TUGAS AKHIR
PERAN DAN FUNGSI SEKRETARIS PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT GATOT SUBROTO MEDAN
OLEH :
FITRI MARITO ADIL 112103015
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
Kata Pengantar
Assalamualaikum wr.wb
Dengan iringan rasa syukur kehadirat Allah SWT dengan limpahan
Rahmat, Hidayat, dan InayatNya serta tak lupa shalawat dan setara kepada
Junjungan kita Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita umatnya dari
zaman kegelapan menuju zaman yang disinari Iman dan Islam. Alhamdulillah
akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “ PERAN
DAN FUNGSI SEKRETARIS PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT
GATOT SUBROTO MEDAN” dapat terselesaikan dengan baik.
Penulis sangat menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari
sempurna, hal ini tidak lepas dari keterbatasan ilmu dan pengetahuan yang
dimiliki penulis. Dengan kerendahan hati, penulis menerima kritik dan saran yang
baik dengan hati yang terbuka, dan semoga tugas akhir ini banyak ditunjang
dengan bantuan tenaga, pemikiran baik normal maupun materil dari berbagai
pihak. Oleh karena itu penulis pada kesempatan ini dengan kerendahan hati
menyampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu, D.T.M R H, M Sc (C.T.M), Selaku Rektor
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak,CA selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera
Utara
4. Ibu Magdalena LL Sibarani SE, MSi selaku Dosen Pembimbing, yang telah
membimbing penulis sehingga terselesaikan Tugas Akhir ini.
5. Bapak / Ibu dosen Universitas Sumatera Utara yang telah bersedia mengajar
dan membimbing penulis selama menjalani perkuliahaan di kampus Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh Staff Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara yang banyak membantu selama ini.
7. Kedua Orangtua tercinta H.Kasmudin Harahap SH,MH dan Hj.Asnida SH
yang selaku memberikan dukungan, kasih sayang dan doanya selama ini.
Buat Kakanda Sofie Adil Harahap, Dina Adil Harahap, dan adinda Rizqi Adil
Harahap, M.Ihkram Adil Harahap yang telah memberikan semangat dan
dukungan sehingga Tugas Akhir penulis dapat terselesaikan.
8. Buat sahabat dan teman terdekat penulis, Afridina, Nurkholijah, Elfrida,
Amel, Ayu, Nurul, Heristya, dan yang tercinta Andi Jaka Sph yang telah
memberikan perhatian, semangat, serta nasehat yang berguna bagi penulis
dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Akhir kata, dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari
bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis
menyempurnakan Tugas Akhir ini. Dan besar harapan penulis semoga Tugas
Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.
Wassalamualaikum wr. wb
Medan, Agustus 2014
Penulis
Daftar Isi
A. Sejarah Singkat Perusahaan Perum Bulog divre Sumut... 5
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description ... 11
D. Jaringan Kegiatan ... 16
E .CKinerja Kegiatan Terkini ... 17
F. Rencana Kegiatan ... 17
Bab III PEMBAHASAN ... 18
A. Pengertian Sekretaris ... 18
B. Sekretaris Perusahaan Bulog ... 19
C. Peran, Fungsi, danTugas Sekretaris... 21
D. Motivasi, dan Efektifitas Kerja Sekretaris pada Perum Bulog... 33
Bab IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 39
A. Kesimpulan ... 39
B. Saran ... 40
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
2.1 StrukturOrganisasiPerumBulogDivreSumut ... 10
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dunia bisnis yang semakin hari semakin ketat persaingannya,
mengharuskan siapa saja yang bekerja pada suatu perusahaan untuk memberikan
pelayanan yang unggul pada setiap pelanggannya.Untuk membangun citra
perusahaan yang baik dituntut peran seorang sekretaris yang
professional.Sekretaris perlu meningkatkan keterampilan yang dimilikinya,
memperluas pengetahuan dan pergaulannya, seperti mengikuti perkembangan
dalam bidang ekonomi sosial, budaya politik maupun kecanggihan teknologi serta
harus mampu bertindak proaktif.
Selain pengembangkan diri untuk meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan, seorang sekretaris juga harus mengembangkan kepripadiannya,
yang dapat tercermin dari tingkah laku, tutur kata, maupun sikapnya dalam
pergaulan sehari-hari, baik dikantor maupun di lingkungan tempat tinggal.Oleh
karena itu, kepribadian haruslah dibina dan dikembangkan agar diri sekretaris
menjadi lebih menarik, sehingga memunculkan citra yang lebih baik pula dalam
dirinya sendiri, yang tentunya sangat berpengaruh bagi perusahaan.
Menurut Saiman (2002:37) sekretaris memegang peranan penting dan
dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan perusahaan.
Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan
Adapun peran sekretaris terhadap atasan adalah sebagai perantara atau
saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin
berhubungan dengan pimpinan, sebagai sumber informasi yang diperlukan
pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Adapun peran
sekretaris terhadap bawahan adalah memberikan motivasi kerja kepada pengawai
bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar, memberikan rasa bangga dan
puas kepada pengawai bawahan dalam menjalanan pekerjaan, menerima pendapat
dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
Menurut W.J.S Poerwadarminta dalam Saiman (2002:37) mengatakan
peranan ialah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan utama,
yaitu sesuatu yang dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan
selanjutnya.Sehingga peranan sekretaris dinilai sangat penting dalam kegiatan
yang harus dilakukan selajutnya oleh pimpinan.Peranan sekretaris tentunya juga
tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris.
Peranan sekretaris ini juga tentunya berbeda antara sesuai dengan jabatan
sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.
Perusahaan perum Bulog Divre Sumut terbagi atas dua bidangyaitu
administrasi dan keuangan.Bidang Administrasi dan keuangan mempunyai tugas
merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan
pengelolaan sumber daya manusia dan hukum, kehumasan, pengelolaan anggaran
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk menulis
Tugas Akhir dengan judul “PERAN DAN FUNGSI SEKRETARIS PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT GATOT SUBROTO”.
B. Perumusan Masalah
Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah:
bagaimana peran dan fungsi seorang sekretaris pada perusahaan?
C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui
pelaksanaan peran dan fungsi seorang sekretaris pada perusahaan.
2. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Perum Bulog Divre Sumut
Sebagai bahan masukan bagi pimpinan dalam menigkatkan peran dan fungsi
seorang sekretaris pada Perum Bulog Divre Sumut.
2. Bagi Penulis
Memperdalam teori mengenai sekretaris secara khusus pada kegiatan
kesekretariatan, sehingga dapat menambah pengetahuan dan dapat dijadikan
3. Bagi Orang Lain
Memberikan pengetahuan tentang bagaimana peran dan fungsi sekretaris
didalam perusahaan.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei
Penelitian ini dilakukan di Perum BULOG Divre Sumut di Jl. Gatot
Subroto No. 180 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada
Tabel 1.1 berikut ini :
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penelitian
NO KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Sumber : penulis (2014)
2. Sistematika Penelitian
Adapun sistematika penelitian dari penulis Laporan Tugas Akhir ini dapat
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas mengenai alasan mengapa penulis ingin
mengambil judul ini, menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang
Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, dan Sistematika Penelitian.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini memaparkan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi,
fungsi dan peran seorang sekretaris, dan Job Description Perusahaan.
BAB III PEMBAHASAN
Membahas mengenai penelitian yang dilakukan penulis tentang peran dan
fungsi pengembangan diri seorang sekretaris dalam menigkatkan kualitas
sekretaris dalam perusahaan.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Perusahaan
BULOG adalah perusahaan umum milik Negara yang bergerak di bidang
logistik pangan. Ruang lingkup bisnis perusahaan meliputi usaha logistik/
pergudangan, survei dan pemberantasan hama, penyediaan karung plastik, usaha
angkutan, perdagangan komoditi pangan dan usaha eceran. Sebagai perusahaan
yang tetap mengemban tugas publik dari pemerintahan, BULOG tetap melakukan
kegiatan menjaga harga dasar pembelian untuk gabah, stabilisasi harga khususnya
harga pokok, menyalurkan beras untuk orang miskin (Raskin) dan pengelolaan
stock pangan.
Perjalanan Perum BULOG dimulai pada saat dibentuknya BULOG pada
tanggal 10 Mei 1967 berdasarkan Keputusan Presidium Kabinet
No.114/U/Kep/5/1967, dengan tujuan pokok untuk mengamankan penyediaan
pangan dalam rangka menegakkan eksistensi pemerintahan baru. Selanjutnya
direvisi melalui Keppres No. 39 tahun 1969 tanggal 21 Januari 1969 dengan tugas
pokok melakukan stabilisasi harga beras, dan kemudian direvisi kembali melalui
Keppres No. 39 Tahun 1987, yang dimaksudkan untuk menyongsong tugas
BULOG dalam rangka mendukung pembangunan komoditas pangan yang multi
komoditas. Perubahan berikutnya dilakukan melalui Keppres No. 103 tahun 1993
pangan dan meningkatkan mutu gizi pangan, yaitu ketika kepala BULOG
dirangkap oleh Mentari Negara Urusan Pangan.
Pada tahun 1995, keluar Keppres No.50, untuk menyempurnakan struktur
organisasi BULOG yang pada dasarnya bertujuan untuk lebih mempertajam tugas
pokok, fungsi, serta peran BULOG.Oleh karena itu, tanggung jawab BULOG
lebih difokuskan pada peningkatan stabilitas dan pengelolaan persediaan bahan
pokok dan pangan.Tugas pokok BULOG sesuai Keppres tersebut adalah
mengandalkan harga dan mengelola persediaan beras, gula, gandum, terigu,
kedelai, pakan dan bahan pangan lainnya, baik secara langsung maupun tidak
langsung.
Dalam rangka menjaga kestabilan harga pangan bagi produsen dan
konsumen serta memenuhi kebutuhan pangan berdasarkan kebijakan umum
pemerintah. Namun tugas tersebut berubah dengan keluarnya Keppres No. 45
tahun 1997, dimana komoditas yang dikelola BULOG dikurangi dan tinggal beras
dan gula. Kemudian memulai Keppres No. 19 tahun 1998 tanggal 21 januari
1998, pemerintah mengembalikan tugas BULOG seperti Keppres No. 39 tahun
1968. Selanjutnya melalui Keppres No. 19 tahun 1998, ruang lingkup komoditas
yang ditangani BULOG kembali dipersempit seiring dengan kesepakatan yang
diambil oleh pemerintah.
Dalam Keppres tersebut, tugas pokok BULOG dibatasi hanya untuk
menangani komoditas beras. Sedangkan komoditas lain yang dikelola selama ini
dilepaskan ke mekanisme pasar. Arah perintah mendorong BULOG menuju suatu
dimana didalamnya tersirat BULOG sebagai organisasi transisi (tahun 2003)
menuju organisasi yang bergerak dibidang jasa logistik disamping masih
menangani tugas tradisionalnya. Pada Keppres No. 29 tahun 2000 tersebut, tugas
pokok BULOG adalah melaksanakan tugas pemerintahan dibidang manajemen
logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi dan pengendalian harga beras
(mempertahankan harga pembelian pemerintah), serta usaha logistik sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Arah perubahan tersebut semakin kuat dengan keluarnya Keppres No. 166
tahun 2000, yang selanjutnya diubah menjadi Keppres No. 103/2000. Kemudian
diubah lagi dengan Keppres No 03 tahun 2002 tanggal 7 Januari 2002 dimana
tugas pokok BULOG masih sama dengan ketentuan dalam Keppres No. 29 tahun
2000, tetapi dengan perubahan yang berbeda dan memberi waktu masa transisi
sampai dengan tahun 2003. Akhirnya dengan dikeluarkan Peraturan Pemerintah
RI No. 7 tahun 2003 BULOG resmi beralih status menjadi Perusahaan Umum
(Perum) BULOG.
B. Visi dan Misi Perum Bulog
Visi
Terwujudnya perusahaan yang handal dalam pencapaian ketahanan pangan
nasional yang berkelajutan.
Misi
1. Memenuhi kecukupan pangan pokok secara aman, bermutu stabil dan
2. Mewujudkan SDM professional, jujur, dan amanah.
3. Menyelenggarakan kegiatan ekonomi dibidang pangan dan bermanfaat kepada
steakholder.
4. Menjalankan usaha dalam bidang produksi pemasaran dan jasa dibidang
komoditi pangan guna mendukung program pengembangan hasil pertanian
khususnya pangan dan bidang lainnya dengan upaya memaksimalkan
produktivitas, efesien dan kemampuan menghasilkan laba.
Nilai-Nilai Dasar Perum Bulog
a. Kualitas
Perusahaan dengan seluruh jajaran menejemen dan pengawai sepakat untuk
beriorentasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat (konsumen)
sesuai dengan visi dan misi.
b. Integrasi
Keutuhan pribadi, menejemen dan organisasi yang mencerminkan konsistensi
antara pribadi dan prilaku.
c. Team Work
Seluruh unit kerja karyawan bergerak fokus dan total secara terintegrasi dalam
rangka menciptakan visi dan misi perusahaan.
d. Inovatif
Kemampuan untuk berpikir dan mengembangkan nilai-nilai kreativitas dan
e. Responsif
Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan
upaya-upaya prevetif maupun kuratif dalam menghadapi setiap perusahaan
C. Job Description
1. Direktorat Pelayanan Publik
Tugasnya adalah:
a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan pengadaan dalam negri dan luar negri.
b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan persediaan dan perawatan.
c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan penyaluran.
d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
analisa harga dan pasar.
2. Direktorat Perencanaan dan Pengembangan Usaha
Tugasnya adalah:
a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha dibidang industry
pemberasan dan industri non pemberasaan.
b) Merencankan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha dibidang pembelian
dan pemberasaan pangan dan non pangan.
c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
penyusunan perencanaan streategi perusahaan serta penelitian dan
pengembangan.
3. Direktorat Keuangan
Tugasnya adalah :
a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan anggaran.
b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan perbendaharaan.
c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan akuntasi.
d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan investasi.
4. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum
Tugasnya adalah:
a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan sumber daya manusia.
b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan organisasi dan tatalaksana.
c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan umum.
5. Sekretariat Perusahaan
Sekretaris Perusahaan adalah unit pembantu Direksi dalam melaksanakan
kegiatan dibidang tata usaha.
Bagian tata usaha terdiri dari:
a) Subbagian Surat dan Ekspedisi
Tugasnya adalah:
Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan
melakukan kegiatan urusan pengagendaan, pendistribusian,
pengedaan surat dan dokumen serta menyimpan, penggunaan arsip
dan dokumen serta penerimaan dan pengiriman
surat/dokumen/berita dan pemeliharaan dokumen perusahaan yang
berkaitan dengan perikatan pihak luar.
b) Subbagian Penyusunan Laporan
Tugasnya adalah:
Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan
melakukan kegiatan penyiapan bahan laporan perusahaan, antara
lain berupa rapat kerja dengan DPR, bahan
pidato/sambutan/ceramah serta laporan lainnya yang berkaitan
c) Subbagian Perjalanan Dinas
Tugasnya adalah:
Merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan
administrasi perjalanan dinas Direksi dan Pengawai dan pelayanan
dinas lainnya.
Bagian sekretaris direksi terdiri dari:
a) Subbagian TU DIRUT
Tugasnya adalah:
Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan
melakukan pengaturan jadwal/acara, administrasi surat
menyurat/perkantoran, keuangan dan logistik.
b) Subbagian Pelayanan Direksi
Tugasnya adalah:
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi dan melakukan
pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda
rapat-rapat direksi dan perjalanan dinas direksi.
c) Subbagian Protokol
Tugasnya adalah:
Merencanakan, mengkoordinasikan, dan melakukan kegiatan
keprotokolan perusahaan meliputi pengaturan penjemputan dan
6. Satuan Pengawasan Intern
Tugasnya adalah:
a) Melaksanakan pemeriksaan intern bidang pelayanan publik,
perencanaan dan pengembangan usaha, keuangan, SDM dan umum,
kesekretariatan, pendidikan dan pelatikan, penelitian dan
pengembangan serta teknologi informasi.
b) Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevakuasi dan
melakukan kegiatan penatausahaan, pelayanan administrasi dan
keuangan serta dokumentasi SPI.
c) Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan
melaksanakan kegiatan pemeriksaan dibidang pelayanan publik,
perencanaan dan pengembangan usaha, serta administrasi dan
keuangan.
7. Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Tugasnya adalah:
a) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan
penyusunan dan pengembangan program serta penyelenggaraan
pendidikan dan pelatihan.
b) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan
pengelolaan sarana dan kerja sama pendidikan dan pelatihan.
c) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan
d) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan
pelayanan teknis administrasi serta keuangan semua satuan organisasi
dilingkungan pusdiklat.
8. Administrasi dan keuangan
Tugasnya adalah:
a) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan
administrasi sumber daya manusia, urusan hukum dan klaim.
b) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan surat
menyurat, arsip, ekspedisi, hubungan masyarakat, kerumah tanggaan
dan pengelolaan pengadaan, pemeliharaan perlengkapan sarana kantor,
rumah dinas jabatan, mess, pergudangan dan inventaris serta
penghapusan.
c) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengolaan anggaran,
administrasi pembiayaan dan verifikasi.
d) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi
pembukuan, neraca, laporan pertanggung jawaban keuangan dan
hubungan rekening antar kantor.
D. Jaringan Kegiatan
E. Kinerja Kegiatan Terkini
1. Pengembangan usaha melalui Bulog Mart
Perum bulog dewasa ini mulai mencoba mengembangkan usaha dalam
bidang komersil dengan menggunakan toko-toko bulog mart di seluruh
Indonesia, adapun komoditi-komoditi yang didagangkan merupakan bahan
pokok kehidupan sehari-hari seperti: Beras medium, beras premium, gula
pasar, minyak goreng, tepung terigu, jenis susu.
Seperti di Sumatra Utara, tahun 2014 akan dibangun sebanyak 20 gerai
Bulog Mart dan sementara yang telah siap dan beroperasi sebanyak 9 gerai
Bulog Mart (Medan, Tj.Morawa, P.Siantar, Kisaran, Rantau Parapat,
Padangsidimpuan, Sibolga,Gunung Tua dan Kaban Jahe).
2. Melakukan penjualan bahan pokok secara eceran maupun grosir.
F. Rencana Kegiatan
a) Pembelian gabah dan beras, dalam rangka ketahanan stock.
b) Memantau harga pasar.
c) Melakukan pendistribusian beras kepada masyarakat miskin (raskin) atas
dasar Surat Permintaan Alokasi (SPA) dari perintah kabupaten/kota.
d) Melakukan operasi pasar beras bila harga beras di pasar sudah mulai
merambat naik (diatas harga eceran tertinggi, atas permintaan
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Menurut Saiman (2002:24) kata sekretaris yang biasa kitabaca dan ditemui
pada berbagai literature berasal dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut:
1. Secretum yang mempunyai arti rahasia
2. Secretarium atau secretaries yang mempunyai arti orang yang memegang
rahasia
3. Sedangkan dari bahasa perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie
yang mempunyai arti sekretaris.
4. Dalam bahasa inggris kata sekretaris disebut dengan kata Secretary yang
berarti sekretaris
Sedangkan secara defenisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa
defenisi menurut ahli sebagai berikut.
1. Menurut Daniel dan Ramon.C.Portugal dalam Arsika ( 2009:2) sekretaris
adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau
korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya
atas kewajibannya resmi atau janji-janjinya dan melakukan banyak tugas lain
yang ada hubungannya, untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.
2. Menurut Louis C.Nanasay and William Selden dalam Arsika (2009:2 )
3. penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon,
mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau
mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak
sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.
B. Sekretariat Perusahaan Bulog
Sekretariat perusahaan bulog adalah unit pembantu Direksi dalam
melaksanakan kegiatan di bidang tata usaha dan hubungan masyarakat.Di dalam
bulog ada beberapa terdapat tata usaha,salah satunya yaitu: Subbagian Surat
Ekspedisi, Subbagian Penyusunan Laporan, Subbagian Perjalanan Dinas. Ketiga
tata usaha ini masing-masing mempunyai tugas yang harus mereka kerjakan di
dalam bulog.
1. Subbagian Surat dan Ekspedisi mempunyai tugas merencanakan,
mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan
urusan penomoral, pengagendaan. Pendistribusian, penggandaan surat dan
dokumen serta penyimpanan, penggunaan arsip dan dokumen serta
penerimaan dan penyiriman surat/ dokumen/ berita dan pemeliaraan dokumen
perusahaan yang berkaitan dengan perikatan pihak luar.
2. Subbagian Penyusunan Laporan mempunyai tugas merencanakan,
mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan
penyiapan bahan laporan perusahaan, antara lain berupa rapat kerja dengan
DPR, bahan pidato/sambutan/ceramah serta laporan lainnya yang berkaitan
3. Subbagian Perjalanan Dinas mempunyai tugas merencanakan, melakukan dan
mengkoordinasikan kegiatan administrasi perjalanan dinas Direksi dan
Pegawai atau pelayanan dinas lainnya.
Bagian Hubungan Masyarakat dan kelembagaan Bulog mempunyai fungsi
merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan hubungan kemasyarakatan,
kegiatan hubungan kelembagaan, dan kegiatan corporate govermance.
Bagian Hubungan Masyarakat dan Kelembagaan terdiri dari:
1. Subbagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas merencanakan,
memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan npeningkatan citra dan
mutu pelayanan serta mengkomunikasikannya kepada masyarakat dan
pelanggan serta pembinaan hubungan dengan media massa melalui kegiatan
pemberitaan, pembuatan press release dan konferensi pers, menganalisa berita
dan informasi.
2. Subbagian Hubungan Kelembagaan mempunyai tugas merencanakan,
mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan
menjalin hubungan internal perusahaan yang meliputi hubungan antar
direktur, antara Direksi dengan Dewan Pengawas, antara Direksi dengan
Divisi/Pusat/ SPI serta hubungan perusahaan dengan lembaga lain.
3. Subbagian Corporate Govermance mempunyai tugas merencanakan,
mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan
Pembinaan good corporate govermance didalam perusahaan antara lain
kepatuhan perusahaan terhadap peraturan tentang persyaratan kerterbukaan
Bagian Sekretaris Direksi Bulog mempunyai fungsi merencanakan,
mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan
ketatausahaan DIRUT, pelayanan direksi dan protocol serta menyiapkan bahan
penyusunan pedoman/prosedur dibidang sekretaris Direksi.
Bagian Sekretaris Direksi Bulog terdiri dari:
1. Subbagian TU DIRUT mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan,
memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan jadwal/acara,
administrasi surat menyurat/perkantoran, pengelolaan informasi/dokumentasi
kegiatan, keuangan, logistik, dan kerumahtanggaan DIRUT serta
penghimpunan laporan-laporan terkait.
2. Subbagian Pelayanan Direksi mempunyai tugas merencanakan,
mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan
pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda
rapat-rapat, penyiapan bahan, perjalanan dinas direksi serta kerumahtanggaan
direksi.
3. Subbagian protokol mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan,
memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan
meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan
tamu direksi.
C. Peran, Fungsi, dan Tugas Sekretaris
W.J.S Poerwadarminta dalam Saiman (2002:37) mengatakan
yaitu sesuatu yang dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan
selanjutnya.Sehingga peranan sekretaris dinilai sangat penting dalam kegiatan
yang harus dilakukan selanjutnya oleh seorang pimpinan.Peranan sekretaris
tentunya juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang
sekretaris. Peranan sekretaris ini juga tentunya berbeda antara sesuai dengan
jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.
a. Peran Sekretaris
Menurut Eddy Aziz ( dalamArsika 2009:13) peran sekretaris adalah
sebagai pembantu pimpinan dalam perusahaan yang mana seorang sekretaris
dituntut mampu mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan penuh
tanggung jawab. Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat
menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan.
Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan
sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.
Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya
dalam lembaga perusahaan, organisasi, yayasan, tempat dia bekerja.Dalam setiap
lembaga perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama.Pertama,
kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga,
mencakup kegiatan produksi, distribusi, dan pembiayaan.Kedua, mendukung
kegiatan perusahaan mencapai tujuannya.Untuk kegiatan ini diperlukan para
petugas dibidang personalia, pembukuan, penelitian dan pengembangan,
Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan utama
atau kedua.Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka pimpinan itu ada
pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah
peran mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan
baik.Sedangkan tujuan tak langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga,
karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu
lembaga mencapai tujuannya.
Sekretaris dalam perusahaan pada umumnya mempunyai peranan:
1. Sebagai Penyedia
Peranan sekretaris sebagai penyedia pada awalnya dapat dimulai dengan
mengawasi seorang atau beberapa orang pegawai yang bertugas sebagai
pembantu/asisten.Posisi sebagai penyedia dapat dimulai persiapannya sejak
mulai bekerja sebagai seorang sekretaris.Setelah kesempatan menjadi
penyedia telah diperoleh maka keterampilan dalam hubungannya antara
manusia dan aspek-aspek teknis pekerjaan penyedia perlu segera dipahami dan
diterapkan.Sebagai penyedia sekretaris minimal harus memahami perbedaan
cirri masing-masing pembantu atau bawahan baik latar belakang, kebutuhan
maupun tujuannya.
2. Sebagai Penghubung Antara Pimpinan dan Staf lainnya
Jika pimpinan perlu mendistribusikan pekerjaan kepada sesama staf maka
sekretaris berperan sebagai penghubung antara pimpinan dengan para staf
yang bersangkutan.Sekretaris bisa melakukan pendekatan diri kepada staf agar
3. Sebagai Koordinator
Sekretaris sebagai coordinator apabila sekretaris bekerja sebagai suatu tim
maka mereka hendaknya bertanggung jawab kepada penyedia. Tim sekretaris
mengerjakan pekerjaan dari beberapa pimpinan yang memberikan pekerjaan
akan diselesaikan melalui seorang coordinator sekretaris. Koordinator harus
mampu mengkoordinir pelaksanaan tugas serta bertanggung jawab penuh
terhadap selesainya pekerjaan dengan baik dan tepat waktu.Koordinasikan
efektif apabila masing-masing pegawai jelas tugasnya dan tahu tujuan
mengapa tugas itu dilaksanakan.
Adapun peran Sekretaris terhadap atasan adalah: Pertama, sebagai
perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang
yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Kedua, sebagai sumber informasi yang
diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Ketiga,
sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan
bagi bawahan.Keempat, sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan
dalam pelaksanaan tugas.
Adapun peran Sekretaris terhadap bawahan adalah: Pertama, penentuan
kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai
pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan. Kedua,
memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat
berjalan lancar dan berhasil baik.Ketiga, memberikan rasa bangga dan puas
pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui kelemahan dan
kehendak pegawai bawahan.
Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari
bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh
terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan
komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi
bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari
cara penyelesaiannya.
b. Peran Sekretaris diPerum Bulog
Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris diPerum Bulog dituntut
untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris
tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan
atasan.Guna menunjang kegiatan atasan tersebut, seorang sekretaris Perum Bulog
harus mempunyai perannya sebagai seorang sekretaris. Oleh karena itu peran
seorang sekretaris diPerum Bulog adalah membantu kelancaran kegiatan
pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam
kalimat tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang
berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan Perum Bulog seorang
sekretaris harus membantunya, seperti:
1. Bila atasan akan melakukan hubungan bisnis melalui surat, maka sekretaris
Perum Bulog yang menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada
2. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan saat
pelaksanaan rapat sampai setelah rapat pun sekretaris di Perum Bulog yang
melakukan kelancaran rapat tersebut.
3. Demikian juga apabila atasan akanmelakukan perjalanan keluar daerah, maka
semua persiapan sebelum berangkat, atau saat berangkat sampai setelah atasan
kembali, sekretaris diPerum Bulog yang memperlancar kegiatan atasan
tersebut.
Untuk memenuhi peran seorang sekretaris diPerum Bulog, maka syarat
yang di wajibkan untuk menduduki jabatan seorang sekretaris adalah :
kemampuan sepuluh jari, penanganan kearsipan, dapat mengoperasikan perangkat
komputer untuk berbagai keperluan dan sistem, korespondesi, tata krama
lingkungan kerja, tata krama bertelepon, dan penampilan.
c. Fungsi Sekretaris
Sekretaris dibutuhkan pimpinan untuk membantu meringankan pekerjaan
pimpinan terutama dalam tugas-tugasnya yang bersifat rutin dan operasional
sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengurus tugas-tugas manajerial.
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah membantu meringankan tugas-tugas
pimpinan, menangani informasi untuk pimpinan, dan menjadi jembatan
penghubung.
Untuk itu seorang pimpinan sangat membutuhkan sekretaris yang tidak
hanya mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelpon atau mengetik, tetapi
berkomunikasi.Sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang
peristiwa-peristiwa atau hal-hal yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi
disini sekretaris harus bertindak sebagai mata, telinga dari pimpinan.
Untuk kepentingan seperti itu maka seorang sekretaris harus rajin
membaca majalah, koran, mendengar radio, atau berita di TV, membuat artikel,
berita atau informasi dari berbagai media cetak untuk disampaikan kepada
pimpinan. Selain itu sekretaris juga harus bekerja efektif, kreatif, dan proaktif
tanpa menunggu perintah terlebih dahulu.Sekretaris harus bisa dan mampu
menentukan prioritas kerja, seperti tugas yang mendesak yang harus didahulukan.
Dalam fungsinya sebagai jembatan penghubung antara pimpinan dengan
pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan, sekretaris harus pandai
membina hubungan, meningkatkan citra/reputasi organisasi perusahaan.Disini
sekretaris menjalankan tugasnya sebagai Public Relation.
Fungsi sekretaris dalam organisasi bisa dilihat dari tiga aspek, yaitu
berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris, kedudukan sekretaris dalam
organisasi, dan hubungan sekretaris dengan pimpinan.
Fungsi sekretaris dilihat dari ruang lingkup tugasnya dibagi dua, yaitu:
1. Fungsi Primer
Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan jasa
administratif yang menunjang kegiatan operasional
organisasi/perusahaan/unit organisasi melalui keterampilan, meliputi
pengetikan, penanganan telepon, pengelolaan surat dan arsip lainnya,
2. Fungsi Sekunder
Fungsi Sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan
organisasi/perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor
dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan,
perbankan, statistik dan keuangan.
d. Fungsi Sekretaris diPerum Bulog
Fungsi sekretaris diPerum Bulog bertanggung jawab memberikan dan
menyiapkan informasi untuk Direksi dan Dewan Pengawas secara berkala apabila
diminta. Sesuai peraturan Menteri Negara BUMN Nomor 01-/MBU/2011 tanggal
1 Agustus 2011 tentang penerapan tata kelola yang baik (Good Corporate
Governance) pada Badan Usaha Milik Negara, sekretaris Perum Bulog memiliki
fungsi:
a. Memastikan BUMN mematuhi peraturan tentang persyaratan
keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG.
b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan
Pengawas secara berkala dan sewaktu-waktu apabila diminta.
c. Sebagai penghubung.
d. Menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, tetapi tidak
terbatas pada daftar pemegang saham, daftar khusus dan risalah rapat
Direksi, rapat Dewan Komisaris atau Dewan Pengawas.
Dengan keempat fungsi sekretaris pada Perum Bulog, sekretaris diharapkan
dan interpersonal skill, pengelolaan keuangan perusahaan dan legal.Mengingat
kompleksnya fungsi Corporate Secretary, maka Direksi dalam keputusannya
memberikan semacam kelonggaran bahwa jabatan Corporation Sekretary ini dapat
dirangkap oleh salah satu direktur perusahaan Perum Bulog.Melaksanakan
kegiatan perusahaan Perum Bulog membutuhkan personal perusahaan. Salah satu
personal perusahaan yang berkaitan erat dengan tugas pekerjaan perusahaan
Perum Bulog adalah sekretaris.Fungsi seorang sekretaris diPerum Bulog yaitu
selain membantu pimpinannya, sekretaris juga harus menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaan perusahaan Perum Bulog yang menjadi tanggung jawabnya sendiri.
e. Tugas Sekretaris
Menurut Saiman (2002:40) Tugas sekretaris adalah pelaksanaan tugas-tugas yang
bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi,
lembaga, maupun kantor. Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam
sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan
pemimpin. Untuk memahami tugas-tugas tersebut, diperlukan pedoman praktis
yang mudah dipahami dan dikerjakan.
Tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal.Pertama, tugas-tugas
yang berhubungan dengan tugas kesekretarisannya.Kedua, yang sekaligus
merupakan tugas utama dari seorang sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar
pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil, berdaya guna, dan lebih
pekerjaan pimpinan, memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan
hubungan kerja sama dengan pimpinan atau relasinya.
Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsinya
sebagai pembantu pimpinan (terutama dalam bidang administratif) sehingga tugas
sekretaris dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok besar, yaitu tugas rutin,
tugas instruktif, tugas kreatif, dan tugas koordinatif.
1. Tugas rutin
Merupakan tugas-tugas umum yang hampir tiap hari dihadapi tanpa
menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu harus
dilaksanakan sesuai aturan yang diterapkan dalam uraian tugasnya. Biasanya
dilakukan secara berskala atau rutin (setiap hari/minggu/bulan) dan umumnya
tercantum dalam uraian tugas (job descriptions).
Contoh tugas rutin adalah mengurus dan mengendalikan surat, korespondensi,
menangani tamu dan bertamu, menelepon dan menerima telepon, mengatur
jadwal kegiatan pimpinan, dan membuat laporan, serta membuat notulen dan
risalah rapat.
2. Tugas instruksi
Merupakan tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris,
tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari
pimpinan.Jadi, tugas tersebut tidak rutin setiap hari/minggu/bulan, bahkan
terkadang tidak tercantum dalam uraian tugas. Berkaitan dengan kekhususan
dari tugas tersebut, untuk kelancaran pekerjaan yang dibebankan kepadanya,
mendengarkan dengan sungguh-sungguh, bertanya untuk hal yang kurang
jelas, mencatat hal-hal yang penting, dan meningkatkan wawasan.
Contoh tugas intruksi adalah mempersiapkan rapat, membuat notulen rapat,
membuat konsep surat keluar, mempersiapkan perjalanan dinas, dan mengurus
hal-hal tertentu di bank.
3. Tugas kreatif
Merupakan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan atas prakarsa sekretaris
sendiri.Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya guna dan berhasil
guna harus penuh inisiatif dan dinamis.Tugas tersebut dilakukan guna
meringankan beban pekerjaan atau menciptakan efisiensi dan efektivitas
kerja.Tugas kreatif ini pun tidak terdapat dalam uraian tugas.
Contoh tugas kreatif adalah membuat rencana kerja sekretaris, mempelajari
pengetahuan penunjang pekerjaannya, membuat kliping Koran dari
perusahaan atau instansi pesaing, mengusahakan pengembangan kepribadian,
mengetahui ruang kerja, dan peralatan penting bagi sekretaris/mempersiapkan
alat-alat perlengkapan sekretaris, memahami cara kerja mesin kantor.
4. Tugas koordinatif
Merupakan tugas yang diartikan sebagai penyampaian kegiatan-kegiatan
secara teratur untuk mewujudkan keseluruhan waktu dan arah yang tepat
dalam pelaksanaan sehingga terdapat tindakan-tindakan yang seragam dan
serasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tugas koordinatif seorang
terlaksana dengan baik dan menjaga arus komunikasi dengan orang lain guna
menumbuhkan hubungan baik.
Dalam melaksanakan tugas koordinasi, sekretaris perlu memerhatikan
prinsip-prinsip tertentu agar pelaksanaan tugasnya dapat berjalan dengan baik.
Prinsip-prinsip tersebut diantaranya adalah koordinasi harus dimulai dari tahap
permulaan, koordinasi merupakan proses yang terus-menerus sepanjang
memungkinkan, koordinasi harus dilakukan melalui berbagai pertemuan
secara bersama-sama, dan perbedaan dalam pandangan harus dikemukakan
secara terbuka dan diselidiki secara menyeluruh untuk menjaga keharmonisan
situasi organisasi.
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris
tersebut.Bagi perusahaan, tugas sekretaris jauh lebih berat karena selain bertugas
dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, seorang sekretaris juga harus
bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan
bawahannya. Adapun tugas sekretaris diPerum Bulog adalah:
a. Menerima dikte dari pimpinan.
b. Melaksanakan korspondensi (menerima dan mengirim surat-surat
termasuk telepon dan facsimile)
c. Menyimpan arsip-yang dinilai penting.
d. Menerima tamu-tamu pimpinan
f. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian dengan
teman relasi maupun kegiatan lainnya.
g. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai
dengan kebutuhan pimpinan.
D. Motivasi dan Efektifitas Kerja Sekretaris pada Perum Bulog
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk
menjadi lebih baik tentunya harus ada motivasi atau semangat kerja yang tinggi,
terlebih lagi dalam pelaksanaan tugas bagi seorang sekretaris eksekutif atau
sekretaris manajer, karena seorang sekretaris eksekutif atau sekretaris manajer
mempunyai tugas yang ganda, yakni tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari
dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
Menurut Saiman (2002:55) Berkaitan dengan motivasi ini, maka ada
hal-hal yang amat penting bagi seorang pimpinan terhadap karyawan yakni:
1. Para pimpinan organisasi hendaknya terus berusaha untuk menumbuhkan,
memelihara dan mengembangkan hubungan personal yang intim dan serasi
dikalangan para karyawan yang pada gilirannya akan menumbuhkan jiwa
yang mendalam yang akhirnya akan meningkatkan produktivitas dan
menumbuhkan perilaku organisasional yang diinginkan
2. Para pimpinan organisasi harus memberikan kesempatan kepada para
bawahannya untuk menyatakan keinginan, harapan, ide, dan saran-saran, baik
Dapat disimpulkan pengertian motivasi terkandung dalam hal-hal sebagai
berikut:Sesuatu yang dapat mendorong dan tertarik, terjadinya sesuatu
kegiatan kerja, dan tercapainya tujuan.
Pengertian motivasi kerja sekretaris dapat mencakup dua segi yaitu:
Motivasi kerja yang ditujukan atau untuk kepentingan dirinya sendiri sebagai
seorang sekretaris dan motivasi yang ditujukan kepada orang lain ( pimpinan yang
bersifat vertical keatas, dan pegawai bawahan yang bersifat vertical kebawah).
Faktor-faktor yang penting dan sangat mempengaruhi terhadap jalannya
kerja sama seorang sekretaris terhadap jalannya kerja sama seorang sekretaris
terhadap pihak lain meliputi hal sebagai berikut:
1. Koordinasi, yakni terjadinya hubungan kerja antara pihak atau jenjang satu
dengan jenjang lainnya terutama dengan sekretaris
2. Integrasi, yakni terciptanya system kerja yang menyatu dan terpadu secara
sistematik, sehingga setiap pihak atau jenjang sangat saling terkait
3. Kesetiaan para pegawai, yakni berkaitan dengan loyalitas dan kesungguhan
untuk memajukan organisasi atau lembaga
4. Berpikir secara kritis dan dinamis dalam rangka memajukan organisasi atau
lembaga
5. Harmonisasi kerja sesame pegawai dan sekretaris
6. Tersedianya sarana dan fasilitas yang memadai, sehingga pekerjaan dapat
7. Tercukupinya dana untuk melakukan aktivitas atau kegiatan organisasi
ataupun lembaga, termasuk dalam hal gaji walaupun pada dasarnya
permasalahan gaji adalah merupakan wewenang dari organisasi atau lembaga.
Efektivitas Kerja Sekretaris
Keberhasilan pekerjaan seorang sekretaris, khususnya pada sekretaris
eksekutif atau sekretaris manajer sangat dipengaruhi oleh sistem kerja organisasi
atau lembaga dan kemampuan secara professional terhadap tanggung jawab
sekretaris tersebut. Sebagai suatu sistem kerja, maka seorang sekretaris harus
mampu untuk mendistribusikan pekerjaannya sesuai dengan bidang-bidang atau
bagian-bagian yang ada pada organisasi atau lembaga tersebut.Sedangkan sebagai
kemampuan professional, maka seorang sekretaris harus mampu untuk
menyelesaikan pekerjaan yang menjadi wewenang langsung dari jabatan
sekretarisnya termasuk kemampuan manajerialnya.
Menurut The Liang Gie dalam Saiman(2002:50) menyatakan bahwa
efektivitas merupakan suatu keadaan yang mengandung pengertian mengenai
terjadinya sesuatu akibat yang dikehendaki. Efektivitas berbanding terbalik
dengan efisien, sebagai contoh pada kalimat bekerja dengan seefisien mungkin
untuk menghasilkan hasil yang seefektif mungkin.Sehingga untuk mengukur hasil
kerja sekretaris dapat dilihat dari perbandingan volume pekerjaan atau hasil
pekerjaan dengan penggunakan waktu serta peralatan yang seminim mungkin.
Rasionalitas yang biasanya dipergunakan dalam menciptakan dan
menjalankan roda organisasi oleh semua pihak termasuk sekretaris adalah sebagai
a. Efektivitas, alasan utama mengapa efektivitas menjadi salah satu dasar
pembentukan dan penyelenggaraan organisasi adalah oleh karena eksistensi
dan pertumbuhan organisasi akan lebih terjamin apabila organisasi yang
bersangkutan dapat mengemban misi dan melaksanakan tugasnya dengan
tingkat ketangguhan yang tinggi.
b. Efisiensi, teori organisasi modern selalu menekankan pentingnya orientasi
efisiensi dalam menjalankan roda organisasi. Dasar pemikiran utama untuk
mendorong peningkatan efisiensi secara terus menerus adalah suasana
kelangkaan yang dihadapi oleh setiap organisasi dalam semua segi sumber
daya dan dana. Dalam hubungan ini, maka efisiensi yang dimaksud yaitu
perbandingan yang positif antara hasil yang dicapai dengan masukan yang
dipergunakan. Artinya, sesuatu tugas yang efisien dalam penyelenggaraan
apabila hasil kerja yang diperoleh lebih besar dari pada pengeorbanan yang
diberikan dalam bentuk penggunaan sumber daya dan dana, termasuk sumber
daya insani(human resourses). Sumber daya dan sumber dana yang
dipergunakan oleh organisasi seperti: Waktu, Tenaga manusia, Modal (dana),
dan Sarana dan prasarana.
Hasil yang maksimal dan tepat merupakan akibat dari adanya ketepatan dari:
a. Penggunaan alat-alat dan sarana yang tepat, sehingga dapat membantu
kelancaran penyelesaian pekerjaan
b. Tata ruang kerja yang tepat dengan bawahan sehingga dapat mempercepat
d. Kemampuan mamanfaatkan ruang kerja yang benar, yakni penataan ruang
kerja sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan
menyenangkan bagi pekerja.
Sedangkan efisiensi kerja sekretaris yaitu merupakan keseimbangan atau
perbandingan terbalik dalam penggunaan tenaga, pikiran, kemampuan dan segala
fasilitas yang diperlukan guna mewujudkan volume kerja yang optimal pada
waktu yang telah ditetapkan.
Efisiensi kerja sekretaris menunjukkan tentang penggunaan tenaga pikiran
dan kemampuan yang seminimal mungkin, karena penggunaan tenaga, pikiran
dan kemampuan yang tidak tepat dan berlebihan akan mengakibatkan kerugian
pada sekretaris sementara pekerjaan sekretaris merupakan pekerjaan yang bersifat
terus menerus, termasuk pada penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan dalam
memanajerial para bawahan.
Agar sekretaris dapat bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas
diperusahaan perum Bulog, maka sekretaris perlu:
a. Mempelajari seluk beluk perusahaan
Sebelum melakukan kegiatan pelajari visi dan misi terlebih dahulu, cari
tahu tentang perusahaan dapat melalui buku yang dibuat perusahaan
ataupun pedoman kerja karyawan yang diterbitkan perusahaan.Tanyakan
kepada pimpinan mengenai perusahaan secara menyeluruh mulai dari
b. Menjalankan rencana kerja yang fleksibel
Sekretaris perlu menyusun rencana kerja sehari-hari dengan baik, akan
tetapi harus bersifat fleksibel, artinya ada kemungkinan terjadi perubahan
terhadap rencana kerjanya.
c. Mengelola pekerjaan kecil
Banyak pekerjaan kecil yang harus diselesaikan sekretaris, agar dapat
bekerja efisien sekretaris harus memikirkan cara mengelolanya dengan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian terhadap peran dan fungsi sekretaris, maka dapat
disimpulkan bahwa:
1. Untuk menjadi seorang sekretaris professional harus memiliki kemampuan
dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang
sekretaris seperti komputer, bahasa inggris, penyimpanan arsip dan citra
perusahaan.
2. Dengan pengembangan diri kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
sangat dibutuhkan oleh seorang sekretaris, karena tugas sekretaris
berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing
berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan,
berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut untuk mampu memahami
B. SARAN
DAFTAR PUSTAKA
Saiman, 2002, Manajemen Sekretaris, Ghalia Indonesia: Jakarta
Durotul Yatimah, 2013, Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran,
Pustaka Setia: Bandung
Eti Ratnawati, Sunarto, 2006, Sekretaris Profesional, Amus: Yogyakarta