5 5
LANDASAN TEORI 2.1 Teori-teori Umum
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem merupakan elemen yang saling terkait atau terpadu untuk mencapai suatu tujuan (Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, 2002:54). Sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan saat ini atau yang akan datang (Davis, 1995:28). Jadi, pengertian sistem informasi adalah sebuah himpunan komponen-komponenyang saling berkaitan yang mengumpulkan, mengeluarkan, memproses, menyimpan, mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan dalam organisasi (Kenneth C. Laudon et al, 2007).
Fungsi dari sistem informasi adalah untuk mempermudah dalam melaksanakan kegiatan utama dari suatu organisasi, di mana suatu organisasi juga merupakan contoh dari suatu sistem. Oleh sebab itu untuk memperoleh informasi yang baik, harus mengambil batasan atau kriteria yang efisien dan dapat dilakukan perubahan. Informasi memiliki beberapa unsur yaitu:
a. Alat masukan data b. Alat menyimpan data c. Telekomunikasi d. Alat pengolah data e. Alat terminal
f. Prosedur, program, metode dan dokumentasi
g. Manipulasi data, seperti model akuntansi dan penganggaran h. Alat duplikasi
i. Analisa sistem informasi
2.1.2 Strategi
Perusahaan pada dasarnya memiliki cara tersendiri untuk menentukan bagaimana proses mereka dalam mengatur strategi-strategi untuk mencapai
keunggulan dalam bersaing. Strategi menurut Ismail Solihin (2012:24), pada awalnya konsep strategi didefinisikan sebagai kumpulan cara untuk mencapai tujuan (ways to achive ends). Sejalan dengan perkembangan konsep manajemen strategi (strategic management), strategi tidak didefinisikan hanya semata-mata sebagai cara untuk mencapai tujuan, karena strategi dalam konsep manajemen strategi mencakup juga penatapan berbagai tujuan itu sendiri melalui berbagai keputusan strategi (strategic decisions) yang dibuat oleh manajemen perusahaan yang diharapkan akan menjamin terpilihnya keunggulan kompetitif perusahaan. Sedangkan menutut David (2010:16), strategi merupakan sarana bersama dengan tujuan jangka panjang yang hendak dicapai. Strategi adalah aksi potensial yang membutuhkan keputusan manajemen puncak dan sumber daya perisahaan dalam jumlah yang besar. Selain itu, strategi mempengaruhi perkembangan jangka panjang perusahaan, biasanya untuk lima tahun ke depan, dan karenanya berorientasi ke masa yang akan datang.
2.1.3 Perencanaan Strategi
Dalam sebuah perusahaan, perancangan strategi itu dilakukan untuk melakukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya termasuk modal dan SDM. Perencanaan strategis dapat diartikan sebagai seni dan pengetahuan dalam merumuskan, mengimplementasikan, serta mengevakuasi keputusan-keputusan lintas-fungsional yang memampukan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya (David, 2010:5).
2.1.4 Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Menutut Ward dan Peppard (2002:44), strategi teknologi informasi adalah strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi.
Menutur Thompson dan Cats-Baril (2003:3), teknologi informasi adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang dikemas sebagai alat untuk menangkap, menyimpan, memproses dan menghasilkan data digital.
Jadi, Perancangan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi merupakan rencana untuk menjalankan strategi yang digunakan dalam mencapai visi dengan bantuan teknologi informasi.
2.1.5 Perencanaan Bisnis
Menutur Rangkuti (2006:7), strategi bisnis adalah strategi fungsional yang berorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manahemen, contohnya strategi pemasaran, strategi produksi atau operasional, strategi distribusi, strategi organisasi dan strategi-strategi yang berhubungan dengan kuangan dari suatu bisnis.
Gambar 2.1 Perumusan Strategi (Sumber: Griffin dan Ebert, 2007:161)
Gambar 2.1 menjelaskan perumusan strategi pada sebuah organisasi yang memiliki tahapan-tahapan untuk merumuskannya, mulai dari menetapkan tujuan strategis, menganalisa organisasi dan menganalisis lingkungan, ,emcocokkan organisasi dan lingkungannya, dan yang terakhir merumuskan strategi.
Menutur Ward dan Peppard (2002:69), strategi bisnis adalah sekumpulan tindakan terintegrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan kekuatan perusahaan untuk menghadapi pesaing.
Strategi bisnis ini juga bisa disebut strategi persaingan, yang dimana arti dari strategi merupakan rencana organisasi untuk mengimplementasikan keputusan yang
diambil demi mencapai tujuan organisasi. Strategi bisnis berlangsung pada tingkat unit bisnis atau lini produk, yang berfokus pada posisi kompetitif perusahaan.
2.1.6 Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI
Gambar 2.2 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI (Sumber: Ward dan Peppard, 2002:41)
Gambar 2.2 menjelaskan hubungan antara strategi bisnis, strategi SI dan strategi TI dalam suatu pendekatan perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi yang berdasarkan dan terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan. Hubungan diantara strategi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Strategi Bisnis
Untuk merencanakan suatu strategi SI/TI terlebih dahulu perlu diketahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan bisnis perusahaan, informasi apa yang dibutuhkan, peluang dan hambatan bisnis yang dihadapi serta alternatif solusinya.
b. Strategi SI
Setelah Mengetahui kondisi lingkungan , arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, maka kita dapat mengevakuasi sistem informasi apa yang sesuai
dengan kebutuhan dan pendukung strategi bisnis perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan.
c. Strategi TI
Untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang strategis bagi perusahaan maka kita perlu menyeleksi dan memilih secara tepat teknologi apa yang paling sesuai untuk digunakan dalam menunjang sistem informasi tersebut.
2.1.7 Pengertian House Keeping
House Keeping mempunyai arti seperti berikut; House artinya rumah, gedung, wisma, hotel. Sedangkan Keeping mempunyai arti memelihara, merawat, menjaga. Oleh sebab itu House Keeping disebut juga tata graha.
House Keeping (tata graha) adalah bagian dari departmen yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, melaporkan kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, emnarik dan menyenangkan bagi penghuninya.
Departmen house keeping memberikan pelayanan terhadap kelancaran, kesiapan dan pemeliharaan kamar tamu, public area, restaurant, meeting room, laundry, sarana olahraga dan fasilitas lainnya. Mereka merupakan bagian dari team yang selalu siap mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu-tamu hotel. Karyawan house keeping sangat peduli terhadap kenyamanan tamu dengan cara memperhatikan hal-hal yang detail dan menindaklanjuti segala perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Berikut sasaran-sasaran house keeping :
• Kebersihan
Kebersihan di suatu hotel sangat menentukan, bila kebersihan terjaga dengan baik maka tamu akan merasa nyaman dan tenang karena sanitasi dan hygine terjamin. Bahkan banyak tamu yang menentukan pilihan suatu hotel karena kebersihan hotel tersebut.
• Kerapihan
Kerapihan mencakup pengaturan tata letak suatu ruangan dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi membuat ruangan tersebut menjadi lebih menarik.
• Kelengkapan
Mengantisipasi keperluan tamu selama mereka menginap dengan melengkapi semua kelengkapan kamar sesuai dengan standarnya sehingga pegunjung merasa nyaman dan betah tinggal dan berkunjung kembali ke hotel.
• Fasilitas
Fasilitas mencakup semua peralatan yang disediakan agar dapat berfungsi dan dipergunakan oleh tamu hotel, sehingga fasilitas tersebut meningkatkan kenyamanan dan tidak mengganggu kegiatan-kegiatan mereka.
2.2 Teori-teori Khusus 2.2.1 Analisis PEST
Analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi.PEST digunakan untuk memahami pertumbuhan atau kemunduran pangsa pasar untuk bisnis perusahaan dan untuk menilai suatu situasi atau strategi, arah perusahaan, rencana pemasaran. Ward & Peppard (2002:70).Berikut ini adalah penjelasan analisis PEST:
• Politik
Faktor politik meliputi kebijakan pemerintah, masalah-masalah hukum serta mencakup aturan-aturan formal dan informal dari lingkungan dimana perusahaan melakukan kegiatan.Faktor-faktor pertimbangan politik meliputi stabilitas produk, kebijakan pemeritah, kebijakan perdagangan, rancangan undang-undang, ekonomi dan isu-isu lingkungan.
• Ekonomi
Faktor ekonomi meliputi semua faktor yang mempengaruhi daya pembeli dari pelanggan dan mempengaruh iklim dari bisnis suatu perusahaan.Faktor pertimbangan ekonomi meliputi situasi ekonomi dalam negri, pertukuran nilai mata uang, perpajakan, prediksi perkembangan ekonomi, tingkat inflasi, dan upah regional.
• Sosial
Faktor sosial meliputi semua faktor yang mempengaruhi kebutuhan dari pelanggan dan mempengaruhi ukuran dari besarnya pangsa pasar yang ada. Faktor-faktor pertimbangan sosial meliputi keadaan sosial masyarakattrendgaya hidup, perilaku
dan pola konsumen, tingkat penghasilan dan pendidikan, budaya Negara dan internasional.
• Teknologi
Faktor teknologi meliputi semua yang dapat membantu dalam menghadapi tantangan bisnis dan mendukung efisiensi proses bisnis. Faktor-faktor pertimbangan teknologi meliputi kebijakan teknologi dalam negri, potensi inovasi teknologi, isu-isu dampak buruk teknologi, komunikasi dan informasi, dan teknologi saat ini dan masa yang akan datang.
2.2.2 Analisis SWOT
Menurut Jogiyanto (2005:47), Analisis SWOT (stregth, weakness, opportunity, threats) disebut juga dengan analisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang digunakan untuk menilai kekautan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dari sumber-sumber daya yang dimiliki perusahaan dan kesempatan-kesempatan eksternal dan tantangan-tantangan yang dihadapi.
Menurut Rangkuti (2006:18-29), analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisa ini dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Analisis ini terbagi menjadi 4 komponen dasar (seperti yang digambarkan pada Gambar 2.3) yaitu :
a. Strength : merupakan kekuatan dari organisasi b. Weakness : merupakan kelemahan dari organisasi
c. Opportunity : Merupakan peluang dari luar organisasi dan memberikan peluang kepada organisasi untuk berkembang dimasa yang akan datang. d. Threat : Merupakan ancaman dari luar bagi organiasasi dan dapat
Gambar 2.3 Analisis SWOT (Sumber: Rangkuti, 2006:19)
Kudran 1 : Merupakan situasi yang sangat menguntungkan perusahaan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan agresif.
Kuadran 2 : Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan dalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk atau pasar).
Kuadran 3 : Perusahaan menghadapi peluang besar yang sangat besar, tetapi di lain pihak perusahaan menghadapi kendala atau kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang yang lebih baik.
Kuadran 4 : Merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan perusahaan. Perusahaan tersebut menghadapi berbagai macam ancaman kelemahan internal.
2.2.3 Matrik SWOT
Menurut Rangkuti (2006:31), alat yang dipakai untuk menyusuk faktor-faktor strategis perusahaan adalah Matriks SWOT. Matrik ini menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman eksternal (EFAS) yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikannya dengan kekuatan dan kelemahan internal (IFAS) yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategi.
Cara membuat matrik SWOT adalah dengan menggunakan faktor-faktor strategis eksternal maupun internal sebagaimana telah dijelaskan dalam tabel EFAS dan IFAS, yaitu dengan mentransfer peluang dan ancaman dari tabel EFAS serta mentransfer kekuatan dan kelemahan dari table IFAS ke dalam sel yang sesuai dalam matrik SWOT (seperti yang tertera pada Tabel 2.1). Kemudian dengan membandingkan faktor-faktor strategis tersebut selalu diberikan empat set kemungkinan alternatif strategi (SO, ST, WO, WT) menurut Rangkuti (2006:31-32) :
• Strategis SO : Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya.
• Strategis ST : Strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.
• Strategi WO : Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan meminimalkan kelemahan yang ada.
• Strategi WT : Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat difensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
Tabel 2.1 Matrik SWOT (Sumber : Rangkuti, 2006:31) IFAS EFAS Strength (S) Tentukan 5-10 faktorfaktor kekuatan internal Weakness (W) Tentukan 5-10 faktorfaktor kelemahan internal Opportunity (O) Tentukan 5-10 faktorfaktor peluang eksternal Strategi SO
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang
Strategi WO
Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang Threat (T) Tentukan 5-10 faktorfaktor ancaman eksternal Strategi ST
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman
Strategi WT
Ciptakan strategi yang meminimalkan
kelemahan dan
menghindari ancaman
2.2.4 Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS)
Menurut Rangkuti (2006, p.22-23), sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, terlebih dahulu kita perlu mengetahui faktor strategi eksternal (EFAS). Contoh EFAS berada pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2 Tabel EFAS (Sumber: Rangkuti, 2006, p.24)
FAKTOR
STRATEGI
EKSTERNAL
BOBOT RATING BOBOT X RATING
PELUANG
Total Peluang
ANCAMAN
Total Ancaman
TOTAL EFAS
Berikut ini adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) : Susunlah dalam kolom satu (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman). Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat
penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis.
Hitung rating (dalam kolom tiga) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif
(peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. Misalnya, jika nilai ancamannya sangat besar, rating adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya 4.
Kalikan bobot pada kolom dua dengan rating pada kolom tiga, untuk memperoleh faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor).
Gunakan kolom lima untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaumana skor pembobotannya dihitung. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom ke empat), untuk memperoleh total skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini, menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu beraksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan kelompok industri yang sama.
2.2.5 Penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS)
Menurut Rangkuti (2006:24-25), setelah faktor-faktor strategi internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu table IFAS (Internal Strategic Factor Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan. Contoh IFAS berada pada Tabel 2.3.
Tabel 2.3 Tabel IFAS (Sumber: Rangkuti, 2006:25)
FAKTOR
STRATEGI
EKSTERNAL
BOBOT RATING BOBOT X RATING
KEKUATAN
Total Kekuatan
KELEMAHAN
Total Kelemahan
TOTAL IFAS
2.2.6 Enterprise Architecture (EA)
Enterprise Architecture (EA) merupakan analisis dan dokumentasi dari suatu enterprise dalam keadaan yang sekarang maupun untuk keadaan yang akan datang, dari suatu strategi yang terintegrasi, bisnis, dan perspektif teknologi (Bernard, 2012:31). Arsitektur ini didefinisikan untuk memberikan detail grafis akan cara kerja organisasi dan membantu dalam merencanakan dan meningkatkan kinerja bisnis mereka. EA itu sendiri ditujukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan memungkinkan mereka untuk melihat diri mereka sendiri dari segi pandangan yang holistik dan terintegrasi dari arah strategis, praktek bisnis, arus informasi, dan
sumber daya teknologi. Penerapan EA ini nantinya akan melibatkan baik program manajemen maupun metodologi dokumentasi berbasis kerangka kerja (framework) yang akan digunakan untuk meningkatkan perencanaan, mengarahkan pengambilan keputusan, dan pengimplementasian solusi menuju evolusi arsitektur di masa yang akan datang dengan menyediakan pandangan yang terkoordinasi dari perusahaan secara keseluruhan yang meliputi strategi, bisnis, dan teknologi.
Dengan membangun pandangan yang terintegrasi pada saat ini dan masa yang akan datang, maka perusahaan akan dapat mengelola transisi dari metode operasi saat ini ke masa yang akan datang dengan lebih baik. Transisi termasuk dalam identifikasi tujuan baru, aktifitas, segala jenis modal, dan sumber daya manusia termasuk teknologi informasi yang akan meningkatkan keuangan pada bottom-line dan pencapaian misi. EA ini sendiri didorong oleh tujuan strategis dan kebutuhan bisnisnya.
EA = S + B + T
Enterprise Architecture = Strategi + Bisnis + Teknologi
EA menyediakan suatu strategi dan pendekatan bisnis untuk kebijakan, perencanaan, pembuatan keputusan, dan pengembangan sumber daya yang berguna bagi eksekutif, lini manajer, dan staff pendukung. Agar lebih efektif, program EA harus menjadi bagian dari kelompok kebijakan manajemen dan proses terintegrasi yang membentuk struktur tata kelola secara keseluruhan. Suatu pendekatan EA akan dianggap lengkap jika memiliki ke enam elemen inti seperti yang diperlihatkan pada gambar dibawah ini.
Gambar 2.4 : Elemen Inti dari Pendekatan EA (Sumber: Bernard, 2012:36)
• Governance. Elemen petmana adalah ‘Governance’ yang akan mengidentifikasikan perencanaan, pengambilan keputusan, dan kesalahan proses serta kelompok-kelompok yang akan menentukan bagaumana EA tersebut dikembangkan dan dipelihara, dicapai sebagai bagian dari keseluruhan pemerintahan organisasi.
• Methodology. Elemen kedua adalah ‘Methodology’ yang memberikan langkah-langkah spesifik untuk menetapkan dan memelihara progam EA melalui pendekatan yang telah dipilih.
• Framework. Elemen ketiga adalah ‘Framework’ yang mengidentifikasikan ruang lingkup dari keseluruhan arsitektur dan tipe, serta hubungan dari bermacam-macam level dan rangkaian pada sub-arsitektur
• Artifacts. Elemen keempat adalah ‘Artifacts’ yang mengidentifikasikan jenis dan metode dokumentasi yang akan digunakan dalam setiap area sub-arsitektur, termasuk analisis strategis, perencanaan bisnis, kendali intertnal, kendali keamanan, dan model untuk alur kerja (workflow), database, sistem, dan jaringan, termasuk penyimpanan online tempat artefak tersimpan.
• Standards. Elemen kelima adalah ‘Standards’ yang mengidentifikasikan standar bisnis dan teknologi untuk perusahaan di setiap domain, segmen, dan komponen dari EA.
• BestPractices. Elemen keenam yaitu ‘Associated best practices’ yang memiliki cara-cara yang telah terbukti untuk mengimplementasi bagian-bagian atau keseluruhan arsitektur.
Gambar 2.5 EA3 Cube Documentation Framework (Sumber: Bernard, 2005:97)
Menurut Bernard (2005, p.97), Proses Dokumentasi EA dicapai melalui penerapan metodologi EA yang mencakup (1) kerangka; (2) komponen; (3) current architectural view; (4) future architectural views; (5) rencana yang mengelola transisi yang sedang berjalan antara current architectural view dengan future architectural views; (6) benang vertical yang mempengaruhi arsitektur dari semua level.
(1) Kerangka
EA dokumentasi mengidentifikasi cakupan dari arsitektur yang akan didokumentasikan dan membangun suatu hubungan antara area arsitektur.
(2) Komponen
Komponen EA adalah tujuan, proses, standard dan sumber daya yang dapat dikembangkan dalam suatu perusahaan yang dapat berubah-ubah. Contohnya adalah semua komponen yang meliputi inisiatif dan tujuan strategi, produk bisnis dan pelayanan, aliran informasi dan aplikasi software, program sumber daya perusahaan dan website.
Current Architecture meliputi semua EA komponen yang saat ini ada dalam perusahaan pada setiap tingkat kerangka. EA Current View terdiri dari dokumen-dokumen, diagram-diagram, data, spreadsheets, grafik, dll.
(4)Future Architecture
EA Future Architecture adalah semua EA dokumen baru atau diubah komponen yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menutup kesenjangan kinerja yang ada atau mendukung inisiatif strategi baru, persyaratan operasional atau solusi teknologi.
(5) Perencanaan Manajemen
Perencanaan Manajemen bertujuan untuk mengartikulasikan program dan
pendekatan dokumentasi, rencana pengelolaan EA juga memberikan gambaran dari pandangan saat ini dan masa depan untuk sebuah perusahaan.
(6) Keterkaitan Hubungan dengan Semua Level di dalam EA
EA dokumentasi mencakup ‘benang’ aktifitas umum yang hadir di semua tingkat kerangka. Keterkaitan ini termasuk TI ~ terkait keamanan, standar,
dan pertimbangan tenaga kerja.
Current Architecture components ada 5, terdiri dari:
• Goal and Initiatives
Ini adalah kekuatan pendorong di belakang arsitektur. Tingkat atas dari kerangka arsitektur perusahaan mengidentifikasi arah strategis, tujuan, dan inisiatif dari perusahaan dan memberikan gambaran yang jelas dari kontribusi bahwa TI akan membuat dalam mencapai tujuan-tujuan ini. EA Artifacts :
1. Strategic Plan
Rencana Strategis tingkat tinggi kebijakan dan perencanaan dokumen yang perusahaan gunakan untuk dokumen arah, strategi kompetitif, tujuan yang paling penting, dan memungkinkan program-program dan proyek (inisiatif strategi). Rencana Strategis periode masa depan, biasanya 3 sampai 5 tahun.
2. SWOT Analysis
Kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman (SWOT) analisis mengambil melihat holistik di perusahaan dengan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang bila dipetakan dapat mengungkapkan daerah-daerah untuk perbaikan dan fokus.
3. Concept of Operations Scenario
Sebuah konsep skenario operasi adalah dokumen narasi yang menjelaskan bagaimana perusahaan beroperasi saat ini atau akan beroperasi beberapa tahun dalam waktu yang diberikan faktor-faktor tertentu internal dan eksternal yang menyatakan diidentifikasi dalam analisis SWOT.
4. Concept of Operations Diagrams
Sebuah konsep operasi (CONOPS) diagram ini adalah deskripsi tingkat tinggi grafis dari bagaimana perusahaan berfungsi, baik secara keseluruhan, atau di daerah tertentu yang menarik.
5. Balanced Scorecard
Balanced Scorecard melampaui ukuran finansial sukses bagi perusahaan dan menetapkan tujuan dan langkah-langkah dalam empat pandangan bisnis kunci: Customer; Internal Business Processes; and Learning and Growth.
Ini adalah area arsitektur yang termasuk dalam area pengaruh primer. Tingkat kedua dari kerangka EA mengidentifikasi produk layanan bisnis dari perusahaan dan kontribusi teknologi untuk mendukung proses tersebut. EA Artifacts :
1. Business Plan
Rencana bisnis memberikan gambaran tingkat tinggi dari garis kunci dari fungsi bisnis, dan strategi keuangan yang akan mencapai tujuan strategis dan inisiatif. Berikut ini adalah beberapa hal yang ada dalam Business Plan :
a. Gambaran luas bisnis b. Profil tim eksekutif
c. Hubungan aktifitas bisnis kepada tujuan strategi d. Struktur organisasional
e. Pandangan pasar dan strategi kompetitif f. Siklus bisnis
g. Ringkasan kapitalisasi h. Strategi finansial
i. Ringkasan status finansial saat ini j. Rekan dan aliansi bisnis
2. Swim Lane Process Diagram
Stakeholder menunjukkan diagram aktivitas di mana para pemangku kepentingan (orang-orang dengan kepentingan dalam perusahaan) yang terlibat dengan garis proses bisnis, dan waktu interaksi. Diagram menggunakan format ”swim lane” untuk mengatur stakeholder demi baris, dan kerangka waktu oleh kolom, maka overlay kegiatan dengan flowchart simbologi.
Gambar 2.6 Contoh Swim Lane Process Diagram (Sumber: Bernard, 2005:141)
3. Business Process / Service Model
Diagram proses bisnis menunjukkan rincian dari suatu kegiatan, termasuk bagaimana setiap langkah dalam kegiatan berhubungan dengan orang lain. Diagram B-4 mengikuti IDEF-0 teknik pemodelan untuk menunjukkan apa yang diinput, kontrol, output, dan mekanisme yang setiap langkah dalam proses.
4. Use Case Narative and Diagram
Sebuah Use Case Narative bahasa pemodelan berikut berpadu (UML) format untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis, konteks, pemangku kepentingan (aktor), dan aturan bisnis untuk interaksi mereka dengan sistem, layanan, dan aplikasi yang diidentifikasi sebagai solusi teknologi yang membutuhkan pembangunan.
Gambar 2.7 Contoh Use Case Diagram (Sumber: Bernard, 2005:302)
• Data and Information
Data mengoptimalkan dan pertukaran informasi adalah tujuan sekunder dari struktur. Tingkat ketiga dari kerangka struktur perusahaan dimaksudkan untuk mendokumentasikan bagaimana informasi saat ini sedang digunakan dalam perusahaan dan bagaimana masa depan arus informasi akan terlibat.
EA Artifacts :
1. Object State Transition Diagram
State Transition Diagram menggunakan notasi dari UML untuk menunjukkan bagaimana siklus hidup objek data tertentu, diagram ini menunjukan perubahan atribut, link, dan perilaku (x) dari eksternal yang memicu perubahan dalam state.
Gambar 2.8 Contoh UML (Sumber: Bernard, 2005:306)
2. Logical Data Model
Logical Data Model dapat dikembangkan dengan menggunakan metode terstruktur tradisional dan simbologi (diagram hubungan entitas), atasu satu dapat menggunakan metode object-oriented dan simbologi dari UML, yang menghasilkan diagram kelas dan atau diagram objek.
Gambar 2.9 Contoh Logical Data Model (Sumber: Bernard, 2005:308)
3. Activity / Entity (CRUD) Matrix
Suatu kegiatan atau entitas adalah pemetaan yang dikembangkan oleh entitas data dipengaruhi oleh garis terkait kegiatan usaha. Sering disebut “CRUD” Matrix karena mengidentifikasi jenis dasar transformasi yang dilakukan pada data (membuat, membaca, memperbarui, menghapus) berpikir proses bisnis
Contoh 2.10 Contoh Activity / Entity Matrix (Sumber: Bernard, 2005:310)
• Systems and Applications
Tingkat keempat dari kerangka arsitektur perusahaan dimaksudkan untuk mengatur dan mendokumentasikan kelompok saat ini dari sistem informasi, dan aplikasi bahwa perusahaan menggunakannya untuk memberikan kemampuan TI.
EA Artifacts :
1. Systems Communication Description Artefak S-2 pujian S-1 diagram sistem antarmuka dengan memberikan deskripsi tentang bagaimana data adalah deskripsi tentang bagaimana data yang dikomunikasikan antara sistem berpikir perusahaan, dan termasuk spesisfik tentang link, jalur jaringan dan media.
Gambar 2.11 Contoh System Communication Diagram (Sumber: Bernard, 2005:313)
2. Systems Data Flow Diagram
Systems Data Flow Diagram yang lebih dikenal sebagai diagram aliran data dan dimaksudkan untuk menunjukkan proses dalam sistem yang pertukaran data, dan bagaimana pertukaran terjadi Systems Data Flow Diagram pujian diagram 4-B proses bisnis, dan bisa diurai untuk menunjukkan detail tambahan.
Gambar 2.12 Contoh System Data Flow Diagram (Sumber: Bernard, 2005:315)
4. Web Application Diagram
Diagram aplikasi web menunjukkan hubungan logis antara layanan berbasis web informasi, dalam perawatan ini menunjukkan diagram
rinci layanan yang berinteraksi melalui protokol standar dan
interface yang mempromosikan platform-independen persimpangan data.
Gambar 2.13 Contoh Web Application Diagram (Sumber: Bernard, 2005:320)
• Networks and Infrastrucure
Ini adalah tulang punggung arsitektur. Tingkat kelima dan bawah kerangka arsitektur perusahaan dimaksudkan untuk mengatur dan mendokumentasikan pandangan saat ini dan masa depan dari voice, data dan video network dimana perusahaan menggunakan untuk host systems, aplikasi, website, dan database.
EA Artifacts :
1. Network Connectivity Diagram Network Connectivity Diagram menunjukkan koneksi fisik antara enterprise’s voice, data, dan video network meliputi bagian eksternal Wide Area Networks (WANs) and Local Area Networks (LANs) yang juga disebut ‘ekstranet’ dan ‘intranet’.
Gambar 2.14 Contoh Network Design Diagram (Sumber: Bernard, 2005:155)
2.2.7 Kerangka Kerja Kubus EA³ (EA³ Cube Framework) Aktifitas Enterprise Architecture
Menutur Bernard (2012:37), suatu EA dicapai melalusi suatu program manajemen (Management Program) dan suatu metode analisis dan desain (Analysis and Design Method) yang berulang pada berbagai tingkatan ruang linkup. Program EA bersama dengan metodenya menyediakan kemampuan dan kegiatan yang berkelanjutan, pandangan dari arah strategis perusahaan yang terkoordinasi, [elayanan bisnis, arus informasi, dan pemanfaatan sumber daya.
EA sebagai manajemen program menyediakan suatu strategis, pendekatan terintegrasi untuk kemampuan dan sumber perencanaan atau pengambilan keputusan. Suatu program EA merupakan bagian dari keseluruhan proses pemerintah yang menentukan keselarasan sumber daya, mengembangkan kebijakan standar, meningkatkan dukungan pengambilan keputusan, dan memandu dalam mengembangkan aktivitas. EA juga dapat membantu untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam kegiatan atau program line of business (LOB) dan kemampuan dalam mendukung pelanayan, sistem, dan jaringan teknologi infomasi. Selain penjelasan diatas, EA sebagai manajemen program juga menyediakan :
• Strategic Alignment. EA mendukung perencanaan strategis dan sumber perencanaan operasional lainnya dengan menyediakan pandangan makro dan mikro tentang bagaimana sumber daya dimanfaatkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Hal ini membantu untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas dalam sumber daya tersebut, yang nantinya akan membantu untuk mempromosikan kemampuan kompetitif perusahaan. Pembangunan proyek-proyek dalam perusahaan harus dapat ditinjau ulang untuk menentukan apakah mereka mendukung satu atau lebih tujuan strategis perusahaan atau tidak. Jika suatu sumber daya dan proyek tidak selaras, maka nilai dalam perusahaan akan terus dipertanyakan.
• Standardized policy. EA mendukung kebijakan standar manajemen yang berkaitan dengan pengembangan dan peningkatan teknologi informasi dan sumber daya lainnya. Dengan menyediakan holistik, pandangan hirarki akan
sumber daya yang sekarang dan untuk ke depannya, EA mendukung penetapan kebijakan untuk mengidentifikasi kebutuhan strategis dan operasional, menentukan keselarasan strategis dari aktifitas dan sumber daya, mengembangkan sumber daya bisnis dan teknologi perusahaan luas, memprioritaskan pendanaan dalam program dan proyek, mengawasi program manajemen dan proyek, mengidentifikasi metrik kinerja untuk program dan proyekm serta mengidentifikasi dan menegakkan standar dan konfigurasi manajemen. Kebijakan EA ini harus terintegrasi dengan kebijakan lainnya diseluruh area pemerintahan sehingga tercipta suatu pengelolaan sumber daya yang efektif secara keseluruhan dan kemampuan dalam mengawasi.
• Decision Support. EA menyediakan dukungan untuk sumber daya TI dalam pengambilan keputusan bagi eksekutif, manajemen, dan level pegawai dalam perusahaan. Pada level eksekutif, EA menyediakan visibilitas untuk inisiatif TI yang besar dan mendukung penentuan dalam keselarasan strategis. Pada level manajemen, EA mendukung desain dan konfigurasi keputusan manajemen, serta penyelarasaan inisiatif TI dengan standar teknikal untuk suara, data, video, dan keamanan. Sedangkan pada level pegawai, EA mendukung keputusan mengenai operasi, pemeliharaan, dan pengembangan sumber daya TI serta pelayanan.
• Resource Oversight. EA mendukung pendekatan standar untuk mengawasi pengembangan kemampuan dan mengoptimalkan dukungan pada sumber daya. Bergantung pada ruang lingkup sumber daya yang terlibat dan jangka waktu yang tersedia untuk pengembangan, berbagai metode system development lifecycle dapat digunakan untuk mengurangi resiko jika biaya, penjadwalan, atau parameter kinerja tidak dapat dipenuhi. EA secara lebih lanjut mendukung standarisasi, pendekatan yang telah terbukti untuk manahemen proyek yang mempromosikan pengawasan yang komprehensif dan efektif pada program yang sedang berjalan, dan proyek pengembangan yang baru. Pada akhirnya, EA mendukung penggunaan proses standar untuk memilih dan mengevakuasi investasi dalam sumber daya TI dari bisnis dan perspektif keuangan.
Selain sebagain program manajemen, EA juga dapat berperan sebagai analyss and design method. Referensi untuk EA mulai muncul pada akhir tahun 1980-an di bagian literatur manajemen dan akademik, dengan fokus awal pada teknis atau sistem arsitektur dan skema untuk mengatur informasi. Konsep EA dan desain mulai muncul pada awal tahun 1990-an dan telah berkembang untuk memasukkan p[andangan dari tujuan strategis, pelayanan bisnis, arus informasi, sistem dan aplikasi, jaringan, dan infrastuktur pendukung. EA sebagai analysis and design method menyediakan beberapa hal sebagai berikut :
EA Approach. Berisi kerangka kerja, metode analisis/desain, dan artefak lengkap
Current View. Pandangan akan strategi ‘as-if’, proses, dan sumber daya.
Future View. Pandangan akan strategi ‘to-be’, proses, dan sumber daya.
EA Management Plan. Perencanaan untuk pindah dari EA yang sekarang ke EA yang akan datang
Selain itu, terdapat suatu rangkaian yang menyerap setiap tingkat pada arsitektur, seperti standar, keamanan, dan kemampuan. Analisis dan desain EA dapat dicapai melalui enak elemen dasar berikut :
1. Kerangka kerja dokumentasi EA, dan
2. Implementasi metodologi yang mendukung kreasi dari 3. Pandangan saat ini, dan
4. Arsitekrut di masa mendatang, demikian juga pengembangan
5. Suatu rencana manajemen EA untuk mengatur transisi perusahaan dari arsitektur yang sedang berjalan pada saat ini menjadi arsitektur di masa yang akan datang. Terdapat juga beberapa area umum terhadap seluruh tingkat dari kerangka kerja yang menentukan
Gambar 2.15 : Elemen Dasar Analisis dan Desain EA (Sumber: Bernard, 2012:40)
• EA Analysis and Design Element #1 : The Framework. Kerangka kerja EA mengidentifikasikan ruang lingkup arsitektur yang akan didokumentasikan, dan menetapkan hubungan antara area arsitektur. Ruang lingkup kerangka kerja ini tercermin melalui rancangan geometrik dan area-area yang diidentifikasikan untuk dokumentasi. Kerangka kerja inilah yang akan menciptakan suatu kumpulan pandangan yang abstrak dari perusahaan dengan cara mengumpulkan dan mengatur informasi arsitektur.
Gambar 2.16 : EA3 Cube Analysis and Design Framework (Sumber : Bernard, 2012:41)
Dikenal sebagai EA³ Cube Framework. Level dari contoh kerangka kerja ini adalah kerangka hirarki sehingga sub-arsitektur yang berbeda (yang menggambarkan
area fungsional yang berbeda) dapat berhubungan satu sama lain secara logis. Hal ini dilakukan dengan memposisikan tujuan inisiatif strategis tingkat tinggi pada posisi puncak, produk/pelayanan bisnis, dan arus data/informasi pada bagian tengah, serta sistem/aplikasi pendukung dan teknologi/infrastuktur pada bagian paling bawah. Dengan cara ini, keselarasan juga dapat dilihat antara stratego, informasi, dan teknologi, yang membantu perencanaan dan pengambilan keputusan.
Untuk menurunkan resiko dan meningkatkan efisiensi, metode implementasi yang bertahap, kerangka EA dibagi menjadi segmen-segmen kegiatan yang berbeda, atau disebut juga Line of Business (LOB). Pengertian LOB itu sendiri merupakan area aktifitas yang jelas dalam suatu perusahaan tertentu (Bernard, 2012:42). Hal ini dapat melibatkan produk manufaktur tertentu, ketentuan, pelayanan, atau fungsi administrasi internal. Misalnya, pada setiap LOB memiliki sub-arsitektur lengkap yang mencakup keseluruhan lima tingkat level hirarki dalam kerangka kerja EA³.
• EA Analysis and Design Element #2 : EA Components. Komponen EA merupakan tujuan yang dapat berubah, proses, standar, dan sumber daya yang dapat diperluas ke dalam ruang lingkup perusahaan yang lebih luas atau terkandung di dalam suatu LOB yang spesifik. Contoh dari komponen-komponen ini termasuk tujuan dan inisiatif strategis; produk bisnis dan pelayanan; arus informasi, knowledge warehouses, dan objek data; sistem informasi, aplikasi software, program enterprise resource, dan Web Sites; suara, data, dan jaringan video; dan infrastruktur pendukung termasuk bangunan, ruang, server, wiring runs/closets, dan peralatan modal.
Gambar 2.17 : Contoh dari Komponen EA (Sumber : Bernard, 2012:43)
Vertical Components merupakan tujuan yang dapat berubah, proses, program, atau sumber daya (perlengkapan, sistem, data, dan sebagainya) yang melayani satu LOB. Sedangkan Crosscutting Components merupakan tujuan yang dapat berubah, prosesm program, atau sumber daya yang melayani seluruh perusahaan. Contohnya seperti email dan pendukung sistem administrasi yang melayani keseluruhan perusahaan.
• EA Analysis and Design Element #3 : Current Architecture. Di dalam arsitektur yang berjalan saat ini (current architecture), terdapat komponen-komponen yang saat ini terdapat dalam perusahaan pada setiap level pada kerangka kerja (bisa juga disebut sebagai pandangan ‘as-if’). Pandangan EA yang sedang berjalan saat ini berfungsi untuk membuat suatu dasar inventarisasi sumber daya dan aktivitas-aktivitas yang didokumentasikan secara konsisten dengan mengambil pandangan EA di masa yang akan datang. Hal ini akan membantu untuk menganalisa kesenjangan dalam kinerja antara rencana ke depan dengan kemampuan yang dimiliki saat ini. Sangan penting juga bagi perusahaan untuk memiliki pandangan EA saat ini yang akurat dan komprehensif untuk membuat perencanaan proyek, manajemen aset, dan membuat keputusan investasi. Pandangan EA saat ini terdiri dari artefak (dokumen, diagram, data, spreedsheet, grafik, dan lain-lain) pada tiap level kerangka kerja yang siarsipkan ke dalam repositori online EA untuk membuat mereka bisa digunakan oleh berbagai stakeholder EA.
• EA Analysis and Design Element #4 : Future Architecture. Dokumen arsitektur untuk masa yang akan datang, baik komponen EA yang baru maupun yang telah dimodifikasi dibutuhkan oleh perusahaan untuk menutup kesenjangan kinerja yang ada atau mendukung inisiatis strategis yang baru, kebutuhan operasional, atau solusi teknologi. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini, arsitektur di masa yang akan datang didorong di level strategis dan taktis dalam tiga cara : arah dan tujuan abru; prioritas bisnis yang berubah; dan teknologi. EA tidak dapat merefleksikan perubahan dalam arsitektur masa depan kecuali tim kepemimpinan perusahaan menyediakan perubahan dalam arah strategis dan tujuannya; kecuali jika manajer LOB dan manajer program menyediakan perubahan dalam proses bisnis dan memprioritaskan hal-hal apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang baru; dan kecuali jika pegawai pendukung/pengiriman mengidentifikasi teknologi yang layak dan pegawai solusi untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang baru.
Gambar 2.18 : pendorong dari Perubahan Arsitektur (Sumber : Bernard, 2012:44)
Arsitektur untuk masa depan harus mencakup perubahan perencanaan pada komponen EA dalam waktu dekat (Perubahan takis dalam 1-2 tahun ke depan), serta perubahan komponen EA yang merupakan hasil dari pelaksanaan skenario operasi jangka panjang yang terlihat dalam 3-10 tahun ke depan. Skenario ini menggabungkan dorongan internal dan eksternal yang berbeda dan dapat membantu untuk mengidentifikasi perubahan yang dibutuhkan apda proses, sumber daya, atau teknologi yang menerjemahkan asumsi perencanaan amsa depan, yang akan mendorong perencanaan untuk komponen EA yang baru.
• EA Analysis and Design Elements #5 : EA Management Plan. EA management plan mengartikulasikan program dan pendekatan dokumentasi, juga menyediakan deskripsi dari pandangan arsitektur saat ini maupun yang akan datang, dan rencana sekuen untuk mengelola transisi ke lingkungan operasi bisnis atau teknologi di masa depan. EA management plan merupakan dokumen hidup yang sangat penting untuk menyadari manfaat dari EA sebagai program manahemen. Bagaimana perusahaan akan terus bergerak dari arsitektur saat ini ke arsitektur yang akan datang merupakan perencanaan yang signifikan dan tantangan manajemen, terutama jika sumber daya IT mendukung fungsi bisnis utama yang akan diganti atau ditingkatkan.
• EA Analysis and Design Element #6 : Threads. Dokumentasi EA meliputi rangkaian dari kegiatan umum yang ada di semua tingkatan kerangka kerja, termasuk keamanan TI yang terkait (security), standar (standards), dan pertimbangan keterampilan (skills).
o Security. Keamanan akan menjadi sangat efektif jika merupakan bagian internal dari program manahemen EA dan metodologi dokumentasi. Program keamanan TI yang komprehensif memiliki beberapa daerah fokus, termasuk informasi, personil, operasi, dan fasilitas. Agar efektif, keamanan TI harus bekerja di semua tingkat kerangka EA dan di dalam seluruh komponen EA.
o Standards. Salah satu fungsi yang paling penting dari EA adalah bahwa ia menyediakan standar teknologi yang terkait di semua tingkat kerangka EA. EA itu sendiri harus menggambarkan pada standar industri yang diterima international dan nasional untuk mempromosikan penggunaan solusi non-proprietary dalam komponen EA. Hal ini pada gilirannya akan meningkatkan integrasi komponen EA, serta lebih mendukung komponen switch-out ketika dibutuhkan.
Sangat penting bagi perusahaan untuk menyediakan akses yang mudah ke dokumentasi EA untuk digunakan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan. Hal ini dapat dicapai dengan membuat EA Repository online untuk mengarsipkan
dokumentasi komponen EA di berbagai bidang kerangka kerja EA. Repository EA ini pada dasarnya adalah sebuah website dan database yang menyimpan informasi dan menyediakan link ke alat EA dan sumber daya program EA lainnya. Gambar dibawah ini memberikan contoh bagaimana sebuah sebuah repository EA mungkin akan dirancang. Contoh ini disebut Living Enterprise dan dirancang untuk mendukung dokumentasi melalui pemakaian EA³ Cube Framework
Gambar 2.19 : Contoh Repositori EA – Living Enterprise (Sumber : Bernard, 2012:48)
2.2.8 EA Components and Artifacts
EA component menutur Bernard (2012:117) merupakan sumber ‘plug-and-play’ yang dapat berubah untuk menyediakan kemampuan pada setiap level kerangka kerja. Komponen EA sendiri merupakan elemen yang dapat diganti di dalam kerangka kerja yang datang dan pergi bersama dengan perubahan yang terjadi di dalam strategi, layanan bisnis, dan desain baru untuk sumber daya yang melibatkan arus informasi, aplikasi, jaringan, dan infrastruktur lainnya. Sendangkan EA artifacts adalah dokumentasi dari suatu produk seperti dokumen teks, diagram,
spreadsheet, briefing slides, atau pun video klip. Artefak EA pada level atas sering berupa teks dokumen atau diagram yang menggambarkan keseluruhan strategi, program, dan hasil yang diinginkan. Level menengah adalah dokumen, diagram, grafik, spreadsheet, dan arahan yang mendeskripsikan proses organisasi proyek yang berlangsung, supply chains, sistem yang besar, arus informasi, jaringan, dan website. Sedangkan level bawah mendeskripsikan aplikasi spesifik,kamus data, tampilan, komponen jaringan, dan cable plants.
Gambar 2.20 : Contoh Artefak EA (Sumber : Bernard, 2012:283)
