Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Perusahaan
BULOG adalah perusahaan umum milik Negara yang bergerak di bidang logistik pangan. Ruang lingkup bisnis perusahaan meliputi usaha logistik/ pergudangan, survei dan pemberantasan hama, penyediaan karung plastik, usaha angkutan, perdagangan komoditi pangan dan usaha eceran. Sebagai perusahaan yang tetap mengemban tugas publik dari pemerintahan, BULOG tetap melakukan kegiatan menjaga harga dasar pembelian untuk gabah, stabilisasi harga khususnya harga pokok, menyalurkan beras untuk orang miskin (Raskin) dan pengelolaan stock pangan.
Perjalanan Perum BULOG dimulai pada saat dibentuknya BULOG pada tanggal 10 Mei 1967 berdasarkan Keputusan Presidium Kabinet No.114/U/Kep/5/1967, dengan tujuan pokok untuk mengamankan penyediaan pangan dalam rangka menegakkan eksistensi pemerintahan baru. Selanjutnya direvisi melalui Keppres No. 39 tahun 1969 tanggal 21 Januari 1969 dengan tugas pokok melakukan stabilisasi harga beras, dan kemudian direvisi kembali melalui Keppres No. 39 Tahun 1987, yang dimaksudkan untuk menyongsong tugas BULOG dalam rangka mendukung pembangunan komoditas pangan yang multi komoditas. Perubahan berikutnya dilakukan melalui Keppres No. 103 tahun 1993 yang memperluas tanggung jawab BULOG mencakup koordinasi pembangunan
pangan dan meningkatkan mutu gizi pangan, yaitu ketika kepala BULOG dirangkap oleh Mentari Negara Urusan Pangan.
Pada tahun 1995, keluar Keppres No.50, untuk menyempurnakan struktur organisasi BULOG yang pada dasarnya bertujuan untuk lebih mempertajam tugas pokok, fungsi, serta peran BULOG.Oleh karena itu, tanggung jawab BULOG lebih difokuskan pada peningkatan stabilitas dan pengelolaan persediaan bahan pokok dan pangan.Tugas pokok BULOG sesuai Keppres tersebut adalah mengandalkan harga dan mengelola persediaan beras, gula, gandum, terigu, kedelai, pakan dan bahan pangan lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Dalam rangka menjaga kestabilan harga pangan bagi produsen dan konsumen serta memenuhi kebutuhan pangan berdasarkan kebijakan umum pemerintah. Namun tugas tersebut berubah dengan keluarnya Keppres No. 45 tahun 1997, dimana komoditas yang dikelola BULOG dikurangi dan tinggal beras dan gula. Kemudian memulai Keppres No. 19 tahun 1998 tanggal 21 januari 1998, pemerintah mengembalikan tugas BULOG seperti Keppres No. 39 tahun 1968. Selanjutnya melalui Keppres No. 19 tahun 1998, ruang lingkup komoditas yang ditangani BULOG kembali dipersempit seiring dengan kesepakatan yang diambil oleh pemerintah.
Dalam Keppres tersebut, tugas pokok BULOG dibatasi hanya untuk menangani komoditas beras. Sedangkan komoditas lain yang dikelola selama ini dilepaskan ke mekanisme pasar. Arah perintah mendorong BULOG menuju suatu bentuk badan usaha mulai terlihat dengan terbitnya Keppres No. 29 tahun 2000,
dimana didalamnya tersirat BULOG sebagai organisasi transisi (tahun 2003) menuju organisasi yang bergerak dibidang jasa logistik disamping masih menangani tugas tradisionalnya. Pada Keppres No. 29 tahun 2000 tersebut, tugas pokok BULOG adalah melaksanakan tugas pemerintahan dibidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi dan pengendalian harga beras (mempertahankan harga pembelian pemerintah), serta usaha logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Arah perubahan tersebut semakin kuat dengan keluarnya Keppres No. 166 tahun 2000, yang selanjutnya diubah menjadi Keppres No. 103/2000. Kemudian diubah lagi dengan Keppres No 03 tahun 2002 tanggal 7 Januari 2002 dimana tugas pokok BULOG masih sama dengan ketentuan dalam Keppres No. 29 tahun 2000, tetapi dengan perubahan yang berbeda dan memberi waktu masa transisi sampai dengan tahun 2003. Akhirnya dengan dikeluarkan Peraturan Pemerintah RI No. 7 tahun 2003 BULOG resmi beralih status menjadi Perusahaan Umum (Perum) BULOG.
B. Visi dan Misi Perum Bulog
Visi
Terwujudnya perusahaan yang handal dalam pencapaian ketahanan pangan nasional yang berkelajutan.
Misi
1. Memenuhi kecukupan pangan pokok secara aman, bermutu stabil dan terjangkau.
2. Mewujudkan SDM professional, jujur, dan amanah.
3. Menyelenggarakan kegiatan ekonomi dibidang pangan dan bermanfaat kepada
steakholder.
4. Menjalankan usaha dalam bidang produksi pemasaran dan jasa dibidang komoditi pangan guna mendukung program pengembangan hasil pertanian khususnya pangan dan bidang lainnya dengan upaya memaksimalkan produktivitas, efesien dan kemampuan menghasilkan laba.
Nilai-Nilai Dasar Perum Bulog a. Kualitas
Perusahaan dengan seluruh jajaran menejemen dan pengawai sepakat untuk beriorentasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat (konsumen) sesuai dengan visi dan misi.
b. Integrasi
Keutuhan pribadi, menejemen dan organisasi yang mencerminkan konsistensi antara pribadi dan prilaku.
c. Team Work
Seluruh unit kerja karyawan bergerak fokus dan total secara terintegrasi dalam rangka menciptakan visi dan misi perusahaan.
d. Inovatif
Kemampuan untuk berpikir dan mengembangkan nilai-nilai kreativitas dan inovasi dalam kerja.
e. Responsif
Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan upaya-upaya prevetif maupun kuratif dalam menghadapi setiap perusahaan lingkungan strategis.
C. Job Description
1. Direktorat Pelayanan Publik
Tugasnya adalah:
a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dalam negri dan luar negri.
b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan persediaan dan perawatan.
c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyaluran.
d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan analisa harga dan pasar.
2. Direktorat Perencanaan dan Pengembangan Usaha
Tugasnya adalah:
a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha dibidang industry pemberasan dan industri non pemberasaan.
b) Merencankan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha dibidang pembelian dan pemberasaan pangan dan non pangan.
c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan pengembangan dibidang usaha jasa.
d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan penyusunan perencanaan streategi perusahaan serta penelitian dan pengembangan.
3. Direktorat Keuangan
Tugasnya adalah :
a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan anggaran.
b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perbendaharaan.
c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan akuntasi.
d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan investasi.
4. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum
Tugasnya adalah:
a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan sumber daya manusia.
b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan organisasi dan tatalaksana.
c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan umum.
d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan umum.
5. Sekretariat Perusahaan
Sekretaris Perusahaan adalah unit pembantu Direksi dalam melaksanakan kegiatan dibidang tata usaha.
Bagian tata usaha terdiri dari:
a) Subbagian Surat dan Ekspedisi Tugasnya adalah:
Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan urusan pengagendaan, pendistribusian, pengedaan surat dan dokumen serta menyimpan, penggunaan arsip dan dokumen serta penerimaan dan pengiriman surat/dokumen/berita dan pemeliharaan dokumen perusahaan yang berkaitan dengan perikatan pihak luar.
b) Subbagian Penyusunan Laporan Tugasnya adalah:
Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan penyiapan bahan laporan perusahaan, antara lain berupa rapat kerja dengan DPR, bahan pidato/sambutan/ceramah serta laporan lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.
c) Subbagian Perjalanan Dinas Tugasnya adalah:
Merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi perjalanan dinas Direksi dan Pengawai dan pelayanan dinas lainnya.
Bagian sekretaris direksi terdiri dari: a) Subbagian TU DIRUT
Tugasnya adalah:
Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan jadwal/acara, administrasi surat menyurat/perkantoran, keuangan dan logistik.
b) Subbagian Pelayanan Direksi Tugasnya adalah:
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi dan melakukan pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda rapat-rapat direksi dan perjalanan dinas direksi.
c) Subbagian Protokol Tugasnya adalah:
Merencanakan, mengkoordinasikan, dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan tamu direksi.
6. Satuan Pengawasan Intern
Tugasnya adalah:
a) Melaksanakan pemeriksaan intern bidang pelayanan publik, perencanaan dan pengembangan usaha, keuangan, SDM dan umum, kesekretariatan, pendidikan dan pelatikan, penelitian dan pengembangan serta teknologi informasi.
b) Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevakuasi dan melakukan kegiatan penatausahaan, pelayanan administrasi dan keuangan serta dokumentasi SPI.
c) Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan pemeriksaan dibidang pelayanan publik, perencanaan dan pengembangan usaha, serta administrasi dan keuangan.
7. Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Tugasnya adalah:
a) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan penyusunan dan pengembangan program serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan.
b) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pengelolaan sarana dan kerja sama pendidikan dan pelatihan.
c) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan informasi dan perpustakaan pendidikan dan pelatihan.
d) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pelayanan teknis administrasi serta keuangan semua satuan organisasi dilingkungan pusdiklat.
8. Administrasi dan keuangan
Tugasnya adalah:
a) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan administrasi sumber daya manusia, urusan hukum dan klaim.
b) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan surat menyurat, arsip, ekspedisi, hubungan masyarakat, kerumah tanggaan dan pengelolaan pengadaan, pemeliharaan perlengkapan sarana kantor, rumah dinas jabatan, mess, pergudangan dan inventaris serta penghapusan.
c) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengolaan anggaran, administrasi pembiayaan dan verifikasi.
d) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi pembukuan, neraca, laporan pertanggung jawaban keuangan dan hubungan rekening antar kantor.
D. Jaringan Kegiatan
E. Kinerja Kegiatan Terkini
1. Pengembangan usaha melalui Bulog Mart
Perum bulog dewasa ini mulai mencoba mengembangkan usaha dalam bidang komersil dengan menggunakan toko-toko bulog mart di seluruh Indonesia, adapun komoditi-komoditi yang didagangkan merupakan bahan pokok kehidupan sehari-hari seperti: Beras medium, beras premium, gula pasar, minyak goreng, tepung terigu, jenis susu.
Seperti di Sumatra Utara, tahun 2014 akan dibangun sebanyak 20 gerai Bulog Mart dan sementara yang telah siap dan beroperasi sebanyak 9 gerai Bulog Mart (Medan, Tj.Morawa, P.Siantar, Kisaran, Rantau Parapat, Padangsidimpuan, Sibolga,Gunung Tua dan Kaban Jahe).
2. Melakukan penjualan bahan pokok secara eceran maupun grosir.
F. Rencana Kegiatan
a) Pembelian gabah dan beras, dalam rangka ketahanan stock. b) Memantau harga pasar.
c) Melakukan pendistribusian beras kepada masyarakat miskin (raskin) atas dasar Surat Permintaan Alokasi (SPA) dari perintah kabupaten/kota. d) Melakukan operasi pasar beras bila harga beras di pasar sudah mulai
merambat naik (diatas harga eceran tertinggi, atas permintaan pemkab/pemko).
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Menurut Saiman (2002:24) kata sekretaris yang biasa kitabaca dan ditemui pada berbagai literature berasal dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut:
1. Secretum yang mempunyai arti rahasia
2. Secretarium atau secretaries yang mempunyai arti orang yang memegang rahasia
3. Sedangkan dari bahasa perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie
yang mempunyai arti sekretaris.
4. Dalam bahasa inggris kata sekretaris disebut dengan kata Secretary yang berarti sekretaris
Sedangkan secara defenisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa defenisi menurut ahli sebagai berikut.
1. Menurut Daniel dan Ramon.C.Portugal dalam Arsika ( 2009:2) sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya atas kewajibannya resmi atau janji-janjinya dan melakukan banyak tugas lain yang ada hubungannya, untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinan. 2. Menurut Louis C.Nanasay and William Selden dalam Arsika (2009:2 )
3. penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.
B. Sekretariat Perusahaan Bulog
Sekretariat perusahaan bulog adalah unit pembantu Direksi dalam melaksanakan kegiatan di bidang tata usaha dan hubungan masyarakat.Di dalam bulog ada beberapa terdapat tata usaha,salah satunya yaitu: Subbagian Surat Ekspedisi, Subbagian Penyusunan Laporan, Subbagian Perjalanan Dinas. Ketiga tata usaha ini masing-masing mempunyai tugas yang harus mereka kerjakan di dalam bulog.
1. Subbagian Surat dan Ekspedisi mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan urusan penomoral, pengagendaan. Pendistribusian, penggandaan surat dan dokumen serta penyimpanan, penggunaan arsip dan dokumen serta penerimaan dan penyiriman surat/ dokumen/ berita dan pemeliaraan dokumen perusahaan yang berkaitan dengan perikatan pihak luar.
2. Subbagian Penyusunan Laporan mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan penyiapan bahan laporan perusahaan, antara lain berupa rapat kerja dengan DPR, bahan pidato/sambutan/ceramah serta laporan lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.
3. Subbagian Perjalanan Dinas mempunyai tugas merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi perjalanan dinas Direksi dan Pegawai atau pelayanan dinas lainnya.
Bagian Hubungan Masyarakat dan kelembagaan Bulog mempunyai fungsi merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan hubungan kemasyarakatan, kegiatan hubungan kelembagaan, dan kegiatan corporate govermance.
Bagian Hubungan Masyarakat dan Kelembagaan terdiri dari:
1. Subbagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas merencanakan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan npeningkatan citra dan mutu pelayanan serta mengkomunikasikannya kepada masyarakat dan pelanggan serta pembinaan hubungan dengan media massa melalui kegiatan pemberitaan, pembuatan press release dan konferensi pers, menganalisa berita dan informasi.
2. Subbagian Hubungan Kelembagaan mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan menjalin hubungan internal perusahaan yang meliputi hubungan antar direktur, antara Direksi dengan Dewan Pengawas, antara Direksi dengan Divisi/Pusat/ SPI serta hubungan perusahaan dengan lembaga lain.
3. Subbagian Corporate Govermance mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan Pembinaan good corporate govermance didalam perusahaan antara lain kepatuhan perusahaan terhadap peraturan tentang persyaratan kerterbukaan yang berlaku.
Bagian Sekretaris Direksi Bulog mempunyai fungsi merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan ketatausahaan DIRUT, pelayanan direksi dan protocol serta menyiapkan bahan penyusunan pedoman/prosedur dibidang sekretaris Direksi.
Bagian Sekretaris Direksi Bulog terdiri dari:
1. Subbagian TU DIRUT mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan jadwal/acara, administrasi surat menyurat/perkantoran, pengelolaan informasi/dokumentasi kegiatan, keuangan, logistik, dan kerumahtanggaan DIRUT serta penghimpunan laporan-laporan terkait.
2. Subbagian Pelayanan Direksi mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda rapat-rapat, penyiapan bahan, perjalanan dinas direksi serta kerumahtanggaan direksi.
3. Subbagian protokol mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan tamu direksi.
C. Peran, Fungsi, dan Tugas Sekretaris
W.J.S Poerwadarminta dalam Saiman (2002:37) mengatakan peranan ialah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan utama,
yaitu sesuatu yang dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan selanjutnya.Sehingga peranan sekretaris dinilai sangat penting dalam kegiatan yang harus dilakukan selanjutnya oleh seorang pimpinan.Peranan sekretaris tentunya juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Peranan sekretaris ini juga tentunya berbeda antara sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.
a. Peran Sekretaris
Menurut Eddy Aziz ( dalamArsika 2009:13) peran sekretaris adalah sebagai pembantu pimpinan dalam perusahaan yang mana seorang sekretaris dituntut mampu mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.
Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga perusahaan, organisasi, yayasan, tempat dia bekerja.Dalam setiap lembaga perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama.Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga, mencakup kegiatan produksi, distribusi, dan pembiayaan.Kedua, mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya.Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas dibidang personalia, pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan, dan lain-lain.
Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan utama atau kedua.Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka pimpinan itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah peran mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik.Sedangkan tujuan tak langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga, karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya.
Sekretaris dalam perusahaan pada umumnya mempunyai peranan: 1. Sebagai Penyedia
Peranan sekretaris sebagai penyedia pada awalnya dapat dimulai dengan mengawasi seorang atau beberapa orang pegawai yang bertugas sebagai pembantu/asisten.Posisi sebagai penyedia dapat dimulai persiapannya sejak mulai bekerja sebagai seorang sekretaris.Setelah kesempatan menjadi penyedia telah diperoleh maka keterampilan dalam hubungannya antara manusia dan aspek-aspek teknis pekerjaan penyedia perlu segera dipahami dan diterapkan.Sebagai penyedia sekretaris minimal harus memahami perbedaan cirri masing-masing pembantu atau bawahan baik latar belakang, kebutuhan maupun tujuannya.
2. Sebagai Penghubung Antara Pimpinan dan Staf lainnya
Jika pimpinan perlu mendistribusikan pekerjaan kepada sesama staf maka sekretaris berperan sebagai penghubung antara pimpinan dengan para staf yang bersangkutan.Sekretaris bisa melakukan pendekatan diri kepada staf agar mereka melaksanakan instruksi yang diberikan oleh pimpinan.
3. Sebagai Koordinator
Sekretaris sebagai coordinator apabila sekretaris bekerja sebagai suatu tim maka mereka hendaknya bertanggung jawab kepada penyedia. Tim sekretaris mengerjakan pekerjaan dari beberapa pimpinan yang memberikan pekerjaan akan diselesaikan melalui seorang coordinator sekretaris. Koordinator harus mampu mengkoordinir pelaksanaan tugas serta bertanggung jawab penuh terhadap selesainya pekerjaan dengan baik dan tepat waktu.Koordinasikan efektif apabila masing-masing pegawai jelas tugasnya dan tahu tujuan mengapa tugas itu dilaksanakan.
Adapun peran Sekretaris terhadap atasan adalah: Pertama, sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Kedua, sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Ketiga, sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.Keempat, sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
Adapun peran Sekretaris terhadap bawahan adalah: Pertama, penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan. Kedua, memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.Ketiga, memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.Keempat, mengadakan
pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
b. Peran Sekretaris diPerum Bulog
Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris diPerum Bulog dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan.Guna menunjang kegiatan atasan tersebut, seorang sekretaris Perum Bulog harus mempunyai perannya sebagai seorang sekretaris. Oleh karena itu peran seorang sekretaris diPerum Bulog adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan Perum Bulog seorang sekretaris harus membantunya, seperti:
1. Bila atasan akan melakukan hubungan bisnis melalui surat, maka sekretaris Perum Bulog yang menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya.
2. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapat pun sekretaris di Perum Bulog yang melakukan kelancaran rapat tersebut.
3. Demikian juga apabila atasan akanmelakukan perjalanan keluar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, atau saat berangkat sampai setelah atasan kembali, sekretaris diPerum Bulog yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.
Untuk memenuhi peran seorang sekretaris diPerum Bulog, maka syarat yang di wajibkan untuk menduduki jabatan seorang sekretaris adalah : kemampuan sepuluh jari, penanganan kearsipan, dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem, korespondesi, tata krama lingkungan kerja, tata krama bertelepon, dan penampilan.
c. Fungsi Sekretaris
Sekretaris dibutuhkan pimpinan untuk membantu meringankan pekerjaan pimpinan terutama dalam tugas-tugasnya yang bersifat rutin dan operasional sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengurus tugas-tugas manajerial. Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah membantu meringankan tugas-tugas pimpinan, menangani informasi untuk pimpinan, dan menjadi jembatan penghubung.
Untuk itu seorang pimpinan sangat membutuhkan sekretaris yang tidak hanya mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelpon atau mengetik, tetapi lebih dari itu sekretaris harus mampu diajak berfikir logis dan pandai
berkomunikasi.Sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang peristiwa-peristiwa atau hal-hal yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi disini sekretaris harus bertindak sebagai mata, telinga dari pimpinan.
Untuk kepentingan seperti itu maka seorang sekretaris harus rajin membaca majalah, koran, mendengar radio, atau berita di TV, membuat artikel, berita atau informasi dari berbagai media cetak untuk disampaikan kepada pimpinan. Selain itu sekretaris juga harus bekerja efektif, kreatif, dan proaktif tanpa menunggu perintah terlebih dahulu.Sekretaris harus bisa dan mampu menentukan prioritas kerja, seperti tugas yang mendesak yang harus didahulukan.
Dalam fungsinya sebagai jembatan penghubung antara pimpinan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan, sekretaris harus pandai membina hubungan, meningkatkan citra/reputasi organisasi perusahaan.Disini sekretaris menjalankan tugasnya sebagai Public Relation.
Fungsi sekretaris dalam organisasi bisa dilihat dari tiga aspek, yaitu
