Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan dan beberapa saran yang diharapkan bermanfaat dikemudian hari.
7 BAB II
PROFIL KEPALA BALAI RISET DAN STANDARDISASI INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)
1. Sejarah Singkat Perusahaan
Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan) pada awalnya bernama Balai Industri yang berdiri pada tanggal 15 April 1964 dengan status perwakilan Balai Penelitian Kimia Bogor. Berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian No. 183/M/SK/73 tanggal 27 Maret 1973 status Balai Penelitian Kimia Medan ditetapkan berdiri sendiri dan bertanggung jawab kepada Lembaga Penelitian dan Pengembangan Industri Jakarta. Berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian No.357/M/SK/8/1980 tanggal 26 Agustrus 1986 Balai Penelitian Kimia Medan berubah nama menjadi Balai Penelitian dan Pengembangan Medan. Kemudian terjadi penggabungan antara Proyek Penelitian Logam Medan dan Proyek Penelitian Tekstil Medan, juga Balai Penelitian dan Pengembangan Perindustrian Medan berdasarkan keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan No. 348/Kep/101/1996. Dengan surat Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan No. 784/MTP/KEP/2002 pada tanggal 29 November 2002 nama Balai Penelitian dan Pengembangan Industri Medan diubah manjadi Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan).
2. Struktur Organisasi
Pembuatan struktur organisasi dalam suatu perusahaan mutlak harus dilakukan oleh pimpinan perusahaan agar aktivitas personil perusahaan tidak tumpang tindih (over lapping ). Struktur organisasi yang telah dibuat akan membantu memberikan pengertian yang jelas dengan pembagian tugas yang ada dalam perusahaan itu dan setiap pekerja mengetahui dari mana sumber perintah dan kepada siapa seseorang itu bertanggung jawab.
Dengan adanya struktur organisasi diharapkan tercapainya suatu koordinasi yang efektif di antara unit-unit maupun bagian – bagian dalam organisasi yang digunakan harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan agar pendayagunaan sumber daya yang ada dapat optimal.
Struktur organisasi pada BARISTAND merupakan stuktur organisasi garis dan staf, yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang secara vertikal serta hubungan antara bagian secara horizontal.
9
Berikut ini struktur organisasi pada BARISTAND :
Sumber : BARISTAND (2015)
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Balai Industri Medan (BARISTAND) 3. Visi dan Misi Perusahaan
Visi
Menjadi lembaga litbang terkemuka dan profesional yang dapat memberikan solusi bagi industri.
Misi
1. Melaksanakan penelitian dan pengembangan serta rekayasa di bidang mesin dan peralatan.
2. Peningkatan Jasa Pelayanan Teknis. 3. Mendorong penerapan Standart Nasional.
4. Meningkatkan kemampuan penguasaan teknologi dan penanggulangan
pencemaran industri.
5. Pengembangan kompetensi bidang teknologi proses dan produk. 6. Meningkatkan pelayanan ketata usahaan untuk mendukung TUPOKSI.
4. Arti Logo Perusahaan
Sumber : BARISTAND (2015)
Gambar 2.2 Makna Logo Kementrian Perindustrian
Bentuk logogram terinspirasi dari gabunga stilasi daun, dengan sirkuit yang terdapat di dalam daun yang menghubungkan komponen elektronik satu sama lain tanpa kabel, dan roda gigi yang berjumlah 5(lima) yang melambangkan
11
5(lima) asas Negara Indonesia dan 5(lima) nilai inti (core value) Kementrian Perindustrian yang Integritas, Profesionalisme, Inovatif, Produktif, dan Kompetitif.
Kementrian Perindustrian diharapkan juga berperan dalam : 1. Peningkatan kesejahteraan rakyat.
2. Penciptaan lapangan kerja. 3. Peningkatan daya saing industri 4. Kepedulian lingkungan.
5. Pengembangan inovasi pada pembangunan industri nasional.
Bentuk huruf (typeface) yang bold dan dinamis merefleksikan kekuatan dan semangat dari Kementerian Perindustrian sebagai organisasi yang modern dan menjangkau seluruh masyarakat industri. Sedangkan warna biru pada huruf Kementerian Perindustrian menggambarkan pentingnya peran tekhnologi dalam pembangunan industri nasional.
Makna Warna Logo Kementerian Perindustrian
1. Warna Merah Oranye melambangkan : Dinamis dan bijaksana.
2. Warna Hijau melambangan : Pertumbuhan, kesejahteraan dan berwawasan lingkungan.
3. Warna Biru melambangkan : Percaya diri, kemandirian dan teknologi. 4. Warna Abu-abu melambangkan : Sikap optimis dan berdaya guna.
12
INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)
A. Pengertian dan Peranan Sekretaris
Kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks. Tugas- tugas pimpinan sering terganggu karena kurang memperhatikan hal- hal yang bersifat rinci, yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan tugas pimpinan, pimpinan dituntun untuk dapat mengetahui dengan cepat situasi dan kondisi perusahaan.
Agar pimpinan dapat bekerja dengan jabatannya sebagai orang yang menentukan berhasil tidaknya perusahaan, perlu dibantu seseorang yang di sebut sekretaris. Oleh sebab itu, seorang sekretaris harus mempunyai dedikasi yang tinggi untuk mengabdi kepada pekerjaan yang dipercayakan kepadanya. Begitu pentingnya peranan seorang sekretaris, mungkin pimpinan akan kewalahan dalam mengelola instansi yang dipimpinnya. Oleh karna itu, dapat dikatakan bahwa sekretaris merupakan tangan kanan atau orang kepercayaan dalam membantu tugas-tugas pimpinan.
a. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu Secretum yang artinya Rahasia . Kata Secretum kemudian berubah menjadi kata Secretaire dalam bahasa
13
Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda. Jadi sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan. (Wursanto, 2006:1)
Berdasarkan asal kata sekretaris, maka sekretaris merupakan orang yang memegang rahasia. Misalnya, membuat surat yang bersifat rahasia, menyimpan serta memelihara surat fungsi sekretaris adalah untuk meringankan dan mempelancarkan tugas-tugas pimpinan.
Beberapa pendapat tentang sekretaris (Gemilang, 2013:15) : a. Menurut Braum dan Ramon
Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibanyayang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
b. Menurut Gie
Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
c. Menurut Wursanto
Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinannya.
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya (Ratnawati dan Sunarto, 2006: 4), yang terdiri dari tiga aspek yaitu :
1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab : A. Sekretaris Organisasi
Yaitu seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretaris dari suatu instansi pemerintah tertentu. Sekretaris ini juga memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan, pengarah, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, dan melakukan hal – hal yang perlu kemajuan organisasi.
Dalam tugasnya, seorang sekretaris, kecuali melakukan perintah dan instruksi pimpinan, juga secara aktif membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karna dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manjemen demi tercapainya tujuan dan cita- cita organisasi secara keseluruhan.
Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan, dan lain-lain.
B. Sekretaris Pribadi
Sekretaris Pribadi terdiri dari 2 (dua) macam yaitu : 1. Sekretaris Pribadi (Private/Personal secretary)
Yaitu seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu orang tertentu yang bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai/ staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh
15
perorangan untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mengerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor yang terpisah dari rumah tinggal orang yang memperkejakan, tetapi juga dapat di salah satu ruang di rumah tinggalnya.
Contoh : seorang sekretaris seorang bintang film, seorang tokoh masyarakat,seorang penulis novel, dan lain- lain.
2. Sekretaris Pimpinan
Yaitu seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Sekretaris pimpinan bukanlah karyawan pimpinan yang dibantunya melainkan karyawan perusahaan, organisasi, atau yayasan yang mengangkat dan menggajinya. Dia melaksanakan pekerjaan perusahaan yang termasuk dalam tugas pimpinan yang dibantu dan bertanggung jawab kepadanya.
Contoh : sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur dan lain-lain
Karena membatu seorang pimpinan, sekretaris pimpinan sering juga disebut sekretaris pribadi.
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja : a. Sekretaris Junior
Yaitu sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai sekretaris. Karena masih belum mempunyai banyak pengalaman dalam melaksanakan pekerjaanya maka sekretaris junior biasanya masih memerlukan bimbingan dan harus banyak belajar. Karna keterbatasan masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam kerjanya juga masih diberikan tugas yang terbatas. Tugas
sekretaris junior misalnya menemui tamu, menjaga telepon, mencatat pesan, mengagendakan suat masuk dan surat keluar, dan sebagainya.
b. Sekretaris Senior
Yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri dan mempunyai cukup pengalaman bekerja. Oleh karna itu, sekretaris senior juga dapat dianggap sudah mampu mandiri, tidak selalu memerlukan bimbingan dan dapat menangani tugas buat segala permasalahan dengan baik.
Tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang dituntut oleh pribadi (dalam hal sekretaris pribadi bukan pimpinan ) beserta segala urusannya atau oleh tugas dan tanggung jawab pimpinan yang dibantunya (dalam hal sekretaris pribadi pimpinan).
3. Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan): a. Sekretaris Bidang
Yaitu sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bidang hukum, medis, teknik. Dengan demikian, sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian dan pemikairan atas pekerjaan tertentu. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki pengetahuan dan kecakepan kerja sebagai seorang sekretaris pada umumnya. Jadi, sekretaris bidang adalah petugas yang menjadi sekretaris dalam bidang tertentu.
17
2.Peranan Sekretaris
Peranan (role) merupakan proses dinamis kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajiban sesuai dengan kedudukannya, dia menjalankan suatu peranan. Perbedaan antar kedudukan dengan peranan adalah untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Keduanya tidak dapat dipisah-pisahkankan karena yang satu tergantung pada yang lain dan sebaliknya. (Soekanto, 2009:212-213).
Dalam hal sekretaris, peran yang dipegangnya berporos pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga : perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja. Dalam setiap lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama.
Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga. Dalam lembaga, usaha kegiatan langsung mencakup kegiatan produksi, dengan membuat produk yang hendak disampaikan kepada masyarakat, distribusi dengan memasarkan produk, dan pembiayaan dengan mendapatkan modal, membiayai produksi dan distribusi, serta mengurus uang yang masuk bagi perusahaan.
Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya. Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas di bidang personalia, pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan dan lain- lain.
Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan pertama atau kedua. Karena tugas sekretaris membantu pimpinan , maka entah pimpinan
itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah peran pendukung (supportive). Tujuan langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah tercapainnya tujuan lembaga, karna pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya.
Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas – tugas pimpinan, antar lain sebagai berikut (Gie, 2000) :
a. Pusat informasi
Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus mengetahui bagian yang ditangani sendiri , sebagai contoh : mengenai surat – surat, laporan dan berkas- berkas yang berkaitan dengan pemasaran. Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peranan sebagai berikut :
1. Peran strategi
Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performance perusahaan secara jangka panjang sehingga tercapai melalui kelancaran arus informasi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, misalnya sebagai penjaga rahasia perusahaan.
2. Peran Teknis
Yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan . aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.
19
3. Peran Pendukung
Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.
b. Penerima Telepon
Sebagai seorang penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelepon dengan baik.
c. Perantara dan Penghubung
Yaitu bahwa sekretaris merupakan penghubung atau perantara antara pimpinan dan pegawai lainnya ataupun sebaliknya antara pimpinan dengan pihak luar instansi sehingga diperluka komunikasi yang baik antara sekretaris dan pimpinan serta pegawai lainnya dan dituntut harus mengetahui cara mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan benar dengan semua pihak demi pencapaian tujuan perusahaan.
Pada kantor Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan menjabat sebagai officer III/ Specialist II Kesekretariatan dan sebagai Administrator Kesekretariatan. Peranan yang sekaligus merupakan tanggung jawabnya antara lain.
1. Menganalisa dan mempersiapkan data untuk penyusunan konsep rencana kerja dan anggaran bidang administrasi umum.
2. Menganalisa dan melaksanakan penerimaan dan pencatatan surat
3. Menganalisa dan melaksanakan pedoman Tata Laksana Surat dan Kearsipan.
4. Menganalisa dan melaksanakan pengelolaan sistem kearsipan dan
pemeliharaan arsip.
5. Menganalisa dan melaksanakan administrasi penyelesaian tagihan
pengiriman surat / dokumen, surat kabar dan jamuan.
6. Menganalisa dan melaksanakan kegiatan keprotokolan untuk acara
seremonial di perusahaan.
Selain itu sekretaris di satuan / unit kerja kesekretariatan pada kantor BARISTAND juga memiliki perana lain yaitu sebagai pusat informasi, penerima telepon, dan sebagai perantara atau penghubung saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, dan sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
B. Syarat dan Tugas Sekretaris
1. Syarat – syarat Sekretaris Perusahaan
Seorang sekretaris yang profesional harus mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan kurang baik, karna jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatannya akan berjalan dengan kurang baik.
Untuk memperluas pengetahuan dan kemampuan dalam pekerjaan, maka sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa
21
yang akan terjadi dan apa yang biasa dihadapi, serta bagaimana cara mengatasinya dengan cepat dan tepat. Berusaha mengetahui apa yang dilakukan oleh pimpinan pada waktu yang lalu dan mempelajari kebijaksanaan umum dan dalam pedoman tata kerja sebagai informasi tentang latar belakang yang harus diketahui.
Mengingat tugas sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk seorang sekretaris yang dapat dianggap cakap, mampu dan tepat dalam bidangnya.
Syarat kemampuan kerja, yang harus dimiliki oleh sekretaris belum dapat seketika dimiliki pada waktu sekretaris mulai bekerja. Sekretaris yang baru bekerja, pada umumnya sering membuat kesalahan, oleh sebab itu harus mempelajari dan memahami keadaan perusahaan tempatnya bekerja, di samping harus membina ketelitian dari sekretaris itu sendiri.
Syarat jabatan sekretaris adalah jabatan profesional yang bisa di kembangkan. (Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, 2012:11)
Pada dasarnya, syarat untuk menjadi sekretaris adalah sebagai berikut (Gemilang, 2013:19-21)
1. Berpendidikan sekurang- kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) ditambah pendidikan sekretaris.
2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, maksudnya adalah
terampil dalam hal mengetik, korespondensi, penguasaan berbagai mesin kantor, menyusun laporan dan lain-lain.
3. Memahami cukup pengetahuan umum. Yang dimaksud pengetahuan umum adalah pengetahuan mengenai lingkungan kehidupan, budaya (kultur) dan peradaban yang cukup tinggi untuk dapat mengikuti percakapan (konversasi) orang – orang intelektual modern. Misalnya : a. Organisasi dan manajemen perusahaan.
b. Masalah niaga dan lain- lain.
4. Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bahasa Inggris, dan bahsa asing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.
5. Memiliki kepribadian sebagai sekretaris yaitu sifat sifat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana, berpenampilan baik dan menarik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, dan lain – lain.
6. Syarat praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari- hari seperti menerima tamu, menerima telepon, dan membuat agenda pertemuan kantor atau perusahaan.
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris , orang tersebut harus mempunyai cukup pengetahuan dan pengalaman dalam berbagai pekerjaan dan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan dan tanggung jawabnya yang belum begitu luas, misalnya satu bulan sebagai resepsionis, beberapa minggu lagi sebagai teleponis, beberapa bulan di bagian korespondensi dan lain- lain. Semuanya sangat diperlukan untuk
23
membiasakan diri dalam berbagai macam pekerjaan bisnis rutin yang nantinya diperlukan untuk menjalankan pekerjaan sekretaris secara sukses.
Sedangkan syarat untuk menjadi seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam (Wursanto, 2006:22) yaitu :
1) Syarat syarat Umum
Syarat – syarat umum yaitu syarat – syarat yang berhubungan dengan sikap kepribadian, sikap tingkah laku, kecakapan pribadi.
A. Sikap Kepribadian
Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang berhubunga dengan :
1. Sifat – sifat mental, ialah kemampuan seorang dalam menghadapi berbagai persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif. Sikap yang diperlukan antara lain ketelitian, penuh inisiatif dan kreativitas, serta kemampuan menyesuaikan diri.
2. Kemampuan berbicara, yaitu mengemukakan ide- ide kepada pihak lain dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti.
3. Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan
pembendaharaan bahasa yang cukup. Pergunakan kata-kata yang tepat dalam berbicara. Kata- kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan tugas pekerjaan perlu diketahui.
4. Tidak gugup. Untuk menghindari rasa gugug, biasakan diri untuk bergaul dengan siapa pun, serta berani mengemukakan pendapat dalam keadaan dan situasi apapun.
5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu membangkitkan gairah atau semangat yang tinggi. Oleh karna itu syarat kesehatan menjadi salah satu yang harus dipenuhi oleh setiap calon pelamar/pegawai.
6. Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu
menunjukkan sikap simpati terhadap siapapun serta harus berpenampilan baik.
B. Sikap dan Tingkah laku
Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain ( para pegawai perusahaan, para pejabat perusahaan, dan pejabat – pejabat lain dari luar perusahaan) yang berhubungan dengan pimpinannya. Mengingat tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pihak lain, maka ia harus memiliki kepribadian yang baik. Kepribadian seorang tecermin pada sikap dan tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain (Wursanto, 2006:22) :
1) Sopan dan ramah 2) Dapat dipercaya 3) Dapat bekerjasama 4) Setia
25 6) Penuh perhatian 7) Baik hati 8) Bijaksana 9) Penuh inisiatif 10)objektif C. kecakapan pribadi
seorang sekretaris selain dituntut untuk memenuhi syarat – syarat seperti diuraikan dia atas juga, juga dituntut untuk memiliki suatu kecakapan pribadi.
Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain :
1. Panjang akal : hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apapun, dan bagaimana pun dibawah tekanan pihak manapun harus selalu dapat mengatasi persoalan – persoalan yang di hadapi.
2. Ambisi : keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.
3. Inisiatif : prakarsa. Jangan bekerja hanya krena ada perintah dari atasan. 4. Kearsipan dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.
5. Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat manapun.
6. Loyalitas kepada perusahaan / instansi yang bersangkutan.
2) Syarat – syarat Khusus
Syarat syarat khusus adalah syarat – syarat yang berkaitan denga skill atau keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Ada 10 (sepuluh) kompetensi yang
mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris (Gie, 2000) yaitu :
1. Kemampuan menangani telepon 2. Kemampuan menangani tamu 3. Kemampuan mengelola kas kecil
4. Kemampuan menagani alat tulis dan perlengkapan kantor 5. Kemampuan menangani dikte
6. Kemampuan mengatur pertemuan/rapat 7. Kemampuan mengatur perjalanan dinas
8. Kemampuan mengeloal dokumen
9. Kemampuan menangani telepon
10.Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan
Adapun persyaratan/ spesifikasi jabatan sekretaris ( Officer III/Specialist II Kesekretariatan) pada kantor BARISTAND adalah :
1. Persyaratan pendidikan formal dan pengalaman : a. S1/S2 (fresh graduate).
b. D3, dengan pengalaman minimal 5(lima) tahun di fungsi yang relevan.
c. D2/D1, dengan pengalaman minimal 7(tujuh) tahun di fungsi yang relevan.
d. SLTA Sederajat, dengan pengalaman 5(lima) tahun di fungsi yang relevan.
27
2. Pelatihan minimal yang dibutuhkan : a. Tata Laksana Surat dan Kearsiapan. b. Keprotokolan.
c. Kesekretariatan. d. Etika Komunikasi. e. Statistik.
2.Tugas – tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dari masa ke masa semakin berkembang, pada mulanya sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian tugas sekretaris bertambah yakni menangani surat – surat pejabat pimpinan yang meliputi surat – surat pribadi atau surat rahasia. Selanjutnya tugas sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya, seperti: menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyususn jadwal rapat, menyusun acara sehari- hari pimpinan, dan sebagainya.
Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin seperti mengetik misalnya, tapi sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya dalam beberapa masalah.
Adapun tugas – tugas sekretaris adalah (Hendarto, 2004:7) : 1. Tugas Rutin
Yaitu tugas – tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya. Tugas rutin meliputi :
a. Menyusun/ membuat surat (korespondensi ) b. Menata arsip
c. Mengurus dan mengendalikan surat
d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu e. Menerima dan melayani telepon serta menelepon f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
g. Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain- lain
2. Tugas Khusus
Yaitu tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan. Jadi yang dimaksud dengan tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang – kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik- baiknya. Tugas khusus