PERANAN SEKRETARIS DALAM BIDANG PENILAIAN DI KANTOR WILAYAH DIREKTORAT JENDERAL
KEKAYAAN NEGARA
OLEH :
ANGGI SRI HARDIANTI 122103073
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kesehatan, kesempatan kepada kita khususnya pada penulis, serta selawat dan salam kehadirat Nabi besar Muhammad SAW yang kita harapkan syafaatnya di hari akhirat nanti, sampai saat ini penulis telah dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “PERANAN SEKRETARIS PADA BIDANG PENILAIAN DI KANTOR WILAYAH DIKRETORAT JENDERAL KEKAYAAN NEGARA”
Penulis menyadari bahwa sesungguhnya penulisan dan penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bimbingan dan nasihat serta pengarahan dari berbagai pihak, untuk itu dengan segala kerendahan hati, tulus dan ikhlas penulis mengucapkan terimakasih kepada :
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak dan pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Subhihar, Ph. D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE., MM selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena L L. Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan.
waktu, tenaga dan fikiran untuk memberikan arahan serta bimbingan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
6. Seluruh staf pengajar dan pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, terutama di Program Studi DIII Kesekretariatan yang telah memberikan ilmu pengetahuan, bantuan bagi Penulis selama perkuliahan dan penulisan Tugas Akhir ini.
7. Pimpinan, staf dan segenap karyawan/i di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang telah membantu penulis memperoleh data melakukan penelitian di perusahaan tersebut serta banyak memberikan bantuan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
8. Terimakasih kepada Kakak Deisy Merina Isaura Saragih, A.Md selaku mentor saat magang yang memberikan arahan dan bimbingan serta motivasi kepada penulis.
9. Ayahanda tersayang Syahrul dan Ibunda Sri Maharani Nasution dan segenap keluarga Besar yang selalu memberikan do’a dukungan dan motivasi. Terima kasih untuk pengorbanan yang tidak ternilai. Semoga ALLAH SWT membalas semua kebaikan kalian. Amin ya Allah.
10. Seluruh teman-teman khususnya stambuk 2012 yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Terima kasih atas persahabatan yang tidak akan pernah penulis lupakan.
11. Terima kasih pula pada teman magang lainnya yang berada di dalam Universitas maupun diluar Universitas. Semangat buat kalian.
12. Rekan-rekan mahasiswa/i di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, khususnya di Program studi DIII Kesekretariatan yang tidak mungkin Penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh sebab itu Penulis menerima saran dan semua pihak. Dengan kerendahan hati, penulis berharap agar Tugas Akhir ini berguna bagi kita semua.
Akhir kata penulis berserah kepada ALLAH SWT, semoga senantiasa melimpahkan petunjuk dan rahmat-Nya kepada kita semua Tugas Akhir ini bermanfaat bagi banyak pihak.
Medan, 2015
Penulis
Anggi Sri Hardianti
Halaman
E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan………… 4
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI A . Sejarah Ringkas………. 7
B . Struktur Organisasi………. 12
C . Job Description……….. 13
D . Kinerja Usaha Terkini……… 14
E . Rencana Kegiatan……….. 14
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian dan Jenis-jenis Sekretaris………. 20
B. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris………... 24
C. Persyaratan Sekretaris……… 29
D. Peran Sekretaris……….. 31
E. Hubungan Sekretaris……….. 35
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan……… 37
B. Saran……….. 38
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penulisan Tugas Akhir………. 5
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi………. 12
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sekretaris bekerja dilembaga, badan, yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan bersangkutan mencapai tujuannya. Lembaga atau badan tersebut berupa perusahaan, organisasi, atau yayasan.
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu karyawan kantor dalam penyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya. Jadi, fungsi sekretaris adalah sebagai pembantu seorang kepala atau pembantu seorang pimpinan.
Pengertian sekretaris adalah pegawai atau orang yang bertugas memberikan bantuan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan seperti surat- menyurat (korespondesi), pendiktean, stenografi, serta menyimpan dan memelihara warkat-warkat. Seorang sekretaris adalah orang yang harus dapat menyimpan rahasia, karena pekerjaan sekretaris bersifat rahasia.
Sekretaris berperan ganda dalam melakukan aktivitasnya. Peran pertama adalah memberikan pekerjaan yang bersifat pelayanan kepada karyawan, di dalam melaksanakan peran ini sekretaris cenderung bersifat pasif, artinya menunggu pemerintah dari atasan. Peran kedua adalah mengelola pekerjaan kantor sekretaris dituntut untuk berperan aktif, peran aktif diwujudkan melalui inisiatif merancang rencana, pelaksanaan kerja dan evaluasi.
Menurut Sedarmayanti 2000:5 “Fungsi sekretaris adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar.
Dengan ini peran sekretaris sangatlah penting karena terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana, atau belum dapat terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tak terpisahkan dari tugas pimpinan.
Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu meringankan beban dan memecahkan persoalan dan mengambil keputusan tingkat awal yang diinginkan berhubungan dengan pimpinan, ataupun sebaliknya dia juga berfungsi sebagai Pembina hubungan yang baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Sekretaris merupakan pembantu dalam memulai serta bekerja setiap hari tanpa memerlukan perintah, perhatian, ataupun pengawasan khusus. Untuk melaksanakan tugas-tugas sekretaris yang begitu komplek. Sekretaris diharapkan bisa mengatasi kesibukan dan memecahkan kesulitan dan memberi semangat kepada pimpinan dan menyederhanakan cara penyelesaikannya.
Sekretaris memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksaan tugas pokok organisasinya. Guna menjamin kecerdasan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahuin dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya sendiri.
3 Peranan Sekretaris Pada Bidang Penilaian di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang cukup baik dan begitu kompleks, membuat ketertarikan kepada penulis untuk lebih meninjau, bagaimana peran sekretaris yang lebih baik menurut penulis sehingga memberikan pertimbangan kepada perusahaan dan semoga hal yang positif kepada keberlangsungan perusahaan.
Pentingnya peranan sekretaris dalam perusahaan membuat sekretaris menjadi sebuah elemen penting dari sebuah perusahaan, bahkan juga sebagai tangan kanan pimpinannya merupakan orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas pimpinan. Berdasarkan pengamatan dan uraian penulis selama berada di Kantor Wilayah Direktorat jenderal kekayaan Negara, maka judul dari pengamatan ini adalah :
“ Peranan Sekretaris Pada Bidang Penilaian di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara “
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan diatas maka disini penulis melihat adanya permasalahan yang dapat diidentifikasikan, masalah pokok tersebut adalah “ Bagaimana Peranan Sekretaris Pada Bidang Penilaian di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang diinginkan dalam penelitian adalah :
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi penulis
a. Menambah wawasan dan pengetahuan baru bagi peneliti untuk dapat mengerti dan memahami lebih jauh tentang peranan sekretaris pada bidang penilaian.
b. meningkatkan kreaktifitas dan professional penelitian agar mampu mempersiapkan diri dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
2. Bagi pembaca
a. penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat dan sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya.
b. memperkaya penelitian tentang peranan sekretaris pada bidang penilaian. 3. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan perbaikan-perbaikan tentang peranan sekretaris di perusahaan.
E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal Penelitian
5 Tabel 1.1
Jadwal penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No keterangan April Mei Juni
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
Sumber Penulis (2015) 2. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis menjadi dua sumber, yaitu : a. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangin langsung ke objek penelitian, dimana data yang diperoleh langsung dari lapangan melalui wawancara dan Tanya jawab.
b. Data Sekunder
3. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/ observasi dan rencana isi.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang pengertian peranan dan jenis-jenis sekretaris, ruang lingkup tugas sekretaris, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas
Pada tahun 1971 struktur organisasi dan sumber daya manusia panitia urusan piutang Negara (PUPN) tidak mampu menangani penyerahan piutang Negara yang berasal dari kredit investansi. Berdasarkan keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1976 dibentuk Badan Urusan Piutang Negara (BUPN) dengan tugas mengurus penyelesaian piutang Negara sebagaimana Undang-Undang Nomor 49 Tahun 1960 tentang Panitia Urusan Piutang Negara, sedangkan panitia Urusan Piutang Negara (PUPN) yang merupakan panitia interdepartemental hanya menetapkan produk hokum dalam pengurusan piutang negara. Sebagai penjabaran Keppres (keputusan presiden) tersebut, maka Menteri Keuangan mengeluarkan Surat Keputusan Nomor 517/MK/IV/1976 tentang susunan organisasi dan tata kerja BUPN, dimana tugas pengurusan piutang negara dilaksanakan oleh satuan Tugas (satgas) BUPN.
Untuk mempercepat proses pelunasan piutang negara macet, diterbitkanlah Keputusan Presiden Nomor 21 Tahun 1991 yang menggabungkan fungsi lelang dan seluruh aparatnya dari lingkungan Direktorat Jenderal Pajak ke dalam struktur organisasi BUPN, sehingga terbentuklah organisasi baru yang bernama Badan Urusan Piutang dan lelang negara (BUPLN). Sebagai tindak lanjut, Menteri Keuangan memutuskan bahwa tugas operasional pengurusan piutang Negara dilakukan oleh Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara (KP3N). sedangkan tugas operasional lelang dilakukan oleh Kantor Lelang Negara (KLN).
Maka dasar hukum yang memayungi Keputusan Penguasa Perang Pusat (yaitu Undang-Undang Dasar Sementara 1950) menjadi tidak berlaku lagi. Oleh karena itu, seluruh Keputusan Penguasa Perang Pusat berikut semua aturan pelaksanaannya tidak akan berlaku lagi. Namun demikian, tugas dan kewenangan P3N untuk menyelesaikan piutang negara secara cepat dan efisien masih dipandang relevan untuk tetap dilaksanakan. Oleh karena itu, sebelum Keputusan Penguasa Perang Pusat tersebut dicabut, maka dipandang perlu untuk menyusun suatu ketentuan pengganti yang dapat mempertahankan eksistensi tugas dan kewenangan pengurusan piutang negara yang cepat dan efisien.
Pada tanggal 14 Desember 1960 pemerintah menetapkan Undang-Undang Nomor 49 Prp Tahun 1960 tentang Panitia Urusan Piutang Negara. Berdasarkan Undang-Undang tersebut pemerintah membentuk Panitia Urusan Piutang Negara (PUPN) sebagai pengganti P3N. Guna melestarikan dan mempertahankan eksistensi kewenangan P3N, maka PUPN juga diberikan kewenangan Parate Eksekusi dalam melaksanakan tugasnya.
Pada tahun 1971 penyerahan piutang negara yang berasal dari kredit investasi cukup banyak, namun struktur organisasi dan sumber daya manusia PUPN terbatas. Oleh karena itu,berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1976 dibentuk Badan Urusan Piutang Negara (BUPN) dengan tugas mengurus penyelesaian piutang negara, sedangkan PUPN yang merupakan panitia interdepartemental hanya menetapkan produk hukum dalam pengurusan piutang negara. Sebagai penjabaran Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1976 tersebut, maka Menteri Keuangan mengeluarkan Surat Keputusan Nomor 517/MK/IV/1976 tentang susunan
organisasi dan tata kerja BUPN, dimana tugas pengurusan piutang negara dilaksanakan oleh Satuan
9 Meningkatnya piutang negara yang pengurusannya diserahkan kepada BUPN menandakan makin banyaknya piutang negara yang bermasalah (macet), baik berasal dari perbankan yang mempunyai agunan maupun non perbankan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, pemerintah memandang perlu mengeluarkan suatu kebijakan guna mempercepat proses pelunasan piutang negara. Untuk itu diterbitkanlah Keputusan Presiden Nomor 21 Tahun 1991 yang menggabungkan fungsi lelang dan seluruh aparatnya dari lingkungan Direktorat Jenderal Pajak ke dalam struktur organisasi BUPN, sehingga terbentuklah organisasi baru yang bernama Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara (BUPLN).
Sebagai tindak lanjut dari Keputusan Presiden Nomor 21 Tahun 1991, Menteri Keuangan memutuskan bahwa tugas operasional pengurusan piutang negara dilakukan oleh Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara (KP3N), sedangkan tugas operasional lelang dilakukan oleh Kantor Lelang Negara (KLN). Selanjutnya berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 177 Tahun 2000 yang ditindaklanjuti dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 2/KMK.01/2001 tanggal 3 Januari 2001, BUPLN ditingkatkan menjadi Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN)
Pada tahun 2006 terjadi penataan organisasi di lingkungan Departemen Keuangan dimana fungsi Pengurusan Piutang Negara dan Pelayanan Lelang digabung dengan fungsi Pengelolaan Kekayaan Negara Direktorat Pengelolaan Barang Milik/Kekayaan Negara (PBM/KN) DJPb, sehingga Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN) berubah menjadi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 66 Tahun 2006 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Republik Indonesia. Dengan adanya perubahan organisasi tersebut, maka KP2LN berganti nama menjadi Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) dengan tambahan fungsi pelayanan di bidang kekayaan negara dan penilaian sesuai Peraturan Menteri Keuangan Nomor 135/PMK.01/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal di lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara. Hal ini merupakan salah satu hasil Reformasi Birokasi yaitu penyatuan fungsi-fungsi yang sejenis ke dalam satu unit Eselon I.
Unit kerja Kantor Pusat DJKN terdiri dari 8 unit eselon II, yaitu: Sekretariat, Direktorat Barang Milik Negara, Direktorat Kekayaan Negara Dipisahkan, Direktorat Piutang Negara dan Kekayaan Negara Lain-Lain, Direktorat Penilaian, Direktorat Pengelolaan Kekayaan Negara dan Sistem Informasi, Direktorat Lelang, dan Direktorat Hukum dan Hubungan Masyarakat. Selain itu, DJKN juga mempunyai unit kerja vertikal yang tersebar di seluruh Indonesia, yang terdiri dari 17 Kantor Wilayah dan 70 KPKNL.
VISI DAN MISI DJKN A. VISI
11 B. MISI
a. Mewujudkan optimalisasi penerimaan, efisiensi pengeluaran, dan efektivitas pengelolaan kekayaan negara.
b. Mengamankan kekayaan negara secara fisik, administrasi, dan hukum.
c. Meningkatkan tata kelola dan nilai tambah pengelolaan investasi pemerintah
d. Mewujudkan nilai kekayaan negara yang wajar dan dapat dijadikan acuan dalam berbagai keperluan.
e. Melaksanakan pengurusan piutang negara yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.
f. Mewujudkan lelang yang efisien, transparan, akuntabel, adil, dan kompetitif sebagai instrumen jual beli yang mampu mengakomodasi kepentingan masyarakat.
TUGAS DAN FUNGSI DJKN Tugas
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang.
Fungsi
a. Perumusan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara,dan lelang;
b. Pelaksanaan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang;
c. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang;
d. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang; dan
e. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.
KANTOR WILAYAH DJKN
(DIREKTORAT JENDERAL KEKAYAAN NEGARA)
13
Job Description
1. Kepala Wilayah Sebagai Wakil Pemerintah adalah Penguasa Tunggal di bidang pemerintahan dalam wilayahnya dalam arti memimpin pemerintahan, mengkordinasikan pembangunan dan membina kehidupan masyarakat di segala bidang.
2. Kepala Bagian Umum
Secara Singkat tugas dan fungsi dari semua yang telah disajikan diatas adalah sebagai berikut:
1. Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan memiliki tugas pokok:
a. Melakukan pembinaan urusan perlengkapan;
b. Melakukan pembinaan urusan rumah tangga;
c. Melakukan pembinaan urusan pengelolaan aset daerah.
dan dalam melaksanakan tugas pokoknya Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
a. Merencanakan rencana kerja dan program kerja sub bagian umum Perlengkapan dan aset daerah;
b. Membagi tugas dan memberikan petunjuk kepada staf agar melakukan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan tugas;
d. Mengumpulkan bahan koordinasi pembinaan dan pemberian bimbingan penyusunan analisa kebutuhan dan pengadaan;
e. Menyusun laporan pelaksanaan tugas sub bagian umum dan Perlengkapan.
3. Kepala KPKLN (kantor pelayanan kekayaan Negara dan lelang )
a. pemberian bimbingan teknis, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan di bidang kekayaan negara;
b. pemberian bimbingan teknis, supervisi, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan di bidang penilaian;
c. pemberian bimbingan teknis, penggalian potensi, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan pengurusan piutang negara;
d. pemberian bahan pertimbangan atas usul penghapusan, keringanan hutang, pencegahan, paksa badan atau penyelesaian piutang negara;
e. pemberian bimbingan teknis pengelolaan barang jaminan dan pemeriksaan harta kekayaan atau barang jaminan yang tidak diketemukan milik penanggung hutang atau penjamin hutang;
f. pemberian bimbingan teknis, penggalian potensi, pemantauan, evaluasi dan Verifikasi lelang serta pengembangan lelang;
g. pemberian pelayanan bantuan hukum di bidang kekayaan negara, penilaian, piutang negara dan lelang;
15 informasi serta pelaksanaan verifikasi pengurusan piutang negara dan lelang;
i. pembinaan terhadap Penilai, Usaha Jasa Lelang, dan Profesi Pejabat Lelang;
j. pelaksanaan dan pengawasan teknis pengelolaan kekayaan negara, penilaian, pengurusan piutang negara dan lelang;
k. pelaksanaan penilaian dan pengurusan piutang negara;
l. pelaksanaan administrasi Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.
4. Kepala Bidang PKN (pengelola kekayaan Negara)
a. penyusunan bahan bimbingan teknis, inventarisasi, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan pengelolaan Kekayaan Negara;
b. penyusunan bahan bimbingan teknis prosedur pengadaan, pengamanan, pemanfaatan, dan status penguasaan Kekayaan Negara;
c. penyusunan bahan bimbingan teknis penatausahaan, pertanggungjawaban, pelaporan, dan akuntansi serta penyusunan daftar Kekayaan Negara;
d. pelaksanaan pengelolaan kekayaan negara.
5. Kepala Bidang Penilaian
b. penyusunan bahan bimbingan teknis penelitian, pengolahan data dan informasi di bidang penilaian sumber daya alam, properti, properti khusus dan usaha;
c. penyusunan bahan bimbingan terhadap Penilai;
d. pelaksanaan kegiatan di bidang penilaian.
6. Kepala Bidang Piutang Negara
a. pelaksanaan pemberian bimbingan teknis dan pemantauan pelaksanaan penetapan, penagihan dan eksekusi piutang negara;
b. pelaksanaan penyiapan bahan pertimbangan atas usul penghapusan, keringanan hutang, pencegahan bepergian ke luar negeri, paksa badan atau penyelesaian piutang negara;
c. pelaksanaan pemberian bimbingan teknis verifikasi pengurusan piutang negara;
d. pelaksanaan penggalian potensi piutang negara;
e. pelaksanaan pengurusan piutang negara;
f. pelaksanaan pemberian bimbingan teknis dan pemantauan pelaksanaan pemeriksaan harta kekayaan atau barang jaminan yang tidak diketemukan milik penanggung hutang atau penjamin hutang;
17
7. Kepala Bidang Lelang
a. penyiapan bahan bimbingan teknis, penggalian potensi, pemantauan, evaluasi, verifikasi risalah lelang, dan pengembangan lelang;
b. penyiapan bahan pengawasan lelang;
c. pelaksanaan pemeriksaan kinerja lelang dan pembukuan hasil lelang;
d. penyiapan bahan bimbingan dan pelaksanaan pengawasan Usaha Jasa Lelang, dan Profesi Pejabat Lelang.
8.Kepala Bidang Hukum dan Informasi
a. penyiapan bahan bimbingan dan pelaksanaan pelayanan bantuan hukum, penelaahan hukum, serta penanganan perkara di bidang kekayaan negara, penilaian, pengurusan piutang negara dan lelang;
b. penyiapan bahan bimbingan teknis pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang kekayaan negara, penilaian, piutang negara dan lelang;
c. pelaksanaan verifikasi pengurusan piutang negara dan lelang.
d. penyiapan bahan bimbingan teknis registrasi dan penatausahaan berkas pengurusan piutang negara;
e. pelaksanaan pengelolaan jaringan komunikasi data.
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuain dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua, Direktorat Jenderal Kekayaan Negara terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam meewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan sisiplin serta loyaritas dalam bekerja. Untuk mendorong hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Kinerja terkini yang dijalankan perusahaan adalah:
a. Menjadi pengelola kekayaan negara yang profesional dan akuntabel untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat
b. Mewujudkan optimalisasi penerimaan, efisiensi pengeluaran, dan efektivitas pengelolaan kekayaan negara.
c. Mengamankan kekayaan negara secara fisik, administrasi, dan hukum.
d. Meningkatkan tata kelola dan nilai tambah pengelolaan investasi pemerintah
e. Mewujudkan nilai kekayaan negara yang wajar dan dapat dijadikan acuan dalam berbagai keperluan.
19
g. Mewujudkan lelang yang efisien, transparan, akuntabel, adil, dan kompetitif sebagai instrumen jual beli yang mampu mengakomodasi kepentingan masyarakat.
E. Rencana Kegiatan
Untuk melaksanakan tugas komite Audit perlu disusun program kerja tahunan Rencana kerja tahunan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang dimaksud antara adalah:
a. Perumusan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara,dan lelang;
b. Pelaksanaan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang;
c. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang;
d. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang; dan
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN DAN JENIS – JENIS SEKRETARIS 1. Pengertian Sekretaris
Menurut Waworuntu (2001:58), istilah sekretaris sebenarnya berasal dari istilah asing yang diindonesiakan, yaitu bahasa belanda “secretaris” atau bahasa inggris “secretary”
berasal dari perkataan latin “secretum”, yaitu “rahasia”, jadi menyangkut seorang yang dapat dipercaya, seorang yang dapat “menyimpan rahasia”.
Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis disini tidak sama dengan pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Sedangkan secara definisi kata sekretaris dapat kita pahami dan beberapa definisi menurut ahli sebagai berikut :
1. Menurut M. Braum dan Ramon (2000:43) ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai
21 kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.
1. Menurut Drs. The Liang Gie (2000:43) mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang penjabat penting atau suatu organisasi.
2. Menurut Drs. Ig. Wursanto (2000:43) mengatakan bahwa sekretaris ialah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
Dalam demikian, maka dapat dikatakan bahwa sekretaris adalah merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala kegiatan pimpinan atau manager dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran dan organisasi. Jadi lebih menekankan pada proses manajemen kesekretaris tersebut, agar segala sesuatu yang diperlukan oleh seorang kepala atau pimpinan untuk suatu proses kegiatan dapat dengan segera dilaksanakan dengan baik.
2. Jenis – Jenis Sekretaris
Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat, hal ini tentunya sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui jenis-jenis sekretaris antara lain :
1. Sekretaris pribadi (private secretary/personal secretary)
a. Poewardarminta (2000:48) mengatakan orang yang menjadi pembantu orang lain untuk mengerjakan tulis menulis, mencatat pembicaraan, dan sebagainya. b. Sutiyono (2000:48) yaitu seorang yang berperanan semata-mata sebagai
pemabntu pimpinan dan tidak membawakan orang lain. 2. Sekretaris manajer/sekeratris eksekutif
a. Wursanto (2000: 49 )yaitu seorang membawahi suatu satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang ketatausahaan.
b. Sutiyono (2000:49) yaitu sekeratris yang berfungsi sebagai manajer, yakni secara formal menjalankan kepemimpinan.
3. Sekretaris muda (yunior sekretaris)
Sekretaris muda yaitu seorang sekretaris yang karena kedudukannya dilihat dari aspek:
a. Lebih muda dalam arti usia pengalaman. b. Pangkat jabatan yang lebih rendah.
Sekretaris muda yaitu seorang sekretaris yang memliki kemampuan atau kecakapan yang lebih rendah dari jabatan sekretaris senior.
23 memerlukan banyak sekretaris yamg mampu menangani bidang-bidang tertentu, sehingga sekretaris muda diperlukan dalam pekerjaan yang jabatannya lebih rendah dari sekretaris senior.
4. Sekretaris senior
Sekretaris senior, yaitu seorang sekretaris yang karena kedudukannya dilihat dari aspek :
a. Sekretaris yang lebih tua dalam arti usia pengalaman. b. Sekretaris yang pangkat jabatan yang lebih tinggi.
Sekretaris junior umumya merupakan sekretaris pribadi, atau pun sekretaris yang karena hubunganny deket dengan pimpinan, sedangkan sekretaris senior yaitu sekretaris yang memegang tugas dan fungsi sekretaris eksekutif/organisasi.
Sekretaris senior menjadi pemegang sekretaris eksekutif, hal ini karena tingkat pengalaman dan kemampuannya yang baik sangat diperlukan dalam melakukan tugas-tugas karyawan secara professional sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan sekretaris senior dapat bertanggung jawab dengan pimpinannya. Menurut lance H. Secreten bahwa sekretaris sama pentingnya dengan seorang diplomat (pemegang rahasia). Berdasarkan pengertian Secreten ini, maka dapat dipahami bahwa seorang sekretaris terutama sekretaris senior sangat diperlukan dalam rangka untuk dapat menjaga dan menjamin kebijakan dan perencanaan yang menjadi rahasia perusahaan atau lembaga agar tidak diketahui oleh yang bukan berwenang.
5. Sekretaris I, II, III
24 organisasi perusahaan, pembagian sekretaris I, II dan III ini juga tentunga disesuaikan dengan besar kecilnya suatu organisasi atau perusahaan dan banyaknya bidang-bidang pekerjaan yang harus dilaksanakan.
6. Sekeratris jenderal
Pada beberapa organisasi biasanya menggunakan istilah sekretaris jenderal. Pada dasarnya istilah sekretaris jenderal ini sama pengertiannya dengan pengertian istilah sekretaris secara umum. Sekretaris jenderal dapat berupa jabatan sekretaris yang memiliki wewenang dan tugas yang sangat besar. Jadi sekteraris jenderal umumnya hanya merupakan penanaman tertentu saja pada suatu organisasi atau pun lembaga.
Adapun jenis sekretaris yang dimiliki oleh Kantor dikretorat jenderal Kekayaan Negara adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudahkan dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan dan mengetahui sifat-sifat dari pimpinan.
B. RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS
25 pekerjaan pimpinan memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan hubungan kerja sama dengan pimpinan atau relasinya.
Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsinya sebagai pembantu pimpinan. Dalam Sedarmayanti (2000:23) umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokan 8 (delapan) kriteria :
1. Tugas Rutin/Operasional, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job
description-nya. Tugas rutin ini mencakup:
1) Menangani surat masuk untuk pimpinan. 2) Korespondensi.
3) Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan. 4) Menerima telepon dan menelepon.
5) Menyusun, menempatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan. 6) Mengatur jadwal kegiatan/agenda pimpinan agar selalu tepat.
7) Pengaturan dan kerapihan ruangan kantor. 8) Menyiapkan pembuatan laporan.
9) Mengelola kas kecil (petty cash).
2. Tugas Insidential atau berdasrkan instruksi adalah tugas yang dilaksankan apabila ada intruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsure kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas incidental ini antara lain:
1) Mempersiapkan rapat.
3) Menyusun makalah dan pidato.
4) Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak dan lain-lain. 5) Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia.
6) Mengurus perjalanan dinas pimpinan.
7) Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang berkait dengan perusahaan. 8) Tugas khusus lain sesuai dengan instruksi dan kewenangan dari atasan.
3. Tugas Kreatif atau Inisiatif. Tugas ini merupakan tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta atau instruksi pimpinan, tetapi wajib dilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikan pimpinan. Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi:
1) Membuat perencanaan kerja. 2) Mempelajari pengetahuan bank.
3) Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil (petty cash). 4) Efisiensi kerja.
5) Pematapan dan pengembangan diri sekretaris.
6) Mempersiapkan perabot kantor, pelengkapan, dan alat-alat penting bagi sekretaris.
7) Memahami cara kerja mesin kantor dan audio-visual aids (alat bantu peraga).
8) Memahami peraturan/keadaan organisasi tempat bekerja dan lai-lain. Beberapa contoh tugas kreatif :
27 2) Membuat kliping berita atau artikel yang dibutuhkan perusahaan.
3) Membuat perencanaan kerjanya sendiri.
4) Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya perusahaan.
5) Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, seminar. Lokakarya, maupun pendidikan yang menunjang pekerjaannya.
4. Tugas Khusus yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepasa sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsure kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
1) Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. 2) Menyusun surat rahasia.
3) Menyusun acara pertemuan bisnis. 4) Pembelian kado atau cindera mata.
5. Tugas istimewa yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpina, antara lain: 1) Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang
diperlukan.
2) Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. 3) Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan
lainnya.
4) Mengigatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atai instansi.
6) Menghadiri rapat-rapat dnas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
7) Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor. 6. Tugas Social meliputi :
1) Mengurus rumah tangga kantor.
2) Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangan.
7. Tugas Resepsionis meliputi :
1) Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon. 2) Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3) Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4) Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
8. Tugas Sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis) yaitu terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru, tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan.
Adapun tugas sekretaris di Kantor Wilayah Dikrorat Jenderal Kakayaan Negara adalah :
a. Membangun kerja sama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak b. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
29 d. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi kebijakan
dibagiannya.
e. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
f. Melakukan pembinaan kepada pegawai sesuai kewenangan dan ketentuan yang berlaku.
g. Menerima dikte dari pimpinan.
h. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
i. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahannya.
C. PERSYARATAN SEKRETARIS
Bagi seorang sekretaris, keperibadian yang menarik adalah sangat menentukan. Seorang pimpinan akan mencari seorang sekretaris yang dapat dipercaya, yang penuh pertimbangan, yang inisiatif dan dapat bekerja dengab cepat tetapi penuh ketelitian. Terlebih dari itu keperibadian yang sesuai dengan tugas-tugas sekretaris.
Keperibadian yang dibutuhkan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris ini tidak mungkin seketika dapat diperoleh pada saat seorang sekretaris mulai melangkah kaki ketempat pekerjaannya. Untuk mengembangkan keperibadian yang dimaksud diperlukan waktu.
Ada beberapa kualifikasi yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris organisasi yaitu : 1. Syarat pengetahuan umum, antara lain meliputi :
1) Mempunyai pengetahuan yang luas.
2) Memahami seluk-beluk tentang organisasi, misi, fungsi, dan tugas pokok organisasi.
3) Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya,
4) Memiliki pengetahuan tentang tata naskah, kearsipan, dan peralatan perkantoran, 5) Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oleh seorang pimpinan, sehingga jika kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya akan dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
2. Syarat keterampilan, antara lain meliputi: 1) Mampu menyusun laporan.
2) Mampu berkorespondensi.
3) Mampu menggunakan bahasa Indonesiadan bahasa asing. 4) Mampu menggunakan teknologi perkantoran.
3. Syarat kepribadian, meliputi :
1) Memiliki keperibadian yang menarik dan baik. 2) Loyaritas dan dedikasi yang tinggi.
31 4. Syarat pengetahuan khusus, yaitu :
Pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia bekerja. Seperti dikantor pemerintah ataupun di perusahaan swata.
5. Syarat praktek yaitu :
Kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan.
6. Syarat skill dan teknik sekretaris yaitu :
Kemampuan sekretaris yang berlangsung berhubungan dengan tugas sekretaris, hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
Sekretaris di kantor Wilayah Dikrorat jenderal Kekayaan Negara mempunyai keterampilan yang menunjang dari segi pekerjaan, dan juga menguasai teknologi yang terkini, yang sangat diperlukan dalam dunia kerja yang modern.
D. PERANAN SEKRETARIS
Telah dikemukakan bahwa seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia, juga harus dapat menjaga semangat kerja sama demi efesiensi layanan pimpinan. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran dan tanggung jawabnya yaitu :
1. Peran strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performa organisasi melalui kelancaran arus informasi baik kedalam maupun ke luar.
2. Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekeratris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian, semakin berat beban kerja pimpinan maka tugas sekretaris akan semakin intensif.
3. Peran pendukung, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.
Dalam Saiman (2002:37) peran sekretaris secara umum : 1. Peran sekretaris terhadap atasan
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. d. Alternative pemikiran dan pimpinan dalam ide-ide.
33 2. Peran sekretaris bagi bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Adapun peran sekretaris dalam memperlancarkan tugas pimpinan pada Kantor Wilayah Dikretorat Jenderal kekayaan Negara adalah :
1. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi tugas dan tanggung jawab.
2. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang berhubungan dengan perusahaan.
3. Sebagai factor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar.
4. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengetahuan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
efisiensi kerja. Dewasa ini kedudukan sekretaris dalam perusahaan semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang komplek. Dengan sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan itu sendiri.
Seorang sekretaris pada Kantor Wilayah Dikrektorat Jenderal Kekayaan Negara mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yang berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan pekerjaan.
Jadi peran sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku dan komunikasi tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan. Sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan diacari jalan keluarnya.
Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja secara efisien. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha menemukan cara yang lebih baik mudah dalam menggunakan pikiran, cara kerja yang lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih hemat dalam menggunakan benda dan cara kerja yang lebih murah dalam menggunakan uang tanpa sedikitpun mengurangi mutu hasil kerja.
35 E. HUBUNGAN SEKRETARIS
Membina hubungan dengan pimpinan perlu dilakukan karena sekretaris merupakan orang yang selalu dekat dengan pimpinan dan siap membantu pimpinan dalam penyelesaian tugas pimpinan. Untuk itu sekretaris harus mengenal pimpinan lebih dalam, bagaimana cara berfikir dan cara pandang akan suatu hal, bagaimana pola pimpinannya, bagaimana kepribadiannya, bagaimana pimpinan menjalin hubungan baik dengan relasi pimpinan atau rekan kerja, dan masih banyak lagi yang harus diketahui oleh sekretaris.
Dalam Sunarto dan Ratnawati (2006:20) ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris agar mendapat nilai plus dimata pimpinan, antara lain:
1) Tanggung jawab hokum sekretaris
Suatu segi penting dari jabatan sekretaris, meskipun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumamnya sebagai perantara pimpinan dalam melaksanakan taransaksi. Sebagai perantara berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam melaksanakan urusan bisni dengan pihak-pihak. Karena sekretaris mempunyai wewenang ini maka ia harus bertindak dengan hati-hati dan bertanggung jawab.
2) Mengenal sifat pekerjaan sekretaris
3) Minat
Jika seorang tidak berminat pada suatu pekerjaan, maka tidak akan pernah berhasil dalam pekerjaan tersebut. Minat tersebut ditunjukan dengan keinginan yang besar untuk mengetahui lebih jauh dan lebih banyak terhadap jenis pekerjaan yang diketahui.
4) Sikap percaya diri
Kecerdasan dan minat pada pekerjaan tidak akan cukup untuk menjamin dan tercapainya keberhasilan jika tidak dimiliki sikap percaya diri. Sikap percaya diri dan tenang dapat diperoleh dengan banyaknya pengalaman dilokasi perusahaan maupun diluar perusahaan.
5) Belajar mandiri
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan dan saran yang berkaitan dengann judul Tugas Akhir yaitu : Peranan Sekretaris Dalam Bidang Penilaian Kantor Wilayah Direktorat Jenderal kekayaan Negara yaitu sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Peranan sekretaris Kantor Wilayah Dikrektorat Jenderal Kekayaan Negara sangat penting disamping sebagai pembantu pimpinan, sekretaris juga merupakan penghubung antara pimpinan dan pekerjaan-pekerjaan serta seluruh staff dan public dimana peran penghubung ini menjadikan sekretaris dapat menciptakan dan memelihara bisnis kantor dengan lancar.
2. Sekretaris pimpinan Kantor Wilayah Dikrektorat Jenderal kekayaan Negara adalah sebagai seorang pembantu pimpinan yang pekerjaannya antara lain surat-menyurat, membuat jadwal dan janji-janji resmi, menjalin hubungan dengan instansi luar serta melaksanakan tugas-tugas lain yang bersifatnya membantu pimpinan dan melaksanakan fungsi manajeman untuk mencapai tujuan perusahaan.
3. Untuk memperlancar hubungan antara atasan dengan bawahan, sekretaris sangatlah memegang peranan, karena segala sesuatu urusan yang berhubungan dengan atasan haruslah melalui sekretaris yang merupakan pelayanan dibidang komunikasi.
4. Bertanggung jawab pada setiap orang atau pimpinan dan membantu menangani tugas perkantoran, tugas terkait dengan kegiatan yang menyangkut hubungan perusahaan ke pihak internal dan eksternal.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat yang terjadi pada Peranan Sekretaris Kantor Direktorat Jenderal kekayaan Negara. Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada sekretaris di kantor Direktorat jenderal kekayaan Negara sebagai berikut :
1. Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan dan hubungan kerja yang baik dengan cara menganalisa dan memperbaiki pekerjaan yang salah agar tidak terulang lagi. Serta lebih terbuka dalam menerima kritik dan saran dari orang lain.
2. Seorang pembantu pimpinan harus menyelesaikan pekerjaan surat-menyurat, membuat jadwal dan janji-janji resmi dan menjalin hubungan dengan instansi. 3. Sekretaris harus memegang peranan dan urusan yang berhubungan dengan
atasan.
39 DAFTAR PUSAKA
M. Braum dan Ramon, 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Nur Cahaya. Poewardarminta, 2000. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris, Cet ke-3 Bandung: Ilham Jaya. Sedianingsih, 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta :
Kencana Prenada Media Group.
Sunarto dan Ratnawati, Eti, 2006, Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus. Sutiyono. 2000. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
