TUGAS AKHIR
PERANAN SEKRETARIS PADA PT. PUPUK ISKANDAR MUDAKANTORPERWAKILAN WILAYAH MEDAN
OLEH:
KAMILAH ATIKAH SOFANA 122103078
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2016
NIM : 122103078
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN SEKRETARIS PADA
PT PUPUK ISKANDAR MUDA
KANTOR CABANG WILAYAH MEDAN
Tanggal : Desember 2016 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM ) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : Desember 2016 DEKAN
(Prof. Dr. Ramli, SE, MS) NIP. 19580602 198803 1001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : KAMILAH ATIKAH SOFANA
NIM : 122103078
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN SEKRETARIS PADA
PT PUPUK ISKANDAR MUDA
KANTOR PERWAKILAN WILAYAH
Medan, Desember 2016 Menyetujui
Pembimbing
(Dra.Setri Hiyanti Siregar,M.Si) NIP : 19510213 198303 2 002
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehinggadapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “PERANAN
SEKRETARIS PADA PT. PUPUK ISKANDAR MUDA KANTOR
PERWAKILAN WILAYAH MEDAN” .Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Pendidikan D-III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr.Runtung Sitepu, SH, M.Hum, selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr.Ramli, SE, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM ,selaku Ketua Program Studi D−III Kesekretariatan.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE, MSi, selaku Sekretaris Program studi D-III Kesekretariatan.
5. Ibu Dra.Setri Hiyanti Siregar, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak membantu dan membimbing penulis sehingga Tugas Akhir ini selesai dengan baik dan tepat waktu.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, Universitas Sumatera Utara.
7. Ayahanda dan Ibunda yang tercinta Sofyan Ok dan Elviana Manik, yang tersayang Adik-adikku yang paling penulis sayangi. Terima kasih banyak atas dukungan kalian baik materi, spirit, nasehat dan doa sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini..
8. Fakhrul Reza selaku orang terdekat yang selalu memberi semangat, mengajarkan, dan mendoakan penulis dengan sabar dan penuh cinta kasih.
9. NurainiAzwita, PutriAnnisa, Mina Lesthary, AnjelinSimaremare, Winda Sari CahyanaSinaga, RizkyArnanda, FairusNiendeSiara, Indriani Ginting selaku sahabat penulis yang telah mendukung dan memberikan semangat.
10. Teman-teman penulis di Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara, danteman-teman stambuk 2012 Program Studi D-III Kesekretariatan yang tidak bias penulis tuliskan satu persatu, terimakasih atas persahabatan yang telah kalian berikan. Penulis bangga bias menjadi teman baik kalian.
11. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhirini.
Tugas Akhir ini disusun berdasarkan Pedoman dalam pengajuan dan Penulisan Tugas Akhir D-III Kesekretariatan, dan penulis sadari bahwa Tugas akhir ini masih mengalami kekurangan sehingga diharapkan saran dari berbagai pihak demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Penulis
Medan, Desember 2016
Kamilah Atikah Sofana
DAFTAR ISI
Halaman
KataPengantar ... i
Daftar Isi ... iv
DaftarTabel ... vi
DaftarGambar ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. LatarBelakang ... 1
B. PerumusanMasalah ... 3
C. TujuanPenelitian ... 4
D. ManfaatPenelitian... 4
E. JadwalKegiatan ... 5
F. SistematikaPenulisan ... 5
BAB II PROFIL INSTANSI ... 7
A. SejarahSingkat PT PupukIskandarMuda ... 7
B. Logo Perusahaan ... 11
C. Visi, Misi, dan Motto ... 13
D. Struktur Organisasi ... 15
E. Job Description ... 15
F. Kinerja Usaha Terkini ... 19
G. Rencana Kegiatan ... 21
BAB III PEMBAHASAN ... 23
A. PengertianSekretaris ... 23
B. Jenis-jenisSekretaris ... 24
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 36
A. Kesimpulan ... 36
B. Saran ... 37
DAFTAR PUSTAKA ... 38
DAFTAR TABEL
NO Judul Halaman
1. Tabel 1.1 JadwalKegiatan ...5 2. Tabel2.1 Makna dari Logo PT Pupuk Iskandar Muda ... 12 3. Tabel 2.2 Kinerja Terkini PT Pupuk Iskandar Muda ... 19
1. Gambar2.1 : Logo PT Pupuk Iskandar Muda ...11 2. Gambar 2.2 : Struktur Organisasi PT Pupuk Iskandar Muda ... 15
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap perusahaan yang bergerak di bidang jasa maupun dagang memiliki seorang pimpinan. Seorang pimpinan didalam perusahaan pasti memerlukan bantuan dari seorang sekretaris yang handal dan profesional guna membantunya dalam melaksanakan tugas-tugasnya yang berkaitan dengan ruang lingkup perusahaan. Fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh pimpinan.
Sekretaris bekerja di lembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya. Lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi, atau yayasan. Kebanyakan sekretaris mampu menangani berbagai tanggung jawab. Selain melakukan berbagai tugas rutin, dalam organisasi besar mereka sering memberikan dukungan administratif.
Menurut Ariska (2004:13) Salah satu peran sekretaris adalah menjadi simbol sebuah perusahaan tempat ia bekerja, maka dari itu seorang sekretaris haruslah memiliki keunggulan, keuletan dalam bekerja serta etiket-etika atau kepribadian yang baik perusahaan. Apalagi dalam era global saat ini, dimana peran seorang sekretaris dituntut untuk menjadi partners, personal assistant, dan administrative assistant bagi pimpinan atau eksekutif atau direktur dalam melaksanakan perencanaannya sehari-hari.
Tanpa adanya seorang sekretaris, pimpinan tidak dapat menjalankan peran
pekerjaan umum.Ia biasanya bekerja untuk satu orang, jarang untuk lebih dari dua orang. Pada umumnya ia memerlukan keahlian steno dan mengetik, mengerti operasional komputer, tetapi ia harus melakukan lebih dari itu, misalnya membuat undangan rapat, membuat laporan bulanan, dan sebagainya.
Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan, baik dalam lingkup yang masih sederhana sampai kepada industri besar. Sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya secara baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu.
Menurut Ernawati (2004:2) Sekretaris sebagai elemen dari sebuah perusahaan, bahkan sebagai tangan kanan atasannya merupakan orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas atasannya tersebut. Untuk itu sekretaris harus memiliki keterampilan atau keahlian kerja (skill), mempunyai kepribadian yang menarik dan menguasai pengetahuan yang ada kaitannya dalam fungsinya sebagai sekretaris.
Seorang sekretaris memiliki fungsi penting dalam sebuah organisasi.Menurut Lawalata (2012:2) Fungsi utama sekretaris adalah sebagai administrasi perkantoran dan clerical (ketatausahaan). Sekretaris juga membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya, dengan kata lain sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan. Sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang
3
sangat tinggi.Begitu banyaknya peranan sekretaris sehingga sulit dibayangkan jika suatu perusahaan tanpa sekretaris.
Masalah yang terjadi PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan adalah kurang terlihatnya peranan seorang sekretaris dalam meningkatkan kinerja pada instansi tersebut dan tidak maksimalnya peranan sekretaris yang diterapkan.Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak dapat terlaksana sebagaimana mestinya karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan misalnya lupa membuat jadwal rapat pimpinan. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut maka diperlukan tenaga seorang sekretaris, yang diharapkan terutama sekretaris yang terdidik, terampil, dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya.
Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui bagaimana peranan sekretaris pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan, dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis memilih judul “Peranan Sekretaris PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang, permasalahan yang akan dibahas penulis dalam Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Peranan Sekretaris pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan ?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian pada penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui peranan sekretaris pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian pada penyusunan tugas akhir ini adalah :
1. Bagi instansi, memberikan masukan bagi pihak PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan.
2. Sebagai sumber pengetahuan yang penting bagi penulis dimana penulis dapat membandingkan antara ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dan kenyataan yang dapat dilapangan.
3. Sebagai bahan informasi dan referensi bagi peneliti lain yang
melaksanakan penelitian yang sama ditempat lain pada masa yang akan datang.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian dilaksanakan pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan. Penelitian berlangsung selama 06 Minggu, yaitu dari tanggal 09 Mei 2016 sampai dengan 20 Juni 2016. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut:
5
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Kegiatan Mei 2016 Juni 2016
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
Sumber : Penulis (2016, data diolah)
F. Sistematika Penulisan
Agar pelaksanaan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat) bab,yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis, adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang perumusan masalah, tujuan penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey atau observasi dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, visi dan misi, struktur organisasi, job description, jaringan usaha atau kegiatan serta kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian sekretaris, jenis-jenis sekretaris, peranan sekretaris, sekretaris dalam tugas pekerjaannya, peranan sekretaris pada PT.
Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang tertitik tolak dari pengumpulan datadan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi PT.
Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan dimasa yang akan datang.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah PT Pupuk Iskandar Muda Kantor Penjualan Wilayah Sumatera Utara
PT. Pupuk Iskandar Muda berdiri dengan strategi untuk mencukupi kebutuhan pupuk urea di kawasan Indonesia bahagian barat yang secara geografis termasuk kawasan pertanian, setelah sebelumnya kebutuhannya dirintis oleh PT.
Pusri Palembang. Maka kehadiran PT. Pupuk Iskandar Muda dapat memenuhi kebutuhan pupuk untuk petani dan perkebunan yang sangat luas di wilayah Sumatera bagian utara (Provinsi Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau, Kepulauan Riau dan Kalimantan Barat). Posisi PT. Pupuk Iskandar Muda juga sangat strategis untuk mengekspor kelebihan produknya ke negara-negara tetangga karena secara topografis sangat dekat.
Dengan memanfaatkan tersedianya cadangan gas alam besar yang ditemukan di Desa Arun, Kabupaten Aceh Utara serta sumber air yang mengalir dari pegunungan di Aceh melalui Sungai Peusangan, PT. Pupuk Iskandar Muda berdiri dengan kapasitas sama dengan pabrik-pabrik pupuk yang sebelumnya dibangun pemerintah yaitu 570.000 ton/tahun dan ammonia 386.000 ton/tahun, merupakan pabrik pupuk urea ke-11 di Indonesia. Saat ini PT. Pupuk Iskandar Muda memiliki 2 unit pabrik yang memproduksi urea jenis prill (butiran) dan granule (tablet) yang masing-masing berkapasitas sama. Kedua jenis urea itu
diproyeksikan dapat mensuplai pupuk nasional setiap tahun dan bahkan dapat mengekspor melalui fasilitas pelabuhan sendiri.
PT. Pupuk Iskandar Muda berjarak 274 KM arah tenggara Banda Aceh atau 335 KM arah barat laut Medan, dapat dijangkau melalui darat, laut maupun udara. Terletak di kawasan industri Lhokseumawe tepat di tepi Selat Malaka, salah satu jalur pelayaran terpadat di dunia.Artinya posisi PT. Pupuk Iskandar Muda merupakan kawasan prospektif yang sangat menguntungkan untuk pengembangan bisnis.Apalagi tepat berada di jantung provinsi Aceh yang memiliki kawasan dan potensi besar di sektor pertanian, perkebunan dan perikanan, maka sempurnalah keuntungan posisi PT. Pupuk Iskandar Muda sebagai perusahaan yang terus maju dan berkembang di masa depan.
PT. Pupuk Iskandar Muda atau dengan nama lain PT. PIM adalah anak perusahaan PT. Pupuk Indonesia (Persero) yang bergerak dibidang industri pupuk urea dan industri kimia lainnya, merupakan pabrik pupuk urea pertama di Indonesia yang dibangun oleh putra-putri Indonesia dengan kontraktor nasional PT.Rekayasa Industri, sebagai proyek berskala besar pertama yang dipercayakan Pemerintah kepada kontraktor nasional.
Didirikan Berdasarkan Akte Notaris Soeleman Ardjasasmita SH No. 54 pada tanggal 24 Februari 1982, dengan nama PT. Pupuk Iskandar Muda.
Penetapan lokasi pembangunan pabrik PT. Pupuk Iskandar Muda di Lhokseumawe – Aceh Utara berdasarkan faktor kesediaan cadangan gas bumi sebagai sumber bahan baku, fasilitas water intake dan adanya sarana pelabuhan
9
sebagai tempat bongkar muat peralatan pabrik, serta letak yang sangat strategis bagi negara tujuan ekspor.
Pembangunan Pabrik PT. Pupuk Iskandar Muda-1 selesai tahun 1984 dengan total investasi sebesar US$ 308,4 juta, sedangkan Pabrik PT. Pupuk Iskandar Muda-2 selesai dibangun pada tahun 2005 dengan total investasi sebesar US$ 310,2 juta.Pabrik PT. Pupuk Iskandar Muda terdiri dari :
1. Unit Pabrik Urea Prill (Pabrik Urea 1) dengan kapasitas produksi sebesar 570.000 ton pertahun, menggunakan teknologi Mitsui Toatsu Jepang.
2. Unit Pabrik Amonia (Pabrik Amonia 1) dengan kapasitas produksi sebesar 386.000 ton pertahun menggunakan teknologi Kellog Amerika.
3. Unit Pabrik Urea Granule ( Pabrik Urea 2 ) dengan kapasitas produksi sebesar 570.000 ton pertahun, menggunakan teknologi Toyo Acces dari Jepang.
4. Unit Pabrik Amonia (Pabrik Amonia 2) dengan kapasitas produksi sebesar 396.000 ton pertahun menggunakan teknologi Kellog Amerika.
Anggaran Dasar Perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan, berkaitan dengan perubahan modal sesuai dengan Akte Notaris Mahyastoeti.
Notonegoro, S.H. No. 01 tanggal 02 Januari 2012, Akte Notaris Lumassia, SH No. 10 tanggal 19 Januari 2012 dan Akte Notaris Lumassia, SH No. 02 tanggal 07 Februari 2012 yang dibuat berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 54 tanggal 22 Desember 2011, tentang penyertaan modalNegara Republik Indonesia ke dalam modal saham PT.Pupuk Iskandar Muda yang selanjutnya dialihkan seluruhnya ke dalam modal saham perusahaan perseroan (Persero) PT. Pupuk Sriwidjaja,
sehingga susunan modal saham 99,99955% PT. Pupuk Sriwidjaja (Persero) dan 0,00045% Yayasan Kesejahteraan Karyawan (YKK) PT.Pupuk Iskandar Muda.
Berdasarkan hal tersebut, maka PT. Pupuk Iskandar Muda mengembangkan wilayah pendistribusiannya agar penyaluran pupuk dapat merata di seluruh nusantara, termasuk di wilayah Sumatera Utara.
PT. Pupuk Iskandar Muda wilayah Sumatera Utara memiliki delapan wilayah penyaluran (gudang), diantaranya:
1. Kota Bangun, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Medan, Binjai, Tebing Tinggi, Deli Serdang, Langkat, Serdang Bedagai, Tapanuli Tengah, Gunung Sitoli, Nias, Nias Barat, Nias Selatan, Nias Utara, Sibolga.
2. Asahan, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Tanjung Balai, Asahan, Batubara.
3. Rantau Prapat, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Labuhan Batu, Labuhan Batu Selatan, Labuhan Batu Utara.
4. Padang Sidimpuan, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Padang Sidimpuan, Tapanuli Selatan, Mandailing Natal, Padang Lawas,Padang Lawas Utara.
5. Kaban Jahe, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Tanah Karo.
6. Sidikalang, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Dairi dan Pakpak Barat.
11
7. Balige, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupaten/kota Tapanuli Utara, Toba Samosir, Humbang Hasundutan, Samosir.
8. Pematang Siantar, yang kemudian menyalurkan pupuk bersubsidi ke kabupatenataukota Pematang Siantar, dan Simalungun.
B. Logo Perusahaan PT. Pupuk Iskandar Muda
Sumber : PT. Pupuk Iskandar Muda (2014) Gambar2.1. Logo PT. Pupuk Iskandar Muda
1. Makna Logo PT. Pupuk Iskandar Muda
Dalam pemilihan warna-warna yang terdapat dalam logo perusahaan, PT.
Pupuk Iskandar Muda memiliki alasan tersendiri terhadap warna-warna yang pada logo. Berikut arti dari warna-warna yang terdapat pada logo perusahaan :
Hitam : Meningkatkan keuletan, katahanan dan ketekunan.
Kuning : Melambangkan keagunga cita-cita.
Biru : Melambangkan kedalaman berpikir.
Selain daripada arti, bentuk dan detail dari logo juga memiliki arti penting bagi perusahaan.Karena bagi PT. Pupuk Iskandar Muda logo merupakan symbol atau gambaran budaya organisasi yang terbangun didalamnya.Bentuk dan detail dari logo sendiri juga di ambil dari lambangatausymbol adat budaya yang ada di Aceh, karena perusahhan ini merupakan asset yang dimiliki oleh provinsi Aceh.Makna dari logo PT. Pupuk Iskandar Muda tersebut dapat kita lihat pada daftar Tabel 2.1 berikut ini.
Tabel 2.1. Makna dari logo PT. Pupuk Iskandar Muda
No. Bentuk Arti
1. Bunga Seulanga Adalah bunga pujaan masyarakat Aceh,
menggambarkan ciri sekaligus cita-cita seluruh bangsa Indonesia akan kesuburan dan
kemakmuran bangsa.
2. Kelopak Bunga Yang berjumlah lima lembar mengingatkan kita kepada lima dasar falsafah Negara Republik Indonesia, Pancasila.
3. Pinggiran Bunga Yang berupa garis berirama melambangkan tali persaudaraan yang kuat diantara karyawan dan keluarga besar PT. Pupuk Iskandar Muda.
4. Kumpulan Putik dan Benang Sari
Yang berbentuk bulatan melambangkan kebulatan tekad, pengabdian, persatuan dan kesatuan dari seluruh karyawan dalam mengembangkan
pembangunan yang diberikan Pemerintah kepada perusahaan menuju sasaran.
5. Kepala Gajah Menggambarkan kebesaran jiwa dalam dinamika pembangunan.
13
No. Bentuk Arti
6. Gajah Putih Mengingatkan kepada sejarah kerajaan Aceh dimasa Sultan Iskandar Muda yang telah memanfaatkan gajah putih demi kemakmuran bangsa.
7. Sepasang Gading Yang menantang menggambarkan senjata yang sewaktu-waktu dapat digunakan sebagai pertahanan dari gangguan dan ancaman luar.
8. Dua Puluh Empat Guratan
Pada belalai dan dua garis PT. Pupuk Iskandar Muda dipangkal belalai gajah menggambarkan berdirinya perusahaan pada tanggal 24 februari 1982.
9. Tulisan Pupuk Iskandar Muda Aceh Indonesia
Menunjukkan nama Perusahaan dan lokasi pabriknya.
Sumber : PT. Pupuk Iskandar Muda (2014)
C. Visi, Misi dan Motto PT. Pupuk Iskandar Muda 1. VISI
Menjadi Perusahaan Pupuk dan Petrokimia yang Kompetitif.
2. MISI
a. Memproduksi dan memasarkan pupuk dan produk petrokimia dengan efisien.
b. Memenuhi standar mutu dan berwawasan lingkungan.
c. Memberikan nilai tambah kepada stakeholder.
d. Berperan aktif menunjang ketahanan pangan.
Sambungan Tabel 2.1
3. MOTTO
“Berperan Aktif dalam Ketahanan Pangan dan Kemakmuran Bangsa”
D. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu gambaran skematis tentang pola interaksi dari hubungan kerja sama dengan orang-orang pada setiap bagian yang terdapat dalam suatu organisasi perusahaan, yaitu mengenai hubungan antar pembagian tugas dan fungsi-fungsi dari pekerjaan yang akan dilakukan serta wewenang yang mengalir dari atasan menuju bawahan dan sebaliknya.
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubunganatauketertarikan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Melalui struktur organisasi yang baik, peraturan pelaksanaan dapat diterapkan sehinggan efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Dalam struktur organisasi perusahaanatauinstansi yang menggunakan system garis dan staf, tugas dan wewenang didistribusikan secara jelas dan tepat, sehingga tidak akan terjadi tumpah tindih antara tugas dan wewenang antara yang satu dengan yang lainnya. Dilihat dari struktur organisasi PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Penjualan Wilayah Sumatera Utara, struktur organisasi perusahaannya dapat dilihat pada Gambar 2.2 berikut.
15
Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT Pupuk Iskandar Muda Kantor Penjualan Wilayah Sumatera Utara
Sumber : PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara (2014)
E. Job Description pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Penjualan Wilayah Sumatera Utara
Dari struktur organisasi tersebut ditetapkan tugas pokok, wewenang dan tanggung jawab masing-masing disetiap bagian pada PT Pupuk Iskandar Muda Kantor Penjualan Wilayah Sumatera Utara, sebagai berikut :
1. Kepala Pemasaran Wilayah Sumatera Utara (Ka PW Sumut)
Mengatur pemasaran pupuk untuk semua daerah Sumatera Utara dan mengontrol ketepatan pemasarannya. Memastikan terselenggaranya pengelolaan kegiatan penyaluran pupuk ke wilayah-wilayah yang termasuk dalam daftar penyaluran, serta bertanggung jawab terhadap biaya, jadwal dan mutu sesuai target kinerja, dengan tugas pokok meliputi :
a. Mengembangkan strategi dan kebijakan pokok untuk peningkatan kerja
b. Memastikan kelancara penyaluran pupuk ke daerah-daerah yang terdaftar dengan aman tanpa ada produk yang cacat.
c. Menetapkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara.
d. Mengelola dan mengendalikan kegiatan pendistribusian pupuk sebagai wakil pemilik (owner).
e. Menetapkan system manajemen kinerja dan system manajemen mutu Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara serta pengendaliannya.
f. Mengembangkan hubungan kerja sama dengan pihak ekspeditur (pengangkut) untuk kelancaran penyaluran.
g. Mengembangkan dan memelihara kompetensi organisasi dan kompetensi anggota organisasi Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara.
h. Menetapkan Laporan manajemen Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara.
2. Staff Khusus Ka PW 1
Menangani masalah-masalah eksterm dan intern pupuk bersubsidi Sumatera Utara. Misalnya, jika pihak dinas petanian dan perhutanan datang untuk mewawancarai maka perusahaan akan menunjuk staff khusus ini untuk berhadapan langsung.
3. Sekretaris Perusahaan
Untuk meningkatkan peran dan tanggung jawab dalam perusahaan seorang sekretaris harus berfungsi dalam perusahaan seperti meningkatkan fungsi kantor,
17
yaitu meningkatkan kantor sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran tentang jalannya usaha. selain memperlancarkan kegiatan ketatausahaan seperti mengetik mengarsip yang dibutuhkan oleh perusahaan, sekretaris juga berperan sebagai media perekan, penyimpan, pengingat kegiatan atasan. Berikut beberapa tugas dari seorang sekretaris :
a. Membantu pimpinan dalam menjalankan tugas perusahaan
b. Membuat jadwal pimpinan sehingga jelas agenda yang akan dijalankan pimpinan
c. Menyiapkan keperluan pimpinan misalnya saat akan memenuhi rapat internalataueksternal
d. Melaksanakan tugas-tugas perusahaan (administrasi dan tata usaha) e. Menghubungkan pihak-pihak yang bersangkutan kepada pimpinan
f. Menjalankan tugas sesuai perintah pimpinan tanpa melakukan keputusan sendiri.
4. Supervisor Penjualan Subsidi
Supervisor Penjualan adalah seorang yang memimpin team penjualan dalam menjual pupuk. Adapun tugas-tugas dari Supervisor Penjualan adalah :
a. Menjalankan dan memasarkan seluruh pupuk bersubsidi.
b. Mengkoordinir team agar dapat meningkatkan tingkat penjualan sesuai target.
c. Mengevaluasi penebusan pupuk dan memantau penyaluran pupuk di laporan terhadap wilayah pendistribusian.
d. Mengeluarkan Delivery Order untuk seluruh wilayah Sumatera Utara dan membuat laporan monitoring penyaluran pupuk bersubsidi.
e. Melakukan pelaporan pupuk bersubsidi.
f. Mengarsip dan menyimpan berkas.
g. Membuat administrasi untuk evaluasi penebusan.
h. Membuat strategi penjualan.
i. Memberikan laporan penjualan mingguan, bulanan, dan tahunan kepada Kepala Penjualan Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara.
j. Memonitoring penjualan pupuk ke konsumen.
5. Supervisor Gudang
Peran seorang supervisor pergudangan dalam pengelolaan gudang sangat vital, dalam konteks peningkatan efisiensi dan efektifitas fungsinya di perusahaan.
Berikut peran dan tanggung jawab seorang supervisor di PT. Pupuk Iskandar Muda Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara :
a. Memonitoring stock produk di setiap lini III dan II Sumatera Utara dan pembinaan terhadap ekspeditur secara rutin
b. Menerbitkan Delivery Order dan Surat Perintah Kerja pendistribusian c. Mengarsip dokumen gudang
6. Keuangan
Salah satu kepentingan dalam sebuah manajemen perusahaan adalah bagian keuangan.Bagian yang merencanakan, melaksanakan dan
19
mengendalikanpemanfaatan sumber daya keuangan dalam kegiatan entitas secara efisien dan efektif, dalam kerjasama secara terpadu dengan fungsi-fungsi lainnya.
Berikut tugas staff bagian keuangan di PT. Pupuk Iskandar Muda Unit Penjualan Wilayah Sumatera Utara :
a. Memonitoring bagian keuangan di gudang-gudang untuk wilayah Sumatera Utara dan bertanggung jawab atas penjualan terutama bagian keuangan di Sumatera Utara.
b. Melakukan pengarsipan keuangan.
F. Kinerja Terkini pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara
Kinerja terkini pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara :
1. Menyalurkan pupuk-pupuk bersubsidi ke seluruh daerah bagian sumatera utara yang telah terdaftar sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
Berikut daftar Tabel dan jumlah alokasi yang harus dilakukan oleh PT.
Pupuk Iskandar Muda :
Tabel 2.2.Kinerja Terkini pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara
No. Nama Gudang Kabupaten/kota Tahun
Urea Organik
1 Gudang Kota Bangun
Medan 547,0 ton 223,0 ton
Binjai 715,0 ton 219,0 ton
Tebing Tinggi 311,0 ton 97,0 ton
No. Nama Gudang Kabupaten/kota Tahun
Urea Organik
Deli Serdang 15.752,0 ton 2393,0 ton Langkat 11.679,0 ton 2480,0 ton Serdang Bedagai 14.627,0 ton 2909,0 ton Tapanuli Tengah 1458,0 ton 428,0 ton Gunung Sitoli 531,0 ton 48,0 ton
Nias 975,0 ton 138,0 ton
Nias Barat 416,0 ton 65,0 ton Nias Selatan 960,0 ton 139,0 ton NiasUtara 597,0 ton 52,0 ton
Sibolga 0 ton 0 ton
2. Gudang Asahan Tanjung Balai 300,0 ton 47,0 ton
Asahan 4907,0 ton 1088,0 ton
Batubara 5011,0 ton 665,0 ton 3. Gudang Rantau
Prapat
Labuhan Batu 2293,0 ton 773,0 ton
Labuhan Batu Selatan
5023,0 ton 529,0 ton
Labuhan Batu Utara
2330,0 ton 790,0 ton
4. Gudang Padang Sidempuan
Padang Sidempuan 926,0 ton 248,0 ton
Tapanuli Selatan 3915,0 ton 1385,0 ton Mandailing Natal 4107,0 ton 1090,0 ton Padang Lawas 3698,5 ton 909,0 ton Padang Lawas
Utara
3847,5 ton 1095,0 ton
5. Gudang Kaban Jahe
Tanah Karo 16.980,0 ton 10.106,0 ton
21
No. Nama Gudang Kabupaten/kota Tahun
Urea Organik
6. Gudang Sidikalang Dairi 8023,0 ton 4480,0 ton Pakpak Barat 798,0 ton 756,0 ton 7. Gudang Balige Tapanulli Utara 3482,0 ton 1571,0 ton
Toba Samosir 3165,0 ton 1139,0 ton Humbsng
Husundutan
1475,0 ton 787,0 ton
Samosir 1497,0 ton 545,0 ton 8. Gudang Pematang
Siantar
Pematang Siantar 619,0 ton 288,0 ton
Simalungun 18.035,0 ton 3699,0 ton Sumber :PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera
Utara (2014)
Berikut adalah kinerja terkini yang dilakukan oleh PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara harus sesuai target pertahun.
G. Rencana Kegiatan PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara
Rencana Kegiatan oleh PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara adalah :
1. Para distributor pupuk di PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Pemasaran Wilayah Sumatera Utara agar lebih meningkatkan pengadaan dan penyaluran pupuk bersubsidi.
Sambungan Tabel 2.2
2. Agar para distributorataupengecer tetap focus dan bisa menyalurkan pupuk dengan tepat. Tepat tempat, tepat jumlah, tepat harga, tepat waktu, dan tepat mutu.
3. Meningkatkan fungsi pengawasan dalam penyaluran pupuk bersubsidi agar tidak terjadi penyelewengan. .
Kegiatan Sekretaris antara lain :
1. Membuat jadwal pimpinan sehingga jelas agenda yang akan dijalankan pimpinan.
2. Menyiapkan keperluan pimpinan misalnya saat akan memenuhi rapat internalataueksternal.
3. Mengerjakan tugas administrasi dan tata usaha.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Menurut Lawalata (2012:1) Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang artinya something hidden atau rahasia. Dalam bahasa Latin, orang yang memegang rahasia disebut dengan secretarum atau secretarius, dan dalam bahasa Perancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda disebut secretares, dan dalam bahasa inggris disebut secretary. Berdasarkan arti katanya
maka seorang sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu seseorang yang bisa menyimpan rahasia.
Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2003:4) Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan. Sedangkan menurut Saiman (2002:24) pengertian sekretaris adalah sebagai berikut, Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis- menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Menurut Barnhart (2008:2) dikutip dalam buku Panduan Menjadi Sekretaris Profesional (Nuraeni) menyatakan bahwa Sekretaris adalah seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya untuk perorangan atau organisasi dan seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu, sebuah meja dan rak buku diatasnya.
Dari pengertian para ahli diatas yang menjelaskan pengertian sekretaris,
seseorang yang membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran serta mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya.
B. Jenis-jenis Sekretaris
Menurut Ernawati (2004:13-16), jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan :
1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab a) Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi atau executive secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi, pengendalian. Contoh sekretaris organisasi adalah sekretaris jendral di Departemen Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I.
b) Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)
Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris
25
pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan. Adapun ciri- ciri sekretaris pimpinan adalah :
1. Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah.
2.Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan, juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy.
Maka tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan. Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris.
c) Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan.
Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis.
2. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja a. Sekretaris Junior
Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya.
Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin.
b. Sekretaris Senior
Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman bekerja. Oleh karena itu, ia diharapkan mampu bekerja mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur.
3. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan
1. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum) yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara, notaris, dan sebagainya. Ia sendiri bukan ahli hukum, tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya.
2. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sama halnya dengan The Legal Secretary, ia bukanlah seorang dokter, paramedis ataupun ahli medis lainnya.
27
3. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu.
4. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, maka jenis sekretaris di PT Pupuk Iskandar Muda adalah sekretaris pimpinan merupakan tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya.
C. Sekretaris dalam Tugas dan Pekerjaannya
Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Menurut Saiman (2002:40) Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.
Pada dasarnya tugas seorang sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok (Sedianingsih, 2010) yaitu:
1. Tugas RutinatauOperasional
Tugas rutinatauoperasional adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi,dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan jobdescription-nya. Tugas rutin mencakup :
1) Menangani surat masuk untuk pimpinan 2) Korespondensi
3) Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan 4) Menerima telepon dan menelepon
5) Menyusun, menempatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan
6) Mengatur jadwal kegiatanatauagenda pimpinan agar selalu tepat 7) Menyiapkan pembuatan laporan
8) Mengelolah kas kecil (petty cash)
2. Tugas Insidental
Tugas insidental atau berdasarkan intruksi adalah tugas yang dilaksanakanapabila ada kontruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus iniberdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapatdianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas insidental antara lain:
1) Mempersiapkan rapat
2) Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan 3) Menyusun makalah atau pidato
29
4) Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak dan lain-lain 5) Menyusun surat-surat bersifat rahasia
6) Menyusun perjalanan dinas pimpinan
7) Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang berkaitan dengan perusahaan 8) Tugas khusus lain sesuai dengan intruksi dan kewenagan dari atasan
3. Tugas Kreatif
Tugas kreatif merupakan tugas yang tidak termasuk tugas rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta ataun intruksi pimpinan, tetapi wajibdilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya mengntungkan perusahaan secaraumum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugaspimpinan dan wewenang yang diberikan pimpinan. Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi :
1) Membuat perencanaan kerja 2) Mempelajari pengetahuan bank
3) Mempelajari pengetahuan tentang bukun kas kecil (petty cash) 4) Efesiensi kerja
5) Pemantapan dan pengembangan diri sekretaris
D. Syarat-syarat Sekretaris dalam Perusahaan
Menurut Saiman (2002) bahwa syarat-syarat untuk menjadi sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Syarat Kepribadian
Syarat kepribadian yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, dan lain-lain.
2. Syarat Pengetahuan Umum
Syarat pengetahuan umum yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti di bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik dan hukum secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oleh seorang pimpinan, sehingga jika kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya akan dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan Khusus
Syarat pengetahuan khusus yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai dengan jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat di mana ia bekerja, seperti di kantor pemerintahan atau pun di kantor perusahaan swasta. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretariatan.
4. Syarat Skill dan Teknik Kesekretariatan
Syarat skill dan teknik kesekretariatan adalah kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretariatannya hal
31
ini meliputi seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf dan kearsipan.
5. Syarat Praktek
Syarat Praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima tamu, telepon dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan.
E. Peranan Sekretaris
Sudah merupakan kewajiban bahwa seorang seketaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada pimpinannya agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profesional.
Bila seorang sekretaris menguasai pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajarinya dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka hal tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya dalam pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan pimipinannnya.
Menurut Saiman (2002 : 37) adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, maka peranan sekretaris pada PT. Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan adalah sebagai berikut :
a. Membantu pimpinan dalam menjalankan tugas perusahaan
Peranan sekretaris dalam hal ini adalah melaksanakan tugas-tugas yang bersifat membantu pimpinan untuk menjalankan tugas-tugasnya, seperti :
33
1. Menangani surat menyurat, mencatat surat masuk dan surat keluar contoh : mencatat surat masuk dari pusat, mencatat surat masuk dari distributor pupuk.
2. Mengarsipkan dokumen, menyimpan, membuang, memilah, merapikan dan mengarsipkan dokumen- dokumen perusahaan
3. Melayani tamu pimpinan misalnya, melayani tamu dari dinas jika atasan sedang tidak ada di ruangan kantornya.
b. Membuat jadwal pimpinan sehingga jelas agenda yang akan dijalankan pimpinan dalam rangka menciptakan kerja yang efektif dan efisien.
Peranan sekretaris dalam hal ini adalah mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting yaitu membuat kebijakan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris dengan cara membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board atau lembar khusus yang diletakkan diruang pimpinan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut :
1.Menerima dan menghimpun surat
2.Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan
3. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan
4. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan
5. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan
c. Menyiapkan keperluan pimpinan misalnya, saat akan memenuhi rapat internaldaneksternal
Peranan sekretaris dalam hal ini adalah Menyelenggarakan rapat,dan mempersiapkan hal hal yang berkaitan dengan rapat semaksimal mungkin dan mengetahui pekerjaan yang perlu dilakukan dalam rapat tersebut,salah satunya yaitu menulis notula secara ringkas dan jelas.
Susunan notula dalam rapat tersebut,adalah : 1. Judul rapat
2. Tempat,hari,tanggal,danjam rapat
3. Nama-nama peserta yang hadir dan tidak hadir dalam rapat,dan nama- nama petugas utama ( ketua rapat )
4. Penyempurnaan notulen rapat yang sebelumnya dan pengesahannya 5. Tanggapan atas laporan-laporan
6. Isi pembahasan tiap-tiap acara pokok 7. Hal-hal lain yang ikut dibicarakan 8. Informasi-informasi yang perlu
9. Penetapan hari, tanggal, danjam rapat berikutnya 10. Penutup
Dalam hal ini sekretaris membutuhkan konsentrasi yang tinggi serta kemampuan meringkas dengan tepat dan cepat.
35
d. Menjalankan tugas sesuai perintah pimpinan tanpa melakukan keputusan sendiri.
Sekretaris turut berpartisipasi dan berperan dalam membantu kelancaran aktivitas dunia kantor yang menaunginya. Sekretaris bukan hanya memberikan bantuan kepada pimpinannya dalam hal mengetik,menyimpan surat,menerima tamu,dan menelpon saja,Tetapi sekretaris dituntut dapat membantu dalam hal menyiapkan serta menyelesaikan masalah yang berkaitan dalam bidang perkantoran. Peranan sekretaris dalam kantor salah satunya adalah menjaga rahasia dan membantu memperlancar aktivitas kantor.
Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang sama,pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung pada tuntutan, kemampuan sekretaris yang bersangkutan tergantung kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan.
Sekretaris dapat dikatakan tangan kanan atau orang kepercayaan dari pimpinan sehingga menjadi orang yang dipercaya membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan menjaga rahasia kantor. Meskipun begitu, sekretaris menjalankan tugasnya dan mengambil keputusan atas perintah pimpinan.
A. Kesimpulan
Dalam bab ini penulis menarik kesimpulan dari uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya. Adapun kesimpulan yang dapat penulis kemukakan adalah sebagai berikut :
1. Sekretaris di PT Pupuk Iskandar Muda adalah jenis sekretaris pimpinan yang merupakan tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor hanya untuk pimpinannya.
2. Peranan Sekretaris pada PT Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan sebagai perantara atau saluran komunikasi terhadap atasan dan bawahan dapat menjalin hubungan yang baik antar karyawan dalam perusahaan.
3. Sekretaris pada PT Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan berperan membantu pimpinan dalam menjalankan tugas perusahaan, membuat jadwal pimpinan sehingga jelas agenda yang akan dijalankan pimpinan, menyiapkan keperluan pimpinan misalnya saat akan memenuhi rapat internaldaneksternal, melaksanakan tugas-tugas perusahaan, menghubungkan pihak-pihak yang bersangkutan kepada pimpinan, menjalankan tugas sesuai perintah pimpinan tanpa melakukan keputusan sendiri.
37
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada PT.
Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan, maka penulis memberikan saran yang mungkin dapat membantu instansi dimasa yang akan datang. Adapun sarannya sebagai berikut :
1. Sekretaris di PT Pupuk Iskandar Muda yang merupakan tangan kanan pimpinan diharapkan dapat membantu pimpinan dalam mengembangkan strategi perusahaan agar semua unit kerja mengalami peningkatan.
2. Peranan sekretaris pada PT Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan seharusnya ditambah denganmembantumembuat laporan penjualan mingguan,bulanan,dan tahunan kepada kepala unit penjualan Wilayah Sumatera Utara.
3. Untuk meningkatkan peran dan tanggung jawab sekretaris pada PT Pupuk Iskandar Muda Kantor Perwakilan Wilayah Medan diharapkan sekretarisselaintugaspokok, jugaikut berperan dalam mengarsip dan menyimpan berkas yang dilakukan oleh supervisor penjualan.
DAFTAR PUSTAKA
Ariska, Nita. 2004. Sekrretaris yang Handal. Jakarta : LP3I Jakart.a
Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan untuk Sekretaris danCalon Sekretaris. Graha Ilmu.
Hendarto, Hatiti dan Tulusharyono. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional.Jakarta: PPM.
Lawalata, F.Ch. Caroline. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris.
Padang: Akademia Permata.
Manullang, M. 2000. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta : Ghalia Indonesia Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta : Trans
Media Pustaka.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sedianingsih, 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta : Kencana Prenada Media Group.
