III. KERANGKA PEMIKIRAN
3.1. Kerangka Pemikiran Teoritis
Manajemen persediaan adalah menentukan keseimbangan antara investasi persediaan dengan pelayanan pelanggan (Heizer dan Render, 2010). Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan harus diisi, dan berapa besar pesanan harus dilakukan. Sistem ini bertujuan untuk menetapkan dan menjamin tersedianya sumberdaya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat dan pada waktu yang tetap. Istilah persediaan adalah istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumberdaya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya pemenuhan permintaan (Handoko, 1997). Persediaan merupakan hal penting bagi suatu perusahaan manufaktur, dalam menjaga keberlangsungan proses produksi. Karena persediaan dalam hal ini adalah bahan baku, maka persediaan memiliki persentase terbesar dari modal kerja. Menurut Handoko (1997) jenis-jenis persediaan adalah sebagai berikut :
1. Persediaan bahan mentah
Yaitu persediaan yang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. Sumber bahan mentah tersebut dapat diperoleh dari sumber alam atau dibeli dari
supplier atau dibuat sendiri oleh perusahaan.
2. Persediaan komponen rakitan
Persediaan barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, dimana langsung dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong
Persediaan barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
4. Persediaan barang dalam proses
Persediaan barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
17 5. Persediaan barang jadi
Persediaan barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim ke pelanggan.
Waters (1992) mengatakan alasan pokok penyimpanan persediaan digunakan sebagai penyangga (buffer) antara penawaran dan permintaan. Sebagai contoh ilustrasi yang dikemukakan Waters (1992) yaitu persediaan roti pada stok roti, jika stok roti tersebut mengetahui dengan tepat jumlah roti yang akan terjual, maka stok roti tentunya akan memangggang roti sejumlah yang diperlukan, dan tentu saja akan menghilangkan persediaan, dan memiliki keuntungan yaitu konsumen akan mendapatkan roti yang segar dan tidak akan ada roti basi dan terbuang. Namun dalam kenyataannya, bagaimanapun stok roti tidak akan tahu dengan pasti kapan konsumen akan meminta roti, jadi mereka menjaga persediaan untuk ketidakpastian tersebut. Persediaan berperan sebagai penyangga antara penawaran dan permintaan secara sistematis dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 2. Persediaan Sebagai Penyangga Antara Penawaran dan Permintaan
Sumber : Waters (1992)
Persediaan perlu dikelola dengan baik, dengan tujuan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen dengan cepat sehingga menjaga kontinuitas produksi, serta menjaga agar biaya persediaan tidak membesar, biaya persediaan juga terkendali, untuk mempertahankan atau meningkatkan laba, dan dalam jangka panjang manajemen persediaan dapat mempengaruhi daya saing perusahaan. Penawaran dengan segala variasi dan ketidakpastian dalam jumlah dan waktu Persediaan berperan sebagai penyangga (buffer) Permintaan dengan segala variasi dan ketidakpastian dalam jumlah dan waktu
18 Tingkat persediaan dari suatu jenis barang dapat bervariasi sepanjang waktu dengan sebuah pola tipikal yang ditunjukan pada gambar dibawah ini. Tingkat persediaan bervariasi sepanjang waktu mengikuti permintaan konsumen. Selain itu persediaan bervariasi sepanjang waktu dikarenakan barang bahan baku maupun penyangga menjadi langka sehingga sulit untuk diperoleh, dan keterlambatan pemasok dalam pengiriman barang yang dipesan.
Gambar 3. Pola Tipikal Tingkat Persediaan terhadap Waktu
Sumber : Waters (1992) Keterangan gambar :
A : Delivery Arrives G : Order Placed
B : Order Placed H : Delivery Arrives
C : Delivery Arrives D : Order Placed E : Stock out F : Delivery Arrives Stock level A B C D E F G H Time
19
3.1.2 Perencanaan Persediaan
Dalam perencanaan ditentukan usaha-usaha atau tindakan-tindakan yang akan perlu diambil oleh pimpinan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan, dengan mempertimbangkan masalah-masalah yang mungkin timbul dimasa mendatang (Assauri, 1999). Menentukan kebutuhan kapasitas/persediaan masa depan bisa menjadi prosedur yang rumit, yang sebagian besar didasarkan permintaan di masa yang akan datang. Jika permintaan barang dapat diramalkan dengan tingkat ketepatan yang memadai, maka penentuan kebutuhan persediaan dapat langsung dilakukan. Menurut Heizer dan Render (1999), penentuan kapasitas persediaan biasanya membutuhkan dua tahap, tahap pertama adalah permintaan masa depan diramalkan dengan metode tradisional dan tahap kedua peramalan ini digunakan untuk menentukan kebutuhan kapasitas persediaan serta peningkatan ukuran untuk setiap penambahan kapasitas persediaan.
3.1.3 Model Persediaan Permintaan Ideal
Model–model persediaan dibagi menjadi dua yaitu, model permintaan persediaan bebas (independent demand inventory system) yaitu permintaan terhadap satu jenis barang tidak tergantung dari permintaan barang lain, dan model persediaan tidak bebas (dependent demand inventory system) yaitu permintaan satu jenis barang secara langsung berkaitan dengan permintaan barang lain (Waters, 1992). Model–model persediaan mengasumsikan bahwa permintaan untuk sebuah barang independent dari atau dependent pada permintaan akan barang lain (Heizer dan Render, 2010). Sebagai contoh permintaan mesin mixer independent terhadap permintaan mesin timbangan. Akan tetapi permintaan komponen-komponen mesin mixer dependent terhadap permintaan mesin mixer. Jadi model permintaan persediaan bebas prinsipnya adalah yang paling cocok untuk persediaan barang jadi (finished
goods) contohnya telur, gula, mentega, tepung terigu, butter merupakan bahan
baku untuk martabak manis, sedangkan model permintaan persediaan terikat prinsipnya adalah paling cocok untuk bahan baku dan barang setengah jadi contohnya serat kayu merupakan bahan baku untuk kertas dan kertas adalah bahan setengah jadi untuk diolah lanjut menjadi barang jadi.
20
3.1.4 Sistem Persediaan Permintaan Bebas
Sistem persediaan permintaan bebas adalah permintaan satu permintaan jenis bahan tidak terikat (bebas) pada jenis barang lainnya. Sehingga permintaan terhadap satu jenis barang persediaan dibangun oleh permintaan konsumen. Menurut Waters (1992) sistem persediaan permintaan bebas dapat dianalisis dengan enam model yaitu :
1. Economic Order Quantity (EOQ) klasik 2. EOQ dengan kendala investasi
3. EOQ dengan two bin system tanpa kendala investasi 4. EOQ dengan two bin system dengan kendala investasi 5. Probabilistik
6. Peramalan Permintaan
3.1.5 Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan merupakan kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi persediaan komponen rakitan, bahan baku dan produk hasil, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan-kebutuhan pembelajaran perusahaan dengan efektif dan efisien (Assauri, 1999).
3.1.6 Fungsi Persediaan
Efisiensi dan efektivitas kegiatan produksi dari suatu perusahaan dapat ditingkatkan dengan mengoptimalkan persediaan bahan baku. Hal tersebut disebabkan karena persediaan memiliki beberapa fungsi penting. Fungsi-fungsi tersebut menurut Handoko (1992) meliputi :
1. Fungsi Decoupling
Merupakan fungsi persediaan bahan baku yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pemasok. Persediaan bahan baku diadakan agar perusahaan tidak sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman.
2. Fungsi Economic Lot Sizing
Merupakan fungsi yang menyimpan persediaan sehingga perusahaan dapat membeli bahan baku dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit.
21 Persediaan ini mempertimbangkan potongan pembelian dan biaya pengangkutan yang lebih murah karena perusahaan melakukan pembeliandalam jumlah yang besar.
3. Fungsi Anticipation
Yaitu fungsi yang berguna bagi perusahaan dalam menghadapi ketidakpastian waktu kedatangan barang selama periode pemesanan kembal isehingga memerlukan persediaan pengaman. Fungsi ini menjadi pelengkap bagi fungsi
decoupling.
3.1.7 Biaya – Biaya Persediaan
Dalam pembuatan setiap keputusan yang akan mempengaruhi besarnya jumlah persediaan, biaya-biaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan diantaranya (Handoko, 1997):
a. Biaya penyimpanan
Merupakan biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan diadakannya persediaan barang. Biaya ini terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya ini meliputi biaya pemeliharaan, biaya kerusakan dan penyusutan, biaya asuransi, dan biaya opportunity.
b. Biaya pemesanan (pembelian)
Merupakan biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan sejak bahan dipesan sampai bahan tersedia di gudang. Setiap kali barang dipesan, perusahaan menanggung biaya pemesanan (order cost).
c. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan
Merupakan biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedia bahan pada waktu yang diperlukan, bukan biaya nyata melainkan biaya kehilangan kesempatan. Biaya ini merupakan biaya yang sulit diperkirakan. Biaya ini timbul bila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan.
3.1.8 Persediaan Pengaman
Dalam kondisi actual perusahaan sering dihadapkan dengan fluktuasi permintaan. Persediaan penyangga (safety stok) selama periode waktu
22 tenggang merupakan tindakan penanggulangan yang logis dalam mengatasi permintaan yang fluktuatif. Service level adalah peluang untuk dapat memenuhi permintaan selama periode waktu tenggang.
3.1.9 Bahan Baku
Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh dari produk jadi. Masalah yang sering terjadi pada produsen adalah ketersediaan bahan baku, baik jumlah dan kualitasnya. Menurut Assauri (1999), pengertian bahan baku meliputi semua bahan yang dipergunakan dalam perusahaan pabrik, kecuali terdapat bahan-bahan yang secara fisik akan digabungkan dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan yang dimiliki pabrik tersebut.
3.1.10 Pengendalian Persediaan Metode Konvensional
Metode perencanaan dan pengendalian persediaan yang digunakan pada perusahaan atau metode konvensional menggunakan model persediaan
independen yaitu berupa Economic Order Quantity (EOQ) dengan model Two Bin System tanpa kendala investasi. Metode ini diasumsikan untuk memenuhi
kebutuhan persediaan dimana waktu pemenuhan persediaan terbatas. Pada dasarnya penggunaan model EOQ dengan model Two Bin System tanpa kendala investasi sama saja dengan pengguaan model EOQ klasik, yang berbeda hanyalah pada model ini pemenuhan persedian relatif tidak instan atau pemenuhan persediaan tidak dapat cepat dilakukan. Teknis model two bin system ini yaitu suatu jenis barang bahan baku dimasukkan ke dalam satu tempat atau modifikasi dari sistem bin seperti ilustrasi sistem tangki air, bila batas persediaan sudah mencapai posisi level batas pemesanan maka akan dilakukan pemesanan untuk pemenuhan kembali persediaan garang tersebut (Waters. 1992). Berikut ilustrasi dalam bentuk gambar tangki air :
23 Batas garis dimana reorder level
Gambar 4. Ilustrasi Model Two Bin System untuk air dalam tangki
Sumber : Waters (1992)
3.1.11 Distribusi Probabilitas
Menurut Hanke, et al.(2003), suatu variabel diskrit acak dapat mengasumsikan hanya nilai-nilai dari himpunan yang telah ditentukan sebelumnya. Hasilnya sering disebut bilangan bulat, maka distribusi probabilitas acak adalah semua kemungkinan nilai yang dapat dipergunakan variabel bersamaan dengan peluang terjadinya masing-masing. Salah satu cara menentukan distribusi probabilitas bagi variabel tertentu adalah dengan menguji hasil historis (data) dan distribusi probabilitas dapat ditemukan, atau frekuensi relatif, untuk setiap variabel yang mungkin dengan cara membagi jumlah pengamatan dengan jumlah pengamatan total (Heizer dan Render, 2010).
3.1.12 Model Probabilistik
Model probabilistik merupakan salah satu model persediaan ideal yang dibangun berdasarkan ketidakpastian dimana variabel tidak diketahui secara pasti tetapi mengikuti sejumlah distribusi kemungkinan dalam variabel (probability
distribution).
Menurut Waters (1992), ketidakpastian dalam persediaan yaitu: 1. Permintaan.
Permintaan keseluruhan untuk suatu jenis barang dari sejumlah besar konsumen individu. Fluktuasi acak dalam angka dan ukuran dari pesanan-pesanan tersebut diterjemahkan kepada kedalam suatu variabel ketidakpastian keseluruhan permintaan.
24 2. Biaya.
Pada umumnya biaya memiliki kecenderungan meningkat secara kontinu dalam beberapa tahun. Ukuran dan waktu dari peningkatan tidak dapat diprediksi, sehingga biaya persediaan yang akan datang menjadi tidak pasti. 3. Waktu tunggu.
Waktu tunggu terdiri dari beberapa bagian, termasuk masa persiapan, lokasi dan produksi jenis barang tersebut dari pemasok, pengemasan, dokumentasi, pengepalan, transportasi, pengecekan pada saat kedatangan dan sebagainya. Begitu banyak aktivitas dalam rantai ini yang beberapa variasi pasti terjadi. Bila jenis barang tersebut harus dibuat dan dikapalkan secara internasional, ketidakpastian menjadi tinggi, tetapi bila dipasok dari pemasok lokal, ketidakpastian menjadi rendah.
4. Kuantitas pasokan.
Meskipun pesanan dikirimkan sesuai dengan jumlah unit yang dipesan, namun ada kala jumlah yang dikirimkan berbeda dengan yang dipesan. Alasan jelas ini adalah pengecekan kualitas dengan membatalkan beberapa unit yang telah dikirimkan, kehilangan atau kerusakan selama pengapalan, dan kesalahan-kesalahan lainnya. Sebaliknya pemasok mungkin mengizinkan beberapa tambahan atau kelebihan dan mengirimkan beberapa unit dari yang dipesan.
Dalam model probabilistik terdapat dua sistem yaitu periodic review
system dan kuantitas pemesanan tetap. Keuntungan sistem periodic review system
adalah dari segi kemudahan untuk dikelola. Terdapat kegiatan rutin untuk mengecek persediaan di waktu yang ditentukan, pemesanan dilakukan, pengiriman dilakukan, barang tiba dan diperiksa dan sebagainya. Periodic review
system khususnya sangat bermanfaat untuk jenis persediaan yang murah dengan
permintaan tinggi. Kegiatan rutin juga berarti tingkat persediaan diperiksa pada interval yang spesifik dan tidak harus dimonitor secara kontinyu. Sistem kuantitas pesanan tetap membutuhkan persediaan diperiksa secara kontinyu ketika persediaan telah mencapai reorder level (ROL). Keuntungan lain yaitu kemudahan pemesanan untuk beberapa pemesanan jenis persediaan dalam satu
25 kali pemesanan. Hal ini memberikan pemesanan yang lebih banyak dan memungkinkan perusahaan mendapatkan diskon dari pemasok.
Sebaliknya, keuntungan utama dari sistem kuantitas tetap adalah memesan sejumlah pemesanan persediaan dalam jumlah yang konstan. Pemasok juga dapat mengetahui berapa banyak yang akan dikirim dan administrasi serta transpotasi dapat lebih diatur dalam kebutuhan yang spesifik. Keuntungan lainnya adalah bahwa sistem dapat menyelenggarakan pesanan secara optimal untuk beberapa jenis persediaan yang memiliki karakter masing-masing. Dengan demikian jenis persediaan dengan permintaan yang sedikit akan dipesan sesering dengan jenis persediaan dengan permintaan yang banyak. Sistem kuantitas pemesanan tetap lebih fleksibel menyesuaikan frekuensi terhadap permintaan. Keuntungan lainnya pada sistem kuantitas pemesanan tetap ini yaitu sistem ini dapat memberikan persediaan yang lebih sedikit, karena pada kuantitas tetap terdapat pula persediaan pengaman yang dapat membantu mengatasi ketidakpastian dalam waktu tunggu.
Dalam model probabilistik dengan sistem kuantitas pemesanan tetap, secara garis besar terdiri dari dua model yaitu model untuk permintaan yang terpisah (biasanya untuk produk yang musiman), dan model untuk permintaan yang kontinyu (untuk produk yang diproduksi secara kontinyu). Model untuk permintaan yang terpisah untuk selanjutnya disebut model for diskrit demand dan untuk permintaan kontinyu disebut service level models.