TUGAS AKHIR
EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
O l e h :
YUNITA SARI LINGGA 092102056
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : YUNITA SARI LINGGA
NIM : 092102056
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal... Dosen Pembimbing Tugas Akhir
( Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak ) NIP. 196709041994031004
Tanggal... Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370
Tanggal... Dekan Fakultas Ekonomi USU
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : YUNITA SARI LINGGA
NIM : 092102056
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, 25 Februari 2012
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Shalawat dan salam penulis sampaikan keharibaan junjungan Nabi besar Muhammad SAW yang telah menuntun manusia ke alam kebenaran dan penulis mengharapkan syafaatnya di hari akhir kelak, Amin.
Membuat karya ilmiah berupa tugas akhir merupakan kewajiban setiap mahasiswa yang hendak menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir ini adalah ”Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, dukungan dan nasehat-nasehat dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya pada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaga untuk memberi bimbingan dan pengarahan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
5. Bapak / ibu para staff pengajar serta seluruh pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Yang sangat teristimewa untuk mama dan papa tercinta yang telah membesarkan dan mendidik penulis. Terima kasih atas doa, pengorbanan, dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan moril dan materil yang telah diberikan selama ini.
7. Abang dan adikku tersayang yang telah banyak memberikan bantuan dan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
8. Sahabat-sahabatku, Rina, Ririn, Uja, Chairin, Balqis dan Rahmi. Serta seluruh teman-teman seperjuangan angkatan 2009 D-III Akuntansi. Terima kasih karena telah saling membantu dan mendukung selama ini, begitu banyak suka dan duka yang telah kita lalui bersama. Khususnya teman-teman di grup B.
Medan, Februari 2012 Hormat Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang ... 1
B.Permasalahan.………. ... 5
C.Tujuan dan Manfaat Penelitian………. ... 5
D.Rencana Penulisan ... 6
1. Jadwal Survei / Observasi ... 6
2. Rencana Isi ... 6
BAB II PROFIL INSTANSI A.Sejarah Ringkas………... 8
B.Struktur Organisasi... 11
C.Job Description ... 13
D.Jaringan Usaha / Kegiatan ... 14
E.Kinerja Usaha Terkini ... 15
F. Rencana Kegiatan ... 16
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Efisiensi Kerja ... 17
B. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ………. ... 21
1. Segi Usaha... 21
a. Tata Kerja... 21
c. Pemakaian Waktu... 23
d. Pemakaian Ruang... 25
2. Prestasi Kerja Pegawai ... 26
3. Sistem Kearsipan ... 28
4. Fasilitas Kerja ... 29
C. Penilaian Kinerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU... 29
BAB IV PENUTUP A.Kesimpulan ... 35
B.Saran.……… ... 35
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang. Kalangan dunia usaha baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam melakukan usaha memerlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil kerja yang optimal. Disamping itu, setiap organisasi juga harus didukung dengan fasilitas yang memadai dalam rangka mencapai tujuannya.
Definisi kantor pada umumnya adalah tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.
Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya. Setiap kantor pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana defenisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
(output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (input).
Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan. Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.
Efisiensi merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu yang singkat, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintah dapat dilihat dengan menganalisis ”Tingkat Efisiensi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.
mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari hasil yang lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Maka dari itu keefisienan kerja sangat perlu diterapkan agar memudahkan pekerjaan kantor, maka tujuan efisiensi pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.
B. Permasalahan
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.
Penulis tertarik dan ingin mengetahui “bagaimana penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara baik secara teoritis maupun aplikasinya.
c. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi peneliti-peneliti yang akan datang.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei / Observasi
Berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan peneliti dalam penyusunan Tugas akhir.
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis akan menguraikan latar belakang dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan, serta sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, serta rencana
kegiatannya. BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis akan menguraikan hasil penelitian yaitu mengenai penerapan efisiensi kinerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : PENUTUP
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala), Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh), dan sebagai Dekan saat itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Gambar 2.1: Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
C. Job Description
Berikut ini adalah job description pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang terdiri dari:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;
2. Mengumpulkan dan mengelola data di bidang kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan;
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan;
4. Melakukan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas; 7. Melakukan penyusunan beasiswa pembina karir dan layanan kesejahteraan
mahasiswa;
8. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni;
9. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni;
10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian;
11.Melakukan penyajian info di bidang kemahasiswaan.
Gambar 2.2: Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi pendidikan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa
Staff Administrasi Sri Wardani, SE Staff Administrasi
Ema Dahliana, SE
Staff Administrasi Saparuddin, SE Kepala Bagian
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai semua itu. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat.
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal , Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Efisiensi Kerja
Efisiensi dalam prinsipnya adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan. Efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuan yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendak jaraknya.
Dalam penerapan efisiensi kerja harus memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa efisiensi kerja harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Maksudnya adalah unsur output dan input, dimana unsur output adalah hasil pekerjaan yang telah dikerjakan oleh para pegawai, sedangkan unsur input adalah biaya yang diperlukan dan dikeluarkan untuk kelancaran pekerjaan. Fleksibilitas maksudnya bahwa pekerjaan yang terlaksana tidak kaku dan dapat dikerjakan lebih luwes.
Mengingat pentingnya efisiensi kerja sebagaimana telah di uaraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan efisiensi kerja harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi syarat-syarat sabagai berikut :
a. Berhasil guna atau efektif
Yaitu untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan. b. Ekonomis
Yaitu untuk menyebutkan bahwa didalam usaha pencapaian efektif adalah termaksud pada biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu dan ruangan telah tercapai dan dipergunakan dengan setepat-tepatnya. c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan
Yaitu untuk membuktikan bahwa di dalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya dan dilaksanakan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.
d. Pembagian kerja yang nyata
Berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik, sebab bagaimanapun juga kemampuan setiap orang terbatas. Oleh karena itu harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.
e. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab
wewenang lebih kecil dari tanggung jawabnya (W<T). Wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggung jawabnya.
f. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar.
Pelaksanaan efisiensi tidak hanya diterapkan pada pimpinan saja tetapi juga meliputi pada pekerjanya. Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal dan fikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur yang melekat pada manusia adalah :
a. Kesadaran
Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi ini. Kesadaran sebagai sumber efisiensi perlu dipupuk sehingga dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.
b. Keahlian
dapat diterapkan guna menghasilkan sesuatu yang terbaik dan selancar seperti kelengkapan fasilitas.
c. Disiplin
Kedua unsur di atas belum menjamin akan hasil kerja yang baik, apabila tidak disertai dengan kedisiplinan. Oleh karena itu, efisiensi termasuk dalam faktor waktu, sedangkan disiplin mengandung faktor waktu, maka antara efisiensi dan disiplin jelas sangat erat hubungannya. Karena itu, maka disiplin adalah suatu unsur penting dalam efisiensi. Karena ketiga unsur ini harus menyertai manusia dalam kegiatan usahanya.
Beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan efisiensi kerja, sebagai berikut :
a. Asas Perencanaan
Merencanakan berarti menggambarkan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
b. Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudan dan ringan.
c. Asas Penghematan
d. Asas Penghapusan
Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
e. Asas Penggabungan
Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.
B. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Beranjak dari pengertian efisiensi, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja diantaranya dapat dilihat dari beberapa bagian berikut ini.
1. Segi Usaha
Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah:
a. Tata Kerja
1) Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer dan printer.
2) Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU disusun atau dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
3) Setiap alat tulis kantor (ATK) selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.
4) Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.
b. Pemakaian Tenaga
Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
2) Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa memindah-mindahkan benda.
3) Setiap pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan. Pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses, dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang.
c. Pemakaian Waktu
Pemakaian waktu pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Hal ini dapat dilihat dari: 1) Rencana Kerja
Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun rencana kerja yang disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan yang telah ditentukan.
2) Disiplin
Kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi USU sendiri menurut penulis sudah cukup baik. Selama mengikuti kegiatan magang, penulis melihat para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja tersebut dapat membantu mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal. Displin kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : 1) Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib 2) Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib
3) Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib
Para pegawai yang bekerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Sehingga diantara pimpinan dengan pegawai terjalin komunikasi dan hubungan kerja ang baik. Hingga pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat diusahakan seefektif dan seefisien mungkin.
menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi di masa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
• Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.
• Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.
• Pegawai lebih bersemangat dalam bekerja karena adanya peningkatan
prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.
• Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalin dengan baik.
d. Pemakaian Ruang
Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.
kerja dalam pekerjaan kantor pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, hal tesebut dapat dilihat dari :
1) Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa
sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat. 2) Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi harus segera dimusnahkan
paling tidak dua tahun sekali. Hal ini tergantung pada jenis dan masa pakai berkas atau file-file tersebut.
3) Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.
2. Prestasi Kerja Pegawai
dibandingkan dengan satu set standar, dan kemudian mengkomunikasikannya denga para pegawai ( Robert, 2002 : 81).
Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:
• Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.
• Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan.
• Untuk kepentingan mutasi pegawai.
• Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan.
• Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.
Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah : a. Hukuman
Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai.
b. Motivasi
Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.
Pegawai yang berprestasi rendah akan dimutasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi ke pekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.
3. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan apa-apa saja peralatan yang dipergunakan di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti:
a) Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
b) Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
c) Adanya fasilitas komputer dan printer yang sangat diperlukan dalam melaksanakan kegiatan kerja.
d) Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. e) Adanya daftar indeks arsip.
f) Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.
Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip di kantor bagian Kemahasiswaan USU. Kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan di kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.
a. Kebersihan
Pegawai juga bertugas merapikan dan membersihkan arsip-arsip untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan tersebut. Apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.
b. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:
1) Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.
2) Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.
6) Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.
7) Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.
8) Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
9) Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.
c. Guna Arsip
Pada kantor bagian Kemahasiswan Fakultas Ekonomi USU arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan. Selain bagi Dekan dan Pembantu Dekan, arsip juga berguna untuk para Kasubag, Dosen, dan Pegawai.
Berikut Kegunaan Arsip pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Untuk Keperluan Administrasi.
2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian. 3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Gambar 3.1 : Unsur-Unsur Sistem Kearsipan Sumber : Surojo (2006:20)
INPUT
Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang
PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan
Penyusutan
OUTPUT Warkat/arsip
TUJUAN
4. Fasilitas Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi USU.
Adapun fasilitas kantor yang digunakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut:
a. Komputer
Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat 3 (tiga) unit komputer, yang digunakan untuk menyimpan data dan mengerjakan tugas-tugas kantor seperti penulisan bebbagai jenis surat yang diperlukan mahasiswa.
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 (satu) unit printer yang terletak di meja kerja pegawai.
c. Filling Cabinet dan Lemari Arsip
Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah,
menyimpan file-file dan data mahasiswa atau surat-surat penting bagi kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.
Di kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat 5 (lima) filling cabinet dan 5 lemari arsip yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.
C. Penilaian Kinerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU Efisiensi kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.
Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian prestasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :
1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.
2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegwai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas ersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.
3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.
5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain.
6. Kehadiran dari pegawai. 7. Kerajinan
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai pengelola adalah :
1. Kepala sub bagian Kemahasiswaan 2. Pembantu Dekan III
3. Dekan
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan:
1. Penerapan efisiensi kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan kreatifitas pegawai. 2. Tata ruang pada kantor Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dilengkapi dengan
sarana yang mewujudkan efisiensi kerja pegawai dalam melakukan kegiatan organisasi.
3. Fasilitas kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara digunakan sebenar-benarnya untuk memperlancar proses penyelesaian pekerjaan, sehingga tercapai efisiensi baik dari segi tenaga maupun waktu.
B. Saran
Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu : 1. Peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang atau
menghubungi ruangan yang satu ke ruangan yang lain, mesin fotocopy untuk memperbanyak file-file yang diperlukan. Serta menambah 1 (satu) unit printer lagi sehingga proses pembuatan surat yang dibutuhkan mahasiswa tidak terhambat agar tercipta efisiensi waktu.
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.
Sastradipoera, K., 2001. Azas-Azas Manajemen Perkantoran. Kappa-Sigma, Bandung.
Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.
Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.
