PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KOORDINASI KERJA
KEPALA BALAI RISET DAN STANDARDISASI
INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)
OLEH:
RAHMI BAYYINAH
122103070
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RAHMI BAYYINAH
NIM : 122103070
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN SEKRETARIS TERHADAP
KOORDINASI KERJA KEPALA BALAI RISET
DAN STANDARDISASI INDUSTRI MEDAN
(BARISTAND)
Tanggal, Juni 2015
KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
Nip. 19741012 200003 2 003
Tanggal, Juni 2015
DEKAN
NIM : 122103070
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN SEKRETARIS TERHADAP
KOORDINASI KERJA KEPALA BALAI RISET DAN
STANDARDISASI INDUSTRI MEDAN(BARISTAND)
Medan, Juni 2015
Menyetujui
Pembimbing
i
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang
telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Penulisan Tugas Akhir guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam
menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada kedua orang tua penulis,
Bapak tersayang Misudjono dan Ibu tercinta Lestari, yang telah membesarkan,
mendidik dan memberikan dukungan moril dan materil serta limpahan kasih
sayang yang tulus yang tak pernah sirna dimakan usia. Bakti penulis untukmu dan
doa yang tak ternilai mulai dari penulis belajar hingga dapat menyelesaikan
pendidikan di Program Studi D III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Peranan Sekretaris Terhadap
Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan
(BARISTAND)”
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari tugas akhir
ini masih jauh dari kata sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun
sangat penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih
dengan sepenuh dan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan
mendukung penulis baik langsung maupun tidak langsung kepada:
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt. Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
ii
4. Ibu Magdalena Linda L.Sibarani, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
5. Ibu Dra. Lucy Ana M.S selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak
meluangkan waktu untuk memberikan arahan dan dorongan kepada penulis
dalam penulisan Tugas Akhir.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis mendapatkan
informasi dan urusan kampus.
7. Seluruh Staf dan Pegawai Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri
Medan (BARISTAND) yang berinteraksi langsung maupun tidak langsung
dengan penulis. Terkhusus Ibu Dra. Purwanti dan Bapak Misudjono yang
telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis.
8. Kedua orang tua tercinta, Bapak Misudjono dan Ibu Lestari, yang selalu
memberikan doa, dukungan dan motivasi yang tiada hentinya dan terima kasih
juga kepada kakak dan abang penulis Ratih Lia Utari, Rangga Prawira dan
Ibnu Chatsir dan keponaan penulis yang paling penulis sayang Athar Kamil
Harahap yang selalu memberi semangat kepada penulis selama masa
Penulisan Tugas Akhir.
9. Seluruh teman-teman khususnya stambuk 2012 yang tidak bisa penulis
sebutkan satu persatu, terima kasih atas pertemanan yang tidak akan penulis
iii
Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat
memberikan manfaat bagi penulis dan pembacanya. Semoga Tuhan Yang Maha
Esa selalu melimpahkan Rahmat dan HidayahNya.
Medan, Juni 2015
iv
E. Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri... 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 41
B. Saran... 42
v
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
vi
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Balai Riset dan Standardisasi 9 Industri Medan (BARISTAND)
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama
kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam
prakteknya cukup berat. Pada setiap pekerjaan atasan yang berhubungan dengan
kegiatan mencapai tujuan perusahaan, seorang sekretaris harus mampu membantu
pimpinan. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan sekretaris adalah membuat
pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efisien dan
efektif. Seorang sekretaris tidak hanya berperanan terhadap pimpinan, melainkan
terhadap bawahan juga. Seorang sekretaris harus mampu sebagai mediator antara
bawahan atau karyawan dengan pimpinan dan membantu atau memfasilitasi
bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. Seorang sekretaris harus
mampu berkomunikasi dan bekerjasama dalam organisasi, artinya diperlukan
human relation. Peran sekretaris dalam human relation sangat penting.Tidak saja
dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga
termasuk hubungan informal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan
bawahan dalam menciptakan suasana kerja yang kondusif.
Untuk menciptakan koordinasi kerja perlu wadah yang merupakan alat
pemersatu yaitu struktur organisasi. Di dalam struktur organisasi terdapat garis
tanggung jawab setiap bagian. Pembagian ini menciptakan kebutuhan koordinasi
antara aktivitas – aktivitas yang akan dilakukan.
Berdasarkan uraian ini, penulis ingin melihat dan mengetahui peran dan
komunikasi terhadap koordinasi dalam menunjang kelancaran pekerjaan kantor.
Untuk itu penulis mengambil judul Tugas Akhir ini adalah “ Peranan Sekretaris
Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan
(BARISTAND)”.
B. Perumusan Masalah
Sesuai dengan masalah yang diteliti penulis maka rumusan masalah yang
dimaksud adalah bagaimana Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja
Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan penelitian dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk
mengetahui Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan
Standardisasi Industri Medan (BARISTAND).
Adapun manfaat penelitian antara lain:
1. Bagi Kantor/Perusahaan
Sebagai masukan untuk perbaikan Peran Sekretaris terhadap Koordinasi
3
2. Bagi Penulis
Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan penulis tentang
bagaimana Peran Sekretaris terhadap Koordinasi Kerja yang baik.
3. Bagi Pihak yang Berkepentingan
Sebagai bahan untuk menambah pengawasan dan pengetahuan pembaca.
D. Metode Penelitian
Penelitian diartikan sebagai kegiatan pengumpulan data untuk menemukan
kebenaran secara ilmiah dalam penulisan Tugas Akhir ini.
1. Lokasi Penelitian
Untuk memperoleh data penulis melakukan observasi pada kantor
Baristand Industri Medan Jalan Sisingamangaraja No. 24 Medan.
2. Jenis Data
a. Data Primer
Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari
lapangan yaitu kantor Baristand Industri Medan menyangkut
interview atau wawancara dan observasi atau penelitian lapangan.
b. Data Sekunder
Data Sekunder yang diambil dari buku literature
tulisan-tulisan serta hasil-hasil kuliah yang berhubungan dengan topik
3. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu
sebagai berikut:
a. Interview (wawancara) yaitu merupakan teknik pengumpulan data
dengan mewawancarai langsung (responden).
b. Observation (penelitian lapangan) yaitu merupakan teknik
pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan di
lapangan.
4. Metode Analisis
a. Metode Deskriptif, yaitu cara menganalisis, menafsirkan,
mengklasifikasi, dan menginterpretasi data sehingga dapat
memberikan gambaran mengenai keadaan permasalahan yang
diteliti.
b. Metode Deduktif, yaitu bagaimana cara mengambil kesimpulan
yang berlaku umum berdasarkan teori yang diterima secara umum
sebagai suatu kebenaran.
E. Sistematika Penelitian dan Jadwal Penelitian
Untuk pengumpulan dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian
dilakukan pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) di Jalan
Sisingamangaraja nomor 24 Medan, lebih tepatnya di depan makam pahlawan, di
samping Jalan Armada.
Persiapan Tugas Akhir di mulai dari tanggal 17 April 2015, sejak
5
Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survei yang
dilaksanakan pada tanggal 31 Maret – 07 April 2015. Pada tahap ini penulis
melakukan wawancara pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan
Industri Medan mengenai topik yang akan di bahas. Setelah melakukan
observasi/survei, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas
dalam bentuk Tugas Akhir.
Dalam penulisan, penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar
penulisan Tugas Akhir sesuai dengan judul dan materi pembahasan.
Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 :
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Depresiasi Tugas Akhir
NO KEGIATAN
April Mei
III IV V I II III
1 Persiapan
2 Pengumpulan
Data
3 Penulisan
Sumber : Penulis (2015)
F. Sistematika Pembahasan
Tugas Akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan
Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian dan Sistematika
Pembahasan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah singkat Balai Riset Standarisasi dan
Industri Medan, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja
Kegiatan terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan yang
berkaitan dengan fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan
7 BAB II
PROFIL KEPALA BALAI RISET DAN STANDARDISASI INDUSTRI
MEDAN (BARISTAND)
1. Sejarah Singkat Perusahaan
Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan)
pada awalnya bernama Balai Industri yang berdiri pada tanggal 15 April 1964
dengan status perwakilan Balai Penelitian Kimia Bogor. Berdasarkan Keputusan
Menteri Perindustrian No. 183/M/SK/73 tanggal 27 Maret 1973 status Balai
Penelitian Kimia Medan ditetapkan berdiri sendiri dan bertanggung jawab kepada
Lembaga Penelitian dan Pengembangan Industri Jakarta. Berdasarkan Keputusan
Menteri Perindustrian No.357/M/SK/8/1980 tanggal 26 Agustrus 1986 Balai
Penelitian Kimia Medan berubah nama menjadi Balai Penelitian dan
Pengembangan Medan. Kemudian terjadi penggabungan antara Proyek Penelitian
Logam Medan dan Proyek Penelitian Tekstil Medan, juga Balai Penelitian dan
Pengembangan Perindustrian Medan berdasarkan keputusan Menteri
Perindustrian dan Perdagangan No. 348/Kep/101/1996. Dengan surat Keputusan
Menteri Perindustrian dan Perdagangan No. 784/MTP/KEP/2002 pada tanggal 29
November 2002 nama Balai Penelitian dan Pengembangan Industri Medan diubah
2. Struktur Organisasi
Pembuatan struktur organisasi dalam suatu perusahaan mutlak harus
dilakukan oleh pimpinan perusahaan agar aktivitas personil perusahaan tidak
tumpang tindih (over lapping ). Struktur organisasi yang telah dibuat akan
membantu memberikan pengertian yang jelas dengan pembagian tugas yang ada
dalam perusahaan itu dan setiap pekerja mengetahui dari mana sumber perintah
dan kepada siapa seseorang itu bertanggung jawab.
Dengan adanya struktur organisasi diharapkan tercapainya suatu
koordinasi yang efektif di antara unit-unit maupun bagian – bagian dalam
organisasi yang digunakan harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan
agar pendayagunaan sumber daya yang ada dapat optimal.
Struktur organisasi pada BARISTAND merupakan stuktur organisasi garis
dan staf, yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang secara vertikal serta
9
Berikut ini struktur organisasi pada BARISTAND :
Sumber : BARISTAND (2015)
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Balai Industri Medan (BARISTAND)
3. Visi dan Misi Perusahaan
Visi
Menjadi lembaga litbang terkemuka dan profesional yang dapat
Misi
1. Melaksanakan penelitian dan pengembangan serta rekayasa di bidang
mesin dan peralatan.
2. Peningkatan Jasa Pelayanan Teknis.
3. Mendorong penerapan Standart Nasional.
4. Meningkatkan kemampuan penguasaan teknologi dan penanggulangan
pencemaran industri.
5. Pengembangan kompetensi bidang teknologi proses dan produk.
6. Meningkatkan pelayanan ketata usahaan untuk mendukung TUPOKSI.
4. Arti Logo Perusahaan
Sumber : BARISTAND (2015)
Gambar 2.2
Makna Logo Kementrian Perindustrian
Bentuk logogram terinspirasi dari gabunga stilasi daun, dengan sirkuit
yang terdapat di dalam daun yang menghubungkan komponen elektronik satu
11
5(lima) asas Negara Indonesia dan 5(lima) nilai inti (core value) Kementrian
Perindustrian yang Integritas, Profesionalisme, Inovatif, Produktif, dan
Kompetitif.
Kementrian Perindustrian diharapkan juga berperan dalam :
1. Peningkatan kesejahteraan rakyat.
2. Penciptaan lapangan kerja.
3. Peningkatan daya saing industri
4. Kepedulian lingkungan.
5. Pengembangan inovasi pada pembangunan industri nasional.
Bentuk huruf (typeface) yang bold dan dinamis merefleksikan kekuatan
dan semangat dari Kementerian Perindustrian sebagai organisasi yang modern dan
menjangkau seluruh masyarakat industri. Sedangkan warna biru pada huruf
Kementerian Perindustrian menggambarkan pentingnya peran tekhnologi dalam
pembangunan industri nasional.
Makna Warna Logo Kementerian Perindustrian
1. Warna Merah Oranye melambangkan : Dinamis dan bijaksana.
2. Warna Hijau melambangan : Pertumbuhan, kesejahteraan dan berwawasan
lingkungan.
3. Warna Biru melambangkan : Percaya diri, kemandirian dan teknologi.
12
INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)
A. Pengertian dan Peranan Sekretaris
Kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin
penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan
permasalahan yang kompleks. Tugas- tugas pimpinan sering terganggu karena
kurang memperhatikan hal- hal yang bersifat rinci, yang sesungguhnya
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan tugas pimpinan, pimpinan
dituntun untuk dapat mengetahui dengan cepat situasi dan kondisi perusahaan.
Agar pimpinan dapat bekerja dengan jabatannya sebagai orang yang
menentukan berhasil tidaknya perusahaan, perlu dibantu seseorang yang di sebut
sekretaris. Oleh sebab itu, seorang sekretaris harus mempunyai dedikasi yang
tinggi untuk mengabdi kepada pekerjaan yang dipercayakan kepadanya. Begitu
pentingnya peranan seorang sekretaris, mungkin pimpinan akan kewalahan dalam
mengelola instansi yang dipimpinnya. Oleh karna itu, dapat dikatakan bahwa
sekretaris merupakan tangan kanan atau orang kepercayaan dalam membantu
tugas-tugas pimpinan.
a. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu Secretum yang artinya
13
Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries
dalam bahasa Belanda. Jadi sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang
diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau
perusahaan. (Wursanto, 2006:1)
Berdasarkan asal kata sekretaris, maka sekretaris merupakan orang yang
memegang rahasia. Misalnya, membuat surat yang bersifat rahasia, menyimpan
serta memelihara surat fungsi sekretaris adalah untuk meringankan dan
mempelancarkan tugas-tugas pimpinan.
Beberapa pendapat tentang sekretaris (Gemilang, 2013:15) :
a. Menurut Braum dan Ramon
Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan
yang menerima pendiktean, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan
pimpinannya mengenai kewajibanyayang resmi atau perjanjiannya, dan
melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan
efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan
untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
b. Menurut Gie
Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan
urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau
organisasi.
c. Menurut Wursanto
Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari
sudut peninjauannya (Ratnawati dan Sunarto, 2006: 4), yang terdiri dari tiga aspek
yaitu :
1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab :
A. Sekretaris Organisasi
Yaitu seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau
sekretaris dari suatu instansi pemerintah tertentu. Sekretaris ini juga memiliki
wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan, pengarah,
melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan,
melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, dan melakukan hal – hal
yang perlu kemajuan organisasi.
Dalam tugasnya, seorang sekretaris, kecuali melakukan perintah dan
instruksi pimpinan, juga secara aktif membantu pimpinan menjalankan tugasnya
sebagai manajer, karna dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manjemen
demi tercapainya tujuan dan cita- cita organisasi secara keseluruhan.
Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan,
dan lain-lain.
B. Sekretaris Pribadi
Sekretaris Pribadi terdiri dari 2 (dua) macam yaitu :
1. Sekretaris Pribadi (Private/Personal secretary)
Yaitu seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu
orang tertentu yang bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan
15
perorangan untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang
mengerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor yang terpisah dari rumah
tinggal orang yang memperkejakan, tetapi juga dapat di salah satu ruang di rumah
tinggalnya.
Contoh : seorang sekretaris seorang bintang film, seorang tokoh
masyarakat,seorang penulis novel, dan lain- lain.
2. Sekretaris Pimpinan
Yaitu seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas
perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang
bersangkutan. Sekretaris pimpinan bukanlah karyawan pimpinan yang dibantunya
melainkan karyawan perusahaan, organisasi, atau yayasan yang mengangkat dan
menggajinya. Dia melaksanakan pekerjaan perusahaan yang termasuk dalam tugas
pimpinan yang dibantu dan bertanggung jawab kepadanya.
Contoh : sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur dan lain-lain
Karena membatu seorang pimpinan, sekretaris pimpinan sering juga disebut
sekretaris pribadi.
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja :
a. Sekretaris Junior
Yaitu sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai sekretaris. Karena
masih belum mempunyai banyak pengalaman dalam melaksanakan pekerjaanya
maka sekretaris junior biasanya masih memerlukan bimbingan dan harus banyak
belajar. Karna keterbatasan masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu,
sekretaris junior misalnya menemui tamu, menjaga telepon, mencatat pesan,
mengagendakan suat masuk dan surat keluar, dan sebagainya.
b. Sekretaris Senior
Yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik,
dapat bekerja sendiri dan mempunyai cukup pengalaman bekerja. Oleh karna itu,
sekretaris senior juga dapat dianggap sudah mampu mandiri, tidak selalu
memerlukan bimbingan dan dapat menangani tugas buat segala permasalahan
dengan baik.
Tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang dituntut oleh
pribadi (dalam hal sekretaris pribadi bukan pimpinan ) beserta segala urusannya
atau oleh tugas dan tanggung jawab pimpinan yang dibantunya (dalam hal
sekretaris pribadi pimpinan).
3. Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan):
a. Sekretaris Bidang
Yaitu sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas
tertentu, misalnya bidang hukum, medis, teknik. Dengan demikian, sekretaris
bidang mendapat lingkup perhatian dan pemikairan atas pekerjaan tertentu. Untuk
menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris
bidang perlu juga memiliki pengetahuan dan kecakepan kerja sebagai seorang
sekretaris pada umumnya. Jadi, sekretaris bidang adalah petugas yang menjadi
17
2.Peranan Sekretaris
Peranan (role) merupakan proses dinamis kedudukan (status). Apabila
seseorang melaksanakan hak dan kewajiban sesuai dengan kedudukannya, dia
menjalankan suatu peranan. Perbedaan antar kedudukan dengan peranan adalah
untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Keduanya tidak dapat dipisah-pisahkankan
karena yang satu tergantung pada yang lain dan sebaliknya. (Soekanto,
2009:212-213).
Dalam hal sekretaris, peran yang dipegangnya berporos pada kedudukan
atau statusnya dalam lembaga : perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia
bekerja. Dalam setiap lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua
kegiatan utama.
Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai
tujuan lembaga. Dalam lembaga, usaha kegiatan langsung mencakup kegiatan
produksi, dengan membuat produk yang hendak disampaikan kepada masyarakat,
distribusi dengan memasarkan produk, dan pembiayaan dengan mendapatkan
modal, membiayai produksi dan distribusi, serta mengurus uang yang masuk bagi
perusahaan.
Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan mencapai
tujuannya. Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas di bidang personalia,
pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan
dan lain- lain.
Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan pertama
itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris
adalah peran pendukung (supportive). Tujuan langsung pelaksanaan peran
sekretaris adalah tercapainnya tujuan lembaga, karna pelaksanaan tugas pimpinan
yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya.
Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas –
tugas pimpinan, antar lain sebagai berikut (Gie, 2000) :
a. Pusat informasi
Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus
mengetahui bagian yang ditangani sendiri , sebagai contoh : mengenai surat –
surat, laporan dan berkas- berkas yang berkaitan dengan pemasaran. Sekretaris
sebagai pusat informasi mempunyai peranan sebagai berikut :
1. Peran strategi
Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada
status dan performance perusahaan secara jangka panjang sehingga tercapai
melalui kelancaran arus informasi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan,
misalnya sebagai penjaga rahasia perusahaan.
2. Peran Teknis
Yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan .
aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan
akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan
19
3. Peran Pendukung
Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada
anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.
b. Penerima Telepon
Sebagai seorang penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara
berkomunikasi dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan dan dapat
menerima pesan yang disampaikan oleh si penelepon dengan baik.
c. Perantara dan Penghubung
Yaitu bahwa sekretaris merupakan penghubung atau perantara antara
pimpinan dan pegawai lainnya ataupun sebaliknya antara pimpinan dengan pihak
luar instansi sehingga diperluka komunikasi yang baik antara sekretaris dan
pimpinan serta pegawai lainnya dan dituntut harus mengetahui cara mengetahui
cara berkomunikasi dengan baik dan benar dengan semua pihak demi pencapaian
tujuan perusahaan.
Pada kantor Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan
menjabat sebagai officer III/ Specialist II Kesekretariatan dan sebagai
Administrator Kesekretariatan. Peranan yang sekaligus merupakan tanggung
jawabnya antara lain.
1. Menganalisa dan mempersiapkan data untuk penyusunan konsep rencana
kerja dan anggaran bidang administrasi umum.
2. Menganalisa dan melaksanakan penerimaan dan pencatatan surat
3. Menganalisa dan melaksanakan pedoman Tata Laksana Surat dan
Kearsipan.
4. Menganalisa dan melaksanakan pengelolaan sistem kearsipan dan
pemeliharaan arsip.
5. Menganalisa dan melaksanakan administrasi penyelesaian tagihan
pengiriman surat / dokumen, surat kabar dan jamuan.
6. Menganalisa dan melaksanakan kegiatan keprotokolan untuk acara
seremonial di perusahaan.
Selain itu sekretaris di satuan / unit kerja kesekretariatan pada kantor
BARISTAND juga memiliki perana lain yaitu sebagai pusat informasi, penerima
telepon, dan sebagai perantara atau penghubung saluran komunikasi dan
pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan
pimpinan, dan sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam
memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
B. Syarat dan Tugas Sekretaris
1. Syarat – syarat Sekretaris Perusahaan
Seorang sekretaris yang profesional harus mempunyai syarat-syarat
tertentu yang harus dipenuhi dengan kurang baik, karna jika tidak maka
pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatannya akan berjalan dengan kurang
baik.
Untuk memperluas pengetahuan dan kemampuan dalam pekerjaan, maka
21
yang akan terjadi dan apa yang biasa dihadapi, serta bagaimana cara mengatasinya
dengan cepat dan tepat. Berusaha mengetahui apa yang dilakukan oleh pimpinan
pada waktu yang lalu dan mempelajari kebijaksanaan umum dan dalam pedoman
tata kerja sebagai informasi tentang latar belakang yang harus diketahui.
Mengingat tugas sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan
kreativitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dipenuhi
untuk seorang sekretaris yang dapat dianggap cakap, mampu dan tepat dalam
bidangnya.
Syarat kemampuan kerja, yang harus dimiliki oleh sekretaris belum dapat
seketika dimiliki pada waktu sekretaris mulai bekerja. Sekretaris yang baru
bekerja, pada umumnya sering membuat kesalahan, oleh sebab itu harus
mempelajari dan memahami keadaan perusahaan tempatnya bekerja, di samping
harus membina ketelitian dari sekretaris itu sendiri.
Syarat jabatan sekretaris adalah jabatan profesional yang bisa di
kembangkan. (Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, 2012:11)
Pada dasarnya, syarat untuk menjadi sekretaris adalah sebagai berikut (Gemilang,
2013:19-21)
1. Berpendidikan sekurang- kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas
(SLTA) ditambah pendidikan sekretaris.
2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, maksudnya adalah
terampil dalam hal mengetik, korespondensi, penguasaan berbagai mesin
3. Memahami cukup pengetahuan umum. Yang dimaksud pengetahuan
umum adalah pengetahuan mengenai lingkungan kehidupan, budaya
(kultur) dan peradaban yang cukup tinggi untuk dapat mengikuti
percakapan (konversasi) orang – orang intelektual modern. Misalnya :
a. Organisasi dan manajemen perusahaan.
b. Masalah niaga dan lain- lain.
4. Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bahasa Inggris, dan
bahsa asing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kelancaran
pelaksanaan tugas.
5. Memiliki kepribadian sebagai sekretaris yaitu sifat sifat yang harus
dimiliki oleh seorang sekretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik,
bijaksana, berpenampilan baik dan menarik, ramah, pandai bergaul, dapat
dipercaya serta memegang teguh rahasia, dan lain – lain.
6. Syarat praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari- hari
seperti menerima tamu, menerima telepon, dan membuat agenda
pertemuan kantor atau perusahaan.
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris , orang tersebut harus
mempunyai cukup pengetahuan dan pengalaman dalam berbagai pekerjaan dan
tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani
pekerjaan dan tanggung jawabnya yang belum begitu luas, misalnya satu bulan
sebagai resepsionis, beberapa minggu lagi sebagai teleponis, beberapa bulan di
23
membiasakan diri dalam berbagai macam pekerjaan bisnis rutin yang nantinya
diperlukan untuk menjalankan pekerjaan sekretaris secara sukses.
Sedangkan syarat untuk menjadi seorang sekretaris dapat dibedakan
menjadi dua macam (Wursanto, 2006:22) yaitu :
1) Syarat syarat Umum
Syarat – syarat umum yaitu syarat – syarat yang berhubungan dengan
sikap kepribadian, sikap tingkah laku, kecakapan pribadi.
A. Sikap Kepribadian
Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang
berhubunga dengan :
1. Sifat – sifat mental, ialah kemampuan seorang dalam menghadapi berbagai
persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya.
Untuk itu diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif. Sikap yang
diperlukan antara lain ketelitian, penuh inisiatif dan kreativitas, serta
kemampuan menyesuaikan diri.
2. Kemampuan berbicara, yaitu mengemukakan ide- ide kepada pihak lain
dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti.
3. Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan
pembendaharaan bahasa yang cukup. Pergunakan kata-kata yang tepat
dalam berbicara. Kata- kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan tugas
4. Tidak gugup. Untuk menghindari rasa gugug, biasakan diri untuk bergaul
dengan siapa pun, serta berani mengemukakan pendapat dalam keadaan
dan situasi apapun.
5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu
membangkitkan gairah atau semangat yang tinggi. Oleh karna itu syarat
kesehatan menjadi salah satu yang harus dipenuhi oleh setiap calon
pelamar/pegawai.
6. Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu
menunjukkan sikap simpati terhadap siapapun serta harus berpenampilan
baik.
B. Sikap dan Tingkah laku
Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain ( para pegawai
perusahaan, para pejabat perusahaan, dan pejabat – pejabat lain dari luar
perusahaan) yang berhubungan dengan pimpinannya. Mengingat tugas sekretaris
banyak berhubungan dengan pihak lain, maka ia harus memiliki kepribadian yang
baik. Kepribadian seorang tecermin pada sikap dan tingkah laku. Sikap dan
tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain (Wursanto,
2006:22) :
1) Sopan dan ramah
2) Dapat dipercaya
3) Dapat bekerjasama
4) Setia
25
6) Penuh perhatian
7) Baik hati
8) Bijaksana
9) Penuh inisiatif
10)objektif
C. kecakapan pribadi
seorang sekretaris selain dituntut untuk memenuhi syarat – syarat seperti
diuraikan dia atas juga, juga dituntut untuk memiliki suatu kecakapan pribadi.
Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain :
1. Panjang akal : hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apapun, dan
bagaimana pun dibawah tekanan pihak manapun harus selalu dapat
mengatasi persoalan – persoalan yang di hadapi.
2. Ambisi : keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan
untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.
3. Inisiatif : prakarsa. Jangan bekerja hanya krena ada perintah dari atasan.
4. Kearsipan dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.
5. Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat
manapun.
6. Loyalitas kepada perusahaan / instansi yang bersangkutan.
2) Syarat – syarat Khusus
Syarat syarat khusus adalah syarat – syarat yang berkaitan denga skill atau
mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang
sekretaris (Gie, 2000) yaitu :
1. Kemampuan menangani telepon
2. Kemampuan menangani tamu
3. Kemampuan mengelola kas kecil
4. Kemampuan menagani alat tulis dan perlengkapan kantor
5. Kemampuan menangani dikte
6. Kemampuan mengatur pertemuan/rapat
7. Kemampuan mengatur perjalanan dinas
8. Kemampuan mengeloal dokumen
9. Kemampuan menangani telepon
10.Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan
Adapun persyaratan/ spesifikasi jabatan sekretaris ( Officer III/Specialist II
Kesekretariatan) pada kantor BARISTAND adalah :
1. Persyaratan pendidikan formal dan pengalaman :
a. S1/S2 (fresh graduate).
b. D3, dengan pengalaman minimal 5(lima) tahun di fungsi yang
relevan.
c. D2/D1, dengan pengalaman minimal 7(tujuh) tahun di fungsi yang
relevan.
d. SLTA Sederajat, dengan pengalaman 5(lima) tahun di fungsi yang
27
2. Pelatihan minimal yang dibutuhkan :
a. Tata Laksana Surat dan Kearsiapan.
b. Keprotokolan.
c. Kesekretariatan.
d. Etika Komunikasi.
e. Statistik.
2.Tugas – tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dari masa ke masa semakin berkembang, pada mulanya
sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.
Kemudian tugas sekretaris bertambah yakni menangani surat – surat pejabat
pimpinan yang meliputi surat – surat pribadi atau surat rahasia. Selanjutnya tugas
sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya, seperti: menerima dan
menjawab telepon, memelihara dokumen, menyususn jadwal rapat, menyusun
acara sehari- hari pimpinan, dan sebagainya.
Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata
usaha rutin seperti mengetik misalnya, tapi sekretaris mempunyai kewajiban dan
tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya dalam
Adapun tugas – tugas sekretaris adalah (Hendarto, 2004:7) :
1. Tugas Rutin
Yaitu tugas – tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa
menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah
harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya.
Tugas rutin meliputi :
a. Menyusun/ membuat surat (korespondensi )
b. Menata arsip
c. Mengurus dan mengendalikan surat
d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
e. Menerima dan melayani telepon serta menelepon
f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
g. Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain- lain
2. Tugas Khusus
Yaitu tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris,
tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.
Jadi yang dimaksud dengan tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang –
kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik- baiknya. Tugas khusus
meliputi :
a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat
29
c. Mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasinya atau inspirasi
luar
d. Membuat agenda kegiatan pimpinan
e. Pembelian kado atau cinderamata
3. Tugas Kreatif
Yaitu tugas atau prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh
pimpinan. Tugas tersebut merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu
tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu meringankan beban
pekerjaan pimpinan. Oleh karena itu sekretaris perlu mengembangkan inisiatifnya.
Sekretaris mengembangkan inisiatif dengan :
a. Menguasai tata dan cara kerja yang sudah berlaku ditempat kerja dan
berusaha melihat kebaikan, kelancaran dan hasilnya.
b. Menanyakan apakah pada tata dan cara kerja itu ada yang dianggap kurang
dan perlu disempurnakan.
c. Bila tata dan cara yang perlu disempurnakan hanya menyangkut diri dan
kerja pribadi sekretaris sendiri, sekretaris dapat mencari cara untuk
menyempurnakannya.
d. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut orang/
pihak lain, sekretaris perlu membicarakannya dengan pihak – pihak yang
bersangkutan. Dari pembicaraan itu, sekretaris dapat menarik kesimpulan
apakah penyempurnaan perlu atau tidak, dan bila perlu harus dipikirkan
Pada dasarnya, tugasnya yang bersifat kreatif meliputi :
a. Membuat perencanaan kerja
b. Mempelajari pengetahuan tentang baru kas kecil
c. Pemantapan kepribadian
d. Efisiensi kerja
e. Pengembangan diri sekretaris
f. Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat – alat penting bagi
sekretaris
g. Memahami peraturan / keadaan perusahaan tempat ia bekerja, dan lain
– lain
Sedangkan tugas – tugas sekretaris pada kantor Kepala Balai Riset dan
Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) meliputi :
1. Tugas Rutin
Tugas rutin sekretaris biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau
gambaran tugas (job description) prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
Tugas rutin sekretaris pada kantor BARISTAND mencakup pembuatan surat –
surat keluar, pengurusan surat –surat masuk) sesuai dengan program dan
, menerima dan mengirim surat, menerima telepon, mengirim faxmile , menyususn
acara kegiatan pimpinan, menyiapkan rapat pimpinan, membuat laporan, serta
menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah
31
2. Tugas Khusus (Tugas Pelaksanaan Instruksi)
Tugas khusus adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena
pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakan sendiri atau karna ada
pekerjaan lain yang lebih penting sehigga pekerjaan tersebut diserahkan kepada
sekretaris untuk diselesaikan. Kadang – kadang pimpinan menganggap pada
bidang – bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi
kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.
Tugas khusus sekretaris pada kantor BARISTAND antara lain adalah
mengatur acara pertemuan bisnis pimpinan, mengatur perjalanan dinas pimpinan,
mengatur korespondensi pribadi atau rahasia, membuat atau menyelenggarakan
perjanjian pimpinan dan mencatatnya, mencari dan memilih sovenir untuk para
relasi, menyiapkan agenda rapat dan membuat notulen rapat, dan sebagainya.
3. Tugas Kreatif
Tugas kreatif merupakan tugas yang dilaksanakan atau inisiatif sendiri,
tanpa diminta, disuruh atau diperitah oleh pimpinannya. Sekretaris pada kantor
BARISTAND melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri, perlu
atau tidak perlunya sesuatu di kerjakan guna membantu pimpinan dan
meringankan beban pekerjaan pimpinannya.
Tugas – tugas kreatif ini misalnya :
1. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya
sehingga sewaktu – waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi
2. Membuat daftar nama- nama tamu yang sering berkunjung untuk
keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat
membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang
perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu
melakukannya.
3. Membuat tabel atau grafik tentang hasil (produksi, pemasaran) sehingga
pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data- data yang
diperlukan.
C. Sekretaris dan Lingkungan Kerja
Lingkunagn kerja sekretaris dapat dikelompokkan dalam lingkungan
ekstern dan lingkungan intern. Adapun yang termasuk dalam lingkungan ekstern
adalah : mitra perusahaan, tamu, keluarga pimpinan. Sedangkan yang termasuk
lingkungan intern adalah : pimpinan, rekan kerja, dan semua yang ada dalam
perusahaan tempat sekretaris bekerja (Gemilang, 2003).
Dalam menghadapi lingkungan ekstern, sekretaris akan mencerminkan
keberadaan perusahaan. Seorang sekretaris yang mampu bersikap profesional
dalam bekerja dan berperilaku dan memberikan kesan yang baik tentang
perusahaan tempat ia bekerja. Dan pada akhirnya diharapkan pula hal tersebut
dapat meningkatkan hubungan baik di antara perusahaan dan relasi.
Di dalam lingkungan perusahaan tentu saja sekretaris yang paling sering
berhubungan dengan pimpinan. Dengan demikian sekretaris mempunyai
33
lain. Hal inilah yang sering membuat para pegawai lainnya ada yang merasa iri
hati terlebih lagi apabila sekretaris diberi fasilitas lebih dan gaji yang lebh tinggi
daripada pegawai lainnya.
Ada beberapa tipe rekan kerja sekretaris yang terdapat dalam suatu
perusahaan (Gie, 2000) :
a. Rekan yang selalu bersikap sinis
b. Rekan yang terang- terangan bersikap memusuhi
c. Rekan yang tidak acuh kepada kita
d. Rekan yang terlalu ramah
e. Rekan yang kedudukannya lebih tinggi atau lebih rendah dari kita
Cara untuk meningkatkan hubungan sekretaris dengan lingkungan kerja :
1. Tunjukkan penghargaan terhadap orang lain. Berkomunikasilah secara
langsung dan hindari gosip.
2. Dapat menerima kritik.
3. Terbuka terhadap saran.
4. Susun rapat dengan departemen secara teratur.
5. Bersiaplah untuk berbagi bidang kerja.
6. Bersikaplah profesional dalam berbicara dan bersikap.
7. Berpakaian rapi dan sopan.
8. Berpikirlah sebelum berbicara.
9. Sambutlah pendatang baru sebagai bagian dari tim.
Sekretaris pada kantor BARISTAND dalam menghadapi lingkungan kerja
baik eksternal maupun internal selalu berusaha untuk menciptakan hubungan baik.
Di dalam lingkungan perusahaan, sekretaris mempunyai hubungan yang baik
dengan rekan- rekan sekerjanya, ini tentu saja mendukung pelaksanaan tugas –
tugas sekretaris, sehingga walaupun ada masalah biasanya bisa diselesaikan
secepat mungkin. Demikian pula dengan para relasi atau mitra usaha sebagai tamu
di perusahaan.
D. Arti Penting Koordinasi
Tujuan manajemen dapat dicapai jika semua anggota kelompok
mempunyai kesediaan untuk bekerja sama dan kegiatan mereka dapat dikoordinir
dengan baik. Dengan kata lain prinsip yang harus menjadi landasan dari semua
usaha kerja sama adalah koordinasi.
Beberapa pendapat tentang pengertian koordinasi :
Menurut Brench dalam Hasibuan (2007 : 85 ).
Memberikan pengertian koordinasi adalah mengimbangi dan
menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok
dengan masing – masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan
keselarasan yang semestinya di antara para anffota itu sendiri.
Menurut Handoko (2000 : 195 )
Memberikan pengertian koordinasi adalah suatu proses pengintegrasian
35
(departement atau bidang – bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi secara efisien.
Prinsip koordinasi berhubungan dengan tugas untuk mempersatukan usaha
agar sasaran dan tujuan dapat dicapai dengan hasil yang baik. Mempersatukan
usaha-usaha kearah sasaran tertentu dapat dicapai dengan melaksanakan fungsi
planing, organizing, actuating, controlling. Dengan melaksanakan koordinasi
melalui fungsi-fungsi manajemen tersebut akan diperoleh hasil yang semaksimal
mungkin untuk mencapai tujuan organisasi. Koordinasi adalah usaha
mengarahkan kegiatan dari seluruh unit – unit organisasi agar tertuju untuk
memberikan sumbangan maksimal bagi pencapaian tujuan organisasi secara
keseluruhan. Dengan adanya koordinasi akan terdapat keselarasan aktivitas di
antara unit – unit organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.
Terdapat 4 (empat) cara utama dalam memelihara koordinasi, (Ndara,
2003) yaitu :
1. Mengangkat seorang, suatu tim atau panitia koordinator yang khusus
bertugas melakukan kegiatan koordinasi seperti memberi penjelasan –
penjelasan atau bimbingan – bimbingan kepala unit – unit yang
dikoordinasikan.
2. Pimpinan atau atasan mengadakan pertemuan – pertemuan informal
dengan bawahannya dalam pemberian bimbinan konsultasi dan
pengarahannya.
3. Mengadakan pertemuan- pertemuan resmi antara unsur – unsur atau unit –
diadakan pertukaran pikiran dari pihak – pihak yang bersangkutan dengan
tujuan mereka, dan akan berjalan seiring dengan bergandengan tangan
dalam mencapai tujuan.
4. Membuat buku pedoman yang menjelaskan tugas dari masing- masing
orang atau kelompok satu sama lain. Buku pedoman diberikan kepada
setiap unit untuk dipedomani dalam pelaksanaan tugas
Koordinasi dapat dibagi dalam 2 (dua) golongan besar (Hasibuan,
2007:86-87) yaitu :
1. Koordinasi Intern
a. Koordinasi horizontal : yaitu koordinasi antara departemen-departemen
atau antara bagian – bagian yang mempunyai tingkat atau level authority
yang sama dalam mencapai tujuan instansi secara keseluruhan.
b. Koordinasi Vertikal : yaitu koordinasi antar bagian – bagian di dala suatu
instansi yang mempunyai level of authorityl yang berbeda.
Pada kantor BARISTAND terdapat koordinasi ekstern yaitu koordinasi
yang berisi pertemuan – pertemuan atau rapat bulanan. Kepala BARISTAND
mengkoordinasikan apa-apa saja yang harus dipersiapkan pada rapat
tersebut/kepada staf-stafnya.
2. Koordinasi Ekstern
Koordinasi diluar bidang instansi yang merupakan integrasi daripada
tindakan – tindakan instansi lainnya dengan faktor – faktor lingkungan instansi
37
teknologi, peraturan pemerintah, perekonomian nasional dan sebagainya
(Sarwoto: 2000 : 70)
Apabila dalam organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa
manfaat yang dapat dipetik yaitu (Handoko, 2000) :
a. Dapat menimbulkan kesadaran diantara karyawan untuk saling membantu
satu sama lain.
b. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekembaran.
c. Dapat menjamin kesatuan tindakan.
d. Dapat dihindarkan perasaan bahwa bagiannyalah merupakan yang paling
penting.
e. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan
terhadap suatu kegiatan.
f. Dapat dihindarkan kemungkinan rebutan fasilitas.
g. Dapat dihindarkan perasaan bahwa bagiannyalah merupakan yang paling
penting.
h. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain antara
bagian – bagian yang satu dengan yang lain.
Prinsip – prinsip koordinasi membantu dalam pelaksanaan koordinasi dan
merupakan suatu petunjuk. Ada 3 (tiga) prinsip atau pedoman dala melasanakan
koordinasi yaitu (Sarwoto, 2000) :
a. Prinsip direct contact. Dalam hal ini koordinasi harus dicapai melalui
bagian penjualan akan menawarkan barang – barang yang sesuai dengan
kepentingan konsumen.
b. Prinsip yang menekankan pentingnya pencapaian koordinasi terhadap
permulaan. Koordinasi tahap pemulaan maksudnya adalah koordinasi pada
perencanaan dan pengambilan keputusan. Sebab apabila rencana- rencana
tiap –tiap bagian atau departemen sudah dilaksanakan tanpa dilakukan
koordinasi sebelumnya, maka sulit untuk mempersatukan dan menentukan
waktu sebaik- baiknya.
c. Prinsip –prinsip yang menentukan bahwa semua faktor dalam suatu waktu
adalah saling berhubungan. Misalnya barang – barang yang berada
dibagian marketing research di pengaruhi oleh sikap orang-orang yang
berada dibagian produksi dan keuangan.
Prinsip ini menunjukkan bahwa cara untuk mencapai koordinasi sebagian
besar adalah secara horizontal tidak secar vertical. Adanya kerjasama diantara
orang-orang adalah akibat daripada saling pengertian mengenai tugas-tugas.
Koordinasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain (Sarwoto, 2000) :
1. Mengadakan pertemuan formal antara para penjabat
2. Membuat buku pedoman organisasi, buku pedoman tata kerja dan buku
pedoman kumpulan peraturan
3. Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan
4. Mengangkat koordinator
5. Membuat penyebaran kartu pada para pejabat yang diperlukan
39
7. Membuat kode
8. Berhubungan malalui alat penghubung
9. Membuat tanda – tanda. (Ndraha, 2003)
E. Peranan Sekretaris terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset
dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND)
Pada dasarnya koordinasi dapat dicapai melalui pelaksanaan kegiatan
manajemen yang menekankan pentingnya hubungan antara manusia dan
lingkungan instansi atau organisasi. Koordinasi berhubungan dengan tugas untuk
mempersatukan usaha agar dapat dicapai suatu tujuan dengan hasil yang baik.
BARISTAND dalam menyelenggarakan kegiatan sehari – hari menciptakan iklim
yang serasi melalui suatu kerjasama yang baik dengan menyelaraskan hubungan –
hubungan secara timbal balik dari semua tingkatan organisasi.
Dalam mencapai koordinasi BARISTAND melaksanakan 2(dua) jenis
koordinasi yaitu :
1. Koordinasi Horizontal
Adalah koordinasi antara bagian-bagian yang mempunyai tujuan (level of
authority) yang sama. Koordinasi horizontal dapat kita lihat antara bidang dan
antar seksi misalya antara Bidang Pemerintah dan Keuangan dan Perlengkapan.
Misalnya pembuatan surat tugas oleh Sekretaris Badan yang ditunjukan kepada
masing-masing Kepala Bidang untuk memeriksa Instansi-instansi/ Dinas- dinas
stafnya untuk membuat dan membagikan surat. Dan staf yang lainnya
menyiapkan segal keperluan untuk melakukan pemerikasaan.
2. Koordinasi Vertikal
Adalah koordinasi antara bagian –bagian daidalam suatu organisasi yang
mempunyai tingkat kepuasan yang berbeda. Kepala Balai Riset dan Standardisasi
Industri Medan (BARISTAND) dipimpin dan dikendalikan oleh seorang kepala
badan dan dibantu oleh Sekretaris BARISTAND serta bagian – bagian lainnya.
Masing- masing Kepala Bagian dan Kepala Seksi berperran untuk
mengkoordinir segala kegiatan pada bidang yang dipimpinnya. Para Kepala
Bagian atau Seksi memperoleh wewenang dari Kepala Bali Riset dan
Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) sehingga semua kepala bagian
hanya bertanggung jawab kepada Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri
Medan (BARISTAND).
Berdasarkan hasil pemantauan di lapangan yang dilakuka pada
BARISTAND, monitoring dilakukan dengan cara – cara sebagai berikut :
a. Rapat pimpinan (rapim), rapat antar bidang – bidang dan unit pelaksanaan
teknis, rapat pimpinan ini dilakukan sekali dalam sebulan dan membuat
target perencanaan untuk bukan yang akan datang.
b. Rapat- rapat antar bidang, biasanya dilakukan antara 2 (dua) bidang atau
41 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan dan penjelasan pada bab-bab terdahulu, maka
penulis mencoba menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND)
merupakan salah satu Lembaga Penelitian yang bergerak di bidang jasa
Laboratorium yang bersifat Nasional.
2. Sekretaris pada perusahaan ini mempunyai peranan yang sangat penting
dalam membantu pimpinan, yakni sebagai pemberi informasi, penerima
telepon, dan penghubung atau perantara pimpinan dan pegawai atau pun
sebaliknya serta antara pimpinan dengan pihak luar perusahaan.
Pelaksanaan peran sekretaris sudah dilaksanakan dengan baik, ini terbukti
dari kemampuan sekretaris membagi waktu dan tugas yang diberikan
pimpinan juga keefektifan sekretaris dalam melaksanakan tugas dan
kewajiban itu dengan baik sehingga dapat memajukan pencapaian tujuan
perusahaan dan dapat memperbaiki kinerja perusahaan.
3. Penyelenggaraan kerjasama, koordinasi, monitoring, evaluasi, pengawasan
serta pemeriksaan instansi-instansi, sesuai dengan ketentuan dan standart
B. Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut :
1. Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND)
merupakan salah satu Lembaga Penelitian yang bergerak di bidang jasa
Laboratorium yang bersifat Nasional.
2. Seorang sekretaris harus dapat membagi waktu untuk kefektifan tugasnya
sebagai sekretaris agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan
sekretaris juga harus dapat berkomunikasi dengan baik agar tercipta
hubungan yang baik dengan seluruh mitra kerja.
3. Pelaksanaan sistem koordinasi telah berjalan dengan baik sesuai dengan
kebutuhan instansi oleh sebab itu hendaknya dipertahankan dan
43
DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty, Yogyakarta.
Gemilang, Jingga. 2003. Jangan Jadi Sekretaris Sebelum Baca Buku Ini. Araska, Yogyakarta.
Hasibuan,Melayu. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia.Cetakan Kesembilan. Bumi Aksara, Jakarta.
Hendarto, Hartiti. 2008. Menjadi Sekretaris Profesional. PPM, Yogyakarta.
Ndara, Taliziduhu. 2003. Kybernology. Jakarta.
Ratnawati, Eti. Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: AMUS.
Sarwoto. 2000. Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen. Ghalia Indonesia, Jakarta.
Sulistiyani, Rosidah. Ambar, Teguh. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Graha Ilmu, Yogyakarta.
Soekanto, Soejono. 2009. Sosiologi Suatu Pengantar. Rajawali Pers, Yogyakarta.
T. Hani Handoko. 2000. Manajemen. BPFE, Yogyakarta.
