Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Divisi Public Relation PDAM Tirtanadi dimasa mendatang.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara
PDAM Tirtanadi dibangun oleh Pemerintahan Kolonial Belanda pada tanggal 8 Desember 1905 yang diberi nama NV Waterleiding Maatschappij Ajer Beresih. Pembangunan ini dilakukan oleh Hendrik Cornelius Van Den Honert selaku Direktur Deli Maatschappij, Pieter Kolff selaku Direktur Deli Steenkolen Maatschappij dan Charles Marie Hernkenrath selaku Direktur Deli Spoorweg Maatschappij. Kantor Pusat dari perusahaan air bersih ini berada di Amsterdam Belanda.
Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi didirakan pada tanggal 23 September 1905 dengan nama NV. Water Leiding Maatschappij Ajer Beresih yang berkantor pusat di Amsterdam negeri Belanda. Dengan dikeluarkannya Peraturan Daerah Sumatera Utara No.11 tahun1979 perusahaan ini resmi menggunakan nama yang sekarang (Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi) disingkat PDAM Tirtanadi yang berlokasi di Jl.Sisingamangaraja No.1 Medan.
Pada Tahun 1985, Peraturan Daerah ini disempurnakan dengan Peraturan Daerah Tingkat I Sumatera Utara No.25 tahun 1985 tentang Perusahaan Daerah Air Minum Propinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara.
Selanjutnya pada tahun 1991 diadakan perubahan pertama Peraturan Daerah No.25 tahun 1985 dengan No.6 tahun 1991. Dalam Peraturan Daerah ini PDAM Tirtanadi disamping menangani Air Bersih juga ditugaskan mengelola Air limbah. Selanjutnya pada tanggal 29 April 1999, Peraturan Daerah No.6 tahun
1991 diperbaharui lagi dengan Peraturan Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara No.3 tahun 1999.
Pada saat itu air yang diambil dari sumber utama mata air Rumah Sumbul di Sibolangit dengan kapasitas 3000 m3/hari. Air tersebut ditransmisikan ke Reservoir Menara yang memiliki kapasitas 1200 m3 yang terletak di Jl. Kapitan (sekarang kantor Pusat PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara). Reservoir ini memiliki ketinggian 42 m dari permukaan tanah. Reservoir ini dibuat dari besi dengan diameter 14 m. Setelah kemerdekaan Indonesia, perusahaan ini diserahkan kepada Pemerintah Provinsi Sumatera Utara melalui Pemerintah Indonesia.
Berdasarkan Perda Sumatera Utara No 11 tahun 1979, status perusahaan diubah menjadi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Sejak tahun 1991 PDAM Tirtanadi ditunjuk sebagai operator sistem pengelolaan air limbah Kota Medan.
Dalam rangka pengembangan cakupan pelayanan air minum bagi masyarakat Sumatera Utara, PDAM Tirtanadi melaksanakan kerjasama operasi dengan 9 (Sembilan) PDAM di beberapa Kabupaten di Sumatera Utara, yaitu Kabupaten Simalungun, Kabupten Deli Serdang, kabupaten Toba Samosir, Kabupaten Tapanuli Selatan, Kabupaten Tapanuli Tengah, Kabupaten Mandailing Natal, Kabupaten Nias, Kabupaten Nias Selatan dan Kabupaten Samosir. Pada Pebruari 2009, PDAM Tirtanadi Cabang Nias, Madina, dan Simalungun dikembalikan ke Pemkab-nya masing masing dengan pertimbangan bahwa pihak Pemkab telah memiliki kemampuan di dalam pengelolaan PDAM di daerahnya masing - masing.
Pada tanggal 10 September 2009, telah ditandatangani Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No 10 Tentang Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi yang menyatakan bahwa tujuan pokok PDAM Tirtanadi adalah untuk mengelola dan menyelenggarakan pelayanan air minum yang memenuhi persyaratan kesehatan dan untuk mengembangkan perekonomian daerah, meningkatkan pendapatan daerah, serta meningkatkan kualitas lingkungan dengan memberikan pelayanan pengumpulan dan penyaluran air limbah melalui sistem perpipaan dalam rangka untuk mencapai kesejahteraan masyarakat pada umumnya.
Visi PDAM Tirtanadi
Visi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu prusahaan air minum unggul di Asia Tenggara.
Misi PDAM Tirtanadi
Misi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : a. Memberikan pelayanan air minum kepada masyarakat Sumatera Utara
dengan kuantitas, kontinuitas, dan kualitas yang memenuhi persyaratan. b. Mengembangkan air siap minum secara berkesinambungan.
c. Meminimalkan keluhan pelanggan dengan mengutamakan Pelayanan Prima.
d. Memperlakukan karyawan sebagai asset strategis dan mengembangkannya secara optimal.
e. Mengelola Perusahaan dengan menerapkan prinsip kewajaran, transparansi, akuntabilitas, dan responsibilitas, sebagai bentuk pelaksanaan Good Corporate Governance.
f. Menjadikan perusahaan sebagai salahsatu sumber Pendapatan Asli Daerah Provinsi Sumatera Utara.
g. Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.
h. Menjalankan pengelolaan air limbah kepada masyarakat Sumatera Utara dan mengembangkannya di masa yang akan datang.
Tujuan Pokok PDAM Tirtanadi
Tujuan PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara : a. Mengembangkan perekonomian Daerah. b. Pendapatan Asli Daerah.
c. Menyelenggarakan pelayanan air minum. d. Memenuhi persyaratan kesehatan.
e. Memberikan pelayanan penyaluran air limbah. f. Meningkatkan kualitas lingkungan.
Sejarah Ringkas Public Relation
Pada tahun 2003 sesuai dengan struktur organisasi oleh Gubernur sumatera Utara, maka dibentuklah Divisi baru yang menangani hubungan eksternal yang dinakaman Divisi PR ( Public Relation ). Pertama sekali divisi PR ini terbentuk dan dijabat oleh Direktur Utama yang sekarang, sebelumnya PR ini
berjalan dibawah Divisi Umum tetapi karena kebutuhannya yang meningkat Direktur Utama yang sekarang mengusulkan ke Gubernur untuk dibentuknya Divisi PR sesuai dengan undang – undang setiap unit kerja.
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 1.1
PIMPINAN PERUSAHAAN
Direktur Utama : IR. Azzam Rizal, M.Eng Direktur Perencanaan & Produksi : Ir. H. Tamsil Lubis
Direktur Administrasi & Keuangan : H. Ahmad Thamrin, SE, MPsi Direktur Operasi : Mangindang Ritonga, SE, MM Dewan Pengawas PDAM Tirtanadi
Ketua : H. Nurdin Lubis, SH, MM
Sekretaris : Drs. Abu Hanifah Siregar
Anggota : Rajamin Sirait, SE
Anggota : H. Ahmad Ghazali Syam
Anggota : Drs. H. T. Basyrul Kamali, MM DIVISI
Divisi Public Relations : Ir. Amrun
Divisi Penelitian & Pengembangan : Ir. Zulkifli Lubis, MT Divisi Satuan Pengawasan Intern : Drs. Parlindungan Siregar Divisi Pengendalian Kehilangan Air : Ir. Hotmatua Harahap Divisi Umum : Drs. Indarmuda Dongoran Divisi Keuangan : Drs. Irwansyah Siregar Divisi SDM : Cece Harahap, SE, Msi Divisi Perencanaan : Ir. Arif Haryadian
Divisi Produksi : Ir. Neri Batanghari Nasution
Divisi SIIM :Ir. Hamdani Siregar
Divisi Peralatan Teknik : Ir. Delviyandri, M.Psi
Divisi Penelitian dan Pengembangan : Ir. Zainal Abidin Siregar, M.kom
C. Job Description 1. Direktur Utama
a. Memimpin dan mengendalikan kegiatan/ jalannya perusahaan. b. Menetapkan kebijaksanaan/ strategi perusahaan
c. Memajukan, meningkatkan dan mempertahankan kinerja perusahaan. d. Mengadakan dan memimpin rapat
e. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada Gubernur melalui Dewan Pengawas.
f. Menjalani hubungan kerja eksternal. g. Mengawasi pelaksanaan tugas perusahaan.
h. Mewakili perusahaan baik di dalam dan di luar pengadilan.
2. Direktur Perencanaan Produksi
a. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi Lainnya.
b. Menyususn kebijaksanaan/ strategi perusahaan dalam Bidang Perencanaan dan Produksi.
c. Membantu Direktur Utama dalam membuat keputusan, kebijaksanaan/ strategi dalam pengembangan perusahaan.
e. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan.
f. Mengawasi dan mengendalikan operasional sistem instalasi air bersih maupun air limbah dalam lingkup tugasnya.
g. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar direktur.
h. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama.
3. Direktur Administrasi & Keuangan
a. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi lainnya.
b. Menyususn kebijaksanaan/ strategi perusahaan dalam bidang Administrasi & Keuangan.
c. Membantu Direktur Utama dalam membuat keputusan, kebijaksanaan/ strategi dalam pengembangan perusahaan.
d. Mengadakan dan memimpin rapat dalam lingkup tugasnya.
e. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan.
f. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar Direktur.
g. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yg diberikan oleh Direktur utama.
4. Direktur Operasi :
a. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi lainnya.
b. Menyusun kebijaksanaan/ strategi perusahaan dalam bidang operasi . c. Membantu Direktur Utama dalam mengambil keputusan, kebijaksanaan/
strategi dalam pengembangan perusahaan.
d. Mengadakan dan memimpin rapat dalam lingkup tugasnya.
e. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan.
f. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar Direktur.
g. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama.
5. Divisi Public Relations
a. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang berhubungan dengan Public Relations.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja Public Relations.
c. Menyampaikan informasi dan penjelasan tentang perkembangan perusahaan kepada masyarakat luas.
d. Merencanakan, mengatur dan melaksanakan kegiatan yang sifatnya protokoler.
e. Mewakili perusahaan dalam hal-hal yNg berhubungan dengan hukum dan perundang undangan.
f. Menjalin dan membina hubungan kerjasama dengan instansi yang berkaitan dengan hukum dan pihak-pihak lainnya.
g. Mempersiapkan dan memberikan bahan untuk keperluan rapat baik yang bersifat internal maupun eksternal.
h. Senantiasa mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta peraturan-peraturan yang berlaku.
i. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan Public Relations dilengkapi dengan evaluasinya.
j. Membantu Direktur Utama untuk menyediakan data dan informasi yang diperlukan oleh pihak intern maupun ekstern.
k. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh direktur utama.
6. Divisi Penelitian dan Pengembangan
a. Membantu Direktur Utama dalam menjalankan tugas dan fungsi Penelitian dan Pengembangan.
b. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang berhubungan dengan tugasnya.
c. Merencanakan dan Melaksanakan program kerja Penelitian dan Pengembangan.
d. Melakukan studi kelayakan untuk kegiatan pengembangan perusahaan. e. Melaksanakan Penelitian dan Pengembangan perusahaan menyeluruh baik
7. Divisi Satuan Pengawas Intern
a. Membantu Direktur Utama dalam melaksanakan tugas pengawasan intern perusahaan.
b. Mengelola fungsi pengawasan fungsional diseluruh unit kerja. c. Melaksanakan analisis setiap kegiatan perusahaan.
d. Mengevaluasi dan memberikan saran kepada Direktur Utama.
e. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama.
8. Divisi Pengendalian Kehilangan Air
a. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja pengendalian kehilangan air.
c. Merencanakan dan melaksanakan pengembangan sistem blok pendistribusi air.
d. Mengurangi / reduksi tingkat kehilangan air secara fisik dan non fisik. e. Meneliti dan mengevaluasi metre air yang bermasalah dan merekomendasi
penggunaan meter air.
9. Divisi Umum
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi umum.
c. Mencatat, menyimpan, mengamankan dan memelihara dokumen perusahaan.
d. Melaksanakan prosedur administrasi surat-menyurat perusahaan.
e. Mengatur penggunaan dan pemeliharaan sarana, ruangan kerja dikantor pusat.
f. Menetapkan pelaksana pengadaan barang dan jasa sesuai peraturan yang ditetapkan.
10. Divisi Keuangan
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi keuangan.
c. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta pengeluaran perusahaan.
d. Mengatur dan menyusun rencana pembayaran hutang jangka panjang dan jangka pendek perusahaan.
e. Mencari sumber-sumber pendanaan eksternal untuk pengembangan perusahaan.
11. Divisi SDM
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan mengendalikan program kerja divisi sumber daya manusia.
c. Mengelola, menyimpan dan mengamankan data-data kepegawaian. d. Mengevaluasi Daftar Penilaian Pegawai (DP3) dari seluruh unit kerja. e. Melakukan pembinaan mental spiritual pegawai.
f. Mengevaluasi hasil-hasil pelaksanaan pendidikan dan pelatihan.
12. Divisi Perencanaan
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan divisinya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi perencanaan.
c. Mengkoordinir penyusunan rencana anggaran pendapatan, biaya tahunan perusahaan.
d. Mempersiapkan dan memberikan bahan untuk keperluan rapat baik internal maupun eksternal.
e. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan divisi perencanaan dilengkapi dengan evaluasinya.
13. Divisi Produksi
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan divisinya.
b. Merencanakan dan mengatur produksi air sesuai dengan kebutuhan divisi produksi.
c. Melakukan optimalisasi dalam proses produksi air bersih.
d. Melakukan perawatan dan pemeliharaan seluruh sarana proses produksi air bersih.
e. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan divisi produksi dilengkapi dengan evaluasinya.
14. Divisi SIM
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja Divisi Sistem Informasi Manajemen.
c. Membuat dan mengembangkan seluruh sistem informasi yang diperlukan perusahaan.
d. Mengelola dan mengevaluasi data sistem informasi yang dipergunakan. e. Memelihara seluruh data yang berhubungan dengan sistem informasi. f. Menyerahkan hasil pengolahan data sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
15. Divisi Operasi Zona 2
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisinya.
c. Mengevaluasi rencana perkembangan dan penyempurnaan sistem jaringan. d. Menjalin kerja sama dengan pihak luar dalam pengembangan jaringan
transmisi/distribusi dicabang operasi zona 2.
D. Jenis Usaha/Kegiatan
Divis Public relation berada di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang bekerja dalam hubungan komunikasi eksternal, seperti perusahan lain pada umumnya yang bertujuan menangani komunikasi eksternal perusahaan.
Divisi Public Relation PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan menyelesaikan permasalaha yang terjadi diluar perusahaan seperti pada media, melakukan pemecahan masalah terhadap berita atau info yang diterima oleh eksternal perusahaan terhadap masyarakat.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai , dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Divisi Public Relation Provinsi Sumatera Utara. Divisi Public Relation terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Divisi Public Relation dapat
terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan protokoler kegiatan perusahaan rapat internal dan eksternal serta mendistribusikan undangan dan notulen rapat, meningkatkan image perusahaan melalui publikasi ke media cetak dan elektronik, mengkoordinir pemberian bantuan (CSR), menyelenggarakan dialog / pertemuan dengan tokoh agama, pemred media massa dan tokoh masyarakat. Divisi Public Relation juga mengikuti kegiatan pameran dan seminar, serta menyiapkan cinderamata untuk tamu perusahaan dan kunjungan terhadap PDAM Tirtanadi.
F. Rencana Kegiatan
1. Publikasi PDAM yang belum optimal.
Permasalahan : 1. Menghambat perkembangan perusahaan
Sasaran : 1. Meningkatkan image perusahaan melalui pemberian cinderamata, penghargaan dan bantuan kegiatan.
2. Meningkatkan image perusahaan melalui publikasi dan komunikasi (media).
3. Meningkatkan image perusahaan melalui kegiatan nasional.
4. Meningkatkan image perusahaan melalui komunikasi interaktif dengan pelanggan.
5. Meningkatkan image perusahaan dengan mengikuti kegiatan pameran.
Program : 1. Pemberian Karangan Bunga, Bantuan Kegiatan Organisasi, Bantuan Hari Raya Keagamaan, Pemberian Cinderamata kepada tamu Perusahaan dan Calon Jemaah Haji.
2. Penerbitan Company Profile, Penerbitan Buletin, Release Media Massa, Berlangganan Media Massa,
Mendokumentasikan asset dan kegiatan Perusahaan, Berpartisipasi pada Pembuatan Iklan dan iklan Bilboard. 3. Pemberian bantuan pada HUT RI, HUT PDAM, HUT
ORMAS/LSM & HUT Media Massa Mitra Kerja.
4. Membuat kotak saran di Kantor Pusat dan Cabang, Mengadakan Sarana Teknologi Komunikasi dengan Pelanggan, mengikuti Dialog Interaktif yang diselenggarakan oleh Media Massa & Media Elektronik. 5. Mengikuti Pameran PRSU, Medan Fair, Water Expo,
Sumut Expo, Teknologi Tepat guna, Pameran Lingkungan Hidup.
2. Masih Banyaknya TRA dan Pencurian Air. Permasalahan : Merugikan Perusahaan
Sasaran : Meningkatkan Cash Flow Perusahaan
Program : Kerjasama Penagihan dan Penertiban Pelanggan engan POLDASU dan KEJATISU.
3. Kurangnya Kontribusi Pemkab. terhadap PDAM Cabang KSO.
Permasalahan : Tidak adanya perkembangan yang signifikan terhadap PDAM Cabang KSO.
Sasaran : Meningkatkan Kinerja PDAM Cabang KSO.
Program : Melakukan Koordinasi dengan PEMKAB untuk berkontribusi terhadap PDAM Cabang KSO dan Melakukan Evaluasi secara berkala terhadap Perkembangan PDAM Cabang KSO untuk dilanjutkan atau ditinjau ulang.
III PEMBAHASAN
A. Pengertian Komunikasi
Manusia sebagai mahluk individu maupun sosial memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju dan berkembang, maka salah satu sarananya adalah komunikasi. Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia. Dengan komunikasi manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, konsepsi, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan dan sebagainya kepada seseoranng secara timbal balik sebagai penyampaian maupun penerima komunikasi.
Komunikasi pada dasarnya dapat dipandang dari berbagai dimensi. Jika dipandang sebagai proses, komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara dinamis. Secara simbolik, komunikasi menggunakan berbagai lambang atau simbol yang dinyatakan dalam bentuk nonverbal (isyarat, gerak, dan ekspresi) maupun verbal (bahasa lisan dan tertulis). Sementara sebagai sistem, komunikasi terdiri atas unsur-unsur yang saling bergantungan dan merupakan satu kesatuan yang integratif.
Komunikasi akan efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan pihak lain terangsang untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif akan menambah keberhasilan individu maupun organisasi.
Menurut Stuart (2004 : 18) memberikan pengertian :
“Komunikasi adalah membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih”.
Menurut Rogers dan Kincaid (2004:19) memberikan pengertian :
”Komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi terhadap satu sama lain, yang pada gilirannya akan tiba kepada saling pengertian”.
Menurut Hovland (2004:17) memberikan pengertian :
“Komunikasi adalah Suatu upaya yang sistematis untuk merumuskan prinsip-prinsip secara tegas, dan atas dasar pronsip-prinsip-prinsip tersebut disampaikan informasi serta dibentuk pendapat dan sikap”.
B. Unsur-unsur komunikasi
Penegasan tentang unsur-unsur dalam proses komunikasi itu adalah sebagai berikut:
1. Sender : komunikasi yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau
sejumlah orang.
2. Encoding : penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk
lambang.
3. Message : pesan yang merupakan seperangkat lambing bermakna yang di
sampaikan oleh komunikator.
4. Media : saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator
kepada komunikan.
5. Decoding : pengawasandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan
makna pada lambing yang disampaikan oleh komunikaator kepadanya.
7. Response : tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah diterima pesan.
8. Feedback : umpan balik, yakni tanggapan komunikasi apabila
tersampaikan atau di sampaikan kepada komunikator.
9. Noise : gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat
diterimanya pesaaan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang di sampaikan oleh komunikator kepadanya.
C. Bentuk Komunikasi
Menurut bentuknya komunikasi terdiri dari : 1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara lisan maupun tulisan.
Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perusahaan dan merupakan kunci sukses suatu perusahaan. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi dengan baik. Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah (one way communication) dan komunikasi dua arah ( two way communication).
Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi
yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian informasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang disampaikan.
Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang dijelaskan diatas, komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas yang dikerjakan menjadi kurang sesuai dengan yang diperintahkan, dan tentunya hal ini sangat merugikan.
Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara komunikator dan komunikan. Contoh sederhana dari komunikasi dua arah yaitu: seorang manager pemasaran menjelasksan kepada bawahannya, kemudian setelah itu ada respon (umpan balik) dari bawahannya yang menyatakan bagaimana mengatasi/menghindari kendala-kendala yang ada dalam pemasaran sedangkan komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi miss communication karena tidak adanya umpan balik. Contoh sederhana dari komunikasi satu arah adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena daya pikir orang untuk menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya bila suatu perusahaan menggunakan komunikasi dua arah.
Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan, maka komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perusahaan adalah adanya jalinan pengertian dari kedua belah pihak.
Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat untuk membantu melancarkan komunikasi. Jadi, untuk dapat melaksanakan komunikasi yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan.