Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang tertitik tolak dari pengumpulan datadan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi PT.
Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan dimasa yang akan datang.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah PT Pupuk Iskandar Muda Kantor Penjualan Wilayah Sumatera Utara
PT. Pupuk Iskandar Muda berdiri dengan strategi untuk mencukupi kebutuhan pupuk urea di kawasan Indonesia bahagian barat yang secara geografis termasuk kawasan pertanian, setelah sebelumnya kebutuhannya dirintis oleh PT.
Pusri Palembang. Maka kehadiran PT. Pupuk Iskandar Muda dapat memenuhi kebutuhan pupuk untuk petani dan perkebunan yang sangat luas di wilayah Sumatera bagian utara (Provinsi Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau, Kepulauan Riau dan Kalimantan Barat). Posisi PT. Pupuk Iskandar Muda juga sangat strategis untuk mengekspor kelebihan produknya ke negara-negara tetangga karena secara topografis sangat dekat.
Dengan memanfaatkan tersedianya cadangan gas alam besar yang ditemukan di Desa Arun, Kabupaten Aceh Utara serta sumber air yang mengalir dari pegunungan di Aceh melalui Sungai Peusangan, PT. Pupuk Iskandar Muda berdiri dengan kapasitas sama dengan pabrik-pabrik pupuk yang sebelumnya dibangun pemerintah yaitu 570.000 ton/tahun dan ammonia 386.000 ton/tahun, merupakan pabrik pupuk urea ke-11 di Indonesia. Saat ini PT. Pupuk Iskandar Muda memiliki 2 unit pabrik yang memproduksi urea jenis prill (butiran) dan granule (tablet) yang masing-masing berkapasitas sama. Kedua jenis urea itu
diproyeksikan dapat mensuplai pupuk nasional setiap tahun dan bahkan dapat mengekspor melalui fasilitas pelabuhan sendiri.
PT. Pupuk Iskandar Muda berjarak 274 KM arah tenggara Banda Aceh atau 335 KM arah barat laut Medan, dapat dijangkau melalui darat, laut maupun udara. Terletak di kawasan industri Lhokseumawe tepat di tepi Selat Malaka, salah satu jalur pelayaran terpadat di dunia.Artinya posisi PT. Pupuk Iskandar Muda merupakan kawasan prospektif yang sangat menguntungkan untuk pengembangan bisnis.Apalagi tepat berada di jantung provinsi Aceh yang memiliki kawasan dan potensi besar di sektor pertanian, perkebunan dan perikanan, maka sempurnalah keuntungan posisi PT. Pupuk Iskandar Muda sebagai perusahaan yang terus maju dan berkembang di masa depan.
PT. Pupuk Iskandar Muda atau dengan nama lain PT. PIM adalah anak perusahaan PT. Pupuk Indonesia (Persero) yang bergerak dibidang industri pupuk urea dan industri kimia lainnya, merupakan pabrik pupuk urea pertama di Indonesia yang dibangun oleh putra-putri Indonesia dengan kontraktor nasional PT.Rekayasa Industri, sebagai proyek berskala besar pertama yang dipercayakan Pemerintah kepada kontraktor nasional.
Didirikan Berdasarkan Akte Notaris Soeleman Ardjasasmita SH No. 54 pada tanggal 24 Februari 1982, dengan nama PT. Pupuk Iskandar Muda.
Penetapan lokasi pembangunan pabrik PT. Pupuk Iskandar Muda di Lhokseumawe – Aceh Utara berdasarkan faktor kesediaan cadangan gas bumi sebagai sumber bahan baku, fasilitas water intake dan adanya sarana pelabuhan
9
sebagai tempat bongkar muat peralatan pabrik, serta letak yang sangat strategis bagi negara tujuan ekspor.
Pembangunan Pabrik PT. Pupuk Iskandar Muda-1 selesai tahun 1984 dengan total investasi sebesar US$ 308,4 juta, sedangkan Pabrik PT. Pupuk Iskandar Muda-2 selesai dibangun pada tahun 2005 dengan total investasi sebesar US$ 310,2 juta.Pabrik PT. Pupuk Iskandar Muda terdiri dari :
1. Unit Pabrik Urea Prill (Pabrik Urea 1) dengan kapasitas produksi sebesar 570.000 ton pertahun, menggunakan teknologi Mitsui Toatsu Jepang.
2. Unit Pabrik Amonia (Pabrik Amonia 1) dengan kapasitas produksi sebesar 386.000 ton pertahun menggunakan teknologi Kellog Amerika.
3. Unit Pabrik Urea Granule ( Pabrik Urea 2 ) dengan kapasitas produksi sebesar 570.000 ton pertahun, menggunakan teknologi Toyo Acces dari Jepang.
4. Unit Pabrik Amonia (Pabrik Amonia 2) dengan kapasitas produksi sebesar 396.000 ton pertahun menggunakan teknologi Kellog Amerika.
Anggaran Dasar Perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan, berkaitan dengan perubahan modal sesuai dengan Akte Notaris Mahyastoeti.
Notonegoro, S.H. No. 01 tanggal 02 Januari 2012, Akte Notaris Lumassia, SH No. 10 tanggal 19 Januari 2012 dan Akte Notaris Lumassia, SH No. 02 tanggal 07 Februari 2012 yang dibuat berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 54 tanggal 22 Desember 2011, tentang penyertaan modalNegara Republik Indonesia ke dalam modal saham PT.Pupuk Iskandar Muda yang selanjutnya dialihkan seluruhnya ke dalam modal saham perusahaan perseroan (Persero) PT. Pupuk Sriwidjaja,
sehingga susunan modal saham 99,99955% PT. Pupuk Sriwidjaja (Persero) dan 0,00045% Yayasan Kesejahteraan Karyawan (YKK) PT.Pupuk Iskandar Muda.
Berdasarkan hal tersebut, maka PT. Pupuk Iskandar Muda mengembangkan wilayah pendistribusiannya agar penyaluran pupuk dapat merata di seluruh nusantara, termasuk di wilayah Sumatera Utara.
PT. Pupuk Iskandar Muda wilayah Sumatera Utara memiliki delapan wilayah penyaluran (gudang), diantaranya:
1. Kota Bangun, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Medan, Binjai, Tebing Tinggi, Deli Serdang, Langkat, Serdang Bedagai, Tapanuli Tengah, Gunung Sitoli, Nias, Nias Barat, Nias Selatan, Nias Utara, Sibolga.
2. Asahan, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Tanjung Balai, Asahan, Batubara.
3. Rantau Prapat, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Labuhan Batu, Labuhan Batu Selatan, Labuhan Batu Utara.
4. Padang Sidimpuan, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Padang Sidimpuan, Tapanuli Selatan, Mandailing Natal, Padang Lawas,Padang Lawas Utara.
5. Kaban Jahe, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Tanah Karo.
6. Sidikalang, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Dairi dan Pakpak Barat.
11
7. Balige, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupaten/kota Tapanuli Utara, Toba Samosir, Humbang Hasundutan, Samosir.
8. Pematang Siantar, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Pematang Siantar, dan Simalungun.
B. Logo Perusahaan PT. Pupuk Iskandar Muda
Sumber : PT. Pupuk Iskandar Muda (2014) Gambar2.1. Logo PT. Pupuk Iskandar Muda
1. Makna Logo PT. Pupuk Iskandar Muda
Dalam pemilihan warna-warna yang terdapat dalam logo perusahaan, PT.
Pupuk Iskandar Muda memiliki alasan tersendiri terhadap warna-warna yang pada logo. Berikut arti dari warna-warna yang terdapat pada logo perusahaan :
Hitam : Meningkatkan keuletan, katahanan dan ketekunan.
Kuning : Melambangkan keagunga cita-cita.
Biru : Melambangkan kedalaman berpikir.
Selain daripada arti, bentuk dan detail dari logo juga memiliki arti penting bagi perusahaan.Karena bagi PT. Pupuk Iskandar Muda logo merupakan symbol atau gambaran budaya organisasi yang terbangun didalamnya.Bentuk dan detail dari logo sendiri juga di ambil dari lambangatausymbol adat budaya yang ada di Aceh, karena perusahhan ini merupakan asset yang dimiliki oleh provinsi Aceh.Makna dari logo PT. Pupuk Iskandar Muda tersebut dapat kita lihat pada daftar Tabel 2.1 berikut ini.
Tabel 2.1. Makna dari logo PT. Pupuk Iskandar Muda
No. Bentuk Arti
1. Bunga Seulanga Adalah bunga pujaan masyarakat Aceh,
menggambarkan ciri sekaligus cita-cita seluruh bangsa Indonesia akan kesuburan dan
kemakmuran bangsa.
2. Kelopak Bunga Yang berjumlah lima lembar mengingatkan kita kepada lima dasar falsafah Negara Republik Indonesia, Pancasila.
3. Pinggiran Bunga Yang berupa garis berirama melambangkan tali persaudaraan yang kuat diantara karyawan dan keluarga besar PT. Pupuk Iskandar Muda.
4. Kumpulan Putik dan Benang Sari
Yang berbentuk bulatan melambangkan kebulatan tekad, pengabdian, persatuan dan kesatuan dari seluruh karyawan dalam mengembangkan
pembangunan yang diberikan Pemerintah kepada perusahaan menuju sasaran.
5. Kepala Gajah Menggambarkan kebesaran jiwa dalam dinamika pembangunan.
13
No. Bentuk Arti
6. Gajah Putih Mengingatkan kepada sejarah kerajaan Aceh dimasa Sultan Iskandar Muda yang telah memanfaatkan gajah putih demi kemakmuran bangsa.
7. Sepasang Gading Yang menantang menggambarkan senjata yang sewaktu-waktu dapat digunakan sebagai pertahanan dari gangguan dan ancaman luar.
8. Dua Puluh Empat Guratan
Pada belalai dan dua garis PT. Pupuk Iskandar Muda dipangkal belalai gajah menggambarkan berdirinya perusahaan pada tanggal 24 februari 1982.
9. Tulisan Pupuk Iskandar Muda Aceh Indonesia
Menunjukkan nama Perusahaan dan lokasi pabriknya.
Sumber : PT. Pupuk Iskandar Muda (2014)
C. Visi, Misi dan Motto PT. Pupuk Iskandar Muda 1. VISI
Menjadi Perusahaan Pupuk dan Petrokimia yang Kompetitif.
2. MISI
a. Memproduksi dan memasarkan pupuk dan produk petrokimia dengan efisien.
b. Memenuhi standar mutu dan berwawasan lingkungan.
c. Memberikan nilai tambah kepada stakeholder.
d. Berperan aktif menunjang ketahanan pangan.
Sambungan Tabel 2.1
3. MOTTO
“Berperan Aktif dalam Ketahanan Pangan dan Kemakmuran Bangsa”
D. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu gambaran skematis tentang pola interaksi dari hubungan kerja sama dengan orang-orang pada setiap bagian yang terdapat dalam suatu organisasi perusahaan, yaitu mengenai hubungan antar pembagian tugas dan fungsi-fungsi dari pekerjaan yang akan dilakukan serta wewenang yang mengalir dari atasan menuju bawahan dan sebaliknya.
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubunganatauketertarikan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Melalui struktur organisasi yang baik, peraturan pelaksanaan dapat diterapkan sehinggan efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Dalam struktur organisasi perusahaanatauinstansi yang menggunakan system garis dan staf, tugas dan wewenang didistribusikan secara jelas dan tepat, sehingga tidak akan terjadi tumpah tindih antara tugas dan wewenang antara yang satu dengan yang lainnya. Dilihat dari struktur organisasi PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Penjualan Wilayah Sumatera Utara, struktur organisasi perusahaannya dapat dilihat pada Gambar 2.2 berikut.
15
Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT Pupuk Iskandar Muda Kantor Penjualan Wilayah Sumatera Utara
Sumber : PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara (2014)
E. Job Description pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Penjualan Wilayah Sumatera Utara
Dari struktur organisasi tersebut ditetapkan tugas pokok, wewenang dan tanggung jawab masing-masing disetiap bagian pada PT Pupuk Iskandar Muda Kantor Penjualan Wilayah Sumatera Utara, sebagai berikut :
1. Kepala Pemasaran Wilayah Sumatera Utara (Ka PW Sumut)
Mengatur pemasaran pupuk untuk semua daerah Sumatera Utara dan mengontrol ketepatan pemasarannya. Memastikan terselenggaranya pengelolaan kegiatan penyaluran pupuk ke wilayah-wilayah yang termasuk dalam daftar penyaluran, serta bertanggung jawab terhadap biaya, jadwal dan mutu sesuai target kinerja, dengan tugas pokok meliputi :
a. Mengembangkan strategi dan kebijakan pokok untuk peningkatan kerja
b. Memastikan kelancara penyaluran pupuk ke daerah-daerah yang terdaftar dengan aman tanpa ada produk yang cacat.
c. Menetapkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara.
d. Mengelola dan mengendalikan kegiatan pendistribusian pupuk sebagai wakil pemilik (owner).
e. Menetapkan system manajemen kinerja dan system manajemen mutu Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara serta pengendaliannya.
f. Mengembangkan hubungan kerja sama dengan pihak ekspeditur (pengangkut) untuk kelancaran penyaluran.
g. Mengembangkan dan memelihara kompetensi organisasi dan kompetensi anggota organisasi Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara.
h. Menetapkan Laporan manajemen Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara.
2. Staff Khusus Ka PW 1
Menangani masalah-masalah eksterm dan intern pupuk bersubsidi Sumatera Utara. Misalnya, jika pihak dinas petanian dan perhutanan datang untuk mewawancarai maka perusahaan akan menunjuk staff khusus ini untuk berhadapan langsung.
3. Sekretaris Perusahaan
Untuk meningkatkan peran dan tanggung jawab dalam perusahaan seorang sekretaris harus berfungsi dalam perusahaan seperti meningkatkan fungsi kantor,
17
yaitu meningkatkan kantor sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran tentang jalannya usaha. selain memperlancarkan kegiatan ketatausahaan seperti mengetik mengarsip yang dibutuhkan oleh perusahaan, sekretaris juga berperan sebagai media perekan, penyimpan, pengingat kegiatan atasan. Berikut beberapa tugas dari seorang sekretaris :
a. Membantu pimpinan dalam menjalankan tugas perusahaan
b. Membuat jadwal pimpinan sehingga jelas agenda yang akan dijalankan pimpinan
c. Menyiapkan keperluan pimpinan misalnya saat akan memenuhi rapat internalataueksternal
d. Melaksanakan tugas-tugas perusahaan (administrasi dan tata usaha) e. Menghubungkan pihak-pihak yang bersangkutan kepada pimpinan
f. Menjalankan tugas sesuai perintah pimpinan tanpa melakukan keputusan sendiri.
4. Supervisor Penjualan Subsidi
Supervisor Penjualan adalah seorang yang memimpin team penjualan dalam menjual pupuk. Adapun tugas-tugas dari Supervisor Penjualan adalah :
a. Menjalankan dan memasarkan seluruh pupuk bersubsidi.
b. Mengkoordinir team agar dapat meningkatkan tingkat penjualan sesuai target.
c. Mengevaluasi penebusan pupuk dan memantau penyaluran pupuk di laporan terhadap wilayah pendistribusian.
d. Mengeluarkan Delivery Order untuk seluruh wilayah Sumatera Utara dan membuat laporan monitoring penyaluran pupuk bersubsidi.
e. Melakukan pelaporan pupuk bersubsidi.
f. Mengarsip dan menyimpan berkas.
g. Membuat administrasi untuk evaluasi penebusan.
h. Membuat strategi penjualan.
i. Memberikan laporan penjualan mingguan, bulanan, dan tahunan kepada Kepala Penjualan Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara.
j. Memonitoring penjualan pupuk ke konsumen.
5. Supervisor Gudang
Peran seorang supervisor pergudangan dalam pengelolaan gudang sangat vital, dalam konteks peningkatan efisiensi dan efektifitas fungsinya di perusahaan.
Berikut peran dan tanggung jawab seorang supervisor di PT. Pupuk Iskandar Muda Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara :
a. Memonitoring stock produk di setiap lini III dan II Sumatera Utara dan pembinaan terhadap ekspeditur secara rutin
b. Menerbitkan Delivery Order dan Surat Perintah Kerja pendistribusian c. Mengarsip dokumen gudang
6. Keuangan
Salah satu kepentingan dalam sebuah manajemen perusahaan adalah bagian keuangan.Bagian yang merencanakan, melaksanakan dan
19
mengendalikanpemanfaatan sumber daya keuangan dalam kegiatan entitas secara efisien dan efektif, dalam kerjasama secara terpadu dengan fungsi-fungsi lainnya.
Berikut tugas staff bagian keuangan di PT. Pupuk Iskandar Muda Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara :
a. Memonitoring bagian keuangan di gudang-gudang untuk wilayah Sumatera Utara dan bertanggung jawab atas penjualan terutama bagian keuangan di Sumatera Utara.
b. Melakukan pengarsipan keuangan.
F. Kinerja Terkini pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara
Kinerja terkini pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara :
1. Menyalurkan pupuk-pupuk bersubsidi ke seluruh daerah bagian sumatera utara yang telah terdaftar sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
Berikut daftar Tabel dan jumlah alokasi yang harus dilakukan oleh PT.
Pupuk Iskandar Muda :
Tabel 2.2.Kinerja Terkini pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara
No. Nama Gudang Kabupaten/kota Tahun
No. Nama Gudang Kabupaten/kota Tahun
Urea Organik
Deli Serdang 15.752,0 ton 2393,0 ton Langkat 11.679,0 ton 2480,0 ton Serdang Bedagai 14.627,0 ton 2909,0 ton Tapanuli Tengah 1458,0 ton 428,0 ton Gunung Sitoli 531,0 ton 48,0 ton
Tapanuli Selatan 3915,0 ton 1385,0 ton Mandailing Natal 4107,0 ton 1090,0 ton Padang Lawas 3698,5 ton 909,0 ton
21
Toba Samosir 3165,0 ton 1139,0 ton Humbsng
Pematang Siantar 619,0 ton 288,0 ton
Simalungun 18.035,0 ton 3699,0 ton Sumber :PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera
Utara (2014)
Berikut adalah kinerja terkini yang dilakukan oleh PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara harus sesuai target pertahun.
G. Rencana Kegiatan PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara
Rencana Kegiatan oleh PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara adalah :
1. Para distributor pupuk di PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara agar lebih meningkatkan pengadaan dan penyaluran pupuk bersubsidi.
Sambungan Tabel 2.2
2. Agar para distributorataupengecer tetap focus dan bisa menyalurkan pupuk dengan tepat. Tepat tempat, tepat jumlah, tepat harga, tepat waktu, dan tepat mutu.
3. Meningkatkan fungsi pengawasan dalam penyaluran pupuk bersubsidi agar tidak terjadi penyelewengan. .
Kegiatan Sekretaris antara lain :
1. Membuat jadwal pimpinan sehingga jelas agenda yang akan dijalankan pimpinan.
2. Menyiapkan keperluan pimpinan misalnya saat akan memenuhi rapat internalataueksternal.
3. Mengerjakan tugas administrasi dan tata usaha.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Menurut Lawalata (2012:1) Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang artinya something hidden atau rahasia. Dalam bahasa Latin, orang yang memegang rahasia disebut dengan secretarum atau secretarius, dan dalam bahasa Perancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda disebut secretares, dan dalam bahasa inggris disebut secretary. Berdasarkan arti katanya
maka seorang sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu seseorang yang bisa menyimpan rahasia.
Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2003:4) Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan. Sedangkan menurut Saiman (2002:24) pengertian sekretaris adalah sebagai berikut, Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Menurut Barnhart (2008:2) dikutip dalam buku Panduan Menjadi Sekretaris Profesional (Nuraeni) menyatakan bahwa Sekretaris adalah seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya untuk perorangan atau organisasi dan seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu, sebuah meja dan rak buku diatasnya.
Dari pengertian para ahli diatas yang menjelaskan pengertian sekretaris,
seseorang yang membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran serta mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya.
B. Jenis-jenis Sekretaris
Menurut Ernawati (2004:13-16), jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan :
1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab a) Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi atau executive secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi, pengendalian. Contoh sekretaris organisasi adalah sekretaris jendral di Departemen Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I.
b) Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)
Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris
25
pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan. Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah :
1. Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah.
2.Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan, juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy.
Maka tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan. Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris.
c) Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan.
Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis.
2. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja a. Sekretaris Junior
Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya.
Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin.
b. Sekretaris Senior
Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman bekerja. Oleh karena itu, ia diharapkan mampu bekerja mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur.
3. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan
1. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum) yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara, notaris, dan sebagainya. Ia sendiri bukan ahli hukum, tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya.
2. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sama halnya dengan The Legal Secretary, ia bukanlah seorang dokter, paramedis ataupun ahli medis lainnya.
27
3. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu.
4. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, maka jenis sekretaris di PT Pupuk Iskandar Muda adalah sekretaris pimpinan merupakan tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya.
C. Sekretaris dalam Tugas dan Pekerjaannya
Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Menurut Saiman (2002:40) Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.
Pada dasarnya tugas seorang sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok (Sedianingsih, 2010) yaitu:
1. Tugas RutinatauOperasional
Tugas rutinatauoperasional adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi,dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan jobdescription-nya. Tugas rutin mencakup :
1) Menangani surat masuk untuk pimpinan 2) Korespondensi
3) Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan
3) Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan