DAFTAR ISTILAH
IV. PEMODELAN SISTEM
4.4 Rancangan Model
4.4.1 Kerangka Modul SI JPS 1
Analisa data yang dimasukan akan dilakukan dengan melihat keterkaitan antara tabel data dengan basis model dalam penentuan perencanaan produksi di suatu perusahaan. Basis model yang dikembangkan dalam model SI JPS 1.0 ini diantaranya modul pemesanan produk, modul master pesanan produk, modul master bahan baku, modul permintaan bahan baku, modul pemakaian bahan baku, modul pemesanan bahan baku, modul kedatangan bahan baku, modul master produk, modul hasil produksi, modul pengiriman produk, dan modul penjadwalan produksi.
1. Modul Pemesanan Produk
Modul pemesanan produk digunakan oleh seluruh KPW yang tersebar di seluruh Indonesia untuk melakukan pemesanan produk di PT Sinar Sosro KPB Tambun, baik berupa pesanan mingguan atau pesanan harian. Masukan dari modul ini adalah tanggal pemesanan, jenis pesanan yang dilakukan yang dibagi menjadi pesanan mingguan dan pesanan harian, nama produk, serta jumlah pemesanan. Keluarandari modul ini adalah menampilkan jumlah pesanan yang telah dilakukan oleh KPW yang bersangkutan beserta dengan tanggal pemesanannya. Diagram alir deskriptif modul pemesanan produk dapat dilihat pada gambar 4.2.
Gambar 4.2Diagram alir deskriptif modul pemesanan produk
2. Modul Master Pesanan Produk
Modul master pesanan produk digunakan untuk mengetahui pesanan yang diterima oleh PT Sinar Sosro KPB Tambun untuk suatu periode waktu tertentu. Modul ini akan menampilkan jumlah pesanan mingguan atau harian dari masing-masing KPW. Pesanan mingguan akan digunakan sebagai acuan untuk pembuatan jadwal produksi mingguan, sedangkan pesanan harian digunakan sebagai penentuan jumlah pengiriman barang pada hari yang bersangkutan.
Masukan dari modul ini adalah tanggal pemesanan, jenis pemesanan yang dibagi menjadi pesanan mingguan atau pesanan harian. Keluaran dari modul ini adalah menampilkan total data pesanan mingguan dari seluruh KPW untuk proses penjadwalan produksi, tanggal pesanan harian, KPW yang melakukan pemesanan, nama produk, dan jumlah produk yang dipesan. Diagram alir deskriptif modul master pesanan produk dapat dilihat pada gambar 4.3.
Gambar 4.3Diagram alir deskriptif modul master pesanan produk
3. Modul Master Bahan Baku
Modul master bahan baku berisi tentang informasi jumlah persediaan bahan baku yang tersedia di gudang. Masukan dari modul ini adalah tanggal dari stok produk yang ingin dilihat. Keluaranyang dihasilkan adalah menampilkan jumlah dari seluruh bahan baku yang tersedia pada saat tanggal yang diinginkan. Diagram alir deskriptif modul master bahan baku dapat dilihat pada gambar 4.4.
4. Modul Permintaan Bahan Baku
Modul permintaan bahan baku berisi informasi tentang permintaan bahan baku dari departemen produksi ke departemen logistik untuk kebutuhan proses produksi perusahaan. Selain itu modul ini akan menampilkan jumlah bahan baku yang diserahkan dari pihak logistik kepada pihak produksi dan jumlah pengembalian sisa bahan baku selesai produksi dari pihak produksi ke pihak logistik.
Masukan dari modul ini adalah tanggal permintaan bahan baku, nama produk yang akan diproduksi, jumlah batch produksi dari produk tersebut, jumlah penyerahan bahan baku, dan jumlah pengembalian bahan baku sisa produksi. Keluaran modul ini adalah tanggal permintaan bahan baku, nama keseluruhan bahan baku, jumlah permintaan masing-masing bahan baku, jumlah penyerahan bahan baku, serta jumlah pengembalian bahan baku sisa produksi. Diagram alir deskriptif modul permintaan bahan baku dapat dilihat pada gambar 4.5.
Gambar 4.5Diagram alir deskriptif modul permintaan bahan baku
5. Modul Pemakaian Bahan Baku
Modul pemakaian bahan baku berisi informasi tentang jumlah penggunaan seluruh bahan baku untuk suatu periode waktu tertentu. Masukan dari modul ini adalah tanggal yang ingin diketahui jumlah pemakaian bahan bakunya. Keluaran dari modul ini adalah tanggal yang diinginkan untuk diketahui pemakaian bahan bakunya, nama masing-masing bahan baku, serta jumlah pemakaian bahan baku yang dilakukan pada tanggal yang dimaksudkan. Diagram alir deskriptif modul pemakaian bahan baku dapat dilihat pada gambar 4.6.
Gambar 4.6 Diagram alir deskriptif modul pemakaian bahan baku
6. Modul Pemesanan Bahan Baku
Modul pemesanan bahan baku berisi tentang informasi pemesanan bahan baku oleh perusahaan kepada suatu pemasok. Masukan dari modul ini adalah, tanggal pemesanan, nomor pemesanan, tujuan pemasok yang diinginkan, nama bahan baku yang dipesan, jumlah pesanan yang akan dilakukan. Keluaran dari modul ini adalah tanggal pemesanan, nomor pemesanan, pemasok yang dituju, nama bahan baku yang dipesan, jumlah pemesanan, dan status pemenuhan pesanan. Diagram alir deskriptif modul pemesanan bahan baku dapat dilihat pada gambar 4.7.
7. Modul Kedatangan Bahan Baku
Modul kedatangan bahan baku berisi tentang informasi jumlah bahan baku yang masuk ke gudang logistik setelah melalui proses pengiriman bahan oleh pemasok sesuai dengan pemesanan perusahaan yang telah dilakukan sebelumnya. Masukan dari modul ini adalah tanggal kedatangan, nomor pemesanan, pemasokbahan baku, nama bahan baku, dan jumlah bahan baku yang diterima. Keluaran dari modul ini adalah tanggal kedatangan, nomor pemesanan, pemasokbahan baku, nama bahan baku, jumlah bahan baku yang diterima. Diagram alir deskriptif modul kedatangan bahan baku dapat dilihat pada gambar 4.8.
Gambar 4.8Diagram alir deskriptif modul pemesanan bahan baku
8. Modul Master Produk
Modul master produk berisi tentang informasi jumlah produk yang tersedia di dalam gudang selama pada waktu tertentu. Masukandari modul ini adalah tanggal yang diinginkan untuk diketahui stok produknya. Keluaran yang ditampilkan adalah tanggal yang diinginkan untuk diketahui stok produknya, nama seluruh jenis produk, dan jumlah stok masing-masing produk. Diagram alir deskriptif modul master produk dapat dilihat pada gambar 4.9.
Gambar 4.9Diagram alir deskriptif modul master produk
9. Modul Hasil Produksi
Modul hasil produksi menampilkan informasi jumlah hasil produksi yang diperoleh pada suatu periode waktu tertentu. Masukan dari modul ini adalah tanggal yang ingin diketahui hasil produksinya, shift kerja yang ingin diketahui hasil produksinya. Keluaran dari modul ini adalah tanggal yang ingin diketahui jumlah hasil produksinya, shift kerja yang ingin diketahui jumlah hasil produksinya, nama produk, dan jumlah hasil produksinya. Diagram alir deskriptif modul hasil produksi dapat dilihat pada gambar 4.10.
10.Modul Pengiriman Produk
Modul pengiriman produk menampilkan informasi tentang jumlah produk yang dikirimkan ke KPW yang melakukan pemesanan produk. Masukan dari modul ini adalah tanggal pengiriman produk, KPW tujuan pengiriman, nomor pengiriman produk, nama produk, jumlah produk yang didistribusikan, dan status pengiriman produk. Diagram alir deskriptif modul pengiriman produk dapat dilihat pada gambar 4.11.
Gambar 4.11Diagram alir deskriptif modul pengiriman produk
11.Modul Penjadwalan Produksi
Modul penjadwalan produksi digunakan untuk menghitung dan menghasilkan suatu jadwal produksi berdasarkan nilai CR. Modul ini akan mengutamakan pengerjaan produk yang mempunyai nilai CR yang paling kecil terlebih dahulu sampai ke produk yang nilai CR yang tertinggi. Setelah diurutkan berdasarkan produk yang mempunyai nilai CR yang paling kecil ke yang paling besar, maka akan dilakukan pembatasan terhadap produk yang dapat diproduksi pada suatu periode waktu (minggu) tertentu. Pemilihan produk menyesuaikan dengan jam kerja produksi yang tersedia dalam satu minggu tersebut sehingga memungkinkan untuk dilakukan proses produksi. Setelah pembatasan produk sesuai dengan jumlah jam kerja tersedia, maka diketahui produk-produk yang akan diproduksi pada periode waktu tersebut.
Selain berdasarkan nilai CR, penyusunan jadwal produksi selanjutnya akan menyesuaikan dengan lini produksi yang digunakan oleh masing-masing produk. Penyesuaian dilakukan agar tidak terjadi pemakaian satu lini produksi untuk jenis produk yang berbeda pada waktu yang bersamaan, sehingga penyusunan jadwal produksi juga akan menyesuaikan dengan lini produksi yang digunakan dengan tetap mengutamakan nilai CR sebagai kunci utama pengurutan jadwal produksinya. Penyesuaian terhadap lini produksi yang digunakan berfungsi untuk menyesuaikan jadwal produksi dengan kapasitas mesin produksi yang digunakan.
Aturan CR digunakan untuk memenuhi target perusahaan dan dapat selalu memenuhi permintaan harian yang jumlahnya bergerak fluktuatif. Selain itu permintaan dan pengiriman produk dilakukan
setiap hari, sehingga stok produk di gudang harus selalu tersedia agar perusahaan dapat terus memenuhi permintaan. Aturan CR akan menjaga jumlah stok produk yang tersedia di perusahaan sehingga permintaan dapat terus dipenuhi.
Penjadwalan produksi diperoleh setelah menentukan jumlah hari kerja dan data yang dibutuhkan untuk proses penyusunan seperti jumlah stok produk pada saat itu dan jumlah permintaan. Setelah itu diurutkan berdasarkan nilai CR, dan diketahui produk-produk yang akan diproduksi. Langkah terakhir adalah menyesuaikan jenis produk yang akan diproduksi dengan lini produksi yang digunakan untuk produk tersebut dan berdasarkan nilai CR produk-produk tersebut setelah dilakukan penyesuaian terhadap lini produksinya.
Keluaran dari modul ini berupa informasi tentang susunan jadwal produksi untuk minggu tertentu lengkap dengan informasi produk yang akan diproduksi, lini produksi yang digunakan, waktu mulai proses produksi, waktu selesainya proses produksi, durasi proses produksi, serta jumlah batch yang harus diproduksi. Selain itu, jadwal produksi mingguan ini dapat dijabarkan secara terperinci dengan menggunakan modul jadwal pengolahan yang menggunakan software Microsoft Excel 2007 yang berisi tentang informasi spesifik proses produksi untuk masing-masing batch produksi.
Masukan dari modul pengolahan produk ini adalah jenis produk yang akan diproduksi, lini-lini produksi yang akan digunakan untuk memproduksi produk tersebut, dan jumlah batch yang akan diproduksi untuk produk tersebut. Keluarandari modul jadwal pengolahan ini adalah rincian jadwal pengolahan, dan pengemasan secara spesifik untuk mendukung rencana produksi mingguan yang telah disusun. Informasi yang disampaikan antara lain, jenis produk, lini produksi yang akan digunakan, jadwal pengolahan per batch, jadwal pengemasan produk, dan rincian jadwal proses produksi secara lengkap. Diagram alir deskriptif modul penjadwalan produksi dapat dilihat pada gambar 4.12.
4.4.2 Struktur Basis Data
Menurut Fatansyah (2004), basis data merupakan kumpulan dari stuktur rekaman atau data yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. Basis data pada suatu tabel terdiri dari beberapa tabel yang berfungsi sebagai pemasukan, penghapusan, penyimpanan, pengolahan, pengorganisasian, pemanggilan, penyedia data serta sebagai masukan dalam model penjadwalan produksi. SI JPS 1.0 menggunankan MySQL sebagai pengolah tabel data yang digunakan untuk program. Manajemen tabel pada program SI JPS 1.0 mempunyai fasilitas dalam memanipulasi data seperti memasukan,
mengubah, menyimpan, menghapus, serta menyetak hasil penjadwalan yang dilakukan.
Model SI JPS 1.0 disusun atas basis data dan basis model. Basis data yang digunakan dalam model SI JPS 1.0 terdiri atas tabel-tabel data berupa tabel master informasi produk, tabel master produk, tabel master bahan baku, tabel master pesanan produk, tabel pemesanan produk, tabel hasil produksi, tabel pengiriman produk, tabel permintaan bahan baku, tabel pemakaian bahan baku, tabel pemesanan bahan baku, dan tabel kedatangan bahan baku. Diagram keterkaitan antar tabel pada model penjadwalan SI JPS 1.0 dapat dijelaskan pada gambar 4.13.
Gambar 4.13Diagram keterkaitan antar tabel SI JPS 1.0
Tabel data penyusun program model SI JPS 1.0 dibedakan menjadi dua jenis, yakni tabel data master dan tabel data transaksi. Tabel data master merupakan tabel data yang berfungsi untuk menampilkan informasi yang diinginkan oleh pengguna. Tabel data master terdiri dari tabel master informasi produk, tabel master produk, tabel master bahan baku, dan tabel master pesanan produk. Sedangkan untuk tabel data transaksi merupakan tabel data yang digunakan untuk memasukkan data
sesuai dengan kondisi keadaan perusahaan. Tabel data transaksi terdiri dari tabel pemesanan produk, tabel hasil produksi, tabel pengiriman produk, tabel permintaan bahan baku, tabel pemakaian bahan baku, tabel pemesanan bahan baku, dan tabel kedatangan bahan baku. Uraian dari tabel data adalah sebagai berikut :
1. Tabel Master Informasi Produk
Tabel informasi produk berisi tentang informasi mengenai spesifikasi masing-masing produk yang tersedia di PT Sinar Sosro KPB Tambun. Informasi yang ditampilkan diantaranya isi produk, lini produksi yang digunakan untuk produk, batch produksi masing-masing produk, masa kadaluwarsa produk, isi bersih produk dan sebagainya. Pada tabel ini juga dapat dilakukan fungsi penambahan, pengurangan, serta perubahan data yang tersedia.
2. Tabel Master Produk
Tabel master produk akan menampilkan jumlah persediaan produk pada waktu tertentu sesuai dengan tanggal yang ingin dilihat jumlah persediaan produknya. Tabel ini terdiri dari tanggal persediaan produk yang ditampilkan, nama produk, dan jumlah stok produknya. Tabel master produk ini dapat digunakan sebagai perhitungan jumlah produksi suatu produk dengan cara perbandingan jumlah stok produk di gudang dengan jumlah pesanan yang masuk sehingga didapat nilai CR. Nilai stok produk di tabel master produk diperoleh dari tabel hasil produksi dan pengiriman produk dengan stok produk pada hari sebelumnya.
3. Tabel Master Bahan Baku
Tabel master bahan baku digunakan untuk mengetahui stok bahan baku yang tersedia di gudang pada waktu tertentu. Tabel master bahan baku menampilkan tanggal dari persediaan produk yang ditampilkan, nama bahan baku, dan jumlah bahan baku yang tersedia di gudang bahan baku. Stok bahan baku ini juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk proses produksi. Tabel data master produk ini akan dipengaruhi oleh tabel pemakaian bahan baku dan tabel kedatangan bahan baku, yang mengakibatkan jumlah bahan baku yang tersedia di gudang selalu dinamis menyesuaikan dengan pemakaian dan kedatangan bahan baku di perusahaan.
4. Tabel Master Pesanan
Tabel master pesanan bermanfaat untuk mengetahui jumlah pesanan produk pada suatu waktu tertentu dari seluruh KPW PT Sinar Sosro dan dapat digunakan sebagai acuan jumlah produksi yang diatur dalam model penjadwalan produksi. Tabel ini akan menampilkan minggu pemesanan yang dilakukan, asal KPW yang melakukan pesanan, produk yang ingin dipesan, dan jumlah pesanan produk. Jumlah pesanan masing-masing produk yang ditampilkan dalam tabel ini berasal dari jumlah pesanan mingguan yang dilakukan oleh KPW.
5. Tabel Pemesanan Produk
Tabel data pemesanan produk adalah tabel yang berkaitan dengan pesanan produk yang dilakukan oleh KPW PT Sinar Sosro KPB Tambun. Tabel ini berisi tentang minggu pemesanan, asal KPW yang melakukan pemesanan, nama produk yang dipesan, dan jumlah pesanan. Tabel data ini dirancang agar pengguna dapat melakukan kegiatan penambahan data pemesanan selama dalam satu periode yang sama dan belum dieksekusi menjadi jadwal produksi.
6. Tabel Hasil Produksi
Tabel hasil produksi merupakan tabel data yang berisi tentang informasi mengenai jumlah produk yang dimasukan ke dalam gudang setelah proses produksi. Selain itu, terdapat juga informasi
mengenai tanggal produk dihasilkan, jenis produk, serta jumlahnya. Tabel data ini bersifat dinamis sehingga pengguna dapat melakukan penambahan data.
7. Tabel Pengiriman Produk
Tabel pengiriman produk merupakan tabel data yang berisi informasi mengenai jumlah produk yang keluar dari gudang dan dikirimkan ke KPW yang memesan produk tersebut. Selain itu, terdapat juga informasi tentang tanggal pengiriman, dan tujuan pengirimannya. Tabel data ini bersifat dinamis yang dapat dilakukan penambahan data.
8. Tabel Permintaan Bahan baku
Tabel permintaan bahan baku digunakan oleh departemen produksi melakukan permintaan bahan baku kepada departemen logistik untuk memenuhi kebutuhan produksi. Tabel permintaan bahan baku berisi informasi tanggal permintaan bahan baku, nama bahan baku yang diminta, jumlah permintaan, jumlah penyerahan bahan baku dari pihak logistik, dan jumlah pengembalian bahan baku sisa proses produksi.
9. Tabel Pemakaian Bahan Baku
Tabel pemakaian bahan baku merupakan tabel bahan baku yang berisi informasi mengenai jumlah pemakaian bahan baku yang digunakan untuk proses produksi. Selain itu, terdapat juga informasi mengenai tanggal pemakaian bahan, dan jenis produk yang menggunakan bahan baku tersebut. Tabel data ini bersifat dinamis yang dapat dilakukan penambahan dan pengurangan.
10.Tabel Pemesanan Bahan Baku
Tabel pemesanan bahan baku merupakan tabel data yang berisi mengenai bahan baku yang akan dipesan untuk memenuhi kebutuhan produksi oleh departemen logistik. Tabel data ini berhubungan dengan pemesanan bahan baku terhadap pemasok untuk memenuhi kebutuhan produksi perusahaan. Selain itu, tabel data ini juga dilengkapi dengan data tanggal pemesanan, pemasok yang dituju, nama bahan baku yang dipesan, dan jumlah pesanannya.
11.Tabel Kedatangan Bahan Baku
Tabel kedatangan bahan baku merupakan tabel data yang menampilkan jumlah bahan baku yang sudah dikirim oleh pihak pemasok. Tabel data ini akan menampilkan jumlah bahan baku yang diterima perusahaan, asal bahan baku (pemasok), nama bahan baku, dan jumlah bahan baku yang diterima.
4.4.3 Sistem Manajemen Dialog
Sistem manajemen dialog merupakan fasilitas yang dapat mengatur interaksi antara user
(pengguna) dengan program ketika program digunakan. Interaksi yang tercipta seperti keadaan ketika pengguna memberikan masukan data kepada program, seperti menambah, mengurangi, menghapus, atau memodifikasi masukan di tempat yang tersedia di dalam program. Contoh lainnya ketika pengguna memberikan perintah untuk menjalankan fungsi tertentu di dalam program, atau ketika pengguna memperoleh keluaran yang ditampilkan oleh program dengan bahasa yang dapat dimengerti oleh yang memberikan perintah seperti dalam bentuk tulisan huruf, angka, satuan, gambar, dan sebagainya.
V. HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 Kondisi Perusahaan
PT Sinar Sosro KPB Tambun merupakan perusahaan yang bergerak di bidang agroindustri yang berada di bawah naungan Rekso Group. Produk yang dihasilkan oleh perusahaan ini adalah produk minuman olahan dalam kemasan yang dibedakan menjadi dua jenis, yakni minuman olahan teh dan minuman olahan rasa buah. PT Sinar Sosro KPB Tambun khusus untuk memproduksi produk- produk Sosro dengan jenis kemasan aseptic, kaleng, dan botol PET. Perusahaan ini memproduksi 37 jenis produk minuman olahan yang memiliki spesifikasi berbeda-beda. Deskripsi produk-produk yang dihasilkan oleh PT Sinar Sosro KPB Tambun dapat dilihat pada lampiran 1. Perusahaan ini menerapkan sistem make to stock untuk memenuhi permintaan, yakni memproduksi produk tanpa menunggu adanya permintaan yang masuk. Proses produksinya dilakukan di dalam enam lini produksi yang tersedia, sehingga penjadwalan produksi di perusahaan harus benar-benar dapat mengefektifkan seluruh sumber daya yang ada dan dapat memenuhi target dari perusahaan. Kegiatan produksi dilakukan enam hari dalam seminggu dengan tiga shift kerja yang diterapkan.
5.1.1 Proses Produksi
Kegiatan produksi dilakukan dengan beberapa kebutuhan dasar, sarana prasarana yang mendukung, teknologi proses yang diterapkan, serta proses produksinya itu sendiri. PT Sinar Sosro KPB Tambun mempunyai beberapa tahapan di sistem produksi. Semua terkoordinir dengan baik di masing-masing unit produksi. Produk-produk yang dihasilkan pun beragam, sehingga ada banyak ragam perlakuan pengolahan bahan baku hingga menjadi produk yang diinginkan. Proses pengolahan bahan baku hingga menjadi produk akhir secara umum dapat dilihat di gambar 5.1.
Gambar 5.1 Pengolahan bahan baku menjadi produk
Utilitas perusahaan merupakan kebutuhan-kebutuhan penunjang untuk kelangsungan produksi. PT Sinar Sosro KPB Tambun membutuhkan utilitas berupa pasokan air, angin atau udara, uap, dan listrik untuk menjalankan roda produksi perusahaan. Pasokan air diperoleh dari tiga sumer yang tersedia di perusahaan, udara berasal dari komproses, uap dari ketel uap, dan listri pada keadaan normal menggunakan pasokan listrik dari Perusahaan Listrik Negara (PLN) serta terkadang menggunakan genset perusahaan jika diperlukan untuk memasok kebutuhan listrik. Setelah semua tersedia, perusahaan baru dapat melakukan produksi untuk menghasilkan produk. Gambaran umum tentang proses produksi di PT Sinar Sosro KPB Tambun dapat dilihat pada gambar 5.2 :
Gambar 5.2Alur proses produksi perusahaan
Pengadaan bahan baku memerlukan waktu tersendiri agar dapat digunakan oleh bagian produksi. Oleh sebab itu, keberadaan bahan baku di Gudang Bahan Baku (GBB) berperan untuk mendukung roda produksi perusahaan. Bahan baku yang diperlukan oleh PT Sinar Sosro KPB Tambun, meliputi bahan baku air, bahan baku utama, bahan baku kemasan, dan bahan tambahan produksi (BTP).
Pengolahan air di unit water treatment (pengolahan air baku) melalui beberapa tahapan terlebih dahulu sebelum dapat digunakan untuk kebutuhan produksi perusahaan. Pengolahan menjadi air baku dilakukan secara fisik maupun kimia, agar memperoleh air baku untuk produk. Proses pengolahan air bertujuan untuk menghilangkan kotoran, bau, warna yang tidak dikehendaki, dan menghilangkan kandungan mikroorganisme serta zat-zat berbahaya. Alur proses produksinya dilihat pada gambar 5.3:
Gambar 5.3Proses pengolahan di unit pengolahan air
Air yang digunakan berasal dari air bawah tanah yang dipompa di kedalaman 110 meter dengan debit air total sebanyak 54 m3/jam. Air dipompa ke bak penampungan agar siap dan lebih cepat untuk digunakan jika sewaktu-waktu diperlukan. Air dari bak penampungan dialirkan menuju