Bab ini merupakan kesimpulan dari apa yang telah ditulis dalam skripsi minor ini dan juga meliputi saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi perusahaan.
BAB II
CV. AGRO SURYA MEDAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
Berdirinya suatu perusahaan tidak terlepas dari maksud dan tujuan yang hendak dicapai perusahaan tersebut. Tujuan perusahaan, yaitu suatu unit kegiatan yang menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan maksud untuk memperoleh keuntungan dan agar dapat memberikan kepuasan kepada masyarakat.
Dalam menguraikan sejarah dan perkembangan perusahaan, disini penulis akan menguraikannya secara singkat. CV. Argo Surya Medan adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang pendistribusian pupuk non subsidi, perusahaan ini berkedudukan di Jl. Ir. H. juanda Baru No. 11 Medan, yang berdasarkan akte perseroan komanditer oleh notaris Muahammad Irwan Harahap. SH, M.Kn di Kabupaten Deli Serdang, dengan wilayah kerja Sumatera Utara pada hari sabtu tanggal 9 agustus 2006, Menteri Hukum dan HAM RI Nomor : C-145, HT. 03.01-Th 2006. Dengan surat izin usaha pendistribusian Nomor : 9 CV. Agro Surya Medan. Perusahaan ini juga melakukan kerjasama dengan perusahaan lain dan perusahaan pemerintah salah satunya yaitu PT. Sriwijaya, yang bergerak sebagai produsen pupuk.
CV. Agro Surya Medan bertujuan untuk melaksanakan dan menunjang kebijakan pemerintah tentang perekonomian terutama dalam bidang pertanian, karena sampai saat ini masih banyak perusahaan-perusahaan distributor pupuk yang non subsidi melakukan pendisribusian dengan illegal tanpa adanya peraturan
pemerintah tentang izin usaha yang disahkan oleh kenotarisan. Dalam hal ini, CV. Agro Surya Medan memiliki visi dan misi dalam menjalankan perusahaannya. Adapun visi dan misi tersebut adalah Menjadi “Specialist Market” pupuk terhadap konsumen pengguna di Sumatera,“Specialist Market” berarti :
1. hanya melakukan usaha dalam bidang pupuk,
2. menyelenggarakan usaha secara professional dan memberikan pelayanan yang bermutu bagi seluruh pelanggan.
Misi CV. AGRO SURYA adalah, Turut membantu Pemerintah di bidang Pertanian & Perkebunan dengan sistem :
1. menyelenggarakan penjualan pupuk berdasarkan system perdagangan yang berlaku di Indonesia,
2. menyelenggarakan penjualan pupuk yang bersifat komersial khususnya bagi konsumen pengguna tetap, terutama kelompok pengguna menengah ke atas berdasarkan kemanfaatan bagi “Stakeholders” dengan skala minimal 5 (lima) ton,
3. turut membantu Pemerintah / Pihak Produsen terhadap pengendalian bentuk kemasan yang berlaku.
B. Struktur Organisasi
Pengorganisasian adalah suatu aktivitas yang menghasilkan suatu struktur organisasi. Organisasi adalah sarana untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh orang-orang yang bekerja didalamnya. Struktur adalah susunan dari suatu bidang pekerjaan yang akan diduduki sesuai dengan keahlian masing-masing. Jadi struktur organisasi adalah susunan, fungsi departemen dan posisi mereka dalam organisasi serta hubungan antara bagian-bagian yang satu dengan yang lainnya
sehingga dapat tercipta suatu tim kerja yang baik dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan perusahaan.
Struktur organisasi yang digunakan pada CV. Agro Surya Medan adalah berbentuk organisasi garis, dimana kekuasaan berada ditangan dewan komisaris bersama dengan direktur. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi yang digunakan CV. Agro Surya Medan beserta “job descriptionnya” adalah sebagai berikut : 1. Direktur
Direktur utama sebagai pimpinan tertinggi dalam perusahaan yang berfungsi memimpin keseluruhan aktivitas-aktivitas perusahaan, antar lain :
a. mengambil keputusan dalam menetapkan kebijakan dan pengendalian kegiatan perusahaan,
b. menyetujui dan menolak pengangkatan dan pemberhentian setiap bagian dalam penambahan tenaga kerja,
c. memelihara dan meningkatkan motivasi kerja karyawan,
d. mengadakan perencanaan tentang keadaan perusahaan dimasa yang akan datang,
e. menyetujui dan Memberikan pengesahan atas pembelian alat inventaris perusahaan,
f. mengkoordinasi pelaksanaan tugas setiap bagian serta menerima laporan tertulis dari setiap bagian tersebut.
Bagian perencanaan dan pengembangan bertanggungjawab memberikan pengarahan dan membantu dierktur utama dalam menjalankan tugasnya, antara lain :
a. melakukan pengawasan atas setiap bagian yang berkaitan dengan pelaksanaan dan pengembangan perusahaan,
b. mengambil keputusan dalam menjalankan strategi pemasaran dengan pengumpulkan data-data dan berkomunikasi dengan direktur utama,
c. mengadakan pengawasan terhadap aktivitas kompetitor yang dapat mempengaruhi pemasaran dan mengambil langkah-langkah sepenuhnya, d. membantu direktur utama dalam menjalankan tugasnya.
3. Direktur Keuangan
Direktur keuangan sangat memiliki peranan penting dalam perusahaan. Salah satunya adalah membantu dierktur utama dalam mengambil keputusan tentang keuangan, adapun tugas-tugas direktur keuangan adalah sebagai berikut :
a. mengkoordinasi kegiatan penyusunan (budget) tahunan perusahaan sampai saat pengesahan untuk disampaikan kepada direktur utama,
b. membina serta menyelenggarakan kegiatan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan yang teratur,
c. mengkoordinasi kelancaran semua penerimaan dan pengeluaran kas, d. menetapkan sumber pendapatan dan pembiayaan perusahaan,
e. menyiapkan laporan biaya proyek dan dan laporan keuangan secara keseluruhan,
f. memberikan pengarahan dan memotivasi karyawan agar bekerja lebih giat guna untuk pencapaian tujuan perusahaan,
g. dalam melaksanakan tugasnya, berhak mendelegasikan wewenangnya kepada dan meminta pertanggungjawaban dari kepala bagian administrasi dan keuangan, bagian kasir dan kepala bagian umum dan personalia. 4. Bagian Operasional
Dalam hal ini bagian operasional memiliki tanggungjawab atas segala kegiatan operasi perusahaan antara lain :
a. bertanggungjawab penuh atas kegiatan operasional perusahaan secara langsung,
b. Bertanggungjawab melaksanakan wewenang yang telah didelegasikan oleh atasan demi kepentingan perusahaan.
5. Bagian Pendistribusian
Bagian operasional bertanggungjawab atas segala kegiatan operasi perusahaan antara lain :
a. bertanggungjawab terhadap barang yang didistribusikan kepada konsumen,
b. memeriksa kembali barang yang akan didistribusikan apakah sesuai dengan yang di harapkan konsumen,
c. bertanggungjawab terhadap keamanan dan menjaga setiap fisik barang akan tetap utuh apabila sampai kepada konsumen.
6. Bagian Administrasi dan Keuangan
Secara umum bagian administrasi dan keuangan bertanggungjawab mengelola dan mengalokasikan kas/dana perusahaan dengan baik sesuai dengan standart akuntansi yang berlaku umum. Adapun tugas bagian keuangan adalah sebagai berikut:
a. melakukan Verifikasi atau pengecekan ulang atas semua bukti-bukti kas, penerimaan dan pengeluaran kas,
b. melakukan Verifikasi atas semua bukti penjualan tunai, faktur penjualan tunai dan nota pembelian barang serta bukti pemesanan barang dari perusahaan ke konsumen,
c. melakukan penyusunan laporan keuangan seperti neraca dan daftar laba rugi perusahaan,
d. melakukan penelitian dan analisa keuangan perusahaan, termasuk masalah pajak.
7. Bagian Umum dan Personalia
Adapun tugas bagian umum dan personalia adalah sebagai berikut : a. menyediakan tenaga kerja yang berkualitas sesuai minat dan ahlinya, b. melaksanakan pembayaran gaji kepada karyawan sesuai dengan waktu
yang telah ditentukan perusahaan,
c. mengawasi karyawan apakah telah melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugasnya masing-masing.
8. Bagian Kasir
Bagian kasir adalah bagian yang sering berhadapan langsung dengan uang, oleh karena itu perlu orang-orang yang jujur untuk menempati posisi ini. Adapun tugas dan tanggungjawab seorang kasir adalah sebagai berikut :
a. menerima uang kas yang berasal dari penjualan barang,
b. memberikan tanggal dan cap lunas pada tiap bukti penerimaan dan pengeluaran kas,
c. melaksanakan penerimaan dan pengeluaran kas sesuai dengan ketentuan yang berlaku umum,
d. mencatat setiap adanya terjadi transaksi perusahaan,
e. membantu bagian administrasi dan keuangan dalam membuat laporan bulanannya.
C. DESKRIPSI AKTIVA TETAP 1. Definisi Aktiva Tetap
Sebelum membahas defenisi aktiva tetap, terlebih dahulu harus penulis sampaikan pengertian sistem dan prosedur. Akuntansi pada dasarnya merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan keluaran berupa informasi akuntansi. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur- unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari defenisi ini dapat diuraikan lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut :
a. setiap sistem terdiri dari unsur-unsur,
b. unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan, c. unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem,
d. suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Dari pengertian sistem diatas maka pengertian sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan, fungsi sistem informasi juga bertanggung jawab untuk pengolahan data. Sedangkan pengertian prosedur adalah urutan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Perbedaan sistem dan prosedur terletak pada bagian dimana sistem menjadi jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Prosedur terdiri dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, antara lain :
a. menulis, b. menggandakan, c. menghitung, d. memberi kode, e. mendaftar, f. memilih ( mensortasi ), g. memindahkan, dan h. membandingkan.
Aktiva tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, dan diperoleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan perusahaan, bukan untuk dijual kembali. “aktiva tetap adalah kekayaan perusahaan yang mempunyai wujud, mempunyai masa manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, dan diperoleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan, bukan untuk dijual kembali” ( Mulyadi : 2002: 591 ).
2. Karakteristik Transaksi Aktiva Tetap
a. frekwensi terjadinya transaksi yang mengubah aktiva tetap yang relative sedikit dibandingkan dengan transaksi yang mengubah aktiva lancer, b. pengendalian aktiva tetap dilaksanakan pada saat perencanaan perolehan
aktiva tetap, sehingga sistem otorisasi perolehan aktiva tetap diterapkan pada saat perencanaan perolehan dan pada saat pelaksanaan dan rencana perolehan aktiva tetap,
c. pengeluaran yang bersangkutan dengan aktiva tetap perlu dibedakan menjadi dua macam : pengeluaran pendapatan ( revenue expenditure ) dan pengeluaran modal ( capital expenditure ). Pengeluaran pendapatan dibebankan sebagai biaya pada periode akuntansi terjadinya, sedangkan pengeluaran modal diperlakukan sebagai tambahan harga pokok aktiva tetap dan dibebankan sebagai biaya dalam periode akuntansi yang menikmati manfaat pengeluaran modal tersebut. Oleh karena itu, manajemen perusahaan perlu merumuskan kebijakan akuntansi untuk membedakan pengeluaran yang berhubungan dengan aktiva tetap kedalam dua golongan : pengeluaran pendapatan dan pengeluaran modal.
3. Penggolongan Aktiva Tetap
Aktiva tetap dalam perusahaan umumnya digolongkan sebagai berikut : a. tanah dan perbaikan tanah ( land and land improvement ),
b. gedung dan perbaikan gedung (building and building improvement ), c. mesin dan peralatan pabrik,
d. peralatan kantor, dan e. kendaraan.
4. Transaksi Yang Mengubah Aktiva Tetap
Transaksi yang bersangkutan dengan aktiva tetap terdiri dari tiga kelompok yaitu :
1) transaksi yang mengubah rekening aktiva tetap,
2) transaksi yang mengubah rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan,
3) transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.
Jenis transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap terdiri dari transaksi perolehan ( pembelian , pembangunan dan sumbangan ), pengeluaran modal, revaluasi, pertukaran, penghentian pemakaian, dan penjualan. Jenis transaksi yang mengubah akumulasi depresiasi aktiva tetap terdiri dari depresiasi, penghentian pemakaian, penjualan dan pertukaran. Dan jenis transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap adalah konsumsi berbagai sumber daya antara lain bahan dan suku cadang, sumber daya manusia, energi, peralatan, dan sumber daya lain untuk kegiatan reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.
5. Transaksi perolehan
Aktiva tetap perusahaan diperoleh melalui berbagai cara antara lain seperti pembelian, pembangunan, dan sumbangan. Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatatdalam register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut :
Aktiva Tetap xxx
Jika aktiva tetap diperoleh dengan membangun sendiri, pengeluaran modal ( capital expenditure ) yang berupa pengeluaran kas dicatat dalam register bukti kas keluar dengan jurnal :
Aktiva tetap dalam konstruksi xxx
Bukti kas keluar yang akan dibayar xxx
Jika aktiva tetap diperoleh dengan pembangunan sendiri , pengeluaran modal ( capital expenditure ) yang berupa pemakaian persediaan, distribusi gaji dan upah, dan pembebanan biaya overhead pabrik dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut:
Aktiva tetap dalam konstruksi xxx Persediaan suku cadang xxx
Gaji dan upah xxx
Biaya Overhead Pabrik yang dibebankan xxx
Harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut:
Aktiva tetap xxx
Aktiva tetap dalam konstruksi xxx
Jika aktiva tetap diperoleh dari sumbangan, harga pokok aktiva tetap dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut:
Aktiva tetap xxx
Modal Sumbangan xxx
6. Transaksi Pengeluaran Modal
Transaksi pengeluaran modal adalah transaksi yang bersangkutan dengan aktiva tetap yang mempunyai manfaat lebih dari satu tahun, maka pada saat
terjadinya, pengeluaran modal tersebut dicatat sebagai sebagai tambahan harga pokok aktiva tetap yang bersangkutan, dan didepresiasikan dalam tahun-tahun yang menikmati manfaat pengeluaran modal tersebut. Transaksi pengeluaran modal ( capital expenditure ) dicatat dalam register bukti kas keluar dengan jurnal sebagai berikut:
Aktiva tetap xxx
Bukti kas keluar yang akan dibayar xxx 7. Transaksi Depresiasi Aktiva Tetap
Secara periodik, harga pokok aktiva tetap dialokasikan kedalam periode akuntansi yang menikmati jasa yang dihasilkan oleh aktiva tetap. Alokasi ini dikenal dengan istilah depresiasi aktiva tetap. Transaksi depresiasi aktiva tetap, dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut:
Biaya Overhead Pabrik Yang sesungguhnya xxx Biaya administrasi dan umum xxx
Biaya pemasaran xxx
Akumulasi depresiasi aktiva tetap xxx 8. Transaksi Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap
Jika berdasarkan pertimbangan teknis atau ekonomis suatu aktiva tetap tidak lagi layak untuk diteruskan pemakaiannya, manajemen dapat memutuskan untuk menghentikan pemakaian aktiva tetap yang bersangkutan. Karena aktiva tetap memiliki rekening akumulasi depresiasi, yang merupakan rekening penilai ( valuation account ), maka penghentian pemakaian aktiva tetap dicatat dalam rekening aktiva tetap dan rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan. Jika nilai jual aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya berbeda
dari nilai buku aktiva tetap pada saat dihentikan pemakaiannya, penghentian pemakaian aktiva tetap menimbulkan laba atau rugi. Transaksi penghentian aktiva tetap, dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut:
Akumulasi depresiasi xxx Rugi penghentian pemakaian aktiva tetap xxx
Aktiva Tetap xxx
9. Transaksi Reparasi dan Pemeliharaan Aktiva Tetap
Dalam masa pemanfaatan aktiva tetap, perusahaan melakukan pemeliharaan dan reparasi aktiva tetap untuk menjaga dan mempertahankan kondisi aktiva tetap agar layak beroperasi. Berdasarkan kebijakan akuntansi yang dirumuskan oleh manajemen perusahaan, pengeluaran untuk reparasi aktiva tetap digolongkan kedalam dua golongan, yaitu pengeluaran modal dan pengeluaran pendapatan. Biaya reparasi yang mempunyai manfaat lebih dari satu tahun diperlakukan sebagai pengeluaran modal, sehingga pengeluaran tersebut ditambahkan kedalam harga pokok aktiva tetap yang bersangkutan. Biaya reparasi yang bermanfaat hanya dalam tahun terjadinya diperlakukan sebagai pengeluaran pendapatan, sehingga pengeluaran tersebut disajikan sebagai biaya yang mengurangi pendapatan penjualan dalam tahun terjadinya. Biaya pemeliharaan aktiva tetap merupakan pengeluaran pendapatan yang diperlakukan sebagai biaya dalam periode terjadinya. Transaksi reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap yang merupakan pengeluaran pendapatan dicatat dalam register bukti kas keluar dengan jurnal sebagai berkut:
Biaya reparasi dan pemeliharaan xxx
10. Manajemen Aktiva Tetap
Aktiva tetap menuntut pemanfaatan optimum selama taksiran umur ekonomisnya. Perlu dibentuk satu fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk mengatur penggunaan, pemindahan, pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap. Jika masing-masing fungsi memiliki wewenang untuk menggunakan, memindahkan, dan menghentikan pemakaian aktiva tetap, penggunaan aktiva tetap tidak akan optimum, karena aktiva tetap yang menganggur di suatu fungsi tidak dapat segera dimanfaatkan oleh fungsi lain. Dalam struktur organisasi, fungsi yang bertanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap berada di tangan bagian aktiva tetap. Wewenang yang dimiliki oleh bagian aktiva tetap adalah :
a. menempatkan aktiva tetap ditangan fungsi pemakai aktiva tetap,
b. memberikan otorisasi pemindahan aktiva tetap dari fungsi satu ke fungsi lainnya,
c. memberikan otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap,
d. memberikan otorisasi pengiriman aktiva tetap ke pihak luar untuk keperluan reparasi.
11. Struktur Kode Aktiva Tetap
Jika perusahaan memiliki berbagai jenis aktiva tetap di berbagai lokasi, untuk memudahkan identifikasi aktiva tetap, diperlukan kode yang mampu memberikan informasi lengkap mengenai aktiva tetap. Diantara informasi penting yang perlu dicerminkan dalam kode aktiva tetap adalah, golongan aktiva tetap, jenis aktiva tetap, lokasi portability, tahun perolehan, fungsi yang bertanggung jawab dalam pemakaian aktiva tersebut. Oleh karena itu, jika perusahaan
menggunakan kode angka kelompok ( group code ), maka berikut ini disajikan struktur kode aktiva tetap.
Contoh penggunaan kode aktiva tetap disajikan sebagai berikut :
X XX XX XX XX XX
Golongan aktiva tetap Jenis aktiva tetap Tahun perolehan Fungsi
Lokasi portability
a. Golongan Aktiva Tetap
Secara umum aktiva tetap yang dimiliki perusahaan digolongkan sebagai berikut :
1) tanah dan perbaikan tanah ( land and land improvement ),
2) gedung dan perbaikan gedung ( building and building improvement ), 3) mesin dan peralatan pabrik,
4) mesin dan perlengkapan kantor, 5) mebel,
6) kendaraan, dan 7) aktiva tetap lainnya. b. Jenis Aktiva Tetap
Tiap golongan aktiva tetap dapat dirinci lebih lanjut, masing-masing sampai dengan 99 jenis. Contoh : mesin dan ekuipment kantor dirinci menjadi jenis aktiva tetap berikut ini:
1) mesin ketik manual, 2) mesin ketik elektronik, 3) mesin potong kertas, 4) mesin penghancur kertas, 5) mesin fotokopi,
6) mesin cetak computer, 7) komputer, 8) overhead projector, 9) tv monitor, 10) slide projector, 11) movie video, Dan seterusnya. c. Tahun Perolehan
Tahun perolehan aktiva tetap biasanya diambil dua angka terakhir dan dicantumkan dalam kode aktiva tetap. Misalnya, mesin fotokopi diperoleh dalam tahun 2002, maka angka yang ke-4 dan ke-5 dalam kode aktiva tetap dicantumkan angka 02. Kode tahun perolehan ini akan dengan cepat memberikan informasi umur aktiva tetap sampai dengan saat tertentu.
d. Fungsi
Kode fungsi memudahkan pembebanan biaya depresiasi aktiva tetap kedalam biaya produksi, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran. Karena dalam perusahaan manufaktur ada tiga fungsi pokok, maka kode fungsi ini disusun sebagai berikut :
1) produksi,
2) administrasi dan umum, 3) pemasaran.
e. Lokasi
Kode lokasi dapat dirinci sebagai berikut :
X X XX XX Daerah Gedung Lantai Nomor kamar f. Portability
Portability aktiva tetap digolongkan menurut mudah dan dapat atau tidaknya aktiva tetap dipindahkan dari satu tempat ke tempa lainnya. Penggolongan aktiva tetap berdasarkan portability sebagai berikut :
1) portable ( dapat dibawa dengan tangan manusia ),
2) movable ( dapat dipindahkan dengan bantuan equipment ), 3) fixtures ( melekat pada aktiva tetap lain ).
Berdasarkan struktur kode aktiva tetap tersebut, sebuah mesin fotokopi akan diberi kode sebagai berikut :
405-02-3-420806-2 Makna kode tersebut adalah
405 mesin dan equipment kantor- fotokopi 02 tahun perolehan 2002
3 fungsi pemasaran
420806 lokasi di daerah 4 ( Surabaya ), gedung 2, lantai 08, kamar 06 2 Movable
D. DOKUMEN
Menurut Nugroho, formulir dokumen pada dasarnya merupakan wujud fisik rekaman transaksi perusahaan, formulir pada dasarnya digunakan untuk menetapkan tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat, atau menyelesaikan transaksi, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mengirim data dari satu pihak ke pihak lain, dan merekam transaksi atau meminta dilakukanya suatu kegiatan. Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan adalah :
1. surat permintaan otorisasi investasi ( expenditures authorization request atau authorization for expenditures ),
2. surat permintaan reparasi ( authorization for reparation ), 3. surat permintaan transfer aktiva tetap,
4. surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, 5. surat perintah kerja ( work order ),
6. surat order pembelian, 7. laporan penerimaan barang, 8. faktur dari pemasok,
9. bukti kas keluar, 10. bukti memorial.
Surat permintaan otorisasi investasi ( expenditures authorization request ). Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi dalam dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada manajemen puncak. Melalui staff direksi, usulan investasi diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi kelayakan. Studi kelayakan tersebut digunakan untuk menyusun anggaran investasi ( capital budget ) untuk disetujui / diotorisasi oleh rapat umum pemegang saham. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh rapat umum pemegang saham. Dokumen ini disebut surat permintaan otorisasi investasi.
Surat Permintaan Reparasi ( authorization for repair ), berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal. (contoh surat lihat di lampiran). Surat Permintaan Transfer Aktiva Tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap. Surat Permintaan Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap.
Surat perintah kerja ( work order ), yaitu dokumen yang memiliki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang di pakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya.
Surat Order Pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva kepada pemasok. Laporan Penerimaan Barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
Faktur Dari Pemasok, yaitu dokumen yang merupakan tagihan dari pemasok atas aktiva tetap yang telah dibeli. Bukti Kas Keluar, merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut.
