TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
FITRI RAHMAWATI 082103080
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : FITRI RAHMAWATI
NIM : 082103080
JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN
PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
Tanggal : . . . . Maret 2011 Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan
NIP. 19741012 200003 2 003
( Dr. Beby Karina F. Sembiring, SE, MM )
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : FITRI RAHMAWATI
NIM : 082103080
JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN
PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
Medan, . . . . Maret 2011
Menyetujui Pembimbing
( Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak NIP: 19550914 198103 1 005
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil’alamin, dengan segenap kerendahan hati, Penulis
mengucapkan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan
hidayah-Nya kepada Penulis sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir
ini yang berjudul “Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa laporan ini mungkin masih kurang sempurna
yang disebabkan oleh keterbatasan kemampuan dan kurangnya pengalaman
penulis, sehingga dengan besar hati penulis sangat mengharapkan segala kritik
dan saran yang bersifat membangun penulisan laporan yang lebih baik lagi.
Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM selaku Ketua Program Studi D-III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Sugianto dan Ibu Leni Herawati selaku staff administrasi pada
Departemen Ekonomi Pembangunan yang telah memberikan kesempatan
untuk melakukan penelitian dan meluangkan waktu untuk memberikan
penjelasan terhadap data yang dibutuhkan Penulis.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff Pegawai pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
6. Teristimewa untuk kedua orang tua, Ayahanda Drs. M. Zainal Abidin
Pagan dan Ibunda Siti Zahara Lubis yang telah membesarkan dengan cinta
dan kasih sayang yang besar dan tanpa henti mendo’akan Penulis agar
tetap menjadi yang lebih baik dan meraih cita-cita yang diinginkan.
7. My Beloved Brother and Sister Ahmad Salim, ST dan Hajizah Maya Sari, AM.Keb serta keluarga besar yang telah memberikan semangat dan
perhatian kepada Penulis agar dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir
ini.
8. Special untuk Nurliansyah Saragih yang selalu bersedia memberikan bantuan dan motivasi yang besar kepada Penulis dalam penyelesaian
Tugas Akhir ini.
9. Seluruh teman-teman Penulis di Program Studi D-III Kesekretariatan
stambuk ‘08, Mutiara Sari, Langga Sari, Catrin, Wahyu, Windi, Nurul dan
lainnya yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, terima kasih atas
dukungannya dan semangatnya. Semoga cita-cita kita terwujud
10.Teman-teman magang grup 6, Ermi, Fitri, Shintia, Geta, Rinda, dan Ali
yang telah bekerja sama dengan baik selama kegiatan magang.
Medan, Maret 2011
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian... 3
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Ringkas ... 7
B. Struktur Organisasi ... 9
C. Job Description ... 14
D. Jaringan Usaha Terkini ... 19
E. Kinerja Usaha Terkini... 20
F. Rencana Kegiatan ... 21
B. Pekerjaan Perkantoran ... 28
1. Arti Pekerjaan Perkantoran ... 28
2. Fungsi Pekerjaan Kantor ... 29
3. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor... 30
4. Deskripsi Pekerjaan Kantor pada Departemen EP ... 32
C. Tujuan Manajemen Perkantoran ... 33
D. Unsur-unsur Manajemen Perkantoran ... 34
E. Komunikasi Perkantoran ... 39
1. Arti Komunikasi ... 39
2. Jenis dan Asas Komunikasi Perkantoran ... 39
3. Komunikasi yang Efektif ... 41
4. Sistem Komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan ... 43
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 45
B. Saran ... 46
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 11
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan
wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas
sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan terlebih
dahulu. Banyak faktor yang yang mempengaruhi upaya untuk mencapai tujuan
dari suatu perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki
oleh perusahaan.
Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk
organisasi baik perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya.
Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas
dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen
perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan
usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju.
Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi,
menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan
memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan
menuntut suatu organisasi harus bekerja secara profesional. Sulit sekali bagi suatu
perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran
secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara
mengurangi hambatan-hambatan yang mungkin terdapat pada suatu perusahaan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Manajemen perkantoran adalah proses penyelenggaraan yang dapat
melancarkan pelaksanaan tugas pimpinan dari suatu perusahaan sejalan dengan
meningkatnya kebutuhan setiap pimpinan akan data-data yang lengkap dan cepat
dalam proses pengambilan keputusan yang dibutuhkan. Maka penerapan
manajemen perkantoran setiap waktu juga akan banyak memberikan
bantuan-bantuan terhadap pimpinan. Manajemen perkantoran merupakan urat nadi dari
segala kegiatan organisasi dan memiliki peranan yang cukup besar dalam
mendukung maju mundurnya suatu perusahaan.
Pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Pada kenyataannya,
pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung,
atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang
tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua
pihak.
Luas sempitnya pekerjaan kantor berfungsi memberi fasilitas kepada
pelaksana tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan
memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok. Pekerjaan kantor
mempunyai peranan dalam kehidupan dan perkembangan organisasi. Sebagai
yang cermat dan pengelolaan arsip secara tertib guna penilaian atau penyusunan
program pengembangan lebih lanjut.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik memilih judul
untuk tugas akhir ini yaitu : Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.
B. Perumusan Masalah
Mengingat bahwa peranan manajemen perkantoran adalah suatu peranan
yang luas dalam mencapai tujuan perusahaan agar dapat mengalami
perkembangan kearah yang lebih maju, maka penulis akan membatasi pokok
bahasan yang akan dibahas, yaitu “Bagaimana Manajemen Perkantoran dilaksanakan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara sehingga dapat mencapai tujuan organisasi”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan
manajemen perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis
a. Memperdalam pengetahuan mengenai peranan manajemen
perkantoran bagi Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
b. Melatih dan mengembangkan kemampuan berfikir penulis dalam
mengembangkan teori-teori yang ada.
2. Bagi instansi
Sebagai bahan masukan bagi perusahaan dalam mengambil
kebijaksanaan untuk mencapai langkah-langkah pada masa yang akan
datang sehingga dapat mengalami perkembangan.
3. Bagi pihak lain
Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti-peneliti lain dan
semua pihak yang membutuhkan.
E. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, jadwal kegiatan dapat dilihat pada table
1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir. Penelitian
dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah
NO KEGIATAN
BULAN
JANUARI 2011 FEBRUARI 2011 MARET 2011
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan
2
Pengumpulan
Data
3
Penulisan
[image:15.596.107.512.113.369.2]Laporan
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
Keterangan :
Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian
buku-buku referensi mengenai sistem informasi. Kemudian pada tahap pengumpulan
data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan
penyusunan laporan Tugas Akhir.
F. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan
permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal survei
dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan sejarah perusahaan, stuktur organisasi, uraian
tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
Sumatera Utara yang berkaitan dengan pelaksanaan manajemen
perkantoran.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
A. Sejarah Singkat
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan
sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera
Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi
yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji
Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik
operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan
pada waktu itu).
Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang
bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan
Menteri Pendidikan Tinggi Repubilk Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November
1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan
Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas
Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke
dalam lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan
ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli
Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975
tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan
pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No.
25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU
No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur
PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas
pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah
menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII,
serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan
Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.
56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas
Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi
perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomiterkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan
pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi USU
Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain :
a. Menghasilkan lulusan yang mempuyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar,
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu
wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi
dalam perusahaan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai. Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas EkonomiUniversitas Sumatera Utara
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas
1. Pimpinan Universitas
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H,
M.Sc(CTM),Sp.A(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, M.Sc
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI
Sekretariat Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac
2. Pimpinan Fakultas Ekonomi
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak
Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si
3. Dewan Pertimbangan Fakultas
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
4. Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
c. Akuntansi
Ketua : Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
6. Program Studi
a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
b. Program Studi S1 Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
d. Program Studi DIII Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
e. Program Studi DIII Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar M.Si, Ak
f. Program Studi DIII Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan
kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
3. Sub Bagian Keuangan dan Umum
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan .
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan
tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan
tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan
yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang
berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masyarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir, bersikap, dan
bertindak sebagai ilmuan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan
loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan
fakultas,seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul
Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki
nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen Perkatoran
Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan, karena itu
setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat
memahami terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut.
Adapun manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara
tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari
pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi.
1. Defenisi manajemen perkantoran dari beberapa pakar :
a. Menurut Leffingwell
menyatakan bahwa “Manjemen Perkantoran adalah cabang seni dan ilmu
manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran
secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan”.
b. Menurut The Liang Gie (Laksmi, dkk., 2008:24) menyatakan bahwa
“Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberi arah
dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol)
sampai menyelenggarakan sesuatu hal, secara tertib”.
2. Fungsi manajemen yang dijalankan berdasarkan defenisi manajemen
a. Fungsi perencanaan
Menurut Laksmi dkk. (2008:30) perencanaan adalah suatu penentuan
sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang seharusnya dilaksanakan, bentuk
organisasi yang tepat untuk mencapainya, dan orang-orang yang bertanggung
jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.
Tujuan fungsi perencanaan:
1) Mengurangi/mengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan di
waktu yang akan datang
2) Memusatkan perhatian kepada sasaran
3) Menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis
4) Memudahkan pengawasan
b. Fungsi pengorganisasian
Menurut Laksmi dkk. (2008:30) pengorganisasian (organizing) adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagian-bagiannya,
pengelompokan aktivitas-aktivitas, penugasan kelompok-kelompok aktivitas
kepada para manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya,
pengkoor dinasian hubungan wewenang dan informasi baik horizontal
maupun vertikal dan struktur organisasi.
Menurut Laksmi dkk. (2008:30) memimpin (leading) adalah seni atau proses mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mereka mau
berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok.
Aspek-aspek penting dalam kepemimpinan:
1) Motivasi, biasanya diartikan sebagai dorongan. Kegiatan memotivasi
adalah mempengaruhi orang lain untuk berperilaku secara tertentu.
2) Kepemimpinan atau leadership, yaitu proses untuk mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mau berusaha mencapai tujuan yang
hendak dicapai oleh kelompok.
3) Komunikasi yaitu penyampaian informasi dari pengirim kepada
penerima, yang dipahami oleh si penerima.
d. Fungsi pengawasan
Menurut Laksmi dkk. (2008:31) pengawasan adalah suatu upaya
sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan,
merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi kerja
dengan standar yang ditetapkan, menetapkan apakah ada penyimpangan, dan
mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa
semua sumber daya perusahaan telah digunakan dengan cara paling efektif
dan efisien guna tercapainya sasaran perusahaan.
3. Arti Kantor
Berikut defenisi kantor sebagai tempat menurut dua pakar manajemen, yaitu
a. Menurut Mills, kantor adalah setiap tempat, dimana biasanya pekerjaan
tulis-menulis dilakukan, dengan nama apapun yang diberikan kepada
tempat tersebut.
Contoh: Departemen Akuntansi, Ruang Komputer, dan lain-lain.
b. Menurut Atmosudirdjo, kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas
tempat, staf, dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
c. Menurut Sedarmayanti (2001:2), kantor adalah:
1) Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi
2) Proses menangani informasi, mulai dari penerimaan, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan
informasi.
Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa kantor sebagai proses adalah
serangkaian kegiatan menangani informasi, mulai dari menerima, menyimpulkan,
mengolah, dan menyimpan, sampai menyalurkan. Jadi perkantoran adalah segala
sesuatu/hal-hal yang berhubungan dengan kantor, baik dalam arti tempat
kegiatannya maupun proses kegiatannya. Disamping itu, dalam suatu organisasi
harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya,
untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat
dilakukan secara sistematis.
kegiatan organisasi lain serta lingkungannya, oleh sebab itu salah satu kebutuhan
dalam rangka mencapai tujuan organisasi adalah kebutuhan akan tersedianya
informasi.
Pada hakekatnya, setiap manusia selalu memerlukan informasi dalam
kehidupannya. Pada umumnya tanpa adanya informasi yang diterima ataupun
yang disampaikan, manusia tidak dapat bertindak sesuatu, karena tidak ada bahan
pertimbangan untuk tindak lanjut berikutnya. Rangkaian kegiatan didalam
organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik dilingkungan
pemerintahan maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan secara
keseluruhan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi dan lancar. Salah satu
prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya adalah
terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar.
Berdasar atas fakta yang dikemukakan Mariono (Jurnal organisasi dan Manajemen2005), yaitu informasi yang lengkap dan bermanfaat dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya. Tanpa
tersedianya informasi yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan
perkembangan, maka sulit bagi pimpinan untuk menentukan suatu kebijaksanaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi yang berdasarkan fakta
akurat, lengkap dan meyeluruh sangat diperlukan untuk segera disiapkan dan
ditindak lanjuti.
Dewasa ini, kedudukan dan peranan perkantoran berkembang dengan pesat
dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai
suatu kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana
dilakukan berbagai macam aktivitas, yang dapat diartikan sebagai tempat dimana
dilakukan berbagai macam pelaksanaan kegiatan organisasi dalam rangka
mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor
mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat
kegiatan penyediaan informasi guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan
di segala bidang.
Di samping itu, perlu diketahui pula bahwa setiap keputusan yang akan dan
telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi perlu dicatat, diolah, dan
disimpan dengan baik untuk dijadikan bukti dimasa yang akan datang.
Berikutnya, dengan semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian
sistem prosedur, penggunaan teknologi mutakhir dalam kegiatan kantor, maka
kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh
pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan tidak
mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang atau sekelompok
kecil orang-orang tertentu. Dalam hal demikian, seorang pimpinan dapat
menunjuk atau mengangkat pembantu yang akan diserahi tugas tertentu untuk
membantunya. Banyak atau sedikitnya pembantu dan macam pekerjaan yang
diperlukan tergantung dari besar kecilnya organisasi, luas sempitnya ruang
a. Untuk menerima keterangan (misalnya: surat-surat, harga, kutipan, dan
sebagainya)
b. Untuk mencatat keterangan (misalnya: persediaan, harga dan catatan-catatan
kepegawaiaan)
c. Untuk menyusun keterangan (misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan dan
sebagainya)
d. Untuk memberi keterangan (misalnya: faktur-faktur penjualan,
perkiraan-perkiraan dan sebagainya)
e. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya: pemeliharaan uang tunai,
persediaan dan sebagainya)
B. Pekerjaan Perkantoran 1. Arti Pekerjaan Perkantoran
Objek utama dalam kegiatan manajemen perkantoran adalah pekerjaan
perkantoran atau pekerjaan/kegiatan-kegiatan yang ada di kantor. Istilah lain yang
digunakan untuk pekerjaan kantor adalah tata usaha, clerical work, paper work, dan kesekretariatan. Berikut defenisi pekerjaan kantor menurut beberapa pakar
ilmu administrasi mengenai tata usaha:
a. George Terry : Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan
secara lisan dan pembuatan arsip-arsip dinamis dan laporan-laporan sebagai
cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu
landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
setiap tata usaha kerja sama.
2. Fungsi Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor menurut Susanti (Jurnal Manajemen & terapan 2009)
berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim,
dan menyimpan keterangan. Mencatat keterangan kejadian berarti mencatat
semua yang dilakukan sehingga menjadi keterangan yang kelak dapat lebih
berguna. Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan
menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual,
dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan
informasi yang berguna untuk semua pihak.
Apabila diteliti lebih lanjut hakekat pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi
sebagai berikut :
a. Mengumpulkan/menghitung/keterangan
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan
yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi keterangan
yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
b. Mencatat keterangan
Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam peralatan
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud
meyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan keterangan
Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat,
sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim keterangan
Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat
dari suatu pihak ke pihak lain.
f. Meyimpan keterangan
Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara
dan alat di tempat tertentu sehingga lebih mudah diatur sistematis dan aman.
3. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor
Pelaksanaan pekerjaan kantor disetiap kantor berbeda ruang lingkupnya, hal
tersebut tergantung dari kebutuhan masing-masing kantor bersangkutan. Pada
umumnya luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh
beberapa faktor, antara lain :
a. Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor bersangkutan.
Perusahaan yang besar dan luas jangkauannya, memerlukan lebih banyak
informasi yang harus ditangani dari pada perusahaan yang sangat sempit
ruang lingkup usahanya.
Berdasarkan faktor yang mempengaruhi kebutuhan pekerjaan kantor tersebut,
maka dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor dapat berupa pekerjaan
tulis-menulis dan catat-mencatat.
Tetapi apabila dituntut pekerjaan kantor yang ruang lingkupnya lebih luas maka
pekerjaan kantor dalam hal demikian dapat dilaksanakan dengan pekerjaan
ketatausahaan yaitu yang meliputi pekerjaan pengetikan, penggandaan (stensil,
foto copy dan lain-lain), kearsipan, ekspedisi, surat pelayanan, telepon dan
sebagainya.
Selanjutnya, apabila perusahaan menuntutnya, maka pekerjaan kantor yang
diperlukan adalah ketatausahaan di tambah dengan kegiatan lainnya seperti:
penentuan sistem dan prosedur perkantoran, merencanakan tata ruang kantor,
penggunaan atau pengolahan data elektronik, pembinaan pegawai kantor dan
sebagainya.
Dengan demikian pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis
menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam pelaksanaanya pekerjaan kantor,
dapat berupa:
1. Pekerjaan tulis-menulis kantor dapat berupa menjawab surat
2. Ketatausahaan
3. Katatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih kompleks
Luas atau sempit ruang lingkup pekerjaan kantor, berfungsi memberi fasilitas
4. Deskripsi Pekerjaan Kantor pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
a. Ketua Program Studi Ekonomi Pembangunan
Deskripsi Pekerjaan Ketua Departemen Ekonomi Pembangunan antara
lain:
1. Membuka sidang ujian komprehensif.
2. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing atau
pembanding.
3. Menandatangani KRS atau KHS mahasiswa.
4. Menandatangani persetujuan mahasiswa
b. Sekretaris Program Studi Ekonomi Pembangunan
Deskripsi Pekerjaan Sekretaris Departemen Ekonomi Pembangunan
antaralain:
1. Mengoreksi judul outline mahasiswa.
2. Mengoreksi skripsi yang akan diuji/diperbanyak.
3. Membuka sidang ujian komprehensif apabila ketua departemen tidak
dapat hadir.
4. Menandantangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal.
5. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang
berhubungan dengan Departemen Ekonomi Pembangunan.
c. Staf Departemen Ekonomi Pembangunan
1. Mengetik surat keluar/masuk.
2. Mengarsip surat keluar/masuk.
3. Memberikan KRS/KHS kepada mahasiswa.
4. Menstempel skripsi mahasiswa yang telah ditandatangani oleh ketua
Departemen Ekonomi Pembangunan S1.
5. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa.
6. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan diuji/diperbanyak.
7. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar.
8. Mengetik daftar alumni Departemen Ekonomi Pembangunan S1.
9. Menstempel KRS/KHS mahasiawa.
10. Mengerjakan Dikti untuk Departemen Ekonomi Pembangunan S1.
11. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian
komprehensif.
12. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai/tamat.
13. Membuat undangan seminar proposal mahasiswa.
14. Menyiapkan berkas ujian meja hijau mahasiswa.
15. Memasukkan IPK mahasiswa ke dalam buku evaluasi belajar.
C. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya
1. Untuk memberi ketenangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna
pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang
terjangkau.
3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya.
4. Untuk memberikan pekerjaan tatausaha yang cermat dan membantu
memberi pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.
D. Unsur-unsur Manajemen Perkantoran
Tujuh unsur perkantoran berikut ini penting diperhatikan oleh mereka yang
bekerja di perkantoran. Unsur-unsur tersebut adalah sumber daya manusia,
komunikasi, keuangan, prosedur, formulir, filing, dan peralatan, perabotan, dan
gedung kantor.
1. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah unsur paling penting, sebab manusia
menjadi subjek penggerak organisasi. Perlakuan yang manusiawi sangat
dibutuhkan. Kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan SDM dimulai dari
rekrutmen, yang terdiri dari evaluasi keadaan tenaga kerja, penyebaran iklan
lowongan, testing, penempatan, orientasi, spesifikasi, sistem penggajian, pelatihan, pemberian penghargaan, hingga promosi.
Kompleksitas pekerjaan perkantoran pada masa globalisasi ini semakin
perlu dibiasakan pada setiap individu sebagai bagian dari cara berpikir yang
modern, agar dapat lebih adaptif dan responsive terhadap perubahan.
2. Laporan
Di kantor, laporan merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh setiap
pekerja. Selain merupakan tulisan yang menjelaskan perkembangan sistem
yang ada di kantor, laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis.
Format laporan perlu dipelajari dengan cermat agar data dan informasi dapat
dimanfaatkan secara optimal.
Laporan juga dianggap sebagai salah satu bentuk pengawasan. Laporan
dari setiap unit memberikan data dan informasi mengenai hal-hal tertentu
yang terjadi di kantor, sehingga para manajer dapat melihat gambaran kondisi
kantor. Semakin akurat data yang terdapat dalam laporan-laporan tersebut,
semakin tepat keputusan dan tindakan yang diambil oleh para manajer.
3. Keuangan
Keuangan adalah salah satu bagian penting, meskipun tidak berarti jika
organisasi memiliki dana yang kurang dari yang direncanakan, organisasi
tersebut tidak bisa beroperasi. Setiap organisasi diharapkan memiliki dana
abadi, yaitu dana simpanan yang tidak boleh diambil, kecuali dalam keadaan
darurat.
Lembaga yang bersih ditandai dengan tiga elemen dasar, yaitu
harus diselenggarakan secara transparan dan pelaksanaannya harus dapat
dipertanggungjawabkan.
4. Prosedur
Cara bekerja dalam sebuah organisasi akan lebih efisien dan efektif jika
dilakukan berdasarkan prosedur. Apalagi jika kegiatan-kegiatan tersebut
dilakukan secara rutin. Prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan yang
dilakukan dalam melakukan sebuah pekerjaan di satu unit tertentu selalu
berhubungan dengan unit-unit lainnnya. Berdasarkan konsep sebuah sistem,
setiap unit atau bagian selalu saling berhubungan dan bergantung dengan unit
lainnya.
Umumnya, suatu mekanisme sistem kerja memiliki standar tertentu yang
berlaku secara nasional maupun internasional. Sistem yang sudah diuji
memenuhi standar, akan memperoleh sertifikat dari ISO (International Standar Organization).
Prosedur dipengaruhi oleh uraian pekerjaan (job description) dari sebuah jabatan. Evaluasi pekerjaan akan menentukan berat, sulit, dan resiko suatu
pekerjaan, sehingga terjadi penyederhanaan atau pemerkayaan pekerjaan
dalam suatu jabatan. Dari hasil evaluasi tersebut prosedur dapat berubah.
Selain itu, prosedur dipengaruhi oleh teknologi. Dalam era globalisasi ini,
teknologi informasi yang mencakup komputer, internet, telepon selular, video conferencing, dan sebagainya, mengubah cara kerja sebagian besar orang. Satu pekerjaan biasanya dilakukan oleh lima orang, dengan teknologi,
5. Formulir
Formulir adalah salah satu alat yang banyak digunakan dalam organisasi.
Dokumen di kantor 70% didominasi oleh formulir. Formulir mengikuti daur
hidup dokumen, mulai dari penciptaan (mencakup perencanaan rancangan
formulir), penggunaan (mencakup penentuan siapa yang berhak memperolah
formulir), penyimpanan (sistem dan tempat penyimpanan), temu kembali,
hingga pemusnahan (jadwal retensi).
Penciptaan formulir harus mengikuti persyaratan tertentu, mulai dari
ukuran dan jenis kertas, pola pengisian yang ditandai dengan garis-garis dan
kotak-kotak, serta petunjuk cara mengisi. Persyaratan tersebut akan berkaitan
erat dengan penggunaan, penyimpanan, temu kembali, dan pemusnahannya.
Format formulir yang benar-benar dibuat sesuai dengan kepentingan akan
memperlancar pekerjaan secara keseluruhan, memudahkan pemakaiannya,
dan penghematan.
6. Filing
Filing atau sistem penyimpanan arsip kantor merupakan salah satu
kegiatan utama dalam manajemen perkantoran. Filing yang baik akan
mempermudah temu kembali informasi. Sistem yang dikenal dibedakan
dalam tiga jenis, yaitu alfabetis (berdasarkan abjad), numerik (berdasarkan
angka), dan alfanumerik (berdasarkan gabungan abjad dan angka).
Sistem filing perlu dipantau secara teratur, sebab pertumbuhan arsip
kantor sangat cepat. Seluruh pekerja perlu memahami seluruh aspek dalam
kegiatan kearsipan. Pengurusan arsip, yang dikenal sebagai manajemen
kearsipan atau record management, berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, penggunaan, pencatatan, pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, hingga pemusnahannya.
7. Peralatan, Perabotan, dan Gedung Kantor
Unsur terakhir yang perlu diperhatikan adalah peralatan, perabotan, dan
gedung kantor, termasuk tata ruang dan penyediaan sarana teknologi.
Peralatan seperti alat tulis kantor dan komputer, adalah sarana untuk pekerja
dalam melakukan tugasnya. Pemakaiannya diatur oleh peraturan-peraturan
tertulis atau etika tertentu yang tidak tertulis. Misalnya, seperti etika
menggunakan telepon: pekerja tidak boleh membanting gagang telepon, lama
pemakaiam untuk kepentingan pribadi tidak boleh lebih dari lima menit, dan
seterusnya.
Pemeliharaan peralatan, perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan
oleh semua pekerja. Untuk peralatan tertentu, seperti komputer, listrik,
gedung, sofa, dan karpet, perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak
bisa dilakukan oleh sembarang orang.
Gedung sebagai tempat kegiatan kantor dijalankan, berfungsi sebagai
tempat bersosialisasi. Di tempat itu para pekerja yang bertemu selama enam
hari dalam seminggu, mulai dari jam 8 pagi hingga jam 5 sore, memiliki
E. Komunikasi Perkantoran 1. Arti Komunikasi
Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya
tujuan tergantung pada kemampuan pegawai dan manajer untuk
berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang lain. Komunikasi didefenisikan oleh Bovee (2003) sebagai proses mengirim dan menerima
pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan
menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai
dengan pesan tersebut. Adapun Robbins (2003) mendefenisikan sebagai
proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.
2. Jenis dan Asas Komunikasi Perkantoran
a. Jenis Komunikasi Perkantoran
Komunikasi perkantoran dewasa ini tidak hanya satu macam seperti
pada zaman kuno yang hanya memakai tulisan yang dibawa oleh seorang
penghantar. Kini telah diperkembangkan macam-macam sistem
komunikasi dengan aneka peralatan yang rumit. Suatu pembagian
jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis diberikan oleh J.C. Denyer
(Office Managemnet, 1975) yang membedakannya dalam: 1) Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)
Meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor
sendiri, radio, atau hanya corong suara.
3) Sistem Mekanis (Mechanical System)
Meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi.
4) Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan, dan
memanggil seseorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau
badan usaha yang luas seperti misalnya manajer produksi di beberapa
pabrik atau dokter di rumah sakit. Sarananya meliputi sistem radio,
pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.
b. Asas Komunikasi Perkantoran
Untuk dapat melakukan tugas utama membina sistem komunikasi
dengan sebaik-baiknya, seorang manajer perlu memahami asas-asas
komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Geoffrey
Mills dan Oliver Standingford mengemukakan empat asas pokok
komunikasi sebagai berikut:
1) Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran
orang yang lain.
Komunikasi hanya bisa terjadi diantara orang-orang. Oleh karena itu,
penting sekali memperhatikan dan berpikir dalam rangka faktor ini.
2) Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya
Dalam berbicara atau menulis kepada orang lain, perlulah
mempertimbangkan mengenai apa yang telah diketahuinya. Misalnya
seorang ahli hukum dalam melakukan komunikasi dengan orang biasa
tidak boleh semau-maunya mempergunakan istilah-istilah hukum
yang tidak dimengerti orang biasa.
3) Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban
untuk membuat dirinya dimengerti.
Pengirm warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak penerima
bilamana wartanya tidak dimengerti. Kemungkinan sekali pengirim
warta tidak memilih kata-kata yang tepat atau tidak memberikan
penjelasan yang memadai.
4) Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu
kewajiban untuk menerima suatu penjelasan.
Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak pengirim
bilamana wartanya tidak dimengerti. Mungkin ia memerlukan
penjelasan tambahan yang harus dimintanya.
3. Komunikasi yang Efektif
Berdasarkan penelitian yang dilakukan Thomas dan Schmidt pada tahun
1976, komunikasi yang buruk akan menciptakan konflik antarpribadi. Hal ini
Dengan memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, kita akan dapat
mengantisipasi masalah, membuat keputusan, mengoordinasikan arus kerja,
mensupervisi yang lain, membangun hubungan maupun mempromosikan
produk dan jasa yan ditawarkan oleh perusahaan. Jadi akan diperoleh suatu
kesan yang baik dari kolega, pegawai, supervisor, investor, maupun pelanggan pelanggan dalam merespons kebutuhan masing-masing
stakeholders. Tanpa komunikasi yang efektif, orang akan salah mengerti dan salah menginterpretasikan informasi yang disampaikan.
Ciri-ciri Pesan yang Efektif:
a. Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana
mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan dilakukan,
memberikan solusi terhadap maslah, mendiskusikan status sebuah
proyek, dan lain-lain.
b. Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan mengguna kan bahasa
yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. Informasi
harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis.
c. Mengklarifikasi dan menyingkat informasi, dengan menggunakan table,
bagan, foto maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud.
d. Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dengan menjelaskan apa yang
kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya
ditujukan pada orang-orang tertentu saja.
e. Membujuk dan menyediakan rekomendasi. Biasanya pesan yang
pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan
menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh dengannya.
4. Sistem Komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
Komunikasi pada Departem Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera
Utara terbagi atas komunikasi internal dan komunikasi eksternal.
a. Komunikasi internal, mencakup:
1) Komunikasi vertical
2) Komunikasi horizontal
Pelaksanaan komunikasi internal pada departemen ini bersifat
formal dan informal. Hal ini dapat terlihat dari komunikasi vertical yang
meliputi hubungan yang bersifat keatas atau kebawah. Sedangkan
komunikasi dari bawah keatas dapat berupa keluhan, laporan, pendapat
atau saran baik dalam lisan maupun tulisan, bisa dalam kedudukan yang
setingkat atau sama.
b. Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang bersifat eksternal pada Departemen Ekonomi
Pembangunan Universitas Sumatera Utara dengan berbagai pihak yaitu:
a. Hubungan dengan setiap mahasiswa
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
Sumber : Departemen Ekonomi Pembangunan USU (2011) Ketua Departemen EP
Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Ketua Prodi S1 Reguler EP
Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D
STAF
Sugianto
STAF
Leni Herawati STAF
Heri Santoso, AMd
Sekretaris Departemen EP
Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Sekretaris Prodi S1 Reguler EP
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan
yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini, yaitu “Pelaksanaan Manajemen
Perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera
Utara” sebagai berikut :
1. Manajemen perkantoran merupakan bagian dari manajemen perusahaan
karena itu baik setiap individu manajer maupun karyawan haruslah
memahami manajemen perkantoran, yakni ilmu manajemen yang
berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,
bilamana dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. Manajemen ini
dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan, sasaran, dan
kegiatan-kegiatan.
2. Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen merupakan suatu hal yang bersifat
mutlak, yang harus dilaksanakan dalam suatu perkantoran. Apabila
fungsi-fungsi manajemen perkantoran telah dijalankan dengan baik,
maka segala sesuatu yang berhubungan dengan perkantoran dapat
berjalan dengan lancar pula, sesuai dengan yang
internet, dan email. Posisi atau kedudukan sekretaris dalam struktur
organisasi secara khusus sangat berperan penting untuk mendukung
kegiatan pimpinan dalam melaksanakan tugas.
B. Saran
Adapun saran yang akan diberikan kepada Departemen Ekonomi
Pembangunan Universitas Sumatera Utara yaitu:
1. Hendaknya pimpinan dan staf pada Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara senantiasa menjaga keseimbangan dalam
berkomunikasi antar sesama pegawai sehingga dapat menjalankan tugas
dengan baik, dan haruslah mampu memahami dan mengaplikasikan
makna manajemen dalam pekerjaan kantor.
2. Diharapkan kepada Departemen Ekonomi Pembangunan dapat
mengelola seluruh unsur-unsur manajemen perkantoran dengan
sebaik-baiknya demi kelancaran pekerjaan perkantoran yang ada didalamnya.
3. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan
kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan
efisiensi waktu dapat lebih ditingkatkan, sehingga tercapainya tujuan
DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty
Maryono, Joko. 2005. Jurnal Organisasi & Manajemen. Jakarta : Pusat Keilmuan LPPM
Moekijat. 2001. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju
Sedarmayani. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju
Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga
Susanti, Nanis. 2009. Jurnal Manajemen Teori & Terapan. Surabaya : Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga
