PROSEDUR PEREKRUTAN DAN PENEMPATAN KARYAWAN PADA KEMENTERIAN KEUANGAN RI DIREKTORAT JENDERAL
PAJAK KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA LUBUK PAKAM
OLEH:
OFCA F TARIGAN 132103087
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2016
NAMA : OFCA F TARIGAN
NIM : 132103087
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR PEREKRUTAN DAN
PENEMPATAN KARYAWAN PADA KEMENTERIAN KEUANGAN RI
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA LUBUK PAKAM
Tanggal : Juni 2016 KETUA PROGRAM STUDI D III KESEKRETARIATAN
(Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : Juni 2016 DEKAN
(Prof. Dr. Ramli, SE, MS) NIP. 19580602 198803 1 001
NAMA : OFCA F TARIGAN
NIM : 132103087
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR PEREKRUTAN DAN
PENEMPATAN KARYAWAN PADA KEMENTERIAN KEUANGAN RI
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA LUBUK PAKAM
Medan, Juni 2016 Menyetujui, Dosen Pembimbing
(Inneke Qamariah, SE, M.Si) NIP. 198307202006042003
memberikan rahmat dan kasih-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “ Prosedur Perekrutan dan Penempatan Karyawan pada Kementerian Keuangan RI Direktorat Jenderal Pajak Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala hormat dan kerendahan hati Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Runtung Sitepu, SH, MHum selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE, MSi, selaku Sekretaris Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
5. Ibu Inneke Qamariah, SE, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis sehingga penulisan Tugas Akhir ini selesai.
7. Buat Pak Marihot Pahala Pakpahan yang telah membantu penulis dalam proses magang pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam.
8. Teristimewa untuk Orang Tua Tercinta Ayahanda Abel Tarigan dan Mama Anna br Ginting dimana berkat doa, kasih sayang, kesabaran dan keikhlasan hati membesarkan, mendidik dan memberikan dorongan semangatnya serta pengorbanan yang tidak dapat penulis balas dengan apapun dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Buat Abang tercinta Abdi Valentinus Tarigan dan Edy Elison Tarigan yang telah memberi doa dan semangat kepada Penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
10. Buat adik tercinta Yosi Ella Sitepu terimakasih atas semangat, bantuan, motivasi dan doanya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
11. Buat Teman-teman tersayang sekaligus teman seperjuangan saya, Juni Rotua Hutauruk, Lena Weleni Gultom, Rutica Valentina Sembiring, terima kasih untuk kebersamaan kurang lebih tiga tahun ini, terimakasih juga atas Doanya, dukungan, dan bantuannya sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. SUKSES
12. Terkhusus untuk sahabat Freanna Chingudha Revana Sinulingga, dan Morina Yanti Barus, terimakasih untuk kebersamaan selama ini, terutama atas doa, semangat, dukungan dan bantuannya sehingga penulis dapat
13. Buat senina terkasih Yuni Sarah Tarigan dan Sylvie Chatherine Ginting terimkasih atas dukungan, semangat, dan doanya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dan sukses buat KKN nya. .
Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih memiliki kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca.
Medan, Juni 2016 Penulis
(Ofca F Tarigan)
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Pembahasan ... 5
BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Singkat... 7
B. Struktur Organisasi……….. 11
C. Job Description ... 14
D. Visi dan Misi ... 17
E. Kegiatan SaatIni. ... 19
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Prosedur ... 21
B. Pengertian Perekrutan ... 21
C. Pengertian Karyawan ... 23
D. Prosedur Perekrutan Karyawan ... 24
E. Teknik Perekrutan ... 35
F. Metode Perekrutan ... 37
G. Tujuan Perekrutan... 47
H. Kendala-Kendala Perekrutan... 48
I . Pengertian Penempatan ... 56
J. Syarat Penempatan ... 57
K.Tujuan Penempatan ... 58
L. Prosedur Penempatan... 58
M. Prosedur Perekrutan dan Penempatan Karyawan Pada KPP Pratama Lubuk Pakam ... 59
m.1. Prosedur Perekrutan pada KPP Pratama Lubuk Pakam ... 59
m.2. Prosedur Penempatan pada KPP Pratama Lubuk Pakam……….. 65
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 67
B. Saran ... 68
DAFTAR PUSTAKA ... 69
1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5
1. Gambar 2.2 Struktur Organisasi pada KPP Pratama Lubuk Pakam… ... 13 2. Gambar 3.1 Proses Penarikan Calon Pegawai ... 26
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada dasarnya dalam suatu perusahaan pemerintahan maupun swasta, faktor tenaga kerja atau biasa disebut faktor sumberdaya manusia merupakan unsur utama dalam segala aktivitas perusahaan. Sedangkan pengertian dari tenaga kerja dan pengertian perusahaan menurut UU Ketenagakerjaan no 13 tahun 2003 yaitu tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat, sedangkan pengertian perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang berbadan hukum/tidak, milik orang perseorangan, milik persekutuan atau milik badan hukum, baik milik swasta maupun milik negara yang mempekerjakan pekerja atau buruh dengan membayar upah atau imbalan dalam bentuk lain. Setiap perusahan pernah mengalami perubahan, baik dari segi struktur organisasi sampai pada budaya organisasi. Salah satu perubahan yang terjadi secara konstan dalam organisasi yaitu adanya penambahan atau pergantian karyawan baru pada tiap tingkat jabatan. Tidak hanya karyawan baru yang membutuhkan pekerjaan tetapi perusahaan juga membutuhkan sumber daya manusia.
Faktor tenaga kerja atau SDM ini juga sangat kompleks dalam arti bahwa pembahasan ini meliputi proses rekruitmen, seleksi dan penempatan karyawan yang sesuai dengan prosedur yang diterapkan masing-masing perusahaan.Tahapan proses ini sangat penting karena rekruitmen, seleksi dan penempatan karyawan yang tepat akan menghasilkan tenaga kerja dengan kemampuan yang maksimal dan ini akan memberi keuntungan bagi organisasi atau perusahaan secara
keseluruhan. Karena salah satu kunci utama dalam menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang profesional adalah terletak pada proses rekrutmen.Namun saat ini, proses rekruitmen sering tidak terencana dengan baik, karena masih ada yang berpendapat bahwa rekruitmen adalah fungsi yang hanya dilaksanakan jika kebutuhan sudah mendesak yaitu pada saat adanya kebutuhan akan karyawan saja.
Begitu juga dengan proses seleksi, suatu organisasi juga sering kali kurang memperhatikan standar seleksi sehingga tingkat/kualitas dari pelamar yang dihasilkan pun juga kurang memenuhi kualifikasi pekerjaan yang ditawarkan.
Penempatan yang tidak sesuai juga akan menimbulkan beberapa akibat, antara lain. Keresahaan, turunnya semangat kerja, produktifitas kerja menurun, kurangnya tanggung jawab, kekeliruan dalam melaksanakan pekerjaan, dan sebagainya. Hal-hal tersebut diatas terkait dengan perencanaan Bagaimana Prosedur Perekrutan dan Penempatan SDM yang kurang baik atau perencanaan yang ada hanya untuk jangka pendek dan tidak berlaku dengan rencana jangka panjang suatu perusahaan.
Menjadi seorang karyawan baru bukanlah hal yang mudah. Apabila seseorang tidak siap menghadapi tantangan atau pun kesulitan sebagai karyawan baru, maka ia bisa mengalami kegagalan. Kegagalan yang dimaksud adalah ketika seorang karyawan baru hanya bertahan dalam jangka waktu yang pendek di suatu organisasi sehingga dapat mengakibatkan peningkatan angka karyawan yang keluar (turnover). Oleh karena itu sebuah organisasi berupaya menjalankan proses orientasi atau perkenalan bagi karyawan baru agar dapat beradaptasi pada lingkungannya sehingga produktivitas kerja bisa dicapai secara maksimaL
Keberhasilan dalam pengadaan tenaga kerja terletak pada ketepatan dalam penempatan karyawan, baik penempatan karyawan baru maupun karyawan lama pada possisi jabatan baru. Proses penempatan merupakan suatu proses yang sangat menentukan dalam mendapatkan karyawan yang kompeten yang di butuhkan perusahaan, karena penempatan yang tepat dalam posisi jabatan yang tepat akan dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang di harapkan.
Dalam hal ini perekrutan, seleksi dan penempatan karyawan di KPP Pratama Lubuk Pakam melalui seleksi CPNS Pusat dengan prosedur dan tahapan- tahapan yang harus dilalui setiap calon karyawan. Maka penulis mengambil judul
“PEREKRUTAN DAN PENEMPATAN KARYAWAN PADA
KEMENTERIAN KEUANGAN RI DIREKTORAT JENDERAL PAJAK KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA LUBUK PAKAM”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang, maka perumusan masalah dalam tugas ini adalah “Bagaimana Prosedur Perekrutan dan Penempatan Karyawan Pada Kementerian Keuangan RI Direktorat Jenderal Pajak Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh peneliti untuk mengetahui Bagaimana Prosedur Perekrutan dan Penempatan Karyawan Pada Kementerian Keuangan RI Direktorat Jenderal Pajak Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini yaitu:
1. Bagi Peneliti
Menambah pengetahuan, wawasan dan pemahaman mengenai prosedur perekrutan dan penempatan karyawan pada Kementerian Keuangan RI Direktorat Jenderal Pajak Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam.
2. Bagi Instansi
Sebagai tambahan masukan kepada pihak perusahaan dan bahan pemikiran objektif untuk menentukan prosedur perekrutan dan penempatan karyawan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
Sebagai tambahan informasi yang diperlukan atau tambahan referensi yang dapat dijadikan bahan perbandingan oleh peneliti lain yang ingin melakukan penelitian pada bidang yang sejenis dan masalah yang sama dimasa yang akan datang.
E. Jadwal Kegiatan.
Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survei atau meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengelolaan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari table 1.1 berikut ini:
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
NO Kegiatan
Minggu Ke
II III IV
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Sumber : Penulis ( 2016)
F. Sistematika Pembahasan
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian, dan Sistematika Penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Instansi, Job description, Visi dan Misi, dan kegiatan Instansi terkini.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kementerian Keuangan Direktorat Jenderal Pajak Pratama Lubuk Pakam yang berkaitan dengan pemeliharaan dan proses penyimpanan arsip.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan mengenai kesimpulan saran tentang sistem kearsipan Kementrian Keuangan Direktorat Jendral Pajak Pratama Lubuk Pakam.
A. Sejarah singkat terbentuknya KPP Pratama Lubuk Pakam
Pada tahun 1987 Kantor Pelayanan Pajak masih disebut Kantor Inspeksi Pajak. Pada saat itu ada 2 (dua) Kantor Inspeksi Pajak yaitu Kantor Inspeksi Pajak Medan Selatan dan Kantor Inspeksi Pajak Kisaran. Dengan adannya pertumbuhan ekonomi penduduk yang semakin cepat, maka pemerintah merasa perlu adannya tambahan kantor inspeksi pajak yang gunanya untuk menambah penerimaan Negara dari sektor pajak.
Dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat didalam pelayanan pembayaran pajak, maka berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 267/KMK.01/1989 diadakanlah perubahan secara menyeluruh pada Direktorat Jendral Pajak yang mencakup organisasi Kantor Inspeksi Pajak yang diganti nama menjadi Kantor Pelayanan Pajak sekaligus dibentuk Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan.
Berdasarkan pada keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No.785/KMK.01/1993 tertanggal 3 agustus 1993 Kantor Pelayanan Pajak berubah menjadi 4(empat) wilayah kerja yaitu:
1. Kantor Pelayanan Pajak Medan Timur yang beralamat Jl. Diponegoro No 30 Medan.
2. Kantor Pelayanan Pajak Medan Barat yang beralamat Jl. Sukamulia No.
17A Medan.
3. Kantor Pelayanan Pajak Medan Utara yang beralamat Jl. Asrama No.7 Medan
4. Kantor Pelayan Pajak Binjai yang beralamat Jl. Asrama No. 7 Medan.
Wilayah-wilayah kerja Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam adalah kecamatan:
1. Sunggal 12. Kutalimbau
2. Labuhan Deli 13. Namorambe
3. Pancur Batu 14. Batangkuis
4. Deli Tua 15. Tanjung Morawa
5. Beringin 16. Pagar Merbau
6. Lubuk Pakam 17. Hamparan Perak
7. Gunung Meriah 18. Patumbak
8. Percut Sei Tuan 19.Sibolangit
9. STM Hulu 20. Sibiru-biru
10. Galang 21. Pantai Labu
11. Bangun Purba 22. STM Hilir
Untuk mengimplementasikan konsep administrasi perpajakan modern yang berorientasi pada pelayanan dan pengawasan, maka struktur organisasi Direktorat Jendral Pajak perlu diubah, baik di level kantor pusat sebagai pembuat kebijakan maupun level kantor operasional sebagai pelaksana implementasi kebijakan.
Sebagai langkah pertama, untuk memudahkan wajib pajak , ketiga jenis kantor pajak yang ada yaitu, Kantor Pelayanan Pajak (KPP), Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan (KPPBB), Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak(Karipka) dilebur menjadi Kantor Pelayanan Pajak Pratama (KPP Pratama).
Adapun Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Sumatera Utarat I (Kanwil Sumut I) akan mengoperasikan delapan unit kantor pelayanan modern yang dijuluki Kantor Pelayanan Pajak Pratama. Kedelapan KPP Pratama dimaksud yakni enam unit KPP konvensional yang ada saat ini dimodernisasi dan ditambah dua KPP baru. Keenam KPP konvensional yang dijadikan KPP Pratama yakni:
1. KPP Pratama Medan Belawan 2. KPP Pratama Medan Barat 3. KPP Pratama Medan Polonia 4. KPP Pratama Medan Kota 5. KPP Pratama Medan Timur 6. KPP Pratama Binjai
Dua KPP baru yang dibentuk adalah:
1. KPP Pratama Medan Petisah 2. KPP Pratama Lubuk Pakam
KPP Pratama Lubuk Pakam sebelumnya adalah Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan Lubuk Pakam yang berada dibawah organisasi Kanwil Sumut II. Sejak dileburnya ketiga jenis Kantor Pelayanan Pajak menjadi satu, maka Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan Lubuk Pakam berubah menjadi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam dan berada dibawah organisasi Kanwil Sumut I.
Sesuai dengan Keputusan DJP Nomor KEP-95/PJ/2008/ Tentang Saat Mulai Operasi (SMO) Kantor Pelayanan Pajak Pratama di lingkungan Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Sumatera Utara I, maka Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam ditetapkan mulai beroperasi tanggal 27 Mei 2008.
A.1 Logo Perusahaan
KPP Pratama Lubuk Pakam menggunakan Logo Direktorat Jendaral Pajak sebagai Logo perusahaan, dikarenakan seluruh KPP Pratama berada dibawah naungan Direktorat Jenderal Pajak.
Adapun Logo dari Direktorat Jenderal Pajak adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1
Sumber: Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam Keterangan Umum :
Motto : Negara dan Racka
Bentuk : Segi Lima. Dengan ukuran 5cm dan 7cm
Tata warna : Biru kehitam-hitaman; Kuning Emas; Putih dan Hijau Makna Logo :
1) Padi sebanyak 17 butir berwarna kuning emas dan kapas sebanyak 8 butir dengan susunan berlengkung 4 dan 4 buah berlengkung 5, berwarna putih dan kelopak berwarna hijau, keduanya melambangkan cita-cita Indonesia sekaligus diberi arti tanggal lahirnya Negara Republik Indonesia.
2) Sayap berwarna kuning emas melambangkan ketangkasan dalam menjalankan tugas.
3) Ruang segilima berwarna biru kehitam-hitaman melambangkan dasar negara Republik Indonesia adalah Pancasila.
4) Arti keseluruhan lambang tersebut sesuai dengan motto “ Negara dana Racka” adalah ungkapan suatu daya yang mempersatukan dengan menyerasikan dalam gerak kerja untuk melaksanakan tugas Departemen Jenderal Pajak.
B. Struktur Organisasi Kantor KPP Pratama Lubuk Pakam
Struktur Organisasi adalah suatu bagian yang menggambarkan sistematis mengenai penetapan tugas-tugas, fungsi dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Tujuan untuk membina keharmonisan kerja agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan teratur dan baik untuk mencapai tujuan yang diinginkan secara maksimal.
KPP Pratama Lubuk Pakam adalah instansi vertikal Direktorat Jenderal Pajak yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor Wilayah. KPP Pratama Lubuk Pakam menerapkan struktur lini dan staff yang dipimpin oleh seorang Kepala Kantor.mBerdasarkan peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 55/PMK.01/2008.
Struktur Organisasi yang ada di KPP Lubuk Pakam dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Kepala Kantor 2. Sub. Bagian Umum
3. Seksi Pengolahan Data dan Informasi (PDI) 4. Seksi Pelayanan
5. Seksi Penagihan
6. Seksi Pemeriksaan 7. Seksi Ekstensifikasi
8. Seksi Pengawasan dan konsultasi (Waskon I, II, III) 9. Kelompok jabatan fungsional
Gambar 2.2
Sumber: Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam (2016) KPDJP
Kanwil DJP Sumatera Utara
Mukhtar 060064568
KPP Pratama Lubuk Pakam Amty Nurhayati
060096326
Seksi Pengolahan
Data dan Informasi Ronald Sinaga
060091750 11Pegawai
Seksi Pelayanan
Elizabeth Marthauli 060084635 19 Pegawai
Seksi Penagihan Marihot Pahala
Siahaan 060083268
Seksi Pengawasan dan Konsultasi
I Lisyanto Budi
060078334
Seksi Pengawasan dan Konsultasi
II Lenny Sarah S
060089378
Sub Bagian Umum dan Kepatuhan Internal Jawalmen Silalahi 060065033 11 Pegawai
Seksi Ekstensifikasi
Resti Magdalena
Sinaga 060096326 Seksi
pemeriksaan
Tabah Wolmen Silalahi 060091560 8 Pegawai Seksi
Pengawasan dan Konsultasi
IV Charles Napitupulu
060069784 Seksi
Pengawasan dan Konsultasi
III Rudi Hartono
Tarigan 060089088 12 Pegawai
Fungsiona l 10 pegawai
C. Deskripsi Tugas Kantor KPP Pratama Lubuk Pakam
Tugas masing-masing akan diuraikan dalam setiap seksi, di mana KPP Pratama Lubuk Pakam mempunyai tugas pokok melaksanakan penyuluhan, pelayanan, dan pengawasan Wajib Pajak dibidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barang Mewah, Pajak tidak langsung lainnya, Pajak Bumi dan Bangunan, serta Bea Perolehan Hak atas Tanah dan/atau Bangunan dalam wilayah wewenangnya berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku. Namun sejak tahun 2012 KPP Pratama Lubuk Pakam sudah tidak menerima Pajak Bumi dan Bangunan lagi karna sudah dialihkan ke Dinas Pendapatan Daerah.
Maka pembagian tugas dan wewenang masing-masing seksi dalam struktur organisasi KPP Lubuk Pakam adalah :
1. Kepada Kantor
Mempunyai tanggung jawab dalam memberi arahan, mengkoordinasi, membagi, dan mendisposisi pekerjaan kepada pengawai atas staff sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing- masing, serta melakukan pengawasan terhadap tupoksi tersebut;
2. Sub Bagian Umum
Sub bagian umum terdiri dari 3 bagian, yaitu : 1. Tata Usaha dan Kepegawaian
Tugasnya adalah menyelenggarakan tugas pelayanan di bidang tata usaha dan kepegawaian dengan cara melakukan pengurusan surat, pengetikan dan pengadaan, penataan berkas penyusutan arsip, tata
usaha kepegawaian dan pengiriman laporan agar dapat menunjang kelancaran tugas Kantor Pelayanan Pajak.
2. Keuangan
Tugasnya adalah menyusun anggaran dan administrasi keuangan untuk pembiayaan administrasi kantor dan penggajian pegawai KPP Pratama Lubuk Pakam.
3. Bagian Rumah Tangga
Tugasnya adalah mengurusi segala keperluan rumah tangga dan keperluan perlengkapan Kantor Pelayanan Pajak Pratama agar dapat menunjang kelancaran tugas Kantor Pelayanan Pajak.
3. Seksi Pengolahan Data dan Informasi (PDI)
Seksi Pengolahan Data dan Informasi di pimpin oleh seorang kepala seksi yang tugasnya mengkoordinir urusan pengolahan data dan penyajian informasi pembuatan monografi pajak, penggalian potensi perpajakan serta ekstensifikasi wajib pajak dan intensifikasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Seksi Pengolahan Data dan Informasi mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pencarian, dan pengolahan data, penyajian informasi perpajakan, perekaman dokumen perpajakan, urusan tata usaha penerimaan perpajakan, pengalokasian Pajak Bumi dan Bangunan dan Bea Perolehan Hak atas Tanah dan/atau Bangunan, pelayanan dukungan teknis komputer, pemantauan aplikasi e-SPT dan e-Filing pemantauan aplikasi Sistem Manajemen Informasi Objek Pajak (SISMIOP), dan Sistem Informasi Geogarafi (SIG), serta penyiapan laporan kinerja.
4. Seksi Pelayanan
Seksi Pelayanan mempunyai tugas melakukan penetapan dan penerbitan produk hukum perpajakan, pengadministrasian dokumen dan berkas perpajakan, penerimaan dan pengolahan Surat Pemberitahuan, serta penerimaan surat lainnya, penyuluhan perpajakan, pelaksanaan registrasi Wajib Pajak, serta melakukan kerjasama perpajakan.
5. Seksi Penagihan
Seksi penagihan mempunyai tugas melakukan urusan penatausahaan piutang pajak, penagihan aktif, usulan penghapusan piutang pajak, penundaan dan angsuran tunggakan pajak, serta penyimpanan dokumen-dokumen penagihan.
6. Seksi Pemeriksaan
Seksi pemeriksaan mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana pemeriksaan, pengawasan pelaksanaan aturan pemeriksaan, penerbitan dan penyaluran surat perintah pemeriksaan pajak serta administrasi pemeriksaan perpajakan lainnya.
7. Seksi Ekstensifikasi
Seksi Ekstensifikasi Perpajakan mempunyai tugas melakukan pengamatan potensi perpajakan, pendapatan objek dan subjek pajak, penilaian objek pajak dalam rangka ekstensifikasi.
8. Seksi Pengawasan dan Konsultasi (Waskon) I, II, III
Seksi Pengawasan dan konsultasi I, seksi pengawasan dan konsultasi II, seksi pengawasan dan konsultasi III, masing-masing mempunyai tugas melakukan pengawasan kepatuhan kewajiban
perpajakan Wajib Pajak, bimbingan/himbauan kepada Wajib Pajak dan Konsultasi teknis perpajakan, penyusunan profil Wajib pajak, analisis kinerja Wajib pajak, melakukan rekonsiliasi data Wajib Pajak dalam rangka melakukan intensifikasi, dan melakukan evaluasi hasil banding.
9. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari Supervisor, Ketua Tim, Anggota Tim dan mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
D. Visi dan Misi Kantor KPP Pratama Lubuk Pakam a. Visi
Menjadi institusi pemerintah yang menyelenggarakan sistem administrasi perpajakan yang modern yang efektif, efisien dan dipercaya masyarakat dengan integritas dan profesionalisme yang tinggi
b. Misi
Menghimpun penerimaan Pajak Negara berdasarkan Undang- Undang Perpajakan yang mampu mewujudkan kemandirian pembiayaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) melalui sistem Administrasi perpajakan yang efisien dan efektif.
a.1. Visi dan Penjelasannya
Sebagaimana kebijakan yang telah dicanangkan oleh Kantor Pusat Direktorat Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) melalui sistem Administrasi Jenderal Pajak, Visi Kantor Pelayan Pajak
Lubuk Pakam adalah “Menjadi Model Pelayanan Masyarakat yang Dipercaya dan Dibanggakan Masyarakat”.
Visi tersebut merefleksikan cita-cita Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam untuk menjadi Public Service yang berstandard tinggi baik dan sisi kualitas aparat maupun manajemennya sehingga eksistensi dan kinerjanya mampu memenuhi harapan masyarakat sebagai institusi yang memiliki citra baik dan bersih.
a.2. Misi dan Penjelasannya
Misi Direktorat Jenderal Pajak menjadi 4 aspek, yaitu :
a) Misi Fiskal, yaitu menghimpun penerimaan dalam Negeri dari sektor pajak yang mampu menunjang kemandirian pembiayaan pemerintah berdasarkan Undang-Undang Perpajakan dengan tingkat efektifitas dan efisiensi yang tinggi.
b) Misi Ekonomi, yaitu mendukung kebijaksaan pemerintah dalam mengatasi permasalahan ekonomi bangsa dengan kebijakan perpajakan yang meminimalkan distorsi.
c) Misi Politik, yaitu mendukung proses demokratis bangsa.
d) Misi Kelembagaan, yaitu senantiasa memperbaharui diri, selaras dengan aspirasi masyarakat dan teknokrasi perpajakan serta administrasi perpajakan yang mutakhir.
Misi tersebut sebagai salah satu pernyataan tujuan keberadaan (eksistensi). Tugas, Fungsi, Peranan, dan Tanggung Jawab
Direktorat Jenderal Pajka maupun Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam sebagaimana diamanatkan dalam
Undang-Undang dan Peraturan serta kebijakan Pemerintah dengan dijiwai prinsip-prinsip dan nilai-nilai strategi organisasi diberbagai bidang.
E. Kegiatan KPP Pratama Lubuk Pakam Saat Ini
Kegiatan yang dilaksanakan KPP Pratama Lubuk Pakam saat ini yaitu penyampaian SPT Tahunan melalui E-filing dengan cara penyampaian SPT Tahunan secara elektronik yang dilakukan secara online dan real time melalui internet pada website DJP (www.pajak.go.id)/ www.djponline.pajak.go.id atau ASP (Aplication Service Provider/Penyedia Jasa Aplikasi).
Tata cara penyampaian SPT Tahunan melalui e-filing :
1. Mengajukan permohonan e-Fin ke kantor KPP Pratama Lubuk Pakam dengan persyaratan memilki e-mail pribadi dan nomor handphone, nomor e- Fin akan keluar satu hari itu juga.
2. Setelah memiliki nomor e-Fin regristasi dan aktivasi melalui www.pajak.go.id atau www.djponline.pajak.go.id siapkan dokumen pendukung seperti, bukti potong, daftar penghasilan, daftar harta dan utang, daftar tanggungan keluarga, bukti pembayaran zakat/sumbangan lain, dan lain-lain sebelum pengisian SPT
3. Setelah masuk melalui situs www.pajak.go.id masukan NPWP pribadi usahakan NPWP aktif lalu masukan password yang dibuat pada saat
aktivasi, lalu isi formulir SPT dengan pilihan yang sudah ada, dengan melihat bukti potong yang di keluarkan oleh bendahara.
4. Setelah pengisian selesai dengan lengkap, maka minta kode verifikasi dan kode verifikasi akan dikirim ke email pribadi, masukan kode verifikasi klik selesai maka akan dikirim Bukti Penerimaan Elektronik oleh DJP online ke email pribadi milik wajib pajak itu sendiri.
A. Pengertian Prosedur
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan Klerikal, Biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu Departemen atau lebih yang di buat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yan terjadi berulang-ulang Mulyadi (2001:5).
Menurut Ali (2001:325) Prosedur adalah tat cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan. Sedangkan menurut Baridwan ( 2009:30) Prosedur merupakan urutan-urutan pekerjaan terikat, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap transaksi-transaksi perusahan. Dari tiga pengertian tersebut dapat di tarik kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu rangkaian tahap atau urutan yang sudah menjadi pola tetap dalam melakukan pekerjaan atau aktivitas.
B. Pengertian Perekrutan
Setiap organisasi dalam menyelenggarakan kegiatanya, tentu memerlukan sumber daya manusia sebagai faktor tenaga kerja, karena tanpa faktor ini tidak mungkin bagi suatu organisasi dapat menjalankan aktfitasnya. Tenaga kerja adalah orang yang melakukan pekerjaan pada suatu organisasi atau badan usaha dengan mendapatkan kontra prestasi atau upahatas kerja yang dihasilkan Achmad (2007:89).
Proses rekrutmen dimulai ketika para pelamar dicari dan berakhir ketika lamaran mereka diserahkan. Agar efektifitas dan efisiensi organisasi terwujud diperlukan roses rekrutmen yang tepat dengan dilandasi perencanaan yang matang.
Ada beberapa pengertian rekrutmen menurut para ahli sebagai berikut:
Menurut Singodimedjo (2001) menyatakan “rekrutmen merupakan suatu proses mencari, mengadakan, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam suatu organisasi.
Menurut Nanang Nuryanta (2008) rekrutmen antara lain meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.
Menurut Noe at. all (2000) rekrutmen didefinisikan sebagai pelaksanaan atau aktifitas organisasi awal dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja yang potensial.
Menurut Sulistiyani (2003:134) rekrutmen adalah proses mencari menemukan dan menarik para pelamar untuk menjadi pegawai pada dan oleh organisasi tertentu. Selanjutnya rekrutmen (recruitmen) juga dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.
Menurut Malayu (2000:40) Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja, jika penarikan berhasil artinya banyak pelamar
yang memasukkan lamaranya, peluang untuk mendapatkan karyawan yang baik terbuka lebar, arena perusahaan dapat memilih terbaik dari yang baik.
Menurut Achmad (2007:90) Rekrutmen atau Penarikan Tenaga Kerja adalah suatu kegiatan pokok atau suatu fungsi mencari, menemukan dan menarik pelamar untuk di Seleksi dan kemudian ditempatkan pada jabatan yang sesuaidengan kecakapan dan kemampuan pelamar. Perekrutan adalah proses menghasilkan sejumlah pelamar yang berkualifikasi untuk pekerjaan di suatu organisasi atau perusahaan Mathis (2001:273).
Menurut Veithzal (2005:158) Rekrutmen pada hakikatnya merupakan proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan. Penarikan (recruitment) sumber daya manusia adalah suatu proses pencarian dan pemikatan para calon tenaga kerja (karyawan) yang mempunyai kemampuan sesuai dengan rencana kebutuhan suatu Organisasi Soekidjo (2003:130).
Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa perekrutan adalah suatu proses yang dilakukan di dalam suatu perusahaan atau organisasi untuk memperoleh karyawan yang baik dan berkualitas sesuai dengan kriteria- kriteria yang di inginkan oleh perusahaan atau organisasi.
C. Pengertian Karyawan
Karyawan atau pegawai adalah seseorang pekerja tetap yang bekerja di bawah perintah orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan Malayu (2000:41). Karyawan adalah seseorang yang direkrut, diseleksi dan ditempatkan
selanjutnya karyawan harus dikembangkan agar sesuai dengan pekerjaan dan organisasi Justine (2006:98).
Menurut Abdurrahmat (2006:174) karyawan adalah makhluk sosial yang menjadi kekayaan utama bagi perusahaan.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa karyawan adalah seseorang yang bekerja di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang bekerja sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku sesuai dengan keahlian yang dimiliki.
D. Prosedur Perekrutan Karyawan
Menurut Justine (2006:45) Berikut ini langkah-langkah yang biasanya dilakukan Dalam Pelaksanaan Rekrutmen.
1. Analisis dan Rancangan jabatan
Jabatan adalah Sekumpulan tugas-tugas yang dilakukan seorang pegawai untuk dapat menghasilkan suatu produk atau jasa. Untuk dapat mengetahui tuntutan-tuntutan tertentu agar tugas-tugas dalam jabatan tertentu agar tugas-tugas dalam jabatan tertentu dapat dilaksanakan atau diselesaikan oleh pemegang jabatan (Jobholder).
Untuk dapat mengetahui tuntutan-tuntutan (requirement) dari suatu
jabatan, perlu dilakukan suatu kegiatan yang di namakan analisis jabatan (Job analysis). Analisis jabatan dapat dilakukan dengan
cara sebagai berikut:
a) Mengidentifikasi tugas-tugas dan perilaku-perilaku yang
b) Melakukan spesifikasi pengetahuan, Ketrampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk dapat melakukan pekerjaan (tugas-tugas dalam suatu jabatan).
Dari uraian-uraian tentang apa-apa yang diperoleh dari analisis jabatan dapat di beri batasan (definisi) analisis jabatan adalah proses untuk memperoleh informasi serinci mungkin mengenai fakta-fakta yang terjadi, yang di perlukan guna menyelesaikan tugas-tugas yang ada dalam suatu jabatan.
2. Job Description (Uraian Jabatan)
Uraian jabatan adalah suatu pernyataan yang tertulis yang menerangkan kewajiban kewajiban, kondisi kerja dan aspek-aspek lain satu jabatan khusus.
3. Job Spesification (Spesififasi jabatan)
Job Spesifikasi yaitu menguraikan apa-apa yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan.
4. Job Performance Standard (Standar Penampilan Kerja)
Di samping fungsi untuk penyusunan job descriptiondan job spesification, analisis jabatan juga Performance standar. Fungsi dari standar penampilan kerja adalah:
a. Merupakan atau dapat dijadikan tujuan atau target bagi pegawai (usaha/ikhtiarnya)
b. Merupakan kriteria yang dapat mengukur keberhasilan kerja.
Dengan di hasilkanya job description, job spesification, dan job performance standar organisasi sudah memiliki data untuk
menyusun suatu kerangka kerja dan juga personal yang menangani suatu jabatan.
5. Penarikan calon pegawai (Recruitment)
Penarikan calon pegawai merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan secara terencana, guna memperoleh calon-calon pegawai yang memenuhi syarat-syarat yang dituntut oleh suatu jabatan tertentu yang di butuhkan oleh suatu organisasi.ini berarti mulai program penarikan pegawai organisasi harus dapat memperoleh sekelompok pelamar yang benar-benar sesuai dengan tuntutan jabatan (job requirement) yang sebelumnya telah terurai secara rinci dalam job description (uraian jabatan), job specification (spesifikasi jabatan) dan job performance standart (standar penampilan jabatan). Proses rekruitmen itu sendiri di mulai sejak mencari pelamar-pelamar dan diakhiri dengan diterimanya surat-surat lamaran. Hasil dari proses rekrutmen adalah sekelompok pelamar yang kelak akan dipilih melalui proses seleksi menjadi pegawai baru.
Gambar 3.1 Proses penarikan calon pegawai (Recruitment) Uraian
Spesifikasi
Standar penampilan
Pelamar Titik temu
Calon calon pelamar
Prosedur (proses) atau langkah-langkah pelaksanaan seleksi perlu ditetapkan dengan cermat dan berdasarkan asas efisiensi untuk memperoleh karyawan yang qualified dengan penempatan yang tepat.
Menurut Malayu (2000:56) adalah sebagai berikut:
1) Seleksi Surat-surat lamaran
Menyeleksi surat-surat lamaran artinya memilih surat-surat lamaran dan mengelompokkan atas surat lamaran yang memenuhi syarat dan surat lamaran yang tidak memenuhi syarat. Lamaran yang tidak memenuhi syarat berarti gugur, sedang lamaran yang memenuhi syarat dipanggil untuk mengikuti seleksi berikutnya. Dalam suratpanggilan harus dicantumkan waktu, tempat dan alat-alat yang diperlukan untuk mengikuti seleksi tersebut.
2) Pengisian blanko lamaran
Pelamar yang di panggil di haruskan mengisi blanko (Formulir) lamaran yang telah disediakan. Formulir ini memuat rincian data yang komplet dari pelamar, seperti orangtuanya, pengalaman kerjanya dan gaji yang dimintakan. Formulir lamaran akan digunakan sebagai salah satu alat referensi pelamar bersangkutan.
3) Pemeriksaan referensi
Memeriksa referensi adalah meneliti siapa referensi pelamar, dipercaya atau tidak untuk memberikan informasi mengenai sifat, perilaku, pengalaman kerja dan hal-hal lain yang dianggap penting dari pelamar. Referensi pada dasarnya adalah seseorang yang dapat memberikan informasi dan jaminan mengenai sifat, perilaku dan hal
lain dari pelamar bersangkutan. Pemeriksaan referensi iniharus hati-hati karena informasi yang diberikan pada umumnya adalah informasi yang baik-baik saja.
4) Wawancara Pendahuluan
Dalam wawancara pendahuluan pimpinan atau tim penyeleksi perusahaaan mengadakan wawancara formal dan mendalam dengan pelamar. Dengan Demikian akan didapatkan data yang lebih komplit dan lebih terinci.
5) Tes Penerimaan
Tes Penerimaan adalah proses untuk mencari data calon karyawan yang disesuaikan dengan spesifikasi jabatan atau pekerjaan yang akan dijabat jenis tes penerimaan calon karyawan ini adalah wawancara dan tertulis. Bentuk-bentuk tes penerimaan adalah:
a. Physical test yaitu suatu proses untuk menguji kemampuan fisik pelamar misalnya pendengaran dan penglihatan (Buta warna atau tidak)
b. Academic (Knowledge) test yaitu proses menguji kecakapan yang dimiliki pelamar sesuai dengan kebutuhan jabatan yang akandiisinya.
c. Phsychological test yaitu proses menguji tentang kecerdasan (intelligence), bakat (aptitude), Prestasi (achievement), minat (interest), dan kepribadian (personality) dari pelamar.
6) Tes psikologi (phsychological test)
Tes psikologi adalah proses menguji atau mengetes kemampuan mental pelamar untuk mengukur apakah mentalnya sesuai dengan yang diinginkanya.
a. Tes Kecerdasan (intelligence test) yaitu: mengetes kepribadian mental pelamar dalam hal daya fakir secara menyeluruh dan logis.
b. Tes Kepribadian (personality test) yaitu: mengetes kepribadian mental pelamar dalam hal kesediaan bekerja sama, sifat kepemimpinan, kejujuran dan unsur-unsur kepribadian lainnya yang dibutuhkan perusahaan.
c. Tes Bakat (aptitude test) yaitu: mengetes dan mengukur kemampuan mental potensial (IQ) pelamar apakah mempunyai kesanggupan untuk dikembangkan di kemudian hari.
d. Tes Minat (interest test) yaitu: mengetes jenis pekerjaan apa yang disenangi oleh pelamar dan mengukur apa pelamar cocok serta antusias mengerjakan pekerjaan yang akan diberikan kepadanya.
e. Tes Prestasi (achievement test) yaitu: mengetes dan mengukur apa pelamar akan mampu berprestasi mengerjakan pekerjaan yang diberikan kepadanya. Tes prestasi ini hendaknya dilakukan secara cermat dan mendalam untuk mengetahui apa pelamar mempunyai mental serta kemauan besar dalam mencapai prestasi kerja optimal.
7) Tes Kesehatan
Tes kesehatan yaitu pemeriksaan kesehatan fisik pelamar apakah memenuhi spesifikasi yang telah ditentukan untuk jabatan yang
bersamgkutan. Misalnya pendengaran, penglihatan (buta warna atau tidak) berpenyakit jantung atau tidak bronchitis atau tidak dan mempunyai cacat badan atau tidak. Tes kesehatan hendaknya diperhatikan dengan cermat karena sangat menentukan tingkat prestasi kerja karyawan. Tidak mungkin karyawan akan dapat berprestasi baik jika ia sering sakit dan tidak dapat hadir untuk melaksanakan tugas- tugasnya.
8) Wawancara akhir oleh atasan langsung
Kepala bagian atau atasan langsung mewawancarai pelamar untuk memperoleh data yang lebih mendalam tentang kemampuan pelamar dalam melaksanakan tugas-tugas yang akan diberikan kepadanya.
Wawancara ini bertujuan untukmengetahui sejauh mana kemampuan praktis pelamar dalam mengerjakan pekerjaan dan juga untuk memperoleh gambaran apakah pelamar dapat diajak bekerja sama atau tidak.wawancara akhir akan menentukan diterima atau tidaknya pelamar menjadi calon karyawan pada perusahaan tersebut.
9) Memutuskan di terima atau di tolak
Top manajer akan memutuskan diterima atau ditolaknya pelamar setelah memperoleh hasil dari seleksi-seleksi terdahulu. Menurut Soekidjo (2003:135) proses seleksi adalah sebagai berikut:
1. Penerimaan Pendahuluan
Proses seleksi ini merupakan jalur dua arah, dimana pelamar memilih organisasi tempat bekerja dan organisasi memilih orang atau calon karyawan yang tepat.Dalam tahap pendahuluan seleksi
para pelamar memperoleh informasi bahwa surat lamarannya telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. Oleh sebab itu berhak untuk mengikuti proses selanjutnya.
2. Tes-tes Penerimaan
Tes-tes ini dilaksanakan untuk mendapatkan informasi yang relative obyektif tentang pelamar, diharapkan akan memperoleh calon yang lebih baik bila dibandingkan dengan pelamar lainnya atau dengan karyawan yang sudah ada. Untuk memperoleh informasi (termasuk kemampuan-kemampuan) pelamar, maka biasanya dilakukan ujian atau tes tertulis. Tidak jarang juga organisasi yang melakukan tes psikologi (psychotes) terhadap calon karyawannya.
Tes psikologi mencakup beberapa aspek, antara lain:
a. Tes kecerdasan ( inteligence test).
b. Tes kepribadian ( personality test).
c. Tes bakat ( aptitude test).
d. Tes minat ( interest test).
e. Tes prestasi ( achievement test).
3. Wawancara seleksi
Wawancara ini dilaksanakan untuk memperoleh informasi tentang pelamar yang tidak dapat diperoleh melalui tes-tes tertulis tersebut di atas. Wawancara ini merupakan tekhnik yang paling umum dan luas digunakan, dengan alasan hasilnya lebih dapat dipercaya. Di samping itu wawancara mempunyai tingkat fleksibilitas yang tinggi,
karena dapat diterapkan baik terhadap para calon karyawan manajerial atau operasional,berketerampilan tinggi atau rendah maupun staf. Teknik ini juga menjamin adanya komunikasi dua arah antara pewawancara sebagai pihak organisasi dan pelamar sebagai calon pelamar. Wawancara dapat dilakukan terhadap individu tetapi untuk pelamar yang jumlahnya banyak dapat dilakukan secara kelompok.Untuk memperoleh informasi yang lengkap, terarah dan sistematis dalam melakukan wawancara harus menggunakan pedoman wawancara. Pedoman wawancara ini harus dipersiapkan dulu dengan pembahasan yang matang diantara pimpinan organisasi.
4. Pemeriksaan Referensi
Referensi personal yang biasanya diberikan oleh keluarga atau teman terdekat dari pelamar adalah sangat penting untuk mengetahui karakter pelamar.Dari referensi-referensi ini akan dapat diketahui tipe pelamar apakah pelamar itu pekerja yang jujur, dapat dipercaya, sifat-sifat kepribadian pelamar dan sebagainya. Oleh karena referensi ini tertulis, biasanya yang muncul hanya hal-hal yang positif saja sedangkan kelemahan-kelemahan atau hal-hal yang negatif tidak muncul. Dari itu maka khususnya diindonesia referensi semacam ini jarang digunakan.
5. Wawancara Final
Wawancara tahap akhir (final) ini biasanya dilakukan oleh atasan langsung yaitu kepala bagian atau kepala departemen (divisi) di
mana calon karyawan tersebut akan ditempatkan. Tujuan wawancara ini adalah untuk mencocokkan kemampuan yang dipunyai calon karyawan dengan deskripsi tugas yang akan dijalankan.oleh sebab itu kepalaatau wawancara ini adalah merupakan orang yang paling bertanggung jawab terhadap diterima atau tidak diterimanya calon karyawan yang bersangkutan. Aspek lain dari dari langkah ini adalah agar para pimpinan yang akan membawahi calon karyawan ini juga ikut berpartisipasi dalam proses seleksi,tidak hanya menerima saja.
Sehingga diharapkan komitmen psikologis mereka lebih besar.
Manfaat dari wawancara ini juga akan memperkecil adanya rotasi kerja karyawan, karena sudah ada pengertian dan pemahaman yang sama antara calon karyawan dengan pimpinannya.
6. Keputusan Penerimaan
Langkah terakhir dari proses seleksi adalah tahap yang paling mendebarkan bagi calon pegawai.Di sinilah mereka menerima nasib diterima yang berarti akan bekerja di organisasi, ditolak berarti harus mencari pekerjaan di lain organisasi. Untuk menjaga hubungan masyarakat tetap baik, maka bagi calon yang tidak diterima dapat dipertimbangkan untuk kesempatan yang akandatang. Dokumen- dokumen pelamar yang diterima perlu didokumentasikan dan akanberguna bagi program-program pengembangan karyawan yang bersangkutan untuk waktu yang akan datang.
7. Penempatan Karyawan
Penempatan Karyawan (placement) karyawan adalah tindak lanjut dari Seleksi yaitu menempatkan calon karyawan yang diterima (lulus seleksi) pada jabatan/pekerjaan yang membutuhkanya dan sekaligus mendelegasikan (authority) kepada orang tersebut. Dengan Demikian calon karyawan itu akan dapat mengerjakan tugas- tugasnya pada jabatan bersangkutan. Penempatan ini harus didasarkan job descriptiondan dan job specification. Prinsip penempatan yang tepat harus dilaksanakan secara konsekuen supaya karyawan dapat bekerja sesuai dengan spesialisasinya/ keahliannya masing-masing. Dengan penempatan yang tepat, gairah kerja, mental kerja dan prestasi kerja akan akan mencapai hasil yang optimal bahkan kreatifitas serta prakarsa karyawan dapat berkembang.
8. Orientasi Karyawan
Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangan terbuka menjadi karyawan yang akan bekerja sama dengan karyawan lain pada perusahaan itu. Dengan orientasi dapat diatasi keragu-raguan, kecanggungan dan timbul rasa percaya diri karyawan baru dalam melakukan pekerjaanya. Orientasi dapat dilakukan manajer personalia atau atasan langsung karyawan bersangkutan. Hal-hal yang akan diperkenalkan adalah sejarah perusahaan, Bidang usaha perusahaan, Struktur organisasi perusahaan, kesejahteraan karyawan, peraturan-peraturan dalam
perusahaan, hak dan kewajiban karyawan, peraturan promosi dan karyawan lama beserta kedudukanya dalam perusahaan.
E. Teknik Perekrutan
Teknik-teknik rekutmen, baik di sektor publik maupun swasta, dapat dilakukan melalui asas sentralisasi atau desentralisasi tergantung kepada keadaan organisasi, kebutuhan dan jumlah calon pekerja yang hendak direkrut.
a) Teknik Rekrutmen Sentralisasi
Rekrutmen yang dipusatkan akan lebih sering dipakai karena lebih efisien dari segi biaya. Dalam penerapannya yang tepat mengenai kebutuhan pembayaran baru tidak mudah karena beberapa hal, yaitu:
1) krisis politik atau pemotongan anggaran yang dapat secara drastis mempengaruhi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen dan kerenanya berpengaruh terhadap kualitas daripada perkiraan.
2) para manager cenderung memperkirakan terlalu tinggi jumlah pekerja yang mereka butuhkan, hanya karena menurut pandangan mereka lebih baik mempunyai banyak pelamar daripada terlalu sedikit. Hal ini tentu bertentangan dengan keinginan dari instansi-instansi yang menangani manajemen sumber daya manusia di tingkat pusat untuk mengurangi biaya seleksi dengan cara mengurangi biaya seleksi dengan cara mengurangi jumlah pelamar pada jumlah minimum yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa semua posisi yang tersedia diisi oleh pelamar-pelamar yang memang benar-benar berkualitas.
3) posisi–posisi yang spesial membutuhkan sejumlah besar pelamar karena suatu presentase yang tinggi dari para pelamar mungkin ditolak oleh instansi yang menyeleksi karena tidak memenui persyaratan spesialisasi dari posisi tersebut, walaupun mereka memenuhi persyaratan masuk yang umum.
b) Teknik Rekrutmen desentralisasi
Rekrutmen didesentralisasikan terjadi pada instansi-instansi yang relatif kecil karena kebutuhan rekrutmen terbatas. Rekrutmen desentralisasi selalu dipakai untuk posisi khas professional, ilmiah, atau administratif bagi suatu instansi tertentu. Penggunaan teknik rekrutmen didesentralisasikan lebih efektif jika permintaan akan pekerjaan- pekerjaan pemerintah meningkat, tetapi lowongannya terbatas.
Instansi-instansi secara mandiri biasanya memilih rekrutmen didesentralisasikan karena mereka akan secara langsung mengendalikan proses rekrutmennya, tetapi cara ini memiliki kelemahan yaitu para pimpinan tingkat pusat akan kehilangan kendali mengenai apakah proses rekrutmen itu dijalankan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan apakah memperhatikan nilai yang hendak diutamakan.
Beberapa instansi menggunakan kombinasi kedua jenis teknik rekrutmen, baik yang disentralisasikan maupun didesentralisasikan.
Berarti pengendaliannya menjadi lebih ketat dan pada waktu yang bersamaan akan memberikan kesempatan kepada instansi-instansi kesempatan melakukan rekrutmen yang lebih tepat waktu dan lebih fleksibel.
F. Metode Perekrutan
Metode perekrutan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk ke dalam perusahaan. Menurut Malayu (2000:44) Metode perekrutan ada dua adalah:
1) Metode tertutup
Metode tertutup adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya lamaran yang masuk relatif sedikit sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan lebih sulit.
2) Metode terbuka
Metode terbuka adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media massa cetak maupun elektronik agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka diharapkan lamaran banyak masuk sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang qualified lebih besar.
Menurut Achmad (2007:94) Untuk mendapatkan tenaga kerja yang terampil, cakap serta sesuai dengan kebutuhan dan harapan organisasi, maka organisasi perlu menerapkan beberapa sumber dalam penarikan tenaga kerja atau rekruitmen
Pada umumnya sumber tenaga kerja dapat dikelompokkan kedalam dua jenis yaitu:
a) Sumber Rekruitmen dari faktor internal
Perekrutan Sumber daya manusia dari sumber internal merupakan rekruitmen sumber daya manusia yang berasal dari tenaga kerja-tenaga
kerja dari dalam organisasi yang diberikan kesempatan pertama untuk mengisi jabatan yang lowong.
Keunggulan merekrut tenaga kerja dari faktor internal adalah:
1) Memberikan motivasi yang lebih besar kepada pekerja agar dapat memiliki kinerja yang lebih baik.
2) Memberikan kesempatan promosi yang lebih besar bagi tenaga kerja sekarang.
3) Meningkatkan moral kerja tenaga kerja dan loyalitas organisasional.
4) Memberikan kesempatan yang lebih baik untuk menilai kemampuannya.
5) Memungkinkan tenaga kerja melaksanakan pekerjaan dengan waktu yang lebih singkat.
Sedangkan Kelemahanya sumber rekruitmen dari faktor internal adalah:
1) Menciptakan pola fikir dan gagasan yang sempit.
2) Menimbulkan perselisihan politisdan tekanan untuk bersaing.
3) Membutuhkan program pengembangan manajemen yang lebih baik..
b) Sumber Rekruitmen dari Faktor Eksternal
Perekrutan sumber daya manusia dari sumber eksternal merupakan rekruitmen sumber daya manusia yang berasal dari individu-individu yang saat ini tidak menjadi anggota-anggota organisasi. Sumber rekrutmen dari faktor eksternal antara lain:
1) Iklan
Terdapat kecenderungan kearah penarikan tenaga yang lebih selektif dapat melalui iklan.ini dapat dilakukan paling sedikit dalam dua cara, pertama iklan dapat ditempatkan dalam media yang dibaca oleh kelompok-kelompok tertentu, misalnay The Tool Engineer yang biasanya di baca oleh para insinyur produksi. kedua lebih banyak informasi tentang organisasi ,pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dimasukkan dalam iklan agar pelamar bisa menyeleksi dirinya sendiri. Dengan demikian pemasangan iklan merupakan salah satu jalur rekruitmen yang paling sering dan banyak digunakan. iklan dapat dipasang diberbagai tempat dan digunakan berbagai macam media baik visual di berbagai media cetak, surat kabar, majalah, selebaran yang ditempelkan di berbagai tempat yang ramai dikunjungi orang atau yang bersifat audio seperti di radio maupun yang bersifat audio-visual seperti televisi dan lain sebagainya.
2) Badan-badan penyalur tenaga kerja
Salah satu perkembangan baru dalam dunia ketenagakerja ialah tumbuh dan beroperasinya organisasi-organisasi swasta yang ke utamanya adalah mencari dan menyalurkan tenaga kerja. pada mulanya organisasi-organisasi yang bergerak di bidang di bidang ketenagakerjaan. Dua keuntungan utama dapat diperoleh menggunakan jalur ini, pertama karena organisasi seperti ini bermotifkan pencaharian laba pegawai organisasi itu pada
umumnya berusaha untuk memberikan pelayanan sebaik dan secepat mungkin kepada para pelangganya. kedua dalam rangka usaha memuaskan pelangganya organisasi penempatan kerja itu berusaha mencari pelamar yang paling memenuhi persyaratan yang di tentukan oleh pelanggan.
3) Organisasi pencari tenaga kerja profesional
Salah satu bentuk organisasi swasta yang bergerak dibidang pencarian dan penempatan tenaga kerja ialah organisasi yang mengkhususkan diri pada pencarian tenaga kerja profesional berbeda dengan organisasi penempatan kerja yang telah dibahas diatas organisasi pencari tenagakerja profesional mengkhususkan diri pada tenaga kerja tertentu saja misalnya, tenaga eksekutif atau profesional lainnya yaang memiliki pengetahuan atau keahlian khusus. Penyaringan tambahan dapat dilakukan msselalui penggunaan badan-badan penyalur tenaga, pemerintah maupun Swasta. Sekarang berlawanan dengan reputasinya yang jelek pada masa lalu, badan-badan penyalur tenaga pemerintah dalam beberapa negara bagian dianggap baik, khususnya dalam bidang- bidang pekerjaan operatif yang tidaak memerlukan keterampilan, setengah terampil dan trampil, Namun dalm bidang-bidang tekhnis daan professional badan-badan swasta nampaknya melakukan sebagian besar pekerjaan banyak badan swasta cenderung untuk mengkhususkan diridalam jenis pekerja dan pekerjaan tertentu, seperti penjualan, kantor, eksekutif atau insinyur.
4) Rekomendasi para tenaga kerja yang ada sekarang
Biasanya para anggota suatu organisasi mengetahui ada tidaknya lowongan diberbagai satuan kerja dalam organisasi dimana mereka berkarya. kelemhan sumber ini pun ada berbagai kelemahan tersebut dapat dirangkum sebagai berikut tidak ada jaminan bahwa informasi diberikan oleh orang dalam kepada calon pelamar yang paling memenuhi syarat artinya tidak mustahil bahwa pertimbangan-pertimbangan seperti pertalian darah, kesukuan daerah asal dan sekolah lebih menonjol ketimbang pemenuhan persyaratan obyektif
Hal ini harus diwaspadai oleh para karyawan yang tugas pokoknya adalah merekrut pegawai baru. Dengan demikian apabila tenaga kerja yang ada sekarang diminta untuk memberikan rekomendasi kepada para tenaga kerja yang barudiangkat suatu jenis penyaringan pendahuluaan telah terjadi. Tenaga kerja yang ada sekarang telah mengenal baik organisasi maupun kenalanya dan barangkali akaan berusaha untuk menyenangkan keduannya 5) Lembaga Pendidikan
Lembaga-lembaga pendidikan jelas merupakan salah satu sumber utama rekruitmen tenaga kerja baik yang menyelenggarakan pendidikan umum maupun kejuruan. Perlu ditekankan bahwa yang dimaksud lembaga pendidikan sebagai sumber rekruitmen tenaga kerja baru adalah menyelenggarakan pendidikan tingkat sekolah menengah tingkat atas dan
pendidikan tinggi. Hal ini dimungkinkan karena pekerjaan dalam dunia usaha telah menjadi makin tekhnis dan kompleks pada satu titik dimana ijazah sekolah menengah dan gelar perguruan tinggi banyak dibutuhkan. Akibatnya banyak organisasi melakukan usaha khusus untuk membentuk dan memelihara hubungan yang membangun kemitraan dengan lembaga pendidikaan
6) Serikat-serikat buruh
Serikat pekerja tidak hanya berbentuk di organisasi dimana semua pekerja, terlepas dari jenis pekerjaan dan jenjang pangkatnya menjadi anggota. Tetapi ada juga serikat pekerja yang keanggotanya didasarkan pada profesi atau bidang ketrampilan seperti misalnya serikat pekerja bangunan, serikat pekerja instalasi listrik, serikat perawat dan lain sebagainya. Oleh karena itu organisasi-organisasi yang semua tenaga kerjanya harus menjadi anggota bengkel tertutup (clossed shop) harus berpaling pada serikat buruh dalam usaha-usaha perekrutan (recruitment) mereka.
kerugian-kerugian dari sumber buruh yang dikendalikan secara monopolistik itu diimbangi paling sedikit sebagian oleh penghematan biaya-biaya perekrutan.
7) Pelamar-pelamar sambil lalu (Casuaal applicants)
Pengalaman menunjukkan bahwa salah satu sumber rekruitmen yang selalu dapat dimanfaatkan adalah datangnya para pelamar pekerjaan ke organisasi. Pelamar langsung ini biasanya dikenal dengan istilah application at the gate. Pelamar-pelamar
yang tidak diminta yang datang sendiri atau melalui pos merupakan sumber daya-sumber daya manusia yang banyak digunakan. biasanya pelamar yang mengajukan lamaran tertulis melengkapi surat lamarannya dengan berbagai bahan tertulis mengenai dirinya seperti surat keterangan berbadan sehat dari dokter, surat berkelakuan baik dari instansi pemerintahyang berwenang, salinan atau fotokopi ijazah dan piagam yang dimiliki, Surat referensi dan dokumen lainnya yang dianggapnya perlu diketahui oleh perekrut yang baru akan menerima dan meneliti surat lamaraan tersebut. Agar tidak terjadinya Nepotisme yaitu Pengangkatan sanak saudara akan menjadi bagian dari program penarikan tenaga yang tidak terelakkan dalam organisasi-organisasi milik keluarga. Kebijakan semacam itu perlu serupa dengan pengangkatan atas dasar kemampuan/prestasi, tetapi kepentingan dan kesetiaan kepada organisasi akan menutupi kurangnya prestasi.
8) Penyewaan (Leasing) tenaga kerja
Untuk mengimbangi fluktuasi kebutuhan pegawai dalam jangka pendek, kemungkinan untuk menyewa pegawai berdasarkan jam atau hari kerja harus dipertimbangkan .praktek ini khususnya telah dikembangkan dengan baik dalam bidang administrasi kantor.
Organisasi tidak hanya memperolehpegawai pilihan yang terlatih dengan baik tetapi menghindarkan setiap kewajiban dalam pensiun, asuransi dan tunjangan-tunjangan lain.
9) Organisasi profesi
Banyak organisasi proesi yang menerbitkan media komunikasi bagi kalangan sendiri, seperti majalah ilmiah atau news latterdan tidak jarang ditemukan bahwa salah satu rubrik dalam media komunikasi tersebut adalah informasi tentang berbagai lowongan yang tersedia. Terserah kepada para anggota yang bersangkutan hendak memanfaatkanya atau tidak.
10) Instansi Pemerintah
Salah satu aktivitas instansi yang mengurusi ketenagakerjaan adalah membina kerja sama dengan berbagai instansi lainnya di lingkungan pemerintah dan dengan dunia usaha. Kerja sama tersebut dapat terwujud di satu pihak kesediaan para pemakai tenaga kerja menyampaikan informasi tentang berbagai lowongaan yang tersedia dalam organisasi masing-masing dan di lain pihak penyampaian informasi tersebut kepada para pencari kerja yang bersangkutan. Balai latihan kerja pada umumnya mempunyai tugs pokok melatih sejumlah warga sehingga memiliki ketrampilan tekhnis yang benar-benar siap pakai. karenasalah satu maksud dan tujuan didirikannya balai latihan itu adalah mengurangi tingkat pengangguran, maka yang diberi prioritas mengikuti berbagai pelatihan adalah warga masyarakat yang menganggur.
Menurut Robert L & John H (2000:284) Perekrutan pegawai ada dua sumber adalah:
a. Perekrutan Internal dengan keuntungan-keuntungan berfokus pada tenaga kerja, Teman-teman dari tenaga kerja. Teman-teman dari tenaga kerja sekarang, tenaga-tenaga kerja sebelumnya dan pelamar-pelamar sebelumnya bisamenjadi sumber perekrutan serta promosi, penurunan jabatan dan transfer juga dapat menyediakan orang-orang tambahan untuk unit organisasi jika tidak untuk seluruh organisasi.
b. Jika sumber-sumber internal tidak dapat menghasilkan calon yang cukup untuk lowongan yang tersedia, banyak sumber eksternal yang tersedia.Sumber-sumber ini seperti sekolah, universitas. agen tenaga kerja, serikat tenagakerja dan media massa.
Menurut Malayu (2000:42) Kebaikan dari sumber internal yaitu:
a) Meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan karena ada kesempatan promosi.
b) Perilaku dan loyalitas karyawan semakin besar terhadap perusahaan c) Biaya Penarikan Relatif Kecil karena tidak perlu memasang iklan d) Waktu Penarikan relatif singkat
e) Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi f) Kestabilan karyawan semakin baik
Menurut Malayu (2000:42) Kelemahan dari sumber Internal yaitu:
a) Kewibawaan Karyawan yang dipromosikan itu kurang
b) Kurang membuka kesempatan Sistem Kerja baru dalam perusahaan.
Sedangkan Kelemahan dari Sumber eksternal yaitu:
a) Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan untuk promosi.
b) Biaya Penarikan besar karena iklan dan seleksi.
c) Waktu Penarikan relatif lama.
d) Orientasi dan induksi harus dilakukan.
e) Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui.
Menurut Veithzal (2005:162) perekrutan karyawan sumber internal perusahaan adalah berasal dari perusahaan atau lembaga itu sendiri. Dengan cara ini perusahaan mencari karyawan yang ada dilingkungan sendiri untuk ditempatkan pada posisi tertentu.
Prosedur Perekrutan karyawan Sumber Internal dapat melalui:
a. Penawaran terbuka untuk suatu jabatan (Job posting programs) Rekrutmen terbuka ini merupakan sistem mencari pekerja yang berkemampuan tinggi untuk mengisi jabatan yang kosong dengan memberikan kesempatan kepada semua karyawan yang berminat.
Semua karyawan yang berminat untuk mengisi jabatan itu menyampaikan permohonan untuk mengikuti seleksi intern.
b. Perbantuan pekerja (departing Employes)
Rekrutmen dapat dilakukan melalui perbantuan pekerja untuk suatu jabatan dari unit kerja lain (pekerja yang sudah ada) Kemudian setelah selang beberapa waktu lamannya, apabila pekerja yang diperbantukan tersebut merupakan calon yang tepat, maka dapat di angkat untuk mengisi jabatan kosong tersebut. Perekrutan karyawan dari sumber eksternal Dalam negeri diantaranya adalah Rekomendasi dari karyawan (teman, anggota keluarga karyawan perusahaan itu sendiri atau karyawan-karyawan perusahaan lain), Agen-agen keamanan
