TUGAS AKHIR
EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
HERMAN TOMMY NAPITUPULU 102102053
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : HERMAN TOMMY NAPITUPULU
NIM : 102102053
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal ... Dosen Pembimbing Tugas Akhir
NIP. 19670904 199403 1 004
Tanggal ... Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370
Tanggal ... Plt. Dekan Fakultas Ekonomi USU
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : HERMAN TOMMY NAPITUPULU
NIM : 102102053
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Medan, 19 Januari 2013
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, atas kasih dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat waktu.
Adapun tugas akhir ini berjudul Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan salah satu syarat unutk menyelesaikan studi di Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini penulis menyampaikan banyak terimah kasih kepada :
1. Bapak Drs. Arifin Lubis, MM, Ak. selaku Plt. Dekan Fakulas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak. selaku ketua Program Studi Diploma III Akuntansi.
3. Bapak Drs. Firman Syarif, S.E, M.Si, Ak. selaku dosen pembimbing 4. Semua staf pengajar dan pegawai di Program Studi Diploma III
Akuntansi.
5. Ayahanda P.J Napitupulu dan Ibunda R.R Simanjuntak selaku orang tua yang telah membesarkan dan mendidik penulis selama ini.
Fildzah Fitria, Fikih Gunawan, Muhammad Hafiz Alqadri, Muhammad Amin, Sandra Yunita, Muhammad Yogi Putra Ananda, Afiz, M. Anggi Aulia serta semua teman-teman mahasiswa yang lainnya yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Teman-teman magang Group 13, yakni Annisa Hidayati, Irma Yanti, Dhini Rahmi Hasibuan, Desi Natali Munte, Hasri Adriyanti.
Penulis juga mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun demi kesempurnaan tugas akhir ini.
Akhir kata penulis sampaikan terimah kasih.
Medan, 19 Januari 2013 Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 6
D. Manfaat Penelitian ... 6
E. Rencana Penulisan ... 7
1. Jadwal Survei / Observasi ... 7
2. Rencana Isi ... 8
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 10
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 10
B. Struktur Organisasi ... 12
C. Job Description ... 17
D. Jaringan Kegiatan ... 19
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 20
F. Rencana Kegiatan ... 21
BAB III EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 22
A. Landasan Teoritis ... 22
1. Pengertian Efisiensi ... 22
2. Syarat Efisiensi ... 24
3. Hal-hal yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja ... 25
B. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 26
C. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 29
D. Penilaian Kinerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 41
BAB IV PENUTUP ... 48
A. Kesimpulan ... 48
B. Saran ... 49
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman 2.1Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara ... 14 2.2Stuktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada dasarnya setiap instansi yang didirikan mempunyai harapan bahwa kelak di kemudian hari akan mengalami perkembangan yang pesat di dalam lingkup kerjanya dan menginginkan terciptanya produktivitas yang tinggi dalam bidang perkejaannya. Untuk mewujudkan tujuan tersebut dibutuhkan beberapa faktor produksi, yaitu tenaga kerja, modal, dan keahlian. Keempat faktor tersebut tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus saling mendukung untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Namun, faktor tenaga kerja atau manusia yang dalam hal ini adalah karyawan/pegawai merupakan faktor utama karena manusia merupakan pemakai, penggerak, dan penentu dari semua aktivitas.
Keberadaan sebuah instansi dalam bentuk apapun, baik dalam skala besar maupun kecil, tidak terlepas dari unsur sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang dimaksud adalah orang-orang yang memberikan tenaga, pikiran, bakat, kreativitas, dan usahanya pada tempatnya bekerja. Sumber daya manusia dengan produktivitas kerja yang tinggi memungkinkan untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi/instansi.
perusahaan/organisasi merupakan wadah bagi karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Oleh karena itu, perusahaan/organisasi harus melakukan penilaian dan pengawasan dalam bekerja terhadap karyawan, karena kadang kala masih terdapat karyawan yang tidak menjalankan komitmen dalam bekerja, seperti menunda waktu pekerjaan, bekerja dengan tidak sepenuh hati, dan melakukan kecurangan. Hal ini akan berdampak negatif terhadap pencapaian tujuan yang efektif dan efisien.
Selain itu, pencapaian tujuan organisasi juga sangat dipengaruhi oleh kinerja para pemimpinnya. Kombinasi kualitas kepemimpinan dengan kekuatan yang ada dalam posisinya sebagai pimpinan untuk menciptakan pengaruh yang kuat kepada bawahan dan koleganya dipandang sebagai indikator dari pemimpin yang baik. Kepemimpinan diartikan sebagai kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang yang diarahkan terhadap tercapainya tujuan organisasi, atau dengan kata lain pemimpin merupakan orang yang memiliki kewenangan untuk memberi tugas dan kemampuan untuk mempengaruhi orang lain melalui pola hubungan yang baik guna pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Seorang pemimpin juga dapat dinilai kinerjanya, apakah pemimpin tersebut telah melakukan tugasnya dengan efisien atau tidak.
organisasi dalam mengalokasikan sumber daya yang dimiliki untuk melaksanakan fungsinya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Setiap organisasi mutlak perlu memegang prinsip efisiensi. Menurut Syamsi (2004:2) “Kegiatan-kegiatan dalam organisasi, orientasi pemikiran dan pelaksanaannya selalu dikaitkan dengan efisiensi, artinya bagaimana agar kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya itu dapat berhasil baik tanpa terjadi pemborosan”. Secara sedeharna, prinsip efisiensi pada dasarnya berarti menghindari segala bentuk pemborosan. Mengingat kenyataan bahwa kemampuan suatu organisasi menyediakan dan memiliki sarana dan prasarana kerja (disebut juga sumber dana dan daya) yang diperlukan untuk menjalankan roda organisasi selalu terbatas sedangkan tujuan yang ingin dicapai tidak terbatas, maka tidak pernah ada pembenaran untuk membiarkan pemborosan terjadi. Hasil kutipan pernyataan bahwa pengalaman dari berbagai oganisasi menunjukkan dengan jelas bahwa banyak faktor penyebab terjadinya inefesiensi; misalnya pemborosan dapat timbul karena perilaku yang bersifat disfungsional dari para anggota organisasi dan karena ketidaksesuaian pengetahuan dan keterampilan para pelaku dalam menggunakan dan memanfaatkan sarana dan prasarana yang telah dimiliki itu (Sondang, 2002:2).
batas yang layak sehingga usaha meningkatkan efisiensi tersebut tidak akan menurunkan kualitas dan kuantitas produk.
Berdasarkan pokok-pokok pikiran tersebut di atas, maka penilaian terhadap kinerja para pegawai merupakan hal yang penting. Penilaian yang dimaksud adalah untuk melihat apakah para pegawai/karyawan telah melakukan tugas masing-masing dengan efisien atau tidak. Menurut Sofyandi (2008:123) “Penilaian pegawai adalah suatu penilaian tentang prestasi kerja karyawan dan akuntabilitasnya”. Pada umumnya penilaian pegawai mempunyai faedah ganda karena dapat dipergunakan sebagai alat dalam berbagai keputusan. Roger Bellows menyebutkan bahwa penilaian pegawai dapat dipergunakan antara lain sebagai dasar untuk pembayaran upah, gaji, dan bonus; sebagai alat dalam pengawasan penugasan pekerjaan; sebagai alat dalam latihan; sebagai alat dalam pemberian nasihat-nasihat kepada pegawai; dan sebagai alat pemberian perangsang.
Lembaga kemahasiswaan merupakan wadah tempat mahasiswa mengaktualisasikan dirinya, sebagai wadah untuk membina persekutuan, dan membangun persekutuan perguruan tinggi. Oleh karena itu, lembaga kemahasiswaan pada awal didirikan sudah diberikan porsi yang sangat besar dalam mengembangkan kepribadian mahasiswa. Lembaga kemahasiswaan merupakan bagian yang sangat penting karena bertujuan membantu universitas dalam pencapaian visi dan misi universitas.
Oleh karena itu, penulis terdorong untuk mengetahui bagaimana efisiensi kerja bagian kemahasiswaan sehingga penulis membahas “Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”
B. Perumusan Masalah
Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. “Masalah dapat diartikan sebagai penyimpangan antara yang seharusnya dengan apa yang benar-benar terjadi, antara teori dengan praktek, antara aturan dengan pelaksanaan, antara rencana dengan pelaksanaan” (Sugiyono, 2010:52). Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana efisiensi kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui apakah faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Untuk mengetahui apa hambatan-hambatan yang dialami oleh para pegawai pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menciptakan efisiensi kerja.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitan yang dilakukan oleh Penulis adalah:
1. Bagi Penulis
a) Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti, baik secara teoritis maupun aplikasi.
b) Agar penulis lebih memahami efisiensi kerja dalam suatu perusahaan. c) Sebagai bahan referensi bagi peneliti-penelitin lain yang tertarik pada
2. Bagi Fakultas Ekonomi
a) Sebagai bahan masukan untuk mengingkatkan efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. b) Sebagai bahan perbandingan efisiensi kerja pada tahun-tahun sebelumnya dan diharapkan lebih baik untuk waktu yang akan datang. 3. Bagi Peneliti Lanjutan
a) Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya. b) Sebagai bahan perbandingan terhadap perkembangan efisiensi kerja.
E. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei/Observasi
Tabel 1.1
Jadwal Survey
No. Kegiatan Minggu Ke -
I II III
1. Penyusunan Draft
Tugas Akhir
2. Pengumpulan Data
3. Penyusunan Laporan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Agar Tugas Akhir ini dibahas secara sistematis dan terarah, maka penulis membagi luas penulisan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud. Uraiannya adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
[image:16.595.108.517.196.408.2]BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Bab ini membahas mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Bab ini membahas hasil penelitian penulis sesuai dengan judul Tugas Akhir, yaitu Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang meliputi pengertian efisiensi, syarat efisiensi, hal-hal yang mempengaruhi efisiensi kerja, ruang lingkup efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, penerapan efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan penilaian kinerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : PENUTUP
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala), Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh), dan sebagai Dekan saat itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu : Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajaemen 3. Departemen Akuntansi
Sedangkan untuk Program Pendidikan Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Akuntansi
2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: a) Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
b) Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c) Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.
d) Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e) Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a) Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b) Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi
keberhasilan suatu perusahaan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antarsetiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Pegawai hendaknya ditempatkan sesuai dengan pendidikan, bakat, pengalaman, dan keahlian fisiknya. Pada umumnya struktur organisasi pada setiap perusahaan berbeda yang didasarkan pada jenis perusahaan, besar kecilnya perusahaan, dan bentuk perusahaan itu sendiri.
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
PIMPINAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H, MSc. (C.T.M), Sp.A.(K.)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D. Pembantu Rektor II : Drs. Bongsu Hutagalung, S.E, M.Si.
Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D. PLT. DEKAN
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak. NIP. 19560101 198203 1 005
PUDEK II
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak. NIP. 19560101 198203 1 005 PUDEK I
Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,ak NIP. 19750408 200212 1 002
PUDEK III Ami Dilham, SE, MSi. NIP. 19670607 199303 1 002 KEPALA TATA USAHA
Ridwan Saleh, SH, CN NIP. 19600924 198102 1 001
Kasubag Akademik Hj. Fepty Aniar, SE
Kasubag Umum & Keuangan Eka Yuliani, SE
Kasubag Kemahasiswaan Zailiana, S.Sos Kasubag Kepegawaian Maslan, SE Kasubag Perlengkapan Ahmad Faizul, SE, M.Si.
Pegawai Saparuddin, SE
Pegawai Sri Wardhani, SE Pegawai
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya, S.H, M.L.I. Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
PLT. Dekan : Drs. Arifin Lubis, M.M, Ak.
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, S.E, M.Acc, Ak. Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M.M, Ak.
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, S.E, M.Si.
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac. Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, S.E, M.Ec.
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, M.B.A, M.A.F.I.S. Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, S.E., M.Si. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc.
Prof. Dr. Ramli, M.S
Ami Dilham, S.E, M.Si.
Fahmi Natigor Nasution, S.E, M.Acc, Ak. Erlina, S.E, M.Si, Ph.D, Ak.
Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, S.E, M.A.F.I.S, Ak. Drs. Firman Syarif, S.E, M.Si, Ak.
Irsyad Lubis, S.E, M.Soc.Sc, Ph.D Drs. Murni Daulay, S.E, M.S Prof. Dr.lic.rer.reg. Sirojuzilam, S.E Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, S.E, M.Ec Prof. Dr. Paham Ginting, S.E, M.S Prof. Dr. Rismayani, S.E, M.S Dr. Endang Sulistya Rini, S.E, M.Si Dr. Isfenti Sadalia, S.E, M.E
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, S.E, M.Ec. Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, S.E, M.E. Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si. Akuntansi
Ketua :
Sekretaris :
PROGRAM S1
Ekonomi Pembangunan
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si Manajemen
Ketua : Dr.Endang Sulistiya Rini, SE. M.Si Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si. Ak. Sekretaris : Mutia Ismail, SE. MM. Ak.
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, S.E, M.Si.
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak.
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak. Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea , S.E, M.M.
C. Job Description
Berikut ini adalah job description pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang terdiri dari :
2. Mengumpulkan dan mengelola data di bidang kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan;
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan;
4. Melakukan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan; 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas; 7. Melakukan penyusunan beasiswa pembina karir dan layanan kesejahteraan
mahasiswa;
8. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni;
9. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni;
10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian;
11.Melakukan penyajian info di bidang kemahasiswaan.
Adapun struktur organisasi pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi pendidikan.
[image:27.595.152.473.99.337.2]Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai semua itu. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat.
Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
BAB III
EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Bekerjanya suatu sistem, prosedur, atau aktivitas yang dilakukan dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor adalah topik yang akan dibahas dalam bab ini. Penulis mengamati bagaimana penerapan efisiensi kerja, penilaian terhadap efisiensi kerja, faktor-faktor yang mendukung pencapaian efisiensi kerja, dan kendala-kendala yang dihadapi pegawai dalam melaksanakan tugas.
A. Landasan Teoritis 1. Pengertian Efisiensi
Efisiensi merupakan salah satu indikator produktivitas kerja. Efisiensi berasal dari Bahasa Latin, yaitu efisien. Efisiensi adalah usaha mencapai prestasi yang sebesar-besarnya dengan menggunakan kemungkinan-kemungkinan yang tersedia ( material, mesin dan manusia) dalam tempo yang sependek-pendeknya, di dalam keadaan yang nyata (sepanjang keadaan itu bisa berubah) tanpa mengganggu keseimbangan antara faktor-faktor tujuan, alat, tenaga, dan waktu (Wirapati dalam The Liang Gie,1976;26).
membuang-buang waktu, tenaga, lainnya); mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna, sangkil. Efisien menekankan pada daya atau usaha/pengorbanan untuk mencapai suatu hasil agar tidak terjadi pemborosan.
Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu hasil dengan usahanya, yaitu perbandingan antara output dan input, dimana unsur output adalah hasil pekerjaan yang telah dikerjakan oleh para pegawai, sedangkan unsur input adalah biaya yang diperlukan dan dikeluarkan untuk kelancaran pekerjaan. Fleksibilitas maksudnya bahwa pekerjaan yang terlaksana tidak kaku dan dapat dikerjakan lebih luwes. Posisi meja kerja dan lemari penyimpanan arsip (filling cabinet) diletakkan tidak berjauhan agar pekerjaan yang berkaitan dengan arsip-arsip dan file lebih cepat dan mudah pengerjaannya saat dibutuhkan. Komputer juga harus tersedia agar memudahkan pekerjaan.
Perbandingan antara output dan input dapat dilihat dari dua segi berikut ini:
1. Hasil
Suatu kegiatan dapat disebut efisien, jika usaha memberikan hasil yang
maksimum. Maksimum dari segi mutu atau jumlah satuan hasil itu.
2. Usaha
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien, jika suatu hasil tertentu tercapai
dengan usaha yang minimum, mencakup lima unsur: pikiran, tenaga,
Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan, baik dalam hal mutu maupun hasilnya, yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal (Sedarmayanti , 2001:112).
2. Syarat Efisiensi
Mengingat pentingnya efisiensi kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan efisiensi kerja yang dipakai dalam setiap instansi hendaknya memenuhi syarat-syarat efisiensi berikut:
1. Berhasil guna atau efektif
Yaitu untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat,
artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
2. Ekonomis
Yaitu untuk menyebutkan bahwa didalam usaha pencapaian efektif adalah termaksud pada biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu dan ruangan telah tercapai dan dipergunakan dengan setepat-tepatnya. 3. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan
4. Pembagian kerja yang nyata
Berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik, sebab bagaimanapun juga kemampuan setiap orang terbatas. Oleh karena itu harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.
5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab
Jangan sampai terjadi pegawai mempunyai wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya (W>T), sebaliknya jangan sampai terjadi wewenang lebih kecil dari tanggung jawabnya (W<T). Wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggung jawabnya. 6. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dilaksanakan
Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar.
3. Hal-hal yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja
2. Kursi, hendaknya dipakai kursi yang dapat berputar dan mempunyai sandaran tegak, agar dapat duduk berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas meja tulisnya.
3. Letakkan benda-benda yang sering dipergunakan diatas meja, dan segera kembalikan ketempatnya semula semua peralatan atau berkas yang tidak diperlukan lagi, agar demikian meja tetap kelihatan rapi dan dipergunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya.
Berkenaan dengan hal tersebut, maka semua bidang pekerjaan harus dapat menerapkan efisiensi tersebut dan harus dilaksanakan dengan baik dan menghasilkan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya diterapkan pada pimpinan saja tetapi juga meliputi pada pekerjanya.
B. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara
1. Efisiensi Pikiran atau Tata Kerja
Efisiensi pikiran atau tata kerja bertujuan untuk pelaksanaan cara-cara kerja yang termudah dalam mengerjakannya. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara efisiensi ini berkaitan dengan :
a) Penggunaan teknologi dalam melaksanakan pekerjaan untuk memudahkan pegawai dalam melakukan perkerjaannya.
b) Penyusunan langkah-langkah dalam melaksanakan perkerjaannya. c) Peletakkan peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan di
tempat yang dekat dengan pegawai. 2. Efisiensi Tenaga
Efisiensi tenaga bertujuan untuk pelaksanaan cara-cara kerja yang teringan dalam mengerjakannya. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara efisiensi ini berkaitan dengan:
a) Pekerjaan jasmani diubah menjadi pekerjaan otomatis dengan bantuan sarana mekanis.
b) Benda dan alat kerja yang setiap saat dipakai diletakkan dalam lingkungan kerja yang dapat dicapai oleh tangan tanpa perlu melakukan pergerakan yang terlalu banyak.
3. Efisiensi Waktu
Efisiensi waktu bertujuan untuk pelaksanaan cara-cara kerja yang tercepat dalam melakukannya. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara efisiensi ini berkaitan dengan :
a) Penyusunan rencana kerja yang disesuaikan dengan pemakaian waktu. b) Pelaksanaan displin, baik kepada pegawai maupun kepada pemimpin. 4. Efisiensi Ruang
Efisiensi ruang bertujuan untuk pelaksanaan cara-cara kerja yang terdekat dalam melakukannnya. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara efisiensi ini berkaitan dengan :
a) Pengaturan tata ruang yang sedemikian rupa agar pegawai dapat bekerja dengan nyama, leluasa dan bebas untuk bekerja.
b) Peralatan dan perlengkapan diletakkan dekat dengan pegawai. 5. Efisiensi Benda
Efisiensi benda bertujuan untuk pelaksanaan cara-cara kerja yang termurah dalam melakukannnya. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara efisiensi ini berkaitan dengan :
a) Pemakain material dapat diperhitungkan jumlahnya dan dapat dipertanggungjawabkan kegunaannya.
b) Pemanfaatan material sisa untuk keperluan lain.
C. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Suamtera Utara
Beranjak dari pengertian efisiensi, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja diantaranya dapat dilihat dari beberapa bagian berikut ini :
1. Segi Usaha
Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah :
a) Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
1)Pekerjaaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer dan printer.
pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
3)Setiap alat tulis kantor (ATK) selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada
ditempatnya.
4)Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.
b) Pemakaian Tenaga
Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
1) Setiap pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis yang digunakan pada kantor bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU diantaranya komputer dan printer.
2) Setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa memindah-mindahkan benda.
c) Pemakaian Waktu
Pemakaian waktu pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Hal ini dapat dilihat dari :
1) Rencana Kerja
Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun rencana kerja yang disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan yang telah ditentukan.
2) Displin
Disiplin kerja sangat memegang peranan penting, yaitu merupakan ketaatan dan kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi USU sendiri menurut penulis sudah cukup baik. Selama mengikuti kegiatan magang, penulis melihat para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja tersebut dapat membantu mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
• Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib
• Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib
• Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib
Para pegawai yang bekerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Sehingga diantara pimpinan dengan pegawai terjalin komunikasi dan hubungan kerja ang baik. Hingga pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat diusahakan seefektif dan seefisien mungkin.
Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi di masa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
• Pekerjaan jadi lebih cepat selesainnya.
• Pada waktu jam kerja, pegawai tidak bermalas-malasan.
• Pegawai lebih bersemangat dalam bekerja karena adanya pengingkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada pengingkatan jabatan.
• Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalin baik.
d) Pemakaian Ruang
Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, hal tesebut dapat dilihat dari:
1) Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.
2) Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi harus segera dimusnahkan paling tidak dua tahun sekali. Hal ini tergantung pada jenis dan masa pakai berkas atau file-file tersebut.
3) Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi. 2. Prestasi Kerja Pegawai
seperti perencanaan dan pengembangan karier, program-program kompensasi, promosi, demosi, pensiun, dan pemberhentian karyawan (pemecatan).
Manfaat dari peneltitian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
• Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.
• Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan.
• Untuk kepentingan mutasi pegawai.
• Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan.
• Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.
Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a) Hukuman
Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai. Sanksi atau hukuman yang diberikan dapat berupa :
• Teguran lisan
• Absen kerja akan dicoret oleh Pembantu Dekan II bagi pegawai yang tidak hadir
• Melakukan mutasi bagi pegawai yang melakukan kesalahan fatal b) Motivasi
Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.
c) Mutasi
Pegawai yang berprestasi rendah akan dimutasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi ke pekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.
3. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan apa-apa saja peralatan yang dipergunakan di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
a) Lemari arsip penyimpanan sudah memadai.
b) Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam kelayakan layak.
c) Adanya fasilitas komputer dan printer yang sangat diperlukan dalam melaksanakan kegiatan kerja.
d) Adanya daftar indeks arsip.
e) Seluruh file disimpan di dalam folder dalam kondisi yang layak. f) Selain lemari arsip, juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan
arsip-arsip lama.
g) Melakukan update data mahasiswa dan alumni.
Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip di kantor bagian Kemahasiswaan USU. Kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan di kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU :
a) Kebersihan
b) Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut :
1) Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip, baik lisan maupun tulisan, di dalam dan di luar kantor.
2) Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwewenang.
3) Meletakkan arsip ditempat yang telah disediakan.
4) Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa adanya izin.
5) Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasiasecara terbuka.
6) Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk ke dalam ruangan yang penyimpanan arsip.
7) Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan. 8) Arsip tidak boleh dipinjamkan kepada semua orang.
9) Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.
c) Kegunaan arsip
dan Pembantu Dekan, arsip juga berguna untuk para Kasubag, Dosen, dan Pegawai.
Berikut Kegunaan Arsip pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
• Untuk keperluan administrasi
• Untuk keperluan riset dan pendidikan
• Sebagai salah satu sumber informasi penting
[image:47.595.87.532.404.763.2]Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu: input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut ini adalah gambar unsur sistem kearsipan :
Gambar 3.1
Unsur-Unsur Sistem Kearsipan
PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan dan Penyusutan INPUT
Data, Informasi, Arsiparis, Fasiltias, Uang
OUTPUT Warkat / Arsip
TUJUAN
Sumber : Surojo. 2006. Manajemen Perkantoran. Edisi Pertama. Jakarta : Mitra
Wacana Media (2006:20)
4. Fasilitas Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi.
Adapun fasilitas kantor yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a) Komputer
Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat 3 (tiga) unit komputer, yang digunakan untuk menyimpan data dan mengerjakan tugas-tugas kantor seperti penulisan berbagai jenis surat yang diperlukan mahasiswa.
b) Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 2 (dua) unit printer yang terletak di meja kerja pegawai.
c) Filling Cabinet dan Lemari Arsip
berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data mahasiswa atau surat-surat penting bagi kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.
Di kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat 5 (lima) filling cabinet dan 5 lemari arsip dan 1 (satu) lemari kayu yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.
d) Pendingin Udara
Pendingin udara merupakan fasilitas pendukung yang digunakan untuk memberikan kenyamanan saat bekerja. Pendingin udara yang digunakan oleh Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah air conditioner (AC) dan kipas angin, yaitu tiga
air conditioner (AC) dan satu kipas angin.
D. Penilaian Kinerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Yang menjadi dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian prestasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :
1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.
2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegwai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas ersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.
3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.
4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.
5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain. 6. Kehadiran dari pegawai.
7. Kerajinan.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai pengelola adalah :
1. Kepala sub bagian Kemahasiswaan 2. Pembantu Dekan III
3. Dekan
Selama melaksanakan kegiatan magang pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Penulis melihat bahwa para pegawai telah melaksanakan tugas masing-masing dengan efisien. Berikut ini hasil pengamatan Penulis atas efisiensi kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
a) Bersumber dari Pekerjaan
1) Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja
Lingkungan kerja adalah sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang diberikan. Kegairahan kerja pegawai tidak terlepas dari lingkungan kerja yang baik dan aman. Salah satu faktor yang mempengari efisiensi kerja yang sangat erat hubungannya dengan lingkungan kerja adalah ruang kerja yang kondusif. Ruang kerja Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditata sedemikian rupa dan tetap menjaga kebersihan ruangan sehingga menciptakan kenyamanan dalam bekerja. Selain itu ruangan tersebut terhindar dari polusi suara.
2) Fasilitas yang Memadai
peralatan modern yang memudahkan pegawai dalam bekerja, seperti computer dan printer. Selain itu, demi kenyamanan dalam bekerja, ruangan tersebut juga dilengakapi dengan pendingin udara yang jumlahnya cukup memadai, seperti air conditioner (AC) dan kipas angin.
3) Kebersamaan dan Kesatuan
Dalam melaksanakan tugas, pimpinan menerapkan prinsip kebersamaan dan kesatuan antara pimpinan dengan pegawai. Pimpinan tidak melakukan pembagian tugas khusus kepada pegawai dalam hal surat-menyurat. Semua pegawai dapat melakukan tugas ini. Bagian Kemahasiswaan menangani pembuatan beberapa surat, seperti:
• Permohonan Surat Keterangan Aktif.
• Permohonan Surat Keterangan Izin Belajar dari Instansi Tempat Bekerja.
• Permohonan Surat Keterangan Asuransi Kesehatan (ASKES).
• Permohonan Surat Keterangan Riset.
• Permohonan Surat Keterangan Asrama Putri.
• Permohonan Surat Keterangan KTM Hilang.
Dalam penanganan beasiswa, pimpinan melakukan pembagian tugas khusus kepada masing-masing pegawai. Pembagian tugas khusus tersebut adalah :
• Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) ditangani oleh Emma Dahliana, SE.
• Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) untuk mahasiswa Strata 1 (S1) ditangani oleh Saparuddin, SE.
• Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) untuk mahasiswa Diploma III (D-III) ditangani oleh Sri Wardhani, SE.
b) Bersumber dari Pegawai yang Bersangkutan 1) Pendidikan
Faktor pendidikan merupakan faktor yang besar pengaruhnya terhadap keberhasilan pelaksanaan tugas dengan efisien. Para pegawai pada Bagian Kemahasiswaan memiliki predikat pendidikan Strata 1 (S1) dan Kepala Subbagian Kemahasiswaan juga memiliki predikat pendidikan Strata 1 (S1). Sedangkan Pembantu Dekan III memiliki predikat pendidikan Strata 2 (S2). Hal ini menunjukkan bahwa pimpinan dan para pegawai memiliki tingkat pendidikan yang tinggi. 2) Sikap Mental
Sumatera Utara. Hal ini menyebabkan para pegawai lebih bersungguh-sungguh dalam melaksanakan tugas masing-masing.
2. Kendala-Kendala dalam Pelaksanaan Tugas Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam melaksanakan tugas kadang kala terdapat beberapa kendala, demikian halnya dengan Bagian Kemahasiswaan. Meskipun para pegawai telah melaksanakan tugasnya denga efisien, namun para pegawai mengahadapi beberapa kendala dalam melaksanakan tugas yang menyebabkan tugas tersebut tidak dapat diselesaikan tepat waktu (tidak efisien). Berikut ini kendala-kendala yang dihadapi oleh Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a) Fasilitas yang kurang baik
Pada Bagian Kemahasiswaan terdapat tiga buah computer dan dua buah printer yang dapat memperlancar penyelesaian tugas-tugas. Namun, hal yang membuat pelaksanaan tugas terganggu adalah kadang kala komputer dan printer mengalami kerusakan. Apabila komputer dan printer sedang rusak, maka kegiatan pada bagian tersebut akan terhenti sampai alat-alat tersebut dapat digunakan kembali. Hal ini dikarenakan sebagian besar tugas yang dikerjakan berkaitan dengan penggunaan peralatan tersebut.
Kadang kala pimpinan (dalam hal ini Pembantu Dekan III) tidak berada di ruangan karena adanya tugas di luar fakultas atau di luar kota. Hal ini menyebabkan surat-surat yang akan ditandatangani oleh Pembantu Dekan III tertunda untuk sementara waktu. Kepala Subbagian Kemahasiswaan tidak berhak memberikan tanda tangan pada surat-surat tersebut karena tanda tangan hanya dapat diberikan oleh Pembantu Dekan III.
c) Pemadaman listrik
BAB IV PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan data yang dikumpulkan oleh penulis berkaitan dengan efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Penerapan efisiensi kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan kreatifitas pegawai.
2. Para pegawai pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melaksanakan tugas-tugas dengan efisien karena adanya kebersamaan dan kesatuan di antara sesama pegawai dan antara pegawai dengan pimpinan.
3. Segala aktivitas yang dilakukan oleh para pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya perlu mendapat dorongan untuk dapat bekerja dengan baik sehingga efektivitas dan efisiensi dapat tercapai dengan baik pula. Kinerja akan dianggap memenuhi standar apabila terdapat bukti tentang adanya dorongan yang terus menerus untuk meningkatkan standar kualitas.
lampu padam, dan kadang kala pimpinan tidak berada di tempat sehingga surat tidak dapat ditandatangani.
B. SARAN
Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara demi mewujudkan efisiensi kerja yaitu :
1. Sebaiknya penyediaan fasilitas kerja yang baik pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu ditingkatkan dan kekurangan yang ada pada fasilitas tersebut harus segera diatasi dengan melakukan update untuk fasilitas kerja yang ada sehingga para pegawai dapat bekerja dengan lebih efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Fathoni, H., Abdurrahmat. 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan Pertama. Bandung : Rineka Cipta.
Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Keempat. Cetakan Kedelapan. Yogyakarta : Liberty.
Hidayat. 2011. Menyusun Skripsi dan Tesis. Cetakan Pertama. Bandung: Informatika.
Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.
Siagian, Sondang P. 2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Cetakan Pertama. Jakarta : Rineka Cipta.
Sofyandi, Herman. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Pertama. Cetakan Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sugiyono. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Cetakan Kesebelas. Bandung : Alfabeta.
Sutrisno, Edy. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Pertama. Cetakan Ketiga. Surabaya : Kencana.
Syamsi, Ibnu. 2004. Efisiensi, Sistem, dan Prosedur Kerja. Edisi Pertama. Cetakan Ketiga. Yogyakarta : Bumi Aksara.
