TUGAS AKHIR
PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS
KERJA STAF DAN PEGAWAI PADA PDAM TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH :
EKA PUTRI HANDAYANI 092103049
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
Nama : Eka Putri Handayani
Nim : 092103049
Program Studi : Diploma III Kesekretariatan
Judul : Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja Staf Dan Pegawai Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
Tanggal : ... Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan
(DR. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM. NIP. 19741012 200003 2 003
)
Tanggal : ... DEKAN
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc NIP. 19550810 198303 1 004
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
Nama : Eka Putri Handayani
Nim : 092103049
Program Studi : Diploma III Kesekretariatan
Judul : Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja Staf Dan Pegawai Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
Medan, Juli 2012 Disetujui Pembimbing
DAFTAR ISI
D. Jenis Usaha/Kegaiatan... 26
E. Kinerja Usaha Terkini... 26
E. Pengertian Produktifitas dan faktor-faktor Yang mempengaruhi Produktifitas ... 41
F. Pengukuran Produktivitas ... 45
G. Hubungan Komunikasidengan Produktivitas ... 47
H. Analisa dan Evaluasi ... 49
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 51
A. Kesimpulan ... 51
B. Saran ... 51
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dengan semakin berkembangnya kebutuhan akan informasi dewasa ini, maka peranan komunikasi juga dirasakan semakin penting. Informasi sebagai produk dari komunikasi akan sangat bermanfaat dalam pelaksanaan kerja bagi anggota perusahaan secara keseluruhan. Suatu komunikasi yang baik dan lancar akan menghasilkan arus informasi yang baik untuk kebutuhan para atasan dan karyawan. Sehingga tujuan organisasi/kantor dapat tercapai.
Komunikasi akan berhasil apabila pengirim pesan dan penerima pesan besama-sama mencapai pengertian dan kesimpulan yang sama sesuai dengan yang dimaksudkan, tentang apa yang sebenarnya yang diinformasikan. Untuk itu sangat diperlukan keterampilan dalam pemakaian bentuk-bentuk komunikasi dalam suatu perusahaan demi kelancaran aktifitas perusahaan.
Jadi dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian berita melalui suatu sarana dan bertujuan untuk mendapatkan saling pengertian antara sipenerima dan sipengirim. Komunikasi akan memungkinkan setiap anggota organisasi untuk saling membantu, saling mengadakan interaksi.
memenuhi kebutuhan dan sebagainya. Berbagai keinginan tersebut hanya dapat terpenuhi melalui kegiatan komunikasi dengan orang lain dalam suatu sistem sosial tertentu, termasuk didalam suatu sistem organisasi perkantoran.
Tujuan dari pada komunikasi menciptakan dan saling memberi pengertian (understanding) antara sesama komunikator (pengirim) dan komunikannya
(penerimanya), mengandung kebenaran, lengkap, mencakup keseluruhan menarik dan nyata. Tetapi hal ini tidak bisa dicapai begitu saja, karena ada banyak ada hambatan dalam komunikasi, misalnya: banyaknya perantara dalam proses penyampaian informasi yang disampaikan tidak lagi akurat, dan jika hal ini terjadi akan mengakibatkan salah pengertian (missunderstanding) yang akan berdampak kesalahan pelaksanaan aktifitas kantor yang kemudian akan menghambat produktivitas karyawan, oleh karena itu komunikasi adalah hal yang sulit dan berbelit-belit serta memerlukan pemahaman yang baik.
Apabila perusahaan tidak dapat melaksanakan komunikasi dengan baik, maka semua rencana, instruksi-instruksi, saran-saran, motivasi-motivasi, tidak akan memenuhi sasaran dan akan menemui kegagalan belaka. Dengan kata lain tanpa adanya komunikasi, maka pekerjaan akan menjadi seimpang siur dan tidak sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas perusahaan sangat penting karena sistem komunikasi yang baik akan meningkatkan aktivitas kerja karyawan. Tentu juga meningkatkan produktivitas perusahaan. Komunikasi pada hakekatnya memegang peranan penting tidak hanya diperusahaan saja, tetapi juga dilembaga-lembaga lainnya, dalam pergaulan dengan masyarakat dan sebagainya.
Divisi Public Relation merupakan salah satu bidang yang ada di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara dan memiliki 12 orang karyawan didalamnya. Memiliki pegawai atau karyawan yang produktif bukanlah hanya impian divisi ini saja tetapi juga merupakan impian manajemen perusahaan yang lain. Namun untuk mendorong pegawai agar produktif tidaklah mudah. Dimana produktivitas merupakan salah satu ukuran perusahaan dalam kegiatan kerja untuk mencapai tujuannya, pegawai tidak hanya menyangkut dalam penjadwalan kerja tetapi ketrampilan berkomunikasi juga diperlukan. Oleh karena itu menjalin hubungan komunikasi yang terbuka, jujur, adil, antara pimpinan dan pegawai akan mendorong pegawai untuk bekerja dengan senang hati sehingga produktivitas pun dapat ditingkatkan. Baik buruknya suatu komunikasi akan berpengaruh terhadap hasil kerja dan tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.
B. Perumusan Masalah
Sistem komunikasi yang dilaksanakan perusahaan akan mempengaruhi kelancaran para staf dan pegawainya. Oleh karena itu sangat penting bagi perusahaan untuk memperhatikan bagaimana cara-cara berkomunikasi yang efektif untuk meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawainya.
Berdasarkan uraian tersebut maka perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan yaitu:
Bagaimana peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada PDAM Tirtanadi.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan komunikasi dalam meningkatkan produktifitas kerja staf dan pegawai khususnya pada Divisi Public Relation PDAM Tirtanadi .
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian adalah : 1. Bagi Penulis:
a. Dapat menambah wawasan penulis tentang komunikasi sehingga bisa membandingkan antara praktek dengan teori yang didapat selama mengikuti perkuliahan
2. Bagi Perusahaan:
Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin bermanfaat bagi PDAM Tirtanadi khususnya pada Divisi Public Relation, mengenai masalah yang di hadapi dibidang komunikasi.
3. Bagi Pihak Lain:
Sebagai referensi bagi peneliti-peneliti lain yang beminat terhadap judul yang penulis teliti.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara Jl. SM RAJA No.1 Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO. KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada minggu ketiga dan keempat bulan April 2012 di Divisi Public Relation PDAM Tirtanadi.
Setelah melakukan observasi, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.
F. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan tugas akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebgai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas (Job Description), kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, menjelaskan tentang bagaimana komunikasi yang digunakan oleh staf dan pegawai PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara
PDAM Tirtanadi dibangun oleh Pemerintahan Kolonial Belanda pada tanggal 8 Desember 1905 yang diberi nama NV Waterleiding Maatschappij Ajer Beresih. Pembangunan ini dilakukan oleh Hendrik Cornelius Van Den Honert selaku Direktur Deli Maatschappij, Pieter Kolff selaku Direktur Deli Steenkolen Maatschappij dan Charles Marie Hernkenrath selaku Direktur Deli Spoorweg Maatschappij. Kantor Pusat dari perusahaan air bersih ini berada di Amsterdam Belanda.
Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi didirakan pada tanggal 23 September 1905 dengan nama NV. Water Leiding Maatschappij Ajer Beresih yang berkantor pusat di Amsterdam negeri Belanda. Dengan dikeluarkannya Peraturan Daerah Sumatera Utara No.11 tahun1979 perusahaan ini resmi menggunakan nama yang sekarang (Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi) disingkat PDAM Tirtanadi yang berlokasi di Jl.Sisingamangaraja No.1 Medan.
Pada Tahun 1985, Peraturan Daerah ini disempurnakan dengan Peraturan Daerah Tingkat I Sumatera Utara No.25 tahun 1985 tentang Perusahaan Daerah Air Minum Propinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara.
1991 diperbaharui lagi dengan Peraturan Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara No.3 tahun 1999.
Pada saat itu air yang diambil dari sumber utama mata air Rumah Sumbul di Sibolangit dengan kapasitas 3000 m3/hari. Air tersebut ditransmisikan ke Reservoir Menara yang memiliki kapasitas 1200 m3 yang terletak di Jl. Kapitan (sekarang kantor Pusat PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara). Reservoir ini memiliki ketinggian 42 m dari permukaan tanah. Reservoir ini dibuat dari besi dengan diameter 14 m. Setelah kemerdekaan Indonesia, perusahaan ini diserahkan kepada Pemerintah Provinsi Sumatera Utara melalui Pemerintah Indonesia.
Berdasarkan Perda Sumatera Utara No 11 tahun 1979, status perusahaan diubah menjadi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Sejak tahun 1991 PDAM Tirtanadi ditunjuk sebagai operator sistem pengelolaan air limbah Kota Medan.
Pada tanggal 10 September 2009, telah ditandatangani Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No 10 Tentang Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi yang menyatakan bahwa tujuan pokok PDAM Tirtanadi adalah untuk mengelola dan menyelenggarakan pelayanan air minum yang memenuhi persyaratan kesehatan dan untuk mengembangkan perekonomian daerah, meningkatkan pendapatan daerah, serta meningkatkan kualitas lingkungan dengan memberikan pelayanan pengumpulan dan penyaluran air limbah melalui sistem perpipaan dalam rangka untuk mencapai kesejahteraan masyarakat pada umumnya.
Visi PDAM Tirtanadi
Visi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu prusahaan air minum unggul di Asia Tenggara.
Misi PDAM Tirtanadi
Misi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : a. Memberikan pelayanan air minum kepada masyarakat Sumatera Utara
dengan kuantitas, kontinuitas, dan kualitas yang memenuhi persyaratan. b. Mengembangkan air siap minum secara berkesinambungan.
c. Meminimalkan keluhan pelanggan dengan mengutamakan Pelayanan Prima.
e. Mengelola Perusahaan dengan menerapkan prinsip kewajaran, transparansi, akuntabilitas, dan responsibilitas, sebagai bentuk pelaksanaan Good Corporate Governance.
f. Menjadikan perusahaan sebagai salahsatu sumber Pendapatan Asli Daerah Provinsi Sumatera Utara.
g. Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.
h. Menjalankan pengelolaan air limbah kepada masyarakat Sumatera Utara dan mengembangkannya di masa yang akan datang.
Tujuan Pokok PDAM Tirtanadi
Tujuan PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara : a. Mengembangkan perekonomian Daerah. b. Pendapatan Asli Daerah.
c. Menyelenggarakan pelayanan air minum. d. Memenuhi persyaratan kesehatan.
e. Memberikan pelayanan penyaluran air limbah. f. Meningkatkan kualitas lingkungan.
Sejarah Ringkas Public Relation
berjalan dibawah Divisi Umum tetapi karena kebutuhannya yang meningkat Direktur Utama yang sekarang mengusulkan ke Gubernur untuk dibentuknya Divisi PR sesuai dengan undang – undang setiap unit kerja.
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
PIMPINAN PERUSAHAAN
Direktur Utama : IR. Azzam Rizal, M.Eng Direktur Perencanaan & Produksi : Ir. H. Tamsil Lubis
Direktur Administrasi & Keuangan : H. Ahmad Thamrin, SE, MPsi Direktur Operasi : Mangindang Ritonga, SE, MM Dewan Pengawas PDAM Tirtanadi
Ketua : H. Nurdin Lubis, SH, MM
Sekretaris : Drs. Abu Hanifah Siregar
Anggota : Rajamin Sirait, SE
Anggota : H. Ahmad Ghazali Syam
Anggota : Drs. H. T. Basyrul Kamali, MM DIVISI
Divisi Public Relations : Ir. Amrun
Divisi Penelitian & Pengembangan : Ir. Zulkifli Lubis, MT Divisi Satuan Pengawasan Intern : Drs. Parlindungan Siregar Divisi Pengendalian Kehilangan Air : Ir. Hotmatua Harahap Divisi Umum : Drs. Indarmuda Dongoran Divisi Keuangan : Drs. Irwansyah Siregar Divisi SDM : Cece Harahap, SE, Msi Divisi Perencanaan : Ir. Arif Haryadian
Divisi Produksi : Ir. Neri Batanghari Nasution
Divisi SIIM :Ir. Hamdani Siregar
Divisi Peralatan Teknik : Ir. Delviyandri, M.Psi
Divisi Penelitian dan Pengembangan : Ir. Zainal Abidin Siregar, M.kom
C. Job Description 1. Direktur Utama
a. Memimpin dan mengendalikan kegiatan/ jalannya perusahaan. b. Menetapkan kebijaksanaan/ strategi perusahaan
c. Memajukan, meningkatkan dan mempertahankan kinerja perusahaan. d. Mengadakan dan memimpin rapat
e. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada Gubernur melalui Dewan Pengawas.
f. Menjalani hubungan kerja eksternal. g. Mengawasi pelaksanaan tugas perusahaan.
h. Mewakili perusahaan baik di dalam dan di luar pengadilan.
2. Direktur Perencanaan Produksi
a. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi Lainnya.
b. Menyususn kebijaksanaan/ strategi perusahaan dalam Bidang Perencanaan dan Produksi.
c. Membantu Direktur Utama dalam membuat keputusan, kebijaksanaan/ strategi dalam pengembangan perusahaan.
e. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan.
f. Mengawasi dan mengendalikan operasional sistem instalasi air bersih maupun air limbah dalam lingkup tugasnya.
g. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar direktur.
h. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama.
3. Direktur Administrasi & Keuangan
a. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi lainnya.
b. Menyususn kebijaksanaan/ strategi perusahaan dalam bidang Administrasi & Keuangan.
c. Membantu Direktur Utama dalam membuat keputusan, kebijaksanaan/ strategi dalam pengembangan perusahaan.
d. Mengadakan dan memimpin rapat dalam lingkup tugasnya.
e. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan.
f. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar Direktur.
4. Direktur Operasi :
a. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi lainnya.
b. Menyusun kebijaksanaan/ strategi perusahaan dalam bidang operasi . c. Membantu Direktur Utama dalam mengambil keputusan, kebijaksanaan/
strategi dalam pengembangan perusahaan.
d. Mengadakan dan memimpin rapat dalam lingkup tugasnya.
e. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan.
f. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar Direktur.
g. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama.
5. Divisi Public Relations
a. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang berhubungan dengan Public Relations.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja Public Relations.
c. Menyampaikan informasi dan penjelasan tentang perkembangan perusahaan kepada masyarakat luas.
d. Merencanakan, mengatur dan melaksanakan kegiatan yang sifatnya protokoler.
f. Menjalin dan membina hubungan kerjasama dengan instansi yang berkaitan dengan hukum dan pihak-pihak lainnya.
g. Mempersiapkan dan memberikan bahan untuk keperluan rapat baik yang bersifat internal maupun eksternal.
h. Senantiasa mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta peraturan-peraturan yang berlaku.
i. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan Public Relations dilengkapi dengan evaluasinya.
j. Membantu Direktur Utama untuk menyediakan data dan informasi yang diperlukan oleh pihak intern maupun ekstern.
k. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh direktur utama.
6. Divisi Penelitian dan Pengembangan
a. Membantu Direktur Utama dalam menjalankan tugas dan fungsi Penelitian dan Pengembangan.
b. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang berhubungan dengan tugasnya.
c. Merencanakan dan Melaksanakan program kerja Penelitian dan Pengembangan.
d. Melakukan studi kelayakan untuk kegiatan pengembangan perusahaan. e. Melaksanakan Penelitian dan Pengembangan perusahaan menyeluruh baik
7. Divisi Satuan Pengawas Intern
a. Membantu Direktur Utama dalam melaksanakan tugas pengawasan intern perusahaan.
b. Mengelola fungsi pengawasan fungsional diseluruh unit kerja. c. Melaksanakan analisis setiap kegiatan perusahaan.
d. Mengevaluasi dan memberikan saran kepada Direktur Utama.
e. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama.
8. Divisi Pengendalian Kehilangan Air
a. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja pengendalian kehilangan air.
c. Merencanakan dan melaksanakan pengembangan sistem blok pendistribusi air.
d. Mengurangi / reduksi tingkat kehilangan air secara fisik dan non fisik. e. Meneliti dan mengevaluasi metre air yang bermasalah dan merekomendasi
penggunaan meter air.
9. Divisi Umum
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi umum.
c. Mencatat, menyimpan, mengamankan dan memelihara dokumen perusahaan.
d. Melaksanakan prosedur administrasi surat-menyurat perusahaan.
e. Mengatur penggunaan dan pemeliharaan sarana, ruangan kerja dikantor pusat.
f. Menetapkan pelaksana pengadaan barang dan jasa sesuai peraturan yang ditetapkan.
10. Divisi Keuangan
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi keuangan.
c. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta pengeluaran perusahaan.
d. Mengatur dan menyusun rencana pembayaran hutang jangka panjang dan jangka pendek perusahaan.
e. Mencari sumber-sumber pendanaan eksternal untuk pengembangan perusahaan.
11. Divisi SDM
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan mengendalikan program kerja divisi sumber daya manusia.
c. Mengelola, menyimpan dan mengamankan data-data kepegawaian. d. Mengevaluasi Daftar Penilaian Pegawai (DP3) dari seluruh unit kerja. e. Melakukan pembinaan mental spiritual pegawai.
f. Mengevaluasi hasil-hasil pelaksanaan pendidikan dan pelatihan.
12. Divisi Perencanaan
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan divisinya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi perencanaan.
c. Mengkoordinir penyusunan rencana anggaran pendapatan, biaya tahunan perusahaan.
d. Mempersiapkan dan memberikan bahan untuk keperluan rapat baik internal maupun eksternal.
13. Divisi Produksi
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan divisinya.
b. Merencanakan dan mengatur produksi air sesuai dengan kebutuhan divisi produksi.
c. Melakukan optimalisasi dalam proses produksi air bersih.
d. Melakukan perawatan dan pemeliharaan seluruh sarana proses produksi air bersih.
e. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan divisi produksi dilengkapi dengan evaluasinya.
14. Divisi SIM
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja Divisi Sistem Informasi Manajemen.
c. Membuat dan mengembangkan seluruh sistem informasi yang diperlukan perusahaan.
15. Divisi Operasi Zona 2
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisinya.
c. Mengevaluasi rencana perkembangan dan penyempurnaan sistem jaringan. d. Menjalin kerja sama dengan pihak luar dalam pengembangan jaringan
transmisi/distribusi dicabang operasi zona 2.
D. Jenis Usaha/Kegiatan
Divis Public relation berada di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang bekerja dalam hubungan komunikasi eksternal, seperti perusahan lain pada umumnya yang bertujuan menangani komunikasi eksternal perusahaan.
Divisi Public Relation PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan menyelesaikan permasalaha yang terjadi diluar perusahaan seperti pada media, melakukan pemecahan masalah terhadap berita atau info yang diterima oleh eksternal perusahaan terhadap masyarakat.
E. Kinerja Usaha Terkini
terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan protokoler kegiatan perusahaan rapat internal dan eksternal serta mendistribusikan undangan dan notulen rapat, meningkatkan image perusahaan melalui publikasi ke media cetak dan elektronik, mengkoordinir pemberian bantuan (CSR), menyelenggarakan dialog / pertemuan dengan tokoh agama, pemred media massa dan tokoh masyarakat. Divisi Public Relation juga mengikuti kegiatan pameran dan seminar, serta menyiapkan cinderamata untuk tamu perusahaan dan kunjungan terhadap PDAM Tirtanadi.
F. Rencana Kegiatan
1. Publikasi PDAM yang belum optimal.
Permasalahan : 1. Menghambat perkembangan perusahaan
Sasaran : 1. Meningkatkan image perusahaan melalui pemberian cinderamata, penghargaan dan bantuan kegiatan.
2. Meningkatkan image perusahaan melalui publikasi dan komunikasi (media).
3. Meningkatkan image perusahaan melalui kegiatan nasional.
4. Meningkatkan image perusahaan melalui komunikasi interaktif dengan pelanggan.
5. Meningkatkan image perusahaan dengan mengikuti kegiatan pameran.
Program : 1. Pemberian Karangan Bunga, Bantuan Kegiatan Organisasi, Bantuan Hari Raya Keagamaan, Pemberian Cinderamata kepada tamu Perusahaan dan Calon Jemaah Haji.
Mendokumentasikan asset dan kegiatan Perusahaan, Berpartisipasi pada Pembuatan Iklan dan iklan Bilboard. 3. Pemberian bantuan pada HUT RI, HUT PDAM, HUT
ORMAS/LSM & HUT Media Massa Mitra Kerja.
4. Membuat kotak saran di Kantor Pusat dan Cabang, Mengadakan Sarana Teknologi Komunikasi dengan Pelanggan, mengikuti Dialog Interaktif yang diselenggarakan oleh Media Massa & Media Elektronik. 5. Mengikuti Pameran PRSU, Medan Fair, Water Expo,
Sumut Expo, Teknologi Tepat guna, Pameran Lingkungan Hidup.
2. Masih Banyaknya TRA dan Pencurian Air. Permasalahan : Merugikan Perusahaan
Sasaran : Meningkatkan Cash Flow Perusahaan
Program : Kerjasama Penagihan dan Penertiban Pelanggan engan POLDASU dan KEJATISU.
3. Kurangnya Kontribusi Pemkab. terhadap PDAM Cabang KSO.
Permasalahan : Tidak adanya perkembangan yang signifikan terhadap PDAM Cabang KSO.
Sasaran : Meningkatkan Kinerja PDAM Cabang KSO.
III PEMBAHASAN
A. Pengertian Komunikasi
Manusia sebagai mahluk individu maupun sosial memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju dan berkembang, maka salah satu sarananya adalah komunikasi. Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia. Dengan komunikasi manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, konsepsi, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan dan sebagainya kepada seseoranng secara timbal balik sebagai penyampaian maupun penerima komunikasi.
Komunikasi pada dasarnya dapat dipandang dari berbagai dimensi. Jika dipandang sebagai proses, komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara dinamis. Secara simbolik, komunikasi menggunakan berbagai lambang atau simbol yang dinyatakan dalam bentuk nonverbal (isyarat, gerak, dan ekspresi) maupun verbal (bahasa lisan dan tertulis). Sementara sebagai sistem, komunikasi terdiri atas unsur-unsur yang saling bergantungan dan merupakan satu kesatuan yang integratif.
Komunikasi akan efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan pihak lain terangsang untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif akan menambah keberhasilan individu maupun organisasi.
Menurut Stuart (2004 : 18) memberikan pengertian :
“Komunikasi adalah membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan
Menurut Rogers dan Kincaid (2004:19) memberikan pengertian :
”Komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau
melakukan pertukaran informasi terhadap satu sama lain, yang pada gilirannya
akan tiba kepada saling pengertian”.
Menurut Hovland (2004:17) memberikan pengertian :
“Komunikasi adalah Suatu upaya yang sistematis untuk merumuskan
prinsip-prinsip secara tegas, dan atas dasar pronsip-prinsip-prinsip tersebut disampaikan
informasi serta dibentuk pendapat dan sikap”.
B. Unsur-unsur komunikasi
Penegasan tentang unsur-unsur dalam proses komunikasi itu adalah sebagai berikut:
1. Sender : komunikasi yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau
sejumlah orang.
2. Encoding : penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk
lambang.
3. Message : pesan yang merupakan seperangkat lambing bermakna yang di
sampaikan oleh komunikator.
4. Media : saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator
kepada komunikan.
5. Decoding : pengawasandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan
makna pada lambing yang disampaikan oleh komunikaator kepadanya.
7. Response : tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah diterima pesan.
8. Feedback : umpan balik, yakni tanggapan komunikasi apabila
tersampaikan atau di sampaikan kepada komunikator.
9. Noise : gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat
diterimanya pesaaan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang di sampaikan oleh komunikator kepadanya.
C. Bentuk Komunikasi
Menurut bentuknya komunikasi terdiri dari : 1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara lisan maupun tulisan.
Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perusahaan dan merupakan kunci sukses suatu perusahaan. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi dengan baik. Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah (one way communication) dan komunikasi dua arah ( two way communication).
yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian informasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang disampaikan.
Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang dijelaskan diatas, komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas yang dikerjakan menjadi kurang sesuai dengan yang diperintahkan, dan tentunya hal ini sangat merugikan.
Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan, maka komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perusahaan adalah adanya jalinan pengertian dari kedua belah pihak.
Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat untuk membantu melancarkan komunikasi. Jadi, untuk dapat melaksanakan komunikasi yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan. Agar komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima komunikasi, jangan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, tetapi gunakan bahasa yang sederhana sehingga mudah dimengerti. Meskipun dalam komunikasi kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan hambatan tersebut atau setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, sehingga kita dapat memperoleh manfaat dalam keuntungan-keuntungan tertentu antara lain :
a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin b. Biaya-biaya dapat ditekan
c. Dapat meningkatkan partisipasi
d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik
lainnya. Hubungan antar bagian-bagian harus diatur sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi saluran komunikasi yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran komunikasi yang disusun dengan sebaik-baiknya hingga mudah dipahami oleh setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan dengan baik dan berlangsung secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu perusahaan dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide dari satu pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan juga sebagai tata hubungan.
Komunikasi verbal yang diterapkan di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara meliputi komunikasi tertulis dan lisan. Komunikasi lisan yang ada di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara meliputi langsung bertatap muka, melalui telepon, rapat, dan pengarahan. Komunikasi tertulis yang ada pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara meliputi surat keputusan, memo, suarat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan dan sebagainya.
2. Komunikasi Nonverbal
organisasi maupun lingkungan sosial lainnya. Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya mengerut sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara kontinu tentang apa yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainnya adalah bahasa tubuh, yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama komunikasi tatap muka. Ada banyak gerakan tidak ketara atau tidak begitu nampak yang dilakukan oleh orang-orang tetapi mengandung arti tersendiri. Misalnya senyuman, kerut dahi, gerak mata, berjabat tangan dengan keras dan masih banyak gerakan badan lainnya.
Komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat. Komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam suatu hubungan komunikasi. Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata. Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan kepala.
Komunikasi non verbal kurang diterapkan di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara karena komunikasi non verbal bersifat informal, komunikasi non verbal ini sangat tidak tepat apabila digunakan di lingkungan kantor, sebab komunikasi non verbal ini hanya menggunakan bahasa tubuh dan panca indera. Biasanya komunikasi non verbal ini dilakukan oleh staf dan pegawai yang mempunyai hubungan dekat dan sudah akrab.
D. Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan antara manusia, bahkan dalam keadaan paradaban yang primitif sekalipun. Dalam masyarakat yang tinggi peradabannya dan lebih kompleks, masalah komunikasi maupun kegunaannya turut berkembang. Perkembangan teknologi dalam hal ini mengirimkan, memproses, menyimpan, dan menerima informasi mengharuskan pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat, sehingga makna yang sebenarnya dapat terwujud. Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat kemajemukan sistem komunikasi. Analisis sistem komunikasi yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur (three way flow). 1. Komunikasi kebawah ( Downwards Communication )
Komunikasi kebawah di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara seperti komunikasi antara Kepala Divisi dengan Kepala Bidang, Staf dan Pegawai Divisi Public Relation.
2. Komunikasi Ke Atas
Komunikasi keatas adalah arus komunikasi dari bawahan ke atasan (pimpinan) yang lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara pimpinan dengan bawahan. Bentuknya adalah surat pertanggungjawaban, saran, pengaduan dan permintaan untuk diberikan keputusan. Komunikasi keatas paling sering berbentuk konsultasi antara karyawan dan pimpinan, dengan memberi kesempatan kepada pihak karyawan untuk mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak kesekretariatan direktur.
Komunikasi keatas di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara misalnya komunikasi antara staf, dan pegawai, Kepala Bidang kepada Kepala Divisi.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua staf atau pegawai atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat. Komunikasi horizontal ini perlu ditingkatkan perannya. Dengan bertambahnya penggunaan bidang jasa spesialisasi keharusan itu jelas tergambar. Pada jenjang dewan Direksi arus horizontal terwujud dengan diadakanya rapat. Pada jenjang kebawah manfaat rapat dapat digunakan untuk tujuan yang sama.
Komunikasi horizontal yang di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara seperti komunikasi antara sesama pegawai, sesama staf.
a. Komunikasi Secara Lisan
Komunikasi secara lisan ini dipergunakan komunikasi berhadapan muka atau komunikasi tatap muka (face to face). Hal ini dikecualikan kalau dilakukan komunikasi dengan menggunakan telepon, pidato, briefing dan media komunikasi lainnya.
Proses komunikasi secara lisan antara Kepala Divisi dengan Kepala Bidang, Staf dan Pegawai di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
b. Komunikasi Secara Tertulis
Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan dibuat secara tertulis agar otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen agar dapat digunakan sebagai bahan pemeriksaan kembali.
Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah pemeliharaan atau penyimpanan yang bersifat up to date dan usaha untuk secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari. Manfaat lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis yaitu dapat menjadi suatu sumber perselisihan kerena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur pengaturan).
mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat mencapai tujuannya dengan efektif.
Komunikasi secara tulisan antara Kepala Divisi dengan Kepala Bidang, Staf dan Pegawai di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, dan sebagainya.
Hubungan komunikasi terbagi dalam dua bentuk yaitu : 1) Komunikasi Internal.
Komunikasi Internal merupakan komunikasi yang sehari–hari dilaksanakan pada kegiatan usaha, baik di bidang jasa maupun barang, karena sebagian besar kegiatan kantor terdiri dari adanya hubungan-hubungan didalam lingkungan sendiri.
Komunikasi Internal di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara misalnya komunikasi antara Kepala Divisi dengan Kepala Bidang, komunikasi antar sesama staf dan pegawai
2) Komunikasi External
perusahaan yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif pengaruhnya dalam usaha meningkatkan produktivitas perusahaan.
Ada empat azas pokok komunikasi dalam menciptakan dan memelihara sistem komunikasi yaitu:
a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
b. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkan pada satu hal lain yang telah dimengerti.
c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya mengerti.
d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan. Efektivitas suatu organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat atau tidaknya data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika anggota organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan data yang sebenarnya.
E. Pengertian Produktivitas dan Faktor-faktor yang mempengaruhi Produktivitas
1. Pengertian Produktivitas
Para ekonom biasanya mendefinisikan produktivitas sebagai “ratio output” dibandingkan dengan “input fisik”. Hal tersebut biasanya dihubungkan dengan industri-industri secara keseluruhan pada sektor-sektor dalam suatu perekonomian.
Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam memproduksi barang-barang. Ukuran produktivitas yang paling terkenal berkaitan dengan tenaga kerja yang dapat dihitung dengan membagi pengeluaran dengan jumlah yang digunakan atau jumlah jam kerja karyawan.
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi produktivitas, antara lain : a. Bersumber dari pekerjaan
Suatu pekerjaan yang banyak memerlukan gerakan yang dapat mengakibatkan produktivitas kerja menjadi rendah. Oleh karena itu, agar gerakan dalam melakukan pekerjaan cepat dan tepat terlebih dahulu diadakan “Time and Motion Study”. Dengan dua studi tersebut dapat tercipta gerakan - gerakan yang efektif dan dapat memperlancar pekerjaan sekaligus mengurangi kesalahan karyawan.
harus diselesaikan maka terkadang ketahanan fisik Sekretaris Direksi tersebut menjadi menurun sehingga produktivitas kerjanya menjadi berkurang.
b. Bersumber dari karyawan itu sendiri
Semangat dan kegairahan kerja para karyawan merupakan unsur penting guna mencapai produktivitas yang tinggi. Maka sebaiknya pimpinan memperhatikan unsur penting tersebut seperti melalui :
1. Gaji yang memadai
2. Kebutuhan karyawan perlu diperhatikan 3. Penempatan karyawan pada posisi yang tepat
Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, unsur-unsur ini juga diperhatikan oleh Kepala Divisi. Sebab apabila unsur ini tidak deperhatikan akan membuat semangat kerja menjadi rendah dan menyebabkan produktivitas juga menjadi rendah.
Selain dari kedua sumber tersebut diatas maka faktor-faktor lain yang mempengaruhi produktivitas kerja adalah:
1) Pendidikan
Menurut pengamatan penulis, pendidikan tidak mempengaruhi produktivitas kerja staf dan pegawai pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Pendidikan hanya membedakan posisi staf dan pegawai atas pekerjaan yang dibebankan kepadanya.
2) Kesehatan Jasmani dan Rohani
Salah satu tugas pimpinan perkantoran adalah menjamin kesehatan karyawan yaitu dengan cara mengatur jam kerja, meniadakan lembur dan mendirikan poliklinik sehingga dapat menciptakan kegiatan kerja para karyawan. Karyawan yang sehat juga pasti akan dapat meningkatkan produktivitas kerjanya.
Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, kesehatan jasmani dan rohani para staf dan pegawai juga selalu diperhatikan, sebab staf dan pegawai yang sehat akan dapat meningkatkan produktivitas kerjanya. Staf dan Pegawai PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara berhak untuk berobat di Poliklinik yang disediakan PDAM Tirtanadi.
3) Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja ini juga diatur sebaik mungkin, sehingga membuat suasana kerja di PDAM Tirtanadi menjadi lebih nyaman yang dapat membuat para staf dan pegawai menjadi lebih semangat bekerja, sehingga produktivitas kerja juga akan meningkat.
4) Faktor Manajerial
Gaya kepemimpinan yang efektif, memotivasi, mengarahkan, dan menggerakan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas.
Di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara karena struktur organisasinya hanya terdiri dari Direksi, Kepala Divisi, Kepala bidang dan staf/pegawai yang terdiri dari beberapa orang, maka faktor manajerial dilakukan Kepala Divisi. Mereka adalah pimpinan yang memotivasi, mangarahkan, dan menggerakkan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas.
5) Motivasi
Motivasi juga merupakan faktor utama pendukung tingginya produktivitas kerja staf dan pegawai pada. Staf dan pegawai yang memiliki motivasi yang tinggi, tentu saja produktivitas kerjanya akan meningkat.
6) Peralatan yang digunakan
Peralatan yang digunakan mempunyai efek yang sangat penting dalam meningkatkan produktivitas kerja. Produktivitas kerja seorang karyawan perlu mendapat perhatian dari perusahan karena produktivitas kerja akan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Produktivitas dapat dimaksudkan sebagai penggunaan sumber-sumber ekonomi yang digerakan secara efektif dan memerlukan keterangan organisator dan teknik sehingga mempunyai tingkat hasil guna yang tinggi, artinya hasil yang diperoleh seimbang dengan masukan yang diolah.
Metode-metode yang ada untuk meningkatkan produktivitas kerjaPDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara adalah dengan pemotivasian staf dan pegawai dengan memberikan berbagai dorongan. Adapun dorongan itu yaitu memberikan upah/gaji yang memadai, kenyamanan dan keamanan pekerja saat bekerja lembur dan adanya jaminan sosial.
F. Pengukuran Produktivitas
produktivitas karyawan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui prestasi yang dapat dicapai setiap karyawan. Apakah baik, sedang, atau kurang. Penilaian prestasi penting bagi setiap karyawan dan berguna bagi perusahaan. Hal ini digunakan untuk menetapkan tindakan kebijakan selanjutnya. Dengan pengukuran produktivitas atau prestasi kerja berarti para bawahan mendapat perhatian atasan sehingga mendorong bawahan untuk lebih bergairah dalam bekerja, asalkan proses pengukurannya atau penilaiannya jujur dan objektif serta ada tindak lanjutnya. Tindak lanjut pengukuran ini memungkinkan karyawan untuk dipromosikan, didemosikan, dikembangkan atau balas jasa (kompensasi) nya dinaikkan.
Pengukuran produktivitas atau penilaian prestasi kerja staf dan pegawai PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara dilakukan dalam waktu enam bulan sekali, dimana yang melakukan pengukuran atau penilaian langsung terhadap staf dan pegawai adalah Kepala Unit Kerja
Adapun hal-hal yang dinilai atas diri karyawan adalah hal-hal yang dapat mendorong produktivitas atau prestasi kerja setiap karyawan seperti kesetiaan atau loyalitas karyawan, kejujuran, kepemimpinan, kerja sama, dedikasi dan partisipasi karyawan didalam perusahaan.
bagi karyawan tersebut adalah bahwa ia dapat mengetahui setiap kemampuannya melalui nilai yang kurang, cukup atau baik. Dengan mengetahui kekurangan-kekurangan berarti dia (karyawan) dapat memperbaikinya untuk waktu yang akan datang.
G. Hubungan Komunikasi dengan produktivitas
Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi. Seorang pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu tujuan yang efektif dan efisien dalam pemilihan dan penggunaan saluran organisasi, dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan mengetahui peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam komunikasi dapat dikurangi.
American Management Assiciation (AMA) yang dikutip oleh Effendy (2005:27) telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut dengan “The Commandements Of good Communication” (sepuluh pedoman komunikasi
yang baik ), yaitu :
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan. 2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama dikomunikasikan.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa setiap organisasi membutuhkan organisasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif, padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif.
Meningkatkan produktivitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja.
Salah satu cara dalam meningkatkan produktivitas yaitu dengan cara memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.
H. Analisis dan Evaluasi
produktivitas kerja pegawai pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara tersebut dapat meningkat. Peningkatan produktivitas kerja pegawai ini dapat menghemat biaya, waktu, dan metode kerja (tenaga dan pikiran).
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Bagian akhir dari penelitian ini akan menguraikan kesimpulan yang berdasarkan atas rumusan masalah yang dibahas pada bab–bab terdahulu tentang peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, kesimpulan – kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Sistem komunikasi yang digunakan pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara yaitu sistem komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi meliputi vertikal dan horizontal.
2. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Hal ini dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Kepala Divisi, Kepala bidang, Staf dan Pegawai. Dengan komunikasi yang baik pula, maka tujuan dari PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara dapat tercapai secara efektif dan efisien.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran seperti yang diraikan sebagai berikut :
2. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dengan sebaik – baiknya agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan berkomunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
3. Agar selalu menjalin komunikasi yang baik antara satu dengan yang lainnya mengingat betapa besarnya pengaruh komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan karyawan pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
DAFTAR PUSTAKA
Canggara Hafied. 2000. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : PT Radja Grafindo Persada
Canggara, Hafied. 2004. Pengantar Ilmu Komunikasi Bisnis. Jakarta : PT Radja Grafindo Persada
Liliweri, Alo. 2004. Wacana Komunikasi Organisasi. Bandung : Mandar Maju Muhammad, Arni .2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara
Mulyana, Deddy. 2005. Komunikasi Organisasi. Bandung :PT. Remaja Rosdakarya.
