SISTEM INFORMASI PENILAIAN
TINGKAT MATURITAS SPIP
Buku Desain
versi 2.1
BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
2017
KATA PENGANTAR DIREKTUR
Proses Penilaian Tingkat Maturitas SPIP cukup kompleks dan bila digabung dengan jumlah responden dan sampel unit yang cukup banyak maka proses penilaian tersebut menjadi semakin kompleks. Untuk itulah diperlukan suatu usaha untuk mempercepat dan mempermudah proses penilain tingkat maturitas SPIP. Oleh karena itulah Direktorat Pengawasan Produksi dan Sumber Daya Alam mengembangkan sistem informasi penilaian maturitas SPIP (SINIMA SPIP) pada lingkup Direktorat Pengawasan Produksi dan Sumber Daya Alam.
Sistem Penilaian maturitas SPIP ini sudah dibangun dengan diskusi yang cukup komprehensif dengan pengguna, dan sudah diterapkan pada beberapa kementerian, dan juga sudah di buat pelatihan untuk beberapa kelas diklat.
Pengembangan kedepan, sistem diharapkan meliputi seluruh proses penilaian, termasuk QA, bisa dilakukan secara stand alone tanpa koneksi internet, dan inisiatif lainnya. Pengembangan kedepan ini dibutuhkan seiring dengan perluasan penggunaan sistem ini yaitu tidak hanya untuk lingkup Direktorat tetapi juga untuk lingkup semua Kementerian\Lembaga\Pemda yang menjadi Mitra BPKP.
Jakarta, 17 Mei 2017 Direktur
Salamat Simanullang NIP 19640101 198503 1 001
KATA PENGANTAR PENGEMBANG
Dalam pengembangan aplikasi Penilaian Tingkat Maturitas SPIP hal yang perlu dipertimbangkan ialah agar aplikasi tersebut dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi para pemakainya.
Oleh karena itu ketika mendesain aplikasi ini, kami menggunakan kerangka inovasi proses daripada kerangka proses pengembangan software pada umumnya. Kerangka inovasi ini kemudian dipadukan dengan framework TOGAF versi 9.1 dari Open Group Standard untuk mendesain arsitekturnya terutama dalam Architecture Development Method.
Dengan pengembangan aplikasi dengan menggunakan pendekatan kerangka inovasi proses dan TOGAF ketika aplikasi diterapkan pada beberapa Kementerian dan Pemda terbukti aplikasi tersebut dapat mempermudah proses penilaian maturitas SPIP.
Aplikasi yang saat ini dikembangkan sudah selesai sampai dengan penentuan nilai akhir tingkat maturitas SPIP sesuai Pedoman Penilaian Maturitas SPIP. Masih banyak peluang penyempurnaan aplikasi terutama untuk proses setelah penentuan skor akhir.
Akhir kata, semoga aplikasi ini dapat bermanfaat sebesar-besarnya bagi para pemakainya.
Jakarta, 17 Mei 2017
Yoyok Suyoko, Ak, MBA, MCSE, MCDBA, CMA, CA Strategist & IT Architect
D A F T A R I S I Hal Kata Pengantar ………... i Daftar Isi ……… ii Bab I : Pendahuluan………... 1 A. Latar Belakang ………... 1 B. Tujuan Pengembangan... 3 C. Lingkup Pengembangan... 3 D. Metodologi Pengembangan... 3 E. Strategi Pengembangan... 5 F. Tahapan Pengembangan... 6
Bab II : Identifikasi Proses untuk Inovasi... 8
Bab III : Teknologi Enabler... ... 11
Bab IV : Visi Proses... ... 13
Bab V : Pemahaman Proses Yang Ada... ... 14
A. Pemahaman Proses Survai Persepsi... 14
B. Pemahaman Proses Pengujian Bukti... 15
C. Persyaratan Khusus Penilaian Maturitas SPIP... 17
Bab VI : Desain Sistem Umum... 18
Bab VII : Implementasi Desain Sistem... 21
A. Kerja Cepat, Hemat, dan Mudah... 21
1. Simplified Process... 21
2. Responsive Web Design... 22
3. Bulk Import/Impor-Ekspor dengan Excel... 23
B. Kerja Tepat, Akurat dan Bermanfaat... 24
1. Best of Both World... 24
2. Workflow Based Design ... 25
3. Project Based Design... 26
4. Precision ... 27
5. Sesuai Pedoman... 27
7.Fleksibilitas Populasi dan Sampel ... 29
8. Relevance/Proportional... 30
9. Identity... 31
10. Collaboration... 31
Bab VIII : Pengembangan Sistem... 33
A. Desain Peran dalam Aplikasi... 33
B. Desain Menu dalam Aplikasi... 36
C. Desain Interface Default Aplikasi... 40
D. Tampilan Masuk Ke Sistem (Login) Untuk Semua Peran... 47
E. Menu Peran Responden Survai Persepsi... 48
F. Menu Seting Peran Admin... 50
1. Tampilan Awal menu Admin... 50
2. Menu Seting Admin QA... 51
3. Menu Seting Penilaian(Admin Asesor)... 36
G. Pelaksanaan Penilaian... 54
1. Menu persiapan, survai persepsi, dan pengujian bukti. 55 2. Tampilan menu persiapan... 56
3. Tampilan menu survai persepsi... 59
4. Tampilan menu Pengujian Bukti... 63
Bab IX : Implementasi Sistem... 76
bab i
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang SPIP merupakan upaya pemerintah memenuhi pasal 58 Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendahaan Negara yaitu menyelenggarakan sistem pengendalian intern di lingkungan pemerintah secara menyeluruh dalam rangka meningkatkan kinerja, transparansi, dan akuntabilitas. Dengan demikian Deputi Pengawasan Instansi Pemerintah bidang Perekonomian dan Kemaritiman, dan khususnya Direktorat Pengawasan Produksi dan Sumber Daya Alam (Ditwas PSDA) mempunyai kewajiban untuk menyelenggarakan SPIP yang efektif dilingkungannya.
Dalam rangka memenuhi tahap-tahap proses governance dalam menyelenggarakan SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Penilaian Tingkat Maturitas SPIP. Pedoman tersebut sangat berguna bagi penyelenggaraan SPIP terutama dalam rangka menilai tingkat maturitas Ditwas PSDA dan untuk menentukan rekomendasi untuk peningkatan level maturitas SPIP ditwas PSDA.
Dalam penilaian tingkat maturitas SPIP pada Ditwas PSDA, Direktur menginginkan bahwa semua pegawai terutama para PFA harus berkontribusi dalam penilaian tingkat maturitas SPIP tersebut. Untuk melaksanakan perintah Direktur tersebut maka ada beberapa kendala yang harus diatasi, yaitu jumlah pegawai direktorat yang berjumlah 60 orang tersebar dalam beberapa lokasi yang berlainan yaitu di lantai 6 Gedung Kantor Pusat BPKP (dalam 2 ruang yang berbeda yang bersebelahan) dan di Lantai 4 Gedung Perwakilan BPKP. Kendala yang perlu diatasi lainnya yaitu dengan beban pekerjaan yang banyak maka sebagian pegawai sedang tugas keluar kota sehingga menyulitkan partisipasi dalam pengisian kuesioner penilaian tingkat maturitas SPIP. Jumlah pegawai yang banyak juga menimbulkan biaya foto copy yang besar dalam
penyalinan kuesioner penilaian, juga membutuhkan waktu dan usaha yang banyak dalam memproses hasil survei.
Kendala yang lain ialah yang melekat pada proses penilaian maturitas SPIP itu sendiri. Penilaian maturitas SPIP meliputi 4 unsur yang terdiri dari 25 subunsur dan tiap subunsur mempunyai 5 pertanyaan sehingga tiap kuesioner mempunyai 125 pertanyaan yang harus diinput dan dianalisa. Penginputan dan analisis semakin rumit bila pegawai yang berpartisipasi dalam penilaian maturitas SPIP semakin banyak. Kendala lain terkait proses penilaian maturitas SPIP ialah proses analisis untuk mendapatkan nilai maturitas baik nilai maturitas awal maupun nilai maturitas akhir.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka diperlukan suatu alat yang memudahkan dan dapat mengatasi kendala dalam proses penilaian maturitas SPIP tersebut, pilihan yang dipilih oleh tim penilai maturitas SPIP pada Ditwas PSDA ialah dengan mengembangkan sistem informasi penilaian maturitas SPIP (SINIMA SPIP) yang dapat diakses secara online baik lewat komputer maupun lewat Smartphone.
B. TUJUAN PENGEMBANGAN SINIMA SPIP
Tujuan pengembangan SINIMA SPIP ini adalah untuk mempermudah, dan mempercepat penilaian maturitas SPIP pada Direktorat Pengawasan Produksi dan Sumber Daya Alam.
C. LINGKUP PENGEMBANGAN SINIMA SPIP
Lingkup Pengembangan SINIMA SPIP yaitu
1. Pengembangan sistem yang dapat diakses oleh seluruh pegawai Ditwas PSDA baik lewat komputer di kantor maupun luar kantor dan juga dapat diakses lewat smartphone.
2. Pengembangan sistem yang meliputi seluruh proses penilaian maturitas SPIP.
D. METODOLOGI PENGEMBANGAN SINIMA SPIP
Pengembangan SINIMA SPIP dirancang tidak hanya dalam rangka
mengkomputerisasikan proses penilaian maturitas SPIP, tetapi merupakan suatu proses inovasi proses (rekayasa ulang) dari proses penilaian maturitas SPIP. Proses Inovasi ini kemudian dikembangkan lebih lanjut dengan kerangka TOGAF ver 9.1. Pendekatan inovasi proses sesuai dengan pendekatan dalam buku Inovasi Proses: Rekayasa Ulang Pekerjaan Melalui Teknologi Informasi dengan penulis Thomas H Davenport, yaitu mengikuti tahap sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi Proses untuk Inovasi 2. Mengidentifikasi Pengungkit Perubahan 3. Mengembangkan Visi Proses
4. Memahami Proses-Proses Yang Ada
Proses Inovasi Proses*
1. Mengidentifikasi Proses untuk Inovasi
2. Mengidentifikasi Pengungkit Perubahan
3. Mengembangkan Visi Proses
4. Memahami Proses-Proses Yang Ada
5. Merancang dan Membuat Prototipe Proses Baru
*) Sumber: Inovasi Proses: Rekayasa Ulang Pekerjaan Melalui Teknologi Informasi- Thomas H Davenport
Architecture Development Method dari Framework TOGAF ver 9.1 adalah sebagai berikut:
E. STRATEGI PENGEMBANGAN SINIMA SPIP
Strategi Pengembangan SINIMA SPIP adalah sebagai berikut:
1. Strategi Bertumbuh (Grow Strategy): aplikasi dikembangkan tidak dengan serta merta dari awal sudah didesain sempurna (Build Strategy), tetapi aplikasi dikembangkan sesuai perkembangan kebutuhan pemakai.
2. Pendekatan Praktisi: Aplikasi dikembangkan dengan mindset pemakai (praktisi/user oriented), dalam arti aplikasi dirancang untuk memudahkan pemakai dalam melaksanakan penilaian maturitas SPIP.
3. Pendekatan Double Loop Learning: Selain aplikasi terus menerus berkembang sesuai permintaan atau kebutuhan pemakai, maka ada suatu proses pembelajaran agar metodologi dan teknologi yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini dapat digunakan untuk pengembangan aplikasi lain di masa depan.
Pendekatan pengembangan –
praktisi/double loop learning
Pengembangan Aplikasi Penerapan di lapangan Proses Penalaran Feedback Komunikasi Refleksi Siklus Pembelajaran Siklus Pengembangan Dokumentasi Metodologi
4. Pendekatan Think Globally, Act Locally: aplikasi akan dikembangkan pertama kali untuk digunakan untuk internal Direktorat Pengawasan Produksi dan Sumber Daya Alam dan Kementerian mitranya, tetapi dengan mindset besaran bahwa aplikasi ini nanti akan digunakan untuk seluruh unit di BPKP dan K/L/P mitra BPKP.
Mindset pengembangan:
Think globally, act locally
Perwakilan BPKP PemKab Kedeputian Kementerian Ditwas Produksi dan SDA Direktorat PemProv PemKot Lembaga
F. TAHAPAN PENGEMBANGAN APLIKASI SINIMA SPIP
Desain Sistem Monitoring Online ini dilakukan dalam beberapa tahap pengembangan, tahap pengembangan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Tahap Identifikasi Proses untuk Inovasi
Dalam tahap ini ditentukan teknologi enabler yang akan digunakan dalam pengembangan sistem secara keseluruhan.
2. Tahap desain teknologi enabler
Dalam tahap ini ditentukan teknologi enabler yang akan digunakan dalam pengembangan sistem secara keseluruhan.
3. Tahap Pengembangan Visi proses
Dalam tahap ini ditentukan visi yang akan dicapai dari pembangunan sistem. 4. Tahap Pemahaman Proses-Proses Yang Ada
Dalam Tahap ini dipahami proses yang ada dan ditentukan persyaratan untuk desain proses
Dalam tahap desain pengembangan sistem dilakukan dua tahap desain yaitu
a. Desain umum(broad design): dalam tahap ini mulai dirancang desain sistem secara keseluruhan.
b. Desain detail (physical design): dalam tahap ini mulai dirancang desain sistem secara detail, yaitu desain terkait teknologi yang akan digunakan. 6. Tahap pemrograman sistem
Dalam tahap pemrograman sistem dilakukan pembuatan program yang meliputi client side maupun Server Side.
7. Tahap Uji coba sistem
Sistem yang sudah jadi diuji coba secara online oleh tim penilai maturitas SPIP Ditwas PSDA.
8. Tahap penggunaan sistem
Sistem digunakan dalam penilaian maturitas SPIP Ditwas PSDA dan unit lain di BPKP yang membutuhkan.
9. Tahap Pengembangan Lanjutan
Berdasarkan umpan balik penggunaan sistem maka biasanya diperlukan perbaikan atau penyempurnaan sistem.
bab iI
IDENTIFIKASI PROSES UNTUK INOVASI
Dalam mengembangkan sistem informasi yang perlu pertama kali ditetapkan ialah identifikasi proses yang akan dilakukan inovasi proses. Proses yang dilakukan inovasi proses dengan enable teknologi informasi adalah proses penilaian maturitas SPIP dari awal sampai dengan akhir.
Penilaian maturitas SPIP secara sederhana terdiri dari 3 tahap yaitu Tahap Persiapan, Tahap Pelaksanaan, dan Tahap Pelaporan. Tahap persiapan terkait persiapan penilaian maturitas SPIP, Tahap Pelaksanaan meliputi proses penilaian maturitas SPIP yang terdiri dari dua unsur utama yaitu survai persepsi dan pengujian bukti. Tahap Pelaporan meliputi proses penentuan Area of Improvement (AOI), action plan, sampai dengan pembuatan laporan penilaian maturitas SPIP.
Tahap pelaksanaan dan Pelaporan secara lebih detail bisa digambarkan dalam diagram berikut:
Pada tahap pelaksanaan terdapat dua proses utama yaitu survai persepsi dan pengujian bukti. Survai persepsi digunakan untuk menentukan fokus penilaian unsur
yang akan dilakukan pada pengujian bukti. Pengujian bukti sendiri dibedakan menjadi dua yaitu fokus penilaian umum dan fokus penilaian khusus.
Dalam proses survai persepsi dilakukan proses pengumpulan kuesioner dan validasi kuesioner, dan berikutnya penentuan skor penilaian survai persepsi.
Dalam pengujian bukti ada beberapa macam bukti yang dikumpulkan yaitu bukti dokumentasi, observasi, wawancara, dan kuesioner lanjutan. Wawancara dibagi menjadi tiga yaitu wawancara kepada pimpinan, wawancara kepada pegawai, dan wawancara kepada stakeholder.
Penilaian maturitas SPIP meliputi 4 unsur yang terdiri dari 25 subunsur dan tiap subunsur mempunyai 5 pertanyaan sehingga tiap kuesioner mempunyai 125 pertanyaan yang harus diinput dan dianalisa. Penginputan dan analisis semakin rumit bila pegawai yang berpartisipasi dalam penilaian maturitas SPIP semakin banyak. Kompleksitas penilaian lebih lanjut terdapat pada pengujian bukti dimana ke 125 pertanyaan kuesioner tersebut lebih lanjut dibuktikan dengan bukti pengujian yang bermacam-macam yaitu bukti dokumentasi, observasi, wawancara, dan kuesioner lanjutan.
BAB III
TEKNOLOGI
ENABLER
Dalam mengembangkan SINIMA SPIP perlu diketahui teknologi utama yang akan digunakan sebagai pengungkit dalam membangun sistem. Dari spesifikasi sistem yang telah diberikan dalam tahap sebelumnya dan berdasarkan perkembangan teknologi terbaru maka teknologi enabler yang digunakan ialah Responsive Web Design
Spesifikasi sistem monitoring online mensyaratkan bahwa sistem ini dapat diakses baik secara desktop, tablet, netbook maupun mobile/smartphone. Untuk menjawab spesifikasi yang disyaratkan tersebut dan berdasarkan konsep teknologi terbaru saat ini maka dijatuhkan pilihan untuk menggunakan konsep Responsive Web Design.
Definisi Responsive web design menurut www.wikipedia.org adalah sebuah desain
web/situs yang dibuat untuk memberikan pengalaman menjelajah web secara optimal, mudah dibaca dan bernavigasi, dengan minimum resizing, panning, dan scrolling diberbagai perangkat (desktop dan mobile).
Secara sederhana tehnik responsive web design adalah membuat website dapat dibuka melalu media apa saja baik desktop maupun mobile tanpa kehilangan content atau isi dari website tersebut dan tetap mudah dalam hal navigasi dan membaca isi dari web tersebut.
Responsive web design merupakan pilihan desain terbaik untuk saat ini. Dengan desain tersebut otomatis tampilan konten akan menyesuaikan diri (beradaptasi) dengan berbagai resolusi perangkat. Desain ini tidak dibuat hanya untuk resolusi tertentu melainkan desain dapat menyesuaikan diri pada berbagai perangkat dan resolusi apa saja.
Kelebihan Responsive Web Design ialah
1. Sangat baik, dikarenakan dengan desain web tersedia untuk semua perangkat dan resolusi
2. Pengelolaan web akan sangat mudah baik dalam hal desain dan juga maintenance website
Kekurangan Responsive Web Design ialah
1. Membutuhkan perencanaan dan persiapan yang lebih matang pada tahap desain 2. Membutuhkan waktu yang lama dalam proses pembuatannya
BAB IV
VISI PROSES
Dalam mendesain proses baru maka yang perlu ditentukan ialah visi dari proses baru. Terkait dengan visi proses baru penilaian maturitas SPIP maka diharapkan bahwa proses baru dapat mencapai target dari pelaksanaan penilaian maturitas SPIP yaitu terkait cakupan (scope), waktu (schedule), dan biaya (cost). Dengan demikian visi dari proses baru ialah penilaian maturitas SPIP yang on time, on budget, on scope (OTOBOS). Secara lebih detail maka sasaran visi ialah
1. Fast: Kerja Cepat
2. Good: Kerja Tepat, Akurat, dan Bermanfaat 3. Cheap: Kerja Hemat dan Mudah
On Time, On Budget, On Scope (OTOBOS)
Schedule Cost
Quality Scope
Kerja Cepat Kerja TepatKerja Akurat
Kerja Hemat/Mudah Kerja Bermanfaat
BAB V
PEMAHAMAN PROSES YANG ADA
Dalam menentukan desain proses baru yang lebih efisien dan efektif diperlukan pemahaman kinerja proses yang sekarang. Dari pemahaman proses yang ada maka akan dapat ditentukan persyaratan yang harus tentukan solusinya dalam desain proses yang baru.
A. PEMAHAMAN PROSES SURVAI PERSEPSI
Dalam proses penilaian melibatkan banyak biaya baik biaya uang maupun tenaga. Dalam proses survai persepsi secara manual maka diperlukan penyalinan dan penyebaran kuesioner survai persepsi ke masing-masing responden, pengambilan hasil jawaban kuesioner masing-masing responden, penginputan kuesioner, validasi kueesioner, dan pembuatan skor survai persepsi.
Biaya fotokopi kuesioner menjadi semakin tidak layak untuk jumlah responden yang semakin besar. Misal dalam konteks Kementerian besar dengan responden hanya kantor pusat diambil sekitar 4000 orang, maka bila biaya fotokopi per kuesioner yang terdiri dari dari 125 pertanyaan dalam 10 lembar dengan asumsi biaya fotokopi per lembar ialah Rp 100,- maka bisa dihitung bahwa biaya fotokopi untuk survai persepsi tersebut dibutuhkan biaya foto kopi sekitar Rp 4.000.000,-
Biaya diatas belum termasuk biaya penyebaran kuesioner ke masing-masing responden, semakin tersebar lokasi kerja kementerian tersebut maka dibutuhkan biaya transportasi yang tidak sedikit. Belum risiko kuesioner hilang atau kemungkinan kuesioner tidak sampai kepada responden karena responden sedang tidak ada di kantor.
Biaya berikutnya ialah biaya untuk mengumpulkan hasil jawaban kuesioner. Penilai maturitas SPIP harus mengumpulkan dari semua responden yang tersebar tersebut, hal ini menyangkut biaya transportasi dan juga tenaga penilai untuk mengingatkan
Kuesioner yang terkumpul harus dimasukkan kedalam tabulasi, dengan 125 pertanyaan per kuesioner dan bila jumlah responden semakin banyak, misal 4000 orang maka bisa dibayangkan kelelahan energi penilai dalam menginput dalam tabulasi yaitu menginput 125 pertanyaan X 4000 kuesioner, sehingga mungkin mengakibatkan ketidakakurasian dalam penginputan hasil kuesioner.
Setelah kuesioner diinput maka perlu dilakukan validasi kuesioner, validasi ini menyulitkan untuk responden yang besar, misal dengan kuesioner 4000 responden maka pertanyaan yang perlu divalidasi ialah 125 pertanyaan X 4000 kuesioner, sehingga mungkin mengakibatkan ketidakakurasian dalam validasi hasil kuesioner. Dalam proses penghitungan skor, dengan jumlah responden yang semakin besar maka ketidakakurasian penilaian semakin tinggi sehingga hasil penghitungan skor bisa menjadi tidak akurat.
Dengan kondisi seperti diatas maka dalam survai persepsi kebutuhan yang disyaratkan untuk pengembangan sistem ialah
1. Mengurangi atau menghilangkan biaya yang timbul dari proses survai persepsi baik biaya fotokopi, biaya penyebaran, biaya pengambilan kuesioner, biaya pentabulasian kuesioner, biaya validasi kuesioner, dan biaya penghitungan skor survai persepsi.
2. Menjaga keakuratan dan kecepatan survai persepsi baik dalam pentabulasian, validasi maupun penilaian skor persepsi.
3. Melakukan monitoring terhadap responden dalam tahapan survai persepsi terkait penyebaran, jawaban, dan penerimaan kuesioner responden.
B. PEMAHAMAN PROSES PENGUJIAN BUKTI
Dari hasil survai persepsi maka dilanjutkan dengan proses pengujian bukti, proses pengujian bukti diawali dengan proses penentuan fokus pengujian.
Dalam penentuan fokus pengujian yang perlu diketahui ialah nilai survai persepsi per sub unsur, inkonsistensi jawaban kuesioner per subunsur, dan ke-ekstrim-an hasil jawaban kuesioner per subunsur. Pada proses penentuan fokus pengujian manual hal yang paling sulit dihitung ialah inkonsistensi jawaban kuesioner per subunsur. Hal ini
karena terkait validasi jawaban kuesioner, yang dalam proses manual lebih mungkin tidak akurat dengan semakin banyaknya responden. Aspek penting proses penentuan fokus pengujian manual ialah logika dari keputusan apakah unsur tersebut perlu divalidasi atau tidak, dan bila divalidasi sampai pertanyaan keberapakah masing-masing subunsur akan divalidasi. Logika ini tidak secara penuh eksplisit ditentukan dalam pedoman, misal bagaimana bila suatu subunsur mempunyai nilai ekstrim 0 (nol) maka berapakah tingkat pertanyaan subunsur yang akan divalidasi.
Dari hasil penentuan fokus pengujian maka perlu dilanjutkan dengan proses pengujian bukti yang sebenarnya. Yang cukup sulit dilakukan dalam proses manual ialah bagaimana menentukan bukti yang perlu dikumpulkan agar sesuai dengan fokus pengujian yang telah ditentukan, hal ini karena dalam pedoman hanya dicantumkan daftar bukti yang harus dikumpulkan belum mengkait langsung dengan subunsur yang menjadi fokus pengujian.
Bila telah dibuat suatu daftar bukti yang perlu diuji sesuai fokus pengujian, maka tantangan terberat berikutnya ialah pengumpulan bukti itu sendiri. Pengumpulan bukti yang bermacam-macam dan tersebar dalam beberapa satuan kerja menyulitkan dalam proses pengumpulan bukti. Hal yang paling sulit ialah menentukan siapa pihak yang mengetahui keberadaan bukti tersebut dan siapa yang menyimpan bukti tersebut. Setelah bukti dikumpulkan, maka bukti tersebut perlu diuji apakah bukti tersebut dapat digunakan sebagai bukti yang memenuhi syarat dari tiap kebutuhan bukti masing-masing subunsur dan tingkatan SPIP. Hasil penilaian ini kemudian dikumpulkan, diringkas, dan disajikan dalam suatu tabulasi pengujian untuk menghitung skor pengujian bukti. Proses penilaian dan peringkasan dalam suatu tabulasi dalam suatu proses penilaian manual adalah cukup sulit, hal ini karena banyaknya bukti yang dikumpulkan.
Dengan kondisi seperti diatas maka dalam pengujian bukti maka kebutuhan yang disyaratkan untuk pengembangan sistem ialah
1. Membantu dalam proses penentuan fokus pengujian dalam menentukan apakah subunsur perlu divalidasi atau tidak, dan bila perlu divalidasi sampai tingkat berapakah validasinya.
2. Membantu dalam proses pembuatan template pengujian bukti sesuai fokus pengujian.
3. Membantu dalam proses pengumpulan bukti pengujian. 4. Membantu dalam proses penghitungan skor pengujian bukti.
C. PERSYARATAN KHUSUS PENILAIAN MATURITAS SPIP
Sejalan dengan proses penilaian maka ada beberapa hal yang diyaratkan dalam pengembangan sistem, yaitu sebagai berikut:
1. Dalam suatu tahun dimungkinkan lebih dari satu kali penilaian, dan penilaian tersebut mungkin melibatkan tidak hanya pada level kementerian/lembaga/pemda tetapi juga penilaian tingkat yang lebih kecil misalnya tingkat direktorat.
2. Inspektorat sebagai penilai maturitas SPIP terdiri dari beberapa unit yang tiap unit memangku satuan kerja tersendiri, dengan demikian diharapkan tiap unit inspektorat hanya bisa mengisi satker yang diampunya dan tidak bisa mengedit satker yang tidak diampunya. Begitu juga dengan unit counter part hanya bisa mengisi satker counter part yang bersangkutan.
3. Dalam pengisian responden sebaiknya anonymous artinya responden dalam menjawab survai persepsi dirahasiakan identitasnya untuk menjaga privasi jawaban.
4. Dalam pembuatan sistem, semua persyaratan dokumen yang tertera dalam dokumen pedoman penilaian maturitas SPIP harus bisa juga dihasilkan oleh sistem.
5. Sistem sebaiknya bisa diakses dalam berbagai alat (Handphone, web, tablet, dlsb). Sehingga memudahkan dalam akses sistem.
6. Sistem harus memperkuat peran SPIP dalam organisasi yang bersangkutan.
7. Sedapat mungkin mengurangi proses penginputan yang besar, misal penginputan data pegawai bisa dilakukan melalui excel.
8. Sistem membantu pengguna dalam melaksanakan semua persyaratan tahap penilaian maturitas SPIP yang harus diikuti.
BAB Vi
DESAIN SISTEM UMUM
Berdasarkan spesifikasi sistem dan teknologi enabler maka dapat ditentukan desain sistem. Desain sistem menentukan desain secara umum pengembangan sistem, yang akan ditindak lanjuti dengan desain sistem secara lebih detail.
Berdasarkan spesifikasi sistem yang telah disyaratkan dalam pemahaman proses yang ada dan teknologi enabler yang dipilih maka dapat digambarkan konsep solusi pengembangan sistem penilaian maturitas SPIP (SINIMA SPIP) sebagai berikut:
No Persyaratan Desain A. Persyaratan Proses Survai Persepsi
1 Mengurangi atau menghilangkan biaya yang
timbul dari proses survai persepsi baik biaya
fotokopi, biaya penyebaran, biaya
pengambilan kuesioner, biaya pentabulasian kuesioner, biaya validasi kuesioner, dan biaya penghitungan skor survai persepsi.
Sistem online yang dapat diakses berbagai gadget yang ada
2 Menjaga keakuratan dan kecepatan survai
persepsi baik dalam pentabulasian, validasi maupun penilaian skor persepsi.
Sistem online yang dapat diakses berbagai gadget yang ada
3 Melakukan monitoring terhadap responden
dalam tahapan survai persepsi terkait
penyebaran, jawaban, dan penerimaan
kuesioner responden.
Menu monitoring responden
B. Persyaratan Proses Pengujian Bukti
1 Membantu dalam proses penentuan fokus
pengujian dalam menentukan apakah
subunsur perlu divalidasi atau tidak, dan bila
Menu penentuan fokus pengujian yang memberikan saran fokus pengujian
perlu divalidasi sampai tingkat berapakah validasinya.
2 Membantu dalam proses pembuatan template
pengujian bukti sesuai fokus pengujian.
Menu pembuatan template pengujian bukti
3 Membantu dalam proses pengumpulan bukti
pengujian.
Pengenalan peran counter part yang bisa mengisi langsung ke sistem
4 Membantu dalam proses penghitungan skor
pengujian bukti.
Menu tabulasi penilaian
C. Persyaran Khusus
1 Dalam suatu tahun dimungkinkan lebih dari
satu kali penilaian, dan penilaian tersebut mungkin melibatkan tidak hanya pada level
kementerian/lembaga/pemda tetapi juga
penilaian tingkat yang lebih kecil misalnya tingkat direktorat.
Sistem didesain dalam bentuk Project based
2 Inspektorat sebagai penilai maturitas SPIP
terdiri dari beberapa unit yang tiap unit memangku satuan kerja tersendiri, dengan demikian diharapkan tiap unit inspektorat hanya bisa mengisi satker yang diampunya dan tidak bisa mengedit satker yang tidak diampunya. Begitu juga dengan unit counter part hanya bisa mengisi satker counter part yang bersangkutan.
Sistem didesain user tertentu hanya bisa mengakses menu tertentu
3 Dalam pengisian responden sebaiknya
anonymous artinya responden dalam
menjawab survai persepsi dirahasiakan
identitasnya untuk menjaga privasi jawaban.
4 Dalam pembuatan sistem, semua persyaratan dokumen yang tertera dalam dokumen pedoman penilaian maturitas SPIP harus bisa juga dihasilkan oleh sistem.
Sistem dapat menghasilkan tabulasi yang disyaratkan pedoman
5 Sistem sebaiknya bisa diakses dalam berbagai
alat (Handphone, web, tablet, dlsb). Sehingga memudahkan dalam akses sistem.
Responsive web design
6 Sistem harus memperkuat peran SPIP dalam
organisasi yang bersangkutan.
Sistem bisa menghasilkan nilai penilaian masing-masing satker, dan melibatkan masing-masing satker dalam proses penilaian melalui counter part.
7 Sedapat mungkin mengurangi proses
penginputan yang besar, misal penginputan data pegawai bisa dilakukan melalui excel.
Bulk import dari excel ke sistem
8 Sistem membantu pengguna dalam
melaksanakan semua persyaratan tahap penilaian maturitas SPIP yang harus diikuti.
BAB Vii
IMPLEMENTASI DESAIN SISTEM
Berdasarkan desain yang telah ditentukan maka dibuat rancangan konsep desain yang akan diimplementasikan oleh sistem. Berikut rincian implemenetasi desain dari sistem yang akan dibuat.
A. KERJA CEPAT, HEMAT, DAN MUDAH
Sistem dirancang untuk mengefisienkan proses penilaian maturitas SPIP dengan demikian penilaian maturitas SPIP dapat dilakukan dengan cepat, hemat dan mudah.
1. SIMPLIFIED PROCESS
Sistem dirancang untuk mengefisienkan proses penilaian maturitas SPIP, yang tadinya 10 proses bisa disingkat menjadi setidaknya dua tahap utama. Proses yang bisa diefisienkan dengan teknologi enabler adalah proses yang terkait dengan tabulasi, kompilasi, dan distribusi informasi. Proses yang masih diharuskan melibatkan masukan manusia maka proses tersebut hanya difasilitasi.
Dalam tahap survai persepsi ialah proses yang diefisienkan ialah dalam penyebaran dan pengisian kuesioner (online), monitoring pengisian kuesioner, tabulasi, validasi dan penghitungan skor survai persepsi, sehingga menyisakan hanya satu proses non otomasi yaitu pengisian kuesioner yang memang harus dilakukan oleh responden. Dalam tahap pengujian bukti, proses otomasi dilakukan mulai dari penentuan fokus pengujian bukti dalam bentuk saran fokus pengujian, penentuan template pengujian bukti, tabulasi dan monitoring pengisian pengujian bukti, dan penghitungan skor akhir, sehingga menyisakan satu proses non otomasi yaitu pengisian pengujian bukti itu sendiri yang memang harus dilakukan oleh asesor dan counter part. Proses non otomasi lainnya ialah proses yang melibatkan judgement asesor yaitu penentuan fokus pengujian dan penentuan nilai maturitas per sub unsur SPIP, walaupun demikian dalam dua proses tersebut proses sudah dibantu dengan diotomasi dengan
membuat saran fokus pengujian oleh sistem, dan tabulasi untuk melakukan penilaian nilai maturitas.
Manual Process
Persiapa n Logistik Survei Persepsi Validasi Survei Persepsi Penghit ungan Nilai Maturit as Awal Identifik asi Fokus Pengujia n Identifik asi Langkah Pengujia n Lanjutan 4 Langkah Pengujian Lanjutan Pengola han hasil Pengujia n Lanjutan Penghit ungan Nilai Maturit as Akhir Identifik asi AOI •Pengga ndaan •Tabulasi •Tempat•Waktu = Proses klerikal Pelaksanaan Kegiatan
Survei Persepsi 4 Langkah Pengujian Lanjutan
Computerized Process
•Akurasi •Waktu •Akurasi •Tabulasi Simplifikasi•Kecepatan •Akurasi •Ekonomis •Efektif •Sederhana •Database
2. RESPONSIVE WEB DESIGN
Sistem dirancang agar dapat digunakan untuk berbagai macam gadget atau alat baik itu komputer PC, notebook, netbook, tablet, ataupun smartphone. Dengan demikian tidak ada alasan lagi terlambat mengisi kuesioner hanya karena tidak membawa komputer atau sedang keluar kantor, karena pengisian kuesioner dapat dilakukan melalui smartphone atau tablet komputer. Demikian juga bila dibutuhkan untuk memonitor kegiatan penilaian maka dapat dilakukan juga melalui smartphone dan tablet komputer, dimanapun asesor berada, tidak perlu harus membawa komputer atau harus ke kantor.
Responsive Web Design
3. BULK IMPORT/IMPOR-EKSPOR DENGAN EXCEL
Sistem dirancang agar penginputan data pegawai dapat dilakukan dengan melalui impor dari excel.
Tren bahwa pegawai yang menjadi responden survai persepsi adalah populasi pegawai membuat penginputan secara manual menjadi tidak efisien, lebih efisien bila daftar pegawai dibuat melalui aplikasi Excel atau diimpor dari SIM Kepegawaian K/L/P yang bersangkutan ke dalam file excel, baru kemudian file excel kepegawaian tersebut diimpor ke sistem penilaian maturitas SPIP.
Export/Import Excel <-> Database
• Bisa impor data pegawai dari Excel • Bisa ekspor data ke Excel
B. KERJA TEPAT, AKURAT DAN BERMANFAAT
Sistem dirancang untuk mengefektifkan proses penilaian maturitas SPIP dengan demikian penilaian maturitas SPIP dapat dilakukan dengan tepat, akurat dan bermanfaat.
1. BEST OF BOTH WORLD
Sistem dirancang untuk 'memanusiakan manusia', yaitu proses yang lebih tepat dikerjakan komputer seperti tabulasi, kompilasi, validasi maka akan dikerjakan komputer, hanya proses yang perlu judgement dan penanganan manusia yang dikerjakan oleh manusia.
Aplikasi juga membantu dalam pengambilan keputusan dengan memberikan saran ideal misalnya dalam penentuan fokus penilaian.
Best of both world
Human Nalar/Judgement
Computer Komputasi
Aplikasi dibuat dengan mindset untuk ‘memanusiakan manusia’ dalam proses penilaian maturitas SPIP
2. WORKFLOW BASED DESIGN
Sistem dirancang step by step mengikuti proses penilaian maturitas SPIP ideal. dengan mengikuti setiap langkah atau menu dalam sistem, user akan secara otomatis memenuhi persyaratan langkah dari proses penilaian SPIP Ideal.
Bagi pemakai yang masih awam maka tahapan pengerjaan penilaian maturitas SPIP bisa diikuti dengan mudah yaitu hanya dengan mengikuti menu aplikasi yaitu mengikuti menu dari kiri ke kanan, dan kemudian mengikuti menu dari atas ke bawah.
Workflow Based Design
Persiapa n Logistik Survei Persepsi Input & Validasi Survei Persepsi Penghit ungan Nilai Maturit as Awal Identifik asi Fokus Pengujia n Identifik asi Langkah Pengujia n Lanjutan 4 Langkah Pengujian Lanjutan Pengola han hasil Pengujia n Lanjutan Penghit ungan Nilai Maturit as Akhir Identifik asi AOIMenu dibuat dengan pendekatan “proses” untuk memudahkan pemahaman pengguna (terutama Tim assessor).
Pengguna hanya perlu mengikuti menu dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan, maka ‘due dilligence’ proses penilaian yang ditentukan akan otomatis diikuti.
3. PROJECT BASED DESIGN
Setiap kegiatan penilaian maturitas SPIP diperlakukan sebagai suatu proyek tersendiri, dengan demikian dalam suatu organisasi dapat dibuat berbagai macam kegiatan penilaian SPIP untuk bermacam eselon unit organisasi.
Project-Based Design
Setiap Kegiatan Penilaian (K/L/P) diperlakukan sebagai satu proyek tunggal....data historis terpelihara (Tidak Override)
4. PRECISION
Kelebihan dari sistem komputerisasi ialah presisi dalam pentabulasian atau pengkompilasian. Sistem juga menghilangkan kode yang tidak presisi misal menghilangkan kode yang ganda, ataupun membuat kode baru yang diperlukan.
Pengujian Dokumen Pengujian Observasi Kuesioner Lanjutan Wawancara Wawancara Pimpinan Wawancara
Pegawai WawancaraStakeholder
Precision
Aplikasi mentabulasi dan mengkompilasi kode secara presisi.
Kesalahan kode/kode ganda/kode hilang dalam pedoman penilaian maturitas SPIP sudah disempurnakan aplikasi.
5. SESUAI PEDOMAN
Sistem dirancang agar setiap dokumen yang disyaratkan dalam pedoman penilaian maturitas SPIP dapat dihasilkan dalam sistem. Form tabulasi excel semacam Form 2 dan Form 8 dapat dihasilkan dengan mudah dengan aplikasi menggunakan rumus excel sesuai template dari pedoman.
Sesuai Pedoman
• Aplikasi bisa menghasilkan dokumen seperti disyaratkan oleh pedoman*
6. PRIVACY
Dalam suatu organisasi biasanya ada beberapa tipe orang yaitu tipe orang rata-rata yang kebanyakan pegawai (tipe normal), dan ada dua tipe orang yang ekstrim yaitu tipikal orang skeptis yang bertindak negatif dalam organisasi dan tipikal orang optimis (yes man) yang selalu memuji organisasi. Orang skeptis biasanya kalau ditanya tentang persepsinya terkait kinerja organisasi maka lebih sering menjawab tidak berkinerja, hal ini kebalikan dengan tipikal yes man yang selalu memuji kinerja organisasi.
Sistem dirancang agar setiap responden terjaga privasinya dalam menjawab kuesioner, dengan demikian responden tidak perlu takut menjawab kuesioner sesuai dengan persepsinya.
Privacy
Terkait tipikal karakter pegawai yang berlainan, maka kerahasiaan Pengisian Kuesioner Persepsi dijamin sehingga pegawai bebas menyatakan persepsinya.
Orang skeptis
Yes Man Orang rata-rata (normal)
7. FLEKSIBILITAS POPULASI DAN SAMPEL
Sistem dirancang untuk dapat memfasilitasi penilaian baik secara populasi maupun secara sampel.
Karena kemudahan penilaian SPIP dengan menggunakan aplikasi maka Kementerian/Lembaga/Pemda cenderung mengambil populasi dari satker yang ada, walaupun demikian Tim BPKP yang melakukan Bimtek penilaian SPIP hanya mempunyai waktu terbatas hingga mensyaratkan hanya sampel satker yang dinilai, untuk memfasilitasi perbedaan keinginan tersebut maka aplikasi mengakomodasi penilaian dilakukan secara sampel lebih dahulu sesuai dateline BPKP, bila dateline sudah selesai maka satker non sampel dilanjutkan penilaiannya secara mandiri oleh K/L/P yang bersangkutan.
Populasi dan Sampel
• Menyelesaikan konflik
kepentingan:
– BPKP: penilaian hanya pada sampel tertentu karena keterbatasan waktu penugasan – K/L/P: Penilaian untuk
populasi satker
• Bisa buat skor untuk
populasi ataupun
sampel
8. RELEVANCE/PROPORTIONAL
Sistem dirancang hanya pihak tertentu dapat mengakses tampilan dan data tertentu. Counter part yang berasal dari unit tertentu hanya bisa mengedit unit tertentu tersebut, dan asesor yang menjadi pengampu unit tertentu hanya bisa mengedit data unit yang diampunya.
Relevance
• Counter part hanya bisa mengisi dan mengedit bukti pengujian pada satker yang menjadi bagiannya.
– Satker yang bukan bagiannya hanya bisa dilihat (read only)
• Inspektorat hanya bisa mengisi dan mengedit bukti pengujian pada satker yang menjadi ampuannya.
9. IDENTITY
Sistem dirancang bahwa ketika seseorang menggunakan sistem maka pemakai dapat memastikan bahwa dirinya sedang menggunakan website penilaian maturitas SPIP dari K/L/P terkait dan mengisi untuk pemakai yang bersangkutan.
Identitas
Pastikan bahwa nama aplikasi sesuai nama KL/Pemda, dan nama user adalah nama user ybs.
10. COLLABORATION
Sistem dirancang untuk digunakan oleh banyak peran yang saling bekerja sama dalam proses penilaian (berkolaborasi). Prinsip yang digunakan ialah prinsip the right man, on the right place, on the right time.
Dalam proses monitoring responden survai persepsi dan pengisian bukti dokumentasi akan lebih mudah bila dilakukan counter part, dengan demikian untuk kedua tahap tersebut maka counter part sangat berperan penting.
Dalam proses asesmen maka pihak inspektorat berperan penting. Dengan kemudahan penggunaan aplikasi maka peran BPKP lebih berperan sebagai quality assurance.
Collaboration
Responden Admin Asesor Counter Part Asesor QA Internet Database Admin QA Power AsesorThe Right Man, on the right place, on the right time BPKP
Itjen
Satker
K/L/P K/L/P
Desain Peran dalam Sistem
Responden Admin Asesor Counter Part Asesor QA Admin QA Power Asesor Le ve l K /L /P Le ve l K egia ta n 11. EMPOWERMENT
Dengan semakin mudahnya proses penilaian dengan aplikasi dimungkinkannya kerja berkolaborasi maka proses penilaianpun mulai berkembang. Ada empat tahap
1. Asesmen oleh BPKP: BPKP melakukan proses asesmen dengan dibantu pengumpulan data asesmen oleh Inspektorat.
2. Asesmen oleh Inspektorat dengan bimbingan BPKP: Inspektorat melakukan asesmen dengan dibimbing BPKP.
3. Self-Asesmen oleh Inspektorat, BPKP sebagai QA: Inspektorat melakukan asesmen mandiri, BPKP kemudian melakukan QA.
4. Self-Asesmen oleh satker ybs, di koordinasi oleh Inspektorat, BPKP sebagai QA: Inspektorat mengkoordinasi proses asesmen yang dilakukan secara mandiri (bukti dokumen) oleh para satker (diperankan oleh counter part), BPKP kemudian melakukan QA setelah proses asesmen selesai.
Memberdayakan Unit Organisasi
✓ Self Asesment dokumen oleh satker ybs, inspektorat sebagai koordinator asesor, BPKP sebagai QA
✓ Tiap satker punya skor maturitas sendiri ✓ Seluruh pegawai tanggung jawab implementasi
SPIP
Satker QA
Assesment
Self Assesment
Tahapan Perkembangan proses asesmen:
1. Asesmen oleh BPKP
2. Asesmen oleh Inspektorat dengan bimbingan BPKP
3. Self-Asesmen oleh Inspektorat, BPKP sebagai QA
4. Self-Asesmen oleh satker ybs, di koordinasi oleh Inspektorat, BPKP sebagai QA
BAB Viii
PENGEMBANGAN SISTEM
Berdasarkan desain yang telah ditentukan maka dibuat implementasi programnya. berikut menu dan tampilan program dengan petunjuk sebagai berikut:
• Program dan diletakkan di suatu cloud VPS internet • Domain sistem adalah spip.inostra.com
• Database yang digunakan adalah mySQL
• Aplikasi yang digunakan HTML5, PHP, CSS, JavaScript/JQuery • Framework yang dipakai ialah Bootstrap 3
A. DESAIN PERAN DALAM APLIKASI
Dalam pemakaian sistem ini maka beberapa pihak saling berkolaborasi dalam bekerja secara simultan.
Collaboration
Responden Admin Asesor Counter Part Asesor QA Internet Database Admin QA Power AsesorThe Right Man, on the right place, on the right time BPKP
Itjen
Satker
K/L/P K/L/P
User yang terlibat ialah sesuai peran yang ditetapkan sebagai berikut:
Desain Peran dalam Sistem
Responden Admin Asesor Counter Part Asesor QA Admin QA Power Asesor Le ve l K /L /P Le ve l K egia ta n
Secara umum ada dua level peran yaitu
1. Peran dalam level unit kerja (K/L/P): Peran dalam level unit kerja adalah admin unit kerja yang bersangkutan. Admin dibedakan dua tergantung unit organisasinya yaitu:
a. Admin QA: Admin yang mengelola data unit kerja BPKP keseluruhan, dan menentukan tim QA untuk kegiatan penilaian yang ditentukan.
b. Admin Asesor: Admin yang mengelola data umum unit kerja asesor, dan mensetup awal data persiapan pelaksanaan kegiatan
2. Peran dalam level kegiatan: Peran dalam level kegiatan berperan dalam tahap penilaian yaitu proses survai persepsi dan pengujian bukti. peran dibagi sebagai berikut:
a. Asesor: tim yang bertugas dalam melaksanakan penilaian maturitas SPIP, tim asesor biasanya berasal dari inspektorat.
b. Power Asesor: Tim asesor khusus (biasanya pejabat dalam tim inspektorat) selain bertugas seperti asesor umumnya, juga bertugas melakukan keputusan
penting penilaian maturitas SPIP seperti penutupan survai persepsi/pengujian bukti, dan penentuan nilai maturitas SPIP.
c. Counter part: Tim yang bertugas dalam penentuan dan monitoring responden serta pengumpulan bukti dokumen untuk unit kerja yang bersangkutan. Counter part biasanya berasal dari unit yang menjadi sampel penilaian, dan mewakili unit yang bersangkutan
d. Responden Survai Persepsi: adalah orang yang ditunjuk untuk mengisi kuesioner survai persepsi.
Adapun rincian operasi yang dapat dilakukan oleh masing-masing peran adalah sebagai berikut:
1. RO - Read Only: peran hanya dapat melihat data
2. RW - Read Write: peran dapat mengedit (tambah/hapus/edit) semua data
3. RWS - Read Write Selected: peran dapat mengedit (tambah/hapus/edit) hanya data yang terkait dengan peran (hanya unit organisasi untuk peran counter part, hanya satker yang diampu tim asesor untuk asesor)
B. DESAIN MENU DALAM APLIKASI
Menu aplikasi didesain sesuai workflow penilaian maturitas SPIP, secara umum terdiri dari:
1) Menu Seting: digunakan oleh admin untuk menseting data awal/data master. terdiri dari dua seting yaitu:
a) Seting QA: pengaturan terkait QA. Pengaturan ini dilakukan hanya oleh admin QA
b) Seting Penilaian: pengaturan terkait proses penilaian. pengaturan ini dilakukan hanya oleh Admin QA dan Admin Asesor
2) Menu Asesmen: menu terkait proses penilaian, yang terdiri dari tiga proses yaitu: a) Persiapan: pengaturan untuk persiapan penilaian. Pengaturan persiapan dilakukan
hanya oleh Admin Asesor kecuali untuk Penentuan Tim Quality Assurance yang dilakukan oleh Admin QA
b) Survei Persepsi: menu terkait proses survei persepsi c) Pengujian Bukti: menu terkait proses pengujian bukti.
Desain Menu dan akses peran ke menu
Ket: RO: Read Only, RW: Read write, RWS: Read Write Selected
No Menu aplikasi QA Asesor Counter Part Responden Survai Admin QA QA Admin Asesor Power Asesor Asesor
1 Kuesioner Survai Persepsi RW
2 Penilaian Maturitas SPIP
A. Seting A.1. Seting QA - Unit Organisasi QA - Struktur Organisasi QA
- Daftar Pegawai Quality Assurance - Daftar Admin Quality Assurance
RO RW RW RWS A.2 Seting Penilaian
- Unit Organisasi - Struktur Organisasi - Daftar Pegawai - Daftar Admin Asesor
RWS RWS RWS RWS RWS RWS RWS RWS B. Asesmen B.1. Persiapan
- Penetapan Kegiatan Maturitas - Penentuan Sampel Satuan Kerja - Penentuan Tim Asesor
-> Penentuan Tim
-> Penentuan Anggota Tim
RO RO RO RO RWS RWS RWS RWS RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO
- Penyusunan Kuesioner - Penentuan Responden
- Monitoring Pengisian Kuesioner - Hasil Pengisian Kuesioner
- Validasi Hasil Pengisian Kuesioner - Penutupan Proses Survai Persepsi - Penghitungan Skor Survei Persepsi
RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RW RW RO RO RO RW RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO B.3. Pengujian Bukti
- Penentuan Fokus Pengujian - Penentuan Bukti Pengujian
- Pembuatan Template Bukti Pengujian -> Template Bukti Dokumen
-> Template Bukti Observasi
-> Template Bukti Wawancara untuk Pimpinan -> Template Bukti Wawancara untuk Pegawai -> Template Bukti Wawancara untuk Stakeholder -> Template Bukti Kuesioner Lanjutan
- Pengumpulan Bukti Pengujian -> Bukti Dokumen
-> Bukti Observasi
-> Bukti Wawancara untuk Pimpinan
-> Responden Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Wawancara untuk Pegawai
-> Responden Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Wawancara untuk Stakeholder
RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RW RO RWS RWS RWS RWS RWS RWS RWS RWS RWS RWS RWS RWS RW RO RO RO RO RO RO RO RWS RWS RWS RWS RWS RWS RO RO RO RO RO RO RO RO RWS RO RO RO RO RO
-> Bukti Wawancara untuk Pimpinan - Monitoring Bukti Pengujian
-> Bukti Dokumen -> Bukti Observasi
-> Bukti Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Wawancara untuk Pegawai -> Bukti Wawancara untuk Stakeholder -> Bukti Kuesioner Lanjutan
- Penghitungan Tingkat Maturitas - Skor Akhir Keseluruhan
- Penutupan Proses Pengujian Bukti
RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO RWS RO RO RO RO RO RO RW RO RW RWS RO RO RO RO RO RO RW RO RO RO RO RO RO RO RO RO RO
C. DESAIN INTERFACE DEFAULT APLIKASI
Untuk memberikan tampilan yang konsisten maka digunakan menu yang konsisten untuk tiap tampilan menu. Tiap tampilan mempunyai menu standar ini kecuali bagi peran yang tidak mempunyai hak dalam operasi dalam tampilan tersebut maka tampilan tersebut akan dihilangkan dan operasi hanya bisa lihat (read only).
Untuk penjelasan singkat fungsi masing-masing menu, letakkan pointer mouse pada menu terkait maka akan ditampilkan popup windows fungsi dari menu tersebut.
Tampilan Default
1. Menu Seleksi Pilihan: untuk melihat data satker tertentu maka pilihlah satker tersebut dengan menggunakan menu seleksi pilihan tersebut. Begitu juga dengan menu seleksi pilihan terkait template pengujian, pilih jenis template pengujian yang diinginkan.
Pemilihan Jenis Bukti
2. Menu Seleksi Halaman: pilih menu jumlah record yang akan ditampilkan dan pilih halaman berapa yang akan ditampilkan dengan mengklik menu jumlah record dan menu nomor halaman.
3. Menu Seleksi Jamak/Non Seleksi Jamak : Gunakan menu Seleksi Jamak
untuk memilih semua item dalam tampilan, dan gunakan menu non seleksi
4. Menu Tambah/Edit: Bila menu tambah atau edit di klik maka akan ditampilkan dialog Tambah atau Edit Item sesuai konteks menu. Contoh berikut menu untuk tambah Pegawai QA. Klik Confirm untuk menyetujui perubahan atau Cancel untuk membatalkan perubahan.
5. Menu Hapus: Untuk menu hapus maka bila tombol hapus diklik akan ditampilkan menu konfirmasi penghapusan. Klik tombol Delete untuk menghapus pilihan, atau klik Cancel untuk membatalkan penghapusan.
6. Menu Import dari Excel: Untuk import data dari Excel maka akan diperlihatkan wizard yang memandu step by step proses impor data.
a) Wizard1: dalam wizard 1 anda diminta memilih nama satker dan sumber file yang akan dipuload.
b) Wizard2: dalam wizard 2 anda diminta memilih sheet yang akan menjadi sumber data, juga untuk menentukan opsi import apakah hapus dulu semua data baru impor, ataukah impor dengan menimpa data yang sama dan menambah data bila data sebelumnya belum ada.
c) Wizard3: dalam wizard 3 akan ditampilkan validasi data yang akan diimpor. Data yang kurang tepat/salah untuk diimpor akan diperlihatkan kepada anda. Berikutnya da opsi untuk impor data yang tingkat salah kecil (misal email), tetapi bila ada data kunci yang salah (misal terkait NIP atau nama) maka data tidak akan diimpor.
7. Menu Export to Excel/Export All to Excel: Untuk Export data ke excel maka akan ditampilkan tampilan apakah data mau dibuka saja atau disimpan. pada waktu pembukaan data mungkin belum terupdate, klik tombol enable editing untuk merefresh tampilan. Bila Tombol Enable Editing tidak tampil maka default operasi pembukaan file adalah file dapat diedit.
8. Menu Pencarian: memudahkan pencarian suatu item maka gunakanlah menu pencarian. Ketik item yang akan dicari, kemudian klik tombol cari. Gunakan tombol batal pencarian untuk membatalkan pencarian atau menghapus pencarian.
Untuk pencarian dalam menu tambah maka pengetikan pada menu pencarian akan langsung berefek kepada filter item yang dicari.
D. TAMPILAN MASUK KE SISTEM (LOGIN) UNTUK SEMUA PERAN
1. Login sistem
2. Bila pasword masih kosong maka akan ditampilkan menu pembuatan pasword. ingat-ingat pasword anda.
3. Setelah menu pasword terisi maka Pilih Peran dalam sistem. Pilih K/L/P yang akan dinilai, dan kemudian tentukan kegiatan yang akan diikuti, dan kemudian tentukan peran yang akan digunakan dalam penilaian tersebut.
E. MENU PERAN RESPONDEN SURVAI PERSEPSI
Responden Survai Persepsi merupakan responden yang mengisi kuesioner survai persepsi. Menu yang dapat diakses yaitu langsung ke tampilan kuesioner.
2. Simpan Jawaban anda walaupun belum semua pertanyaan dijawab, anda bisa melanjutkan pengisian jawaban dilain waktu.
3. Bila semua pertanyaan belum dijawab maka setelah jawaban disimpan akan ditampilkan menu edit data. Anda bisa melakukan pengisian data lagi atau logout keluar aplikasi.
4. Bila pertanyaan sudah lengkap dijawab maka akan ditampilkan menu posting. Klik tombol Posting untuk memfinalkan jawaban anda, dan data sudah tidak bisa diubah lagi.
5. Selain menu fungsional diatas ada menu pribadi yang terkait password dan logout. Klik pada tanda panah disamping nama anda untuk menampilkan menu pribadi.
6. Ubah password anda demi keamanan data anda
7. Klik Menu logout untuk keluar aplikasi ini. 8.
F. MENU SETING PERAN ADMIN (Admin QA dan Admin Asesor)
Admin bertugas untuk menyelesaikan seting awal aplikasi, diantaranya penentuan struktur organisasi, kepegawaian, dan penentuan anggota admin itu sendiri. Admin dibedakan dua yaitu admin QA yang terkait seting konfigurasi QA, dan admin asesor yang terkait seting awal penilaian maturitas SPIP.
2. Menu Seting Admin QA
• Tampilan data unit organsisasi QA
• Tampilan Unit Organisasi QA
• Tampilan Penentuan Administrator QA. Menu tambah/Hapus akan tampil/tidak tampil sesuai hak Admin QA. Admin QA hanya berhak mengubah (tambah/hapus) Admin QA yang masih dalam lingkup satkernya.
3. Menu Seting Penilaian (Admin QA/Admin Asesor)
• Admin QA dapat melihat proses penilaian untuk seluruh K/L/P (read only). Untuk memilih organisasi yang dinilai atau yang akan dilihat nilainya maka tekan menu tindakan dan pilih aktifkan, maka posisi data sekarang adalah K/L/P yang
diaktifkan.
• Organisasi yang diaktifkan akan tertulis aktif, dan identitas SPIP berubah sesuai K/L/P yang dipilih.
• Tampilan Pegawai Unit Asesor. Admin dapat mengimpor data pegawai tersebut dari file excel. Lihat cara impor dari excel di petunjuk pemakaian menu sebelumnya.
• Tampilan daftar admin asesor
G. PELAKSANAAN PENILAIAN
Kegiatan penilaian dibedakan dalam tiga tahap yaitu tahap persiapan, tahap pelaksanaan, dan tahap pelaporan (dibuat dalam menu terpisah).
Tahap persiapan diseting oleh Admin Asesor.
Dalam tahap pelaksanaan ada dua proses yaitu survai persepsi dan pengujian bukti. hak Admin asesor dalam kedua tahap ini hanyalah read only, karena yang bekerja ialah asesor dan power asesor.
2. Tampilan menu persiapan
Menu persiapan diseting oleh admin QA dan Admin Asesor. Tugas Admin QA dalam tahap persiapan ini adalah penentuan tim Quality Assurance. Seting persiapan lainnya dilakukan oleh Admin Asesor.
• Tampilan Penetapan Kegiatan Maturitas. Bila ada beberapa penugasan maka bisa dipilih penugasan yang akan dibuka dengan klik menu Tindakan pada baris kegiatan tersebut dan pilih aktifkan.
• Tampilan Penentuan Tim Asesor. Digunakan sesuai unit organisasi inspektorat misal inspektorat 1 bermitra dengan setjen, inspektorat 2 bermitra dengan unit lainnya.
• Tampilan Penentuan Asesor. Asesor dibuat dan kemudian di assign ke tim yang terkait. Jangan lupa untuk menentukan asesor yang akan bertugas sebagai Power
Asesor. Power Asesor bertugas untuk menutup proses survai persepsi dan
pengujian bukti, dan mennetukan fokus pengujian, template bukti, dan melakukan penilaian maturitas.
• Tampilan Penentuan QA. Tampilan ini hanya bisa diisi oleh admin QA.
3. Tampilan menu survai persepsi
• Tampilan Penyusunan Kuesioner Survai Persepsi. Klik edit untuk mengedit kuesioner, dan klik simpan untuk menyimpan atau batal untuk membatalkan perubahan. Klik tombol reset untuk mengembalikan kuesioner ke kuesioner default sesuai pedoman.
• Penentuan Responden Survai Persepsi
• Tampilan Monitoring Responden Survai Persepsi Awal. Hanya kuesioner yang pada posisi selesai diinput atau posting yang dianggap sebagai kuesioner yang valid. Kuesioner yang belum selesai diisi semuanya maka datanya akan diabaikan.
• Tampilan Data Hasil Survai Persepsi Awal. nama R1 dan seterusnya pada kolom responden menunjukkan nama responden (anonim). Kolom berikutnya menunjukkan kode pertanyaan, misal P1-1 berarti pertanyaan subunsur 1 pertanyaan 1.
• Nilai 1 berarti kuesioner dijawab Ya, nilai 0 berarti kuesioner dijawab Tidak, nilai kosong berarti kuesioner tidak dijawab.
• Tampilan Data Validasi Hasil Survai Persepsi Awal. Nilai 1 berarti jawaban kuesioner Ya, nilai 0 berarti jawaban kuesioner Tidak, tanda merah pada jawaban berarti data tersebut sebelumnya tidak konsisten sebelum divalidasi.
• Tampilan Penutupan Proses Survai Persepsi. Penutupan hanya bisa dilakukan oleh Power Asesor.
• Tampilan Penghitungan Skor Survai Persepsi. Pilih satker yang akan dilihat skor maturitasnya.
• Tampilan Rekapitulasi skor tiap satker. klik Tab Rekapitulasi untuk menampilkan data rekapitulasi tingkat maturitas.
4. Tampilan menu Pengujian Bukti
• Tampilan Penentuan Fokus Pengujian. Penentuan Fokus Pengujian hanya bisa dilakukan oleh Power Asesor.
• Menu Pembuatan Template Bukti Pengujian (hanya bisa dilakukan oleh
Power Asesor)
• Tampilan Template Bukti Observasi
• Tampilan Template Bukti Wawancara Pimpinan
• Tampilan Template Bukti Wawancara Stakeholder
• Tampilan Menu pengumpulan bukti pengujian
• Tampilan Pengumpulan Bukti Dokumentasi. Kolom dokumen dan substansi bisa diisi oleh counter part sesuai satkernya, dan asesor sesuai satker yang diampunya, kolom Hasil (Y/T) hanya bisa diisi oleh asesor sesuai satker yang diampunya.
• Tampilan Pengumpulan Bukti Observasi. Hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.
• Tampilan Penentuan Responden Wawancara Pimpinan. Hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.
• Tampilan Pengumpulan Bukti wawancara Pimpinan. Pastikan anda sudah memilih responden wawancara pimpinan pada menu sebelumnya. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.
• Tampilan Penentuan Responden Wawancara Pegawai. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.
• Tampilan Pengumpulan Bukti Wawancara Pegawai. Pastikan anda sudah memilih responden wawancara pegawai pada menu sebelumnya. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.
• Tampilan Penentuan Responden Wawancara Stakeholder. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.
• Tampilan Pengumpulan Bukti Wawancara Stakeholder. Pastikan anda sudah memilih responden wawancara Stakeholder pada menu sebelumnya. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.
• Tampilan Penentuan Responden Kuesioner Lanjutan. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.
• Tampilan Pengumpulan Bukti Kuesioner Lanjutan. Pastikan anda sudah memilih responden Kuesioner Lanjutan pada menu sebelumnya. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.
• Tampilan Menu Monitoring Pengujian Bukti
• Tampilan Monitoring Pengumpulan Bukti Dokumentasi. Data yang ditampilkan adalah Hasil penilaian asesment asesor (Y=Ya/T=Tidak/kosong= tidak dinilai).
• Tampilan Monitoring Pengumpulan Bukti Observasi. Data yang ditampilkan adalah Hasil penilaian asesment asesor (Y=Ya/T=Tidak/kosong= tidak dinilai).
• Tampilan Monitoring Pengumpulan Bukti Wawancara Pimpinan
• Tampilan Monitoring Pengumpulan Bukti Wawancara Pegawai
• Tampilan Monitoring Pengumpulan Bukti Kuesioner Lanjutan
• Tampilan Penghitungan Tingkat Maturitas (oleh Power Asesor).
Gunakan judgement anda dalam memberikan keputusan penilaian pakah Ya atau Tidak. berikan alasan keputusan anda bila data validasi tidak konsisten (ada yang Y dan ada yang T).
BAB ix
IMPLEMENTASI SISTEM
Sistem Penilaian Maturitas SPIP sudah diterapkan di beberapa K/L/P, dan telah didiklatkan dalam beberapa kelas.
A. IMPLEMENTASI SISTEM PENILAIAN MATURITAS SPIP
Sistem penilaian maturitas SPIP pada Direktorat Pengawasan Produksi dan Sumber Daya Alam sudah diterapkan kepada beberapa kementerian/pemda sebagai berikut
1 Direktorat Pengawasan Produksi
dan Sumber Daya Alam
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Kementerian Kelautan dan Perikanan
2 Direktorat Fiskal dan Investasi Kementerian Keuangan
Kementerian Koordinator Perekonomian
3 BPKP Perwakilan Kalimantasn
Selatan
Kabupaten banjar
B. DIKLAT SISTEM PENILAIAN MATURITAS SPIP
Sistem ini sudah di diklatkan pada beberapa inspektorat dan perwakilan BPKP dalam 3 batch kelas, sebagai berikut:
1 Kelas 1: Inspektorat 28 Inspektorat Kab/Prov/KL
2 Kelas 2: Inspektorat Kementerian
tenaga Kerja
Inspektorat Kementerian tenaga Kerja
C. PROGRAM PELATIHAN MANDIRI
Sistem ini sudah dilakukan pelatihan mandiri (PPM) pada direktorat-direktorat pada dua Deputi, sebagai berikut:
1 Deputi PIP Bidang Perekonomian dan Kemaritiman
BAB x
pENGEMBANGAN LEBIH LANJUT
Sistem Penilaian Maturitas SPIP sudah diterapkan di beberapa K/L/P, dan telah didiklatkan dalam beberapa kelas. Walaupun demikian Sistem ini akan selalu diperbaharui dengan teknologi dan fitur baru untuk memenuhi persyaratan yang dibutuhkan oleh pemakainya.
Dari masukan implementasi sistem maka ada rencana pengembangan kedepan yang dkan diterapkan ke sistem agar lebih bermanfaat:
1. Perluasan bulk import dari excel untuk pengujian bukti
Dalam pengembangan ke depan, impor dari excel tidak ahanya dilakukan untuk data pegawai tetapi juga pada proses lainnya yaitu proses pnegujian bukti. Dengan demikian counter part dapat mengisi secara manual pengujian bukti lewat excel, dan setelah selesai diisi tinggal diimport ke sistem.
Export/Import Excel <-> Database
• Bisa impor data pegawai dari Excel • Bisa ekspor data ke Excel
2. Sistem QA
Dengan kemudahan sistem penilaian maka penilaian maturitas SPIP dilakukan secara self-asesment oleh unit organisasi yang bersangkutan, dengan demikian BPKP menjadi lebih berperan sebagai QA. Pengembangan kedepan akan dibuatkan aplikasi untuk fasilitasi BPKP sebagai QA ini.
Memberdayakan Unit Organisasi
✓ Self Asesment dokumen oleh satker ybs, inspektorat sebagai koordinator asesor, BPKP sebagai QA
✓ Tiap satker punya skor maturitas sendiri ✓ Seluruh pegawai tanggung jawab implementasi
SPIP
Satker QA
Assesment
Self Assesment
Tahapan Perkembangan proses asesmen:
1. Asesmen oleh BPKP
2. Asesmen oleh Inspektorat dengan bimbingan BPKP
3. Self-Asesmen oleh Inspektorat, BPKP sebagai QA 4. Self-Asesmen oleh satker ybs, di koordinasi oleh
Inspektorat, BPKP sebagai QA
3. Sistem Pelaporan & Dashboard
Sistem sekarang lebih fokus ke proses penilaian maturitas SPIP (operasional), ke depan akan dibuatkan juga sistem informasi untuk keperluan manajemen yaitu sistem pelaporan dan sistem informasi eksekutif dalam bentuk dashboard.
Data mining/reporting
4. Sistem Stand alone
Sistem online banyak bermanfaat untuk proses terdistribusi, walaupun demikian tidak semua daerah mempunya jaringan internet yang bagus, dengan demikian akan dibuatkan sistem penilaian stand alone yang datanya dapat di transfer ke sistem online bila ada koneksi internet yang memadai. Dengan demikian tersedia beberapa macam mode pemakaian aplikasi dari mulai full internet connection lewat web based application, dengan koneksi internet sesekali lewat bulk import dari dan ke excel, dan berikutnya aplikasi yang digunakan bila tidak ada koneksi internet sama sekali dengan menggunakan aplikasi stand alone.
Multi Mode
Full Internet No Internet Connection
Excel
Import/Export Exe Application Web Application
Aplikasi di desain untuk menangani beberapa kondisi yang mungkin terjadi
5. Mendukung Continuous Improvement
Sistem akan dibangun dalam desain mengikuti suatu siklus perbaikan terus menerus mulai dari identifikasi Area of Improvement (AOI), penentuan action plan, implementasi perbaikan, dan penilaian kembali tingkat maturitas SPIP dan untuk kemudian siklus berulang kembali dengan dilakukan identifikasi AOI dan proses lainnya seterusnya.
