Bab ini berisikan mengenai kesimpulan saran tentang sistem kearsipan Kementrian Keuangan Direktorat Jendral Pajak Pratama Lubuk Pakam.
A. Sejarah singkat terbentuknya KPP Pratama Lubuk Pakam
Pada tahun 1987 Kantor Pelayanan Pajak masih disebut Kantor Inspeksi Pajak. Pada saat itu ada 2 (dua) Kantor Inspeksi Pajak yaitu Kantor Inspeksi Pajak Medan Selatan dan Kantor Inspeksi Pajak Kisaran. Dengan adannya pertumbuhan ekonomi penduduk yang semakin cepat, maka pemerintah merasa perlu adannya tambahan kantor inspeksi pajak yang gunanya untuk menambah penerimaan Negara dari sektor pajak.
Dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat didalam pelayanan pembayaran pajak, maka berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 267/KMK.01/1989 diadakanlah perubahan secara menyeluruh pada Direktorat Jendral Pajak yang mencakup organisasi Kantor Inspeksi Pajak yang diganti nama menjadi Kantor Pelayanan Pajak sekaligus dibentuk Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan.
Berdasarkan pada keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No.785/KMK.01/1993 tertanggal 3 agustus 1993 Kantor Pelayanan Pajak berubah menjadi 4(empat) wilayah kerja yaitu:
1. Kantor Pelayanan Pajak Medan Timur yang beralamat Jl. Diponegoro No 30 Medan.
2. Kantor Pelayanan Pajak Medan Barat yang beralamat Jl. Sukamulia No.
17A Medan.
3. Kantor Pelayanan Pajak Medan Utara yang beralamat Jl. Asrama No.7 Medan
4. Kantor Pelayan Pajak Binjai yang beralamat Jl. Asrama No. 7 Medan.
Wilayah-wilayah kerja Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam adalah kecamatan:
1. Sunggal 12. Kutalimbau
2. Labuhan Deli 13. Namorambe
3. Pancur Batu 14. Batangkuis
4. Deli Tua 15. Tanjung Morawa
5. Beringin 16. Pagar Merbau
6. Lubuk Pakam 17. Hamparan Perak
7. Gunung Meriah 18. Patumbak
8. Percut Sei Tuan 19.Sibolangit
9. STM Hulu 20. Sibiru-biru
10. Galang 21. Pantai Labu
11. Bangun Purba 22. STM Hilir
Untuk mengimplementasikan konsep administrasi perpajakan modern yang berorientasi pada pelayanan dan pengawasan, maka struktur organisasi Direktorat Jendral Pajak perlu diubah, baik di level kantor pusat sebagai pembuat kebijakan maupun level kantor operasional sebagai pelaksana implementasi kebijakan.
Sebagai langkah pertama, untuk memudahkan wajib pajak , ketiga jenis kantor pajak yang ada yaitu, Kantor Pelayanan Pajak (KPP), Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan (KPPBB), Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak(Karipka) dilebur menjadi Kantor Pelayanan Pajak Pratama (KPP Pratama).
Adapun Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Sumatera Utarat I (Kanwil Sumut I) akan mengoperasikan delapan unit kantor pelayanan modern yang dijuluki Kantor Pelayanan Pajak Pratama. Kedelapan KPP Pratama dimaksud yakni enam unit KPP konvensional yang ada saat ini dimodernisasi dan ditambah dua KPP baru. Keenam KPP konvensional yang dijadikan KPP Pratama yakni:
1. KPP Pratama Medan Belawan 2. KPP Pratama Medan Barat 3. KPP Pratama Medan Polonia 4. KPP Pratama Medan Kota 5. KPP Pratama Medan Timur 6. KPP Pratama Binjai
Dua KPP baru yang dibentuk adalah:
1. KPP Pratama Medan Petisah 2. KPP Pratama Lubuk Pakam
KPP Pratama Lubuk Pakam sebelumnya adalah Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan Lubuk Pakam yang berada dibawah organisasi Kanwil Sumut II. Sejak dileburnya ketiga jenis Kantor Pelayanan Pajak menjadi satu, maka Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan Lubuk Pakam berubah menjadi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam dan berada dibawah organisasi Kanwil Sumut I.
Sesuai dengan Keputusan DJP Nomor KEP-95/PJ/2008/ Tentang Saat Mulai Operasi (SMO) Kantor Pelayanan Pajak Pratama di lingkungan Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Sumatera Utara I, maka Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam ditetapkan mulai beroperasi tanggal 27 Mei 2008.
A.1 Logo Perusahaan
KPP Pratama Lubuk Pakam menggunakan Logo Direktorat Jendaral Pajak sebagai Logo perusahaan, dikarenakan seluruh KPP Pratama berada dibawah naungan Direktorat Jenderal Pajak.
Adapun Logo dari Direktorat Jenderal Pajak adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1
Sumber: Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam Keterangan Umum :
Motto : Negara dan Racka
Bentuk : Segi Lima. Dengan ukuran 5cm dan 7cm
Tata warna : Biru kehitam-hitaman; Kuning Emas; Putih dan Hijau Makna Logo :
1) Padi sebanyak 17 butir berwarna kuning emas dan kapas sebanyak 8 butir dengan susunan berlengkung 4 dan 4 buah berlengkung 5, berwarna putih dan kelopak berwarna hijau, keduanya melambangkan cita-cita Indonesia sekaligus diberi arti tanggal lahirnya Negara Republik Indonesia.
2) Sayap berwarna kuning emas melambangkan ketangkasan dalam menjalankan tugas.
3) Ruang segilima berwarna biru kehitam-hitaman melambangkan dasar negara Republik Indonesia adalah Pancasila.
4) Arti keseluruhan lambang tersebut sesuai dengan motto “ Negara dana Racka” adalah ungkapan suatu daya yang mempersatukan dengan menyerasikan dalam gerak kerja untuk melaksanakan tugas Departemen Jenderal Pajak.
B. Struktur Organisasi Kantor KPP Pratama Lubuk Pakam
Struktur Organisasi adalah suatu bagian yang menggambarkan sistematis mengenai penetapan tugas-tugas, fungsi dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Tujuan untuk membina keharmonisan kerja agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan teratur dan baik untuk mencapai tujuan yang diinginkan secara maksimal.
KPP Pratama Lubuk Pakam adalah instansi vertikal Direktorat Jenderal Pajak yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor Wilayah. KPP Pratama Lubuk Pakam menerapkan struktur lini dan staff yang dipimpin oleh seorang Kepala Kantor.mBerdasarkan peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 55/PMK.01/2008.
Struktur Organisasi yang ada di KPP Lubuk Pakam dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Kepala Kantor 2. Sub. Bagian Umum
3. Seksi Pengolahan Data dan Informasi (PDI) 4. Seksi Pelayanan
5. Seksi Penagihan
6. Seksi Pemeriksaan 7. Seksi Ekstensifikasi
8. Seksi Pengawasan dan konsultasi (Waskon I, II, III) 9. Kelompok jabatan fungsional
Gambar 2.2
Sumber: Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam (2016) KPDJP
C. Deskripsi Tugas Kantor KPP Pratama Lubuk Pakam
Tugas masing-masing akan diuraikan dalam setiap seksi, di mana KPP Pratama Lubuk Pakam mempunyai tugas pokok melaksanakan penyuluhan, pelayanan, dan pengawasan Wajib Pajak dibidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barang Mewah, Pajak tidak langsung lainnya, Pajak Bumi dan Bangunan, serta Bea Perolehan Hak atas Tanah dan/atau Bangunan dalam wilayah wewenangnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Namun sejak tahun 2012 KPP Pratama Lubuk Pakam sudah tidak menerima Pajak Bumi dan Bangunan lagi karna sudah dialihkan ke Dinas Pendapatan Daerah.
Maka pembagian tugas dan wewenang masing-masing seksi dalam struktur organisasi KPP Lubuk Pakam adalah :
1. Kepada Kantor
Mempunyai tanggung jawab dalam memberi arahan, mengkoordinasi, membagi, dan mendisposisi pekerjaan kepada pengawai atas staff sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, serta melakukan pengawasan terhadap tupoksi tersebut;
2. Sub Bagian Umum
Sub bagian umum terdiri dari 3 bagian, yaitu : 1. Tata Usaha dan Kepegawaian
Tugasnya adalah menyelenggarakan tugas pelayanan di bidang tata usaha dan kepegawaian dengan cara melakukan pengurusan surat, pengetikan dan pengadaan, penataan berkas penyusutan arsip, tata
usaha kepegawaian dan pengiriman laporan agar dapat menunjang kelancaran tugas Kantor Pelayanan Pajak.
2. Keuangan
Tugasnya adalah menyusun anggaran dan administrasi keuangan untuk pembiayaan administrasi kantor dan penggajian pegawai KPP Pratama Lubuk Pakam.
3. Bagian Rumah Tangga
Tugasnya adalah mengurusi segala keperluan rumah tangga dan keperluan perlengkapan Kantor Pelayanan Pajak Pratama agar dapat menunjang kelancaran tugas Kantor Pelayanan Pajak.
3. Seksi Pengolahan Data dan Informasi (PDI)
Seksi Pengolahan Data dan Informasi di pimpin oleh seorang kepala seksi yang tugasnya mengkoordinir urusan pengolahan data dan penyajian informasi pembuatan monografi pajak, penggalian potensi perpajakan serta ekstensifikasi wajib pajak dan intensifikasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Seksi Pengolahan Data dan Informasi mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pencarian, dan pengolahan data, penyajian informasi perpajakan, perekaman dokumen perpajakan, urusan tata usaha penerimaan perpajakan, pengalokasian Pajak Bumi dan Bangunan dan Bea Perolehan Hak atas Tanah dan/atau Bangunan, pelayanan dukungan teknis komputer, pemantauan aplikasi e-SPT dan e-Filing pemantauan aplikasi Sistem Manajemen Informasi Objek Pajak (SISMIOP), dan Sistem Informasi Geogarafi (SIG), serta penyiapan laporan kinerja.
4. Seksi Pelayanan
Seksi Pelayanan mempunyai tugas melakukan penetapan dan penerbitan produk hukum perpajakan, pengadministrasian dokumen dan berkas perpajakan, penerimaan dan pengolahan Surat Pemberitahuan, serta penerimaan surat lainnya, penyuluhan perpajakan, pelaksanaan registrasi Wajib Pajak, serta melakukan kerjasama perpajakan.
5. Seksi Penagihan
Seksi penagihan mempunyai tugas melakukan urusan penatausahaan piutang pajak, penagihan aktif, usulan penghapusan piutang pajak, penundaan dan angsuran tunggakan pajak, serta penyimpanan dokumen-dokumen penagihan.
6. Seksi Pemeriksaan
Seksi pemeriksaan mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana pemeriksaan, pengawasan pelaksanaan aturan pemeriksaan, penerbitan dan penyaluran surat perintah pemeriksaan pajak serta administrasi pemeriksaan perpajakan lainnya.
7. Seksi Ekstensifikasi
Seksi Ekstensifikasi Perpajakan mempunyai tugas melakukan pengamatan potensi perpajakan, pendapatan objek dan subjek pajak, penilaian objek pajak dalam rangka ekstensifikasi.
8. Seksi Pengawasan dan Konsultasi (Waskon) I, II, III
Seksi Pengawasan dan konsultasi I, seksi pengawasan dan konsultasi II, seksi pengawasan dan konsultasi III, masing-masing mempunyai tugas melakukan pengawasan kepatuhan kewajiban
perpajakan Wajib Pajak, bimbingan/himbauan kepada Wajib Pajak dan Konsultasi teknis perpajakan, penyusunan profil Wajib pajak, analisis kinerja Wajib pajak, melakukan rekonsiliasi data Wajib Pajak dalam rangka melakukan intensifikasi, dan melakukan evaluasi hasil banding.
9. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari Supervisor, Ketua Tim, Anggota Tim dan mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
D. Visi dan Misi Kantor KPP Pratama Lubuk Pakam a. Visi
Menjadi institusi pemerintah yang menyelenggarakan sistem administrasi perpajakan yang modern yang efektif, efisien dan dipercaya masyarakat dengan integritas dan profesionalisme yang tinggi
b. Misi
Menghimpun penerimaan Pajak Negara berdasarkan Undang-Undang Perpajakan yang mampu mewujudkan kemandirian pembiayaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) melalui sistem Administrasi perpajakan yang efisien dan efektif.
a.1. Visi dan Penjelasannya
Sebagaimana kebijakan yang telah dicanangkan oleh Kantor Pusat Direktorat Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) melalui sistem Administrasi Jenderal Pajak, Visi Kantor Pelayan Pajak
Lubuk Pakam adalah “Menjadi Model Pelayanan Masyarakat yang Dipercaya dan Dibanggakan Masyarakat”.
Visi tersebut merefleksikan cita-cita Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam untuk menjadi Public Service yang berstandard tinggi baik dan sisi kualitas aparat maupun manajemennya sehingga eksistensi dan kinerjanya mampu memenuhi harapan masyarakat sebagai institusi yang memiliki citra baik dan bersih.
a.2. Misi dan Penjelasannya
Misi Direktorat Jenderal Pajak menjadi 4 aspek, yaitu :
a) Misi Fiskal, yaitu menghimpun penerimaan dalam Negeri dari sektor pajak yang mampu menunjang kemandirian pembiayaan pemerintah berdasarkan Undang-Undang Perpajakan dengan tingkat efektifitas dan efisiensi yang tinggi.
b) Misi Ekonomi, yaitu mendukung kebijaksaan pemerintah dalam mengatasi permasalahan ekonomi bangsa dengan kebijakan perpajakan yang meminimalkan distorsi.
c) Misi Politik, yaitu mendukung proses demokratis bangsa.
d) Misi Kelembagaan, yaitu senantiasa memperbaharui diri, selaras dengan aspirasi masyarakat dan teknokrasi perpajakan serta administrasi perpajakan yang mutakhir.
Misi tersebut sebagai salah satu pernyataan tujuan keberadaan (eksistensi). Tugas, Fungsi, Peranan, dan Tanggung Jawab
Direktorat Jenderal Pajka maupun Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam sebagaimana diamanatkan dalam
Undang-Undang dan Peraturan serta kebijakan Pemerintah dengan dijiwai prinsip-prinsip dan nilai-nilai strategi organisasi diberbagai bidang.
E. Kegiatan KPP Pratama Lubuk Pakam Saat Ini
Kegiatan yang dilaksanakan KPP Pratama Lubuk Pakam saat ini yaitu penyampaian SPT Tahunan melalui E-filing dengan cara penyampaian SPT Tahunan secara elektronik yang dilakukan secara online dan real time melalui internet pada website DJP (www.pajak.go.id)/ www.djponline.pajak.go.id atau ASP (Aplication Service Provider/Penyedia Jasa Aplikasi).
Tata cara penyampaian SPT Tahunan melalui e-filing :
1. Mengajukan permohonan e-Fin ke kantor KPP Pratama Lubuk Pakam dengan persyaratan memilki mail pribadi dan nomor handphone, nomor e-Fin akan keluar satu hari itu juga.
2. Setelah memiliki nomor e-Fin regristasi dan aktivasi melalui www.pajak.go.id atau www.djponline.pajak.go.id siapkan dokumen pendukung seperti, bukti potong, daftar penghasilan, daftar harta dan utang, daftar tanggungan keluarga, bukti pembayaran zakat/sumbangan lain, dan lain-lain sebelum pengisian SPT
3. Setelah masuk melalui situs www.pajak.go.id masukan NPWP pribadi usahakan NPWP aktif lalu masukan password yang dibuat pada saat
aktivasi, lalu isi formulir SPT dengan pilihan yang sudah ada, dengan melihat bukti potong yang di keluarkan oleh bendahara.
4. Setelah pengisian selesai dengan lengkap, maka minta kode verifikasi dan kode verifikasi akan dikirim ke email pribadi, masukan kode verifikasi klik selesai maka akan dikirim Bukti Penerimaan Elektronik oleh DJP online ke email pribadi milik wajib pajak itu sendiri.
A. Pengertian Prosedur
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan Klerikal, Biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu Departemen atau lebih yang di buat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yan terjadi berulang-ulang Mulyadi (2001:5).
Menurut Ali (2001:325) Prosedur adalah tat cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan. Sedangkan menurut Baridwan ( 2009:30) Prosedur merupakan urutan-urutan pekerjaan terikat, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap transaksi-transaksi perusahan. Dari tiga pengertian tersebut dapat di tarik kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu rangkaian tahap atau urutan yang sudah menjadi pola tetap dalam melakukan pekerjaan atau aktivitas.
B. Pengertian Perekrutan
Setiap organisasi dalam menyelenggarakan kegiatanya, tentu memerlukan sumber daya manusia sebagai faktor tenaga kerja, karena tanpa faktor ini tidak mungkin bagi suatu organisasi dapat menjalankan aktfitasnya. Tenaga kerja adalah orang yang melakukan pekerjaan pada suatu organisasi atau badan usaha dengan mendapatkan kontra prestasi atau upahatas kerja yang dihasilkan Achmad (2007:89).
Proses rekrutmen dimulai ketika para pelamar dicari dan berakhir ketika lamaran mereka diserahkan. Agar efektifitas dan efisiensi organisasi terwujud diperlukan roses rekrutmen yang tepat dengan dilandasi perencanaan yang matang.
Ada beberapa pengertian rekrutmen menurut para ahli sebagai berikut:
Menurut Singodimedjo (2001) menyatakan “rekrutmen merupakan suatu proses mencari, mengadakan, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam suatu organisasi.
Menurut Nanang Nuryanta (2008) rekrutmen antara lain meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.
Menurut Noe at. all (2000) rekrutmen didefinisikan sebagai pelaksanaan atau aktifitas organisasi awal dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja yang potensial.
Menurut Sulistiyani (2003:134) rekrutmen adalah proses mencari menemukan dan menarik para pelamar untuk menjadi pegawai pada dan oleh organisasi tertentu. Selanjutnya rekrutmen (recruitmen) juga dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.
Menurut Malayu (2000:40) Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja, jika penarikan berhasil artinya banyak pelamar
yang memasukkan lamaranya, peluang untuk mendapatkan karyawan yang baik terbuka lebar, arena perusahaan dapat memilih terbaik dari yang baik.
Menurut Achmad (2007:90) Rekrutmen atau Penarikan Tenaga Kerja adalah suatu kegiatan pokok atau suatu fungsi mencari, menemukan dan menarik pelamar untuk di Seleksi dan kemudian ditempatkan pada jabatan yang sesuaidengan kecakapan dan kemampuan pelamar. Perekrutan adalah proses menghasilkan sejumlah pelamar yang berkualifikasi untuk pekerjaan di suatu organisasi atau perusahaan Mathis (2001:273).
Menurut Veithzal (2005:158) Rekrutmen pada hakikatnya merupakan proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan. Penarikan (recruitment) sumber daya manusia adalah suatu proses pencarian dan pemikatan para calon tenaga kerja (karyawan) yang mempunyai kemampuan sesuai dengan rencana kebutuhan suatu Organisasi Soekidjo (2003:130).
Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa perekrutan adalah suatu proses yang dilakukan di dalam suatu perusahaan atau organisasi untuk memperoleh karyawan yang baik dan berkualitas sesuai dengan kriteria-kriteria yang di inginkan oleh perusahaan atau organisasi.
C. Pengertian Karyawan
Karyawan atau pegawai adalah seseorang pekerja tetap yang bekerja di bawah perintah orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan Malayu (2000:41). Karyawan adalah seseorang yang direkrut, diseleksi dan ditempatkan
selanjutnya karyawan harus dikembangkan agar sesuai dengan pekerjaan dan organisasi Justine (2006:98).
Menurut Abdurrahmat (2006:174) karyawan adalah makhluk sosial yang menjadi kekayaan utama bagi perusahaan.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa karyawan adalah seseorang yang bekerja di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang bekerja sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku sesuai dengan keahlian yang dimiliki.
D. Prosedur Perekrutan Karyawan
Menurut Justine (2006:45) Berikut ini langkah-langkah yang biasanya dilakukan Dalam Pelaksanaan Rekrutmen.
1. Analisis dan Rancangan jabatan
Jabatan adalah Sekumpulan tugas-tugas yang dilakukan seorang pegawai untuk dapat menghasilkan suatu produk atau jasa. Untuk dapat mengetahui tuntutan-tuntutan tertentu agar tugas-tugas dalam jabatan tertentu agar tugas-tugas dalam jabatan tertentu dapat dilaksanakan atau diselesaikan oleh pemegang jabatan (Jobholder).
Untuk dapat mengetahui tuntutan-tuntutan (requirement) dari suatu
jabatan, perlu dilakukan suatu kegiatan yang di namakan analisis jabatan (Job analysis). Analisis jabatan dapat dilakukan dengan
cara sebagai berikut:
a) Mengidentifikasi tugas-tugas dan perilaku-perilaku yang
b) Melakukan spesifikasi pengetahuan, Ketrampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk dapat melakukan pekerjaan (tugas-tugas dalam suatu jabatan).
Dari uraian-uraian tentang apa-apa yang diperoleh dari analisis jabatan dapat di beri batasan (definisi) analisis jabatan adalah proses untuk memperoleh informasi serinci mungkin mengenai fakta-fakta yang terjadi, yang di perlukan guna menyelesaikan tugas-tugas yang ada dalam suatu jabatan.
2. Job Description (Uraian Jabatan)
Uraian jabatan adalah suatu pernyataan yang tertulis yang menerangkan kewajiban kewajiban, kondisi kerja dan aspek-aspek lain satu jabatan khusus.
3. Job Spesification (Spesififasi jabatan)
Job Spesifikasi yaitu menguraikan apa-apa yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan.
4. Job Performance Standard (Standar Penampilan Kerja)
Di samping fungsi untuk penyusunan job descriptiondan job spesification, analisis jabatan juga Performance standar. Fungsi dari standar penampilan kerja adalah:
a. Merupakan atau dapat dijadikan tujuan atau target bagi pegawai (usaha/ikhtiarnya)
b. Merupakan kriteria yang dapat mengukur keberhasilan kerja.
Dengan di hasilkanya job description, job spesification, dan job performance standar organisasi sudah memiliki data untuk
menyusun suatu kerangka kerja dan juga personal yang menangani suatu jabatan.
5. Penarikan calon pegawai (Recruitment)
Penarikan calon pegawai merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan secara terencana, guna memperoleh calon-calon pegawai yang memenuhi syarat-syarat yang dituntut oleh suatu jabatan tertentu yang di butuhkan oleh suatu organisasi.ini berarti mulai program penarikan pegawai organisasi harus dapat memperoleh sekelompok pelamar yang benar-benar sesuai dengan tuntutan jabatan (job requirement) yang sebelumnya telah terurai secara rinci dalam job description (uraian jabatan), job specification (spesifikasi jabatan) dan job performance standart (standar penampilan jabatan). Proses rekruitmen itu sendiri di mulai sejak mencari pelamar-pelamar dan diakhiri dengan diterimanya surat-surat lamaran. Hasil dari proses rekrutmen adalah sekelompok pelamar yang kelak akan dipilih melalui proses seleksi menjadi pegawai baru.
Gambar 3.1 Proses penarikan calon pegawai (Recruitment) Uraian
Spesifikasi
Standar penampilan
Pelamar Titik temu
Calon calon pelamar
Prosedur (proses) atau langkah-langkah pelaksanaan seleksi perlu ditetapkan dengan cermat dan berdasarkan asas efisiensi untuk memperoleh karyawan yang qualified dengan penempatan yang tepat.
Menurut Malayu (2000:56) adalah sebagai berikut:
1) Seleksi Surat-surat lamaran
Menyeleksi surat-surat lamaran artinya memilih surat-surat lamaran dan mengelompokkan atas surat lamaran yang memenuhi syarat dan surat lamaran yang tidak memenuhi syarat. Lamaran yang tidak memenuhi syarat berarti gugur, sedang lamaran yang memenuhi syarat dipanggil untuk mengikuti seleksi berikutnya. Dalam suratpanggilan harus dicantumkan waktu, tempat dan alat-alat yang diperlukan untuk mengikuti seleksi tersebut.
2) Pengisian blanko lamaran
Pelamar yang di panggil di haruskan mengisi blanko (Formulir) lamaran yang telah disediakan. Formulir ini memuat rincian data yang komplet dari pelamar, seperti orangtuanya, pengalaman kerjanya dan gaji yang dimintakan. Formulir lamaran akan digunakan sebagai salah satu alat referensi pelamar bersangkutan.
3) Pemeriksaan referensi
Memeriksa referensi adalah meneliti siapa referensi pelamar, dipercaya atau tidak untuk memberikan informasi mengenai sifat, perilaku, pengalaman kerja dan hal-hal lain yang dianggap penting dari pelamar. Referensi pada dasarnya adalah seseorang yang dapat memberikan informasi dan jaminan mengenai sifat, perilaku dan hal
lain dari pelamar bersangkutan. Pemeriksaan referensi iniharus hati-hati karena informasi yang diberikan pada umumnya adalah informasi yang baik-baik saja.
4) Wawancara Pendahuluan
Dalam wawancara pendahuluan pimpinan atau tim penyeleksi perusahaaan mengadakan wawancara formal dan mendalam dengan pelamar. Dengan Demikian akan didapatkan data yang lebih komplit dan lebih terinci.
5) Tes Penerimaan
Tes Penerimaan adalah proses untuk mencari data calon karyawan yang disesuaikan dengan spesifikasi jabatan atau pekerjaan yang akan dijabat jenis tes penerimaan calon karyawan ini adalah wawancara dan tertulis. Bentuk-bentuk tes penerimaan adalah:
a. Physical test yaitu suatu proses untuk menguji kemampuan fisik pelamar misalnya pendengaran dan penglihatan (Buta warna atau tidak)
b. Academic (Knowledge) test yaitu proses menguji kecakapan yang dimiliki pelamar sesuai dengan kebutuhan jabatan yang akandiisinya.
c. Phsychological test yaitu proses menguji tentang kecerdasan (intelligence), bakat (aptitude), Prestasi (achievement), minat (interest), dan kepribadian (personality) dari pelamar.