BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Tujuan dan manfaat implementasi Knowledge Management System pada Red Piramid dapat dipersingkat menjadi: “Knowledge Management sebagai budaya berbagi pengetahuan bagi karyawan Red Piramid dimana dalam penerapannya, dapat meningkatkan produktivitas kinerja Red Piramid sehingga Red Piramid dapat memperoleh manfaat langsung berupa peningkatan kinerja perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif yang ditargetkan dan mendorong klien tumbuh ke tingkat yang lebih tinggi”. Tujuan dan manfaat ini diterjemahkan berupa hasil implementasi dimana dengan melakukan standarisasi proses Knowledge Management System dan implementasi Digital Knowledge Management, Red Piramid dapat menghemat 74.8% biaya yang biasanya dikeluarkan setiap satu siklus knowledge.
Efisiensi pada proses, waktu dan biaya dalam implementasi Digital Knowledge Management ini menjadi hal yang penting karena:
1. Knowledge Management merupakan sistem informasi yang memiliki potensi tinggi untuk pengembangan jasa atau produk yang ditawarkan Red Pirami. Implementasi di Red Piramid terhitung berhasil karena sistem Knowledge Management seharusnya berada di kuadran long term investments dimana waktu implementasi 6 bulan – 1 tahun tetapi implementasi di Red Piramid
hanya memerlukan waktu kurang dari 6 bulan. Kami melihat bahwa keberhasilan ini dikarenakan beberapa faktor seperti:
• Red Piramid memiliki budaya sharing knowledge antar karyawan, • Top management Red Piramid mendukung implementasi KMS ini dan
terlibat dalam penyusunan model yang sesuai budaya Red Piramid, • Infrastruktur mendukung untuk implementasi sitem Knowledge
Management.
2. Perencanaan sistem informasi yang didasarkan filosofi, visi dan misi perusahaan diperkuat proses Knowledge Management yang standar, lebih cepat dan lebih efisien, kedua hal ini mendukung keunggulan kompetitif yang ingin dicapai Red Piramid: Operational Excellence dan Management Effectiveness
3. Melalui proses mengolah data menjadi informasi lalu knowledge yang dilakukan lebih cepat dan efisien maka semakin banyak knowledge yang dapat dihasilkan dan dijadikan jasa untuk ditawarkan sebagai solusi yang dapat mendorong klien bertumbuh ke tingkat yang lebih tinggi.
Efisiensi yang terjadi dimana penggunaan terjadi penurunan mandays sebesar 871 mandays/ biaya sebesar Rp. 23,832,063,- (74.8% dari sebelum implementasi Digital KMS) maka dapat disimpulkan bahwa implementasi Digital KMS membuat 1 siklus KM di Red Piramid lebih cepat dan lebih murah. Filosofi Red Piramid telah diterjemahkan dalam fitur – fitur RedLab:
1. Inisiatif untuk berkomunikasi: RedLab menyediakan fasilitas:
a. Forum dan blog agar para karyawan dapat berkomunikasi, berpartisipasi dalam diskusi dan memberi masukkan dalam forum dan blog,
b. Message: fasilitas para karyawan untuk menerima dan mengirimkan pesan antar sesama karyawan. Penggunaan forum, blog maupun message ini berguna untuk meningkatkan komunikasi antar karyawan.
2. Orientasi pada tindakan kongkrit secepat-cepatnya: filosofi ini menekankan pada kecepatan untuk implementasi sesuatu. Dengan semakin cepat dan murah-nya proses KM di Red Piramid, Red Piramid akan mampu menghasilkan lebih banyak solusi untuk diimplementasikan kepada klien.
3. Setiap mitra harus dapat dipercaya dan diandalkan: Red Piramid mempergunakan assessment klien sebelum menjalin kerjasama dengan klien. Jika klien yang akan diajak kerjasama tidak sesuai dengan budaya dan framework Red Piramid, maka Red Piramid tidak menjalin kerjasama dengan klien tersebut. RedLab menyediakan data – data perusahaan maupun sejarah kerjasama dengan klien sebagai bahan evaluasi maupun pre-assessment.
4. Ketangguhan dalam perubahan dan ketidakpastian: RedLab didesign agar fleksibel dan mengimbangi kecepatan Red Piramid. Jika suatu hari KMS Red Piramid perlu ditambah, maka yang ditambahkan adalah content-nya.
Fleksibilitas dan kecepatan RedLab ini sesuai dengan filosofi Red Piramid dimana tangguh menghadapi perubahan dan ketidakpastian melalui solusi yang flexibel yang cocok untuk klien.
5. Kebijaksanaan dalam setiap situasi: salah satu kegunaan Digital KMS adalah menjaga agar data, informasi maupun pengetahuan dalam Red Piramid dapat dijaga (sebelum implementasi RedLab, Red Piramid mengatakan 70% knowledge hilang/ tidak tersimpan). Data, informasi dan Knowledge merupakan bentuk kebijaksanaan yang dimiliki Red Piramid untuk menciptakan solusi bagi klien.
6. Usaha mewariskan masa depan yang baik: warisan masa depan yang terbaik adalah pengetahuan karena dengan mengembangkan pengetahuan yang ada saat ini maka akan semakin banyak pengetahuan yang dapat dihasilkan dan berguna bagi kehidupan. RedLab menyediakan penyimpanan data, informasi maupun knowledge beserta revisi dan update knowledge agar karyawan Red Piramid mampu melihat kembali knowledge yang lampau maupun revisi serta updating-nya.
Dalam pernyataan komitmen Red Piramid, jelas terlihat bahwa Red Piramid menekankan pada penciptaan solusi yang dapat meningkatkan performa klien. Melalui RedLab ini, kecepatan dan biaya Red Piramid dalam menghasilkan 1 pengetahuan menjadi lebih cepat dan lebih murah yang berakibat langsung dengan semakin banyaknya pengetahuan dan solusi yang diciptakan untuk memaksimalkan kinerja klien. Peningkatan kecepatan dan turunnya biaya ini berkorelasi positif dengan unggulan kompetitif yang ingin dicapai Red Piramid. Keunggulan kompetitif
berupa Operational Excellence dan Management Effectiveness dapat dikatakan tercapai jika target pengukuran sesuai Balance Scorecard tercapai. Beberapa target dalam Balance Scorecard yang tercapai tercermin melalui implementasi RedLab:
o Meningkatkan profitabilitas melalui waktu pembuatan 1 pengetahuan yang lebih singkat dan murah,
o Mengefisiensikan penggunaan sumber daya perusahaan: waktu, listrik, telepon, dll,
o Meningkatkan jumlah jasa yang ditawarkan karena semakin banyak solusi yang dihasilkan,
o Meningkatkan aktivitas pembelajaran yang mendukung penciptaan pengetahuan untuk menghasilkan jasa tambahan,
o Penggunaan standar Knowledge Management untuk pertumbuhan yang berkelangsungan.
Dilihat dari tercapainya tujuan dan manfaat implementasi Knowledge Management System dimana dalam merancang tahap–tahap implementasi dan sistem informasi mempergunakan teori–teori yang tepat mengenai Knowledge Management dan melewati metodologi penelitian yang sistematis maka dapat dikatakan implementasi Knowledge Management System telah memenuhi rancangan Knowledge Management System yang baik dan memberi manfaat yang mendukung pencapaian keunggulan kompetitif Red Piramid.