BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
2.1.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2006, p5), “The Accounting Information System is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions.” Yang dapat kami artikan secara bebas, Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu subsistem dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan sebagaimana informasi lainnya yang mencakup dalam proses rutin dari transaksi akuntansi. Sedangkan Romney (2006, p6) berpendapat, “The Accounting Information System (AIS) is a system that collects, records, stores, and process data to produce information for decision makers.” Menurut pengertian kami, Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, merekam, menyimpan, and memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan.
Berdasarkan sumber dari internet yang kami dapat http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_akuntansi, pengertian dari Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi.
Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan Sistem Informasi Akuntansi secara umum adalah subsistem dari Sistem Informasi Manajemen yang dirancang untuk mengubah data akuntansi, keuangan, dan data lainnya yang berhubungan dengan perusahaan yang mencakup siklus demi siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi yang terdapat dalam proses rutin dari transaksi akuntansi yang dapat digunakan untuk menjalankan perusahaan.
2.1.2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Adapun tujuan Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney (2006, p7), “Collect and store data, Transform data into information that is useful for making decisions, Provide adequate controls to safeguard the organization’s assets”, yang dapat kami artikan secara bebas, adalah mengumpulkan, menyimpan dan mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan, serta menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset organisasi.
Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi menurut Jones dan Rama (2006, p6-7), antara lain :
a. Producing External Reports ( Menghasilkan Laporan External )
Perusahaan - perusahaan pada umumnya menggunakan Sistem Informasi Akuntansi untuk menghasilkan laporan khusus untuk memuaskan kebutuhan informasi dari investor, kreditor, pemungut pajak, agen-agen peraturan dll.
b. Supporting Routine Activities ( Mendukung Aktivitas Rutin )
Manajer membutuhkan Sistem Informasi Akuntansi untuk menangani aktivitas operasional yang rutin dalam siklus operasi perusahaan. Contohnya seperti melayani pemesanan pelanggan, pengiriman barang dan jasa, penagihan kepada pelanggan, dan penerimaan kas.
c. Decision Support ( Mendukung Pengambilan Keputusan )
Informasi juga dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tidak rutin pada semua tingkat dari organisasi. Contohnya untuk mengetahui barang yang penjulannya baik dan pelanggan yang paling banyak melakukan pembelian.
d. Planning and Control ( Perencanaan dan Pengendalian )
Sebuah sistem informasi dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai pengeluaran-pengeluaran dan biaya umumnya adalah disimpan oleh sistem informasi, sedangkan laporan dirancang untuk membandingkan pengeluaran tersebut terhadap jumlah aktual. Contohnya: menganalisa penerimaan dan beban-beban dapat dilakukan pada level produk individu.
e. Implementing Internal Control ( Penerapan Pengendalian Internal )
Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang digunakan ntuk melindungi harta ( asset ) perusahaan dari kerugian atau pencurian dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.
Contohnya: sebuah sistem informasi dapat menggunakan password untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses data.
Dari definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa tujuan Sistem Informasi Akuntansi adalah membantu perusahaan dalam menjalankan aktivitas rutin, menyediakan laporan yang berguna untuk pengambilan keputusan dan meningkatkan pengendalian internal untuk menjaga asset perusahaan.
2.1.3. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney (2006, p6 – 7), terdapat 6 komponen Sistem Informasi Akuntansi :
1. Pengguna yang mengoperasikan sistem dan menjalankan berbagai fungsi. 2. Prosedur dan perintah, baik secara manual dan otomatis, yang tergabung
dalam pengumpulan, proses, dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi.
3. Data mengenai organisasi dan proses bisnisnya.
4. Perangkat lunak yang digunakan untuk memproses data perusahaan.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan tambahan, dan peralatan komunikasi jaringan yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mengirimkan data dan informasi.
6. Pengendalian internal dan keamanan yang mengukur keamanan data dalam Sistem Informasi Akuntansi.
2.1.4. Siklus Sistem Informasi Akuntansi
Jones Rama (2006, p18) berpendapat bahwa proses bisnis dapat dibagi kedalam 3 siklus transaksi utama :
- Acquisition (pembelian)
Siklus ini mengacu terhadap proses pembelian barang dan jasa. - Conversion cycle (siklus konversi)
Mengacu tehadap proses perubahan dari sumber-sumber yang dibutuhkan untuk menjadi barang dan jasa.
- Revenue cycle (siklus penerimaan)
Mengacu terhadap proses penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan.
Sedangkan menurut Romney (2006, p29) ada 5 siklus transaksi, yaitu : • The revenue cycle
Siklus pendapatan, dimana barang dan jasa dijual untuk penerimaan kas ataupun piutang.
• The expenditure cycle
Siklus pembelanjaan, dimana perusahaan membeli barang untuk dijual ataupun bahan mentah untuk digunakan dalam produksi suatu produk dalam pertukarannya dengan kas ataupun utang.
• The production cycle
• The human resources / payroll cycle
Siklus sumber daya manusia / penggajian, dimana karyawan dipekerjakan, dilatih, dibayar, dievaluasi, dipromosikan, dan diberhentikan.
• The financing cycle
Siklus pembiayaan / keuangan, dimana perusahaan menjual bagian dari perusahaan kepada investor dan meminjam uang dan juga dimana investor dibayarkan deviden dan bunga atas pinjaman yang mereka berikan.
2.1.5. Siklus penerimaan (revenue cycle)
Menurut Romney (2006, p354) “The revenue cycle is a recurring set of business activities and related information processing operations associated with providing goods and services to customers and collecting cash in payment for those sales.” Yang dapat diartikan secara bebas, Siklus pendapatan adalah aktivitas bisnis dan informasi yang berhubungan dilakukan berulang-ulang untuk memproses operasi yang berhubungan dengan penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan dan mengumpulkan uang/kas dalam pembayaran dari penjualan tersebut.
2.1.5.1. Unit yang terkait dalam penjualan
Berdasarkan sumber dari internet yang didapat pada http://peminatanakuntansikeuangan010.blogspot.com/,
bagian-bagian yang terkait dalam penjualan adalah bagian-bagian pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman dan bagian billing. Fungsi dari tiap-tiap bagian tersebut adalah sebagai berikut:
1. Bagian Pesanan Penjualan.
Bagian ini berfungsi untuk mengawasi semua pesanan yang diterima, memeriksa surat pesanan yang diterima, meminta otorisasi kredit pada bagian kredit, menentukan tanggal pengiriman, dan membuat surat perintah pengiriman.
2. Bagian Kredit.
Bagian ini berfungsi untuk memenuhi pesanan pembelian yang syaratnya kredit dan memberikan otorisasi kredit kepada pelanggan.
3. Bagian Gudang.
Bagian ini berfungsi untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah pengiriman.
4. Bagian Pengiriman
Bagian ini berfungsi untuk mengirim barang-barang pada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah. Selain itu bagian ini juga berfungsi mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual dalam transaksi retur penjualan.
5. Bagian Billing.
Bagian ini berfungsi membuat dan mengirim faktur penjualan kepada pelanggan serta menyiapkan copy faktur bagi kepentingan pencatatan penjualan oleh bagian piutang, bagian kartu persediaan, bagian biaya, bagian jurnal, bagian buku besar dan laporan.
6. Bagian Piutang.
Bagian ini berfungsi untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur.
7. Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan.
Bagian ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan dan membuat laporan penjualan.
2.1.5.2. Prosedur revenue cycle
Menurut Romney (2006, p357-371), prosedur “revenue cycle: Four basic business activities performed in the revenue cycle” ( empat aktivitas bisnis dasar yang dijalankan pada siklus pendapatan ) :
1. Sales Order Entry ( Memasukkan order penjualan )
- Menerima order pelanggan - Menyetujui penjualan kredit - Mengecek persediaan
2. Shipping ( Pengiriman )
- Mengambil dan mengepak pesanan - Mengirim pesanan
3. Billing ( Penagihan )
- Membuat Faktur - Mengatur Piutang
- Pengecualian : Pengaturan dan penghapusan rekening/akun
4. Cash Collections ( Pengumpulan kas / uang )
Berdasarkan teori Jones Rama (2006, p443-444), prosedur revenue cycle sebagai berikut:
1. Menanggapi permintaan pelanggan yang akan ditangani oleh bagian penjualan.
2. Membuat persetujuan dengan pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa.
3. Menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan
4. Menanggapi tuntutan atas barang dan jasa yang telah disediakan
5. Mengumpulkan kas
6. Menyetorkan uang ke bank 7. Menyiapkan laporan
2.1.5.3. Dokumen yang digunakan
Romney (2006, p356-371) mengemukakan pendapatnya bahwa dokumen yang digunakan untuk revenue cycle antara lain sebagai berikut Sales order, Credit limit, Picking ticket, Packing slip, Bill of lading, Sales invoice, Remmitance advice, Remmitance list, Credit memo.
2.2 Pengendalian Internal
Menurut Romney (2006, p192) “Internal control is the process implemented by the board of directors, management, and those under their direction to provide reasonable assurance that the following control objectives are achieved”, yang dapat kami artikan secara bebas Pengendalian Internal adalah proses yang diterapkan oleh direktur, manajemen, dan yang dibawah pengaturan mereka untuk menyediakan jaminan yang layak bahwa tujuan pengendalian berikut tercapai :
a) Menjaga asset
b) Mengelola catatan yang terinci untuk menjelaskan asset perusahaan dengan akurat dan tepat
c) Menyediakan informasi yang akurat dan andal
d) Menyediakan jaminan yang layak bahwa laporan keuangan disiapkan sesuai dengan ISAKA
e) Memperkenalkan dan meningkatkan efisiensi operasional
f) Mendorong ketaatan untuk menentukan peraturan / kebijakan manajerial g) Mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku
2.2.1 Pengendalian Internal dalam revenue cycle
Menurut Romney (2006, p376-382) “In the revenue cycle, a well-designed AIS should provide adequate controls to ensure that the following objectives are met”, yang dapat kami artikan secara bebas, dalam siklus penerimaan, Sistem Informasi Akuntansi yang baik seharusnya menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut tercapai : 1. Seluruh transaksi diotorisasi.
2. Seluruh transaksi yang tercatat adalah benar.
3. Seluruh transaksi yang benar dan telah diotorisasi dicatat. 4. Seluruh transaksi dicatat dengan akurat.
5. Asset aman dari pencurian ataupun kehilangan. 6. Aktifitas bisnis dijalankan secara efisien dan efektif.
a) Sales Order Entry (Mencatat Order Penjualan)
Memastikan bahwa perusahaan mendapatkan bayaran untuk seluruh penjualan kredit dan bahwa seluruh penjualan adalah sah, dan untuk mengurangi kehilangan pendapatan yang dicapai dari kurangnya manajemen persediaan barang.
b) Shipping (Pengiriman)
Tujuan utama dari fungsi pengiriman adalah untuk melengkapi pesanan pelanggan secara efisien dan akurat dan juga untuk menjaga persediaan barang.
c) Billing and Accounts Receivable (Penagihan)
Menjaga bahwa pelanggan ditagih untuk semua penjualan, bahwa faktur yang dibuat akurat, dan bahwa rekening pelanggan dikelola dengan akurat.
d) Cash Collections (Pengumpulan Kas)
Untuk menjaga pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan.
e) General Control Issues (Persoalan Pengendalian Umum)
Dua tujuan utama yang menyinggung seluruh aktivitas siklus penerimaan adalah bahwa data yang akurat tersedia ketika diperlukan dan bahwa seluruh aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif.
2.2.2. Elemen-elemen Pengendalian Internal
Berdasarkan sumber yang saya terima dari internet http://id.wikipedia.org/wiki/Pengendalian_intern, Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment), Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada
di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau terdesentralisasi) serta praktik ke-personaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian internal yang lain.
2. Penilaian Resiko (Risk Assesment)
Semua organisasi memiliki resiko, dalam kondisi apapun yang namanya resiko pasti ada dalam suatu aktifitas, baik aktifitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non-profit) maupun non-bisnis. Suatu resiko yang telah diidentifikasi dapat di analisis dan eveluasi sehingga dapat diperkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.
3. Prosedur Pengendalian (Control Procedure)
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk men-standarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidak-beresan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:
b) Pelimpahan tanggung jawab.
c) Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.
d) Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan asset dan operasional.
4. Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektifitas pengendalian. Pengendalian internal dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.
Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian internal sebagai bagian dari auditor atas laporan keuangan.
5. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian internal perusahaan. Informasi tentang
lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.
Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.
2.3. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi berbasis orientasi pada objek 2.3.1. Pengertian UML (Unified Modelling Language)
Menurut Jones dan Rama (2006, p60 ) “UML is a language used for specifying, visualizing, contructing, an documenting an information system”, yang dapat diartikan secara bebas adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan mendokumentasikan sistem informasi.
Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa UML class diagram adalah bahasa yang digunakan untuk menggambarkan sistem informasi.
2.3.1.1. Pengertian Problem Domain
Menurut Mathiassen ( 2000, p6 ), Problem Domain adalah ”That Part of a context that is administrated, monitored or controlled by a system.”, yang dapat diartikan secara bebas Problem Domain adalah suatu bagian dari keadaan yang dilakukan, dipantau atau dikendalikan oleh suatu sistem.
Problem domain menjelaskan tujuan dari suatu sistem, seperti bagian dari kenyataan bahwa suatu sistem sebaiknya membantu pelaksanaan, pemantauan, ataupun pengendalian.
2.3.1.2. Pengertian Application Domain
Menurut Mathiassen ( 2000, p6 ), Application domain adalah “The organization that administrates, monitors, or controls a problem domain.”, yang dapat diartikan bahwa Application domain adalah suatu organisasi yang melaksanakan, memantau, ataupun mengendalikan suatu problem domain.
Suatu Application domain adalah sebuah bagian dari organisasi pengguna. Kesuksesan atau kegagalan sebuah sistem tergantung pada bagaimana cara menghubungkan application domain dengan problem domain bersama kedalam keseluruhan fungsi.
2.3.1.3. Pengertian Class Diagram
Menurut Mathiassen ( 2000, p4 ), Class adalah “A description of a collection of objects sharing structure, behavioral pattern, and attributes”, yang dapat diartikan class adalah kumpulan dari object yang saling berbagi structure, behavioural pattern dan attributes.
Class Diagram menggambarkan kumpulan dari beberapa class dan hubungan struktural diantara class-class tersebut.
2.3.1.4. Event
Menurut Lars Maathiassen ( 2000, p51 ), Event adalah “An instantaneous incident involving one or more objects”, yang dapat diartikan sebagai suatu kejadian instan yang melibatkan satu obyek atau lebih.
Tetapi Jones dan Rama ( 2006, p18 ) berpendapat bahwa, ”Event are activities that happen at a particular point in time”, yang berarti event adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.
Event table dihasilkan dari aktivitas-aktivitas dari class. Bagian horizontal berisi class yang terpilih, bagian vertical berisi beberapa event. Tanda centang menandakan obyek-obyek dari kelas yang terlibat dalam event tertentu.
Jadi dapat disimpulkan bahwa event table adalah suatu proses mengidentifikasi aktivitas - aktivitas yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem yang berjalan dalam perusahaan.
Cara - cara untuk menentukan event:
1. Menyadari sebuah event pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau departemen dalam perusahaan menjadi bertanggung jawab atas suatu aktivitas
2. Mengacuhkan aktifitas yang tidak melibatkan aktor internal. 3. Menyadari event baru ketika tanggung jawab dipindahkan
dari satu aktor internal ke aktor internal lainnya.
4. Menyadari event baru ketika suatu proses dihentikan dan dilanjutkan kemudian oleh aktor internal yang sama. Setelah penghentian, seseorang diluar perusahaan atau proses dapat mengulang proses tersebut. Cara lainnya, proses mungkin dilanjutkan sesuai jadwal.
5. Memberi nama pada event yang sesuai.
2.3.1.5. Workflow Table
Menurut Jones dan Rama (2003, p99), Workflow table adalah “A two column table that identifies the actors and actions in a process”, yang dapat diartikan workflow table adalah tabel dua kolom yang mengidentifikasi aktor dan kegiatan-kegiatan dalam proses.
Sedangkan pendapat Connolly (2002,p596), workflow table adalah aktivitas yang melibatkan pelaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu entitas.
2.3.1.6. Pengertian Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61) activity diagram terdiri dari overview activity diagram dan detailed activity diagram.
2.3.1.6.1. Overview Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), overview activity diagram adalah diagram yang menggambarkan tampilan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan beberapa event penting, urutannya, dan informasi yang menyertai event tersebut.
Adapun pendapat Jones dan Rama (2006, p65) dalam menyiapkan overview activity diagram terdapat langkah - langkah sebagai berikut:
a) Membaca narasi dan mengidentifikasi event - event yang penting.
b) Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event - event yang terlibat di dalamnya.
c) Menggambarkan agent (aktor) yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi.
d) Membuat diagram masing - masing event dan menunjukkan urutan event yang terjadi.
e) Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut.
2.3.1.6.2. Detailed Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2003, p69), detailed activity diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan secara rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview diagram.
Menurut Jones dan Rama (2006, p80) dalam menyiapkan detailed activity diagram terdapat langkah -langkah sebagai berikut:
a) Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas. b) Menyiapkan workflow table.
c) Mengidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan.
2.3.1.6.3. Navigation Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p344), Navigation Diagram adalah suatu statechart diagram yang khusus dan menekankan terhadap keseluruhan perubahan dari user interface. Dengan kata lain navigation diagram adalah
diagram yang menunjukkan keterlibatan dan transisi diantara windows atau interface.
2.3.1.6.4. Use Case
Menurut Mathiassen (2000, p120), “Use Case is a pattern for interaction between the system and actors in the application domain”, yang dapat diartikan secara bebas Use Case adalah suatu pola interaksi antara sistem, actor dalam application domain.
Menurut Jones dan Rama ( 2006, p267 ), “Use Case is a sequence of steps that occur when an ‘actor’ is interacting with the system for a particular purpose”, yang berarti: use case adalah rangkaian langkah - langkah yang melibatkan interaksi antara actor dan sistem untuk tujuan tertentu.
Use Case Diagram menunjukan hubungan antara aktor dan Use Case.
2.3.1.7. Pengertian Rancangan Database
Menurut Britton dan Doake (2000, p266), Database adalah semua data yang dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi. Didalamnya meliputi aktivitas mengumpulkan, mengorganisasi dan merawat secara tersentralisasi.
Jadi dapat disimpulkan database adalah tempat kumpulan data yang disimpan dalam suatu sistem komputer.
2.3.1.8. Pengertian Rancangan Formulir
Menurut Jones dan Rama (2006, p261), “Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data”, yang dapat diartikan secara bebas bahwa formulir adalah dokumen yang berisi field-field kosong dimana user dapat mengisinya dengan kata.
Jenis - jenis formulir antara lain: a) Single-record entry forms
Formulir yang digunakan untuk memasukkan, menghapus, memodifikasi record tunggal dalam suatu tabel tunggal.
b) Tabular entry forms
Formulir dengan sebuah lembar kerja yang dirancang untuk memasukkan beberapa record dalam sebuah tabel tunggal. c) Multi-table entry forms
Formulir yang digunakan untuk memasukkan atau merubah record-record dalam dua atau lebih tabel yang berhubungan.
Dari definisi di atas dapat diartikan, formulir adalah dokumen yang telah diatur sedemikian rupa yang didalamnya terdapat ruang-ruang kosong yang dapat diisi data oleh si pemakai.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:
a) Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
b) Untuk merekam data transaksi bisnis perusahaan.
c) Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
d) Untuk menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau keorganisasi lain.
2.3.1.9. Pengertian Rancangan Layar
Layar atau interface menurut Britton dan Doake (2003, p268) adalah suatu tampilan yang berhubungan dengan dunia luar.
Menurut Mathiassen (2000, p151), rancangan layar adalah fasilitas yang membuat model system dan function memungkinkan ke actor.
Elemen-elemen yang terdapat dalam merancang layar Menurut Mathiassen (2000, p158), adalah :
1) Screen layout, terdiri dari :
a) Menu selection, form fill–in, dan dialogue box formats b) Formulation of guiding texts dan error messages c) Presentation of elements and lists
d) Terminology, abbreviations e) Character set, fonts, icons f) Colors, inverse, blink, bold 2) Input dan output, yang terdiri dari :
b) Sound, other special tools
c) Screen layout, overlapping windows d) Response times, screen update frequency 3) Action sequences, yang terdiri dari :
a) Direct manipulation, click, drag, movement b) Syntax, semantics, dan sequence of commands c) Function keys and shortcuts
d) Recovery
4) Training, yang terdiri dari : a) Online help
b) Learning, user manuals
2.3.1.10. Pengertian Rancangan Laporan
Menurut Jones dan Rama (2006, p201 ) laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.
Laporan dikelompokan menjadi 4 jenis,yaitu: a) Simple event list
Laporan sederhana suatu event pada suatu periode waktu berdasarkan tanggal atau nomor transaksi, tidak ada grouping dan subtotal.
b) Grouped detailed
Laporan yang menunjukkan data event selama 1 periode dan secara umum dikelompokkan berdasarkan produk / layanan / agent.
c) Group summary
Laporan yang menampilkan ringkasan data event-event dengan berbagai parameter.
d) Single event
Laporan yang memberikan rincian 1 event tunggal.
2.4 Jaringan Komputer
Berdasarkan sumber di internet yang kami dapat pada http://id.wikipedia.org/wiki/Jaringan_komputer, jaringan komputer adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer dan perangkat jaringan lainnya yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang sama. Tujuan dari jaringan komputer adalah:
a) Membagi sumber daya: contohnya berbagi pemakaian printer, CPU, memory, harddisk
b) Komunikasi: contohnya surat elektronik, instant messaging, chatting
c) Akses informasi: contohnya web browsing
Agar dapat mencapai tujuan yang sama, setiap bagian dari jaringan komputer meminta dan memberikan layanan (service). Pihak yang meminta layanan disebut
klien (client) dan yang memberikan layanan disebut pelayan (server). Arsitektur ini disebut dengan sistem client-server, dan digunakan pada hampir seluruh aplikasi jaringan komputer.
Klasifikasi Berdasarkan skala :
a) Local Area Network (LAN), jaringan dalam satu area tertentu
b) Metropolitant Area Network (MAN), jaringan dalam satu kota tertentu
c) Wide Area Network (WAN), jaringan dalam seluruh area dalam dunia
Berdasarkan fungsi : Pada dasarnya setiap jaringan komputer ada yang berfungsi sebagai client dan juga server. Tetapi ada jaringan yang memiliki komputer yang khusus didedikasikan sebagai server sedangkan yang lain sebagai client. Ada juga yang tidak memiliki komputer yang khusus berfungsi sebagai server saja. Karena itu berdasarkan fungsinya maka ada dua jenis jaringan komputer:
a. Client-server
Yaitu jaringan komputer dengan komputer yang didedikasikan khusus sebagai server. Sebuah service/layanan bisa diberikan oleh sebuah komputer atau lebih. Contohnya adalah sebuah domain seperti www.detik.com yang dilayani oleh banyak komputer web server. Atau bisa juga banyak service / layanan yang diberikan oleh satu komputer. Contohnya adalah server jtk.polban.ac.id yang merupakan satu komputer dengan multi-service yaitu mail server, web server, file server, database server dan lainnya.
b. Peer-to-peer
Yaitu jaringan komputer dimana setiap host dapat menjadi server dan juga menjadi client secara bersamaan. Contohnya dalam file sharing antar komputer di Jaringan Windows Network Neighbourhood ada 5 komputer (kita beri nama A,B,C,D dan E) yang memberi hak akses terhadap file yang dimilikinya. Pada satu saat A mengakses file share dari B bernama ’data_nilai.xls’ dan juga memberi akses file ’soal_uas.doc’ kepada C. Saat A mengakses file dari B maka A berfungsi sebagai client dan saat A memberi akses file kepada C maka A berfungsi sebagai server. Kedua fungsi itu dilakukan oleh A secara bersamaan maka jaringan seperti ini dinamakan peer to peer.
