TUGAS AKHIR
PERANAN KOMUNIKASI DALAM PELAKSANAAN PEKERJAAN PEGAWAI PADA BAGIAN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
MUHAMMAD HAMZAH
072103084
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah banyak memberikan rahmat dan kasih-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan Komunikasi
dalam Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” tepat pada waktunya.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang dimiliki Penulis. Oleh karena itu,
Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapatkan
bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Ami Dilham, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah
bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing Penulis
dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.
5. Ibu Sofia Anita, SE selaku Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
6. Ibu Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, MBA selaku Ketua Departemen
Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah
membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini
7. Teristimewa untuk orangtua tercinta Ayahanda M.Amin.Ginting dan Ibunda
Ernawati berkat iringan doa, semangat, motivasi, dan segenap kasih sayang tiada henti sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Untuk kakak tercinta Irma Agustina dan Yuni Kartika abang tercinta
Hengky Oktaviani, serta adik tercinta M.Hamdani Ginting dan M.Harun. 9. Untuk sahabat dan teman-temanku Arinto, Kerry Hutagaol, Ikhwansyah
Lubis, Agung, Intan Simangunsong, Edi, Baginda, dan Dadang.
Akhirnya Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang
bersifat membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca khususnya Penulis.
Medan, Juli 2010
Penulis
DAFTAR ISI
B. Struktur Organisasi dan Personalia ... 13
C. Job Description ………. 16
D. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 17
E. Rencana Kegiatan ... 18
BAB III. PEMBAHASAN... 19
A. Pengertian dan Proses Komunikasi... 19
B. Penerapan Komunikasi dalam Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Pada Bagian Departemen Manajemen FE USU... 23
C. Peranan Komunikasi dalam Peningkatan Efisiensi Kinerja Pegawai di Bagian Departemen Manajemen FE USU ... 26
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN... 31
A. Kesimpulan ... 31
B. Saran... 32
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang
Komunikasi secara sederhana adalah ketika satu organisasi hanya mempunyai satu atau dua orang di dalamnya, kompleksitas dari komunikasi berkembang dan menyesuaikan dengan ukuran organisasi tersebut. Di dalam organisasi yang lebih
besar, komunikasi yang terjadi dengan cara pertemuan langsung (tatap muka) sangat jarang terjadi, dibandingkan dengan cara perseorangan seperti voicemail
dan pesan e-mail.
Komunikasi sangat penting bagi kehidupan bisnis dan organisasi. Komunikasi sangat penting untuk menjalin hubungan kerja sama antara manusia dengan
organisasi untuk saling membantu dan mengadakan interaksi.
Komunikasi memegang peran yang sangat penting bagi suatu perusahaan
maupun organisasi. Komunikasi berperan penting dalam menjalin kerja sama agar organisasi bisa tercapai dan mempunyai pengaruh sangat besar dalam proses pencapaian tujuan.
Komunikasi bertujuan untuk menciptakan saling pengertian antara pengirim berita atau komunikator dan penerima berita atau komunikan. Maka dalam
menyusun berita hendaknya jelas, singkat, padat, sopan serta mengandung makna kebenaran. Kegiatan komunikasi dapat mempengaruhi kegiatan intern meliputi pengarahan, pemberian perintah, penyampaian laporan dalam kegiatan sehari-hari.
Kegiatan komunikasi eksternal merupakan salah satu kegiatan pokok dalam meningkatkan pengaruh yang positif bagi organisasi, kegiatan komunikasi
tersebut dilaksanakan dengan perencanan serta diawasi dan sebagian besar pelaksanaannya di luar lembaga atau organisasi.
Komunikasi akan berhasil jika pengirim pesan dan penerima pesan
bersama-sama mencapai pengertian atau kesimpulan yang bersama-sama sesuai dengan yang dimaksudkan tentang apa sebenarnya yang dikomunikasikan, untuk itu sangat
diperlukan keterampilan berkomunikasi dalam suatu organisasi demi kelancaran aktivitas organisasi.
Begitu pula komunikasi yang terjadi disuatu lembaga pendidikan di Perguruan
Tinggi Negeri. Pegawai yang dalam kesehariannya bekerja di dalam organisasi tersebut selalu berkomunikasi secara vertical maupun horizontal antara bawahan,
atasan, ataupun satu level. Kegiatan komunikasi selalu sering dilakukan khususnya dalam melaksanakan pekerjaan. Pekerjaan akan terasa sangat ringan dan mengasyikkan bila komunikasi yang terjalin di dalam organisasi tersebut
selaras antara pekerja atau pegawai yang satu dengan pegawai yang lain.
Pengaruh komunikasi di dalam organisasi sangat luas karena bila komunikasi
tidak terjalin dengan baik dan selaras maka akan menghambat kemajuan dan peningkatan prestasi kerja karyawan dan akan sulit melaksanakan dengan baik segala pekerjaan yang sudah diamanatkan sehingga pelaksaan pekerjaan akan
terganggu.
Pelaksanaan pekerjaan seorang pegawai tentu berbeda disetiap ruang
yang bersangkutan. Organisasi yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak hubungan komunikasi diantara para pegawai karena banyaknya
jumlah pegawai yang terlibat berbeda dari organisasi yang sempit ruang lingkupnya. Agar pekerjaan pegawai dalam organisasi dapat berjalan dengan baik dan maksimal dalam meningkatkan produktivitas kerja maka peranan komunikasi
sangatlah dibutuhkan dalam memenuhi pelaksanaan pekerjaan pegawai.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis ingin melihat dan mengetahui peran
komunikasi dalam menunjang kelancaran pekerjaan kantor. Untuk itu penulis menetapkan judul Tugas Akhir ini adalah “PERANAN KOMUNIKASI DALAM
PELAKSANAAN PEKERJAAN PEGAWAI PADA BAGIAN DEPARTEMEN
MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA”
B.Perumusan Masalah
Setiap lembaga atau organisasi dalam kegiatannya selalu menghadapi berbagai
masalah yang harus dapat diatasi guna terwujudnya sasaran dan tujuan organisasi, misalnya masalah yang menjadi topik tulisan ini adalah pelaksanaan komunikasi,
jadi penulis membatasi permasalahan yang di temui di lapangan dalam paper ini sebagai berikut :
1. Sejauh mana peran komunikasi dalam menunjang pelaksanaan
2. Faktor apa yang menghambat komunikasi pada bagian Departemen
Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C.Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sejauh mana peranan komunikasi dalam menunjang
pelaksanaan pekerjaan pegawai pada bagian Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui faktor apa yang menghambat komunikasi pada bagian
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sedangkan Manfaat Penelitian adalah : a. Bagi Organisasi
Sebagai bahan masukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
b. Bagi Penulis
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis tentang peranan komunikasi.
c. Bagi pihak lain
D.Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.
M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1
Table 1.1 1. Penyusunan Draft
Keterangan :
Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku –
buku referensi mengenai komunikasi. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Magang pada bagian departemen dilaksanakan sejak tanggal 18 Maret 2010 – 9
April 2010. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir.
E.Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub
bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha
terkini, dan rencana kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang pengaruh dan sistem komunikasi dalam
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari
penelitian yang dilakukan di bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU, dan saran Penulis pada bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua
referensi yang digunakan.
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Singkat
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas
Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu
teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Repubilk Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November
1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke
dalam lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19
Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP
USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma
III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini.
Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan
Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal
11 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang
ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Pada saat ini Jurusan Manajemen telah berganti nama menjadi Departemen
1. Jumlah mahasiswa yang mendaftar mengalami peningkatan dari tahun ke tahun .
2. Para lulusan tidak mengalami kesulitan untuk mendapatkan pekerjaan 3. Masa studi semakin cepat
4. IPK mahasiswa cenderung semakin baik
5. Adanya motivasi yang tinggi dikalangan staf pengajar untuk meningkatkan strata pendidikannya serta kualitas pengajaran. Hal ini terbukti sampai saat ini
jurusan telah memiliki 15 (limabelas) Doktor dalam bidang Manajemen. 6. Telah memperoleh akreditasi nasional dengan nilai B
7. Saat ini Departemen Manajemen telah membuka Program Pasca Sarjana (S2)
8. Rasio antara jumlah staf pengajar dengan mahasiswa sebesar 1 : 15, tergolong cukup ataupun seimbang untuk menjalankan proses belajar mengajar
9. Memiliki 4 (empat) Kosentrasi yaitu : Manajemen Keuangan, Manajemen Pemasaran, Manajemen Sumber Daya Manusia, dan Manajemen Usaha Kecil.
Departemen Manajemen dikelola oleh seorang ketua dan seorang sekretaris melalui pemilihan oleh staf pengajar Departemen dengan masa kepemimpinan empat tahun dan dibantu oleh beberapa staf administrasi.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
1. Visi Fakultas Ekonomi USU
2. Misi Fakultas Ekonomi USU
Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar, b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
VISI
Menjadi Program Studi yang mandiri, mampu memberikan pelayanan pendidikan yang berkualitas tinggi, menjadi pusat informasi bisnis bagi masyarakat, serta berpartisipasi penuh dalam pengembangan bisnis dan manajemen di wilayah Asia
MISI
Mempersiapkan tenaga ahli dibidang bisnis dan manajemen untuk menghasilkan
manajer yang profesional dalam berbagai bidang bisnis dalam rangka memenuhi perkembangan yang pesat dari bisnis dan industri, terutama untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera Utara, serta di wilayah Asia pada umumnya.
TUJUAN
1. Mampu menghasilkan manajer–manajer profesional dalam bidang bisnis
dan manajemen yang berkompeten dalam melakukan kegiatan secara professional untuk menghadapi perkembangan dunia bisnis, manajemen
dan industri.
2. Menghasilkan lulusan bermutu yang mahir, terampil, dan mampu berdiri
sendiri dan peka terhadap perubahan dunia bisnis dan industri.
3. Mampu mempublikasikan dan menyebar luaskan hasil–hasil penelitian
kepada pihak–pihak yang berkepentingan.
4. Mampu memberikan konsultasi bisnis seperti pemberian saran–saran
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
Rektor dan
Gambar 2.1 Struktur Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Ketua Departemen Manajemen
Prof.Dr.Ritha Dalimunthe, SE, MBA
Sekteraris Departemen
Manajemen
Dra.Nisrul Irawati, MBA
Staff Administrasi
Sri wardani
Staff Administrasi
Jumadi
Staff Administrasi
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari pada bagian Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
Fungsi dari Departemen adalah untuk menyusun formasi mengajar dari para dosen departemen, menyediakan layanan pengisian KRS, mendistribusikan
tugas pembimbingan skripsi kepada para dosen, melaksanakan ujian akhir (komprehensif).
1. Melakukan penyusunan formasi mengajar dari para dosen departemen. 2. Menyediakan layanan pengisian KRS kepada mahasiswa yang terdaftar di
departemen manajamen.
3. Mendsitribusikan tugas pembimbingan skripsi kepada para dosen yang
bersangkutan.
4. Melakukan pelaksanaan ujian akhir (komprehensif). 5. Mengurutkan dan mendaftar arsip nilai mahasiswa.
6. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi.
7. Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa persentasi kedalam kartu evaluasi.
8. Membuat transkrip dan mengoreksi transkrip nilai mahasiswa.
9. Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian meja
hijau departemen manajemen.
10. Menerima laporan magang mahasiswa yang telah mengikuti magang di
instansi terkait.
11. Menyimpan skripsi mahasiswa yang telah mendapat mengesahan dari
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan
tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :
a. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
b. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.
c. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masyarakat.
d. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan
metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan
merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya. e. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir,
bersikap, dan bertindak sebagai ilmuan.
f. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai
E. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap.
2. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil/genap.
3. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Proses Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi merupakan terjemahan kata communication yang berarti
perhubungan atau perkabaran. Communicate berarti memberitahukan atau berhubungan. Secara etimologis, komunikasi berasal dari bahasa latin communicatio dengan kata dasar communis yang berarti sama. Secara
terminologis, komunikasi diartikan sebagai pemberitahuan sesuatu (pesan) dari satu pihak ke pihak lain dengan menggunakan suatu media. Sebagai makhluk
sosial, manusia sering berkomunikasi satu sama lain. Namun, komunikasi bukan hanya dilakukan oleh manusia saja, tetapi juga dilakukan oleh makhluk-makhluk yang lainnya. Semut dan lebah dikenal mampu berkomunikasi dengan baik.
Bahkan tumbuh-tumbuhanpun sepertinya mampu berkomunikasi.
Komunikasi dilakukan oleh pihak yang memberitahukan (komunikator)
kepada pihak penerima (komunikan). Komunikasi efektif tejadi apabila sesuatu (pesan) yang diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau sama oleh komunikan, sehingga tidak terjadi salah persepsi.
Dalam pengertian yang umum komunikasi adalah penyampaian berita-berita yang mengandung bermacam-macam keterangan dari seseorang kepada orang
lain, karena manusia sebagai mahkluk individu maupun sosial memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju dan berkembang maka salah satu sarana adalah komunikasi. Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia
pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan dan sebagainya kepada seseorang secara timbale balik sebagai penyampaian maupun penerimaan komunikasi.
Pengertian komunikasi tersebut memunculkan beberapa pendapat ahli-ahli sosiologi dan ilmu-ilmu sosial lainnya yang telah menyumbangkan pikirannya mengenai gejala komunikasi. Lahirlah sejumlah pemikiran besar tentang
pengertian komunikasi yang rumusannya kadang-kadang berbeda akan tetapi hampir sama maksud dan tujuannya ataupun tidak berbeda inti hakekatnya. Di
bawah ini dikemukakan beberapa pengertian tentang komunikasi yaitu:
1) Menurut Djoko Purwanto bahwa komunikasi sebagai proses pertukaran
informasi antara individu melalui sistem yang biasa ( lazim ) baik dengan
simbol-simbol maupun perilaku atau tindakan-tindakan.
2) Menurut Draft, bahwa komunikasi sebagai proses dimana informasi
dipertukarkan dan dimengerti oleh dua orang atau lebih, biasanya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi prilaku.
3) Menurut Drs. Onang U. Effendy, bahwa komunikasi sebagai proses
penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang ( komunikator ) kepada orang lain ( komunikan )
4) Terry dan Franklin, komunikasi adalah seni mengembangkan dan
mendapatkan pengertian diantara orang-orang, komunikasi adalah proses menukar informasi dan perasaan diantara dua orang atau lebih dan penting
5) Hinstreet dan Baty, komunikasi adalah proses pertukaran informasi diantara
dua orang atau lebih melalui suatu sistem, simbol, isyarat-isyarat dan prilaku
yang sudah lazim.
Jadi dari definisi diatas jelas, bahwa pada hakikatnya komunikasi adalah merupakan suatu proses tetapi proses mengenai apa belumlah ada kesepakatan.ada
yang mengatakan proses pengiriman stimulus, ada yang mengatakan pemberian signal,dan ada pula yang mengatakan pengiriman informasi dan simbol.
2. Proses Komunikasi
Banyak pendapat dari para ahli tentang proses komunikasi, mereka
menjabarkan bahwa komunikasi sebagai suatu proses melalui banyak tahap, seperti pendapat Bovee (1988) menyatakan:
a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
c. Pengirim mengumpulkan pesan d. Penerima menerima pesan
e. Penerima menafsirkan pesan
f. Penerima memberikan tanggapan dan mengirim umpan balik kepada
pengirim
- Sebelum penyampaian pesan dilakukan pengirim harus menyiapkan ide
atau gagasan yang mana ide tersebut dapat diperoleh dari berbagai
sumber.
- Setelah pengirim mempunyai ide selanjutnya adalah pengubahan ide
tersebut ke dalam bentuk pesan karena tidak semua ide dapat diterima
atau dimengerti dengan sempurna
- Setelah pengirim pesan dilakukan komunikasi terjalin bila seseorang yang
dituju sudah menerima pesan maka terlebih dahulu mengadakan penafsiran
- Dengan penerimaan pesan maka si penerima terlebih dahulu mengadakan
penafsiran
- Umpan balik (feed Back) adalah penghubungan akhir dalam suatu mata
rantai
Berdasarkan uraian di atas secara sederhana penulis dapat menyimpulkan bahwa proses komunikasi melibatkan beberapa unsur utama yaitu: Pengirim pesan
(komunikator), pesan saluran atau media, komunikan atau umpan balik sementara untuk tahapan-tahapan yang dilalui dalam proses komunikasi seperti telah
diuraikan di atas secara sederhana dapat disimpulkan sebagai berikut: a. Tahap Penyajian : Adanya ide atau gagasan oleh komunikator
b. Tahap Encoding : Pengubahan ide ke dalam sandi atau kode
c. Tahap Pengirim : Komunikan mengirim ide yang sudah disandikan
B. Penerapan Komunikasi dalam Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
Komunikasi sebagai suatu proses dimana orang-orang sebagai pelaku utamanya akan saling berhubungan dan adanya pertukaran informasi, proses komunikasi akan terjadi apabila seseorang mentransformasikan idenya ataupun
informasi kepada orang lain.
Dalam mentransformasikan ide ataupun informasinya antara si pengirim dan
si penerima tidak hanya melakukan satu tindakan saja tetapi sesungguhnya lebih dari satu tindakan oleh karenanya dalam komunikasi terjadi suatu proses yang cukup panjang.
Proses komunikasi memungkinkan Ketua Departemen Manajemen melaksanakan tanggung jawab atas tugasnya, informasi harus dikomunikasikan
pada Sekretaris serta stafnya sehingga mereka mempunyai dasar untuk perencanaan. Perencanaan harus dikomunikasikan kepada orang-orang untuk dilaksanakan. Pengorganisasian juga menuntut pengomunikasian dengan
orang-orang mengenai pengarahan jabatan mereka, kepemimpinan menuntut Ketua Departemen Manajemen untuk mengadakan komunikasi dengan orang-orang
bawahan sehingga tujuan Departemen Manajemen dapat tercapai. Seperti halnya komunikasi yang terdapat pada Departemen Manajemen yaitu:
1. Dalam melakukan penyusunan formasi mengajar dari para dosen di
Departemen Manajamen, staff di Departemen Manajemen memberikan pemberitahuan secara langsung ataupun dengan surat setelah itu diadakan
Departemen Manajemen, staff Departemen Manajemen serta para dosen untuk melakukan penyusunan formasi mengajar. Disinilah terjadinya
komunikasi dua arah dimana komunikasi ini mempunyai sistem umpan balik yang melekat sehingga menjamin informasi yang diberikan.
2. Melakukan pendistribusian tugas pembimbingan skripsi kepada para dosen
yang bersangkutan. Dalam hal ini staff Departemen Manajemen yang bertugas menangani pendistribusian ini akan selalu mengadakan
komunikasi ke atas kepada Ketua Departemen Manajemen sehingga pendistribusiannya tidak mengalami kendala. Tetapi walaupun nantinya ditemukan kendala maka komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas
yang dilakukan antara Ketua Departemen Manajemen, Sekretaris Manajemen dan staff Departemen Manajemen terus terjalin untuk
mewujudkan pendistribusian tugas pembimbingan skripsi kepada para dosen dengan lancar.
3. Melakukan pelaksanaan ujian akhir (komprehensif). Dalam hal ini
koordinasi ataupun komunikasi dua arah sangat dominan karena perlunya selalu konfirmasi antara dosen dengan staff di Departemen Manajemen
selanjutnya staff tersebut akan memberikan informasi kepada Sekretaris Departemen Manajemen dan Ketua Departemen Manajemen untuk selanjutnya memberikan pengesahan terhadap pelaksanaan ujian. Maka
peran staff disini sangat dibutuhkan.
4. Melakukan penghitungan Indeks Prestasi Mahasiswa presentasi kedalam
berkoordinasi dengan staff yang lain dengan melakukan komunikasi baik itu secara formal maupun informal.
5. Menerima dan memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian
meja hijau Departemen Manajemen. Dalam hal ini tugas staff Departemen Manajemen selalu melakukan koordinasi dengan Sekretaris Departemen
Manajemen dan Ketua Departemen Manajemen dalam pengesahan berkas nantinya untuk selanjutnya disampaikan ke Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Menyimpan skripsi mahasiswa yang telah mendapat pengesahan dari
Fakultas untuk ditempatkan di ruang baca Departemen Manajemen. Dalam
hal ini staff selalu berkoordinasi secara horizontal kepada staff yang sama di Departemen Manajemen dalam pengaturan penyimpanan skripsi
mahasiswa.
Komunikasi dalam Departemen Manajemen selalu dilakukan dengan
komunikasi dua arah karena tugas yang dilakukan harus selalu diketahui oleh semua lini mulai dari Ketua Departemen Manajemen, Sekretaris Manajemen, serta
para Staff Departemen Manajemen. Penyampaian informasi yang berhubungan dengan pengumuman – pengumuman seperti daftar dosen pembimbing, jadwal meja hijau, seminar, lowongan pekerjaan dan lain-lain dilakukan secara tertulis
dengan menempelkan informasi dikantor Departemen Manajemen maupun dengan penyampaian langsung akan tetapi cara penyampaian langsung jarang
Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa kerja sama yang erat antara pimpinan dengan para staff pegawai maupun diantara staff pegawai itu sendiri
sangat diperlukan. Hubungan yang baik dari atas ke bawah maupun sebaliknya dapat menciptakan komunikasi yang efisien sehingga aktivitas pegawai dapat tercapai guna mewujudkan tujuan dan progam organisasi yang diharapkan dan
direncanakan semula.
C. Peranan Komunikasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kinerja Pegawai di Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
Komunikasi akan sangat mendukung perusahaan pada proses bisnis dan
aktivitas manajemen. Dengan adanya komunikasi yang terjalin dengan baik disemua lini dalam organisasi di Departemen Manajemen yang diterapkan dalam
komunikasi dua arah maka koordinasi akan terjalin dengan baik.
Model aliran kerja (workflo) akan mencoba meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan sebuah proses kinerja yang terdapat dalam organisasi.
Tahapan analisis efektivitass dan efisiensi kinerja, serta perancangan model aliran kerja (workflow) pada proses bisnis mengacu pada administrasi tradisional.
Tahapan ini akan menggunakan metode geographic dan functional flowchart. Metode geographic flowchart digunakan untuk menganalisa aliran fisik dari aktifitas, sehingga waktu yang digunakan untuk melakukan sebuah kegiatan dapat
ditekan seminim mungkin. Sedangkan metode functional flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber daya pada organisasi
Setelah hasil analisis dari inti permasalahan telah dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perbaikan dengan metode yang sama serta
didukung oleh aplikasi aliran kerja. Sehingga dimasa yang akan datang pemanfaatan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi secara efisien dapat dicapai dengan penerapan komunikasi dua arah yang efektif.
a. Kinerja Pegawai
Kinerja pegawai adalah cara kerja atau kemampuan seorang
pegawai/karyawan dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan baik sesuai dengan standard yang ditetapkan oleh organisasi/perusahaan. Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada
bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan
sungguh-sungguh, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian tersebut. Para pegawai juga dapat
mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari
masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalahpahaman yang terjadi dapat dihindari.
Kesimpulannya adalah bahwa dengan kerja sama dan hubungan yang baik dari semua pihak dapat menciptakan komunikasi dan informasi yang efektif, sehingga efisiensi kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna
b. Alat –alat komunikasi yang mendukung komunikasi pada bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:
1. Surat
Dalam hal ini surat ini yaitu dengan membuat berita dalam selembar kertas atau lebih yang disampaikan kepada orang yang sama dalam
kantor dan bagian –bagian dari Fakultas Ekonomi yang mempunyai hubungan atau kepentingan dengan Departemen Manajemen ini.
Penggunaan surat lebih sering dilaksanakan untuk melaksanakan tugas-tugas yang sulit dikomunikasikan dengan lisan dan dengan surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan atas suatu pekerjaan seperti surat
keterangan, surat masuk, surat keluar, laporan keputusan pekerjaan dan surat-surat lainnya yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaan.
Komunikasi melalui surat ini menjadi landasan atas pelaksanaan pekerjaan.
2. Telepon
Adalah media komunikasi intern kantor tanpa perlu bertatap muka, keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi
kepada kepada orang yang dituju. Pelaksanaan komunikasi dengan telepon hanya dapat dilakukan untuk tugas yang sifatnya ringan, prosesnya mudah ditangani dan apabila terjadi kesalahan tidak
3. Faximile
Yaitu pengiriman berita, copy(salinan) surat jarak jauh, merupakan
kombinasi dari pesawat telepon dan komputer. 4. Komputer
Beberapa tahun yang lalu, sewaktu pengolahan kata banyak digunakan,
mesin pengolahan kata khusus telah mudah dioperasikan dibandingkan dengan komputer yang menggunakan pengolahan kata. Kini komputer
telah banyak dimodifikasi untuk memudahkan pengolahan kata, dan mesin pengolahan kata khusus memiliki perangkat lunak yang memungkinkan dijalankannya operasi lain.
5. Printer
Printer adalah satu-satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari
sistem pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan merupakan komponen pengolahan kata yang sangat mahal.
6. Internet
Yaitu alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara tepat dan
akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia. Dengan internet para pegawai di Departemen Manajemn dapat mengirim e-mail atau pun surat dibuat dikomputer dan dikirimkan melalui teknologi internet
7. Pertemuan
Yaitu pertemuan mengundang pihak-pihak atau orang-orang untuk
melaksanakan sebuah atau suatu pembicaraan. Dalam pertemuah ini diharapkan para pesertanya mampu memberikan masukan-masukan terhadap masalah yang dilaksanakan pada Departemen Manajemen FE
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Dengan selesainya penulis menguraikan secara ringkas mengenai peranan komunikasi dalam pelaksanaan pekerjaan pegawai pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berdasarkan pengamatan pada Departemen tersebut maka akhirnya penulis membeirkan kesimpulan dan
saran, adapun kesimpulan yang dibuat penulis adalah:
1. Komunikasi pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah
terjalin dengan baik untuk itu perlu dipertahankan dan bila perlu
ditingkatkan lagi
2. Alat-alat komunikasi pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi
USU sudah memadai sehingga banyak membantu pelaksanaan pekerjaan kantor.
3. Dalam meningkatkan aktivitas pegawai, Departemen ini menggunakan
seminar-seminar atau pelatihan yang berguna untuk menambah wawasan dan pengetahuan yang sesuai dengan perkembangan zaman.
4. Dalam rangka mempelancar komunikasi, setiap bagian dalam Departemen
dilengakapi dengan beberapa unit komputer dan telepon
5. Hambatan komunikasi jarang sekali ditemukan karena banyak faktor –
membantu memperkecil hambatan-hambatan yang ditemui dalam proses komunikasi.
B. SARAN
Adapun saran –saran penulis adalah sebagai berikut:
1. Sistem komunikasi dua arah sebaiknya dipertahankan untuk masa yang
akan datang sebab sistem komunikasi ini sangat efektif dan membuat
aktivitas pekerjaan pegawai tinggi dan juga dapat meningkatkan efisiensi kerja pegawai
2. Dalam pelaksanaan kegiatan komunikasi yang sudah modern maka
sebaiknya dipertahankan untuk masa yang akan datang dan dapat berkembang lebih jauh lagi sesuai dengan perkembangan zaman
3. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dipertahankan dan dijaga
agar dapat memperlancar araus komunikasi
4. Departemen perlu mengadakan komunikasi dengan departemen lain untuk
mendapat masukan-masukan terbaik
5. Hendaknya hubungan baik antara sesama anggota organisasi yaitu atasan
DAFTAR PUSTAKA
Muhammad, Arni, 2007. Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara, Jakarta. Bovee, Courland, 2002. Komunikasi Bisnis. Edisi Keenam, PT. Prihailindo,
Jakarta.
Denny, Richard, 2006. Kiat Komunikasi yang Efektif dan Impresif. Gramedia, Jakarta.
Sedarmayanti, 2004. Pengembangan Kepribadian Pegawai. Mandar Maju, Bandung.
Siagian, Sondang.P, 2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Rineka Cipta, Jakarta.
Sukoco, Badri M, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga, Jakarta.
