• Tidak ada hasil yang ditemukan

Peran Dan Fungsi Sekretaris Pada Perum Bulog Divre Sumut Gatot Subroto Medan

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2016

Membagikan "Peran Dan Fungsi Sekretaris Pada Perum Bulog Divre Sumut Gatot Subroto Medan"

Copied!
50
0
0

Teks penuh

(1)

TUGAS AKHIR

PERAN DAN FUNGSI SEKRETARIS PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT GATOT SUBROTO MEDAN

OLEH :

FITRI MARITO ADIL 112103015

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

Kata Pengantar

Assalamualaikum wr.wb

Dengan iringan rasa syukur kehadirat Allah SWT dengan limpahan

Rahmat, Hidayat, dan InayatNya serta tak lupa shalawat dan setara kepada

Junjungan kita Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita umatnya dari

zaman kegelapan menuju zaman yang disinari Iman dan Islam. Alhamdulillah

akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “ PERAN

DAN FUNGSI SEKRETARIS PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT

GATOT SUBROTO MEDAN” dapat terselesaikan dengan baik.

Penulis sangat menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari

sempurna, hal ini tidak lepas dari keterbatasan ilmu dan pengetahuan yang

dimiliki penulis. Dengan kerendahan hati, penulis menerima kritik dan saran yang

baik dengan hati yang terbuka, dan semoga tugas akhir ini banyak ditunjang

dengan bantuan tenaga, pemikiran baik normal maupun materil dari berbagai

pihak. Oleh karena itu penulis pada kesempatan ini dengan kerendahan hati

menyampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu, D.T.M R H, M Sc (C.T.M), Selaku Rektor

Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak,CA selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

(3)

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku ketua Program

Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera

Utara

4. Ibu Magdalena LL Sibarani SE, MSi selaku Dosen Pembimbing, yang telah

membimbing penulis sehingga terselesaikan Tugas Akhir ini.

5. Bapak / Ibu dosen Universitas Sumatera Utara yang telah bersedia mengajar

dan membimbing penulis selama menjalani perkuliahaan di kampus Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Seluruh Staff Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera

Utara yang banyak membantu selama ini.

7. Kedua Orangtua tercinta H.Kasmudin Harahap SH,MH dan Hj.Asnida SH

yang selaku memberikan dukungan, kasih sayang dan doanya selama ini.

Buat Kakanda Sofie Adil Harahap, Dina Adil Harahap, dan adinda Rizqi Adil

Harahap, M.Ihkram Adil Harahap yang telah memberikan semangat dan

dukungan sehingga Tugas Akhir penulis dapat terselesaikan.

8. Buat sahabat dan teman terdekat penulis, Afridina, Nurkholijah, Elfrida,

Amel, Ayu, Nurul, Heristya, dan yang tercinta Andi Jaka Sph yang telah

memberikan perhatian, semangat, serta nasehat yang berguna bagi penulis

dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Akhir kata, dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari

bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis

(4)

menyempurnakan Tugas Akhir ini. Dan besar harapan penulis semoga Tugas

Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Wassalamualaikum wr. wb

Medan, Agustus 2014

Penulis

(5)

Daftar Isi

A. Sejarah Singkat Perusahaan Perum Bulog divre Sumut... 5

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description ... 11

D. Jaringan Kegiatan ... 16

E .CKinerja Kegiatan Terkini ... 17

F. Rencana Kegiatan ... 17

Bab III PEMBAHASAN ... 18

A. Pengertian Sekretaris ... 18

B. Sekretaris Perusahaan Bulog ... 19

C. Peran, Fungsi, danTugas Sekretaris... 21

D. Motivasi, dan Efektifitas Kerja Sekretaris pada Perum Bulog... 33

Bab IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 39

A. Kesimpulan ... 39

B. Saran ... 40

(6)

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

(7)

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

2.1 StrukturOrganisasiPerumBulogDivreSumut ... 10

(8)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dunia bisnis yang semakin hari semakin ketat persaingannya,

mengharuskan siapa saja yang bekerja pada suatu perusahaan untuk memberikan

pelayanan yang unggul pada setiap pelanggannya.Untuk membangun citra

perusahaan yang baik dituntut peran seorang sekretaris yang

professional.Sekretaris perlu meningkatkan keterampilan yang dimilikinya,

memperluas pengetahuan dan pergaulannya, seperti mengikuti perkembangan

dalam bidang ekonomi sosial, budaya politik maupun kecanggihan teknologi serta

harus mampu bertindak proaktif.

Selain pengembangkan diri untuk meningkatkan pengetahuan dan

keterampilan, seorang sekretaris juga harus mengembangkan kepripadiannya,

yang dapat tercermin dari tingkah laku, tutur kata, maupun sikapnya dalam

pergaulan sehari-hari, baik dikantor maupun di lingkungan tempat tinggal.Oleh

karena itu, kepribadian haruslah dibina dan dikembangkan agar diri sekretaris

menjadi lebih menarik, sehingga memunculkan citra yang lebih baik pula dalam

dirinya sendiri, yang tentunya sangat berpengaruh bagi perusahaan.

Menurut Saiman (2002:37) sekretaris memegang peranan penting dan

dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan perusahaan.

Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan

(9)

Adapun peran sekretaris terhadap atasan adalah sebagai perantara atau

saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin

berhubungan dengan pimpinan, sebagai sumber informasi yang diperlukan

pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Adapun peran

sekretaris terhadap bawahan adalah memberikan motivasi kerja kepada pengawai

bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar, memberikan rasa bangga dan

puas kepada pengawai bawahan dalam menjalanan pekerjaan, menerima pendapat

dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

Menurut W.J.S Poerwadarminta dalam Saiman (2002:37) mengatakan

peranan ialah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan utama,

yaitu sesuatu yang dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan

selanjutnya.Sehingga peranan sekretaris dinilai sangat penting dalam kegiatan

yang harus dilakukan selajutnya oleh pimpinan.Peranan sekretaris tentunya juga

tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris.

Peranan sekretaris ini juga tentunya berbeda antara sesuai dengan jabatan

sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

Perusahaan perum Bulog Divre Sumut terbagi atas dua bidangyaitu

administrasi dan keuangan.Bidang Administrasi dan keuangan mempunyai tugas

merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan

pengelolaan sumber daya manusia dan hukum, kehumasan, pengelolaan anggaran

(10)

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk menulis

Tugas Akhir dengan judul PERAN DAN FUNGSI SEKRETARIS PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT GATOT SUBROTO”.

B. Perumusan Masalah

Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah:

bagaimana peran dan fungsi seorang sekretaris pada perusahaan?

C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui

pelaksanaan peran dan fungsi seorang sekretaris pada perusahaan.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi Perum Bulog Divre Sumut

Sebagai bahan masukan bagi pimpinan dalam menigkatkan peran dan fungsi

seorang sekretaris pada Perum Bulog Divre Sumut.

2. Bagi Penulis

Memperdalam teori mengenai sekretaris secara khusus pada kegiatan

kesekretariatan, sehingga dapat menambah pengetahuan dan dapat dijadikan

(11)

3. Bagi Orang Lain

Memberikan pengetahuan tentang bagaimana peran dan fungsi sekretaris

didalam perusahaan.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal Survei

Penelitian ini dilakukan di Perum BULOG Divre Sumut di Jl. Gatot

Subroto No. 180 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada

Tabel 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penelitian

NO KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Sumber : penulis (2014)

2. Sistematika Penelitian

Adapun sistematika penelitian dari penulis Laporan Tugas Akhir ini dapat

(12)

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas mengenai alasan mengapa penulis ingin

mengambil judul ini, menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang

Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, dan Sistematika Penelitian.

BAB II PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ini memaparkan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi,

fungsi dan peran seorang sekretaris, dan Job Description Perusahaan.

BAB III PEMBAHASAN

Membahas mengenai penelitian yang dilakukan penulis tentang peran dan

fungsi pengembangan diri seorang sekretaris dalam menigkatkan kualitas

sekretaris dalam perusahaan.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan

(13)

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan

BULOG adalah perusahaan umum milik Negara yang bergerak di bidang

logistik pangan. Ruang lingkup bisnis perusahaan meliputi usaha logistik/

pergudangan, survei dan pemberantasan hama, penyediaan karung plastik, usaha

angkutan, perdagangan komoditi pangan dan usaha eceran. Sebagai perusahaan

yang tetap mengemban tugas publik dari pemerintahan, BULOG tetap melakukan

kegiatan menjaga harga dasar pembelian untuk gabah, stabilisasi harga khususnya

harga pokok, menyalurkan beras untuk orang miskin (Raskin) dan pengelolaan

stock pangan.

Perjalanan Perum BULOG dimulai pada saat dibentuknya BULOG pada

tanggal 10 Mei 1967 berdasarkan Keputusan Presidium Kabinet

No.114/U/Kep/5/1967, dengan tujuan pokok untuk mengamankan penyediaan

pangan dalam rangka menegakkan eksistensi pemerintahan baru. Selanjutnya

direvisi melalui Keppres No. 39 tahun 1969 tanggal 21 Januari 1969 dengan tugas

pokok melakukan stabilisasi harga beras, dan kemudian direvisi kembali melalui

Keppres No. 39 Tahun 1987, yang dimaksudkan untuk menyongsong tugas

BULOG dalam rangka mendukung pembangunan komoditas pangan yang multi

komoditas. Perubahan berikutnya dilakukan melalui Keppres No. 103 tahun 1993

(14)

pangan dan meningkatkan mutu gizi pangan, yaitu ketika kepala BULOG

dirangkap oleh Mentari Negara Urusan Pangan.

Pada tahun 1995, keluar Keppres No.50, untuk menyempurnakan struktur

organisasi BULOG yang pada dasarnya bertujuan untuk lebih mempertajam tugas

pokok, fungsi, serta peran BULOG.Oleh karena itu, tanggung jawab BULOG

lebih difokuskan pada peningkatan stabilitas dan pengelolaan persediaan bahan

pokok dan pangan.Tugas pokok BULOG sesuai Keppres tersebut adalah

mengandalkan harga dan mengelola persediaan beras, gula, gandum, terigu,

kedelai, pakan dan bahan pangan lainnya, baik secara langsung maupun tidak

langsung.

Dalam rangka menjaga kestabilan harga pangan bagi produsen dan

konsumen serta memenuhi kebutuhan pangan berdasarkan kebijakan umum

pemerintah. Namun tugas tersebut berubah dengan keluarnya Keppres No. 45

tahun 1997, dimana komoditas yang dikelola BULOG dikurangi dan tinggal beras

dan gula. Kemudian memulai Keppres No. 19 tahun 1998 tanggal 21 januari

1998, pemerintah mengembalikan tugas BULOG seperti Keppres No. 39 tahun

1968. Selanjutnya melalui Keppres No. 19 tahun 1998, ruang lingkup komoditas

yang ditangani BULOG kembali dipersempit seiring dengan kesepakatan yang

diambil oleh pemerintah.

Dalam Keppres tersebut, tugas pokok BULOG dibatasi hanya untuk

menangani komoditas beras. Sedangkan komoditas lain yang dikelola selama ini

dilepaskan ke mekanisme pasar. Arah perintah mendorong BULOG menuju suatu

(15)

dimana didalamnya tersirat BULOG sebagai organisasi transisi (tahun 2003)

menuju organisasi yang bergerak dibidang jasa logistik disamping masih

menangani tugas tradisionalnya. Pada Keppres No. 29 tahun 2000 tersebut, tugas

pokok BULOG adalah melaksanakan tugas pemerintahan dibidang manajemen

logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi dan pengendalian harga beras

(mempertahankan harga pembelian pemerintah), serta usaha logistik sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Arah perubahan tersebut semakin kuat dengan keluarnya Keppres No. 166

tahun 2000, yang selanjutnya diubah menjadi Keppres No. 103/2000. Kemudian

diubah lagi dengan Keppres No 03 tahun 2002 tanggal 7 Januari 2002 dimana

tugas pokok BULOG masih sama dengan ketentuan dalam Keppres No. 29 tahun

2000, tetapi dengan perubahan yang berbeda dan memberi waktu masa transisi

sampai dengan tahun 2003. Akhirnya dengan dikeluarkan Peraturan Pemerintah

RI No. 7 tahun 2003 BULOG resmi beralih status menjadi Perusahaan Umum

(Perum) BULOG.

B. Visi dan Misi Perum Bulog

Visi

Terwujudnya perusahaan yang handal dalam pencapaian ketahanan pangan

nasional yang berkelajutan.

Misi

1. Memenuhi kecukupan pangan pokok secara aman, bermutu stabil dan

(16)

2. Mewujudkan SDM professional, jujur, dan amanah.

3. Menyelenggarakan kegiatan ekonomi dibidang pangan dan bermanfaat kepada

steakholder.

4. Menjalankan usaha dalam bidang produksi pemasaran dan jasa dibidang

komoditi pangan guna mendukung program pengembangan hasil pertanian

khususnya pangan dan bidang lainnya dengan upaya memaksimalkan

produktivitas, efesien dan kemampuan menghasilkan laba.

Nilai-Nilai Dasar Perum Bulog

a. Kualitas

Perusahaan dengan seluruh jajaran menejemen dan pengawai sepakat untuk

beriorentasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat (konsumen)

sesuai dengan visi dan misi.

b. Integrasi

Keutuhan pribadi, menejemen dan organisasi yang mencerminkan konsistensi

antara pribadi dan prilaku.

c. Team Work

Seluruh unit kerja karyawan bergerak fokus dan total secara terintegrasi dalam

rangka menciptakan visi dan misi perusahaan.

d. Inovatif

Kemampuan untuk berpikir dan mengembangkan nilai-nilai kreativitas dan

(17)

e. Responsif

Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan

upaya-upaya prevetif maupun kuratif dalam menghadapi setiap perusahaan

(18)
(19)

C. Job Description

1. Direktorat Pelayanan Publik

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan pengadaan dalam negri dan luar negri.

b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan persediaan dan perawatan.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan penyaluran.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

analisa harga dan pasar.

2. Direktorat Perencanaan dan Pengembangan Usaha

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha dibidang industry

pemberasan dan industri non pemberasaan.

b) Merencankan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha dibidang pembelian

dan pemberasaan pangan dan non pangan.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

(20)

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

penyusunan perencanaan streategi perusahaan serta penelitian dan

pengembangan.

3. Direktorat Keuangan

Tugasnya adalah :

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan anggaran.

b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan perbendaharaan.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan akuntasi.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan investasi.

4. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan sumber daya manusia.

b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan organisasi dan tatalaksana.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

(21)

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

kegiatan umum.

5. Sekretariat Perusahaan

Sekretaris Perusahaan adalah unit pembantu Direksi dalam melaksanakan

kegiatan dibidang tata usaha.

Bagian tata usaha terdiri dari:

a) Subbagian Surat dan Ekspedisi

Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan

melakukan kegiatan urusan pengagendaan, pendistribusian,

pengedaan surat dan dokumen serta menyimpan, penggunaan arsip

dan dokumen serta penerimaan dan pengiriman

surat/dokumen/berita dan pemeliharaan dokumen perusahaan yang

berkaitan dengan perikatan pihak luar.

b) Subbagian Penyusunan Laporan

Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan

melakukan kegiatan penyiapan bahan laporan perusahaan, antara

lain berupa rapat kerja dengan DPR, bahan

pidato/sambutan/ceramah serta laporan lainnya yang berkaitan

(22)

c) Subbagian Perjalanan Dinas

Tugasnya adalah:

Merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan

administrasi perjalanan dinas Direksi dan Pengawai dan pelayanan

dinas lainnya.

Bagian sekretaris direksi terdiri dari:

a) Subbagian TU DIRUT

Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan

melakukan pengaturan jadwal/acara, administrasi surat

menyurat/perkantoran, keuangan dan logistik.

b) Subbagian Pelayanan Direksi

Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi dan melakukan

pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda

rapat-rapat direksi dan perjalanan dinas direksi.

c) Subbagian Protokol

Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, dan melakukan kegiatan

keprotokolan perusahaan meliputi pengaturan penjemputan dan

(23)

6. Satuan Pengawasan Intern

Tugasnya adalah:

a) Melaksanakan pemeriksaan intern bidang pelayanan publik,

perencanaan dan pengembangan usaha, keuangan, SDM dan umum,

kesekretariatan, pendidikan dan pelatikan, penelitian dan

pengembangan serta teknologi informasi.

b) Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevakuasi dan

melakukan kegiatan penatausahaan, pelayanan administrasi dan

keuangan serta dokumentasi SPI.

c) Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan

melaksanakan kegiatan pemeriksaan dibidang pelayanan publik,

perencanaan dan pengembangan usaha, serta administrasi dan

keuangan.

7. Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan

penyusunan dan pengembangan program serta penyelenggaraan

pendidikan dan pelatihan.

b) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan

pengelolaan sarana dan kerja sama pendidikan dan pelatihan.

c) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan

(24)

d) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan

pelayanan teknis administrasi serta keuangan semua satuan organisasi

dilingkungan pusdiklat.

8. Administrasi dan keuangan

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan

administrasi sumber daya manusia, urusan hukum dan klaim.

b) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan surat

menyurat, arsip, ekspedisi, hubungan masyarakat, kerumah tanggaan

dan pengelolaan pengadaan, pemeliharaan perlengkapan sarana kantor,

rumah dinas jabatan, mess, pergudangan dan inventaris serta

penghapusan.

c) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengolaan anggaran,

administrasi pembiayaan dan verifikasi.

d) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi

pembukuan, neraca, laporan pertanggung jawaban keuangan dan

hubungan rekening antar kantor.

D. Jaringan Kegiatan

(25)

E. Kinerja Kegiatan Terkini

1. Pengembangan usaha melalui Bulog Mart

Perum bulog dewasa ini mulai mencoba mengembangkan usaha dalam

bidang komersil dengan menggunakan toko-toko bulog mart di seluruh

Indonesia, adapun komoditi-komoditi yang didagangkan merupakan bahan

pokok kehidupan sehari-hari seperti: Beras medium, beras premium, gula

pasar, minyak goreng, tepung terigu, jenis susu.

Seperti di Sumatra Utara, tahun 2014 akan dibangun sebanyak 20 gerai

Bulog Mart dan sementara yang telah siap dan beroperasi sebanyak 9 gerai

Bulog Mart (Medan, Tj.Morawa, P.Siantar, Kisaran, Rantau Parapat,

Padangsidimpuan, Sibolga,Gunung Tua dan Kaban Jahe).

2. Melakukan penjualan bahan pokok secara eceran maupun grosir.

F. Rencana Kegiatan

a) Pembelian gabah dan beras, dalam rangka ketahanan stock.

b) Memantau harga pasar.

c) Melakukan pendistribusian beras kepada masyarakat miskin (raskin) atas

dasar Surat Permintaan Alokasi (SPA) dari perintah kabupaten/kota.

d) Melakukan operasi pasar beras bila harga beras di pasar sudah mulai

merambat naik (diatas harga eceran tertinggi, atas permintaan

(26)

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Sekretaris

Menurut Saiman (2002:24) kata sekretaris yang biasa kitabaca dan ditemui

pada berbagai literature berasal dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut:

1. Secretum yang mempunyai arti rahasia

2. Secretarium atau secretaries yang mempunyai arti orang yang memegang

rahasia

3. Sedangkan dari bahasa perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie

yang mempunyai arti sekretaris.

4. Dalam bahasa inggris kata sekretaris disebut dengan kata Secretary yang

berarti sekretaris

Sedangkan secara defenisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa

defenisi menurut ahli sebagai berikut.

1. Menurut Daniel dan Ramon.C.Portugal dalam Arsika ( 2009:2) sekretaris

adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau

korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya

atas kewajibannya resmi atau janji-janjinya dan melakukan banyak tugas lain

yang ada hubungannya, untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.

2. Menurut Louis C.Nanasay and William Selden dalam Arsika (2009:2 )

(27)

3. penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon,

mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau

mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak

sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.

B. Sekretariat Perusahaan Bulog

Sekretariat perusahaan bulog adalah unit pembantu Direksi dalam

melaksanakan kegiatan di bidang tata usaha dan hubungan masyarakat.Di dalam

bulog ada beberapa terdapat tata usaha,salah satunya yaitu: Subbagian Surat

Ekspedisi, Subbagian Penyusunan Laporan, Subbagian Perjalanan Dinas. Ketiga

tata usaha ini masing-masing mempunyai tugas yang harus mereka kerjakan di

dalam bulog.

1. Subbagian Surat dan Ekspedisi mempunyai tugas merencanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan

urusan penomoral, pengagendaan. Pendistribusian, penggandaan surat dan

dokumen serta penyimpanan, penggunaan arsip dan dokumen serta

penerimaan dan penyiriman surat/ dokumen/ berita dan pemeliaraan dokumen

perusahaan yang berkaitan dengan perikatan pihak luar.

2. Subbagian Penyusunan Laporan mempunyai tugas merencanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan

penyiapan bahan laporan perusahaan, antara lain berupa rapat kerja dengan

DPR, bahan pidato/sambutan/ceramah serta laporan lainnya yang berkaitan

(28)

3. Subbagian Perjalanan Dinas mempunyai tugas merencanakan, melakukan dan

mengkoordinasikan kegiatan administrasi perjalanan dinas Direksi dan

Pegawai atau pelayanan dinas lainnya.

Bagian Hubungan Masyarakat dan kelembagaan Bulog mempunyai fungsi

merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan hubungan kemasyarakatan,

kegiatan hubungan kelembagaan, dan kegiatan corporate govermance.

Bagian Hubungan Masyarakat dan Kelembagaan terdiri dari:

1. Subbagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas merencanakan,

memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan npeningkatan citra dan

mutu pelayanan serta mengkomunikasikannya kepada masyarakat dan

pelanggan serta pembinaan hubungan dengan media massa melalui kegiatan

pemberitaan, pembuatan press release dan konferensi pers, menganalisa berita

dan informasi.

2. Subbagian Hubungan Kelembagaan mempunyai tugas merencanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan

menjalin hubungan internal perusahaan yang meliputi hubungan antar

direktur, antara Direksi dengan Dewan Pengawas, antara Direksi dengan

Divisi/Pusat/ SPI serta hubungan perusahaan dengan lembaga lain.

3. Subbagian Corporate Govermance mempunyai tugas merencanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan

Pembinaan good corporate govermance didalam perusahaan antara lain

kepatuhan perusahaan terhadap peraturan tentang persyaratan kerterbukaan

(29)

Bagian Sekretaris Direksi Bulog mempunyai fungsi merencanakan,

mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan

ketatausahaan DIRUT, pelayanan direksi dan protocol serta menyiapkan bahan

penyusunan pedoman/prosedur dibidang sekretaris Direksi.

Bagian Sekretaris Direksi Bulog terdiri dari:

1. Subbagian TU DIRUT mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan,

memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan jadwal/acara,

administrasi surat menyurat/perkantoran, pengelolaan informasi/dokumentasi

kegiatan, keuangan, logistik, dan kerumahtanggaan DIRUT serta

penghimpunan laporan-laporan terkait.

2. Subbagian Pelayanan Direksi mempunyai tugas merencanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan

pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda

rapat-rapat, penyiapan bahan, perjalanan dinas direksi serta kerumahtanggaan

direksi.

3. Subbagian protokol mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan,

memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan

meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan

tamu direksi.

C. Peran, Fungsi, dan Tugas Sekretaris

W.J.S Poerwadarminta dalam Saiman (2002:37) mengatakan

(30)

yaitu sesuatu yang dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan

selanjutnya.Sehingga peranan sekretaris dinilai sangat penting dalam kegiatan

yang harus dilakukan selanjutnya oleh seorang pimpinan.Peranan sekretaris

tentunya juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang

sekretaris. Peranan sekretaris ini juga tentunya berbeda antara sesuai dengan

jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

a. Peran Sekretaris

Menurut Eddy Aziz ( dalamArsika 2009:13) peran sekretaris adalah

sebagai pembantu pimpinan dalam perusahaan yang mana seorang sekretaris

dituntut mampu mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan penuh

tanggung jawab. Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat

menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan.

Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan

sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya

dalam lembaga perusahaan, organisasi, yayasan, tempat dia bekerja.Dalam setiap

lembaga perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama.Pertama,

kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga,

mencakup kegiatan produksi, distribusi, dan pembiayaan.Kedua, mendukung

kegiatan perusahaan mencapai tujuannya.Untuk kegiatan ini diperlukan para

petugas dibidang personalia, pembukuan, penelitian dan pengembangan,

(31)

Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan utama

atau kedua.Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka pimpinan itu ada

pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah

peran mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan

baik.Sedangkan tujuan tak langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga,

karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu

lembaga mencapai tujuannya.

Sekretaris dalam perusahaan pada umumnya mempunyai peranan:

1. Sebagai Penyedia

Peranan sekretaris sebagai penyedia pada awalnya dapat dimulai dengan

mengawasi seorang atau beberapa orang pegawai yang bertugas sebagai

pembantu/asisten.Posisi sebagai penyedia dapat dimulai persiapannya sejak

mulai bekerja sebagai seorang sekretaris.Setelah kesempatan menjadi

penyedia telah diperoleh maka keterampilan dalam hubungannya antara

manusia dan aspek-aspek teknis pekerjaan penyedia perlu segera dipahami dan

diterapkan.Sebagai penyedia sekretaris minimal harus memahami perbedaan

cirri masing-masing pembantu atau bawahan baik latar belakang, kebutuhan

maupun tujuannya.

2. Sebagai Penghubung Antara Pimpinan dan Staf lainnya

Jika pimpinan perlu mendistribusikan pekerjaan kepada sesama staf maka

sekretaris berperan sebagai penghubung antara pimpinan dengan para staf

yang bersangkutan.Sekretaris bisa melakukan pendekatan diri kepada staf agar

(32)

3. Sebagai Koordinator

Sekretaris sebagai coordinator apabila sekretaris bekerja sebagai suatu tim

maka mereka hendaknya bertanggung jawab kepada penyedia. Tim sekretaris

mengerjakan pekerjaan dari beberapa pimpinan yang memberikan pekerjaan

akan diselesaikan melalui seorang coordinator sekretaris. Koordinator harus

mampu mengkoordinir pelaksanaan tugas serta bertanggung jawab penuh

terhadap selesainya pekerjaan dengan baik dan tepat waktu.Koordinasikan

efektif apabila masing-masing pegawai jelas tugasnya dan tahu tujuan

mengapa tugas itu dilaksanakan.

Adapun peran Sekretaris terhadap atasan adalah: Pertama, sebagai

perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang

yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Kedua, sebagai sumber informasi yang

diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Ketiga,

sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan

bagi bawahan.Keempat, sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan

dalam pelaksanaan tugas.

Adapun peran Sekretaris terhadap bawahan adalah: Pertama, penentuan

kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai

pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan. Kedua,

memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat

berjalan lancar dan berhasil baik.Ketiga, memberikan rasa bangga dan puas

(33)

pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui kelemahan dan

kehendak pegawai bawahan.

Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari

bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh

terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan

komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi

bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari

cara penyelesaiannya.

b. Peran Sekretaris diPerum Bulog

Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris diPerum Bulog dituntut

untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris

tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan

atasan.Guna menunjang kegiatan atasan tersebut, seorang sekretaris Perum Bulog

harus mempunyai perannya sebagai seorang sekretaris. Oleh karena itu peran

seorang sekretaris diPerum Bulog adalah membantu kelancaran kegiatan

pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam

kalimat tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang

berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan Perum Bulog seorang

sekretaris harus membantunya, seperti:

1. Bila atasan akan melakukan hubungan bisnis melalui surat, maka sekretaris

Perum Bulog yang menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada

(34)

2. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan saat

pelaksanaan rapat sampai setelah rapat pun sekretaris di Perum Bulog yang

melakukan kelancaran rapat tersebut.

3. Demikian juga apabila atasan akanmelakukan perjalanan keluar daerah, maka

semua persiapan sebelum berangkat, atau saat berangkat sampai setelah atasan

kembali, sekretaris diPerum Bulog yang memperlancar kegiatan atasan

tersebut.

Untuk memenuhi peran seorang sekretaris diPerum Bulog, maka syarat

yang di wajibkan untuk menduduki jabatan seorang sekretaris adalah :

kemampuan sepuluh jari, penanganan kearsipan, dapat mengoperasikan perangkat

komputer untuk berbagai keperluan dan sistem, korespondesi, tata krama

lingkungan kerja, tata krama bertelepon, dan penampilan.

c. Fungsi Sekretaris

Sekretaris dibutuhkan pimpinan untuk membantu meringankan pekerjaan

pimpinan terutama dalam tugas-tugasnya yang bersifat rutin dan operasional

sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengurus tugas-tugas manajerial.

Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah membantu meringankan tugas-tugas

pimpinan, menangani informasi untuk pimpinan, dan menjadi jembatan

penghubung.

Untuk itu seorang pimpinan sangat membutuhkan sekretaris yang tidak

hanya mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelpon atau mengetik, tetapi

(35)

berkomunikasi.Sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang

peristiwa-peristiwa atau hal-hal yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi

disini sekretaris harus bertindak sebagai mata, telinga dari pimpinan.

Untuk kepentingan seperti itu maka seorang sekretaris harus rajin

membaca majalah, koran, mendengar radio, atau berita di TV, membuat artikel,

berita atau informasi dari berbagai media cetak untuk disampaikan kepada

pimpinan. Selain itu sekretaris juga harus bekerja efektif, kreatif, dan proaktif

tanpa menunggu perintah terlebih dahulu.Sekretaris harus bisa dan mampu

menentukan prioritas kerja, seperti tugas yang mendesak yang harus didahulukan.

Dalam fungsinya sebagai jembatan penghubung antara pimpinan dengan

pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan, sekretaris harus pandai

membina hubungan, meningkatkan citra/reputasi organisasi perusahaan.Disini

sekretaris menjalankan tugasnya sebagai Public Relation.

Fungsi sekretaris dalam organisasi bisa dilihat dari tiga aspek, yaitu

berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris, kedudukan sekretaris dalam

organisasi, dan hubungan sekretaris dengan pimpinan.

Fungsi sekretaris dilihat dari ruang lingkup tugasnya dibagi dua, yaitu:

1. Fungsi Primer

Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan jasa

administratif yang menunjang kegiatan operasional

organisasi/perusahaan/unit organisasi melalui keterampilan, meliputi

pengetikan, penanganan telepon, pengelolaan surat dan arsip lainnya,

(36)

2. Fungsi Sekunder

Fungsi Sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan

organisasi/perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor

dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan,

perbankan, statistik dan keuangan.

d. Fungsi Sekretaris diPerum Bulog

Fungsi sekretaris diPerum Bulog bertanggung jawab memberikan dan

menyiapkan informasi untuk Direksi dan Dewan Pengawas secara berkala apabila

diminta. Sesuai peraturan Menteri Negara BUMN Nomor 01-/MBU/2011 tanggal

1 Agustus 2011 tentang penerapan tata kelola yang baik (Good Corporate

Governance) pada Badan Usaha Milik Negara, sekretaris Perum Bulog memiliki

fungsi:

a. Memastikan BUMN mematuhi peraturan tentang persyaratan

keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG.

b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan

Pengawas secara berkala dan sewaktu-waktu apabila diminta.

c. Sebagai penghubung.

d. Menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, tetapi tidak

terbatas pada daftar pemegang saham, daftar khusus dan risalah rapat

Direksi, rapat Dewan Komisaris atau Dewan Pengawas.

Dengan keempat fungsi sekretaris pada Perum Bulog, sekretaris diharapkan

(37)

dan interpersonal skill, pengelolaan keuangan perusahaan dan legal.Mengingat

kompleksnya fungsi Corporate Secretary, maka Direksi dalam keputusannya

memberikan semacam kelonggaran bahwa jabatan Corporation Sekretary ini dapat

dirangkap oleh salah satu direktur perusahaan Perum Bulog.Melaksanakan

kegiatan perusahaan Perum Bulog membutuhkan personal perusahaan. Salah satu

personal perusahaan yang berkaitan erat dengan tugas pekerjaan perusahaan

Perum Bulog adalah sekretaris.Fungsi seorang sekretaris diPerum Bulog yaitu

selain membantu pimpinannya, sekretaris juga harus menyelesaikan

pekerjaan-pekerjaan perusahaan Perum Bulog yang menjadi tanggung jawabnya sendiri.

e. Tugas Sekretaris

Menurut Saiman (2002:40) Tugas sekretaris adalah pelaksanaan tugas-tugas yang

bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi,

lembaga, maupun kantor. Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam

sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan

pemimpin. Untuk memahami tugas-tugas tersebut, diperlukan pedoman praktis

yang mudah dipahami dan dikerjakan.

Tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal.Pertama, tugas-tugas

yang berhubungan dengan tugas kesekretarisannya.Kedua, yang sekaligus

merupakan tugas utama dari seorang sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar

pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil, berdaya guna, dan lebih

(38)

pekerjaan pimpinan, memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan

hubungan kerja sama dengan pimpinan atau relasinya.

Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsinya

sebagai pembantu pimpinan (terutama dalam bidang administratif) sehingga tugas

sekretaris dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok besar, yaitu tugas rutin,

tugas instruktif, tugas kreatif, dan tugas koordinatif.

1. Tugas rutin

Merupakan tugas-tugas umum yang hampir tiap hari dihadapi tanpa

menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu harus

dilaksanakan sesuai aturan yang diterapkan dalam uraian tugasnya. Biasanya

dilakukan secara berskala atau rutin (setiap hari/minggu/bulan) dan umumnya

tercantum dalam uraian tugas (job descriptions).

Contoh tugas rutin adalah mengurus dan mengendalikan surat, korespondensi,

menangani tamu dan bertamu, menelepon dan menerima telepon, mengatur

jadwal kegiatan pimpinan, dan membuat laporan, serta membuat notulen dan

risalah rapat.

2. Tugas instruksi

Merupakan tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris,

tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari

pimpinan.Jadi, tugas tersebut tidak rutin setiap hari/minggu/bulan, bahkan

terkadang tidak tercantum dalam uraian tugas. Berkaitan dengan kekhususan

dari tugas tersebut, untuk kelancaran pekerjaan yang dibebankan kepadanya,

(39)

mendengarkan dengan sungguh-sungguh, bertanya untuk hal yang kurang

jelas, mencatat hal-hal yang penting, dan meningkatkan wawasan.

Contoh tugas intruksi adalah mempersiapkan rapat, membuat notulen rapat,

membuat konsep surat keluar, mempersiapkan perjalanan dinas, dan mengurus

hal-hal tertentu di bank.

3. Tugas kreatif

Merupakan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan atas prakarsa sekretaris

sendiri.Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya guna dan berhasil

guna harus penuh inisiatif dan dinamis.Tugas tersebut dilakukan guna

meringankan beban pekerjaan atau menciptakan efisiensi dan efektivitas

kerja.Tugas kreatif ini pun tidak terdapat dalam uraian tugas.

Contoh tugas kreatif adalah membuat rencana kerja sekretaris, mempelajari

pengetahuan penunjang pekerjaannya, membuat kliping Koran dari

perusahaan atau instansi pesaing, mengusahakan pengembangan kepribadian,

mengetahui ruang kerja, dan peralatan penting bagi sekretaris/mempersiapkan

alat-alat perlengkapan sekretaris, memahami cara kerja mesin kantor.

4. Tugas koordinatif

Merupakan tugas yang diartikan sebagai penyampaian kegiatan-kegiatan

secara teratur untuk mewujudkan keseluruhan waktu dan arah yang tepat

dalam pelaksanaan sehingga terdapat tindakan-tindakan yang seragam dan

serasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tugas koordinatif seorang

(40)

terlaksana dengan baik dan menjaga arus komunikasi dengan orang lain guna

menumbuhkan hubungan baik.

Dalam melaksanakan tugas koordinasi, sekretaris perlu memerhatikan

prinsip-prinsip tertentu agar pelaksanaan tugasnya dapat berjalan dengan baik.

Prinsip-prinsip tersebut diantaranya adalah koordinasi harus dimulai dari tahap

permulaan, koordinasi merupakan proses yang terus-menerus sepanjang

memungkinkan, koordinasi harus dilakukan melalui berbagai pertemuan

secara bersama-sama, dan perbedaan dalam pandangan harus dikemukakan

secara terbuka dan diselidiki secara menyeluruh untuk menjaga keharmonisan

situasi organisasi.

Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris

tersebut.Bagi perusahaan, tugas sekretaris jauh lebih berat karena selain bertugas

dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, seorang sekretaris juga harus

bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan

bawahannya. Adapun tugas sekretaris diPerum Bulog adalah:

a. Menerima dikte dari pimpinan.

b. Melaksanakan korspondensi (menerima dan mengirim surat-surat

termasuk telepon dan facsimile)

c. Menyimpan arsip-yang dinilai penting.

d. Menerima tamu-tamu pimpinan

(41)

f. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian dengan

teman relasi maupun kegiatan lainnya.

g. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai

dengan kebutuhan pimpinan.

D. Motivasi dan Efektifitas Kerja Sekretaris pada Perum Bulog

Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk

menjadi lebih baik tentunya harus ada motivasi atau semangat kerja yang tinggi,

terlebih lagi dalam pelaksanaan tugas bagi seorang sekretaris eksekutif atau

sekretaris manajer, karena seorang sekretaris eksekutif atau sekretaris manajer

mempunyai tugas yang ganda, yakni tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari

dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

Menurut Saiman (2002:55) Berkaitan dengan motivasi ini, maka ada

hal-hal yang amat penting bagi seorang pimpinan terhadap karyawan yakni:

1. Para pimpinan organisasi hendaknya terus berusaha untuk menumbuhkan,

memelihara dan mengembangkan hubungan personal yang intim dan serasi

dikalangan para karyawan yang pada gilirannya akan menumbuhkan jiwa

yang mendalam yang akhirnya akan meningkatkan produktivitas dan

menumbuhkan perilaku organisasional yang diinginkan

2. Para pimpinan organisasi harus memberikan kesempatan kepada para

bawahannya untuk menyatakan keinginan, harapan, ide, dan saran-saran, baik

(42)

Dapat disimpulkan pengertian motivasi terkandung dalam hal-hal sebagai

berikut:Sesuatu yang dapat mendorong dan tertarik, terjadinya sesuatu

kegiatan kerja, dan tercapainya tujuan.

Pengertian motivasi kerja sekretaris dapat mencakup dua segi yaitu:

Motivasi kerja yang ditujukan atau untuk kepentingan dirinya sendiri sebagai

seorang sekretaris dan motivasi yang ditujukan kepada orang lain ( pimpinan yang

bersifat vertical keatas, dan pegawai bawahan yang bersifat vertical kebawah).

Faktor-faktor yang penting dan sangat mempengaruhi terhadap jalannya

kerja sama seorang sekretaris terhadap jalannya kerja sama seorang sekretaris

terhadap pihak lain meliputi hal sebagai berikut:

1. Koordinasi, yakni terjadinya hubungan kerja antara pihak atau jenjang satu

dengan jenjang lainnya terutama dengan sekretaris

2. Integrasi, yakni terciptanya system kerja yang menyatu dan terpadu secara

sistematik, sehingga setiap pihak atau jenjang sangat saling terkait

3. Kesetiaan para pegawai, yakni berkaitan dengan loyalitas dan kesungguhan

untuk memajukan organisasi atau lembaga

4. Berpikir secara kritis dan dinamis dalam rangka memajukan organisasi atau

lembaga

5. Harmonisasi kerja sesame pegawai dan sekretaris

6. Tersedianya sarana dan fasilitas yang memadai, sehingga pekerjaan dapat

(43)

7. Tercukupinya dana untuk melakukan aktivitas atau kegiatan organisasi

ataupun lembaga, termasuk dalam hal gaji walaupun pada dasarnya

permasalahan gaji adalah merupakan wewenang dari organisasi atau lembaga.

Efektivitas Kerja Sekretaris

Keberhasilan pekerjaan seorang sekretaris, khususnya pada sekretaris

eksekutif atau sekretaris manajer sangat dipengaruhi oleh sistem kerja organisasi

atau lembaga dan kemampuan secara professional terhadap tanggung jawab

sekretaris tersebut. Sebagai suatu sistem kerja, maka seorang sekretaris harus

mampu untuk mendistribusikan pekerjaannya sesuai dengan bidang-bidang atau

bagian-bagian yang ada pada organisasi atau lembaga tersebut.Sedangkan sebagai

kemampuan professional, maka seorang sekretaris harus mampu untuk

menyelesaikan pekerjaan yang menjadi wewenang langsung dari jabatan

sekretarisnya termasuk kemampuan manajerialnya.

Menurut The Liang Gie dalam Saiman(2002:50) menyatakan bahwa

efektivitas merupakan suatu keadaan yang mengandung pengertian mengenai

terjadinya sesuatu akibat yang dikehendaki. Efektivitas berbanding terbalik

dengan efisien, sebagai contoh pada kalimat bekerja dengan seefisien mungkin

untuk menghasilkan hasil yang seefektif mungkin.Sehingga untuk mengukur hasil

kerja sekretaris dapat dilihat dari perbandingan volume pekerjaan atau hasil

pekerjaan dengan penggunakan waktu serta peralatan yang seminim mungkin.

Rasionalitas yang biasanya dipergunakan dalam menciptakan dan

menjalankan roda organisasi oleh semua pihak termasuk sekretaris adalah sebagai

(44)

a. Efektivitas, alasan utama mengapa efektivitas menjadi salah satu dasar

pembentukan dan penyelenggaraan organisasi adalah oleh karena eksistensi

dan pertumbuhan organisasi akan lebih terjamin apabila organisasi yang

bersangkutan dapat mengemban misi dan melaksanakan tugasnya dengan

tingkat ketangguhan yang tinggi.

b. Efisiensi, teori organisasi modern selalu menekankan pentingnya orientasi

efisiensi dalam menjalankan roda organisasi. Dasar pemikiran utama untuk

mendorong peningkatan efisiensi secara terus menerus adalah suasana

kelangkaan yang dihadapi oleh setiap organisasi dalam semua segi sumber

daya dan dana. Dalam hubungan ini, maka efisiensi yang dimaksud yaitu

perbandingan yang positif antara hasil yang dicapai dengan masukan yang

dipergunakan. Artinya, sesuatu tugas yang efisien dalam penyelenggaraan

apabila hasil kerja yang diperoleh lebih besar dari pada pengeorbanan yang

diberikan dalam bentuk penggunaan sumber daya dan dana, termasuk sumber

daya insani(human resourses). Sumber daya dan sumber dana yang

dipergunakan oleh organisasi seperti: Waktu, Tenaga manusia, Modal (dana),

dan Sarana dan prasarana.

Hasil yang maksimal dan tepat merupakan akibat dari adanya ketepatan dari:

a. Penggunaan alat-alat dan sarana yang tepat, sehingga dapat membantu

kelancaran penyelesaian pekerjaan

b. Tata ruang kerja yang tepat dengan bawahan sehingga dapat mempercepat

(45)

d. Kemampuan mamanfaatkan ruang kerja yang benar, yakni penataan ruang

kerja sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan

menyenangkan bagi pekerja.

Sedangkan efisiensi kerja sekretaris yaitu merupakan keseimbangan atau

perbandingan terbalik dalam penggunaan tenaga, pikiran, kemampuan dan segala

fasilitas yang diperlukan guna mewujudkan volume kerja yang optimal pada

waktu yang telah ditetapkan.

Efisiensi kerja sekretaris menunjukkan tentang penggunaan tenaga pikiran

dan kemampuan yang seminimal mungkin, karena penggunaan tenaga, pikiran

dan kemampuan yang tidak tepat dan berlebihan akan mengakibatkan kerugian

pada sekretaris sementara pekerjaan sekretaris merupakan pekerjaan yang bersifat

terus menerus, termasuk pada penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan dalam

memanajerial para bawahan.

Agar sekretaris dapat bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas

diperusahaan perum Bulog, maka sekretaris perlu:

a. Mempelajari seluk beluk perusahaan

Sebelum melakukan kegiatan pelajari visi dan misi terlebih dahulu, cari

tahu tentang perusahaan dapat melalui buku yang dibuat perusahaan

ataupun pedoman kerja karyawan yang diterbitkan perusahaan.Tanyakan

kepada pimpinan mengenai perusahaan secara menyeluruh mulai dari

(46)

b. Menjalankan rencana kerja yang fleksibel

Sekretaris perlu menyusun rencana kerja sehari-hari dengan baik, akan

tetapi harus bersifat fleksibel, artinya ada kemungkinan terjadi perubahan

terhadap rencana kerjanya.

c. Mengelola pekerjaan kecil

Banyak pekerjaan kecil yang harus diselesaikan sekretaris, agar dapat

bekerja efisien sekretaris harus memikirkan cara mengelolanya dengan

(47)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian terhadap peran dan fungsi sekretaris, maka dapat

disimpulkan bahwa:

1. Untuk menjadi seorang sekretaris professional harus memiliki kemampuan

dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang

sekretaris seperti komputer, bahasa inggris, penyimpanan arsip dan citra

perusahaan.

2. Dengan pengembangan diri kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi

sangat dibutuhkan oleh seorang sekretaris, karena tugas sekretaris

berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing

berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan,

berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut untuk mampu memahami

(48)
(49)

B. SARAN

(50)

DAFTAR PUSTAKA

Saiman, 2002, Manajemen Sekretaris, Ghalia Indonesia: Jakarta

Durotul Yatimah, 2013, Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran,

Pustaka Setia: Bandung

Eti Ratnawati, Sunarto, 2006, Sekretaris Profesional, Amus: Yogyakarta

Gambar

Tabel 1.1

Referensi

Dokumen terkait

Surabaya 60014.

Metode/cara pengerjaan, acuan yang digunakan: dikerjakan secara individual dengan menggunakan konsep manajemen strategi.. Deskripsi luaran tugas yang dihasilkan/dikerjakan:

Penyesuaian akibat penjabaran laporan keuangan dalam mata uang asing Keuntungan (kerugian) dari perubahan nilai aset keuangan dalam kelompok tersedia untuk

Melakukan review materi minggu lalu Memandu diskusi dan tanya jawab. 

[r]

[r]

The implementation combines the visualization and communication power of Virtual Globes with the on-demand data collection and analysis functionalities of Sensor Web and

The portal showcases all the metadata in central node harvested from network nodes, provides web interface and a variety of ways to query, it also provides management interfaces