TUGAS AKHIR
SIATEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN
PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN EXTENSI
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
O l e h :
NURUL HUDA SIREGAR 072101125
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi
Program Studi DIII Keuangan
NAMA : NURUL HUDA SIREGAR
NIM : 072101125
PROGRAM STUDI : DIII – KEUANGAN
JUDUL : SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN
PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN EXTENSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: ...2010 Dosen Pembimbing
(Syahfrizal Helmi, SE, M.Si)
NIP. 19760214 200501 1 002
Tanggal: ...2010 Ketua Program Studi DIII Keuangan
(Prof.Dr.Paham Ginting, MS)
NIP. 197530519 198403 1 001
Tanggal: ...2010 Dekan
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kekuatan dan izin-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan sebagai syarat untuk memperoleh gelar pendidikan Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang teristimewa kepada keluarga yang sangat penulis sayangi (Ayahanda H. Syamsir Siregar dan Ibunda Hj. Siti Hajar) yang telah banyak memberikan kasih sayang, semangat, dan do`a, serta moril maupun materil.
Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MSc, Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si, Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir Penulis.
5. Ibu Sri Wardani, Staff Administrasi pada Departemen Manajemen Extensi FE USU
6. Teman – teman di grup C Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Sahabat – sahabat penulis yaitu Tasya, Ita, dan Mery, yang setia menemani, memberikan dukungan, dan masukan kepada penulis.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan pengetahuan dan waktu, maka dengan kerendahan hati penulis menerima saran dan kritik yang membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Medan, Maret 2010
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR GAMBAR ... iv
DAFTAR LAMPIRAN ... v
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 3
1.3. Tujuan Penelitian ... 3
1.4. Manfaat Penelitian ... 4
1.5. Sistematika pembahasan ... 4
BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 6
2.1. Sejarah Singkat Departemen Manajemen Ekstensi Fakultas Ekonomi USU ... 6
2.2. Uraian Tugas ... 9
2.3. Struktur Organisasi ... 9
2.4. Kerjasama dan Kemitraan... .... 10
BAB III PEMBAHASAN ... 12
3.1. Pengertian Pelayanan ... 12
3.2. Kualitas Pelayanan ... 12
3.3. Tiga Prinsip Kepelayanan Bermutu ... 15
3.4. Strategi Layanan Pelanggan ... 15
3.5. Lembaga Kemahasiswaan ... 16
3.6. Pelayanan Kemahasiswaan pada Departemen Manajemen Ekstensi Fakultas Ekonomi USU ... 20
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 32
4.1. Kesimpulan ... 32
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1: Proses Pengambilan KRS Lampiran 2: Proses Pengambilan KHS Lampiran 3: Proses Seminar Proposal
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perguruan tinggi, sebagai salah satu institusi sentral dalam pembangunan Indonesia, secara terus menerus dihadapkan kepada berbagai perubahan yang bergerak sangat cepat dan menyentuh berbagai aspek hidup bermasyarakat. Dampak kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat menimbulkan beragam tantangan baru bagi Indonesia. Tantangan dan perkembangan tersebut mempersyaratkan perguruan tinggi untuk menigkatkan mutu perguruan tinggi dan menghasilkan lulusan yang berkualitas.
Mahasiswa merupakan salah satu bagian dari perguruan tinggi. Mahasiswa bukan hanya dipandang sebagai orang yang terdaftar sebagai pelajar diperguruan tinggi tetapi juga diharapkan dapat muncul pemimpin negara yang unggul yang dapat membangun indonesia dan mampu membawa masyarakatnya menuju kebahagiaan dan kesejahteraan.Dengan kata lain mahasiswa memiliki peran sebagai pembaharu. Orang-orang yang berasal dari universitas banyak melakukan pembaruan di banyak bidang kehidupan.
dilatih sejak awal ia masuk perguruan tinggi, dalam upaya mewujudkan mahasiswa yang mampu membangun bangsa dan masyarakat Indonesia yang maju, Pendidikan Tinggi melalui kegiatan penelitian dan keilmuan dapat menghasilkan berbagai pemikiran dan konsepsi untuk memajukan harkat dan martabat manusia serta budaya bangsa melalui kegiatan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dan karya seni yang bermutu sesuai dengan kebutuhan pembangunan.Untuk itu Pendidikan Tinggi dituntut untuk secara terus menerus menjadi motor transformasi dalam dinamika perubahan yang berlangsung sangat cepat. Pendidikan tinggi sebagai civitas akademika pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, harus senantiasa menunjukkan sikap kepedulian terhadap pengembangan diri mahasiswa dengan cara memberikan ulur tangan dan sedikit mungkin campur tangan. Sebagai unsur terpelajar dari generasi muda, mahasiswa diharapkan senantiasa peka terhadap masalah yang berkembang di tengah-tengah masyarakat dan diberi peluang untuk turut serta dalam pembangunan nasional. Sebagai warga negara yang telah dewasa mahasiswa memilki hak dan kewajiban yang sama dengan warga negara yang lainnya.
1.2. Perumusan Masalah
Masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah : “ Apakah pelayanan kemahasiswaan pada Departemen Manajemen Ekstensi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah :
1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang sistem pelayanan kemahasiswaan.
2. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat langsung terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi mengenai sistem pelayanan kemahasiswaan yang dijalankan oleh Departemen Manajemen Extensi Fakultas Ekonomi USU.
3. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi instansi agar dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih bijaksana dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi dalam mencapai tujuannya.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh Penulis adalah :
1. Untuk mengetahui sejauh mana pelayanan terhadap mahasiswa yang dibuat oleh Departemen Manajemen Ekstensi Fakultas Ekonomi USU.
2. Untuk mengetahui apakah pelayanan yang dibuat oleh Departemen Manajemen Ekstensi Fakultas Ekonomi USU sudah berjalan dengan baik. 3. Agar dapat mengembangkan pengetahuan dan keterampilan penulis,
khususnya mengenai pelayanan mahasiswa
1.5. Sistematika Pembahasan
Sistematika Pembahasan merupakan suatu gambaran singkat untuk membedakan pembahasan, memudahkan pembahasan dan perincian sehingga data – data yang relevan dalam skripsi minor ini, maka penulis merinci sistematika penulisan seperti dibawah ini:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan secara singkat latar belakang masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II: PROFIL INSTANSI
kelemaham, ancaman,uraian tugas, kerja sama dan kemitraan Manajemen Ekstensi FE USU.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba membahas tentang pengertian pelayanan, kualitas pelayanan, prinsip kepelayanan bermutu, strategi layanan pelanggan, lembaga kemahasiswaan, dan pelayanan kemahasiswaan pada Departemen Manajemen Ekstensi FE USU.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI
2.1. Sejarah Singkat Departemen Manajemen Ekstensi Fakultas Ekonomi USU
Program Studi Manajemen ekstensi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan salah satu dari tiga Program Pendidikan Starta-I yang berada dibawah Fakultas Ekonomi USU. Manajemen Ekstensi dibentuk pada tahun 1992.
Program Studi Manajemen Ekstensi Fakultas Ekonomi USU, dipimpin oleh seorang Ketua dibantu oleh seorang Sekretaris dengan beberapa pegawai administrasi. Ketua dan Sekretaris dipilih oleh dosen tetap Program Studi untuk masa bakti 4 tahun. Ketua dan Sekretaris.
Visi Departemen Manajemen Ekstensi FE USU
Menjadi Program Studi Manajemen yang mandiri, mampu memberikan pelayanan pendidikan yang berkualitas tinggi, menjadi pusat informasi bisnis bagi masyarakat, serta berpartisipasi penuh dalam pengembangan Bisnis dan Manajemen di wilayah Asia Tenggara (ASEAN Region).
Misi Departemen Manajemen Ekstensi FE USU
a. Meningkatkan komitmen dalam menghasilkan lulusan yang berkualitas dan berwawasan Internasional.
b. Meningkatkan Akses ke Usaha Kecil dan Menengah, Dunia Bisnis, dan Industri serta Meningkatkan sarana dan prasarana Departemen Manajemen Ekstensi dalam menghadapi krisis global.
Tujuan pendidikan S-1 Manajemen Ekstensi FE
a. Mampu menghasilkan Manajer-manajer Profesional untuk menghadapi Perkembangan Dunia Bisnis dan Industri.
b. Mampu menghasilkan penelitian yang berkualitas, dapat diterapkan di dunia Bisnis dan Manajemen.
c. Mampu mempublikasikan dan menyebar luaskan hasil-hasil penelitian kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
d. Dapat memberikan konsultasi Bisnis, seperti Pemberian saran-saran pelaksanaan Bisnis dan layanan konsultasi dalam berbagai bidang Manajemen.
Sasaran Pendidikan Program Studi Manajemen
1. Menghasilkan lulusan yang dapat diterima di dunia bisnis dan mampu membuka dan menjalankan usaha.
2. Meningkatkan fasilitas layanan pendidikan Program Studi Manajemen untuk stake holders.
5. Peningkatan kompetensi dosen minimal 2 (dua) dosen per tahun untuk mengikuti studi S3 dan pelatihan pengembangan keilmuan.
Kekuatan (S)
1. Program Studi Manajemen memiliki identitas fisik dan legalitas yang sangat jelas.
2. Visi dan misi sesuai dengan perkembangan lingkungan.
3. Dukungan moral dari pihak luar seperti dari pemerintah pusat dan daerah, perbankan, institusi pemerintah dan swasta yang ada di Indonesia.
Kelemahan (W)
1. Visi, Misi, Sasaran dan Tujuan belum sepenuhnya dijiwai oleh sivitas akademika.
Peluang (O)
1. Perubahan status USU menjadi PT BHMN memungkinkan Program Studi Manajemen dapat mengembangkan program pendidikan kekhususan. 2. Peluang kerja sama yang semakin besar seiring dengan berkembangnya
kabupaten baru di Sumatera Utara. Ancaman (T):
1. Perkembangan teknologi informasi dan globalisasi informasi menuntut dilakukannya percepatan penyesuaian kurikulum untuk menghasilkan lulusan yang memiliki keahlian sesuai dengan kebutuhan pasar.
2.2. Uraian Tugas
Program Studi melaksanakan sepenuhnya kegiatan operasionil Program Studi, antara lain : membagi beban mengajar setiap dosen, mengkoordinir pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa program studi, mengatur pendistribusian tugas Pembimbingan skripsi mahasiswa bagi dosen Program Studi, mengatur dan melaksanakan ujian komprehensif bagi para mahasiswa Program Studi, melaksanakan rapat program studi secara periodik.
2.3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Departemen Manajemen Ekstensi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Departemen Manajemen Ekstensi FE USU Sumber : Departemen Manajemen Ekstensi Fakultas Ekonomi USU
2.4 Kerjasama dan Kemitraan
Program Studi Manajemen sampai saat ini telah melakukan kerja sama dengan berbagai lembaga-lembaga lain baik itu berasal dari pemerintah maupun swasta seperti kerjasama dengan perusahaan swasta dan pemerintahan. Program Studi membangun kerjasama dan kemitraan dengan berbagai pihak baik yang
Ketua Departemen S1 manajemen Prof.Dr.Ritha Dalimunthe, SE, MBA
Sekteraris Departemen S1
BAB III PEMBAHASAN
3.1. Pengertian Pelayanan
Pelayanan menurut Kotler (Laksana, 2008:85) yaitu : “A service any Act or performance that one party can offer to another that is essentially intangible
and does not result in the ownership of anything, its productionmay or may no be
to a physical product”, maksudnya yaitu bahwa pelayanan adalah setiap tindakan
atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak ke pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud yang tidak mengakibatkan kepemilikan apapun, sedangkan menurut moenir (2006:27), pelayanan adalah serangkaian kegiatan, karena itu ia merupakan proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan, meliputi seluruh kehidupan orang bermasyarakat.
3.2. Kualitas Pelayanan
Menurut Zeithaml et.all (Laksana, 2008:88) kualitas pelayanan adalah besarnya perbedaan antara harapan atau keinginan konsumen dengan tingkat persepsi mereka. Memperoleh pelayanan yang berkualitas adalah dambaan setiap orang. Sementara itu dalam kegiatan pelayanan yang selama ini diberikan oleh para petugas pelayanan belum memadai.Banyak kemungkinan tidak adanya layanan yang memadai (Moenir, 2006:40), antara lain karena:
b. Sistem, prosedur, dan metode kerja yang ada tidak memadai sehingga mekanisme kerja tidak berjalan sebagaimana mestinya.
c. Pengorganisasian tugas pelayanan yang belum serasi, sehingga terjadi simpang-siur penanganan tugas, tercecernya suatu tugas tidak ada yang menangani.
d. Pendapatan pegawai yang tidak mencukupi memenuhi kebutuhan hidup meskipun secara minimal. Akibatnya pegawai tidak dapat tenang dalam bekerja, berusaha mencari tambahan pandapatn dalam jam kerja dengan cara antara lain ”menjual” jasa pelayanan.
e. Kemampuan pegawai yang tidak memadai untuk tugas yang dibebankan kepadanya. Akibatnya pekerjaan tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan.
f. Tidak tersedianya sarana pelayanan yang memadai. Akibatnya pekerjaan menjadi lamban, waktu banyak hilanh dan penyelesaian masalah terlambat.
Sebagai pihak yang ingin memperoleh pelayanan yang baik dan memuaskan, maka perwujudan pelayanan yang didambakan (Moenir, 2006:41), ialah:
a. Adanya kemudahan dalam pengurusan kepentingan dengan pelayanan yang cepat dalam arti tanpa hambatan yang kadang-kala dibuat-buat.
baik alasan untuk dinas (pembelian kertas, ganti ongkos cetak), atau alasan untuk kesejahteraan.
c. Mendapatkan perlakuan yang sama dalam pelayanan terhadap kepentingan yang sama, tertib dan tidak pandang ”bulu”. Artinya semuanya diwajibkan mengikuti aturan.
d. Pelayanan yang jujur dan terus terang, artinya apabila ada hambatan karena suatu masalah yang tidak dapat diletakkan hendaknya diberitahukan, sehingga orang tidak menunggu-nunggu sesuatu yang tidak menentu.
Keempat hal itulah yang menjadi dambaan setiap orang yang berurusan. Dengan badan/instansi yang bertugas melayani masyarakat. Apabila hal itui dapat dipenuhi masyarakat akan puas, dan dampak kepuasan tersebut (Moenir, 2006:45), terlihat pada:
a. Masyarakat sangat menghargai kepadakorps pegawai yang bertugas di bidang pelayanan. pegawai yang bertugas di bidang pelayanan mahasiswa. b. Masyarakat terdorong mematuhi aturan dengan penuh kesadaran tanpa
prasangka buruk, shingga lambat laun dapat terbentuk sistem pengendalian diri yang akan sangat efektif dalam ketertiban kepemerintahan dan bernegara.
c. Ada rasa bangga terhadap karya korps di bidang pelayanan.
e. Karena adanya kelancaran di bidang pelayanan umum, gairah usaha dan inisiatif masyarakat akan meningkat.
3.3. Tiga Prinsip Kepelayanan Bermutu
Kepelayanan bermutu di Perguruan Tinggi harus tumbuh dan berkembang dalam diri semua pimpinan , dosen, teknisi, pegawai administrasi, dan mahasiswa. Hanya dengan demikian mutu dapat dicapai dan ditingkatkan secara berkelanjutan. Utuk itu ada tiga prinsip utama yang perlu dipahami dan dipedomani oleh setiap orang (Tampubolon, 2001:148), yaitu:
1. Menghargai diri sendiri 2. Menghargai orang lain 3. Menghargai pekerjaan
3.4. Strategi Layanan Pelanggan
Christoper mengemukakan empat langakah kunci dalam menyusun strategi layanan pelanggan (Payne, 2000:221), Yaitu:
1. Mengidentifikasi isi layanan/jasa. 2. Menetapkan tujuan layanan pelanggan. 3. Strategi layanan pelanggan.
3.5. Lembaga Kemahasiswaan
Lembaga Kemahasiswaan merupakan wadah tempat mahasiswa mengaktualisasikan dirinya dan sebagai wadah untuk membina persekutuan dan membangun persekutuan tingkat tinggi. Oleh karena itu, lembaga kemahasiswaan pada awal di dirikan sudah diberikan porsi yang sangat besar dalam mengembangkan kepribadian mahasiswa. Lembaga kemahasiswaan merupakan bagian yang tipikal (sangat penting), yang mempunyai tujuan membantu Universitas pencapaian visi dan misi Universitas. Oleh karena itu, tujuan lembaga kemahasiswaan adalah :
1. Menjadi wahana bagi mahasiswa untuk berperan dalam mewujudkan tujuan perguruan tinggi.
2. Menjadi wahana untuk membina persekutuan dan persaudaraan untuk kesejahteraan mahasiswa.
3. Menjadi wahana untuk mempersiapkan calon-calon pemimpin yang kritis-analitis-objektif, kreatif-inovatif, adaptif, dinamis, dedikatif dan trampil, yang religius.
4. Menjadi saluran bicara mahasiswa untuk menyalurkan aspirasi yang konsruktif dan bertanggung jawab, yang hidup dalam kalangan mahasiswa.
formatnya. Hal ini disadari lembaga kemahasiswaan tidak sesuai lagi dengan konteks saat ini dan sudah tidak mampu menjaring aspirasi mahasiswa.
Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melihat format lembaga kemahasiswaan saat ini, dapat dikategorikan dalam tiga bahagian yaitu :
1. Organisasi
Dari sisi organisasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut :
a. Lemahnya pemahaman fungsionaris maupun anggota lembaga kemahasiswaan terhadap aturan-aturan organisasi.
b. Aturan-aturan lembaga kemahasiswaan sebagai norma-norma yang mengatur lembaga kemahasiswaan terdapat banyak kelemahan di dalamnya.
c. Sesuai dengan reformasi yang terus berkembang, lembaga kemahasiswaan kurang menjawab tuntutan reformasi.
d. Pada saat ini, lembaga kemahasiswaan cenderung berorientasi dalam melaksanakan program maupun kegiatan, dari pada melakukan fungsi / tugas-tugas lain yang seharusnya juga merupakan tugas-tugas lembaga kemahasiswaan. e. Periode yang tidak simultan juga turut mempengaruhi kinerja lembaga
kemahasiswaan.
2. Program
Dari sisi program, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut:
a. Akibat minim pemahaman fungsionaris akan aturan-aturan, Lembaga kemahasiswan atas fakultas lebih berorientasi pada pencapaian kompetensi humanistik skill dari pada profesional skill.
b. Lembaga kemahasiswaan pada saat ini sangat lemah dalam hal kreativitas penyediaan program, sehingga cenderung mengikuti atau mengulang program–program terdahulu.
c. Lembaga Kemahasiswaan tidak mempunyai tolak ukur yang jelas dalam menilai keberhasilan sebuah program maupun kegiatan.
d. Program lembaga kemahasiswaan cenderung tidak simultan dengan program Universitas maupun fakultas.
3. Anggaran
Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam meliat konteks anggaran yang ada didalam lembaga kemahasiswaan yaitu :
a. Minimnya anggaran lembaga kemahasiswaan.
Lembaga kemahasiswaan sebagai wadah tempat mahasiswa mengembangkan kepribadian dan tempat membina persekutuan dikalangan mahasiswa, sebenarnya mempunyai peran dan fungsi yang sangat strategis dalam pengembangan sebuah Universitas maupun perguruan tinggi. Lembaga kemahasiswaan pada saat ini, merupakan salah satu penentu mutu sebuah perguruan tinggi. Indikator dalam mengukur keberhasilan kegiatan mahasiswa adalah sejauh mana lembaga kemahasiswaan mampu mengembangkan program maupun kegiatan yang sesuai dengan aspirasi mahasiswa.
Adapun tugas dari bagian lembaga kemahasiswaan adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. 3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan 9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni
3.6. Pelayanan Kemahasiswaan pada Departemen Manajemen Extensi Fakultas Ekonomi USU
Setiap mahasiswa selama proses belajar mengajar di Program Studi Manajemen Extensi akan diberikan pembimbingan studi, baik yang berkaitan dengan proses belajar mengajar maupun berbagai masalah lain yang dihadapi oleh mahasiswa. Adapun jenis pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa (sumber: Manajemen Diri Program Studi Manajemen)yaitu :
a. Perkuliahan
Perkuliahan adalah kegiatan terjadwal yang dapat merubah tutorial, seminar, paraktikum, atau kerja lapangan. Sebagai dasar evaluasi keberhasilan mahasiswa dalam perkuliahan, lazimnya dilakukan quis, tugas, dan ujian. Mahasiswa tidak diperkenankan mengikuti perkuliahan jika tidak memenuhi tata tertib perkuliahan yang diatur pada bagian tersendiri dari buku pedoman ini.
b. Kartu Rencana Studi (KRS)
KRS merupakan dokumen akademik yang menginformasikan jumlah mata kuliah yang diambil, jumlah sks, nama-nama dosen,dan ruangan dimana akan diadakan perkuliahan.
c. Kartu Hasil Studi (KHS)
d. Ujian
Ujian adalah kegiatan evaluasi keberhasilan proses belajar mengajar yang dilakukan dalam bentuk tes tertulis dan atau lisan serta terjadwal. Ujian ini terdiri dari ujian tengah semester (UTS) dan Ujian akhir semester (UAS). Untuk mata kuliah seminar dan praktikum, dosen dapat mengganti tes tertulis dengan cara ujian lain, misalnya kualitas makalah, presentasi mahasiswa, dan aktivitas mahasiswa dalam seminar. Dalam alasan apapun, fakultas tidak menyelenggarakan ujian tengah semester maupun akhir semester susulan.
Mahasiswa dapat mengikuti ujian akhir semester jika telah mengikuti sekurang-kurangnya 80 % dari perkuliahan untuk semester yang bersangkutan serta memenuhi ketentuan lainnya. Bagi mahasiswa yang ingin mengikuti kuliah kurang dari 80 % tidak berhak mengikuti UAS dan semua nilai yang telah didapat untuk mata kuliah tersebut dinyatakan gugur dan SKS mata kuliah tersebut tetap digunakan sebagai dasar untuk menghitung IP semester yang bersangkutan.
e. Bimbingan dan Konseling
Bimbingan dapat berupa konsultasi masalah akademik maupun non akademik, saperti:
2. Bimbingan tugas akhir yang dilakukan sampai mahasiswa selesai ujian komprehensif.
3. Membantu mahasiswa dalam mengenali dan menginden-tifikasi minat, bakat, dan kemampuan akademik mahasiswa.
Memberikan motivasi kepada mahasiswa yang mempunyai keterbatasan maupun kendala akademik atau hasil studi dan indeks prestasi semesternya relatif rendah, sehingga dapat ditemukan jalan keluar serta pemecahannya dengan baik. f. Tugas Akhir
Tugas akhir adalah Karya Tulis Ilmiah mahasiswa berdasarkan pada hasil penelitian yang memenuhi format penulisan tertentu sesuai dengan buku pedoman penulisan tugas akhir Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Bagi mahasiswa S1 tugas akhir berupa skripsi.
Syarat Penyusunan Proposal Skripsi
1. Mahasiswa harus memperoleh minimal 110 SKS tanpa nilai D dan E serta memenuhi ketentuan :
a. Memprogram skripsi pada KRS semester yang bersangkutan.
b. Mengisi formulir pengajuan Rencana Skripsi yang disediakan oleh Departemen sebagai bukti pendaftaran dan penetapan dosen pembimbing
2. Mahasiswa yang telah memenuhi ayat 1 wajib menyampaikan penyusunan rencana Skripsi sesuai dengan lingkup masalah yang menjadi perhatian Program Studi Manajemen
3. Surat kesedian perusahaan sebagai tempat riset / penelitian
Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi (Seminar Proposal)
Pengajuan Seminar Proposal didaftarkan melalui jurusan antara lain persetujuan seminar, tanggal seminar, ruangan seminar,
Syarat mengikuti seminar proposal :
1. Proposal Skripsi harus telah mendapatkan penunjukan pembimbing
2. Mengkonsultasikan proposal Skripsi kepada pembimbing, menyangkut judul dan isi proposal .
3. Mahasiswa telah pernah mengikuti Seminar Skripsi (sebagai audience) minimal 5 kali dengan menunjukkan bukti tanda ikut seminar.
4. Mahasiswa harus melapor ke Sekretariat Pengelola untuk pelaksanaan seminar dengan mengisi surat keterangan
5. Mengkonsultasikan kepada pembimbing menyangkut waktu pelaksanaan seminar
6. Seminar proposal Skripsi harus dihadiri paling sedikit 10 orang mahasiswa dan minimal dua dosen tamu selain dosen pembimbing
7. Membuat berita acara seminar proposal
8. Membuat daftar hadir peserta seminar proposal
Persyaratan Ujian Skripsi
1. Naskah Skripsi telah memenuhi syarat baik isi, bahasa, dan teknik penulisan dan menurut format yang telah ditetapkan jurusan serta disetujui dan ditandatangani oleh pembimbing Skripsi.
2. Panitia ujian Skripsi / komprehensif harus sudah menerima salinan yang telah disetujui pembimbing selambat-lambatnya satu minggu sebelum ujian Skripsi / komprehensif tersebut dilaksanakan.
3. Melampirkan Lembar Bukti Bimbingan (LBB)
4. Telah lulus semua mata kuliah yang diprogramkan untuk Program Studi Program Studi Manajemen yang diambil kecuali tugas akhir dengan IPK > 2,00
5. Telah melengkapi persyaratan administrasi yaitu terdaftar sebagai mahasiswa pada semester yang berjalan, melampirkan surat bebas peminjaman buku dari perpustakaan USU, dan menyelesaikan segala kewajibannya terhadap USU / fakultas / jurusan.
6. Jurusan yang menyelenggarakan ujian komprehensif, bahwa pelaksanaan ujian komprehensif dapat digabungkan dengan ujian skripsi
7. Harus mengikuti magang diperusahaan selama 1 bulan. 8. Nilai TOEFL minimum 400
Pelaksanaan Ujian Skripsi / Komprehensif
2. Berdasarkan usulan Ketua Jurusan, Dekan menetapkan tanggal ujian Skripsi / Komprehensif dan panitia penguji.
3. Anggota Penguji Skripsi / Komprehensif terdiri dari empat orang yaitu : Ketua Jurusan, Dosen Pembimbing, Penguji dari Jurusan sesuai dengan judul Skripsi dan penguji biasa.
4. Pada waktu ujian Skripsi / Komprehensif para pembimbing sebagai anggota penguji tidak dapat diwakilkan kepada orang lain.
5. Apabila ujian Skripsi / Komprehensif sudah ditentukan waktunya oleh fakultas ternyata salah seorang pembimbing sebagai anggota penguji berhalangan hadir dengan sebab yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, Ketua Jurusan dan pembimbing / penguji yang hadir bermusyawarah dengan pimpinan fakultas untuk penggantian pembimbing yang tidak hadir tersebut dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku.
6. Pembobotan nilai ujian sarjana : a. Seminar 10 %
b. Skripsi 40 %
c. Ujian Komprehensif 50 %
7. Lama Sidang Ujian Skripsi / Komprehensif maksimal 90 menit 8. Komponen yang dinilai pada ujian Skripsi / Komprehensif ialah :
a. Penguasaan materi b. Metodologi
e. Penampilan mahasiswa pada waktu ujian
9. Keberhasilan mahasiswa didalam ujian Skripsi / Komprehensif ditetapkan bersama oleh panitia ujian Skripsi / Komprehensif dalam sidang tertutup 10. Keputusan panitia ujian Skripsi / Komprehensif dan hasilnya diumumkan
oleh ketua panitia ujian Skripsi / Komprehensif segera setelah selesai sidang kepada mahasiswa yang telah menjalani Skripsi / Komprehensif guna memenuhi kewajiban-kewajiban perbaikan / penyempurnaan yang disebutkan didalam berita-berita acara ujian tersebut.
11. Mahasiswa yang tidak lulus didalam ujian Skripsi / Komprehensif diberikan kesempatan mengulang ujian Skripsi / Komprehensif selama tidak melewati batas masa studinya.
Persetujuan Perbanyak / Penggandaan Skripsi
Skripsi yang telah selesai dibimbing diajukan ke Sekretariat Jurusan untuk mendapatkan persetujuan perbanyak / penggandaan dengan persyaratan:
1. Menyerahkan surat persetujuan penelitian dari perusahaan yang ditelit 2. Melampirkan form B-02 lembar II (kedua) dan form C-01.
Draft Skripsi yang telah selesai direvisi (net) dan mendapat persetujuan dari Pembimbing/Penguji dan Ketua Departemen/Sekretaris Manajemen.
g. Ijazah
Persyaratan Memperoleh Ijazah Sarjana 1. Lulus ujian Skripsi / Komprehensif
3. Mengikuti wisuda tingkat universitas
Isi ijazah
1. Di dalam ijazah sarjana yang dikeluarkan oleh universitas disebutkan nama fakultas, jurusan / bagian dan atau program studi
2. Pada ijazah dicantumkan kode dan nomor ijazah, nama, tempat tanggal lahir, nomor induk mahasiswa, program studi, tanggal yudisium dan tanggal tahun terbit ijazah, pas photo pemilik, serta tanda tangan Rektor dan Dekan, stempel Fakultas dan Universitas
3. Pemegang ijazah sarjana yang dikeluarkan oleh universitas berhak menggunakan gelar sarjana dengan ketentuan yang berlaku.
h. Jenis Pelayanan Lainnya
Kegiatan mahasiswa yang terkait dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi dan proses balajar mengajar yaitu:
1. Himpunan Mahasiswa Manajemen (HMM).
secara emosional. HMM juga mengimplementasikan ilmu ekonomi yang dipelajari pada setiap hari dengan menjual marchandise berupa stiker dan pin.
Selama 5 tahun terakhir (2006-2010) telah dilaksanakan kegiatan Management Viesta yang diisi dengan kegiatan seminar dan pentas seni. Kegiatan Management
Viesta juga ditujukan sebagai ajang silaturahmi antara mahasiswa dengan alumni
Program Studi Manajemen. Kegiatan Management Viesta dilaksanakan selama 2 hari.
Pada pelaksanaan Managemen Viesta tahun 2008, pada hari pertama telah dilakukan penanaman seribu pohon di Kecamatan Medan Tembung dan penebaran bibit ikan ke sungai Tembung . Pada hari kedua, diadakan seminar dan dilanjutkan dengan pentas seni dan bazaar mahasiswa. Kegiatan ini sepenuhnya dilaksanakan oleh mahasiswa Program Studi Manajemen.
2. Kegiatan Ekstra Kurikuler
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan pemaparan diatas, maka penulis menarik kesimpulan dan memberikan saran-saran yang bermanfaat untuk memperbaiki kekurangan dalam upaya meningkatkan pelayanan pada Departeman Manajemen Extensi FE USU.Adapun beberapa kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Sistem pelayanan Manajemen Extensi FE USU maliputi :
- Perkuliahan
- Kartu Rencana Studi - Kartu Hasil Studi - Ujian
- Bimbingan dan Konseling - Tugas Akhir
- Ijazah
- Himpunan Mahasiswa Manajemen - Kegiatan Ekstra Kurikuler
pelayanan antara lain, lambat nya kinerja pegawai sehingga banyak waktu yang terbuang dan pegawai jarang ada di ruangan.
4.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Sistem Pelayanan di Departemen Manajemen Extensi FE USU harus lebih ditingkatkan lagi guna menjaga mutu dan kualitas pelayanan seperti adanya kemudahan dalam pengurusan kepentingan mahasiswa dengan pelayanan yang cepat serta memperoleh pelayanan secara wajar tanpa sindiran atau untaian kata lain semacam itu.
2. Diharapkan adanya tanggung jawab pegawai terhadap tugas masing-masing.
DAFTAR PUSTAKA
Evaluasi Diri Program Studi Manajemen.
Laksana, Fajar. 2008. Manajemen Pemasaran. Yogyakarta: Graha Ilmu Moenir. 2006. Manajemen Pelayanan Publik. Jakarta: Bina Aksara Payne, Adrian.. 2000. Pemasaran Jasa. Yogyakarta: Andi
Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007, USU Press, Medan. Tampubolon. 2001. Perguruan Tinggi Bermutu. Jakarta: PT Gramedia Pustaka
