KESIMPULAN DAN SARAN - Peranan Sekretaris Pada Bidang Penilaian Di Kantor Wilayah Dikretorat J

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan sekretaris dalam bidang penilaian Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas

Pada tahun 1971 struktur organisasi dan sumber daya manusia panitia urusan piutang Negara (PUPN) tidak mampu menangani penyerahan piutang Negara yang berasal dari kredit investansi. Berdasarkan keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1976 dibentuk Badan Urusan Piutang Negara (BUPN) dengan tugas mengurus penyelesaian piutang Negara sebagaimana Undang-Undang Nomor 49 Tahun 1960 tentang Panitia Urusan Piutang Negara, sedangkan panitia Urusan Piutang Negara (PUPN) yang merupakan panitia interdepartemental hanya menetapkan produk hokum dalam pengurusan piutang negara. Sebagai penjabaran Keppres (keputusan presiden) tersebut, maka Menteri Keuangan mengeluarkan Surat Keputusan Nomor 517/MK/IV/1976 tentang susunan organisasi dan tata kerja BUPN, dimana tugas pengurusan piutang negara dilaksanakan oleh satuan Tugas (satgas) BUPN.

Untuk mempercepat proses pelunasan piutang negara macet, diterbitkanlah Keputusan Presiden Nomor 21 Tahun 1991 yang menggabungkan fungsi lelang dan seluruh aparatnya dari lingkungan Direktorat Jenderal Pajak ke dalam struktur organisasi BUPN, sehingga terbentuklah organisasi baru yang bernama Badan Urusan Piutang dan lelang negara (BUPLN). Sebagai tindak lanjut, Menteri Keuangan memutuskan bahwa tugas operasional pengurusan piutang Negara dilakukan oleh Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara (KP3N). sedangkan tugas operasional lelang dilakukan oleh Kantor Lelang Negara (KLN).

Maka dasar hukum yang memayungi Keputusan Penguasa Perang Pusat (yaitu Undang-Undang Dasar Sementara 1950) menjadi tidak berlaku lagi. Oleh karena itu, seluruh Keputusan Penguasa Perang Pusat berikut semua aturan pelaksanaannya tidak akan berlaku lagi. Namun demikian, tugas dan kewenangan P3N untuk menyelesaikan piutang negara secara cepat dan efisien masih dipandang relevan untuk tetap dilaksanakan. Oleh karena itu, sebelum Keputusan Penguasa Perang Pusat tersebut dicabut, maka dipandang perlu untuk menyusun suatu ketentuan pengganti yang dapat mempertahankan eksistensi tugas dan kewenangan pengurusan piutang negara yang cepat dan efisien.

Pada tanggal 14 Desember 1960 pemerintah menetapkan Undang-Undang Nomor 49 Prp Tahun 1960 tentang Panitia Urusan Piutang Negara. Berdasarkan Undang-Undang tersebut pemerintah membentuk Panitia Urusan Piutang Negara (PUPN) sebagai pengganti P3N. Guna melestarikan dan mempertahankan eksistensi kewenangan P3N, maka PUPN juga diberikan kewenangan Parate Eksekusi dalam melaksanakan tugasnya.

Pada tahun 1971 penyerahan piutang negara yang berasal dari kredit investasi cukup banyak, namun struktur organisasi dan sumber daya manusia PUPN terbatas. Oleh karena itu,berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1976 dibentuk Badan Urusan Piutang Negara (BUPN) dengan tugas mengurus penyelesaian piutang negara, sedangkan PUPN yang merupakan panitia interdepartemental hanya menetapkan produk hukum dalam pengurusan piutang negara. Sebagai penjabaran Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1976 tersebut, maka Menteri Keuangan mengeluarkan Surat Keputusan Nomor 517/MK/IV/1976 tentang susunan organisasi dan tata kerja BUPN, dimana tugas pengurusan piutang negara dilaksanakan oleh Satuan Tugas (Satgas) BUPN.

9 Meningkatnya piutang negara yang pengurusannya diserahkan kepada BUPN menandakan makin banyaknya piutang negara yang bermasalah (macet), baik berasal dari perbankan yang mempunyai agunan maupun non perbankan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, pemerintah memandang perlu mengeluarkan suatu kebijakan guna mempercepat proses pelunasan piutang negara. Untuk itu diterbitkanlah Keputusan Presiden Nomor 21 Tahun 1991 yang menggabungkan fungsi lelang dan seluruh aparatnya dari lingkungan Direktorat Jenderal Pajak ke dalam struktur organisasi BUPN, sehingga terbentuklah organisasi baru yang bernama Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara (BUPLN).

Sebagai tindak lanjut dari Keputusan Presiden Nomor 21 Tahun 1991, Menteri Keuangan memutuskan bahwa tugas operasional pengurusan piutang negara dilakukan oleh Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara (KP3N), sedangkan tugas operasional lelang dilakukan oleh Kantor Lelang Negara (KLN). Selanjutnya berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 177 Tahun 2000 yang ditindaklanjuti dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 2/KMK.01/2001 tanggal 3 Januari 2001, BUPLN ditingkatkan menjadi Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN)

Untuk menyesuaikan tugas dan fungsi pada kantor operasional, maka Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara (KP3N) dan Kantor Lelang Negara (KLN) dilebur menjadi satu dengan nama Kantor Pengurusan Piutang dan Lelang Negara (KP2LN).Penyatuan ini dikukuhkan dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 425/KMK.01/2002 tanggal 2 Oktober 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara dan Kantor Pelayanan Piutang dan Lelang Negara.

Pada tahun 2006 terjadi penataan organisasi di lingkungan Departemen Keuangan dimana fungsi Pengurusan Piutang Negara dan Pelayanan Lelang digabung dengan fungsi Pengelolaan Kekayaan Negara Direktorat Pengelolaan Barang Milik/Kekayaan Negara (PBM/KN) DJPb, sehingga Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN) berubah menjadi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 66 Tahun 2006 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Republik Indonesia. Dengan adanya perubahan organisasi tersebut, maka KP2LN berganti nama menjadi Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) dengan tambahan fungsi pelayanan di bidang kekayaan negara dan penilaian sesuai Peraturan Menteri Keuangan Nomor 135/PMK.01/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal di lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara. Hal ini merupakan salah satu hasil Reformasi Birokasi yaitu penyatuan fungsi-fungsi yang sejenis ke dalam satu unit Eselon I.

Unit kerja Kantor Pusat DJKN terdiri dari 8 unit eselon II, yaitu: Sekretariat, Direktorat Barang Milik Negara, Direktorat Kekayaan Negara Dipisahkan, Direktorat Piutang Negara dan Kekayaan Negara Lain-Lain, Direktorat Penilaian, Direktorat Pengelolaan Kekayaan Negara dan Sistem Informasi, Direktorat Lelang, dan Direktorat Hukum dan Hubungan Masyarakat. Selain itu, DJKN juga mempunyai unit kerja vertikal yang tersebar di seluruh Indonesia, yang terdiri dari 17 Kantor Wilayah dan 70 KPKNL.

VISI DAN MISI DJKN A. VISI

Menjadi pengelola kekayaan negara yang profesional dan akuntabel untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat

11 B. MISI

a. Mewujudkan optimalisasi penerimaan, efisiensi pengeluaran, dan efektivitas pengelolaan kekayaan negara.

b. Mengamankan kekayaan negara secara fisik, administrasi, dan hukum. c. Meningkatkan tata kelola dan nilai tambah pengelolaan investasi pemerintah d. Mewujudkan nilai kekayaan negara yang wajar dan dapat dijadikan acuan dalam

berbagai keperluan.

e. Melaksanakan pengurusan piutang negara yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.

f. Mewujudkan lelang yang efisien, transparan, akuntabel, adil, dan kompetitif sebagai instrumen jual beli yang mampu mengakomodasi kepentingan masyarakat.

TUGAS DAN FUNGSI DJKN Tugas

Direktorat Jenderal Kekayaan Negara mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang.

Fungsi

a. Perumusan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara,dan lelang; b. Pelaksanaan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang; c. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang;

d. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang; dan

e. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.

KANTOR WILAYAH DJKN

(DIREKTORAT JENDERAL KEKAYAAN NEGARA)

Sumber Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (2015) Gambar 2.1 Stuktur Organisasi kantor Wilayah DJKN

Job Description

1. Kepala Wilayah Sebagai Wakil Pemerintah adalah Penguasa Tunggal di bidang pemerintahan dalam wilayahnya dalam arti memimpin pemerintahan, mengkordinasikan pembangunan dan membina kehidupan masyarakat di segala bidang.

2. Kepala Bagian Umum

Secara Singkat tugas dan fungsi dari semua yang telah disajikan diatas adalah sebagai berikut:

1. Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan memiliki tugas pokok:

a. Melakukan pembinaan urusan perlengkapan;

b. Melakukan pembinaan urusan rumah tangga;

c. Melakukan pembinaan urusan pengelolaan aset daerah.

dan dalam melaksanakan tugas pokoknya Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:

a. Merencanakan rencana kerja dan program kerja sub bagian umum Perlengkapan dan aset daerah;

b. Membagi tugas dan memberikan petunjuk kepada staf agar melakukan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan tugas;

c. Mengumpulkan bahan koordinasi pelaksanaan urusan rumah tangga sekretariat daerah;

d. Mengumpulkan bahan koordinasi pembinaan dan pemberian bimbingan penyusunan analisa kebutuhan dan pengadaan;

e. Menyusun laporan pelaksanaan tugas sub bagian umum dan Perlengkapan.

3. Kepala KPKLN (kantor pelayanan kekayaan Negara dan lelang )

a. pemberian bimbingan teknis, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan di bidang kekayaan negara;

b. pemberian bimbingan teknis, supervisi, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan di bidang penilaian;

c. pemberian bimbingan teknis, penggalian potensi, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan pengurusan piutang negara;

d. pemberian bahan pertimbangan atas usul penghapusan, keringanan hutang, pencegahan, paksa badan atau penyelesaian piutang negara;

e. pemberian bimbingan teknis pengelolaan barang jaminan dan pemeriksaan harta kekayaan atau barang jaminan yang tidak diketemukan milik penanggung hutang atau penjamin hutang;

f. pemberian bimbingan teknis, penggalian potensi, pemantauan, evaluasi dan Verifikasi lelang serta pengembangan lelang;

g. pemberian pelayanan bantuan hukum di bidang kekayaan negara, penilaian, piutang negara dan lelang;

15 informasi serta pelaksanaan verifikasi pengurusan piutang negara dan lelang;

i. pembinaan terhadap Penilai, Usaha Jasa Lelang, dan Profesi Pejabat Lelang;

j. pelaksanaan dan pengawasan teknis pengelolaan kekayaan negara, penilaian, pengurusan piutang negara dan lelang;

k. pelaksanaan penilaian dan pengurusan piutang negara;

l. pelaksanaan administrasi Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.

4. Kepala Bidang PKN (pengelola kekayaan Negara)

a. penyusunan bahan bimbingan teknis, inventarisasi, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan pengelolaan Kekayaan Negara;

b. penyusunan bahan bimbingan teknis prosedur pengadaan, pengamanan, pemanfaatan, dan status penguasaan Kekayaan Negara;

c. penyusunan bahan bimbingan teknis penatausahaan, pertanggungjawaban, pelaporan, dan akuntansi serta penyusunan daftar Kekayaan Negara;

d. pelaksanaan pengelolaan kekayaan negara.

5. Kepala Bidang Penilaian

a. penyusunan bahan bimbingan teknis, supervisi, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan di bidang penilaian sumber daya alam, properti, properti khusus dan usaha;

b. penyusunan bahan bimbingan teknis penelitian, pengolahan data dan informasi di bidang penilaian sumber daya alam, properti, properti khusus dan usaha;

c. penyusunan bahan bimbingan terhadap Penilai; d. pelaksanaan kegiatan di bidang penilaian.

6. Kepala Bidang Piutang Negara

a. pelaksanaan pemberian bimbingan teknis dan pemantauan pelaksanaan penetapan, penagihan dan eksekusi piutang negara;

b. pelaksanaan penyiapan bahan pertimbangan atas usul penghapusan, keringanan hutang, pencegahan bepergian ke luar negeri, paksa badan atau penyelesaian piutang negara;

c. pelaksanaan pemberian bimbingan teknis verifikasi pengurusan piutang negara; d. pelaksanaan penggalian potensi piutang negara;

e. pelaksanaan pengurusan piutang negara;

f. pelaksanaan pemberian bimbingan teknis dan pemantauan pelaksanaan pemeriksaan harta kekayaan atau barang jaminan yang tidak diketemukan milik penanggung hutang atau penjamin hutang;

g. pelaksanaan pemberian bimbingan teknis pengelolaan dan pemantauan pelaksanaan pengamanan, pemberdayaan dan pemasaran barang jaminan.

7. Kepala Bidang Lelang

a. penyiapan bahan bimbingan teknis, penggalian potensi, pemantauan, evaluasi, verifikasi risalah lelang, dan pengembangan lelang;

b. penyiapan bahan pengawasan lelang;

c. pelaksanaan pemeriksaan kinerja lelang dan pembukuan hasil lelang;

d. penyiapan bahan bimbingan dan pelaksanaan pengawasan Usaha Jasa Lelang, dan Profesi Pejabat Lelang.

8.Kepala Bidang Hukum dan Informasi

a. penyiapan bahan bimbingan dan pelaksanaan pelayanan bantuan hukum, penelaahan hukum, serta penanganan perkara di bidang kekayaan negara, penilaian, pengurusan piutang negara dan lelang;

b. penyiapan bahan bimbingan teknis pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang kekayaan negara, penilaian, piutang negara dan lelang;

c. pelaksanaan verifikasi pengurusan piutang negara dan lelang.

d. penyiapan bahan bimbingan teknis registrasi dan penatausahaan berkas pengurusan piutang negara;

e. pelaksanaan pengelolaan jaringan komunikasi data.

D. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuain dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua, Direktorat Jenderal Kekayaan Negara terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam meewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan sisiplin serta loyaritas dalam bekerja. Untuk mendorong hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Kinerja terkini yang dijalankan perusahaan adalah:

a. Menjadi pengelola kekayaan negara yang profesional dan akuntabel untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat

b. Mewujudkan optimalisasi penerimaan, efisiensi pengeluaran, dan efektivitas pengelolaan kekayaan negara.

c. Mengamankan kekayaan negara secara fisik, administrasi, dan hukum.

d. Meningkatkan tata kelola dan nilai tambah pengelolaan investasi pemerintah

e. Mewujudkan nilai kekayaan negara yang wajar dan dapat dijadikan acuan dalam berbagai keperluan.

f. Melaksanakan pengurusan piutang negara yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.

g. Mewujudkan lelang yang efisien, transparan, akuntabel, adil, dan kompetitif sebagai instrumen jual beli yang mampu mengakomodasi kepentingan masyarakat.

E. Rencana Kegiatan

Untuk melaksanakan tugas komite Audit perlu disusun program kerja tahunan Rencana kerja tahunan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang dimaksud antara adalah:

d. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang; dan

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN DAN JENIS – JENIS SEKRETARIS 1. Pengertian Sekretaris

Menurut Waworuntu (2001:58), istilah sekretaris sebenarnya berasal dari istilah asing yang diindonesiakan, yaitu bahasa belanda “secretaris” atau bahasa inggris “secretary”

berasal dari perkataan latin “secretum”, yaitu “rahasia”, jadi menyangkut seorang yang dapat dipercaya, seorang yang dapat “menyimpan rahasia”.

Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis disini tidak sama dengan pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Sedangkan secara definisi kata sekretaris dapat kita pahami dan beberapa definisi menurut ahli sebagai berikut :

1. Menurut M. Braum dan Ramon (2000:43) ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai

21 kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.

1. Menurut Drs. The Liang Gie (2000:43) mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang penjabat penting atau suatu organisasi.

2. Menurut Drs. Ig. Wursanto (2000:43) mengatakan bahwa sekretaris ialah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

Dalam demikian, maka dapat dikatakan bahwa sekretaris adalah merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala kegiatan pimpinan atau manager dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran dan organisasi. Jadi lebih menekankan pada proses manajemen kesekretaris tersebut, agar segala sesuatu yang diperlukan oleh seorang kepala atau pimpinan untuk suatu proses kegiatan dapat dengan segera dilaksanakan dengan baik.

Adapun pengertian sekretaris di Kantor Wilayah Dikretorat jenderal Kekayaan Negara seorang pembantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugas perusahaan karena dianggap dapat dipercaya untuk meningkatkan pimpinan perusahaan, menjadi penghubung antara pimpinan dengan karyawan lainnya dan membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaab dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

2. Jenis – Jenis Sekretaris

Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat, hal ini tentunya sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui jenis-jenis sekretaris antara lain :

1. Sekretaris pribadi (private secretary/personal secretary)

a. Poewardarminta (2000:48) mengatakan orang yang menjadi pembantu orang lain untuk mengerjakan tulis menulis, mencatat pembicaraan, dan sebagainya. b. Sutiyono (2000:48) yaitu seorang yang berperanan semata-mata sebagai

pemabntu pimpinan dan tidak membawakan orang lain. 2. Sekretaris manajer/sekeratris eksekutif

a. Wursanto (2000: 49 )yaitu seorang membawahi suatu satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang ketatausahaan.

b. Sutiyono (2000:49) yaitu sekeratris yang berfungsi sebagai manajer, yakni secara formal menjalankan kepemimpinan.

3. Sekretaris muda (yunior sekretaris)

Sekretaris muda yaitu seorang sekretaris yang karena kedudukannya dilihat dari aspek:

a. Lebih muda dalam arti usia pengalaman. b. Pangkat jabatan yang lebih rendah.

Sekretaris muda yaitu seorang sekretaris yang memliki kemampuan atau kecakapan yang lebih rendah dari jabatan sekretaris senior.

Berdasarkan istilahnya, yakni sekretaris muda, lebih banyak digunakan pada perusahaan, hal ini karena perusahaan, khususnya perusahaan yang sudah besar

23 memerlukan banyak sekretaris yamg mampu menangani bidang-bidang tertentu, sehingga sekretaris muda diperlukan dalam pekerjaan yang jabatannya lebih rendah dari sekretaris senior.

4. Sekretaris senior

Sekretaris senior, yaitu seorang sekretaris yang karena kedudukannya dilihat dari aspek :

a. Sekretaris yang lebih tua dalam arti usia pengalaman. b. Sekretaris yang pangkat jabatan yang lebih tinggi.

Sekretaris junior umumya merupakan sekretaris pribadi, atau pun sekretaris yang karena hubunganny deket dengan pimpinan, sedangkan sekretaris senior yaitu sekretaris yang memegang tugas dan fungsi sekretaris eksekutif/organisasi.

Sekretaris senior menjadi pemegang sekretaris eksekutif, hal ini karena tingkat pengalaman dan kemampuannya yang baik sangat diperlukan dalam melakukan tugas-tugas karyawan secara professional sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan sekretaris senior dapat bertanggung jawab dengan pimpinannya. Menurut lance H. Secreten bahwa sekretaris sama pentingnya dengan seorang diplomat (pemegang rahasia). Berdasarkan pengertian Secreten ini, maka dapat dipahami bahwa seorang sekretaris terutama sekretaris senior sangat diperlukan dalam rangka untuk dapat menjaga dan menjamin kebijakan dan perencanaan yang menjadi rahasia perusahaan atau lembaga agar tidak diketahui oleh yang bukan berwenang.

5. Sekretaris I, II, III

Sekretaris I, II dan III ini, hanya merupakan pembagian sekretaris yang berdasarkan pembagian bidang tugas kerja dan tanggung jawab pada satu

24 organisasi perusahaan, pembagian sekretaris I, II dan III ini juga tentunga disesuaikan dengan besar kecilnya suatu organisasi atau perusahaan dan banyaknya bidang-bidang pekerjaan yang harus dilaksanakan.

6. Sekeratris jenderal

Pada beberapa organisasi biasanya menggunakan istilah sekretaris jenderal. Pada dasarnya istilah sekretaris jenderal ini sama pengertiannya dengan pengertian istilah sekretaris secara umum. Sekretaris jenderal dapat berupa jabatan sekretaris yang memiliki wewenang dan tugas yang sangat besar. Jadi sekteraris jenderal umumnya hanya merupakan penanaman tertentu saja pada suatu organisasi atau pun lembaga.

Adapun jenis sekretaris yang dimiliki oleh Kantor dikretorat jenderal Kekayaan Negara adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudahkan dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan dan mengetahui sifat-sifat dari pimpinan.

B. RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS

Tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal, pertama tugas-tugas yang berhubungan dengan berhubungan dengan tugas kesekretariatan, kedua yang sekaligus merupakan tugas dari seorang sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil guna, berdaya guna, dan lebih professional. Tugas tersebut dapat berupa tugas ketatausahaan yang meringankan

25 pekerjaan pimpinan memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan hubungan kerja sama dengan pimpinan atau relasinya.

Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsinya sebagai pembantu pimpinan. Dalam Sedarmayanti (2000:23) umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokan 8 (delapan) kriteria :

1. Tugas Rutin/Operasional, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job description-nya. Tugas rutin ini mencakup:

1) Menangani surat masuk untuk pimpinan. 2) Korespondensi.

3) Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan. 4) Menerima telepon dan menelepon.

5) Menyusun, menempatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan. 6) Mengatur jadwal kegiatan/agenda pimpinan agar selalu tepat.

7) Pengaturan dan kerapihan ruangan kantor. 8) Menyiapkan pembuatan laporan.

9) Mengelola kas kecil (petty cash).

2. Tugas Insidential atau berdasrkan instruksi adalah tugas yang dilaksankan apabila ada intruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsure kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas incidental ini antara lain:

1) Mempersiapkan rapat.

3) Menyusun makalah dan pidato.

4) Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak dan lain-lain. 5) Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia.

6) Mengurus perjalanan dinas pimpinan.

7) Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang berkait dengan perusahaan. 8) Tugas khusus lain sesuai dengan instruksi dan kewenangan dari atasan.

3. Tugas Kreatif atau Inisiatif. Tugas ini merupakan tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta atau instruksi pimpinan, tetapi wajib dilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikan pimpinan. Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi:

1) Membuat perencanaan kerja. 2) Mempelajari pengetahuan bank.

3) Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil (petty cash). 4) Efisiensi kerja.

5) Pematapan dan pengembangan diri sekretaris.

6) Mempersiapkan perabot kantor, pelengkapan, dan alat-alat penting bagi sekretaris.

7) Memahami cara kerja mesin kantor dan audio-visual aids (alat bantu peraga).

8) Memahami peraturan/keadaan organisasi tempat bekerja dan lai-lain. Beberapa contoh tugas kreatif :

27 2) Membuat kliping berita atau artikel yang dibutuhkan perusahaan.

3) Membuat perencanaan kerjanya sendiri.

4) Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya perusahaan.

5) Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, seminar. Lokakarya, maupun pendidikan yang menunjang pekerjaannya.

4. Tugas Khusus yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepasa sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsure kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia

Dalam dokumen Peranan Sekretaris Pada Bidang Penilaian Di Kantor Wilayah Dikretorat Jenderal Kekayaan Negara (Halaman 15-48)