TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Diajukan Oleh :
YOSIE PRATIWI 082103016
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Alhamdulliahi Rabbil Alamin, dengan segenap kerendahan hati, penulis
mengucapkan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan
hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir
ini yang berjudul “Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen
Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam mengikuti ujian akhir semester pada program Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih kurang sempurna yang
disebabkan oleh keterbatasan kemampuan dan kurangnya pengalaman penulis,
sehingga dengan besar hati penulis sangat mengharapkan segala kritik dan saran
yang bersifat membangun penulisan laporan yang lebih baik lagi.
Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih
sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku ketua Program Studi DIII
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku sekretaris Program Studi
4. Bapak Doli Mhd Jafar Dalimunthe, SE, MSi sebagai dosen pembimbing
saya
5. Ibu Fepty Aniar,SE Selaku Kasubag Akademi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff Pegawai pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
7. Teristimewa untuk kedua orang tua, Ayahanda tersayang Hamdan dan
Ibunda tercinta Maimunah yang telah membesarkan, memberikan kasih
sayangnya, dan membimbing saya agar tetap menjadi yang lebih baik, dan
untuk abangku tersayang Yogie Pratama S.Kom terima kasih untuk
dukungan yang tiada henti.
8. Buat Tengku Rief Hamdani terima kasih sudah memberikan semangat saat
penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Buat sahabat-sahabat terbaikku sejak kecil “D’Bangkotz” , Riri, Chici,
Dila, Dita terima kasih atas dukungannya.
10.Sahabat-sahabatku di kampus yang lucu-lucu “K2C” dan “D3-Sec”, Nova,
Noni, Weny, Vina, Leo, Dina, Fani, Alvin, Yuda, Master. Abang-abang
dan kakak-kakak seniork, Reza(Mamad), Ansah(D’mez), Bayu (Ubay),
Agung (Mo’ong),Ujek, Rudi (Idur), Iwan, Riyanti, Diah, Winda, Dewi
terima kasih atas kebahagiaan dan nasehat-nasehat yang telah kalian
berikan selama di kampus.
11.Kawan-kawan magang kelompok 3, Shella, Tami, Dian, Atika yang telah
12. Seluruh teman-teman di setiap stambuk Diploma III Kesekretariatan
(HIDEAKI) semoga kita dapat mempertahankan kekompakan kita.
Medan, Desember 2010
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL... v
DAFTAR GAMBAR... vi
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang Masalah………... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penulisan... 5
BAB II PROFIL INSTANSI………... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU... 7
B. Struktur Organisasi ... ……… 9
C. Job Description ... 14
D. Jaringan Usaha Terkini ... 20
E. Kinerja Usaha Terkini ... 21
F. Rencana Kegiatan ... 22
BAB III PEMBAHASAN……….. 23
A. Pengertian Manajemen Perkantoran………... 23
1. Arti Manajemen Perkantoran………... 23
2. Arti Kantor ... 25
3. Fungsi Kantor ... 27
4. Fungsi Pekerjaan Kantor. ... 28
5. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor ... 30
B. Tujuan Manajemen Perkantoran ... 31
C. Tata Ruang Kantor pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara ... 32
D. Sistem Komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara ... 36
E. pada Bagian Departemen Ekonomi Pembangunan ... 38
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN……….42
A. Kesimpulan...42
B. Saran ... 43
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan
wadah dimana system kerja sama dilakukan dalam melaksanakan dalam
melaksanakan berbagai aktifitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu
yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Banyak faktor yang yang mempengaruhi
upaya untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. Faktor – faktor tersebut
adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan
Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk
organisasi baik perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya.
Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas
dari penerapan fungsi – fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen
perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan
usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah lebih maju.
Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi,
menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan
memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan
menuntut suatu organisasi harus bekerja secara propofesional. Sulit sekali bagi
suatu perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen
perkantoran secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk
hambatan-hambatan dan mungkin suatu perusahaan mencapai tujuan yang telah
ditetapkan terlebih dahulu.
Manajemen perkantoran adalah proses penyelenggaraan yang dapat
melancarkan pelaksanaan tugas pimpinan dari suatu perusahaan sejalan dengan
meningkatnya kebutuhan setiap pimpinan kan data-data yang lengkap dan cepat
dalam proses pengambilan keputusan yang dibutuhkan, maka penerapan
manajemen perkantoran setiap waktu juga akan banyak memberika bantuan –
bantuan terhadap manajemen perkantoran merupakan urat nadi dari segala
kegiatan dari organisasi dan memiliki peranan yang cukup besar dalam
mendukung maju mundurnya suatu perusahaan.
Pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Pada kenyataannya,
pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung,
atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang
tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua
pihak.
Luasnya sempitnya pekerjaan kantor, berfungsi memberi fasilitas kepada
pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan
memudahakan koordinasi terhadap kegiatan – kegiatan pokok. Pekerjaan kantor
itu mempunyai peranan kehidupan dan perkembangan organisasi. Sebagai suatu
keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber
cermat, pengelolaan arsip secara tertib, guna penilaian atau penyusunan program
perkembangan lebih lanjut.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk memilih
judul untuk tugas akhir ini yaitu : Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada
Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.
B. Perumusan Masalah
Mengingat bahwa peranan Manajemen Perkantoran adalah suatu peranaan
yang luas alam mencapai tujuan perusahaan agar dapat megalamai perkembangan
kearah yang lebih maju, maka penulisa akan membatasi pokok yang akan dibahas
penulis adalah “ Bagaimana Manajemen Perkantoran dilaksanakan pada
Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara sehingga dapat mencapai tujuan”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan
menajemen perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
D. Manfaat Penelitian
1. Memperdalam pengetahuan mengenai peranan manajemen perkantoran bagi
Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.
2. Melatih dan menegmbangkan kemampuan barfikir penulis dalam
mengembangkan teori-teori yang ada.
3. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan dalam mengambil kebijaksanaan
untuk mencapai langkah-langkah pada masa yang akan dating sehingga dapat
mengalami perkembangan.
4. Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti – peneliti lain dan
semua pihak yang membutuhkan
E. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada table 1.1
untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian
dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
I II III
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Keterangan :
Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir,dimulai dari pencarian
buku-buku referensi mengenai sistem informasi.Kemudian pada tahap pengumpulan
data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Setelah semua informasi dapat dikumpulkan,penulis kemudian melakukan
penyusunan laporan Tugas Akhir
F. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan
Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal
Survei dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Stuktur Organisasi, Uraian
Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana
Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
Sumatera Utara yang berkaitan dengan pelaksanaan manajemen
perkantoran.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat
BAB II PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir dan didirikan tahun 1959 di
Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai
Dekan pada saat itu adalah Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera
Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi
yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji
Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik
operasional pendidikan berada di kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya berada di bawah Preseiden Sumatera Utara (Istilah nama
pimpinan pada saat itu).
Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan
di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan
Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu pengetahuan R.I. No.
64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas
Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01
R.I. No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.
23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/ DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dan jenjang Program Pendidikan, yaitu Program
Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1
meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/perubagan
Dalam berorganisasian, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi
diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara
sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktifitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan,
sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan
koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu
instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk
melakukan serangkaian kegiatan tertentu.
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur
organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa mendatang.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan
menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
PEJABAT PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe,M.Ec,Ac
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
Anggota : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak
Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si
Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak
Prof.Dr.Ramli,MS
Prof.Dr.Syaad Afifudin S, M.Ec
Prof.Dr.Rismayani,MS
Drs. Hasan Sakti Siregar,Msi.Ak
Prof.Dr.lic.rer.reg.Sirojuzilam,SE
Drs. Raja Bongsu Hutagalung,Msi,Ak
Dr.Murni Daulay,SE,Msi
DEPARTEMEN
Akuntansi
Ketua : Drs. Hassan Sakti Siregar,M.Si, Ak
Sekertaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
Manajemen
Ketua : Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si
Sekertaris : Nisrul Irawati,SE,MBA
Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis,SE,M.Soc.Sc,Ph.D
1. Program Diploma III a. Keuangan
Ketua : Prof.Dr.Paham Ginting,MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi
b. Akuntansi
Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar, MSi,Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE,MSi
c. Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini,SE,MSi
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis,SE,MBA
C. Job Description
Adapun uraian tugas dan setiap bagian struktur organisasi Fakultas
Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugas umum dan Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi
dan administrasi fakultas.
c. Bertanggung jawab kepada Rektor.
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan
skripsi mahasiswa.
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia
penguji.
f. Mendisposisi surat-surat masuk.
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.
2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat.
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan
dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa,
3. Kepala Tata Usaha
a. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2) Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan
dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan
keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan
perlengkapan.
3) Megumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4) Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan,
perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5) Melaksanakan urusan dan surat menyurat, kerumahtanggaan,
perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
6) Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7) Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni
fakultas.
8) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan
9) Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan
informasi.
10)Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang
berhubungan dengan kegiatan fakultas.
11)Menyusun laporan Kerja Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan fakultas.
b. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2) Mengumpulkan dan mengelola data dibidang pendidikan,
penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3) Melakukan administrasi akademik.
4) Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5) Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target
kurikulum.
6) Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan
fakultas.
7) Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan
pada masyarakat dilingkungan fakultas.
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2) Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
3) Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
4) Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilimiah di lingkunagan fakultas.
5) Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6) Melakukan penerimaan, penyimpanan pembukuan,
pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
7) Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta
pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8) Mengoprasionalkan system informasi keuangan.
9) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10)Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan bagian.
d. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
3) Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
4) Memverifikasikan usulan angka kredit jabatan fungsional.
5) Memproses penetapan angka kredit fungsional, usulan
kenaikan jabatan/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
6) Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
7) Memproses SK jabatan structural dan fungsional.
8) Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
9) Menyusun laopran kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan bagian.
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan
dan alumni.
3) Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4) Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan.
5) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
7) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
8) Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
9) Mengoprasionalkan system informasi kemahasiswaan dan
alumni.
10)Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
11)Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
f. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3) Mengoprasionalkan system informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
4) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang
kerumahtanggan dan perlengkapan.
5) Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan keamanan
lingkungan.
6) Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
D. Jaringan Usaha /Kegiatan
Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada
masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa
pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonmi Unversitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan peneltian-penelitian yang
bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan social berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu:
1. Penyelengaraan Pendidikan.
2. Pengadaan Penelitian dan,
3. Pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan
dirinya kepada bangsa dan negaranya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah
digariskan dapat terwujud. Dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan
loyalitas untuk mewujudkannya. Untuk mencapai hasil yang maksimal
diperlakukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang
dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang
baik.Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selau bertaqwa kepada Tuhan
Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
4. Wisuda mahasiswa
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen Perkatoran 1. Arti Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap peruahaan karena
itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat
memahami terlebih dahulu apa sebenarnya dahulu apa sebenarnya manajemen
perkantoran tersebut, adapun manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga
keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang
saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi.
Manajemen dan kantor dalam pelaksanaannya tidak dapat dipisahkan,
oleh karena itu untuk memperjelas pengertian manajemen perkantoran, dibawah
ini dikutip beberapa pendapat pakar antara lain :
a. Menurut Leffingwell (http://safrizalhappy.wordpress.com/9/11/2010)
menyatakan bahwa “Manjemen Perkantoran adalah cabang seni dan ilmu
manajemen yang berkenan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara
b. Menurut Moekijat (2001:16) menyatakan bahwa “Manajemen Perkantoran
adalah fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor, agar tujuan kantor
tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas”.
Berdasarkan kutipan diatas terdapat persamaan-persamaan dasar terutama
dari fungsi manajamen.
Adapun fungsi manajemen yang dijalankan yaitu :
1. Perencanaan
Menurut Sedarmayanti (2001:8) Perencanaan adalah suatu pemilihan yang
berhubungan dengan kenyataan-kenyataan, membuat dan mempergunakan
asumsi-asumsi yang berhubngan dengan waktu yang akan datang dalam
menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diusulkan dengan
penuh keyakinan untuk tercapainya hasil yang dikehendaki.
2. Pengorganisasian
Menurut Sedarmayanti (2001:9) Pengorganisasian ialah mencantumkan,
mengelompokkan dan mengatur berbagai kegiatan yang dianggap perlu untuk
mencapai tujuan. Penguasaan orang-orang dalam kegiatan ini dengan menetapkan
faktor-faktor lingkungan fisik yang sesuai, dan menunjukkan hubungan
kewenangan yang dilimpahkan terhadap ndividu yang dihasilkan untuk
melaksanakan tugas tersebut.
3. Penggerakan
Menurut Sedarmayanti (2001:9)Penggerakan adalah usaha semua anggota
kelompok suka melaksanakan tercapainya tujuan dengan kesadarannya dan
berpedoman pada perencanaan dan usaha pengorganisasian.
4. Pengawasan
Menurut Sedarmayanti (2001:10) proses penentuan apa yang harus
diselesaikan yaitu pelaksanaan penilaian pelaksanaan, bila perlu melakukan
tindakan korektif agar pelaksanaannya tetap sesuai dengan standar. Kesemua
fungsi ini bertujuan untuk pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Hal ini
tentunya akan memberikan kepuasan bak kepada pimpinan maupun kepada
pegawai karena memberikan pengaruh yang baik untuk semua pihak yang
bersangkutan.
2. Arti Kantor
Menurut Williams (2001:26) menjelaskan, pada setiap organisasi, baik
pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuan secara berhasil guna
dan berdaya guna memerlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang,
sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak didalam organisasi tersebut. Di
samping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara
satu aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana,
agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis.
Guna mencapai hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang dapat
kegiatan dalam bekerja sama agar tujuan dapat terarah dan jelas. Selain itu gerak
dan dinamika suatu organisasi tidak dapat lepas hubungannya dengan kegiatan
organisasi lain serta lingkungannya, oleh sebab itu salah satu kebutuhan dalam
rangka mencapai tujuan organisasi adalah kebtuhan akan tersedianya informasi.
Pada hakekatnya, setiap manusia selalu memerlukan informasi dalam
kehidupannya. Pada umumnya tanpa adanya informasi yang diterima ataupun
yang disampaikan, manusia tidak dapat bertindak sesuatu, karena tidak ada bahan
pertimbangan untuk tinda lanjut berikutnya. Pada dasarnya, rangkaian kegiatan
didalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik di lingkungan
pemerintahan maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang telah ditemukan,
secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi dan
lancar. Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana
lainnya, adalah terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan
informasi yang benar.
Berdasarkan fakta menurut Mariono (Jurnal organisasi dan Manajemen
2005) dan dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka pimpinan mengatur dan
mengendalikannya usahanya. Tanpa tersedianya informasi yang lengkap dan
bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan, maka akan sulit bagi pimpinan
untuk menentukan suatu kebijaksanaan. Dengan demikian dapat disimpulkan
bahwa informasi yang berdasarkan fakta akurat, lengkap dan meyeluruh sangat
diperlukan untuk segera disiapkan dan ditindak lanjuti.
Dewasa ini, kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan
tujuanya, demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam satu
kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan
berbagai macam dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai
macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan
tetap dengan perkembangan peat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari
hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi,
guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang.
Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa kantor adalah:
a. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
b. Proses menangani informasi, mulai dari penerimaan, mengumplkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.
Di samping itu, perlu diketahui pula bahwa setiap keputusan yang akan
dan telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi, perlu dicatat, diolah
dan disimpan dengan baik untuk dijadikan bukti dimasa yang akan datang.
Berkutnya, dengan semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian
sistem prosedur, penggunaan teknologi mutakhir dalam kegiatan kantor, maka
kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh
pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan tidak
mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang atau sekelompok
kecil orang-orang tertentu. Dalam hal demikian, seorang pimpinan dapat
menunjuk atau mengangkat pembantu yang akan diserahi tugas tertentu untuk
diperlukan tergantung dari besar kecilnya organisasi, luas sempitnya ruang
lingkup kegiatan atau besar kecilnya volume kerja.
3. Fungsi Kantor
Menurut Denyer (http://ayuuuri.blogspot.com/08/11/2010), fungsi kantor
adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci
adalah :
a. Untuk menerima keterangan (misalnya, surat-surat, harga, kutipan,
sebagainya)
b. Untuk mencatat keterangan (misalnya, persediaan, harga dan
catatan-catatan kepegawaiaan)
c. Untuk menyusun keterangan (misalnya, dalam pembiayaan,
pembukuan dan sebagainya)
d. Untuk memberi keterangan (misalnya, faktur-faktir penjualan,
perkiraan-perkiraan dan sebagainya)
e. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya, pemeliharaan uang tunai,
persediaan dan sebagainya)
4. Fungsi Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor Susanti (Jurnal Manajemen & terapan 2009) berarti
kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan keterangan, mencatat keteranga. Kejadian berarti mencatat semua
Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan
mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud
dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang
berguna untuk semua pihak.
Apabila diteliti lebih lanjut hakekat pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi
sebagai berikut :
a. Mengumpulkan/ menghitung/keterangan
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana,
menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
b. Mencatat keterangan
Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam
peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan
kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan
dapat langsung siap pakai.
c. Mengolah keterangan
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan
maksud meyajikan dalam bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan keterangan
Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara
dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan
alat dari suatu pihak ke pihak lain.
f. Meyimpan keterangan
Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan
berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih mudah
diatur sistematis dan aman.
5. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor
Pelaksanaan pekerjaan kantor disetiap kantor berbeda ruang lingkupnya,
hal tersebut tergantung dari kebutuhan masing-masing kantor bersangkutan. Pada
umumnya luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh
beberapa faktor, antara lain :
a. Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor bersangkutan.
Perusahaan yang besar dan luas jangkauannya, memerlukan lebih banyak
informasi yang harus ditangani dari pada perusahaan yang sangat sempit
lingkup usahanya.
b. Sifat atau jenis usaha suatu kantor.
Berdasarkan faktor yang mempengaruhi kebutuhan pekerjaan kantor tersebut,
maka dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor dapat berupa pekerjaan tulis
menulis da catat mencatat. Tetapi apabila dituntut pekerjaan kantor yang
ruang lingkupnya lebih luas maka pekerjaan kantor dalam hal demikian dapat
pengetikan, penggandaan, (stensil, foto copy dan lain-lain), kearsipan,
ekspedisi, surat pelayanan telepon dan sebagainya.
Selanjutnya, apabila perusahaan menuntutnya, maka pekerjaan kantor
yang diperlukan adalah ketata usahaan di tambah dengan kegiatan lainnya seperti:
penentuan sistem dan prosedur perkantoran, merencanakan tata ruang kantor,
penggunaan atau pengolahan data elektronik, pembinaan pegawai kantor dan
sebagainya.
Dengan demikian pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis
menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam pelaksanaanya pekerjaan kantor,
dapat berupa:
1. Pekerjaan tulis menuls kantor dapat berupa menjawab surat.
2. Ketatausahaan
3. Katatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih
kompleks
Luas atau sempit ruang lingkup pekerjaan kantor, berfungsi member
fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan,
melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok
B. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya
tujuan Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan
sebaiknyan dihindari. Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut
Sedarmayanti (2001 : 5) antara lain adalah:
1. Untuk member ketenangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna
pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
2. Untuk member catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang
terjangkau.
3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya.
4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu
member pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.
C. Tata Ruang Kantor pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut
menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan
kantor dengan sebak-baiknya agar kepuasan bekerja bagi para pegawai akan
tercapai. Menurut R. Terry (http://blog.xtraboss.com/8/11/2010 menyatakan
bahwa “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan
ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk
menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu
bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
1. Tata ruang kantor di bagi atas 4 macam yaitu :
Tata ruang kantor berkamar adalah ruang untuk bekerja yang dipisahkan
atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.
b. Tata ruang kantor terbuka
Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk yang ditempati oleh
beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa
dipisah-pisah oleh penyakit
c. Tata ruang kantor berhias atau bertaman
Tata ruang kantor berhias atau bertaman adalah ruangan untuk bekerja
yang dihiasai oleh taman, dekorasi dll.
d. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor
berkamar, terbuka, dan berhias.
Penyusunan tata ruang yang baik dapat memberi pengaruh dalam
menentukan kelancaran segala aktifitas dalam suatu kantor serta dapat
membangkitkan semangat kerja karyawan.
2. Tujuan tata ruang kantor antara lain :
a. Mencegah penghambatan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur
kerja dapat disingkat.
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan
3. Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera
Penataan ruang Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera
utara:
a. Tata ruang berkamar
Tata ruang berkamar digunakan untuk ruangan Ketua Jurusan dan
Sekretararis Jurusan Departemen Ekonomi pemabnagunan Universitas
Sumatera Utara.
b. Tata ruang terbuka
Tata ruang terbuka ini digunakan untuk pegawai administrasi
Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
4. Peralatan kantor yang digunakan pada Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara seperti:
a. Komputer
b. ATK
c. Mesin tik
d. Facsimile
e. Filing Kabinet
f. Rak arsip
5. Perabot kantor yang digunakan pada Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara yaitu :
a. Kursi
c. Almari
d. Sofa meja bundar
e. Dan kursi rapat
Peralatan kantor dan perabot kantor adalah pendukung dari Departemen.
Kesemua itu termasuk kedalam investaris kantor atau perusahaan. Disamping
hal-hal tersebut diatas, maka dalam rangka penataan ruangan kantor ada beberapa
faktor lain yang sangat mempengaruhi kegiatan-kegiatan pekerjaan kantor
tersebut.
6. Faktor-faktor yang mempengaruhi kegiatan kantor yakni :
a. Faktor penerangan / cahaya
Cahaya merupakan salah satu faktor yang mempunyai pengaruh terhadap
kesempurnaan tata ruang kantor agar tercipta kondisi kantor agar tercipta
kondisi kerja yang baik. Pada Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara Penerangan Sudah sangat baik seperti
kejernihan, pemancaran, dan kesilauan. Mutu-mutu ini berhubungan satu
sama lain.
b. Faktor warna
Warna tidak hanya mempercantik kantor tetapi juga memperbaiki
kondisi-kondisi di dalam pekerjaan kantor itu tersebut. Departemen Ekonomi
Pembangunan Universitas Sumatera Utara menggunakan warna putih
berlapis dengan warna coklat muda yang membuat ruangan semakin sejuk
c. Faktor suara
Banyak sumber suara terdapat dalam kantor seperti percakapan, geseran
kursi-kursi pada lantai, dan mesin-mesin kantor yang mengeluarkan suara.
Akan tetapi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
Sumatera Utara terlihat sangat tenang tanpa gangguan suara yang dapat
memecah konsentrasi para pegawai.
D. Sistem Komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
Komunikasi menurut Griffin (2002:28) merupakan salah satu bidang yang
sangat penting dalam kegiatan kantor. Komunikasi adalah proses kegiatan
penyampaian warta/berita/informasi yang mengandung arti dari pihak satu ke
pihak lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertin.
1. Komunikasi internal mencakup
a. Komunikasi vertical
b. Komunikasi horizontal
Pelaksanaan komunikasi internal pada departemen ini bersifat formal dan
informal hal ini dapat terlihat dari komunikasi vertical yang meliputi hubungan
yang bersifat ke atas atau kebawah. Sedangkan komunikasi dari bawah keatas
dapat berupa keluhan laporan, pendapat atau saran baik dalam lisan maupun
tulisan. Bias dalam kedudukan yang setingkat atau sama.
Komunikasi yang bersifat eksternal pada Departemen Ekonomi
Pembangunan Universitas Sumatera Utara dengan berbagai pihak yaitu:
a. Hubungan dengan setiap mahasiswa
[image:46.595.100.548.231.657.2]b. Hubungan dengan setiap departemen lain
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
Sumber : Departemen Ekonomi Pembangunan USU (2010) KETUA DEPT. EP
Wahyu Ario Pratomo,
SEKRETARIS
Irsyad Lubis,
STAF
Leni Herawati STAF
Sugianto STAF
Diambil : Tanggal 5 November 2010
E .Deskripsi Pekerjaan Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
KETUA DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN
Deskripsi Pekerjaan Ketua Departemen Ekonomi Pembangunan antara lain :
1. Membuka sidang ujian komprehensif.
2. Menandatangani DP3 dosen yang akan naik golongan atau pangkat.
3. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing atau pembanding.
4. Menandatangani KRS atau KHS mahasiswa.
5. Menandatangani persetujuan mahasiswa
SEKRETARIS DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN
Deskripsi Pekerjaan Sekretaris Departemen Ekonomi Pembangunan antara
1. Mengoreksi judul outline mahasiswa.
2. Mengoreksi skripsi yang akan diuji/diperbanyak.
3. Membuka sidang ujian komprehensif apabila ketua departemen tidak dapat
hadir.
4. Menandantangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal.
5. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang
berhubungan dengan Departemen Ekonomi Pembangunan.
STAF DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN
Deskripsi Pekerjaan Staf Departemen Ekonomi Pembangunan antara lain :
1. Mengetik surat keluar/masuk.
2. Mengarsip surat keluar/masuk.
3. Memberikan KRS/KHS kepada mahasiswa.
4. Menstempel skripsi mahasiswa yang telah ditandatangani oleh ketua
Departemen Ekonomi Pembangunan S1.
5. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa.
6. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan diuji/diperbanyak.
7. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar.
8. Mengetik daftar alumni Departemen Ekonomi Pembangunan S1.
9. Menstempel KRS/KHS mahasiawa.
11. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif.
12. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai/tamat.
13. Membuat undangan seminar proposal mahasiswa.
14. Menyiapkan berkas ujian meja hijau mahasiswa.
15. Memasukkan IPK mahasiswa ke dalam buku evaluasi belajar.
1 6
5 5
7
10
2 5
5
2
4 2
2
1
1
Gambar 3.2 Denah kantor Departemen Ekonomi Pembangunan USU Sumber : Departemen Ekonomi Pembangunan USU
Diambil :5 November 2010
KETERANGAN 1. Pintu
2. Meja
3. Kursi
4. Filling Kabinet
5. Lemari
6. Ruang tempat penyimpanan barang
7. Meja sekretaris jurusan
8. Ruang seminar/meja hijau
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil
kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir saya yaitu “Pelaksanaan
Manajemen Perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
Sumatera Utara” sebagai berikut :
1. Manajemen perkantoran merupakan bagian dari perusahaan karena itu setiap
perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat
memahami menejemen perkantoran, yakni ilmu manajemen yang berkenaan
dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan
dimana pun pekerjaan itu dilakukan. Manajemen ini dibutuhkan untuk
menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, dan
kegiatan-kegiatan.
2. Jenis tata ruang kantor yang digunakan di ruangan Departemen Ekonomi
berkamar, dan terbuka. Sehingga bentuk tata ruang kantor gabungan ini dapat
mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan dari salah satu jenis
tata ruang tersebut.
3. Alat-alat komunikasi yang digunakan pada Departemen Ekonomi
Pembangunan Universitas Sumatera Utara antara lain : Telepon, Mesin Fax,
Mail dan Scanner. Posisi atau kedudukan sekretaris dalam struktur organisasi
secara khusus sangat berperan penting untuk mendukung kegiatan pimpinan,
tugas dan fungsi sekretaris. Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
Sumatera Utara.
B. Saran
Adapun saran yang akan diberikan kepada kantor Departemen Ekonomi
Pembangunan yaitu :
1. Pada Departemen Ekonomi Pemabangunan Universitas Sumatera Utara harus
selalu menjaga keseimbangan dalam berkomunikasi antar sesame pegawai
sehingga dapat menjalankan tugas dengan baik, dan haruslah mampu
memahami arti manajemen dalam pekerjaan kantor.
2. Pada ruangan-ruangan bagian harus mendapat perubahan karena ruangan
yang teralalu lebar tetapi tidak di manfaatkan sepenuhnya sehingga banyak
bagian ruangan yang tidak dipergunakan.
3. Sebaiknya kantor Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera
Utara menambah fasilitas serta peralatan dan perlengkapan kantor untuk
memperlancar pekerjaan.
DAFTAR PUSTAKA
Daft, Richard Manajemen Perkantoran, Edisi kelima, penerbit Erlangga, Jakarta, 2002
Gaffin, Manajemen Jilid 2 Edisi 7, Penerbit BPFE Yogyakarta, 2001
Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2010, USU Press, Medan.
Purwanto,Djoko, Komunikasi Bisnis, Cetakan Pertama, penerbit Erlangga, Jakarta, 2010
Rachmadhi, Public Relation dalam Teori dan Praktek, Cetakan kedua, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2001
Mudrajat, Moedrajat, Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi, Penerbit Erlangga, Edisi revisi, Bandung, 2002.
Moekijat, Drs, Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar, Maju, Bandung, 2001.
Maryono, Joko, Jurnal Organisasi & Manajemen, Vol 1, No.1. Septemebr 2005,1-59, Penerbit Pusast Keilmuan. LPPM
Sedarmayani, M.Pd, Dr. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung, 2001.
Surbakti, Afrida, 2006. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Kantor Dinas dan UKM pemerintahan Provinsi Sumatera Utara, Tugas Akhir Prodi D III FE USU, Medan
Susanti, Nanis, Jurnal Manajemen Teori & Terapan, Tahun ke 2, No.1, April 2009, Penerbit Departemen Manajemen Fakultas Ekonom Universitas Airlangga
http://safrizalhappy.wordpress.com/9/11/2010
