Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
A. Sejarah Singkat
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Repubilk Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomiterkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi USU
Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain :
a. Menghasilkan lulusan yang mempuyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar, b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat di gambar ini.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas EkonomiUniversitas Sumatera Utara
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas
1. Pimpinan Universitas
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc(CTM),Sp.A(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, M.Sc
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI
Sekretariat Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac
2. Pimpinan Fakultas Ekonomi
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak
Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si
3. Dewan Pertimbangan Fakultas
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
4. Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
c. Akuntansi
Ketua : Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
6. Program Studi
a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
b. Program Studi S1 Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
d. Program Studi DIII Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
e. Program Studi DIII Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar M.Si, Ak
f. Program Studi DIII Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Keuangan dan Umum
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidang.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen Perkatoran
Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan, karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut. Adapun manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi.
1. Defenisi manajemen perkantoran dari beberapa pakar :
a. Menurut Leffingwell
menyatakan bahwa “Manjemen Perkantoran adalah cabang seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan”. b. Menurut The Liang Gie (Laksmi, dkk., 2008:24) menyatakan bahwa
“Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberi arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan sesuatu hal, secara tertib”.
2. Fungsi manajemen yang dijalankan berdasarkan defenisi manajemen perkantoran antara lain:
a. Fungsi perencanaan
Menurut Laksmi dkk. (2008:30) perencanaan adalah suatu penentuan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang seharusnya dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat untuk mencapainya, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.
Tujuan fungsi perencanaan:
1) Mengurangi/mengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan di waktu yang akan datang
2) Memusatkan perhatian kepada sasaran
3) Menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis 4) Memudahkan pengawasan
b. Fungsi pengorganisasian
Menurut Laksmi dkk. (2008:30) pengorganisasian (organizing) adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagian-bagiannya, pengelompokan aktivitas-aktivitas, penugasan kelompok-kelompok aktivitas kepada para manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, pengkoor dinasian hubungan wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dan struktur organisasi.
Menurut Laksmi dkk. (2008:30) memimpin (leading) adalah seni atau proses mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mereka mau berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok.
Aspek-aspek penting dalam kepemimpinan:
1) Motivasi, biasanya diartikan sebagai dorongan. Kegiatan memotivasi adalah mempengaruhi orang lain untuk berperilaku secara tertentu.
2) Kepemimpinan atau leadership, yaitu proses untuk mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mau berusaha mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok.
3) Komunikasi yaitu penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima, yang dipahami oleh si penerima.
d. Fungsi pengawasan
Menurut Laksmi dkk. (2008:31) pengawasan adalah suatu upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi kerja dengan standar yang ditetapkan, menetapkan apakah ada penyimpangan, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan dengan cara paling efektif dan efisien guna tercapainya sasaran perusahaan.
3. Arti Kantor
Berikut defenisi kantor sebagai tempat menurut dua pakar manajemen, yaitu Mills dan Atmosudirdjo:
a. Menurut Mills, kantor adalah setiap tempat, dimana biasanya pekerjaan tulis-menulis dilakukan, dengan nama apapun yang diberikan kepada tempat tersebut.
Contoh: Departemen Akuntansi, Ruang Komputer, dan lain-lain.
b. Menurut Atmosudirdjo, kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf, dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
c. Menurut Sedarmayanti (2001:2), kantor adalah:
1) Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi
2) Proses menangani informasi, mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.
Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa kantor sebagai proses adalah serangkaian kegiatan menangani informasi, mulai dari menerima, menyimpulkan, mengolah, dan menyimpan, sampai menyalurkan. Jadi perkantoran adalah segala sesuatu/hal-hal yang berhubungan dengan kantor, baik dalam arti tempat kegiatannya maupun proses kegiatannya. Disamping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis.
kegiatan organisasi lain serta lingkungannya, oleh sebab itu salah satu kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan organisasi adalah kebutuhan akan tersedianya informasi.
Pada hakekatnya, setiap manusia selalu memerlukan informasi dalam kehidupannya. Pada umumnya tanpa adanya informasi yang diterima ataupun yang disampaikan, manusia tidak dapat bertindak sesuatu, karena tidak ada bahan pertimbangan untuk tindak lanjut berikutnya. Rangkaian kegiatan didalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik dilingkungan pemerintahan maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan secara keseluruhan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi dan lancar. Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya adalah terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar.
Berdasar atas fakta yang dikemukakan Mariono (Jurnal organisasi dan Manajemen2005), yaitu informasi yang lengkap dan bermanfaat dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya. Tanpa tersedianya informasi yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan, maka sulit bagi pimpinan untuk menentukan suatu kebijaksanaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi yang berdasarkan fakta akurat, lengkap dan meyeluruh sangat diperlukan untuk segera disiapkan dan ditindak lanjuti.
Dewasa ini, kedudukan dan peranan perkantoran berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya, demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam
suatu kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam aktivitas, yang dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam pelaksanaan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang.
Di samping itu, perlu diketahui pula bahwa setiap keputusan yang akan dan telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi perlu dicatat, diolah, dan disimpan dengan baik untuk dijadikan bukti dimasa yang akan datang. Berikutnya, dengan semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian sistem prosedur, penggunaan teknologi mutakhir dalam kegiatan kantor, maka kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang atau sekelompok kecil orang-orang tertentu. Dalam hal demikian, seorang pimpinan dapat menunjuk atau mengangkat pembantu yang akan diserahi tugas tertentu untuk membantunya. Banyak atau sedikitnya pembantu dan macam pekerjaan yang diperlukan tergantung dari besar kecilnya organisasi, luas sempitnya ruang lingkup kegiatan atau besar kecilnya volume kerja.
a. Untuk menerima keterangan (misalnya: surat-surat, harga, kutipan, dan sebagainya)
b. Untuk mencatat keterangan (misalnya: persediaan, harga dan catatan-catatan kepegawaiaan)
c. Untuk menyusun keterangan (misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya)
d. Untuk memberi keterangan (misalnya: faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya)
e. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya: pemeliharaan uang tunai, persediaan dan sebagainya)
B. Pekerjaan Perkantoran 1. Arti Pekerjaan Perkantoran
Objek utama dalam kegiatan manajemen perkantoran adalah pekerjaan perkantoran atau pekerjaan/kegiatan-kegiatan yang ada di kantor. Istilah lain yang digunakan untuk pekerjaan kantor adalah tata usaha, clerical work, paper work, dan kesekretariatan. Berikut defenisi pekerjaan kantor menurut beberapa pakar ilmu administrasi mengenai tata usaha:
a. George Terry : Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan arsip-arsip dinamis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap tata usaha kerja sama.
2. Fungsi Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor menurut Susanti (Jurnal Manajemen & terapan 2009)
berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan. Mencatat keterangan kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna. Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak.
Apabila diteliti lebih lanjut hakekat pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi sebagai berikut :
a. Mengumpulkan/menghitung/keterangan
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
b. Mencatat keterangan
Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam peralatan