Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan beberapa Saran yang
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali berkedudukan
di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas
Ekonomi yang betempat di Medan. Penetapan pembukaan di lakukan dengan
Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Repbulik Indonesia No.64/tanggal 21
November 1961. Pada tahun 1957 Akademika Administrasi Niaga Medan (ANN)
dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi
pendidikan Ahli Administrsi Perusahaan (PAAP) berdasarkan surat Keputusan
Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal13Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan
tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23 /DIKTI/Kep/1987 , No.25/DIKTI/Kep/1987
, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal
19 Agustus 1987. Pada tanggal 14 Desember 1987diadakan serah terima antara
Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Setelah serah terima maka nama trsebut berubah menjadi program
Diploma III Fakultas Ekonomi mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu:
Program Strata – 1 dan program Pendidikan Diploma. Program Pendidikan
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Program Studi Kesekretariatan
b. Program Studi Keuangan
c. Program Studi Akuntansi
Serta pendidikan profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga
ahli dan sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar peraturan
pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang penetapan
Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka
terjadi perubahan nama Program Studi yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi
Departemen.
Dasar
Dalam penyususnan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan
Lembaga Administrasi Negara (LAN) No. 239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret
2003 tentang Pedoman penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
pemerintah dan Instruktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu
9
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu
Pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Tehnologi, serta
Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, Meningkatkan kualitas
jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi :
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan
mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam meningkatkan persaingan global.
Misi:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang
berorientasi pasar
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain terkait yang
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian–
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan rensponsive terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Struktur organisasi di perlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah di
tetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan
tujuan yang di inginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu
akan tugas, wewenang dan tanggung jawab sehingga para pegawai tersebut
dengan sendirinya mengerjakan tugas yang di bebankan kepada nya dengan baik
dan tanggungjawab akan lancer pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang
sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungankan dengan pencapaian instansi yang telah di tetapkan sebelumnya.
11
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerjasama dengan kooordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilakaksnakan
perseorangan maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangakaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical melalui saluran
tunggal.
Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar
---
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas (2013) Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Ketua dan Sekretaris
Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas
13
Pimpinan dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Dekanat
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE, Ak, MAcc
Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE , M.Ec
Anggota :
1. Fahmi Natigor Nasution, S.E., M. Acc
2. Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
3. Drs. Ami Dilham, M.Si
4. Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS
5. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec
6. Prof. Dr. Ritha F Dalimunthe, M.Si
7. Prof. Dr. Paham Ginting, M.S.
8. Prof. Dr. Ramli, M.S.
9. Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M,Ec
10. Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, S.E.
11. Prof. Erlina, SE, M,Si, Ph.D
13. Dr. Isfenti Sadalia, M.E.
14. Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
15. Irsad, SE, M.Soc, Sc, Ph.D
16. Drs. Firman Syarif, M.Si
17. Dr. Murni Daulay, M.Si
Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua program studi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Phd
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.si
Departemen Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE, M.Si
Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si
Departemen Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
15
Program Diploma
Keuangan
Ketua : Dr. Yenny Absah, SE, MSi
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Sekretaris : Magdalena L.L. Sibarani SE, M.Si
Bagian Tata Usaha
Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN
Kasub. Personalia : Maslan, SE
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, MSi
Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
Bagian Perpustakaan
Sruktur Organisasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2012) Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Staf/Pegawai Ema Dahliana, SE
PEMBANTU DEKAN III Drs. Ami Dilham, M.Si
Kasub Kemahasiswaan Zailina, S.Sos Staf/Pegawai Sri Wardani, SE Staf/Pegawai Safaruddin, SE
17
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari:
a) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c) Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d) Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h) Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i) Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j) Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
l) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kemahasiswaan dan
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-
penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi, penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan
tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
19
serta loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menyelenggarakan program
pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam
penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi
universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada
masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada
masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan
terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia
(SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Idul Fitri, Idul Adha, Natal,
Paskah, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu beriman
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil/genap.
b. Perkuliahan semester ganjil/genap.
d. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai
berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Loka karya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
21
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Loka karya, Kuliah umum yang diadakan
Pimpinan Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas.
14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Wiyasa (2005 : 43) menyatakan bahwa, Arsip berasal dari Bahasa Yunani
yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya
mengalami perubahaan lagi menjadi archeon. Archea artinya pemulaan dan
berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya
dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, yang dikutip oleh Sutarto
(1997 : 200) menjelaskan bahwa arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
“Arsip adalah segala surat, naskah, warkat, berkas dan sejenisnya, baik yang
23
keadaan tunggal maupun berkelompok, yang masih memiliki nilai kegunaan, baik
untuk masa sekarang maupun untuk masa mendatang”. (Wursanto, 2006 : 251)
Menurut Barthos (2009 : 2), “arsip diartikan sebagai suatu badan yang
melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke
dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun
non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang
dapat dipertanggungjawabkan”.
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip merupakan kumpulan warkat yang
berisi surat-surat penting yaitu data-data mengenai kemahasiswaan yang disusun
berdasarkan tanggal surat masuk (kronologis) dan disimpan dilemari arsip,
sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
B. Ciri-ciri Arsip yang Baik
Dari pengertian arsip tersebut diatas yang dikutip oleh Endang Sri, (2009 :
15) dapat dikemukakan bahwa arsip yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut:
Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna, dalam aspek ini
mestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan
demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat
tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai
guna yang didalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang
Research Value, Educational Value, Documentary Value.
1. Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip
diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal, nomor, tetapi juga
menujukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan
klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat.
Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan
fasilitas, prosedur dan metode kerja yang telah ditetapkan.
2. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga
dari arsip yang baik ini dilakukan secara sistematis, karena penyimpanannya
secara sistematis maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang
disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sistematis dan apabila
dibutuhkan dengan cepat dapat disediakan kembali.
C. Penggolongan Arsip
Menurut Suparjati (2000 : 10-11) Arsip dapat digolongkan menjadi
beberapa macam tergantung dari segi peninjauaannya, yaitu:
1. Menurut Subjek atau Isinya
Arsip Keuangan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan.
Misalnya: 1) Laporan keuangan, 2) Surat Perintah Membayar (SPM) Tunai, 3)
Surat Perintah Membayar (SPM) Giral, 4) Surat Permintaan Pembayaran (SPP),
25
a) Arsip Kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan
masalah-masalah kepegawaian. Misalnya: 1) Daftar riwayat hidup pegawai, 2)
Surat lamaran, 3) Surat-Surat pengangkatan pegawai, 4) Absensi pegawai,
5) Kartu Tik Pegawai, 6) Kartu Pegawai.
b) Arsip Pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah
pemasaran. Misalnya: 1) Surat Penawaran, 2) Surat Pesanan, 3) Surat
Permintaan Kebutuhan Barang, 4) Surat Perjanjian/Kontrak Penjualan
atau Pembelian, 5) Daftar Nama-nama nasabah, relasi, agen, distributor
dan verkoper, 6) Daftar harga barang, 7) Daftar daerah pemasaran.
c) Arsip Pendidikan, yaitu arsip yang berhubungan dengan
masalah-masalah pendidikan. Misalnya: 1) Garis-garis Besar Program Pengajaran
(GBPP), 2) Satuan Pelajaran (SP), 3) Program pengajaran, 4) Rekapitulasi
Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar, 5) Daftar absensi siswa dan guru.
2. Menurut Masalahnya Arsip dibagi atas:
a) Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai
masalah keuangan. Contoh: kuintansi, giro, cek dan kartu kredit.
b) Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
inventaris. Contoh: Catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan
harga.
c) Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh: Surat lamaran kerja, Curiculum vitae, Absensi
d) Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan. Contoh: Data penjualan dan Daftar nama agen dan distributor.
e) Production record, arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
produksi. Contoh: Arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang
digunakan, jenis barang.
3. Menurut Nilai dan Kegunaan
Suatu arsip mempunyai beberapa nilai atau kegunaan, yaitu sebagai berikut:
a) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi.
b) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum.
c) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan keuangan.
d) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk kebijaksanaan.
e) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan.
f) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah.
g) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan penelitian.
h) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan pendidikan.
i) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan dokumentasi.
4. Menurut Sifat Kepentingan
a) Arsip Nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan
tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal penting sehingga tidak perlu
disimpan dalam waktu yang terlalu lama, contoh kartu undangan memo
27
b) Arsip Yang Diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai
kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang – kadang masih
dipergunakan atau dibutuhkan.
c) Arsip Penting (Important Archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai
hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya.
d) Arsip Vital (Vital Archives), yaitu arsip yang bersifat permanen
maksudnya dapat simpan untuk selama-lamanya.
5. Menurut Keseringan Penggunaannya
Menurut keseringan penggunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi 3
macam:
a) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses
penyelenggaran kerja.
b) Arsip Pasif, yaitu arsip yang jarang dipergunakan dalam proses
penyelenggaraan kerja, tetapi masih dipergunakan juga dalam proses
penyelenggaraan pekerjaan.
c) Arsip Abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya.
6. Menurut Fungsinya
Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi 2
macam, yaitu:
a) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dibedakan menjadi 3
1. Arsip Aktif, yaitu arsip yang dipergunakan terus-menerus dalam
kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk
keperluan kantor.
2. Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
3. Arsip Inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah jarang digunakan.
Arsip inaktif hanya sebagai referensi atau pemberi keterangan
semata.
a) Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
7. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya dibedakan menjadi:
a) Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi dari
Lembaga Kearsipan Nasional disebut Arsip Nasional Pusat
b) Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk daerah
setingkat dengan Tingkat I dan II.
8. Menurut Keasliannya
Menurut Keasliannya arsip dibedakan menjadi 4 (empat) macam yaitu:
a) Arsip Asli.
b) Arsip Tembusan atau Tindasan.
29
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
penggolongan arsip yang digunakan adalah menurut keseringan penggunaannya.
Pada arsip aktif, arsip inaktif dan arsip abadi dikelompokkan pada masing-masing
sentral file. Dimana pada bagian ini harus dilakukan semaksimal mungkin sesuai
proses pengarsipannya dan harus dijalankan sesuai dengan ketentuan fakultas.
D. Peranan Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja
Arsip merupakan sumber ingatan dari setiap organisasi ataupun unit kerja.
Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolahannya, maka
akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga
organisasi yang bersangkutan akan merngalami hambatan dalam pencapaian
tujuan. Arsip dikatakan sumber ingatan bagi suatu organisasi adalah karena arsip
menampung beraneka ragam informasi yang berguna. Bahan informasi yang
penting harus selalu diingat dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat
disajikan setiap saat dalam rangka membantu mempelancar pengambilan
keputusan. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan peranan arsip yang dikutip oleh
Sedarmayanti (2003 : 19) sebagai berikut:
a) Alat utama ingatan organisasi.
b) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
c) Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan.
d) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip juga mempunyai peranan yang sangat
penting. Karena arsip-arsip yang diproses dan disimpan pada bagian ini
merupakan informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan, jadi arsip yang
ada pada bagian ini harus disimpan dan dipelihara dengan baik demi terciptanya