TUGAS AKHIR
SISTEM PENATAAN ARSIP PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
MEYTHA MONALISA S 102103058
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : MEYTHA MONALISA S
NIM : 102103058
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PENATAAN ARSIP
PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Medan, Juli 2013 Menyetujui Pembimbing
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : MEYTHA MONALISA S
NIM : 102103058
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PENATAAN ARSIP
PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Tanggal : Juli 2013 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(
NIP. 19741012 200003 2 003
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
Tanggal : Juli 2013 DEKAN
(
NIP. 19560407 198002 1 001
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat dan karuniaNya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan penulisan
Tugas Akhir ini guna memenuhi serta melengkapi salah satu syarat yang sudah
ditentukan untuk menyelesaikan Program Diploma III Kesekretariatan Universitas
Sumatera Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Sistem Penataan Arsip Pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Penulis
menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak terdapat
kekurangan dan kelemahan baik dari segi materi maupun teknis.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat pengarahan
dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan
baik. Maka dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan rasa
terimakasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM,selaku Ketua Program
Studi DIII Kesekretariatan yang telah banyak memberikan saran-saran
4. Ibu Magdalena L.L. Sibarani SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi
DIII Kesekretariatan yang telah banyak memberikan saran-saran serta
petunjuk dan bimbingan kepada penulis.
5. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si, selaku Dosen pembimbing yang banyak
meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan masukan serta
pengarahan kepada penulis selama menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Ibu Zailiana, S,Sos, selaku Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh Dosen dan Staff Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
8. Terkhusus buat orangtua tercinta ayahanda Berlin Frans Sinaga dan ibunda
Rosliana Simarmata yang banyak memberikan perhatian, dorongan,
semangat dan doa yang tulus serta materi sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai.
9. Untuk kakak dan adik tersayang Coryzon Angelina Sinaga dan King
Clinton Naga Negara Sinaga yang banyak memberikan dorongan dan
semangat kepada penulis.
10.Kepada sahabat-sahabat penulis Octora Simanjuntak, Amelia Manullang,
Wanty Silitonga, Yuki Manalu, Johanda Sinaga, Josua Sinaga, Cinta
Marbun, Ricky Sianturi, Samuel Amandus dan Hallason Simangunsong
yang juga menjadi penyemangat dan yang memberikan dukungan dalam
11.Kepada teman-teman penulis yang baik Cindy Flestari, Devi Simanjuntak,
Friska Maruhawa, Elisabeth Panjaitan dan Habibah Ulfah terimakasih buat
kebersamaan selama perkuliahan.
12.Teman-teman magang Grup 20 dan teman-teman Business Plan “Lura
dan Luta” Tengku Siti Sonia Nizam, Afriani Siregar, Rizky Kemal dan
Vinska Alvionita, terima kasih atas kerja samanya, bantuan dan semangat
dari kalian semua.
13.Kepada teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2010 yang dimana
lebih kurang 3 (tiga) tahun bersama-sama dalam perkuliahan. Terima kasih
untuk semangat dan dukungan kalian kepada penulis.
14.Untuk semuanya yang sudah mendoakan Penulis dalam kelancaran tugas
akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih untuk
doa, semangat dan dukungannya kepada penulis.
Akhirnya dengan kerendahan hati, penulis mempersembahkan Tugas
Akhir ini agar dapat bermanfaat dan membantu semua pihak yang
memerlukannya.
Medan, Juli 2013
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ... i
Dafatr Isi ... iv
Daftar Tabel ... vi
Daftar Gambar ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
1. Tujuan Penelitian ... 4
2. Manfaat Penelitian ... 4
D. Jadwal Penelitian ... 5
E. Sistematika Penelitian ... 6
BAB II PROFIL INSTANSI ... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 7
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description ... 17
D. Jaringan Kegiatan ... 18
E. Kinerja Usaha Terkini ... 18
F. Rencana Kegiatan ... 19
BAB III PEMBAHASAN ... 22
A. Pengertian Arsip ... 22
B. Ciri-ciri Arsip yang Baik ... 23
C. Penggolongan Arsip ... 24
1. Menurut Subjek dan Isinya ... 24
2. Menurut Masalahnya ... 25
3. Menurut Nilai dan Kegunaannya ... 26
4. Menurut Sifat Kepentingan ... 26
5. Menurut Keseringan dan Penggunaan ... 27
6. Menurut Fungsinya ... 27
7. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya ... 28
8. Menurut Keasliannya ... 28
D. Peranan Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja ... 29
E. Kegunaan Arsip ... 30
F. Pemeliharaan dan Pencegahaan Kerusakan Arsip ... 31
1. Pemeliharaan Arsip ... 31
2. Pencegahan Kerusakan Arsip ... 33
G. Sistem Penataan Arsip ... 34
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) ... 35
2. Sistem Perihal (Subject Filling System) ... 47
3. Sistem Nomor (Numerical Filling System) ... 49
4. Sistem Tanggal (Cronological Filling System) ... 51
H. Sistem Penataan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Universitas
Sumatera Utara ... 53
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 57
A. Kesimpulan ... 57
B. Saran ... 58
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5 Tabel 3.1 Indeks Berdasarkan Nama Biasa... 36 Tabel 3.2 Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai
Nama keluarga ... 36 Tabel 3.3 Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai
Nama Marga ... 37 Tabel 3.4 Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memiliki
Nama Babtis ... 37 Tabel 3.5 Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang Disingkat ... 37 Tabel 3.6 Indeks Berdasarkan Nama Wanita yang diikuti
Nama Suaminya ... 38 Tabel 3.7 Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai
Nama Gelar ... 38 Tabel 3.8 Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan ... 38 Tabel 3.9 Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan yang
diutamakan Nama Tempat ... 39 Tabel 3.10 Indeks Berdasarkan Nama Organisasi yang disingkat ... 39 Tabel 3.11 Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang memakai
Nama Orang ... 39 Tabel 3.12 Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang dijadikan
Unit Pertama ... 40 Tabel 3.13 Indeks Berdasarkan Nama Badan Sosial yang dijadikan
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara... 12
Gambar 2.2 Struktur Organisasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 16
Gambar 3.1 Kartu Indeks Sistem Abjad ... 45
Gambar 3.2 Lembar Tunjuk Silang ... 46
Gambar 3.3 Kartu Indeks Sistem Perihal ... 49
Gambar 3.4 Kartu Indeks Sistem Nomor ... 51
Gambar 3.5 Kartu Indeks Sistem Tanggal ... 52
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam setiap organisasi/perusahaan, komunikasi memiliki peranan yang
sangat penting. Komunikasi tersebut terjadi dalam perusahaan, yaitu antar
pegawai maupun antar organisasi. Komunikasi tersebut terdiri dari dua bagian,
yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tulisan. Salah satu bentuk komunikasi
adalah surat. Setiap surat yang terdapat dalam perusahaan tersebut akan disimpan
sebagai dokumen perusahaan. Penyimpanan inilah yang disebut dengan arsip.
Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi dan sumber pengingat bagi suatu perusahaan
Artinya arsip mencakup beraneka ragam bahan informasi yang sangat berguna.
Oleh karena itu, sistem penataan arsip dalam suatu perusahaan haruslah dilakukan
dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktivitas di dalam perusahaan atau
unit kerja.
Dalam suatu organisasi/perusahaan, penyelenggaraan arsip ini dapat dilakukan
pada bagian atau departemen tertentu yang khusus menangani arsip. Arsip sendiri
memiliki fungsi sebagai sumber informasi yang berisi keterangan-keterangan,
penjelasan, perincian, dan berbagai hal penting yang diperlukan dalam
bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan serta kebijakan. Sehingga
pengarsipan harus dilakukan dengan teliti dan cermat.
Penyimpanan arsip juga harus dilakukan sebaik mungkin agar setiap saat arsip
tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila
sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Selain daripada itu, arsip dapat dijadikan
sumber bukti otentik bahwa telah terjadi transaksi atau peristiwa yang melibatkan
organisasi tersebut. Beberapa faktor yang mendukung kearsipan sehingga dapat
menghasilkan suatu citra positif terhadap organisasi/perusahaan, antara lain
kerapihan penyimpanan, kebersihan tempat penyimpanan, petugas yang terdidik
dan terampil, kemudahan untuk menyimpan dan menemukan kembali,
terjaminnya keamanan kearsipan dan sebagainya.
Meskipun arsip berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja,
sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem penataan
arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang bertumpuk di dalam gudang
atau di meja kerja seseorang sehingga arsip tersebut mudah rusak dan sulit untuk
ditemukan kembali. Bahkan banyak orang yang menganggap remeh pekerjaan
tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan. Hal tersebut tidak hanya
merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga mengakibatkan pandangan
terhadap penataan arsip menjadi kurang baik. Keadaan seperti itu, tidak mudah
untuk dirubah. Tergantung dari kebijakaan yang diambil oleh pimpinan
3
Berdasarkan hal tersebut, maka sudah waktunya untuk memperbaiki atau
meningkatkan pandangan kearsipan dengan perkembangan teknologi modern
seperti sekarang ini. Teknologi modren telah menciptakan berbagai perangkat
terhadap kegiatan kearsipan.
Oleh karena itu, dalam penanganan arsip sendiri dibutuhkan perhatian yang
serius. Mulai dari memperhatikan prosedur penyimpanan arsip, sistem penataan
arsip yang digunakan, peralatan arsip, sampai dengan pemusnahan arsip itu
sendiri. Karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses, dan dibuang tidak
terbatas jumlahnya. Sehingga diperlukan pengetahuan mengenai kearsipan untuk
menangani arsip pada suatu organisasi.
Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan tugas
penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari para
pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip
dalam kegiatan administarasi. Dan faktor lain adalah kurang tersedianya tenaga
khusus atau ahli dalam kearsipan.
Atas pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis untuk
mendalami pengetahuan mengenai sistem penataan arsip dalam suatu
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka masalah dirumuskan sebagai berikut
“Bagaimana Sistem Penataan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui Sistem Penataan Arsip pada
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Sebagai bahan masukan atau informasi yang berguna pada bagian
Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara dalam melaksanakan sistem
penataan arsip.
2. Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai
hal-hal yang berhubungan dengan sistem penataan arsip dan sebagai bahan
perbandingan antara teori yang telah di berikan pada masa kuliah dengan apa
yang dihadapi organisasi.
3. Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk menyempurnakan penelitian
5
D. Jadwal Penelitian
Dalam Penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian
dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jalan T.M. Hanafiah
No. 9 Kampus USU Medan.
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
Minggu Ke
I II III
1 Persiapan √
2 Pengumpulan Data √
3 Penulisan √ √ √
Sumber: Penulis (2013) E. Sistematika Penelitian
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) dan tiap bab dibagi atas beberapa sub
bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah,
Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian dan
Sistematika Penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Organisasi, Job
Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini dan
Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan pengembangan
dan pemeliharaan kearsipan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan beberapa Saran yang
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali berkedudukan
di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas
Ekonomi yang betempat di Medan. Penetapan pembukaan di lakukan dengan
Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Repbulik Indonesia No.64/tanggal 21
November 1961. Pada tahun 1957 Akademika Administrasi Niaga Medan (ANN)
dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi
pendidikan Ahli Administrsi Perusahaan (PAAP) berdasarkan surat Keputusan
Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal13Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan
tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23 /DIKTI/Kep/1987 , No.25/DIKTI/Kep/1987
, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal
19 Agustus 1987. Pada tanggal 14 Desember 1987diadakan serah terima antara
Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Setelah serah terima maka nama trsebut berubah menjadi program
Diploma III Fakultas Ekonomi mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu:
Program Strata – 1 dan program Pendidikan Diploma. Program Pendidikan
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Program Studi Kesekretariatan
b. Program Studi Keuangan
c. Program Studi Akuntansi
Serta pendidikan profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga
ahli dan sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar peraturan
pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang penetapan
Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka
terjadi perubahan nama Program Studi yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi
Departemen.
Dasar
Dalam penyususnan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan
Lembaga Administrasi Negara (LAN) No. 239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret
2003 tentang Pedoman penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
pemerintah dan Instruktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu
9
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu
Pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Tehnologi, serta
Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, Meningkatkan kualitas
jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi :
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan
mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam meningkatkan persaingan global.
Misi:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang
berorientasi pasar
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain terkait yang
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian–
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan rensponsive terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Struktur organisasi di perlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah di
tetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan
tujuan yang di inginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu
akan tugas, wewenang dan tanggung jawab sehingga para pegawai tersebut
dengan sendirinya mengerjakan tugas yang di bebankan kepada nya dengan baik
dan tanggungjawab akan lancer pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang
sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungankan dengan pencapaian instansi yang telah di tetapkan sebelumnya.
11
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerjasama dengan kooordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilakaksnakan
perseorangan maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangakaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical melalui saluran
tunggal.
Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar
---
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas (2013) Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Ketua dan Sekretaris
Departemen
Ketua Program Studi Intra Departemen
Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas
Unit Penunjang Fakultas
Ketua Program Studi Inter Departemen
Ketua Lab/Studio/ Bengkel
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Fakultas Dekan dan
Pembantu Dekan
Dewan Pertimbangan
13
Pimpinan dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Dekanat
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE, Ak, MAcc
Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE , M.Ec
Anggota :
1. Fahmi Natigor Nasution, S.E., M. Acc
2. Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
3. Drs. Ami Dilham, M.Si
4. Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS
5. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec
6. Prof. Dr. Ritha F Dalimunthe, M.Si
7. Prof. Dr. Paham Ginting, M.S.
8. Prof. Dr. Ramli, M.S.
9. Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M,Ec
10. Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, S.E.
11. Prof. Erlina, SE, M,Si, Ph.D
13. Dr. Isfenti Sadalia, M.E.
14. Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
15. Irsad, SE, M.Soc, Sc, Ph.D
16. Drs. Firman Syarif, M.Si
17. Dr. Murni Daulay, M.Si
Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua program studi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Phd
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.si
Departemen Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE, M.Si
Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si
Departemen Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
15
Program Diploma
Keuangan
Ketua : Dr. Yenny Absah, SE, MSi
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Sekretaris : Magdalena L.L. Sibarani SE, M.Si
Bagian Tata Usaha
Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN
Kasub. Personalia : Maslan, SE
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, MSi
Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
Bagian Perpustakaan
Sruktur Organisasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2012) Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Staf/Pegawai Ema Dahliana, SE
PEMBANTU DEKAN III Drs. Ami Dilham, M.Si
Kasub Kemahasiswaan Zailina, S.Sos
Staf/Pegawai Sri Wardani, SE
17
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari:
a) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c) Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d) Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h) Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i) Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j) Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
l) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kemahasiswaan dan
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-
penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi, penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan
tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
19
serta loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menyelenggarakan program
pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam
penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi
universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada
masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada
masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan
terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia
(SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Idul Fitri, Idul Adha, Natal,
Paskah, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu beriman
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil/genap.
b. Perkuliahan semester ganjil/genap.
d. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai
berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Loka karya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
21
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Loka karya, Kuliah umum yang diadakan
Pimpinan Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas.
14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Wiyasa (2005 : 43) menyatakan bahwa, Arsip berasal dari Bahasa Yunani
yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya
mengalami perubahaan lagi menjadi archeon. Archea artinya pemulaan dan
berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya
dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, yang dikutip oleh Sutarto
(1997 : 200) menjelaskan bahwa arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
“Arsip adalah segala surat, naskah, warkat, berkas dan sejenisnya, baik yang
23
keadaan tunggal maupun berkelompok, yang masih memiliki nilai kegunaan, baik
untuk masa sekarang maupun untuk masa mendatang”. (Wursanto, 2006 : 251)
Menurut Barthos (2009 : 2), “arsip diartikan sebagai suatu badan yang
melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke
dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun
non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang
dapat dipertanggungjawabkan”.
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip merupakan kumpulan warkat yang
berisi surat-surat penting yaitu data-data mengenai kemahasiswaan yang disusun
berdasarkan tanggal surat masuk (kronologis) dan disimpan dilemari arsip,
sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
B. Ciri-ciri Arsip yang Baik
Dari pengertian arsip tersebut diatas yang dikutip oleh Endang Sri, (2009 :
15) dapat dikemukakan bahwa arsip yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut:
Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna, dalam aspek ini
mestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan
demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat
tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai
guna yang didalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang
Research Value, Educational Value, Documentary Value.
1. Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip
diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal, nomor, tetapi juga
menujukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan
klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat.
Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan
fasilitas, prosedur dan metode kerja yang telah ditetapkan.
2. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga
dari arsip yang baik ini dilakukan secara sistematis, karena penyimpanannya
secara sistematis maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang
disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sistematis dan apabila
dibutuhkan dengan cepat dapat disediakan kembali.
C. Penggolongan Arsip
Menurut Suparjati (2000 : 10-11) Arsip dapat digolongkan menjadi
beberapa macam tergantung dari segi peninjauaannya, yaitu:
1. Menurut Subjek atau Isinya
Arsip Keuangan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan.
Misalnya: 1) Laporan keuangan, 2) Surat Perintah Membayar (SPM) Tunai, 3)
Surat Perintah Membayar (SPM) Giral, 4) Surat Permintaan Pembayaran (SPP),
25
a) Arsip Kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan
masalah-masalah kepegawaian. Misalnya: 1) Daftar riwayat hidup pegawai, 2)
Surat lamaran, 3) Surat-Surat pengangkatan pegawai, 4) Absensi pegawai,
5) Kartu Tik Pegawai, 6) Kartu Pegawai.
b) Arsip Pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah
pemasaran. Misalnya: 1) Surat Penawaran, 2) Surat Pesanan, 3) Surat
Permintaan Kebutuhan Barang, 4) Surat Perjanjian/Kontrak Penjualan
atau Pembelian, 5) Daftar Nama-nama nasabah, relasi, agen, distributor
dan verkoper, 6) Daftar harga barang, 7) Daftar daerah pemasaran.
c) Arsip Pendidikan, yaitu arsip yang berhubungan dengan
masalah-masalah pendidikan. Misalnya: 1) Garis-garis Besar Program Pengajaran
(GBPP), 2) Satuan Pelajaran (SP), 3) Program pengajaran, 4) Rekapitulasi
Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar, 5) Daftar absensi siswa dan guru.
2. Menurut Masalahnya Arsip dibagi atas:
a) Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai
masalah keuangan. Contoh: kuintansi, giro, cek dan kartu kredit.
b) Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
inventaris. Contoh: Catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan
harga.
c) Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh: Surat lamaran kerja, Curiculum vitae, Absensi
d) Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan. Contoh: Data penjualan dan Daftar nama agen dan distributor.
e) Production record, arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
produksi. Contoh: Arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang
digunakan, jenis barang.
3. Menurut Nilai dan Kegunaan
Suatu arsip mempunyai beberapa nilai atau kegunaan, yaitu sebagai berikut:
a) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi.
b) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum.
c) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan keuangan.
d) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk kebijaksanaan.
e) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan.
f) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah.
g) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan penelitian.
h) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan pendidikan.
i) Arsip yang mempunyai nilai kegunaan dokumentasi.
4. Menurut Sifat Kepentingan
a) Arsip Nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan
tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal penting sehingga tidak perlu
disimpan dalam waktu yang terlalu lama, contoh kartu undangan memo
27
b) Arsip Yang Diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai
kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang – kadang masih
dipergunakan atau dibutuhkan.
c) Arsip Penting (Important Archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai
hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya.
d) Arsip Vital (Vital Archives), yaitu arsip yang bersifat permanen
maksudnya dapat simpan untuk selama-lamanya.
5. Menurut Keseringan Penggunaannya
Menurut keseringan penggunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi 3
macam:
a) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses
penyelenggaran kerja.
b) Arsip Pasif, yaitu arsip yang jarang dipergunakan dalam proses
penyelenggaraan kerja, tetapi masih dipergunakan juga dalam proses
penyelenggaraan pekerjaan.
c) Arsip Abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya.
6. Menurut Fungsinya
Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi 2
macam, yaitu:
a) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dibedakan menjadi 3
1. Arsip Aktif, yaitu arsip yang dipergunakan terus-menerus dalam
kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk
keperluan kantor.
2. Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
3. Arsip Inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah jarang digunakan.
Arsip inaktif hanya sebagai referensi atau pemberi keterangan
semata.
a) Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
7. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya dibedakan menjadi:
a) Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi dari
Lembaga Kearsipan Nasional disebut Arsip Nasional Pusat
b) Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk daerah
setingkat dengan Tingkat I dan II.
8. Menurut Keasliannya
Menurut Keasliannya arsip dibedakan menjadi 4 (empat) macam yaitu:
a) Arsip Asli.
b) Arsip Tembusan atau Tindasan.
29
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
penggolongan arsip yang digunakan adalah menurut keseringan penggunaannya.
Pada arsip aktif, arsip inaktif dan arsip abadi dikelompokkan pada masing-masing
sentral file. Dimana pada bagian ini harus dilakukan semaksimal mungkin sesuai
proses pengarsipannya dan harus dijalankan sesuai dengan ketentuan fakultas.
D. Peranan Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja
Arsip merupakan sumber ingatan dari setiap organisasi ataupun unit kerja.
Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolahannya, maka
akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga
organisasi yang bersangkutan akan merngalami hambatan dalam pencapaian
tujuan. Arsip dikatakan sumber ingatan bagi suatu organisasi adalah karena arsip
menampung beraneka ragam informasi yang berguna. Bahan informasi yang
penting harus selalu diingat dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat
disajikan setiap saat dalam rangka membantu mempelancar pengambilan
keputusan. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan peranan arsip yang dikutip oleh
Sedarmayanti (2003 : 19) sebagai berikut:
a) Alat utama ingatan organisasi.
b) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
c) Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan.
d) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip juga mempunyai peranan yang sangat
penting. Karena arsip-arsip yang diproses dan disimpan pada bagian ini
merupakan informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan, jadi arsip yang
ada pada bagian ini harus disimpan dan dipelihara dengan baik demi terciptanya
kelancaran aktifitas pada Bagian Kemahasiswaan.
E. Kegunaan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003 : 38-39) Dalam kegiatan organisasi atau
perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan/manfaat sebagai berikut:
1) Untuk keperluan administrasi, riset dan pembuktian (dokumenter).
2) Memberikan sumbangan berupa arsip yang memuat data ataupun
informasi sesuai kebutuhan unit kerja, pejabat, pegawai, dan masyarakat.
3) Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita dan lainnya.
4) Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer
menengah, manejer bawah atau supervisor, dan bagi karyawan pada setiap
unit kerja dari semua tingkatan manajemen.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, arsip juga sangat berguna terutama dalam proses mempelancar pekerjaan
maupun administrasi mahasiswa. Karena pada Bagian inilah data-data mahasiswa
31
dan Informasi Beasiswa serta hal lainnya diproses dan disimpan.
Kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiwaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara antara lain:
1) Untuk keperluan administrasi.
2) Untuk keperluan penelitian, aktif kuliah dan surat tunjangan belajar.
3) Sebagai salah satu sumber informasi yang penting.
F. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip 1) Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk
mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Usaha pemeliharan arsip berguna
untuk melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah atau
tindakan-tindakan yang bertujuan menyelamatkan arsip-arsip beserta
informasinya/isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan
yang sebenarnya tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip secara fisik yang dikutip
oleh Sedarmayanti (2003 : 110-112) dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus:
1. Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75°F, dengan
kelembaban antara 50-60%).
2. Terang (terkena sinar matahari tak langsung).
3. Mempunyai ventilasi yang merata.
b) Tempat Penyimpanan Arsip
Hendaknya diatur secara renggang agar udara diantara berkas yang disimpan.
Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.
c) Penggunaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip
Caranya adalah meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan
atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
d) Larangan-larangan
1. Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip.
2. Dalam ruangan penyimpanan dilarang merokok (karena percikan api dapat
menimbulkan bahya kebakaran).
e) Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda dan lain-lain.
Tujuan pemeliharan arsip adalah
1. Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan
demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab atas pengelolaan arsip harus
melakukan pengawasan apakah suatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang
seharusnya.
2. Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah
33
2) Pencegahan Kerusakan Arsip
Cara untuk mencegah rusaknya arsip antara lain:
a) Penggunaan Air Condition
Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan
udara dapat diatur dengan baik.
b) Fumigasi
Yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga
atau bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 (empat) cara yaitu:
1. Fumigasi untuk seluruh gudang.
2. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip.
3. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip.
4. Fumigasi rutin.
c) Restorasi Arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak sehingga dapat digunakan dan
disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 (dua) cara
yaitu:
1. Tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan
“chiffon”
2. Laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara 2 (dua) lembar
plastik.
d) Mikrofilm
Yaitu suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan penyimpanan arsip yang
memiliki ventilasi yang cukup. Almari arsip yang dipakai untuk penyimpanan
arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan air, dan panas serta
praktis, walaupun ada bebrapa peralatan yang relatif kecil tidak digunakan.
G. Sistem Penataan Arsip
Sedarmayanti (2001 : 195) menyatakan bahwa, “Sistem kearsipan (filling
system) adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan aman dan
ekonomis”.
“Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan
penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana
warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”, (Amsyah, 2005 : 71).
Menurut Yatimah (2009 : 184) , “Penataan arsip adalah proses
mengklasifikasi dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis,
serta menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat
secara cepat ditemukan saat dibutuhkan.
Yatimah (2009 : 186) menyatakan bahwa ada lima macam sistem penataan
35
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad artinya arsip
diklasifikasikan berdasarkan huruf dari A sampai Z dengan berpedoman pada
peraturan mengindeks.
Hal-hal yang diperlu dipersiapkan dalam sistem penyimpanan arsip
berdasarkan abjad adalah:
a) Memahami peraturan mengindeks.
b) Memberi kode.
c) Menyiapkan kartu indeks.
d) Menyediakan lembar tunjuk silang bila perlu.
e) Menyediakan peralatan arsip.
Istilah mengindeks yang digunakan dalam filling adalah memberikan tanda
pengenal yang berfungsi sebagai petunjuk untuk memudahkan menentukan
tempat penyimpanan untuk penemuan kembali arsip. Kegiatan mengindeks
mencakup dua hal yaitu:
a) Memilih kata tangkap (caption) dimana arsip harus difile.
b) Menentukan urutan yang sesuai dengan kata tangkap itu.
Kata tangkap adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk
mengidentifikasi arsip untuk tujuan filling. Misalnya jika ditentukan bahwa suatu
surat disimpan dalam file PT Bendungan Indah, maka nama perusahaan adalah
kata tangkap. Jadi dalam sistem abjad, kata tangkap adalah nama orang atau
organisasi; dalam sistem geografis, kata tangkapnya adalah tempat; dalam sistem
kronologis, kata tangkapnya adalah tanggal.
Kegunaan indeks adalah untuk mengelompokkan/menyatukan arsip yang
kode kegiatannya sama kedalam satu berkas, serta sebagai sarana penemuan arsip
kembali. Syarat-syarat mengindeks yang harus diperhatikan sebagai berikut:
a) Singkat, jelas, dan mudah diingat.
b) Berorientasi pada kebutuhan pemakai.
c) Merupakan kata yang mudah dimengerti.
d) Diambil atau ditentukan dari isi surat.
Peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang dijadikan dasar untuk
menyimpan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad. Berikut ini
beberapa aturan dalam mengindeks, yaitu:
a) Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan nama/marga/babtis maka
[image:46.595.114.494.473.571.2]diindeks sebagaimana nama itu ditulis.
Tabel 3.1
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Biasa Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Sifa Fitriawati Sifa Fitriawati S
Iis Yulianti Iis Yulianti Y
Sumber: Yatimah (2009 : 187)
b) Nama perseorangan yang memakai nama keluarga, maka unit pertama
adalah nama keluarganya.
Tabel 3.2
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai Nama Keluarga
Indeks
Nama Kode
[image:46.595.122.492.643.752.2]37
c) Nama perseorangan yang memakai nama marga sebagai salah satu unit
[image:47.595.117.499.176.285.2]nama orang tersebut, maka unit pertama adalah nama marganya.
Tabel 3.3
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai Nama Marga
Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Paolo Maldini Maldini Paolo M
Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris N
Sumber: Yatimah (2009: 188)
d) Nama perseorangan yang memiliki nama babtis, maka yang dipakai adalah
[image:47.595.122.502.365.472.2]nama aslinya atau nama jelasnya.
Tabel 3.4
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memiliki Nama Babtis
Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Franciscus Sutopo Sutopo Franciscus S
Antonius Sukoco Sukoco Antonius S
Sumber: Yatimah (2009 : 188)
e) Nama perseorangan yang disingkat, maka yang dipakai adalah nama
jelasnya.
Tabel 3.5
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang Disingkat Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Sambas A.M Sambas A.M S
I. Yulianti Yulianti I Y
Sumber: Yatmah: (2009 : 189)
Nama Kode
Kode Nama
[image:47.595.113.503.559.648.2]f) Nama wanita yang diikuti nama suaminya, maka yang digunakan adalah
[image:48.595.116.516.177.272.2]nama suaminya.
Tabel 3.6
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Wanita yang diikuti Nama Suaminya Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Ny. Yulianti Sambas Sambas Yulianti Nyonya S
Ny. Tien Soeharto Soeharto Tien Nyonya S
Sumber: Yatimah (2009 : 189)
g) Nama perseorangan yang memakai gelar, baik gelar adat, keagamaan,
kesarjanaan, atau gelar yang berwujud kepangkatan, maka gelarnya tidak
[image:48.595.119.517.383.505.2]diperhatikan, dan nama tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks.
Tabel 3.7
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai Nama Gelar
Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Raden Mas Ari Atuy Ari Atuy Raden Mas A
Raden Ajeng Kartini Kartini Raden Ajeng
Ir. Yulian Ali Yulian Ali Ir Y
Sumber: Yatimah (2009 : 189)
h) Nama instansi pemerintahan yang diutamakan adalah kata pengenal yang
terpenting dan nama instansi itu, sedangkan bentuk organisasi dijadikan sebagai
unit terakhir.
Tabel 3.8
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Lembaga Administrasi Negara
Administrasi Negara Lembaga A
Nama Kode
Nama Kode
[image:48.595.123.519.612.733.2]39
i) Pada beberapa instansi pemerintahan atau nama/wilayah yang diutamakan
adalah nama tempat atau daerah, kemudian diikuti oleh bentuk kata tingkat
[image:49.595.117.519.204.312.2]badannya.
Tabel 3.9
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan yang diutamakan Nama Tempat
Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Kabupaten Bogor Bogor Kabupaten B
Kota Bandung Bandung Kota B
Sumber: Yatimah (2009 : 190)
j) Nama kota atau organisasi yang sering disingkat dan sudah populer
dengan nama singkatnya tidak perlu dipanjangkan dan diindeks dari nama
[image:49.595.120.519.421.518.2]singkatnya.
Tabel 3.10
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Organisasi yang Disingkat Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Pertamina Pertamina P
MPR MPR M
Sumber: Yatimah (2009 : 190)
k) Nama perusahaan dan yayasan yang menggunakan nama orang sebagai
salah satu unit dari nama tersebut, maka yang dijadikan unit pertama nama
orangnya, dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks.
Tabel 3.11
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang memakai Nama Orang
Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Rumah Sakit Hasan Sadikin Hasan Sadikin Rumah, sakit H
Yayasan Ade Nasution Nasution Ade Yayasan N
Sumber: Yatimah (2009 : 191)
Nama Kode
Nama Kode
[image:49.595.121.517.629.738.2]l) Nama perusahaan yang dijadikan unit pertama adalah kata-kata pengenal
yang terpenting dari nama perusahaan tersebut dan bentuk perusahaannya dipakai
[image:50.595.118.521.202.314.2]sebagai unit terakhir.
Tabel 3.12
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang dijadikan Unit Pertama
Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Hotel Panghegar Panghegar Hotel H
Bank BNI 46 BNI 46 Bank B
Sumber: Yatimah (2009: 191)
m) Nama organisasi, badan sosial, dan sejenisnya, yang dijadikan unit
pertama adalah kata pengenal yang terpenting dari nama organisasi tersebut dan
bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir.
Tabel 3.13
Contoh Indeks Berdasarkan Nama Badan Sosial yang dijadikan Unit Pertama
Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Persatuan Wartawan
Indonesia
Wartawan Indonesia Persatuan W
Ikatan Sekretaris Indonesia
Sekretaris Indonesia Ikatan I
Sumber: Yatimah (2009 : 191)
Susunan arsip dalam sistem penataan arsip berdasarkan abjad harus
mengikuti urutan huruf latin dari a sampai dengan z. Pengaturan susunan
huruf-huruf dalam kata pengenal/kata tangkap (caption) ini penting agar pelaksanaan
sistem abjad dapat berjalan dengan lancar.
Nama Kode
[image:50.595.123.517.425.556.2]41
Pada tahap operasional, apabila telah ditentukan kata pengenal dari arsip, yang
harus dilakukan dalam mengabjad adalah meneliti huruf-huruf dalam penyusunan
kata pengenal. Setiap huruf pertama dan huruf terakhir dalam kata pengenal akan
ikut menentukan letak urutan dalam penataan arsip berdasarkan abjad.
Ada tiga cara dalam mengabjad yaitu:
a) Mengabjad huruf demi huruf. Langkah awal mengabjad cara huruf demi
huruf adalah meneliti huruf pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya sampai
huruf terakhir. Setiap huruf dalam kata pengenal pertama sampai dengan
huruf terakhir ikut menentukan letak dalam urutan.
Contoh: Amir, Amirudin, Bangka, Bangkahulu, dan bangku.
Mengabjad kata demi kata. Pada cara kata demi kata, tiap bagian kata
dapat dipisahkan dalam kata pengenal pertama dan dianggap satu kata
berdiri sendiri. Letak kata pengenal pertama tersebut dimasukkan dalam
urutan indeks.
b) Mengabjad kesatuan demi kesatuan. Meskipun kata-kata terpisah, pada
hakikatnya merupakan suatu pengertian yang harus dianggap satu
kesatuan.
Kode arsip adalah tanda pengenal urutan/masalah dari klasifikasi arsip.
Fungsi kode arsip adalah:
a) Membedakan urutan/masalah yang satu dengan masalah yang lain dalam
a) Sebagai sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak
penyimpanan serta penemuan kembali.
Pada dasarnya kode arsip ada tiga unsur, yaitu huruf, angka, dan gabungan
huruf dan angka. Pada unsur huruf, kode arsip dapat diberikan dengan tiga cara
yaitu kode huruf dengan satuan huruf (huruf tunggal), kode huruf dengan huruf
ganda, dan kode huruf dengan kumpulan huruf. Contoh kode huruf dengan huruf
dengan satuan huruf, misalnya Kepegawaian dengan kode A, dan Keuangan kode
B. Kode huruf ganda dengan huruf ganda, misalnya Kepegawaian dengan kode A,
dan Keuangan dengan kode AB. Selanjutnya kode huruf dengan kumpulan huruf,
misalnya Kepegawaian dengan kode ABA, dan Keuangan kode ABC, atau dalam
bentuk singkatan, misalnya Kepegawaian kode Kepeg, dan Keuangan kode Keu.
Kode arsip dengan menggunakan unsur angka dapat dilakukan dengan
beberapa cara, antara lain:
a) Berdasarkan urutan angka, 1 sampai dengan tak terbatas. Misalnya
Kepegawaian kode 1 dan Keuangan kode 2.
b) Berdasarkan gabungan angka, umumnya terdiri dari 2 angka. Misalnya
Kepegawaian kode 11 dan Keuangan kode 22.
c) Berdasarkan angka duflek, yaitu kumpulan satuan angka, yang
masing-masing dipisahkan dengan garis miring (/) atau garis datar (-) atau titik (.)
43
d) Berdasarkan desimal, yaitu sistem persepuluhan. Misalnya tentang
Kepegawaian kode 351, yang termasuk dalam unsur kepegawaian 351,1
kode untuk Pengadaan 351,2 kode untuk Pengangkatan, Mutasi, dan
Kedudukan 351,3.
e) Berdasarkan digit (terminal digit), yaitu deretan angka yang pada
umumnya diuraikan dalam tiga bagian dan masing-masing bagian
menunjukkan tempat penyimpanan. Misalnya kode 102089 berarti 10
adalah nomor lembar guide, 20 adalah nomor laci, dan 89 adalah nomor
map.
f) Berdasarkan satuan angka atau angka blok, beberapa angka sampai batas
tertentu digunakan untuk masalah pokok tertentu. Misalnya kode 00-99
untuk masalah Kepegawaian, kode 100-199 untuk masalah Keuangan.
Selanjutnya, kode arsip dengan menggunakan unsur gabungan huruf dan
angka, misalnya A.1,B.2,AAB.11;Kepeg. 10; dan lain-lain.
Menurut Wursanto (2006 : 269), apabila kode diketahui maka dapat
diketahui di dalam laci mana, di belakang guide apa, dan di dalam folder kode apa
arsip tersebut disimpan. Kode arsip dapat ditemukan di dalam kartu indeks. Kartu
indeks adalah lembar kerja agak tebal yang bentuknya seperti guide, yang
digunakan untuk mencatat arsip yang akan disimpan. Oleh karena itu sebelum
arsip-arsip disimpan, arsip dicatat terlebih dahulu dalam kartu indeks. Beberapa
a) Nama/judul surat
b) Nomor surat
c) Tanggal surat
d) Kode surat
Yatimah (2009 : 193) menyatakan bahwa istilah-istilah dalam kartu indeks
adalah:
a) Tab, yaitu bagian untuk menempatkan atau mencantumkan
heading/caption.
b) Kata tangkap (caption), yaitu suatu nama atau nomor yang digunakan
untuk mengidentifikasi dokumen arsip untuk tujuan filling. Caption untuk
sistem abjad adalah abjad/huruf. Caption untuk sistem wilayah adalah
tempat. Caption untuk sistem subjek adalah nama subjek/masalah. Caption
untuk sistem kronologis adalah sistem tanggal. Sementara caption untuk
sistem numerical adalah nomor.
Catatan: Pemilihan caption didasarkan pada peraturan mengindeks dan
ditempatkan pada tab.
Contoh:
Surat dari bank BNI 46 dengan nomor surat 015/BNI 46/LK/I/2004, yang
beralamatkan di jalan Ir. H. Juanda 45 Dago Bandung, untuk Hotel Panghegar
yang beralamat di jalan PETA 25 Palasari Bandung. Surat diterima tanggal 10
45
Berdasarkan informasi di atas, diperoleh hal berikut: Captionnya adalah B
(berasal dari asal surat yaitu Bank BNI 46, perhatikan unit pertama yang diindeks
sesuai dengan peraturan mengindeks). Unsur kode arsip yang digunakan,
misalnya angka dengan cara desimal. Contohnya kode arsip untuk masalah
keuangan adalah 361, dan untuk laporan keuangan ini adalah 361.3. Dengan
demikian kode yang tercantum dalam kartu indeks adalah 361.3. Kartu indeks
sistem abjad tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut:
B
Nama/Judul Surat : Bank BNI 46
Nomor Surat : 015/BNI 46/LK/I/2004 Tanggal Surat : 4 Januari 2004
Kode : 361,3
Sumber: Yatimah (2009 : 194) Gambar 3.1 Kartu Indeks Sistem Abjad
Kartu tunjuk silang merupakan suatu formulir yang digunakan untuk
mempertemukan beberapa keterangan berbeda, tetapi mengenai suatu perihal yang
sama. Untuk tunjuk silang digunakan kata “lihat” atau tanda “x”. Sebagaimana
indeks, tunjuk silang merupakan sarana untuk memudahkan pencarian kembali
arsip. Untuk memudahkan pencatatan tunjuk silang sebaiknya dibuat formulir atau
LEMBAR TUNJUK SILANG
Indeks: Kode : Tanggal :
No : Isi ringkas :
Dari : Kepada :
Lihat berkas :
Indeks: Kode : Tanggal :
No : Sumber: Yatimah (2009 : 195)
Gambar 3.2 Lembar Tunjuk Silang
Hal terakhir yang perlu dipersiapkan dalam penyimpanan arsip
berdasarkan abjad adalah menyiapkan peralatan arsip. Sebelum memakai
peralatan arsip yang beraneka ragam jenisnya perlu diadakan pemilihan yang
cukup teliti agar penyusunan dan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan baik
sesuai kemampuan dan kebutuhan yang ada.
Sebelum memutuskan pilihan terhadap peralatan yang akan dibeli untuk
digunakan, beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan adalah:
a) Biaya yang tersedia.
b) Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan.
c) Jenis-jenis arsip yang akan disimpan, ukuran, jumlah, berat dan nilai.
47
2. Sistem Perihal (Subject Filling System)
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan perihal diklasifikasikan
berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang
berhubungan dengan perusahaan. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan
menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar indeks. Oleh karena itu,
dalam penataan arsip berdasarkan sistem perihal, perlu dipersiapkan lebih dahulu
daftar indeks.
Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam sistem penyimpanan arsip
berdasarkan perihal atau masalah adalah:
a. Menyusun daftar indeks.
b. Menyiapkan kartu indeks.
c. Menyiapkan peralatan arsip.
Daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah
yang terdapat di dalam kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip
berdasarkan perihal/masalah. Contoh: Masalah-masalah yang berhubungan
dengan kepegawaian dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subjek) di
dalam kelompok (masalah) “KEPEGAWAIAN”. Contoh daftar indeks
Tabel 3.14
Contoh Daftar Indeks Berdasarkan Perihal
Pembagian Masalah Utama Pembagian Masalah Pembantu
Kode Masalah Kode Masalah
Kepeg Kepegawaian 01 Pengadaan
02 Pengangkatan dan Mutasi
03 Pendidikan
04 Cuti
05 ... 06 ...
Keu Keuangan 01 Gaji
02 Biaya Perjalanan
03 Pendapatan
04 Pajak
05 Laporan Keuangan
06 ... Sumber: Yatimah (2009 : 200)
Keterangan:
Masalah utama untuk guide.
Masalah pembantu untuk folder/map.
Untuk lebih jelasnya mengenai kartu indeks dalam sistem perihal ini,
misalnya yang menjadi masalah utamanya adalah keuangan (kode = Keu) dan
masalah pembantunya adalah laporan keuangan (kode = 05). Maka yang menjadi
kode dalam kartu indeks adalah keu/05, dan kode dalam tabnya adalah laporan
(masalah pembantu untuk kode map). Contoh kartu indeks sistem perihal dapat
49
Nama/Judul Surat : Bank BNI 46
Nomor Surat : 015/BNI 46/LK/I/2004 Tanggal Surat : 4 Januari 2004
Kode : KEU/05
Sumber: Yatimah (2009 : 201) Gambar 3.3 Kartu Indeks Sistem Perihal
3. Sistem Nomor (Numerical Filling System)
Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
kelompok permasalahan yang juga kemudian masing-masing atau setiap masalah
diberi nomor tertentu.
Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam sistem penyimpanan arsip
[image:59.595.108.516.454.719.2]berdasarkan sistem nomor adalah:
Tabel 3.15
Contoh Pola Klasifikasi Arsip Sistem Nomor:
Kelompok Utama Kelompok Pembantu Kelompok Kecil
Kode Masalah Kode Masalah Kode Masalah
Um Umum 010 Urusan Dalam
020 Peralatan 030 Perencanaan ... ...
Kep Kepegawaian 110 Pengadaan ...
120 Mutasi ...
130 Pendidikan ...
140 Cuti 141 Cuti Hamil
142 Cuti Khitanan ...
Keu Keuangan 210 Gaji ... ...
200 220 Biaya Perjalanan ... ...
230 Pendapatan 240 Pajak
Keterangan:
Kelompok utama untuk laci.
Kelompok pembantu untuk guide
Kelompok kecil untuk folder/map
Contoh pengurutan surat dalam folder adalah:
a) 242,0 (artinya surat terletak di urutan pertama pada folder 242).
b) 242,1 (artinya surat terletak di urutan kedua pada folder 242), dan
seterusnya.
Untuk lebih jelasnya mengenai kartu indeks sistem nomor ini, peerhatikan
contoh kasus pada sistem abjad. Bardasarkan kasus tersebut diperoleh: kelompok
utamanya adalah keuangan (kode Keu, perhatikan contoh pola klasifikasi arsip di
atas). Kelompok pembantunya adalah Laporan Keuangan (kode 250 = guide),
kelompok kecilnya (252 = folder), sehingga kode kartu indeks adalah
Keu/250/252,1 dan captionnya 252,1.
Kode Keu/250/252,1 artinya surat tersimpan di laci dengan nama
keuangan (nomor kode arsip 200); di guide 250 untuk nomor kode arsip Laporan
Keuangan; dan terletak di urutan pertama pada folder/map 252 untuk nomor kode
arsip Laporan Keuangan Kegiatan. Contoh kartu indeks sistem nomor dapat
51
Nama/Judul Surat : Bank BNI 46
Nomor Surat : 015/BNI 46/LK/I/2004 Tanggal Surat : 4 Januari 2004
Kode : Keu/250/252,1
Sumber: Yatimah (2009 : 203) Gambar 3.4 Kartu Indeks Sistem Nomor
4. Sistem Tanggal (Cronological Filling System)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan
tanggal, bulan, dan tahun. Pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman
(sebagai caption) adalah tanggal datangnya surat.
Surat yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir, tanpa
memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Akhirnya surat atau berkas
yang difile tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap
tahunnya.
Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam sistem penyimpanan arsip
berdasarkan sistem tanggal adalah:
a) Menentukan pembagian tanggal,bulan dan tahun.
b) Menyiapkan kartu indeks.
c) Menyiapkan peralatan arsip.
Contoh:
Lihat kasus pada sistem abjad, diperoleh kode misalnya 2004/01/10 (lihat
penyusunan kode arsip berdasarkan angka duflek), dibaca/artinya: surat tersimpan
Captionnya adalah 10 (dari tanggal surat). Contoh kartu indeks sistem tanggal
dapat dilihat pada Gambar 3.5 berikut:
10
Nama/Judul Surat : Bank BNI 46
Nomor Surat : 015/BNI 46/LK/I/2004 Tanggal Surat : 4 Januari 2004
Kode : 2004/01/10
Sumber: Yatimah (2009 : 205) Gambar 3.5 Kartu Indeks Sistem Tanggal
5. Sistem Wilayah (Geograpich Filling System)
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan tempat
(lokasi), daerah, atau wilayah tertentu sebagai pokok permasalahannya.
Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam sistem penyimpanan arsip
berdasarkan sistem tanggal adalah:
a) Menentukan pengelompokan daerah/wilayah.
b) Me
