Kerja Tepat, Akurat dan Bermanfaat

Bab VII : Implementasi Desain Sistem

B. Kerja Tepat, Akurat dan Bermanfaat

Sistem dirancang untuk mengefektifkan proses penilaian maturitas SPIP dengan demikian penilaian maturitas SPIP dapat dilakukan dengan tepat, akurat dan bermanfaat.

1. BEST OF BOTH WORLD

Sistem dirancang untuk 'memanusiakan manusia', yaitu proses yang lebih tepat dikerjakan komputer seperti tabulasi, kompilasi, validasi maka akan dikerjakan komputer, hanya proses yang perlu judgement dan penanganan manusia yang dikerjakan oleh manusia.

Aplikasi juga membantu dalam pengambilan keputusan dengan memberikan saran ideal misalnya dalam penentuan fokus penilaian.

Best of both world

Human Nalar/Judgement

Computer Komputasi

Aplikasi dibuat dengan mindset untuk ‘memanusiakan manusia’ dalam proses penilaian maturitas SPIP

2. WORKFLOW BASED DESIGN

Sistem dirancang step by step mengikuti proses penilaian maturitas SPIP ideal. dengan mengikuti setiap langkah atau menu dalam sistem, user akan secara otomatis memenuhi persyaratan langkah dari proses penilaian SPIP Ideal.

Bagi pemakai yang masih awam maka tahapan pengerjaan penilaian maturitas SPIP bisa diikuti dengan mudah yaitu hanya dengan mengikuti menu aplikasi yaitu mengikuti menu dari kiri ke kanan, dan kemudian mengikuti menu dari atas ke bawah.

Workflow Based Design

Persiapa n Logistik Survei Persepsi Input & Validasi Survei Persepsi Penghit ungan Nilai Maturit as Awal Identifik asi Fokus Pengujia n Identifik asi Langkah Pengujia n Lanjutan 4 Langkah Pengujian Lanjutan Pengola han hasil Pengujia n Lanjutan Penghit ungan Nilai Maturit as Akhir Identifik asi AOI

Menu dibuat dengan pendekatan “proses” untuk memudahkan pemahaman pengguna (terutama Tim assessor).

Pengguna hanya perlu mengikuti menu dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan, maka ‘due dilligence’ proses penilaian yang ditentukan akan otomatis diikuti.

3. PROJECT BASED DESIGN

Setiap kegiatan penilaian maturitas SPIP diperlakukan sebagai suatu proyek tersendiri, dengan demikian dalam suatu organisasi dapat dibuat berbagai macam kegiatan penilaian SPIP untuk bermacam eselon unit organisasi.

Project-Based Design

Setiap Kegiatan Penilaian (K/L/P) diperlakukan sebagai satu proyek tunggal....data historis terpelihara (Tidak Override)

4. PRECISION

Kelebihan dari sistem komputerisasi ialah presisi dalam pentabulasian atau pengkompilasian. Sistem juga menghilangkan kode yang tidak presisi misal menghilangkan kode yang ganda, ataupun membuat kode baru yang diperlukan.

Pengujian Dokumen Pengujian Observasi Kuesioner Lanjutan ^Wawancara Wawancara Pimpinan Wawancara Pegawai Wawancara Stakeholder

Precision

Aplikasi mentabulasi dan mengkompilasi kode secara presisi.

Kesalahan kode/kode ganda/kode hilang dalam pedoman penilaian maturitas SPIP sudah disempurnakan aplikasi.

5. SESUAI PEDOMAN

Sistem dirancang agar setiap dokumen yang disyaratkan dalam pedoman penilaian maturitas SPIP dapat dihasilkan dalam sistem. Form tabulasi excel semacam Form 2 dan Form 8 dapat dihasilkan dengan mudah dengan aplikasi menggunakan rumus excel sesuai template dari pedoman.

Sesuai Pedoman

• Aplikasi bisa menghasilkan dokumen seperti disyaratkan oleh pedoman*

6. PRIVACY

Dalam suatu organisasi biasanya ada beberapa tipe orang yaitu tipe orang rata-rata yang kebanyakan pegawai (tipe normal), dan ada dua tipe orang yang ekstrim yaitu tipikal orang skeptis yang bertindak negatif dalam organisasi dan tipikal orang optimis (yes man) yang selalu memuji organisasi. Orang skeptis biasanya kalau ditanya tentang persepsinya terkait kinerja organisasi maka lebih sering menjawab tidak berkinerja, hal ini kebalikan dengan tipikal yes man yang selalu memuji kinerja organisasi.

Sistem dirancang agar setiap responden terjaga privasinya dalam menjawab kuesioner, dengan demikian responden tidak perlu takut menjawab kuesioner sesuai dengan persepsinya.

Privacy

Terkait tipikal karakter pegawai yang berlainan, maka kerahasiaan Pengisian Kuesioner Persepsi dijamin sehingga pegawai bebas menyatakan persepsinya.

Orang skeptis

Yes Man Orang rata-rata (normal)

7. FLEKSIBILITAS POPULASI DAN SAMPEL

Sistem dirancang untuk dapat memfasilitasi penilaian baik secara populasi maupun secara sampel.

Karena kemudahan penilaian SPIP dengan menggunakan aplikasi maka Kementerian/Lembaga/Pemda cenderung mengambil populasi dari satker yang ada, walaupun demikian Tim BPKP yang melakukan Bimtek penilaian SPIP hanya mempunyai waktu terbatas hingga mensyaratkan hanya sampel satker yang dinilai, untuk memfasilitasi perbedaan keinginan tersebut maka aplikasi mengakomodasi penilaian dilakukan secara sampel lebih dahulu sesuai dateline BPKP, bila dateline sudah selesai maka satker non sampel dilanjutkan penilaiannya secara mandiri oleh K/L/P yang bersangkutan.

Populasi dan Sampel

• Menyelesaikan konflik

kepentingan:

– BPKP: penilaian hanya pada sampel tertentu karena keterbatasan waktu penugasan – K/L/P: Penilaian untuk

populasi satker

• Bisa buat skor untuk

populasi ataupun

sampel

8. RELEVANCE/PROPORTIONAL

Sistem dirancang hanya pihak tertentu dapat mengakses tampilan dan data tertentu. Counter part yang berasal dari unit tertentu hanya bisa mengedit unit tertentu tersebut, dan asesor yang menjadi pengampu unit tertentu hanya bisa mengedit data unit yang diampunya.

Relevance

• Counter part hanya bisa mengisi dan mengedit bukti pengujian pada satker yang menjadi bagiannya.

– Satker yang bukan bagiannya hanya bisa dilihat (read only)

• Inspektorat hanya bisa mengisi dan mengedit bukti pengujian pada satker yang menjadi ampuannya.

9. IDENTITY

Sistem dirancang bahwa ketika seseorang menggunakan sistem maka pemakai dapat memastikan bahwa dirinya sedang menggunakan website penilaian maturitas SPIP dari K/L/P terkait dan mengisi untuk pemakai yang bersangkutan.

Identitas

Pastikan bahwa nama aplikasi sesuai nama KL/Pemda, dan nama user adalah nama user ybs.

10. COLLABORATION

Sistem dirancang untuk digunakan oleh banyak peran yang saling bekerja sama dalam proses penilaian (berkolaborasi). Prinsip yang digunakan ialah prinsip the right man, on the right place, on the right time.

Dalam proses monitoring responden survai persepsi dan pengisian bukti dokumentasi akan lebih mudah bila dilakukan counter part, dengan demikian untuk kedua tahap tersebut maka counter part sangat berperan penting.

Dalam proses asesmen maka pihak inspektorat berperan penting. Dengan kemudahan penggunaan aplikasi maka peran BPKP lebih berperan sebagai quality assurance.

Collaboration

Responden Admin Asesor Counter Part Asesor QA Internet Database _{Admin QA} Power Asesor

The Right Man, on the right place, on the right time BPKP

Itjen

Satker

K/L/P K/L/P

Desain Peran dalam Sistem

Responden Admin Asesor Counter Part Asesor QA Admin QA Power Asesor Le ve l K /L /P Le ve l K egia ta n 11. EMPOWERMENT

Dengan semakin mudahnya proses penilaian dengan aplikasi dimungkinkannya kerja berkolaborasi maka proses penilaianpun mulai berkembang. Ada empat tahap

1. Asesmen oleh BPKP: BPKP melakukan proses asesmen dengan dibantu pengumpulan data asesmen oleh Inspektorat.

2. Asesmen oleh Inspektorat dengan bimbingan BPKP: Inspektorat melakukan asesmen dengan dibimbing BPKP.

3. Self-Asesmen oleh Inspektorat, BPKP sebagai QA: Inspektorat melakukan asesmen mandiri, BPKP kemudian melakukan QA.

4. Self-Asesmen oleh satker ybs, di koordinasi oleh Inspektorat, BPKP sebagai QA: Inspektorat mengkoordinasi proses asesmen yang dilakukan secara mandiri (bukti dokumen) oleh para satker (diperankan oleh counter part), BPKP kemudian melakukan QA setelah proses asesmen selesai.

Memberdayakan Unit Organisasi

✓ Self Asesment dokumen oleh satker ybs, inspektorat sebagai koordinator asesor, BPKP sebagai QA

✓ Tiap satker punya skor maturitas sendiri ✓ Seluruh pegawai tanggung jawab implementasi

SPIP

Satker QA

Assesment

Self Assesment

Tahapan Perkembangan proses asesmen:

1. Asesmen oleh BPKP

2. Asesmen oleh Inspektorat dengan bimbingan BPKP

3. Self-Asesmen oleh Inspektorat, BPKP sebagai QA

4. Self-Asesmen oleh satker ybs, di koordinasi oleh Inspektorat, BPKP sebagai QA