Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Sistem
2.1.1 Definisi Sistem
Sistem adalah seperangkat elemen yang saling berhubungan dan saling tergantung, yang merupakan alat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.Berarti suatu sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal saling melengkapi karena kesamaan maksud, tujuan dan sasaran.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponenya, didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sebagai berikut : ( Jogiyanto, 2005:2)
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.”didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sebagai berikut:(Jogiyanto, 2005: 2)
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Lebih lanjut Raymond Mecleod, Jr. mendefinisikan sistem sebagai berikut:(Mecleod, 2001: 11)
“Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.”
Pendekatan suatu sistem merupakan suatu filsafat atau persepsi tentang struktur yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu organisasi dengan cara yang efisien dan yang paling baik.(Sutabri, 2003 : 10)
2.1.2 Ka rakter istik Sistem
Dalam menganalisa suatu sistem, kita perlu memperhatikan karakteristik sistem itu sendiri. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). (Jogiyanto, 2005 : 3)
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system. Misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan suatu sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra system. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
2. Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan suatu sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari suatu sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem computer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-lapaoran keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.
Gamba r 2.1 Kara kter istik sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 6)
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut: (Jogiyanto, 2005 : 6)
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human- machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem
ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
2.2 Infor masi
2.2.1 Definisi Infor masi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi, sehingga suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy.
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005 : 8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana ditunjukkan oleh gambar 2.2. Dalam gambar tersebut, input adalah data yang akan diolah oleh unit pengolah, dan output adalah informasi sebagai hasil pengolahan data yang telah diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpanan diperlukan sebagai alat simpanan data, pengolah, maupun informasi. (Sutanta, 2003 : 10)
Gamba r 2.2 Transfor masi data menjadi infor masi
2.2.2 Siklus Infor ma si
Data dapat dikatakan suatu bentuk yang masih mentah dari suatu sistem yang masih masih membutuhkan pengolahan lebih lanjut. Data diolah menjadi suatu model yang dapat menghasilkan suatu informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan siklus informasi (information cycle). (Jogiyanto, 2005 : 9)
Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).
Gambar 2.3 Siklus Infor masi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 9)
Proses (Model) Input (Data) Data (ditangkap Output (Informasi Penerima Hasil Tindakan Keputusan Tindakan Dasar Data
2.2.3 Kua lita s Infor masi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.
Gamba r 2.4 Pilar kualitas infor masi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 10)
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan terjadi banyak gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya
Kualitas Infor masi AK UR AT T E P AT W AK T U R E L E VAN
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mencapai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam mengambil keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutahir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
2.2.4 Nila i Infor masi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. (Jogiyanto, 2005 : 11) Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang dipergunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian
informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungan dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.3 Sistem Infor masi
2.3.1 Definisi Sistem Infor masi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :(Jogiyanto, 2005: 11)
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Bagi suatu perusahaan publik yang besar suatu sistem informasi yang sederhana mungkin tidak cukup. Tuntutan-tuntutan kegiatan bisnis serta tuntutan-tuntutan peraturan yang berlaku memerlukan dikembangkannya beberapa sistem informasi guna menunjang kegiatan kegiatan sehari-hari serta dasar bagi pengembangan kegiatan-kegiatan dimasa yang akan datang.
2.3.2 Komponen Sistem Infor masi
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa (Jogiyanto, 2005: 12) sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Keterangan untuk masing-masing blok adalah sebagai berikut
1. Blok Masukan(input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model(model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran(output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi(technology block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool- box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data(database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efesiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya balam, api, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat cepat langsung diatasi.
2.3.3 Tipe Sistem Infor masi
Sistem informasi sekarang tidak hanya sebagai pengumpul data dan pengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi memiliki peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi di dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan tindakan yang akan diambil. Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi untuk tingkatan manajemen yang berbeda, yaitu : (Jogiyanto, 2005: 69)
1. Informasi pengumpulan data (scorekeeping information)
Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan :”Am I doing well or badly?” (Apakah saya sudah mengerjakan dengan baik atau belum ?). informasi ini berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2. Informasi pengarahan perhatian (attention directing information)
Merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpan, ketidakberesan, ketidakefesienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan :”What problem should I look into?” (permasalahan apakah yang
seharusnya saya amati?). informasi ini akan membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Informasi pemecahan masalah (problem solving information)
Merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan :”Of the several ways of doing the job, which is the best?” (manakah yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan?) problem solving biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
Ga mbar 2.5 Hubunga n tipe infor masi dan tingkatan manajemen
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005)
2.4 Sistem Infor masi Ma najemen
Sistem Informasi Manajemen ( Manajement Informasi System atau sering dikenal dengan MIS) merupakan sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk
menyajikan informasi, guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan didalam sebuah organisasi.
Menurut Gordon B Darwis, didefinisikan sistem informasi manajemen adalah : “Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) dari computer, prosedur pedoman, model-model analisa, perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dan database”.
Semua sistem-sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan informasi manajemen, yaitu: (Jogiyanto, 2005: 16)
1. Manajemen tingkat bawah (lower level management)
Manajemen tingkat bawah atau operating manajemen yaitu tempat
berlangsungnya operasi perusahaan.
2. Manajemen tingkat menengah (middle level manjement)
Manajemen tingkat menengah yang berarti bahwa tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.
3. Manejemen tingkat atas (top level management)
Manajemen tingkat atas atau executive management yang berarti bahwa segala keputusan yang diambil akan mempengaruhi pada seluruh organisasi yang akan datang.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen dapat di definisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan(input) berupa data-data, kemudian mengolahnya(processing),dan menghasilkan keluaran(output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.(Sutanta, 2003 :19)
2.5 Or ganisasi dan Infor masi
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.
Dalam sebuah organisasi, informasi diibaratkan sebagai sistem urat syaraf. Struktur organisasi dan kebutuhan akan informasi saling berkaitan secara mutlak. Informasi juga mempengaruhi penyusunan organisasi melalui cara mendesain sistem informasinya. Sistem informasi ini harus selaras dengan struktur organisasi dan pelimpahan wewenang dalam perusahaan. Untuk itu, organisasi harus disusun menurut arus informasi dan faktor – faktor informasi yang dipilih untuk merencanakan dan mengendalikan prestasi kerja.
2.6 Pengembangan Sistem
2.6.1 Per lunya Pengemba ngan Sistem
Sistem dikembangkan untuk medukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan. Oleh karena itu pengembangan sistem berawal dari suatu kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi. Pengembangan sistem dapat berarti suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut: (Jogiyanto, 2005: 35)
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
a. Ketidakberesan.
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa :
- Kecurangan-kecurangan yang disengaja sehingga menyebabkan kurang
amannya kebenaran dari data perusahaan;
- Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat
menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin;
- Tidak efesiennya operasi;
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).
Organisasi mulai merasakan bahwa teknilogi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh pihak manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efesiensi waktu sangat menetukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkannya, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing.
3. Adanya instruksi-instruksi(directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena ada instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti peraturan pemerintah. Karena adanya permasalahan tersebut, maka sistem yang baru perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan.
Ga mbar 2.6 Pengembangan sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: 37)
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES(performance, information, economy, control, efficiency dan service), yaitu sebagai berikut ini. (Jogiyanto, 2005: 38)
1. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru
sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
