Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk perbaikan sistem informasi manajemen perekrutan yang digunakan perusahaan saat ini.
2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut (FitzgGerald, 1981) mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi dalam sistem. Menurut (Neuschel), prosedur didefinisikan berikut :
“Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.
Lebih lanjut Jerry FitzGerald dkk, mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan bagaiamana (how) mengerjakannya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Semua definisi tentang sistem mencakup lima unsur utama yang terdapat dalam sistem yaitu :
1. Komponen – komponen dan bagian-bagian.
2. Adanya interaksi atau hubungan – hubungan antar komponen – komponen atau bagian-bagian.
3. Adanya sesuatu yang mengikat komponen-komponen atau bagian-bagian tersebut menjadi suatu kesatuan.
4. Terdapat tujuan bersama sebagai hasil akhir. 5. Berada dalam suatu lingkungan yang kompleks.
2.1.1 Elemen Sistem
Elemen-elemen yang terdapat dalam sistem meliputi : tujuan sistem, batasan sistem, control, input, proses, output dan umpan balik.
Hubungan antara elemen-elemen dalam sistem dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 2.1 Elemen-elemen Sistem
Gambar bisa dijelaskan bahwa tujuan, batasan dan control sistem akan berpengaruh pada input, proses dan output. Input yang masuk dalam sistem akan diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisa dan akan jadi umpan balik bagi penerima. Dari umpan balik akan muncul pertimbangan selanjutnya. Kemudian siklus ini akan berlanjut dan berkembang sesuai dengan permasalahan yang ada.
TUJUAN BATASAN KONTROL PROSES UMPAN BALIK OUTPUT INPUT
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environtments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran
(output), pengolah (proses), dan sasaran (objectives), atau tujuan (goal). 1. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi. Komponen-komponen sistem dapat berupa subsistem bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem berapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem keseluruhan.
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environtments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan.
4. Penghubung sistem (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya yang mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan input untuk subsistem yang lain melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan sistem (input)
Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh dalam komputer, program adalah merupakan maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya, dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan, dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dikeluarkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah sistem (proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi barang jadi.
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapat sistem informasi akan menjadi luruh tidak berkembang dan berakhir.
Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
“Informasi adalah data-data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan yang lebih berarti bagi yang menerima”.
Sumber informasi adalah data, yang merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Dalam dunia bisnis, kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan suautu nilai yang disebut dengan transaksi. Kesatuan nyata adalah
berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang-orang yang benar-benar nyata ada dan terjadi.
2.2.1 Siklus Informasi
Merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model, untuk menghasilkan informasi.
Diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh Jhon Burch disebut dengan siklus pengolahan data.
Gambar 2.2 Siklus Informasi
(Sumber : Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 9)
Proses ( model ) Output ( Information ) Keputusan tindakan Input ( data ) Penerima Hasil tindakan Data ( ditangkap )
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi akurat, tepat dan relavan. John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh 3 buah pilar.
Gambar 2.3 Pilar Kualitas Informasi
(Sumber : Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 10)
1. Akurat berarti informasi itu harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.
2. Tepat berarti informasi yang datang dari penerima tidak boleh terlambat. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengelola dan mengirim.
3. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Kualitas Informasi A K U R A T T E P A T R E L V A N
2.2.3 Nilai Informasi
Nilai informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi digunakan dalam berbagai kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya yang diperolehnya, karena sebagaian informasi tidak dinikmati oleh satu pihak dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis diperkirakan keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
2.3. Sistem Informasi Manajemen
Definisi Sistem Informasi adalah penerapan sistem informasi dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Lebih lanjut pendefinisian SIM adalah sebagai berikut, menurut (George M. Scott) :
“ SIM adalah kumpulan dari interaksi antar sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan, manajerial maupun kebutuhan operasional”.
Sedangkan menurut (Barry E. Chusing) :
“SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk
menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen didalam kegiatan perencanaan dan pengendalian”.
Dari beberapa definisi tersebut dapat dirangkum bahwa SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi.
Secara teori, komputer tidak harus digunakan dalam SIM, tapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang kompleks dan berfungsi tanpa melibatkan element non computer dan element computer. Element non computer
adalah sistem manusia dan element computer adalah sistem mesin. Lebih lanjut SIM selalu berhubungan dengan pengolah informasi yang berbasis pada komputer.
Semua sistem informasi yang ada pada perusahaan dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat atas dengan
executive elemet non computer dan element computer. Element non computer
adalah sistem manusia dan element computer adalah sistem mesin. Lebih lanjut SIM selalu berhubungan dengan pengelola informasi yang berbasis pada komputer.
Semua sistem informasi pada perusahaan dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat atas dengan executive
manajemen yang terdiri dari direktur utama, direktur dan executive lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, teknik, pelayanan pelanggan, keuangan dan akuntansi
sedang manajemen tingkat menengah terdiri dari manajer-manajer divisi dan manajer-manajer cabang. Manajer tingkat bawah disebut dengan operating
manajemen meliputi supervisor dan pengawas.
2.4. Organisasi dan Informasi
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.
Salah satun aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen-departemen. Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area terpisah atau bercabang dari suatu perusahaan sedang departemen didalam suatu perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang.
Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan mamajemen yang tepat dan dapat dilaksanakan sesuai kebutuhan. Kegiatan manajemen membutuhkan dukungan informasi. Dengan berkembangpesatnya alat pengolah data komputer dan teknologi telekomunikasi, maka pekerjaan manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan informasi juga mengalami perkembangan pesat. Pekerjaan manajemen juga berkembang jauh menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi dari berbagai kegiatan kenegaraan, termasuk perdagangan bebas regional dan internasional.
Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu suatu organisasi tidak akan mencapai tujuan yang direncanakan, terutama untuk mencapai secara efektif dan efisien.
Gambar 2.4 Hubungan data dan tujuan organisasi
(Sumber : Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 22)
2.5. Pengembangan sistem informasi manajemen
Secara umum proyek-proyek sistem informasi manajemen pada perusahaan atau organisasi dapat dikategorikan dalam tiga kelompok besar. Kelompok pertama adalah proyek yang bersifat pembangunan infrastruktur teknologi informasi, menyangkut mulai dari pengadaan dan instalasi komputer sampai dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN
(Local Area Network). Kelompok kedua adalah berupa implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli dipasaran dan diterapkan di perusahaan atau organisasi, mulai dari produk-produk yang kecil seperti Microsoft Access 2002
sampai dengan aplikasi terintegrasi seperti ERP (Enterprise Resource Planning).
Kelompok terakhir adalah perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus baik oleh internal perusahaan maupun kerjasama dengan pihak luar seperti konsultan atau software house. Lepas dari perbedaan
karakteristik yang melatarbelakangi ketiga jenis proyek tersebut, secara garis besar ada lima tahap yang biasa dijadikan sebagai atau metodologi, yaitu :
1. Tahap perencanaan
Langkah ini merupakan rangkaian semenjak ide pertama melatarbelakangi proyek ini didapat, pendefinisian awal terhadap kebutuhan detail yang harus dicapai dari proyek tersebut, penyusunan proposal, penentuan metodologi, dan sistem manajemen yang harus digunakan. Biasanya ada dua pihak yang membutuhkan eksistensi dari suatu sistem informasi, dalam hal ini adalah perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Pihak kedua adalah pihak yang berusaha menjawab kebutuhan tersebut dalam bentuk pengembangan teknologi informasi.
2. Tahap analisis
Pada tahap ini secara prinsip ada dua aspek yang dijadikan fokus, yaitu aspek bisnis dan manajemen, dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis dan manajemen dimulai dengan mempelajari karakteristik perusahaan atau organisasi yang bersangkutan, mulai dari aspek-aspek historis, struktur organisasi, visi, misi, ukuran kinerja, strategi, dan program-program yang terkait lainnya. Analisis aspek teknologi meliputi kegiatan-kegiatan yang bersifat menginventarisasi aset teknologi informasi yang dimiliki perusahaan pada saat proyek dimulai. Keluaran dari proses kedua analisis ini adalah permasalahan penting yang perlu segera ditangani, dianalisis penyebabnya, dampak bagi perusahaan dan organisasi, serta pilihan solusi yang direkomendasikan.
3. Tahap perancangan
Pada tahap ini tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnin atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi yang akan dibangun antara lain seperti sistem basis data jaringan komputer, metode interfacing, teknik konversi data, serta sistem keamanan jaringan dan data. Sementara itu secara parallel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait seperti prosedur (SOP-Standart Operation Prosedures), Struktur Organisasi, kebijakan-kebijakan dan sebagainya. Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksana tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual yang harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala detail.
4. Tahap penerapan
Tahap penerapan merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama kali sistem informasi manajemen dipergunakan dalam perusahaan. Biasanya, pendekatan yang dipergunakan dalam perusahaan adalah pendekatan cut off
dan paralel. Pendekatan cut off adalah suatu strategi implementasi yang memilih sebuah hari sebagai patokan, dan terhitung mulai hari tersebut, sistem baru mulai diperhitungkan dan sistem lama ditinggalkan sama sekali. Sedangkan pendekatan paralel dilakukan dengan cara melakukan pengenalan
sistem baru sementara sistem yang lama belum ditinggalkan, sehingga dua buah sistem berjalan secara paralel.
5. Tahap penggunaan
Proyek sistem informasi biasanya ditutup setelah tahap implementasi dilakukan. Namun ada satu tahapan lagi yang harus dijaga manajemennya, yaitu tahap pasca implementasi. Secara teknis pada tahap implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola.
2.5.1. Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk pengembangan sistem, yaitu sebagai berikut :
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur ( dipandang dari metode yang digunakan )
Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di sistem life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pendekatan sistem akan berhasil dalam mengikuti tahapan di sistem life cycle. Akan tetapi sayangnya didalam praktek, hal ini tidaklah cukup. Karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci. Orang yang mengembangkan sistem masih memerlukan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem tersebut. Mulai awal tahun 1970 muncul pendekatan baru yang disebut pendekatan terstruktur. Pendeketan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analisis tambahan alat-alat dan teknik-teknik
untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari sistem life cycle.
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem ( dipandang dari sasaran yang dicapai ).
Pendapatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada kegiatannya aplikasi yang dipilih dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan ini hanya memperhatikan sasaran aplikasi itu saja. Lain halnya dengan pendekatan sistem yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini menekankan pada pencapaian sasaran dari organisasi, tidak hanya sasaran dari sistem informasi itu saja.
3. Pendekatan bawah – naik lawan pendekatan atas – turun.
Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan cirri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sitem disebut juga dengan istilah data analisis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang dihasilkan mengikuti datanya. Pendekatan atas-turun sebaiknya dimulai dari level atas organisasi yaitu level
perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefiniskan sasaran dan kebijakan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukan analisa kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, basis data, prosedur-prosedur dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan cirri-ciri dari pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada analisis sistem disebut juga dengan decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang diperlukan diolah dan didefinisikan secara menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.
4. Pendekatan sistem menyeluruh lawan pendekatan moduler.
Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang mengena untuk sistem uang komplek, karena akan menjadi sulit untuk dikembangkan. Pendekatan moduler berusaha memecah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau model yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut sistem akan lebih mudah dikembangkan sesuai dengan waktu yang direncanakan, mudah dipahami oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara.
5. Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang.
Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini banyak mengandung, karena teknologi komputer begitu cepat berkembang dan untuk tahun-tahun mendatang sudah jadi usang. Pendekatan ini juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi untuk semua teknologi yang digunakan, dan pendekatan ini sulit untuk dikembangkan karena terlalu komplek. Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk menerapkan aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus dikembangkan pada periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhan sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak menjadi cepat usang.
2.6. Siklus hidup sistem ( system life cycle )
Siklus hidup sistem ( system life cycle ) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau sub sistem informasi berbasis komputer. SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah pendekatan system down. SLC disebut sebagai pendekatan air terjun bagi pengembangan dan penggunaan sistem.
2.6.1. Tahap-tahap siklus hidup
Empat tahap pertama adalah perenacanaan, analisis, rancangan, dan penerapan, tahap-tahap ini secara bersama-sama dinamakan siklus hidup pengembangan sistem, tahap kelima adalah tahap penggunaannya, yang berlangsung sampai tiba waktunya untuk merancang sistem itu kembali. Proses merancang kembali mengakibatkan siklus tersebut berulang.
1. Tahap Perancanaan
Selama tahap-tahap pengembangan awal, analisis sistem bertindak sebagai spesialis informasi yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan pemakai. Dalam tahap ini dilakukan proses pengidentifikasian masalah dan penyebabnya yang dibantu oleh seorang analis sistem. Pembuat keputusan dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Pada tahap ini, tujuan hanya dinyatakan secara umum. Nantinya tujuan-tujuan ini akan dibuat lebih spesifik. Beberapa kendala timbul oleh karena lingkungan, kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan cara ini, baik rancangan maupun kegiatan proyek akan berada diantara kendala-kendala ini. Ada enam dimensi yang harus diperhatikan yaitu teknis, pengambilan ekonomis, pengambilan non ekonomis, hokum dan etika, operasional, jadwal. Analisis sitem mengumpulkan informasi sesuai dengan dimensi tersebut didalam sistem.
2. Tahap Analisis
Ketika perancanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisi sistem yang ada, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Pada tahap ini analis mengumpulkan dokumentasi dari sistem yang ada, dapat berupa flowchart, DAD, dan grafik, kemudian mendefinisikan kebutuhan informasi secara spesifik.
3. Tahap Rancangan
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis perawatan yang akan digunakan. Hasil dari tahap rancangan ini adalah konfigurasi peralatan yang terbaik bagi sistem untuk mencapai tujuannya dengan kendala yang ada.