stratego, informasi, dan teknologi, yang membantu perencanaan dan pengambilan keputusan.
Untuk menurunkan resiko dan meningkatkan efisiensi, metode implementasi yang bertahap, kerangka EA dibagi menjadi segmen-segmen kegiatan yang berbeda, atau disebut juga Line of Business (LOB). Pengertian LOB itu sendiri merupakan area aktifitas yang jelas dalam suatu perusahaan tertentu (Bernard, 2012:42). Hal ini dapat melibatkan produk manufaktur tertentu, ketentuan, pelayanan, atau fungsi administrasi internal. Misalnya, pada setiap LOB memiliki sub-arsitektur lengkap yang mencakup keseluruhan lima tingkat level hirarki dalam kerangka kerja EA³.
• EA Analysis and Design Element #2 : EA Components. Komponen EA merupakan tujuan yang dapat berubah, proses, standar, dan sumber daya yang dapat diperluas ke dalam ruang lingkup perusahaan yang lebih luas atau terkandung di dalam suatu LOB yang spesifik. Contoh dari komponen-komponen ini termasuk tujuan dan inisiatif strategis; produk bisnis dan pelayanan; arus informasi, knowledge warehouses, dan objek data; sistem informasi, aplikasi software, program enterprise resource, dan Web Sites; suara, data, dan jaringan video; dan infrastruktur pendukung termasuk bangunan, ruang, server, wiring runs/closets, dan peralatan modal.
Gambar 2.17 : Contoh dari Komponen EA (Sumber : Bernard, 2012:43)
Vertical Components merupakan tujuan yang dapat berubah, proses, program, atau sumber daya (perlengkapan, sistem, data, dan sebagainya) yang melayani satu LOB. Sedangkan Crosscutting Components merupakan tujuan yang dapat berubah, prosesm program, atau sumber daya yang melayani seluruh perusahaan. Contohnya seperti email dan pendukung sistem administrasi yang melayani keseluruhan perusahaan.
• EA Analysis and Design Element #3 : Current Architecture. Di dalam arsitektur yang berjalan saat ini (current architecture), terdapat komponen-komponen yang saat ini terdapat dalam perusahaan pada setiap level pada kerangka kerja (bisa juga disebut sebagai pandangan ‘as-if’). Pandangan EA yang sedang berjalan saat ini berfungsi untuk membuat suatu dasar inventarisasi sumber daya dan aktivitas-aktivitas yang didokumentasikan secara konsisten dengan mengambil pandangan EA di masa yang akan datang. Hal ini akan membantu untuk menganalisa kesenjangan dalam kinerja antara rencana ke depan dengan kemampuan yang dimiliki saat ini. Sangan penting juga bagi perusahaan untuk memiliki pandangan EA saat ini yang akurat dan komprehensif untuk membuat perencanaan proyek, manajemen aset, dan membuat keputusan investasi. Pandangan EA saat ini terdiri dari artefak (dokumen, diagram, data, spreedsheet, grafik, dan lain-lain) pada tiap level kerangka kerja yang siarsipkan ke dalam repositori online EA untuk membuat mereka bisa digunakan oleh berbagai stakeholder EA.
• EA Analysis and Design Element #4 : Future Architecture. Dokumen arsitektur untuk masa yang akan datang, baik komponen EA yang baru maupun yang telah dimodifikasi dibutuhkan oleh perusahaan untuk menutup kesenjangan kinerja yang ada atau mendukung inisiatis strategis yang baru, kebutuhan operasional, atau solusi teknologi. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini, arsitektur di masa yang akan datang didorong di level strategis dan taktis dalam tiga cara : arah dan tujuan abru; prioritas bisnis yang berubah; dan teknologi. EA tidak dapat merefleksikan perubahan dalam arsitektur masa depan kecuali tim kepemimpinan perusahaan menyediakan perubahan dalam arah strategis dan tujuannya; kecuali jika manajer LOB dan manajer program menyediakan perubahan dalam proses bisnis dan memprioritaskan hal-hal apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang baru; dan kecuali jika pegawai pendukung/pengiriman mengidentifikasi teknologi yang layak dan pegawai solusi untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang baru.
Gambar 2.18 : pendorong dari Perubahan Arsitektur (Sumber : Bernard, 2012:44)
Arsitektur untuk masa depan harus mencakup perubahan perencanaan pada komponen EA dalam waktu dekat (Perubahan takis dalam 1-2 tahun ke depan), serta perubahan komponen EA yang merupakan hasil dari pelaksanaan skenario operasi jangka panjang yang terlihat dalam 3-10 tahun ke depan. Skenario ini menggabungkan dorongan internal dan eksternal yang berbeda dan dapat membantu untuk mengidentifikasi perubahan yang dibutuhkan apda proses, sumber daya, atau teknologi yang menerjemahkan asumsi perencanaan amsa depan, yang akan mendorong perencanaan untuk komponen EA yang baru.
• EA Analysis and Design Elements #5 : EA Management Plan. EA management plan mengartikulasikan program dan pendekatan dokumentasi, juga menyediakan deskripsi dari pandangan arsitektur saat ini maupun yang akan datang, dan rencana sekuen untuk mengelola transisi ke lingkungan operasi bisnis atau teknologi di masa depan. EA management plan merupakan dokumen hidup yang sangat penting untuk menyadari manfaat dari EA sebagai program manahemen. Bagaimana perusahaan akan terus bergerak dari arsitektur saat ini ke arsitektur yang akan datang merupakan perencanaan yang signifikan dan tantangan manajemen, terutama jika sumber daya IT mendukung fungsi bisnis utama yang akan diganti atau ditingkatkan.
• EA Analysis and Design Element #6 : Threads. Dokumentasi EA meliputi rangkaian dari kegiatan umum yang ada di semua tingkatan kerangka kerja, termasuk keamanan TI yang terkait (security), standar (standards), dan pertimbangan keterampilan (skills).
o Security. Keamanan akan menjadi sangat efektif jika merupakan bagian internal dari program manahemen EA dan metodologi dokumentasi. Program keamanan TI yang komprehensif memiliki beberapa daerah fokus, termasuk informasi, personil, operasi, dan fasilitas. Agar efektif, keamanan TI harus bekerja di semua tingkat kerangka EA dan di dalam seluruh komponen EA.
o Standards. Salah satu fungsi yang paling penting dari EA adalah bahwa ia menyediakan standar teknologi yang terkait di semua tingkat kerangka EA. EA itu sendiri harus menggambarkan pada standar industri yang diterima international dan nasional untuk mempromosikan penggunaan solusi non-proprietary dalam komponen EA. Hal ini pada gilirannya akan meningkatkan integrasi komponen EA, serta lebih mendukung komponen switch-out ketika dibutuhkan.
Sangat penting bagi perusahaan untuk menyediakan akses yang mudah ke dokumentasi EA untuk digunakan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan. Hal ini dapat dicapai dengan membuat EA Repository online untuk mengarsipkan
dokumentasi komponen EA di berbagai bidang kerangka kerja EA. Repository EA ini pada dasarnya adalah sebuah website dan database yang menyimpan informasi dan menyediakan link ke alat EA dan sumber daya program EA lainnya. Gambar dibawah ini memberikan contoh bagaimana sebuah sebuah repository EA mungkin akan dirancang. Contoh ini disebut Living Enterprise dan dirancang untuk mendukung dokumentasi melalui pemakaian EA³ Cube Framework
Gambar 2.19 : Contoh Repositori EA – Living Enterprise (Sumber : Bernard, 2012:48)